14 Profi-E-Mail-Tipps zur perfekten Posteingangsverwaltung

Kath Pay: Verwenden Sie Ihre E-Mail-Ordner

Kath Pay gehört zu den Top 50 Influencern im Bereich E-Mail-Marketing weltweit und ist CEO und Gründerin von Holistic Email Marketing, wo ihr Team Marken wie Facebook, Mr. Porter und Barclays hilft, Marketingprogramme zu entwickeln, die eine echte 1:1-Personalisierung erreichen.

Auf jeden Fall weiß Kath viel über E-Mail, wie mächtig sie sein kann, wenn sie vollständig eingesetzt wird, und wie überwältigend sie sein kann, wenn sie missbraucht wird.

Und das sagt sie:

Überraschenderweise sind Ordner eines der am meisten unterschätzten Merkmale, die wahrscheinlich jeder E-Mail-Client bietet. Manchmal auch als "Labels" bezeichnet, kann diese einfache Produktivitätsgewohnheit, jede nützliche E-Mail in einem thematischen Cluster abzulegen, Ihnen helfen, Ihren Posteingang zu organisieren und ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, was ein- und ausgeht.

Immerhin erhält der durchschnittliche Berufstätige etwa 88 E-Mails pro Tag und sendet etwa 33. Stellen Sie sich vor, Sie möchten alles zu einem bestimmten Thema sammeln, ohne sie zuvor in einem separaten Ordner gespeichert zu haben. Klingt frustrierend zeitaufwendig, oder?

Sie können E-Mail-Ordner in mehreren Möglichkeiten nutzen, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern:

Erstellen Sie spezifische Ordner

Damit E-Mail-Ordner nützlich sind, müssen sie spezifisch sein — nicht wie "Alte E-Mails", sondern eher "Tipps zur Produktivität", "Geschäftliches Lernen", "Potenzielle Kunden", "Familie" oder sogar "Später lesen".

Je spezifischer die Ordner sind, desto einfacher ist es für Sie, E-Mails zu kategorisieren, während sie eintreffen, sie später bei Bedarf wiederzufinden und mühelos durchzuscrollen, ohne sie öffnen zu müssen, um zu verstehen, was drin ist.

Erstellen Sie Unterordner

Wenn Sie anfangen, Ordner zu erstellen, werden Sie detaillierter in Bezug auf Ihre Bedürfnisse. Anstatt mehr zu Ihrem Hauptordner hinzuzufügen, beginnen Sie mit der Erstellung von Unterordnern.

Zum Beispiel könnte Ihr Hauptordner Team-E-Mails sein, aber Ihre Unterordner können spezifischer mit Bezeichnungen wie HR-Team, Marketing-Team und Vertriebsteam sein.

Verwenden Sie Ordner, um Ihren Haupt-Posteingang zu leeren

Wenn Sie einen prägnanteren Posteingang bevorzugen, können Sie E-Mails in Ordner hinzufügen und sie aus Ihrem Posteingang entfernen, indem Sie das "Posteingang"-Tag löschen oder die E-Mails archivieren.

Solange Ihre E-Mails vor dem Abschluss einer der beiden Aktionen in den Ordner hinzugefügt werden, finden Sie sie in Ihrem vorgesehenen Ordner aufbewahrt.

So erstellen Sie Ordner in Gmail

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ordner oder Labels in Gmail erstellen.

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol.

2. Gehen Sie zum Tab Labels.

3. Klicken Sie unten auf "Neues Label erstellen".

4. Benennen Sie das Label. Klicken Sie dann auf Speichern.

So erstellen Sie Ordner in Outlook

Laut der offiziellen Dokumentation von Microsoft können Sie ganz einfach einen Ordner in Outlook mit diesen einfachen Schritten erstellen:

1. Im linken Bereich von Mail, Kontakte, Aufgaben oder Kalender klicken Sie mit der rechten Maustaste, wo Sie den Ordner hinzufügen möchten.

2. Klicken Sie auf "Neuer Ordner". Hinweis: Im Kalender wird der Befehl Neuer Ordner durch "Neuer Kalender" ersetzt.

3. Geben Sie im Namensfeld einen Namen für den Ordner ein und drücken Sie die Eingabetaste.

So erstellen Sie Ordner in Mailbird

1. Im Hauptfenster von Mailbird klicken Sie oben links auf das Mailbird-Menü. Wählen Sie "Einstellungen".

2. Wählen Sie "Ordner".

3. Hier können Sie Ordner für jeden E-Mail-Account hinzufügen/bearbeiten/entfernen, den Sie zu Mailbird hinzugefügt haben.

4. Sie können sogar Unterordner innerhalb eines Hauptordners erstellen; diese heißen verschachtelte Ordner.

5. Ändern Sie die Farbe der Ordner, indem Sie auf das Kästchen neben den von Ihnen erstellten Ordnernamen klicken, um sie leicht identifizierbar zu machen.

6. Sobald Sie fertig sind, drücken Sie die Schaltfläche "Mit Server synchronisieren", und Sie sind bereit.

Steve Henderson: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr Postfach

Steve Henderson hat die letzten 15 Jahre mit datengestützter E-Mail-Versandtechnologie, der Einhaltung digitaler Marketingrichtlinien und der E-Mail-Versandstrategie gearbeitet. Er ist Mitglied des DMA Email Council und berät seit 2012 im rechtlichen und Zustellungszentrum des Rates.

Als jemand, der mit den Gesetzen, die das E-Mail-Marketing regeln, bestens vertraut ist, versteht er, dass die Macht in den Händen des Lesers liegt — in Ihren Händen! Sie haben die Möglichkeit, zu kontrollieren, zu regulieren und zu bestimmen, was in Ihr Postfach gelangen sollte. Schließlich ist Ihr persönliches oder berufliches Postfach ein heiliges Zuhause; deshalb sagt Steve:

Die Art und Weise, wie Sie mit Ihrem Postfach interagieren, sendet Signale an Ihre E-Mail-App, die ihr helfen, zu bestimmen, ob Sie mehr E-Mails von einem bestimmten Absender oder E-Mails mit ähnlichem Inhalt in Ihrem Postfach sehen möchten.

Wenn Sie nur unerwünschte E-Mails öffnen und sie in Ihrem Postfach belassen, könnte das der Grund sein, warum Sie sie überhaupt erhalten.

Wenn Sie beispielsweise ein Gmail-Nutzer sind, haben Sie die Registerkarten Primär, Sozial und Werbung, um all Ihre E-Mails zu kategorisieren. Laut der Gmail-Dokumentation von Google verschiebt Gmail Marketing- und Massennachrichten, wie Angebote und andere Werbebotschaften, in den Reiter Werbung.

Die Macht liegt in Ihren Händen

Da die meisten Marketer Ihre Aufmerksamkeit gewinnen wollen, müssen sie in Ihrer Primär-Registerkarte landen. Schließlich landen 84,5% der als Werbung gekennzeichneten Nachrichten in der Registerkarte Werbung, von denen nur 19,2% gelesen werden, was die niedrigste Rate unter allen Registerkarten ist. Das beweist bereits, dass es für Marketer viel bedeutender ist, im primären Posteingang zu landen.

Was sagt das über Sie als Leser aus? Je mehr Sie mit E-Mails in Ihrer Registerkarte Werbung interagieren, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie in Ihrem primären Posteingang enden.

Indem Sie einfach kündigen, blockieren oder mit E-Mails interagieren, um Ihrer Inbox beizubringen, was Sie mehr oder weniger haben möchten, können Sie Ihre E-Mail-Produktivität steigern. Das bedeutet mehr nützliche Inhalte und weniger Aufwand, um E-Mails zu entfernen, die Sie nicht sehen möchten.

Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie Sie dies alles in die Tat umsetzen können, sind hier einige Tipps, die Sie nutzen können, um bessere Kontrolle über Ihr Postfach zu gewinnen:

Abmelden von E-Mail-Newslettern

Hat es irgendeinen Nutzen, sich von E-Mails abzumelden?

Scheuen Sie sich nicht, sich von E-Mail-Newslettern oder Werbeaktionen abzumelden. Wenn Sie an E-Mails von einem bestimmten Absender nicht interessiert sind, tun Sie ihm und sich selbst einen Gefallen und melden Sie sich ab. Sie werden ein saubereres Postfach haben, und der Absender wird keine Zeit mit dem Versenden von E-Mails verschwenden, die für Sie keinen Wert haben.

Vielleicht sind die E-Mails nicht so hilfreich, wie Sie dachten, Sie sind nicht mehr daran interessiert, bei ihnen zu kaufen, oder Sie sind von der Marke überdrüssig geworden. Egal aus welchem Grund, zögern Sie nicht, sich von unerwünschten E-Mails abzumelden, die Ihr Postfach füllen.

Sie sollten auch bedenken, dass es Ihr Recht ist, sich abzumelden. Laut den FTC-Richtlinien sollte kein E-Mail-Absender Ihnen einengt, indem er seinen Abmeldelink versteckt oder Sie daran hindert, erfolgreich von ihrer E-Mail-Liste entfernt zu werden!

Denken Sie daran, dass Sie die Kontrolle darüber haben, was in Ihr Postfach gesendet werden kann.

Es ist erforderlich, den Abmeldelink in jeder E-Mail einzufügen, da dies durch die E-Mail-Spamgesetze weltweit geregelt ist, wie zum Beispiel:

• CAN-SPAM-Gesetz in den USA
• Anti-Spam-Gesetz in Kanada
• Datenschutz- und elektronische Kommunikationsverordnung im Vereinigten Königreich
• Allgemeine Datenschutzverordnung in der Europäischen Union

Hinweis: Klicken Sie nicht auf Abmeldelinks von unerwünschten oder Spam-artigen E-Mails, da sie möglicherweise zu Malware oder Hackangriffen führen könnten. In diesem Fall ist es am besten, den nächsten Tipp zu befolgen.

Unerwünschte E-Mails als Spam kennzeichnen

Nicht jeder im E-Mail-Bereich ist ehrlich. Da Ihr Postfach so viele sensible Informationen enthält, sollten Sie auch darauf achten, welche Links Sie öffnen oder anklicken. Wenn Sie eine unerwünschte E-Mail erhalten, klicken Sie nicht auf die Abmeldefunktion; kennzeichnen Sie sie einfach als Spam.

Das Kennzeichnen als Spam löscht nicht nur die Nachricht (oder verschiebt sie in den Papierkorb), sondern es lehrt auch den Algorithmus Ihrer E-Mail-App, was Sie als Spam betrachten, sodass er in Zukunft besser schadhafte Nachrichten erkennen und blockieren kann und sich anpasst, während Spammer ihre Tricks ändern.

So melden Sie sich ab und verwenden Filter in Mailbird

Mit Mailbird können Sie Filter einrichten, um Spam-E-Mails zu löschen, bevor sie Ihr Postfach überladen, sich von nutzlosen Newslettern abmelden und ein separates Konto für potenzielle Junk-E-Mails hinzufügen.

Ron Stefanski: Verwenden Sie eine einheitliche Posteingangs-Funktion

Ron Stefanski ist ein Online-Unternehmer und Hochschulprofessor mit einer Leidenschaft dafür, Menschen zu helfen, ihre eigenen Online-Geschäfte zu erstellen und zu vermarkten. Ron ist ein Experte, weil er hauptsächlich E-Mails ausschließlich dazu verwendet, Geschäfte voranzutreiben, was ihm geholfen hat, Millionen an Gewinnen für seine Website zu erzielen.

Ron gibt an, dass sein bester Tipp zur E-Mail-Produktivität darin besteht, einen einheitlichen Posteingang zu haben, um all seine Geschäfts- und persönlichen E-Mails zu verwalten. Er teilt mit:

Ein einheitlicher Posteingang ist ein Ordner, der alle Ihre E-Mail-Konten an einem Ort enthält. Sie können Funktionen wie E-Mail- oder Anhangsuche, Filterung oder Ordner gleichzeitig auf alle E-Mail-Konten anwenden.

Um das Beste aus einer einheitlichen Posteingangs-Funktion herauszuholen, können Sie einen E-Mail-Client wie Mailbird oder Thunderbird verwenden.

Ein einheitlicher Posteingang ist perfekt für alle, die in ihren Postfächern mit mehreren E-Mail-Konten arbeiten und leben, da er Ihnen ermöglicht:

• Die Zeit zu reduzieren, die benötigt wird, um zwischen Konten zu wechseln oder sich an- und abzumelden
• E-Mails einfacher und schneller zu überwachen
• Vorlagen und automatisierte Nachrichten für schnellere Antworten zu erstellen
• Gespräche snoozen, markieren, archivieren, als ungelesen markieren und filtern

Mailbird's einheitliche Posteingangs-Funktion

Mailbird ermöglicht es Ihnen nicht nur, mehrere E-Mails an einem Ort zu verwalten, sondern Sie können auch Konten sofort mit einem Klick trennen. Sie können Ihre Kalender, Kontakte und Apps problemlos synchronisieren, um einen kohärenten Arbeitsplatz zu schaffen.

Sie können Mailbird nach Ihren persönlichen Vorlieben anpassen, und die Einrichtung ist technologiefreundlich für POP3- und IMAP-Protokolle. Im Gegensatz zu anderen E-Mail-Clients, die verlangen, dass Sie durch diverse Hürden springen, um Ihre E-Mail-Konten zu verbinden, ermöglicht Ihnen Mailbird, Ihre Konten nahtlos unabhängig von der Domain hinzuzufügen.

Mailbird ermöglicht es Ihnen auch, Apps wie WhatsApp, Asana, LinkedIn und mehr zu integrieren, um einen einheitlichen Arbeitsplatz in einer App zu schaffen, anstatt von App zu App zu wechseln.

Sie können sogar Ihre E-Mail-Konten farblich kennzeichnen, damit Sie leicht verfolgen können, woher die E-Mails kommen.

Andy Crestodina: Zeit mit Tastenkombinationen sparen

Andy Crestodina ist Mitbegründer und Chief Marketing Officer von Orbit Media, einer 45-köpfigen Digitalagentur in Chicago. In den letzten 20 Jahren hat Andy über 1000 Unternehmen Beratung im digitalen Marketing gegeben.

Er spricht auf nationalen Marketingkonferenzen und schreibt für beliebte Marketingblogs. Er ist auch der Autor von Content Chemistry: The Illustrated Handbook for Content Marketing. Als jemand, der sich gut mit E-Mail-Marketing auskennt und ständig in seinem Posteingang arbeitet, wenn jemand den Bedarf an E-Mail-Produktivität versteht, dann ist es er!

Also, was ist das Geheimnis dieses CMO, Autors und Gründers, um seinen beruflichen Posteingang trotz eines vollen Terminkalenders zu verwalten? Es ist nicht so kompliziert, wie Sie vielleicht denken. Andy teilt:

Laut einer Studie aus der Produktivitätsanalyse der Washington Post verbringen Arbeitnehmer durchschnittlich 4,1 Stunden am Tag mit dem Überprüfen ihrer E-Mails. Mit Tastenkombinationen oder Shortcuts können Sie Ihre Zeit im Posteingang reduzieren und Ihre E-Mail-Produktivität verbessern.

Im Gegensatz zu den meisten cleveren Funktionen sind E-Mail-Shortcuts zugänglich und mühelos zu lernen. Denken Sie nur daran, dass es Zeit braucht, eine Gewohnheit aufzubauen, wie bei allem anderen auch, aber wenn Sie beginnen, Shortcuts häufiger für Ihre am häufigsten verwendeten Aktionen in Ihrem Posteingang zu implementieren, werden Sie bald erkennen, wie mühelos sie in Ihren Tag integriert werden können.

Wenn Sie bereit sind, Shortcuts zu verwenden, finden Sie hier einige schnelle Anleitungen zur Implementierung in Gmail, Outlook und Mailbird!

Gmail E-Mail-Shortcuts

In Gmail können Sie die Standard-Shortcuts verwenden oder Ihre eigenen festlegen. Um Ihre standardmäßigen Tastenkombinationen in Gmail zu ändern, befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie an Ihrem Computer zu Gmail. Klicken Sie oben rechts auf Einstellungen und dann auf Alle Einstellungen anzeigen.

2. Klicken Sie auf Erweitert.

3. Klicken Sie neben "Benutzerdefinierte Tastenkombinationen" auf Aktivieren.

4. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Outlook E-Mail-Shortcuts aktivieren

Outlook ermöglicht Ihnen die Verwendung und Erstellung benutzerdefinierter Shortcuts. Um auf diese Funktion zuzugreifen, verwenden Sie diese Anweisungen:

1. Wählen Sie Einstellungen. Wählen Sie "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen".

2. Wählen Sie Allgemein > Barrierefreiheit.

3. Wählen Sie Outlook.com aus, wenn Sie die Tastenkombinationen für Outlook.com verwenden möchten. Wählen Sie dann Speichern.

4. Wählen Sie das X, um die Einstellungen zu schließen.

Mailbird E-Mail-Shortcuts

1. Klicken Sie im oberen linken Menü von Mailbird auf die Dropdown-Liste. Wählen Sie Hilfe > Shortcuts.

2. Ein Fenster öffnet sich und zeigt alle verschiedenen Tastenkombinationen, die Sie verwenden können.

3. Um nach einem Shortcut zu suchen, klicken Sie einfach auf das Lupensymbol oben rechts im Fenster und geben Sie Ihren Suchbegriff für die Tastenkombination ein. Geben Sie beispielsweise "verfassen" ein, und Sie finden alle Shortcuts, die mit dem Verfassen einer E-Mail zu tun haben.

Jayson DeMers: Email-Produktivität messen und verbessern

Jayson DeMers ist der Gründer und CEO von Email Analytics, einem Produktivitätstool, das Ihre E-Mail-Aktivitäten oder die Ihrer Mitarbeiter visualisiert. Er ist seit Jahren in der E-Mail- und Marketingbranche tätig und hat eine echte Leidenschaft für sein Postfach. Er sagt:

Wenn Ihr Team oder Ihre Arbeitsprojekte auf der Zeit basieren, die benötigt wird, um eine Aufgabe in Ihrem Postfach zu erledigen, kann das Messen Ihrer E-Mail-Aktivitäten zeigen, was funktioniert und was nicht.

Tatsächlich zeigt die Forschung zur Produktivität am Arbeitsplatz, dass Multitasking ohne Zeiterfassung die Produktivität um bis zu 45 % verringert. Stellen Sie sich vor, was Sie erreichen können, wenn Sie einfach nur Ihre E-Mail-Aktivitäten verfolgen.

Wie verfolgt man die E-Mail-Produktivität?

Die Verfolgung Ihrer E-Mails mit einer Tabelle fügt nicht nur mehr Arbeit zu Ihrer Liste hinzu, sondern ist auch völlig veraltet und zeitaufwendig. Hier sind einige schnelle Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Zeit im Postfach besser zu verwalten:

Verwenden Sie Zeitverfolgungs-Apps

Sie können Zeiterfassungs-Tools für Mitarbeiter wie Toggl und TrackingTime verwenden, um zu erfassen, wie oft Sie gearbeitet haben oder wie lange Sie in Ihrem Postfach verbracht haben. Sobald Sie erfolgreich zwei bis vier Wochen verfolgt haben, können Sie die Zeitfresser, die besser verwaltet werden müssen, aufzeigen.

Verwenden Sie eine Kalender-App

Eine Kalender-App hilft Ihnen, konzentriert zu bleiben, produktiv zu sein und Projekte zu verwalten. Durch Zeitblockierung (Festlegen bestimmter Zeiten für bestimmte Aufgaben) in Ihrem Kalender können Sie Ihre E-Mail-Produktivität verbessern.

Zeitblockierung bedeutet, sich an Ihren Zeitplan zu halten. Wenn Sie einen Zeitplan direkt vor sich haben, mit Meetings, was Sie in Ihrem Postfach überprüfen müssen, und wichtigen Fristen, ist es einfacher, Zeit für die Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste einzuplanen und Prioritäten zu definieren.

Überprüfung der E-Mail-Produktivität mit Mailbird

Mit Mailbird können Sie nicht nur Ihren Kalender integrieren, sondern auch Veranstaltungen planen, bearbeiten und verschieben, ohne die Plattform zu verlassen.

Elijah Litscher: Zeitblöcke erstellen, um E-Mails zu überprüfen

Als Gründer und Chief Digital Strategist bei The Loop Marketing, Inc. in Chicago setzt sich Elijah Litscher dafür ein, kleinen und mittleren Unternehmen zu helfen, ihr volles Potenzial online zu erreichen.

Elijah ist Autor, Pädagoge, Unternehmer und Marketinginnovator mit über 20 Jahren Erfahrung im digitalen Marketing. Er hat umfangreiche Reisen als professioneller Redner unternommen und dabei Tausende von Unternehmern im ganzen Land über die besten Praktiken im Online-Marketing aufgeklärt.

Er teilt seine beste Vorgehensweise, wenn er sein Postfach und seine Kunden an einem Ort verwaltet:

Es ist schwer, Dinge zu erledigen, wenn alles eine Priorität ist oder nur dringend scheint. Dieser Produktivitäts-Tipp trifft besonders zu, wenn Sie in einer Umgebung arbeiten, die ständig im Stressmodus ist. Aber um wirklich etwas zu erreichen, beginnt es in erster Linie mit Ihnen.

Wie Sie definieren, was eine Priorität in Ihrem Posteingang ist, ist der erste Schritt in die richtige Richtung, um gesunde Grenzen mit Ihrer Zeit zu schaffen.

Wenn Sie derzeit mit dem Verhältnis von Wichtigkeit zu Dringlichkeit in Ihrem Posteingang/Projektarbeitsaufwand kämpfen, sind hier einige Tipps, die Sie in Betracht ziehen sollten:

Verstehen Ihrer wahren Ziele und Zeitpläne

Sobald Sie Ihre Liste aufgeteilt haben, erstellen Sie Zeitpläne und Fristen für jede Aufgabe, damit Sie Ihre Zeit weise verwalten können.

Priorisieren Sie basierend auf Bedeutung und Dringlichkeit, wobei Sie im Hinterkopf behalten, welches Ziel für Ihren gesamten beruflichen und geschäftlichen Erfolg am wichtigsten ist.

Vergessen Sie schließlich nicht, realistisch mit Ihren Fristen zu sein.

Wenn es drei Wochen dauert, bis Sie und Ihr Team Projekt A abgeschlossen haben, setzen Sie keine Frist von nur einer Woche, um das Projekt abzuschließen, denn dann müssen Sie mit unnötigem Stress und dringenden Fristen umgehen, die hätten vermieden werden können.

Dies wird Ihnen auch helfen, widersprüchliche Prioritäten zu vermeiden, die Ihnen und Ihrem Team ebenfalls unnötige Kopfschmerzen bereiten können.

Nikki Elbaz: E-Mails filtern und planen

Nikki Elbaz ist eine erfahrene Expertin für E-Mail-Marketing und die Copywriting-Spezialistin hinter E-Mails für Shopify Plus, Resident Home, Four Sigmatic und mehr.

Früher war sie die Leiterin des E-Mail-Teams bei der Copyhackers-Agentur, ihr Mikroagentur hilft SaaS- und E-Commerce-Marken, das schwer fassbare ?:? ROI zu erreichen. Sie versteht, wie man E-Mails sowohl als Konsumentin als auch als Marketingspezialistin behandelt. Sie sagte, dass ihr Tipp zur E-Mail-Produktivität ist:

Filter helfen Ihnen, Ihren Posteingang zu regulieren, sodass Sie Spam vermeiden, wichtige E-Mails hervorheben und Ihren Posteingang für einen personalisierten Arbeitsablauf organisieren können. Außerdem können Sie sich vor Hackern und Viren schützen, indem Sie Filter erstellen, um Spam daran zu hindern, in Ihren Posteingang zu gelangen.

Filter zu erstellen ermöglicht es Ihnen, Ihren Posteingang sauber und aufgeräumt zu halten durch:

• E-Mails automatisch in bestimmte Ordner hinzuzufügen
• E-Mails automatisch zu löschen oder als Spam zu markieren
• E-Mails automatisch als gelesen oder mit Stern zu markieren
• E-Mails automatisch zu archivieren, um Ihren Posteingang zu leeren
• Und mehr

Sie können Filter mit einzelnen E-Mail-Apps wie Gmail, Yahoo und Outlook erstellen oder dies in E-Mail-Clients mit sogar Posteingangs-Funktionen tun.

Auf den ersten Blick können Filter etwas einschüchternd wirken, aber sobald Sie mit den Grundlagen begonnen haben, werden Sie Ihre E-Mail-Produktivität verbessern. Laut der Gmail-Dokumentation von Google ist ein guter Ausgangspunkt, einen Filter einzurichten, um E-Mails zu vermeiden, die möglicherweise Spam sind oder von Personen außerhalb Ihrer Organisation stammen.

Filter in Mailbird einrichten

1. Navigieren Sie zu Menü > Einstellungen.

2. Wählen Sie das Konto aus, für das Sie die Filter/Regeln festlegen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen. Sie können auch Einheitliche Konten auswählen, was bedeutet, dass der Filter auf alle Konten in Ihrem Mailbird angewendet wird.

3. Jetzt müssen Sie die Bedingung auswählen.

4. Und dann geben Sie in das Feld daneben ein. Klicken Sie auf "Bedingung hinzufügen", um eine weitere hinzuzufügen. Wählen Sie eine Aktion für die Filterbedingung.

5. Nachdem Sie die Bedingungen und die Aktionen festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

6. Die Filter werden auf eingehende Nachrichten angewendet, wenn Mailbird läuft.

Drew Page: Ein System erstellen und Vorlagen verwenden

Drew Page ist Content-Strategist bei Siege Media, einer Agentur für Content-Marketing mit mehr als 105 Mitarbeitenden. Er ist auch der neueste Gastgeber des Podcasts Content and Conversation.

Als Content-Strategist arbeitet Drew eng mit seinem Team und seinen Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass ihre Marketingbemühungen für den Erfolg optimiert sind. Er sagt, dass es zwei Dinge gibt, die seine E-Mail-Produktivität unterstützen:

Die Erstellung von Vorlagen für häufige Antworten ist ein alter, aber praktischer Tipp zur E-Mail-Produktivität. Es kann mühsam erscheinen, Zeit für die Erstellung von Vorlagen einzuplanen, aber es ist gut investierte Zeit. Sie können auch alte E-Mails, die Sie in der Vergangenheit gesendet oder erhalten haben, durchsehen, um sie Ihrer Vorlagen-Sammlung hinzuzufügen.

Speichern Sie Ihre Vorlagen an einem zugänglichen Ort

Nachdem Sie Ihre Vorlage mit Mailbirds neuestem E-Mail-Kopierwerkzeug Parakeet erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, sie dort zu speichern, wo Sie leicht darauf zugreifen können, wenn Sie sie benötigen. Wenn Sie nach Ihren Vorlagen suchen müssen, wird der Zweck ihrer Existenz damit zunichtegemacht.

Bewahren Sie Ihre Vorlagen also in einem Tool oder einer Plattform auf, die Sie häufig verwenden. Dies kann ein Google-Dokument, ein Slack-Entwurf, eine Google-Notiz, Evernote und mehr sein.

Apps in Mailbird integrieren, um Vorlagen zu verwenden

Mit Mailbird können Sie Apps wie Google Docs, Evernote, Todoist und mehr integrieren, um Ihre E-Mail-Vorlagen abzurufen, ohne die Plattform wechseln zu müssen. Diese praktische Funktion hilft, Ihre Vorlagen so zugänglich wie möglich zu halten.

Aktualisieren Sie Ihre Vorlagen

Vergessen Sie nicht, Ihre Vorlagen zu aktualisieren. Im Laufe des Jahres ändert sich auch die Art und Weise, wie Sie mit Ihren E-Mails umgehen. Das könnte bedeuten, dass Sie Titel, Daten und Links aktualisieren oder Wörter aus Ihren Vorlagen hinzufügen/entfernen.

Magan Le: Schreiben Sie die Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen

Magan Le ist die Content Marketing Managerin bei Litmus, einem führenden Anbieter im Bereich E-Mail-Marketing für den Mittelstand, der es Ihnen ermöglicht, E-Mails zu versenden, Daten zu verfolgen und Einblicke zu gewinnen, um die Leistung zu verbessern.

Als E-Mail-Expertin sagt Megan, dass sie zu den Grundlagen zurückkehrt, wenn es um ihre E-Mail-Produktivität geht. Sie erklärt:

Das Aufschreiben der Aufgaben, die Sie in oder um Ihr Postfach zu erledigen haben, gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Arbeitslast. Indem Sie dies tun, werden Sie beginnen, all Ihre täglichen Aktivitäten besser zu planen.

Erstellen Sie eine Hauptliste aller Ihrer Aufgaben

Egal ob auf Ihrem Computer oder Ihrem zuverlässigen Post-it, erstellen Sie eine Liste aller wichtigen Aufgaben, die momentan auf Ihrem Tisch liegen und denen, die bald auf Sie zukommen könnten. Dies hilft Ihnen, alle Ihre Aufgaben visuell zu inspizieren, sodass Sie einen realistischen Überblick darüber bekommen, wie Sie vorankommen.

Sobald Sie Ihre Liste erstellt haben, ist es Zeit, Ihre Aufgaben in vier Kategorien aufzuteilen:

• Wichtig: Diese Aufgaben müssen unabhängig vom Zeitrahmen erledigt werden, da sie einen erheblichen Einfluss auf Ihre Arbeitslast, Ihr Unternehmen und Ihre Ziele haben.
• Dringend oder Kurze Frist: Dies sind Aufgaben mit bevorstehenden Fristen, die rechtzeitig abgeschlossen werden müssen.
• Schnelle Erfolge: Dies sind einfache und unkomplizierte Aufgaben, die weniger Zeit in Anspruch nehmen als andere. Sie beeinflussen oder beeinträchtigen bedeutende Ziele zwar nicht, können aber die Teamarbeit oder den Projektfluss erleichtern.
• Bald verfügbar: Diese Aufgaben wurden noch nicht im Detail besprochen oder sind noch vorläufig, aber Sie sollten sie im Hinterkopf behalten, wenn die Zeit näher rückt, sie auszuführen.

Joolz Joseph: Mit jedem E-Mail Wert schaffen

Joolz Joseph ist eine Marketing-Motivatorin und E-Mail-Spezialistin mit über 20 Jahren Erfahrung im Vertrieb und Marketing. Sie ist auf E-Mail- und Beziehungsmarketing spezialisiert und bietet Schulungen, Marketinginspirationen und Vorträge zu diesen Themen an.

Joolz hat mit Sky Broadcasting, Ellos und Prudential gearbeitet sowie mit Nischenunternehmen, die das Beste aus diesem erstaunlichen Kanal herausholen möchten.

Joolz teilte ihren Tipp zur E-Mail-Produktivität, bevor sie eine E-Mail sendet:

Eine der Möglichkeiten, wie wir unsere Postfächer mit mehr Arbeit belasten, ist, gedankenlos E-Mails zu senden, um sie loszuwerden; manchmal kommen sie zu uns zurück und fordern mehr Zeit. Diese E-Mails, die mit Rache zurückkehren, erfordern mehr Aufmerksamkeit, eine detaillierte Antwort oder ständige Hin und Her-Gespräche, die unsere Arbeitszeit auffressen können.

Fragen, die man sich vor dem Senden stellen sollte

Anstatt in die Falle zu tappen, E-Mails von unserer Liste abzuhaken, nur um sie wiederzuverwerten, sollten wir innehalten, bevor wir auf Senden drücken, und uns diese drei wichtigen Fragen stellen, die sicherstellen, dass unsere E-Mail-Produktivität optimiert ist:

• Wie ist meine Beziehung zu den Empfängern?
• Fügt diese E-Mail Wert oder Verwirrung hinzu?
• Habe ich vor dem Senden Korrektur gelesen?

Wie ist meine Beziehung zu den Empfängern?

Wie wir Menschen ansprechen, hat einen psychologischen Effekt darauf, wie unsere E-Mails empfangen werden, und wie unsere E-Mails empfangen werden, kann bestimmen, wie schnell, langsam oder detailliert wir eine Antwort erhalten.

Es gehört zu einer ordentlichen E-Mail-Etikette, jemanden angemessen anzusprechen und die richtige Sprache basierend auf Ihrer Beziehung zu verwenden. Es setzt auch den richtigen Ton für den Rest Ihrer Nachricht und stellt sicher, dass der Empfänger die E-Mail liest, anstatt sie zu ignorieren.

Fügt diese E-Mail Wert oder Verwirrung hinzu?

Wenn wir so darauf konzentriert sind, E-Mails loszuwerden, können wir zur Verwirrung beitragen, indem wir entweder zu wenig oder zu viele Informationen senden.

Nachdem Sie Ihre E-Mail oder Antwort geschrieben haben, halten Sie inne und lesen Sie sie erneut, um zu prüfen, ob sie Wert oder Verwirrung hinzufügt. Das könnte bedeuten, detailliertere Informationen hinzuzufügen oder sich wiederholende Aussagen zu entfernen, die überflüssig sind, was zur nächsten Frage führt.

Habe ich vor dem Senden Korrektur gelesen?

Wir alle machen Fehler, aber manchmal können diese Fehler unnötiges Hin und Her mit Ihrem Empfänger verursachen. Überprüfen Sie auf Fehler und Tippfehler, die die Art und Weise, wie Ihre Nachricht empfangen wird, erheblich beeinflussen können. Sobald Sie alle diese Fragen beantwortet haben, sind Sie bereit, diese E-Mail zu senden. Wenn Sie eine E-Mail senden und später denken, dass sie nutzlos war, können Sie die E-Mail zurückrufen, indem Sie ein einfaches Verfahren befolgen.

Paul Airy: Erstens, Arbeit verrichten

Paul Airy, Berater für Barrierefreiheit und Nutzerfreundlichkeit sowie Gründer von Beyond the Envelope, bildet aktiv aus und findet innovative Wege, damit Marketing-Experten barrierefreie E-Mail-Designs für Menschen mit Behinderungen erstellen können.

Wenn es um E-Mail geht, gibt es nichts, wofür Paul leidenschaftlicher ist, als großartige E-Mail-Erlebnisse zu liefern. Dies hat ihn dazu gebracht, lang etablierte Praktiken im E-Mail-Design und in der Entwicklung herauszufordern und innovative Techniken einzuführen, um E-Mails empfängerfreundlicher und zugänglicher zu gestalten.

Er ist Autor zahlreicher Artikel, die zu diesem Zweck verfasst wurden, darunter solche, die von Net magazine, Really Good Emails, EnvatoTuts+ und Litmus veröffentlicht wurden, zusätzlich zu seinem Buch 'A Type of Email: A Handbook for Working with HTML Typography in Email'.

Paul wird als führender Befürworter der Barrierefreiheit in E-Mails anerkannt, was zu seiner Nominierung für die Business Disability Awards 2019 in der Kategorie 'Disability-Smart Influencer' führte, zusammen mit der BBC und Virgin Media.

Bevor er sich seinem Posteingang widmet, sagt Paul, dass sein Tipp zur E-Mail-Produktivität lautet:

Die meisten Menschen zwingen sich, den ganzen Tag zu arbeiten. Obwohl dies sicherstellt, dass Sie Ihre übliche Arbeitszeit von neun bis fünf einhalten, garantiert es nicht, dass Sie viel erreicht haben oder auch nur die geringste Produktivität sowohl für Ihre Arbeit als auch für Ihren Posteingang erzielt haben.

Zu lernen, wann Sie am produktivsten sind und wann nicht, gibt Ihnen ein besseres Verständnis dafür, wie Sie Ihren Tag planen und wann Sie kopfüber in Ihren Posteingang eintauchen sollten.

Erfahren Sie, wann Sie am produktivsten sind

Wie Unternehmer Srinivas Rao festgestellt hat, "Was mehr zählt als die Zeit, die Sie in eine Sache investieren, ist tatsächlich die Intensität der Konzentration. Denn wenn Sie eine Intensität der Konzentration haben, können Sie die Zeit, die Sie dafür aufwenden, tatsächlich reduzieren, um die gleichen oder sogar bessere Ergebnisse zu erzielen."

Gemäß Forschung aus dem Harvard Business Review variiert die Produktivitätsspitzen erheblich zwischen den einzelnen Personen, wobei die meisten Menschen ihre höchste kognitive Leistung während spezifischer 2-3-Stunden-Fenster im Laufe des Tages erleben. Wenn Sie also ein Morgenmensch sind, werden Sie wahrscheinlich in der Produktivität zurückgehen, je näher der spätere Nachmittag rückt. Sie werden Ihre "Hochs" am Morgen und Ihre "Tiefs" am Nachmittag haben.

Sie möchten Ihre "Hochs" für Arbeiten nutzen, die die meiste Konzentration und Denkarbeit erfordern, wie das Erstellen von Berichten und das Abschließen von Projekten. Während Ihrer "Tiefs" sollten Sie Arbeiten erledigen, die nicht viel Denkarbeit erfordern, wie Meetings, E-Mails prüfen usw.

Für ein besseres Verständnis, wie Sie Ihre produktivsten Zeiten meistern, finden Sie hier einige umsetzbare Tipps, die Ihnen helfen könnten:

• Planen Sie Ihre produktivsten/unproduktiven Zeiten: Finden Sie heraus, welche Art von Mensch Sie sind, und erstellen Sie einen Plan darum herum. Wenn Sie beispielsweise ein Morgenmensch sind, arbeiten Sie am Morgen, aber wenn Sie ein Nachtmensch sind, zwingen Sie sich nicht, ein Morgenmensch zu sein.
• Erledigen Sie wertvolle Arbeiten, wenn Sie am produktivsten sind: Tackeln Sie die wichtigsten Aufgaben, wenn Sie am produktivsten sind, bevor Sie in den Tag einen Leistungseinbruch erleben.
• Erledigen Sie leichte Arbeiten, wenn Sie am wenigsten produktiv sind: Wenn Sie in einem Leistungstief sind oder weniger produktiv, erledigen Sie Aufgaben, die nicht viel Energie erfordern, wie Planungen, Meetings und das Überprüfen Ihres Posteingangs.
• Verfolgen Sie Ihren Fortschritt und passen Sie an: Dokumentieren Sie Ihren Produktivitätsprozess, um herauszufinden, zu welchen Tageszeiten Sie am produktivsten sind, um sicherzustellen, dass Sie einen realistischen Arbeits- und Posteingangszeitplan um diese Zeiten herum erstellen.

Ian Brodie: Vermeiden Sie die Ablenkung durch E-Mails

Ian Brodie hilft Beratern, Coaches und Trainern, mehr Kunden zu gewinnen. Er ist der Autor des Bestsellerbuchs Email Persuasion, das weltweit über zweihundert Fünf-Sterne-Bewertungen erhalten hat. Da E-Mails sein Geschäft sind, ist er hier, um einen wichtigen Tipp zur E-Mail-Produktivität zu teilen, den wir alle hören müssen:

Es ist so einfach, sich in Ihre E-Mails hineinziehen zu lassen, wenn Sie andere Verpflichtungen auf dem Tisch haben. Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Posteingang Sie kontrolliert. Allerdings erscheint E-Mail-Produktivität nicht aus dem Nichts. Es geht alles darum, Gewohnheiten zu entwickeln, die eine gesündere Beziehung zu Ihrem Posteingang fördern.

Wenn Sie Ihre E-Mails öffnen und das Gefühl haben, keine Kontrolle zu haben, schauen Sie sich die Möglichkeiten an, wie Sie durch Ihren Posteingang navigieren. Finden Sie dann kleine Möglichkeiten, wie Sie diese Tipps von E-Mail-Experten umsetzen können, und übernehmen Sie langsam die volle Kontrolle darüber.

Alles, was es braucht, ist eine E-Mail-Vorlage, eine Tastenkombination oder ein E-Mail-Client. Beginnen Sie irgendwo und wachsen Sie daraus.

Hillel Berg: Wählen Sie, welche E-Mails Sie bearbeiten möchten

Hillel Berg ist der CEO und Gründer von Hillel Berg E-Mail-Marketing-Dienstleistungen, die E-Mail-Marketing-Dienstleistungen für Unternehmen jeder Größe durch Beratungs- und Agenturdienste anbieten. Er ist auch der Gastgeber von Inboxing, einem Podcast über E-Mail-Marketing.

Hillel teilt seinen Tipp zur E-Mail-Produktivität, um seine täglichen Aufgaben, die E-Mails der Kunden und sein Postfach zu bewältigen:

Viele von uns verbringen mehr Zeit damit, über Produktivitätstipps zu lesen, als sie tatsächlich auszuprobieren. Keine zwei Tipps sind gleich, aber sie funktionieren nur, wenn Sie einen finden, der für Sie funktioniert, und ihn konsequent beibehalten.

Wie bei allem geht es darum, eine gute Gewohnheit zu entwickeln, die langfristig für Sie funktioniert, sodass Sie an Tagen, an denen Sie nicht wissen, was Sie tun sollen oder sich unmotiviert fühlen, problemlos in Ihre E-Mail-Produktivitätsgewohnheit im Autopilot-Modus zurückfallen können.

Finden Sie eine Strategie für Ihr Postfach und halten Sie sich daran!

Kabrina Budwell: Halten Sie Ihr Postfach so nah wie möglich an Inbox Zero

Kabrina Budwell ist die Gründerin ihrer eigenen Beratungsfirma, die sich darauf konzentriert, ihren Kunden zu helfen, da sie sich auf Lead-Magneten, Umfragen und mehr spezialisiert hat, um Automatisierungs- und Skalierungsmöglichkeiten in den Unternehmen zu schaffen, mit denen sie zusammenarbeitet.

Sie hat auch eng mit ConvertKit und Advance Your Reach zusammengearbeitet und deren Kunden in Bereichen wie Migrationen und Texterstellung unterstützt.

Kabrina teilt mit, dass ihre Tipps zur E-Mail-Produktivität sind:

Fürchten Sie sich nicht vor Inbox Zero

'Inbox Zero' hat einen schlechten Ruf, tatsächlich ist es die große Trennung zwischen E-Mail-Nutzern. Entweder sind Sie im Inbox Zero oder Sie haben über 500 ungelesene E-Mails seit 2017.

Aber die Wahrheit ist, unabhängig davon, welcher Art von Nutzer Sie sind, ein sauberes Postfach zu haben, fühlt sich gut an, aber hier ist die Sache: Sie müssen nicht alle Ihre E-Mails lesen, um Inbox Zero zu erreichen. Laut Produktivitätsforschung des MIT kann die Aufrechterhaltung eines sauberen Postfachs die kognitive Belastung um bis zu 40% reduzieren, was eine bessere Konzentration auf wichtige Aufgaben ermöglicht. Sie können Folgendes tun:

• Snooze E-Mails, die momentan nicht Ihre Aufmerksamkeit erfordern
• Filter einrichten, um E-Mails in ihren vorgesehenen Ordnern und Labels zu senden
• Löschen oder sich von Newslettern abmelden, die Ihr Postfach überladen
• Ein E-Mail-Programm nutzen, um Inbox Zero zu erreichen

Verbessern Sie Ihre E-Mail-Produktivität mit Mailbird

Mailbird ist ein E-Mail-Client mit einer wunderschön gestalteten vereinigten Postfach-Funktion, die ein angenehmes Erlebnis für alle Benutzer bietet. Das UX-Design ist sauber, modern und schlank, sodass Sie sich nicht überfordert oder unordentlich fühlen.

Mailbird verfügt über Produktivitätsfunktionen mit anpassbaren Optionen, wie z. B. das Hinzufügen persönlicher Etiketten, E-Mail-Filterregeln, Themen, Ordner und Layouts, um Ihr Postfach und Ihren Arbeitsbereich nach Ihren Bedürfnissen funktional zu gestalten. Laut Microsofts Exchange Server-Dokumentation können konfigurierbare Postfächer die Effizienz der E-Mail-Verarbeitung verbessern, indem mehrere Konten in einer einzigen Oberfläche konsolidiert werden.

Mailbird-Funktionen:

• Vereinigtes Postfach: Mailbird bietet ein vereinheitlichtes Postfach, sodass Sie alle Ihre E-Mails an einem Ort überprüfen und mit nur einem Klick sofort zwischen ihnen wechseln können.
• Gruppieren von E-Mails: Sie können Kontakte, die Sie regelmäßig von einem bestimmten E-Mail-Konto verwenden, finden und in angepasste Gruppen einordnen. Gruppen sind nützlich, wenn Sie häufig E-Mails an dieselben mehrere E-Mail-Adressen senden.
• Später senden: Senden Sie E-Mails im Voraus mit der Später senden-Funktion, um Ihre E-Mails und Aufgaben schneller von Ihrer Liste zu bekommen.
• E-Mail-Tracking: Diese Funktion ermöglicht es Gmail-Nutzern, E-Mails zu verfolgen, die entweder einzeln oder in Gruppen gelesen wurden, sodass Sie Ihre Outreach-Bemühungen messen können.
• Snooze-Funktion: Gehen Sie durch Ihr Postfach und snoozen Sie E-Mails, die später eine Antwort benötigen, oder überprüfen Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt.
• Erweiterte Filter: Mailbird bietet erweiterte Filterregeln und Workflows, um Ihnen zu helfen, Ihre eingehenden E-Mails schneller zu verwalten. Laut Googles Gmail-Dokumentation sind Benutzer mit richtig konfigurierten E-Mail-Filtern fünfmal wahrscheinlicher im Inbox Zero zu erreichen als diejenigen ohne Filtersysteme.
• Multiple Tastenkombinationen: Wenn Sie jemand sind, der mit Tastenkombinationen durch Ihr Postfach navigiert, ermöglicht es Ihnen Mailbird, alle vertrauten Gmail-Shortcuts zu verwenden.

Finde heraus, was für dich funktioniert

Wir haben einige ziemlich detaillierte Möglichkeiten aufgelistet, wie du beginnen kannst, das Monster anzugehen, das dein Posteingang geworden sein könnte. Die wichtigste Erkenntnis ist, dass jeder Experte seine eigenen Wege oder Ideen hat, wie E-Mail-Produktivität aussieht, und das solltest du auch.

Es geht darum, die Tipps zur E-Mail-Produktivität zu finden, die am besten zu dir passen, basierend auf deiner Persönlichkeit, deinem Arbeitsaufkommen und deinen Tools. Das könnte bedeuten, deine E-Mails besser zu verwalten oder schneller zum Posteingang Null zu gelangen. Was auch immer dein Ziel ist, vergiss nicht, dass es darum geht, eine gesündere Beziehung zu deinem Posteingang aufzubauen, während du weitergehst.

Häufig gestellte Fragen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre E-Mails für eine verbesserte Produktivität zu organisieren, einschließlich Labels, Filter und Tastenkombinationen. Darüber hinaus können Sie einen E-Mail-Client mit einem einheitlichen Posteingang wie Mailbird verwenden, um zu helfen.

Sie können die E-Mail-Produktivität messen durch: - Wie viel Zeit im Posteingang verbracht wird - Wie viele E-Mails Sie erhalten haben - Wie viele E-Mails Sie beantwortet haben - Wie viele Aufgaben Sie regelmäßig erledigen können

Laut Forschung von RescueTime und dem McKinsey Global Institute erhält der durchschnittliche Büroangestellte jeden Arbeitstag etwa 121 E-Mails. Sie senden weniger, mit nur 33 als durchschnittlichen Wert pro Tag.