14 Consejos Profesionales para Gestionar tu Bandeja de Entrada

Kath Pay: Usa tus carpetas de correo electrónico

Kath Pay es una de las 50 personas más influyentes en marketing por correo electrónico en el mundo y la CEO y fundadora de Holistic Email Marketing, donde su equipo ayuda a marcas como Facebook, Mr. Porter y Barclays a desarrollar programas de marketing que logran una verdadera personalización 1:1.

Seguramente, Kath sabe mucho sobre el correo electrónico, lo poderoso que puede ser si se utiliza correctamente y lo abrumador que puede ser si se usa mal.

Y esto es lo que dice:

Curiosamente, las carpetas tienden a ser una de las características más subestimadas que probablemente ofrece cada cliente de correo electrónico. A veces llamadas también "etiquetas", este simple hábito de productividad de colocar cada correo electrónico útil en un grupo temático puede ayudarte a organizar tu bandeja de entrada y tener una mejor comprensión de lo que está entrando y saliendo.

Después de todo, el profesional promedio recibe alrededor de 88 correos electrónicos al día y envía unos 33. Ahora imagina que quieres reunir todo lo relacionado con un tema sin haberlo guardado en una carpeta separada primero. Suena frustrante y poco eficiente, ¿verdad?

Puedes usar carpetas de correo electrónico para ahorrar tiempo y aumentar la productividad de varias formas:

Crea carpetas específicas

Para ser útiles, las carpetas de correo electrónico deben ser específicas: no como "Correos antiguos", sino más bien "Consejos de productividad", "Aprendizaje empresarial", "Clientes potenciales", "Familia" o incluso "Leer después".

Cuanto más específicas sean las carpetas, más fácil te será categorizar los correos electrónicos a medida que lleguen, encontrarlos nuevamente cuando los necesites y desplazarte sin esfuerzo sin tener que abrirlos para entender qué hay dentro.

Crea subcarpetas

Cuando comienzas a crear carpetas, comenzarás a ser más granular en cuanto a tus necesidades. En lugar de añadir más a tu carpeta principal, comienza a crear subcarpetas.

Por ejemplo, tu carpeta principal podría ser Correos del Equipo, pero tus subcarpetas pueden ser más específicas con etiquetas como Equipo de RRHH, Equipo de Marketing y Equipo de Ventas.

Utiliza carpetas para limpiar tu bandeja de entrada principal

Si prefieres una bandeja de entrada más concisa, puedes añadir correos electrónicos a carpetas y eliminarlos de tu bandeja de entrada al quitar la etiqueta de "bandeja de entrada" o archivando los correos electrónicos.

Siempre que tus correos electrónicos se añadan a la carpeta antes de completar cualquiera de las dos acciones, los encontrarás esperando en la carpeta designada.

Cómo crear carpetas en Gmail

Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo crear carpetas o etiquetas en Gmail.

1. Haz clic en el icono de configuración.

2. Ve a la pestaña de Etiquetas.

3. En la parte inferior, haz clic en Crear nueva etiqueta.

4. Nombra la etiqueta. Luego haz clic en Guardar.

Cómo crear carpetas en Outlook

Según la documentación oficial de Microsoft, puedes crear fácilmente una carpeta en Outlook con estos sencillos pasos:

1. En el panel izquierdo de Correo, Contactos, Tareas o Calendario, haz clic derecho donde quieras añadir la carpeta.

2. Haz clic en Nueva carpeta. Nota: Cuando estés en el Calendario, el comando Nueva carpeta se reemplaza con Nuevo calendario.

3. En el cuadro de nombre, introduce un nombre para la carpeta y presiona Enter.

Cómo crear carpetas en Mailbird

1. En la ventana principal de Mailbird, haz clic en el menú de Mailbird en la esquina superior izquierda. Selecciona "Configuración".

2. Selecciona "Carpetas".

3. Aquí puedes Añadir/Editar/Eliminar carpetas de cualquier cuenta de correo electrónico seleccionada que hayas añadido a Mailbird.

4. Incluso puedes crear subcarpetas dentro de una carpeta principal; estas se llaman Carpetas anidadas.

5. Cambia el color de las carpetas haciendo clic en el cuadro junto a los nombres de las carpetas que has creado para que sean fácilmente identificables.

6. Una vez que hayas terminado, presiona el botón "Sincronizar con el servidor" y estarás listo.

Steve Henderson: Toma el Control de Tu Bandeja de Entrada

Steve Henderson ha pasado los últimos 15 años trabajando en tecnología de envío de correos electrónicos basada en datos, cumplimiento de marketing digital y estrategia de envío de correos electrónicos. Es miembro del Consejo de Email de la DMA y, desde 2012, ha consultado en el centro de Legalidad y Entregabilidad del consejo.

Como alguien que está muy familiarizado con las leyes que rigen el marketing por correo electrónico, entiende que el poder está en manos del lector: ¡eso eres tú! Tienes la capacidad de controlar, regular y determinar qué debe entrar en tu bandeja de entrada. Después de todo, tu bandeja de entrada personal o profesional es un espacio sagrado; por eso Steve dice que:

La forma en que interactúas con tu bandeja de entrada envía señales a tu aplicación de correo electrónico que ayudan a determinar si quieres ver más correos de un remitente en particular o correos con contenido similar poblando tu bandeja de entrada.

Si solo abres correos no deseados y los dejas en tu bandeja de entrada, esto podría ser la razón por la cual los tienes en primer lugar.

Por ejemplo, si eres usuario de Gmail, tienes pestañas de Primaria, Social y Promociones para categorizar todos tus correos. Según la documentación de Gmail de Google, Gmail mueve los correos de marketing y masivos, como ofertas, promociones y otros mensajes publicitarios, a la pestaña de Promociones.

El Poder Está en Tus Manos

Dado que la mayoría de los comercializadores quieren captar tu atención, tienen que aterrizar en tu pestaña de Primaria. Después de todo, el 84.5% de los mensajes clasificados como promociones aterrizan en la pestaña de Promociones, de los cuales solo el 19.2% son leídos, que es el más bajo entre todas las pestañas. Esto en sí mismo prueba que aterrizar en la bandeja de entrada principal es mucho más significativo para los comercializadores.

¿Qué dice eso sobre ti, el lector? Cuanto más te involucres con los correos en tu pestaña de Promociones, más probable es que comiencen a terminar en tu bandeja de entrada principal.

Al simplemente darte de baja, bloquear o interactuar con los correos para educar tu bandeja de entrada sobre qué te gustaría tener más o menos, puedes aumentar tu productividad del correo electrónico. Esto significa más contenido útil y menos molestias para eliminar correos que no deseas ver.

Para ayudarte a tener una idea de cómo poner todo esto en acción, aquí tienes algunos consejos que puedes usar para obtener un mejor control sobre tu bandeja de entrada:

Cancelar la Suscripción a Boletines de Correo Electrónico

¿Sirve de algo cancelar la suscripción a los correos electrónicos?

No tengas miedo de cancelar la suscripción a boletines de correo electrónico o promociones. Si no estás interesado en los correos de un remitente en particular, hazte un favor y a ellos también al darte de baja. Tendrás una bandeja de entrada más limpia y el remitente no perderá tiempo enviando correos que no tienen valor para ti.

Quizás los correos no son tan útiles como pensabas que serían, ya no estás interesado en comprarles, o has superado la marca. Cualquiera que sea tu razón, no dudes en cancelar la suscripción a correos no deseados que están llenando tu bandeja de entrada.

También debes tener en cuenta que es tu derecho cancelar la suscripción. Según las pautas de la FTC, ningún remitente de correos debe o puede retenerte ocultando su enlace de cancelación de suscripción o impidiendo que seas eliminado de su lista de correo con éxito.

Recuerda, tienes control sobre lo que puede enviarse a tu bandeja de entrada.

Es un requisito colocar el enlace de cancelación de suscripción en cada correo, ya que está regulado por las leyes de spam de correo electrónico alrededor del mundo, como:

• Ley CAN-SPAM en los EE. UU.
• Ley Anti-Spam en Canadá
• Reglamento de Privacidad y Comunicaciones Electrónicas en el Reino Unido
• Reglamento General de Protección de Datos en la Unión Europea

Nota: No hagas clic en enlaces de cancelación de suscripción de correos no solicitados o similares a spam, ya que podrían llevar potencialmente a malware o hacking. Es mejor seguir el siguiente consejo en ese caso.

Marcar Correos Electrónicos No Deseados como Spam

No todos en el mundo del correo electrónico son honestos. Dado que tu bandeja de entrada contiene mucha información sensible, también debes tener cuidado con qué enlaces abres o haces clic. Si recibes un correo no solicitado, no hagas clic en el botón de cancelar suscripción; solo márcalo como spam.

Marcar como spam no solo elimina el mensaje (o lo coloca en tu papelera), sino que también enseña al algoritmo de tu aplicación de correo electrónico sobre lo que consideras spam, para que pueda detectar y bloquear mejor los mensajes maliciosos en el futuro y adaptarse a medida que los spammers cambian sus trucos.

Cómo Darse de Baja y Usar Filtros en Mailbird

Con Mailbird, puedes configurar filtros para eliminar correos electrónicos spam antes de que saturen tu bandeja de entrada, cancelar la suscripción a boletines inútiles y agregar una cuenta separada para correos electrónicos potencialmente no deseados.

Ron Stefanski: Usa una función de bandeja de entrada unificada

Ron Stefanski es un emprendedor en línea y profesor universitario con una pasión por ayudar a las personas a crear y comercializar sus propios negocios en línea. Ron es un experto porque utiliza el correo electrónico principalmente para impulsar su negocio, lo que le ha ayudado a ganar millones en beneficios para su sitio web.

Ron afirma que su mejor consejo para la productividad del correo electrónico es tener una bandeja de entrada unificada para gestionar todos sus correos electrónicos personales y de negocios. Él comparte que:

Una bandeja de entrada unificada es una carpeta que contiene todas tus cuentas de correo en un solo lugar. Puedes aplicar características como búsqueda de correo o adjuntos, filtrado, o carpetas a todas las cuentas de correo al mismo tiempo.

Para sacar el máximo provecho de la función de bandeja de entrada unificada, puedes usar un cliente de correo como Mailbird o Thunderbird.

Una bandeja de entrada unificada es perfecta para cualquiera que trabaje y viva en sus bandejas de entrada con múltiples cuentas de correo que gestionar, permitiéndote:

• Reducir el tiempo que lleva cambiar o iniciar sesión y cerrar sesión en cuentas
• Monitorear correos electrónicos de manera más fácil y rápida
• Crear mensajes automatizados y plantillas para respuestas más rápidas
• Posponer, marcar como favorito, archivar, marcar como no leído y filtrar conversaciones

Función de Bandeja de Entrada Unificada de Mailbird

Mailbird no solo te permite gestionar múltiples correos en un solo lugar, sino que también puedes separar cuentas instantáneamente con un clic. Puedes sincronizar fácilmente tus calendarios, contactos y aplicaciones para un espacio de trabajo cohesivo.

Puedes personalizar Mailbird a tu gusto personal, y la configuración es amigable para la tecnología para protocolos POP3 e IMAP. A diferencia de otros clientes de correo que exigen que saltes a través de aros para conectar tus cuentas, Mailbird te permite añadir tus cuentas sin problemas, independientemente del dominio.

Mailbird también te permite integrar aplicaciones como WhatsApp, Asana, LinkedIn y más para crear un espacio de trabajo unificado en una sola aplicación, en lugar de mover de una aplicación a otra.

Incluso puedes codificar por colores tus cuentas de correo para que puedas seguir fácilmente de dónde provienen los correos electrónicos.

Andy Crestodina: Ahorra Tiempo con Atajos de Teclado

Andy Crestodina es el cofundador y Director de Marketing de Orbit Media, una agencia digital de 45 personas en Chicago. Durante los últimos 20 años, Andy ha brindado asesoramiento de marketing digital a más de 1000 empresas.

Habla en conferencias nacionales de marketing y escribe para populares blogs de marketing. También es autor de Content Chemistry: El Manual Ilustrado de Marketing de Contenidos. Como alguien que entiende bien el marketing por correo electrónico y que trabaja constantemente en su bandeja de entrada, si alguien comprende la necesidad de la productividad del correo electrónico, ¡es él!

Entonces, ¿cuál es el secreto de este CMO, autor y fundador para gestionar su bandeja de entrada profesional a pesar de un horario agitado? No es tan complicado como podrías pensar. Andy comparte:

Según la investigación del análisis de productividad de The Washington Post, el empleado promedio pasa 4.1 horas al día revisando su correo electrónico. Con atajos, puedes reducir el tiempo en tu bandeja de entrada y mejorar tu productividad del correo electrónico.

A diferencia de la mayoría de las funciones interesantes, los atajos de correo electrónico son accesibles y fáciles de aprender. Solo ten en cuenta que construir un hábito, como cualquier otra cosa, lleva tiempo, pero a medida que comiences a implementar atajos con más frecuencia para tus acciones más comunes en tu bandeja de entrada, comenzarás a darte cuenta de lo fácilmente que pueden integrarse en tu día.

Si estás listo para comenzar a usar atajos, aquí hay algunas guías rápidas para implementarlos en Gmail, Outlook y Mailbird!

Atajos de Correo Electrónico en Gmail

En Gmail, puedes usar sus atajos predeterminados o establecer los tuyos. Para cambiar tus atajos de teclado predeterminados en Gmail, haz lo siguiente:

1. En tu computadora, ve a Gmail. En la parte superior derecha, haz clic en Configuración y luego en Ver todas las configuraciones.

2. Haz clic en Avanzado.

3. Junto a "Atajos de teclado personalizados," haz clic en Habilitar.

4. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Habilitar Atajos de Correo Electrónico en Outlook

Outlook te permite usar y crear atajos personalizados. Para acceder a esta función, utiliza estas instrucciones:

1. Selecciona Configuración. Selecciona "Ver todas las configuraciones de Outlook."

2. Selecciona General > Accesibilidad.

3. Selecciona Outlook.com si deseas usar los atajos de teclado de Outlook.com. Luego selecciona Guardar.

4. Selecciona la X para cerrar la Configuración.

Atajos de Correo Electrónico en Mailbird

1. Haz clic en el menú desplegable de Mailbird en la parte superior izquierda de la aplicación. Selecciona Ayuda > Atajos.

2. Aparecerá una ventana mostrando todos los diferentes atajos de teclado que puedes usar.

3. Para buscar un atajo de teclado, simplemente haz clic en el icono de la lupa en la parte superior derecha de la ventana y escribe el término de tu atajo de teclado. Por ejemplo, escribe "redactar" y encontrarás todos los atajos de teclado relacionados con la redacción de un correo electrónico.

Jayson DeMers: Medir y Mejorar la Productividad del Correo Electrónico

Jayson DeMers es el fundador y CEO de Email Analytics, una herramienta de productividad que visualiza tu actividad de correo electrónico o la de tus empleados. Ha estado en la industria del correo electrónico y el marketing durante años, y tiene una pasión genuina por su bandeja de entrada. Él afirma que:

Si tu equipo o proyectos laborales dependen del tiempo que se tarda en realizar una tarea en tu bandeja de entrada, medir tu actividad de correo electrónico puede mostrarte lo que está funcionando y lo que no.

De hecho, según investigaciones sobre la productividad en el lugar de trabajo, el trabajo multitarea sin seguimiento del tiempo reduce la productividad hasta en un 45%, imagina lo que podrías hacer si simplemente estás haciendo un seguimiento de tu actividad de correo electrónico.

¿Cómo Rastrear la Productividad del Correo Electrónico?

Rastrear tu correo electrónico con una hoja de cálculo no solo agrega más trabajo a tu lista, sino que también está completamente desactualizado y consume tiempo. Así que aquí tienes algunos consejos rápidos para ayudarte a gestionar mejor tu tiempo en la bandeja de entrada:

Utiliza Aplicaciones de Seguimiento del Tiempo

Puedes utilizar herramientas de seguimiento del tiempo de empleados como Toggl y TrackingTime para registrar con qué frecuencia has trabajado o cuánto tiempo has pasado en tu bandeja de entrada. Una vez que hayas rastreado con éxito de dos a cuatro semanas, puedes identificar los factores que consumen tiempo que necesitan ser gestionados mejor.

Utiliza una Aplicación de Calendario

Una aplicación de calendario te ayuda a mantenerte en la tarea, ser productivo y gestionar proyectos. Al bloquear tiempo (asignar tiempos designados para tareas específicas) en tu calendario, puedes mejorar tu productividad de correo electrónico.

Bloquear tiempo significa ceñirse a tu horario. Cuando tienes un horario justo frente a ti con reuniones, qué revisar en tu bandeja de entrada y plazos importantes, es más fácil organizar tiempo para los elementos de tu lista de tareas y definir prioridades.

Comprobando la Productividad del Correo Electrónico con Mailbird

Con Mailbird, no solo puedes integrar tu calendario, sino que también puedes programar, editar y mover eventos sin salir de la plataforma.

Elijah Litscher: Crea Bloques de Tiempo para Revisar Correos Electrónicos

Como fundador y Estratega Digital Principal en The Loop Marketing, Inc. en Chicago, Elijah Litscher se compromete a empoderar a las pequeñas y medianas empresas para alcanzar su máximo potencial en línea.

Elijah es autor, educador, emprendedor e innovador en marketing con más de 20 años de experiencia en marketing digital. Ha viajado extensamente como conferencista profesional mientras educa a miles de propietarios de negocios en todo el país sobre las mejores prácticas de marketing en línea.

Él comparte su mejor práctica para gestionar su bandeja de entrada y clientes en un solo lugar:

Es difícil hacer las cosas cuando todo es una prioridad o simplemente parece urgente. Este consejo de productividad realmente resuena si trabajas en un entorno que está constantemente en modo de estrés. Pero, para realmente lograr algo, primero comienza contigo.

Cómo defines lo que es una prioridad en tu bandeja de entrada es el primer paso en la dirección correcta para crear límites saludables con tu tiempo.

Si actualmente estás luchando con la relación entre lo importante y lo urgente en tu carga de trabajo de bandeja de entrada/proyectos, aquí hay algunos consejos que deberías considerar probar:

Entendiendo Tus Verdaderos Objetivos y Plazos

Una vez que hayas dividido tu lista, crea cronogramas y plazos para cada tarea para que puedas gestionar tu tiempo de manera sabia.

Prioriza en función de la importancia y la urgencia, teniendo en cuenta qué objetivo es el más esencial para tu éxito profesional y empresarial general.

Por último, no olvides ser realista con tus plazos.

Si a ti y a tu equipo les toma tres semanas terminar el Proyecto A, no establezcas un plazo de solo una semana para completar el proyecto porque entonces tendrás que lidiar con estrés innecesario y plazos urgentes que podrían haberse evitado.

Esto también te ayudará a evitar crear prioridades conflictivas, lo que también puede traer dolores de cabeza innecesarios para ti y tu equipo.

Nikki Elbaz: Filtrar y Programar Correos Electrónicos

Nikki Elbaz es una experta en marketing por correo electrónico y la especialista en redacción detrás de correos para Shopify Plus, Resident Home, Four Sigmatic, y más.

Anteriormente jefa de correo electrónico en la agencia Copyhackers, su micro-agencia ayuda a marcas de SaaS y comercio electrónico a alcanzar ese elusivo retorno de inversión de ?:?. Así que entiende cómo manejar correos tanto como consumidora como comercializadora. Ella declaró que su consejo para la productividad del correo electrónico es:

Los filtros te ayudan a regular tu bandeja de entrada para que puedas evitar el spam, resaltar correos importantes y organizar tu bandeja de entrada para un flujo de trabajo personalizado. También puedes protegerte de hackers y virus creando filtros para evitar que el spam ingrese a tu bandeja de entrada.

Crear filtros te permite mantener tu bandeja de entrada limpia y despejada mediante:

• Añadir automáticamente correos a carpetas específicas
• Eliminar o marcar automáticamente correos como spam
• Marcar automáticamente correos como leídos o destacados
• Archivar automáticamente correos para despejar tu bandeja de entrada
• Y más

Puedes crear filtros con aplicaciones de correo electrónico como Gmail, Yahoo y Outlook, o hacerlo en clientes de correo electrónico con funciones de bandeja de entrada unificada.

A primera vista, los filtros pueden parecer un poco intimidantes, pero una vez que hayas comenzado con lo básico, comenzarás a mejorar tu productividad en el correo electrónico. Según la documentación de Gmail de Google, un buen lugar para empezar es configurando un filtro para evitar correos que puedan ser spam o de personas fuera de tu organización.

Configurando Filtros en Mailbird

1. Navega a Menú > Configuraciones.

2. Elige la cuenta para la cual deseas establecer los filtros/reglas y luego haz clic en el botón Agregar. También puedes elegir Cuentas Unificadas, lo que significa que el filtro se aplicará a todas las cuentas en tu Mailbird.

3. Ahora, necesitas elegir la condición.

4. Y luego escribe en la caja junto a ella. Haz clic en "Agregar condición" para añadir otra. Elige una acción para la condición del filtro.

5. Después de establecer las condiciones y las acciones, haz clic en el botón Guardar.

6. Los filtros se aplicarán a los mensajes entrantes cuando Mailbird esté en funcionamiento.

Drew Page: Crea un Sistema y Usa Plantillas

Drew Page es un estratega de contenido en Siege Media, una agencia de marketing de contenido con más de 105 personas. También es el nuevo presentador del pódcast Contenido y Conversación.

Como estratega de contenido, Drew trabaja estrechamente con su equipo y clientes para asegurar que sus esfuerzos de marketing estén optimizados para el éxito. Él afirma que hay dos cosas que ayudan a su productividad del correo electrónico:

Crear plantillas para respuestas frecuentes es un antiguo pero práctico consejo para la productividad del correo electrónico. Puede parecer tedioso reservar tiempo para crear plantillas, pero es tiempo bien invertido. También puedes revisar correos antiguos que has enviado o recibido en el pasado para añadirlos a tu arsenal de plantillas.

Guarda Tus Plantillas en un Lugar Accesible

Después de haber creado tu plantilla utilizando la última herramienta de copia de correo electrónico de Mailbird, Parakeet, el siguiente paso es guardarla en un lugar al que puedas acceder fácilmente cuando sea necesario. Si tienes que buscar tus plantillas, se perderá el propósito de su existencia.

Así que coloca tus plantillas en una herramienta o plataforma que uses con frecuencia. Esto podría ser un Google Doc, borrador de Slack, Google Note, Evernote, y más.

Integra Aplicaciones en Mailbird para Usar Plantillas

Con Mailbird, puedes integrar aplicaciones como Google Docs, Evernote, Todoist, y más para obtener tus plantillas de correo electrónico sin tener que cambiar de plataforma. Esta práctica función ayuda a mantener tus plantillas lo más accesibles posible.

Actualiza Tus Plantillas

No olvides actualizar tus plantillas. A medida que avanza el año, también lo hacen la información y la forma en que interactúas con tus correos electrónicos. Esto podría significar actualizar títulos, fechas y enlaces o añadir/eliminar palabras de tus plantillas.

Magan Le: Anota las tareas que necesitas realizar

Magan Le es la Gerente de Marketing de Contenidos en Litmus, un líder en Marketing por Correo Electrónico en el Mercado Medio que te permite enviar correos electrónicos, rastrear datos y obtener información para mejorar el rendimiento.

Como experta en correo electrónico, Megan dice que vuelve a lo básico cuando se trata de su productividad con el correo electrónico. Ella afirma:

Anotar las tareas que tienes que hacer en o alrededor de tu bandeja de entrada te da una vista general de tu carga de trabajo. Al hacer esto, comenzarás a planificar mejor todas tus actividades diarias.

Crea una lista principal de todas tus tareas

Ya sea en tu computadora o en tu confiable nota adhesiva, crea una lista de todas las tareas importantes que actualmente tienes en tu plato y aquellas que podrían llegar pronto. Esto te ayuda a inspeccionar visualmente todas tus tareas para que puedas obtener una visión realista de cómo avanzar.

Una vez que hayas creado tu lista, es hora de desglosar tus tareas en cuatro categorías:

• Importante: Estas tareas deben hacerse independientemente del cronograma, ya que tienen un impacto mayor en tu carga de trabajo, negocio y objetivos.
• Urgente o con plazo corto: Estas son tareas con plazos inminentes que necesitan completarse a tiempo.
• Logros rápidos: Estas son tareas fáciles y simples que toman menos tiempo en comparación con otras. No afectan o impactan los objetivos principales, pero podrían facilitar el trabajo en equipo o el flujo de proyectos.
• Próximamente: Estas tareas no se han discutido en detalle o son aún tentativas, pero querrás tenerlas en mente a medida que se acerque el momento de ejecutarlas.

Paul Airy: Primero lo primero, haz el trabajo

Paul Airy, Consultor de Accesibilidad y Usabilidad y fundador de Beyond the Envelope, educa activamente y encuentra maneras innovadoras para que los comercializadores creen diseños de correo electrónico accesibles para personas con discapacidades.

Cuando se trata de correo electrónico, no hay nada de lo que Paul esté más apasionado que entregar grandes experiencias de correo electrónico. Esto lo ha llevado a desafiar prácticas de diseño y desarrollo de correo electrónico establecidas desde hace mucho tiempo, y a introducir técnicas innovadoras, para hacer que el correo electrónico sea más amigable y accesible para los destinatarios.

Es autor de numerosos artículos, escritos con este fin, incluidos los publicados por Net magazine, Really Good Emails, EnvatoTuts+ y Litmus, además de su libro, 'A Type of Email: Un manual para trabajar con tipografía HTML en correo electrónico'.

Paul es reconocido como un defensor principal de la accesibilidad en el correo electrónico, lo que llevó a su nominación para los Premios a la Discapacidad Empresarial 2019, en la categoría de 'Influencer Inteligente en Discapacidad', junto a la BBC y Virgin Media.

Antes de abordar su bandeja de entrada, Paul afirma que su consejo para la productividad del correo electrónico es:

La mayoría de las personas se obligan a trabajar durante el día. Si bien esto asegura que trabajes tus habituales nueve a cinco, no garantiza que hayas logrado mucho o siquiera la más mínima productividad para tu trabajo y tu bandeja de entrada.

Aprender cuándo eres más productivo y cuándo no te da una mejor comprensión de cómo planificar tu día y cuándo deberías sumergirte de cabeza en tu bandeja de entrada.

Aprende cuándo eres más productivo

Como ha afirmado el emprendedor Srinivas Rao, "Lo que importa más que la duración del tiempo que le dedicas a algo es, en realidad, la intensidad de enfoque. Porque si tienes una intensidad de enfoque, puedes reducir la cantidad de tiempo dedicado a ello para obtener los mismos o mejores resultados."

Según investigaciones de la Harvard Business Review, las horas pico de productividad varían significativamente entre individuos, siendo la mayoría de las personas las que experimentan su mayor rendimiento cognitivo durante ventanas específicas de 2-3 horas a lo largo del día. Así que, si eres una persona madrugadora, lo más probable es que tu productividad disminuya a medida que se acerque la tarde. Tendrás tus "altas" por la mañana y tus "bajas" por la tarde.

Querrás usar tus "altas" para el trabajo que requiere más enfoque y energía mental, como compilar informes y completar proyectos. Durante tus "bajas", querrás hacer trabajos que no requieran mucho esfuerzo mental, como reuniones, revisar correos, etc.

Para una mejor comprensión de cómo dominar tus momentos más productivos, aquí hay algunos consejos prácticos que podrían ayudar:

• Programa tus momentos más/menos productivos: Descubre qué tipo de persona eres y crea un horario en torno a ello. Por ejemplo, si eres una persona madrugadora, trabaja por la mañana, pero si eres un ave nocturna, no te obligues a ser una persona mañanera.
• Haz trabajos de alto valor cuando seas más productivo: Aborda las tareas más importantes cuando seas más productivo, antes de que empieces a decaer en la tarde.
• Haz trabajos superficiales cuando eres menos productivo: Cuando estés en un bache o menos productivo, realiza tareas que no requieran mucha energía, como planificaciones, reuniones y revisar tu bandeja de entrada.
• Haz un seguimiento de tu progreso y ajusta: Registra tu proceso de productividad para ver en qué momentos del día eres más productivo, para asegurar que crees un horario de trabajo y bandeja de entrada realista en torno a esos tiempos.

Hillel Berg: Elige qué correos electrónicos abordar

Hillel Berg es el CEO y fundador de Hillel Berg Email Marketing Services, que proporciona servicios de marketing por correo electrónico a empresas de todos los tamaños a través de servicios de consultoría y agencia. También es el presentador de Inboxing, un pódcast sobre marketing por correo electrónico.

Hillel comparte que su consejo para la productividad del correo electrónico para abordar su tarea diaria, los correos de los clientes y la bandeja de entrada es:

Muchos de nosotros pasamos más tiempo leyendo sobre consejos de productividad que realmente probándolos. No hay dos consejos iguales, pero solo funcionan si encuentras uno que te funcione y te mantienes en él de manera constante.

Como en cualquier cosa, se trata de formar un buen hábito que funcione para ti a largo plazo, para que en los días en que no sepas qué hacer o te sientas desmotivado, puedas caer fácilmente en tu hábito de productividad de correo electrónico en piloto automático.

¡Encuentra una estrategia para tu bandeja de entrada y mantente en ella!

Kabrina Budwell: Mantén la Mayoría de tu Bandeja de Entrada en Cero

Kabrina Budwell es la fundadora de su propia firma de consultoría que se centra en ayudar a sus clientes, ya que se especializa en imanes de leads, cuestionarios y más para crear oportunidades de automatización y escalado en los negocios con los que trabaja.

También ha trabajado estrechamente con ConvertKit y Advance Your Reach ayudando a sus clientes en áreas como migraciones y redacción de textos.

Kabrina comparte que sus consejos para la productividad del correo electrónico son:

No temas a la Bandeja de Entrada en Cero

'Bandeja de entrada en cero' tiene mala reputación, de hecho, es la gran división entre los usuarios de correo electrónico. O estás en bandeja de entrada en cero o tienes más de 500 correos que no se han leído desde 2017.

Pero la verdad es que, independientemente del tipo de usuario que seas, tener una bandeja de entrada limpia te hace sentir bien, pero aquí está la cosa: no tienes que leer todos tus correos para alcanzar la bandeja de entrada en cero. Según investigaciones sobre productividad del MIT, mantener una bandeja de entrada limpia puede reducir la carga cognitiva hasta en un 40%, permitiendo un mejor enfoque en tareas importantes. Puedes hacer lo siguiente:

• Aplazar correos que no requieren tu atención en este momento
• Configura filtros para enviar correos a sus carpetas y etiquetas designadas
• Borrar o darte de baja de boletines que saturan tu bandeja de entrada
• Consigue un cliente de correo para ayudarte a alcanzar la bandeja de entrada en cero

Mejora tu Productividad con el Correo Electrónico con Mailbird

Mailbird es un cliente de correo electrónico con una hermosa función de bandeja de entrada unificada que ofrece una experiencia agradable para todos sus usuarios. Su experiencia de usuario tiene un diseño limpio, moderno y elegante, por lo que no te sentirás desordenado y abrumado.

Mailbird viene con características de productividad que tienen opciones personalizables, como agregar etiquetas personalizadas, reglas de filtrado de correos electrónicos, temas, carpetas y diseños para hacer que tu bandeja de entrada y espacio de trabajo sean funcionales para tus necesidades. Según la documentación del servidor Exchange de Microsoft, las configuraciones de bandeja de entrada unificada pueden mejorar la eficiencia del procesamiento de correos electrónicos al consolidar múltiples cuentas en una sola interfaz.

Características de Mailbird:

• Bandeja de Entrada Unificada:Mailbird proporciona una bandeja de entrada unificada para que puedas revisar todos tus correos en un solo lugar y cambiar entre ellos con solo un clic.
• Grupo de Correos Electrónicos:Puedes encontrar contactos que utilizas regularmente de una cuenta de correo electrónico específica y colocarlos en grupos personalizados. Los grupos son útiles si a menudo envías correos electrónicos a las mismas múltiples direcciones de correo electrónico.
• Enviar Más Tarde:Envía correos electrónicos por adelantado con la función de Enviar Más Tarde para quitar correos y tareas de tu lista más rápido.
• Seguimiento de Correos Electrónicos:Esta función permite a los usuarios de Gmail rastrear correos electrónicos que han sido leídos individualmente o en grupos, así puedes medir tus esfuerzos de alcance.
• Función de Postergación:Revisa tu bandeja de entrada y posterga los correos electrónicos que necesitan respuesta para más tarde o revísalos en otro momento.
• Filtros Avanzados:Mailbird ofrece reglas de filtrado avanzadas y flujos de trabajo para ayudarte a gestionar tus correos electrónicos entrantes más rápido. Según la documentación de Gmail de Google, los usuarios con filtros de correo electrónico debidamente configurados tienen cinco veces más probabilidades de alcanzar el Inbox Zero en comparación con aquellos sin sistemas de filtrado.
• Múltiples Atajos de Teclado:Si eres una persona que navega por tu bandeja de entrada utilizando teclas, Mailbird te permite usar todos los atajos de teclado familiares de Gmail.

Encuentra Lo Que Funciona Para Ti

Hemos enumerado algunas maneras bastante detalladas en las que puedes comenzar a abordar el monstruo que tu bandeja de entrada podría haber llegado a ser. La lección más importante es que cada experto tiene sus propias formas o ideas sobre lo que significa la productividad del correo electrónico, lo que significa que tú también deberías hacerlo.

Todo se trata de encontrar los consejos para la productividad del correo electrónico que mejor funcionen para ti en función de tu personalidad, carga de trabajo y herramientas. Esto podría ser gestionar tus correos electrónicos mejor o llegar a Inbox Zero más rápidamente. Cualquiera que sea tu objetivo, no olvides que se trata de construir una relación más saludable con tu bandeja de entrada a medida que avanzas.

Preguntas Frecuentes

Hay varias formas de organizar tu correo electrónico para mejorar la productividad, incluyendo etiquetas, filtros y atajos de teclado. Además, puedes usar un cliente de correo electrónico con una bandeja de entrada unificada como Mailbird para ayudar.

Puedes medir la productividad del correo electrónico mediante: - Cuánto tiempo se pasa en tu bandeja de entrada - Cuántos correos electrónicos has recibido - Cuántos correos electrónicos has respondido - Cuántas tareas puedes completar de manera regular

Según investigaciones de RescueTime y el Instituto Global McKinsey, el trabajador de oficina promedio recibe alrededor de 121 correos electrónicos cada día laboral. Envía menos, con solo 33 siendo el promedio por día.