14 Отличных Советов по Управлению Электронной Почтой

Кат Пей: Используйте свои папки электронной почты

Кат Пей является одним из 50 лучших влиятельных людей в области email-маркетинга в мире и генеральным директором и основателем Holistic Email Marketing, где ее команда помогает таким брендам, как Facebook, Mr. Porter и Barclays, разрабатывать маркетинговые программы, которые достигают истинной персонализации 1:1.

Несомненно, Кат знает много о электронной почте, о том, насколько мощной она может быть, если использовать ее в полной мере, и насколько подавляющей она может быть, если ее неправильно использовать.

И вот что она говорит:

Удивительно, но папки, вероятно, являются одной из самых недооцененных функций, которые предлагает каждый почтовый клиент. Иногда их также называют «ярлыками», и эта простая продуктивная привычка размещать каждое полезное письмо в тематическом кластере может помочь вам организовать свой почтовый ящик и лучше понять, что приходит и уходит.

В конце концов, в среднем профессионал получает около 88 писем в день и отправляет около 33. Теперь представьте, что вы хотите собрать все, что связано с одной темой, не сохранив их сначала в отдельной папке. Звучит раздражающе и требует много времени, верно?

Вы можете использовать папки для электронной почты, чтобы сэкономить время и повысить продуктивность несколькими способами:

Создайте специальные папки

Чтобы быть полезными, папки электронной почты должны быть специфическими — не такими, как «Старые письма», а скорее «Советы по продуктивности», «Изучение бизнеса», «Потенциальные клиенты», «Семья» или даже «Прочитать позже».

Чем более специфическими будут папки, тем легче вам будет классифицировать письма по мере их поступления, находить их снова, когда они нужны, и без усилий просматривать их, не открывая, чтобы понять, что внутри.

Создайте подкатегории

Когда вы начнете создавать папки, вы начнете становиться более детализированным в отношении ваших потребностей. Вместо того, чтобы добавлять больше в основную папку, начните создавать подкатегории.

Например, ваша основная папка может быть «Командные письма», но ваши подкатегории могут быть более специфическими с такими ярлыками, как «HR команда», «Маркетинг команда» и «Продажи команда».

Используйте папки для очистки вашего основного почтового ящика

Если вы предпочитаете более компактный почтовый ящик, вы можете добавлять письма в папки и удалять их из своего почтового ящика, убрав метку "входящие" или архивировав письма.

Пока ваши письма добавлены в папку до выполнения любого из двух действий, вы найдете их, ожидающими вас в вашей назначенной папке.

Как создать папки в Gmail

Вот пошаговая инструкция о том, как создать папки или ярлыки в Gmail.

1. Нажмите на значок настроек.

2. Перейдите на вкладку «Ярлыки».

3. Внизу нажмите «Создать новый ярлык».

4. Назовите ярлык. Затем нажмите «Сохранить».

Как создать папки в Outlook

Согласно официальной документации Microsoft, вы можете легко создать папку в Outlook с помощью этих простых шагов:

1. В левом окне Mail, Контакты, Задачи или Календарь щелкните правой кнопкой мыши на том месте, где вы хотите добавить папку.

2. Нажмите «Новая папка». Примечание: в Календаре команда «Новая папка» заменяется на «Новый календарь».

3. В поле имени введите имя для папки и нажмите «Enter».

Как создать папки в Mailbird

1. В главном окне Mailbird нажмите на меню Mailbird в верхнем левом углу. Выберите «Настройки».

2. Выберите «Папки».

3. Здесь вы можете добавлять/редактировать/удалять папки для любого выбранного почтового аккаунта, который вы добавили в Mailbird.

4. Вы можете даже создавать подкатегории внутри одной родительской папки; их называют Иерархическими папками.

5. Измените цвет папок, нажав на квадрат рядом с именами папок, которые вы создали, чтобы сделать их легко различимыми.

6. Когда вы закончите, нажмите кнопку «Синхронизировать с сервером», и все готово.

Стив Хендерсон: Возьмите контроль над своей почтой

Стив Хендерсон провел последние 15 лет, работая в технологии отправки электронной почты, основанной на данных, соблюдении цифрового маркетинга и стратегии отправки электронной почты. Он является членом Совета по электронной почте DMA и с 2012 года консультирует в юридическом и доставочном центре совета.

Как человек, который хорошо знаком с законами, регулирующими email-маркетинг, он понимает, что власть находится в руках читателя — в ваших руках! Вы имеете возможность контролировать, регулировать и определять, что должно поступать в вашу почту. В конце концов, ваша личная или профессиональная почта — это святое место; поэтому Стив утверждает:

Способ, которым вы взаимодействуете с вашей почтой, отправляет сигналы вашему почтовому приложению, которые помогают ему определить, хотите ли вы видеть больше писем от конкретного отправителя или письма с аналогичным содержанием в вашей почте.

Если вы просто открываете нежелательные письма и оставляете их в вашей почте, это может быть причиной, по которой они в первую очередь у вас есть.

Например, если вы пользователь Gmail, у вас есть вкладки "Основные", "Социальные" и "Реклама", чтобы классифицировать все ваши письма. Согласно документации Gmail от Google, Gmail перемещает маркетинговые и массовые письма, такие как предложения, акции и другие рекламные сообщения, в вкладку "Реклама".

Власть в ваших руках

Поскольку большинство маркетологов хотят привлечь ваше внимание, они должны попасть в вашу вкладку "Основные". В конце концов, 84.5% сообщений, помеченных как реклама, попадают во вкладку "Реклама", из которых только 19.2% читаются, что является самым низким показателем среди всех вкладок. Это само по себе доказывает, что попасть в основную почту намного важнее для маркетологов.

Что это говорит о вас, читателе? Чем больше вы взаимодействуете с письмами во вкладке "Реклама", тем вероятнее, что они начнут появляться в вашей основной почте.

Просто отписавшись, заблокировав или взаимодействуя с письмами, чтобы обучить свою почту тому, что вы хотите видеть больше или меньше, вы можете увеличить свою продуктивность электронной почты. Это означает больше полезного контента и меньше хлопот с удалением писем, которые вы не хотите видеть.

Чтобы помочь вам понять, как все это осуществить, вот несколько советов, которые вы можете использовать, чтобы лучше контролировать свою почту:

Отписывайтесь от email-рассылок

Есть ли смысл отписываться от писем?

Не бойтесь отписываться от email-рассылок или акций. Если вам неинтересны письма от конкретного отправителя, сделайте услугу себе и им — отписывайтесь. У вас будет более чистая почта, и отправитель не будет тратить время на отправку писем, которые вам не нужны.

Может быть, письма оказались не такими полезными, как вы думали, вам уже не интересно у них что-то покупать, или вы переросли этот бренд. Какова бы ни была ваша причина, не стесняйтесь отписываться от нежелательных писем, заполняющих вашу почту.

Помните, что у вас есть право отписаться. Согласно руководящим принципам FTC, ни один отправитель не должен и не может удерживать вас в заложниках, скрывая свою ссылку для отписки или предотвращая ваше успешное удаление из своего списка рассылки!

Помните, вы контролируете, что может быть отправлено в вашу почту.

Обязательное требование — размещать ссылку для отписки в каждом письме, так как это регулируется законами о спаме в электронной почте по всему миру, такими как:

• Закон CAN-SPAM в США
• Закон о борьбе с спамом в Канаде
• Правила о конфиденциальности и электронных коммуникациях в Великобритании
• Общее регулирование по защите данных в Европейском Союзе

Примечание: Не нажимайте на ссылки для отписки из непрошеных или похожих на спам писем, так как они могут привести к вредоносному ПО или взлому. В таком случае лучше следовать следующему совету.

Пометьте нежелательные письма как спам

Не все в мире электронной почты честны. Поскольку ваша почта содержит много конфиденциальной информации, вам также следует быть осторожным с тем, какие ссылки вы открываете или на что нажимаете. Если вы получили непрошеное письмо, не нажимайте кнопку отписки; просто отметьте его как спам.

Пометка как спам не только удаляет сообщение (или помещает его в корзину), но и обучает алгоритм вашего почтового приложения тому, что вы считаете спамом, так что оно сможет лучше выявлять и блокировать недобросовестные сообщения в будущем и адаптироваться по мере изменения приемов спамеров.

Как отписаться и использовать фильтры в Mailbird

С помощью Mailbird вы можете настроить фильтры, чтобы удалять спам-письма, прежде чем они заполнят вашу почту, отписываться от бесполезных новостных рассылок и добавлять отдельную учетную запись для потенциальных мусорных писем.

Рон Стефански: Используйте функцию унифицированного почтового ящика

Рон Стефански — онлайн-предприниматель и преподаватель колледжа, который страстно желает помочь людям создавать и продвигать собственные онлайн-бизнесы. Рон является экспертом, потому что в основном использует электронную почту исключительно для ведения бизнеса, что помогло ему заработать миллионы прибыли для его сайта.

Рон утверждает, что его лучший совет по продуктивности электронной почты заключается в том, чтобы иметь унифицированный почтовый ящик для управления всеми своими деловыми и личными письмами. Он делится тем, что:

Унифицированный почтовый ящик — это папка, содержащая все ваши учетные записи электронной почты в одном месте. Вы можете применять такие функции, как поиск электронной почты или вложений, фильтрация или папки, ко всем учетным записям электронной почты одновременно.

Чтобы максимально эффективно использовать функцию унифицированного почтового ящика, вы можете использовать почтовый клиент, такой как Mailbird или Thunderbird.

Унифицированный почтовый ящик идеально подходит для всех, кто работает и живет в своих почтовых ящиках с множеством учетных записей электронной почты, позволяя вам:

• Сократить время на переключение или вход и выход из учетных записей
• Проще и быстрее отслеживать электронные письма
• Создавать шаблонные и автоматизированные сообщения для более быстрых ответов
• Отсрочить, выделить, архивировать, пометить как непрочитанное и фильтровать беседы

Функция унифицированного почтового ящика Mailbird

Mailbird не только позволяет вам управлять несколькими электронными письмами в одном месте, но вы также можете мгновенно разделить учетные записи одним щелчком мыши. Вы можете легко синхронизировать свои календари, контакты и приложения для создания единого рабочего пространства.

Вы можете настроить Mailbird в соответствии с вашими личными предпочтениями, а настройка удобна для протоколов POP3 и IMAP. В отличие от других почтовых клиентов, которые требуют от вас прохождения множества этапов для подключения учетных записей электронной почты, Mailbird позволяет вам без проблем добавлять ваши учетные записи, независимо от домена.

Mailbird также позволяет интегрировать приложения, такие как WhatsApp, Asana, LinkedIn и другие, чтобы создать унифицированное рабочее пространство в одном приложении, а не переходить от приложения к приложению.

Вы даже можете цветовое кодирование ваших учетных записей электронной почты, чтобы вы могли легко отслеживать, откуда приходят письма.

Энди Крестодина: Сэкономьте время с помощью горячих клавиш

Энди Крестодина — соучредитель и главный маркетинговый директор Orbit Media, цифрового агентства с 45 сотрудниками в Чикаго. За последние 20 лет Энди предоставил советы по цифровому маркетингу более 1000 бизнесам.

Он выступает на национальных конференциях по маркетингу и пишет для популярных маркетинговых блогов. Он также является автором Content Chemistry: The Illustrated Handbook for Content Marketing. Как человек, хорошо разбирающийся в маркетинге электронных писем и постоянно работающий в своем почтовом ящике, если кто-то понимает необходимость продуктивности электронной почты, так это он!

Так в чем же секрет этого СМО, автора и основателя управления своим профессиональным почтовым ящиком, несмотря на загруженный график? Это не так сложно, как вы можете подумать. Энди делится:

Согласно исследованию анализа продуктивности The Washington Post, средний сотрудник тратит 4,1 часа в день на проверку своей электронной почты. С помощью горячих клавиш или сокращений вы можете сократить время, проведенное в почте, и улучшить свою продуктивность электронной почты.

В отличие от большинства хитроумных функций, горячие клавиши для электронной почты доступны и легко усваиваются. Просто имейте в виду, что выработка привычки, как и все остальное, требует времени, но по мере того, как вы начнете чаще использовать сокращения для своих наиболее часто используемых действий в своем почтовом ящике, вы начнете осознавать, насколько легко их можно интегрировать в ваш день.

Если вы готовы начать использовать сокращения, вот несколько быстрых руководств по их внедрению в Gmail, Outlook и Mailbird!

Горячие клавиши Gmail

В Gmail вы можете использовать их стандартные сокращения или настроить свои собственные. Чтобы изменить стандартные клавишные сокращения в Gmail, выполните следующие действия:

1. На вашем компьютере перейдите в Gmail. В правом верхнем углу нажмите Настройки, а затем Просмотреть все настройки.

2. Нажмите Дополнительно.

3. Рядом с «Настраиваемыми клавиатурными сокращениями» нажмите Включить.

4. Внизу нажмите Сохранить изменения.

Включение горячих клавиш Outlook

Outlook позволяет вам использовать и создавать собственные сокращения. Чтобы получить доступ к этой функции, используйте следующие инструкции:

1. Выберите Настройки. Выберите «Посмотреть все настройки Outlook».

2. Выберите Общие > Доступность.

3. Выберите Outlook.com, если хотите использовать клавиатурные сокращения Outlook.com. Затем выберите Сохранить.

4. Нажмите X, чтобы закрыть Настройки.

Горячие клавиши Mailbird

1. Щелкните по выпадающему меню Mailbird в верхнем левом углу приложения. Выберите Справка > Сокращения.

2. Появится окно, показывающее все различные клавиатурные сокращения, которые вы можете использовать.

3. Чтобы найти клавиатурное сокращение, просто нажмите на значок лупы в правом верхнем углу окна и введите свой термин клавиатурного сокращения. Например, введите "написать", и вы найдете все клавиатурные сокращения, связанные с созданием электронного письма.

Джейсон Димерс: Измерьте и Улучшите Продуктивность Электронной Почты

Джейсон Димерс является основателем и генеральным директором Email Analytics, инструмента продуктивности, который визуализирует вашу электронную активность или активность ваших сотрудников. Он работает в сфере электронной почты и маркетинга уже много лет и искренне увлечен своим почтовым ящиком. Он заявляет:

Если ваша команда или рабочие проекты зависят от времени, необходимого для выполнения задачи в вашем почтовом ящике, измерение вашей электронной активности может показать, что работает, а что нет.

На самом деле, согласно исследованиям продуктивности на рабочем месте, многозадачность без отслеживания времени снижает продуктивность до 45%, так что представьте, что вы можете сделать, если просто будете отслеживать свою электронную активность.

Как Отследить Продуктивность Электронной Почты?

Отслеживание вашей электронной почты с помощью электронных таблиц не только добавляет больше работы в ваш список, но и совершенно устарело и отнимает время. Поэтому вот несколько быстрых советов, которые помогут вам лучше управлять своим временем в почтовом ящике:

Используйте Приложения для Отслеживания Времени

Вы можете использовать инструменты отслеживания времени сотрудников, такие как Toggl и TrackingTime, чтобы записывать, как часто вы работали или сколько времени провели в своем почтовом ящике. Когда вы успешно отслеживаете две-четыре недели, вы можете составить карту убийц времени, которые необходимо лучше управлять.

Используйте Календарное Приложение

Календарное приложение помогает вам оставаться сосредоточенным, быть продуктивным и управлять проектами. При блокировке времени (блокировка определенного времени для конкретных задач) в вашем календаре вы можете улучшить свою продуктивность электронной почты.

Блокировка времени означает соблюдение вашего расписания. Когда у вас есть расписание прямо перед вами с встречами, что проверить в своем почтовом ящике и важными сроками, проще организовать время для задач из вашего списка дел и определить приоритеты.

Проверка Продуктивности Электронной Почты с Mailbird

С Mailbird вы можете не только интегрировать свой календарь, но и планировать, редактировать и перемещать события, не покидая платформу.

Элайджа Литшер: Создание временных блоков для проверки электронной почты

Как основатель и главный цифровой стратег в The Loop Marketing, Inc. в Чикаго, Элайджа Литшер стремится помочь малым и средним предприятиям реализовать свой полный потенциал в интернете.

Элайджа — автор, педагог, предприниматель и маркетинговый новатор с более чем 20-летним опытом в области цифрового маркетинга. Он много путешествовал как профессиональный спикер, обучая тысячи владельцев бизнеса по всей стране лучшим практикам онлайн-маркетинга.

Он делится своей лучшей практикой управления электронной почтой и клиентами в одном месте:

Сложно что-либо сделать, когда все кажется приоритетом или срочным. Этот совет по продуктивности действительно актуален, если вы работаете в стрессовой обстановке. Но чтобы действительно что-то достичь, прежде всего, нужно начать с себя.

Как вы определяете, что является приоритетом в вашем почтовом ящике, является первым шагом в правильном направлении к созданию здоровых границ с вашим временем.

Если вы в настоящее время испытываете трудности с соотношением важного и срочного в вашей электронной почте/рабочей нагрузке, вот несколько советов, которые стоит попробовать:

Понимание ваших истинных целей и сроков

Как только вы разделите свой список, создайте графики и сроки для каждой задачи, чтобы вы могли разумно управлять своим временем.

Приоритизируйте на основе важности и срочности, принимая во внимание, какая цель является наиболее важной для вашего общего профессионального и бизнес-успеха.

Наконец, не забывайте быть реалистичными с вашими сроками.

Если вашему проекту А требуется три недели для завершения, не ставьте срок всего в одну неделю, так как тогда вам придется сталкиваться с ненужным стрессом и срочными дедлайнами, которых можно было избежать.

Это также поможет вам избежать создания конфликтующих приоритетов, что может привести к ненужным головным болям для вас и вашей команды.

Никки Эльбаз: Фильтры и расписание электронной почты

Никки Эльбаз — опытный специалист по email-маркетингу и копирайтинг-специалист, который создает письма для Shopify Plus, Resident Home, Four Sigmatic и других.

Ранее она была руководителем отдела электронной почты в агентстве Copyhackers, и ее микро-агентство помогает SaaS и электронным брендам достичь того неуловимого ROI в ?:?. Поэтому она понимает, как работать с электронной почтой как потребитель и как маркетолог. Она заявила, что ее совет по продуктивности электронной почты:

Фильтры помогут вам регулировать ваш почтовый ящик, чтобы вы могли избежать спама, выделять важные письма и организовать ваш почтовый ящик для персонализированного рабочего процесса. Вы также можете защитить себя от хакеров и вирусов, создавая фильтры, чтобы предотвратить спам в вашем почтовом ящике.

Создание фильтров позволяет вам поддерживать чистоту вашего почтового ящика и избегать беспорядка, выполняя следующие действия:

• Автоматически добавлять письма в конкретные папки
• Автоматически удалять или помечать письма как спам
• Автоматически отмечать письма как прочитанные или с пометкой
• Автоматически архивировать письма, чтобы освободить ваш почтовый ящик
• И многое другое

Вы можете создавать фильтры с помощью отдельных почтовых приложений, таких как Gmail, Yahoo и Outlook, или делать это в почтовых клиентах с функциями объединенного почтового ящика.

На первый взгляд фильтры могут показаться немного пугающими, но как только вы начнете с основ, вы начнете повышать свою продуктивность в электронной почте. Согласно документации Gmail от Google, хорошее место для начала — это настройка фильтра, чтобы избежать писем, которые могут быть спамом или от людей вне вашей организации.

Настройка фильтров в Mailbird

1. Перейдите в Меню > Настройки.

2. Выберите учетную запись, для которой вы хотите установить фильтры/правила, а затем нажмите кнопку Добавить. Вы также можете выбрать Объединенные учетные записи, что означает, что фильтр будет применяться ко всем учетным записям в вашем Mailbird.

3. Теперь вам нужно выбрать условие.

4. Затем введите в поле рядом с ним. Нажмите "Добавить условие", чтобы добавить еще одно. Выберите действие для условия фильтра.

5. После того как вы установите условия и действия, нажмите кнопку Сохранить.

6. Фильтры будут применяться к входящим сообщениям, когда Mailbird запущен.

Дрю Пейдж: Создайте систему и используйте шаблоны

Дрю Пейдж — стратег по контенту в Siege Media, агентстве контентного маркетинга с более чем 105 сотрудниками. Он также является новым ведущим подкаста «Контент и обсуждение».

Как стратег по контенту, Дрю тесно сотрудничает со своей командой и клиентами, чтобы убедиться, что их маркетинговые усилия оптимизированы для успеха. Он утверждает, что есть две вещи, которые помогают ему повысить продуктивность работы с электронной почтой:

Создание шаблонов для частых ответов — это старый, но практичный совет по продуктивности электронной почты. Может показаться утомительным выделять время на создание шаблонов, но это время того стоит. Вы также можете просмотреть старые электронные письма, которые вы отправляли или получали в прошлом, чтобы добавить их в свою коллекцию шаблонов.

Сохраняйте свои шаблоны в доступном месте

После того как вы создадите свой шаблон, используя новейший инструмент копирования электронных писем Mailbird, Parakeet, следующим шагом будет его сохранение в месте, к которому вы сможете легко получить доступ при необходимости. Если вам придется искать свои шаблоны, это сведёт на нет смысл их существования.

Поэтому размещайте свои шаблоны в инструменте или платформе, которую вы часто используете. Это может быть Google Doc, черновик в Slack, Google Заметки, Evernote и прочее.

Интегрируйте приложения в Mailbird для использования шаблонов

С помощью Mailbird вы можете интегрировать приложения, такие как Google Docs, Evernote, Todoist и другие, чтобы получать доступ к своим шаблонам электронной почты, не переключаясь между платформами. Эта удобная функция помогает сделать ваши шаблоны максимально доступными.

Обновляйте свои шаблоны

Не забывайте обновлять свои шаблоны. С течением года меняется информация и способ взаимодействия с вашими электронными письмами. Это может означать обновление заголовков, дат и ссылок или добавление/удаление слов из ваших шаблонов.

Маган Ле: Запишите задачи, которые нужно выполнить

Маган Ле — менеджер по контентному маркетингу в Litmus, лидере в области email-маркетинга для среднего бизнеса, который позволяет вам отправлять электронные письма, отслеживать данные и получать аналитические сведения для улучшения производительности.

Как эксперт по электронной почте, Меган говорит, что она возвращается к основам, когда речь идет о продуктивности электронной почты. Она утверждает:

Запись задач, которые вам нужно сделать в вашем почтовом ящике или рядом с ним, дает вам обзор вашей рабочей нагрузки с высоты птичьего полета. Делая это, вы начнете лучше планировать все свои повседневные дела.

Создайте главный список всех ваших задач

Будь то на вашем компьютере или на вашем надежном стикере, создайте список всех основных задач, которые в настоящее время стоят перед вами, и тех, которые могут появиться совсем скоро. Это поможет вам визуально оценить все ваши задачи, чтобы вы могли получить реалистичное представление о том, как двигаться вперед.

После того, как вы составите свой список, пришло время разбить ваши задачи на четыре категории:

• Важно: Эти задачи необходимо выполнить независимо от сроков, так как они имеют большое влияние на вашу рабочую нагрузку, бизнес и цели.
• Срочно или с коротким сроком выполнения: Эти задачи имеют приближающиеся сроки, которые необходимо выполнить вовремя.
• Быстрые победы: Эти задачи легкие и простые, они занимают меньше времени по сравнению с другими. Они не влияют на важные цели, но могут облегчить работу в команде или сделать проекты более эффективными.
• Скоро: Эти задачи еще не обсуждались в деталях или остаются предварительными, но вам нужно помнить о них, когда приближается время их выполнения.

Пол Эйри: Прежде всего, займитесь работой

Пол Эйри, консультант по доступности и удобству использования и основатель Beyond the Envelope, активно обучает и находит инновационные способы для маркетологов создавать доступные дизайны электронной почты для людей с ограниченными возможностями.

Когда дело касается электронной почты, ничего не вызывает у Пола больше энтузиазма, чем предоставление отличного опыта работы с электронной почтой. Это побудило его бросить вызов устоявшимся практикам дизайна и разработки электронной почты и внедрить инновационные техники, чтобы сделать электронную почту более удобной для получателя и доступной.

Он является автором множества статей, написанных с этой целью, включая те, что были опубликованы в журнале Net, Really Good Emails, EnvatoTuts+ и Litmus, помимо его книги «Тип электронной почты: справочник по работе с HTML типографикой в электронной почте».

Пол признан ведущим защитником доступности в электронной почте, что привело к его номинации на Премию «Бизнеса для людей с ограниченными возможностями 2019 года», награду «Инфлюенсер, ориентированный на людей с ограниченными возможностями», наряду с BBC и Virgin Media.

Перед тем как приступить к своей электронной почте, Пол заявляет, что его совет по повышению продуктивности электронной почты:

Большинство людей заставляют себя работать в течение дня. Хотя это и гарантирует, что вы работаете свои обычные девять до пяти, это не гарантирует, что вы достигли многого или даже малейшей продуктивности как для своей работы, так и для своего почтового ящика.

Узнать, когда вы наиболее продуктивны, а когда нет, дает вам лучшее понимание того, как планировать свой день и когда следует погружаться с головой в свой почтовый ящик.

Узнайте, когда вы наиболее продуктивны

Как заявил предприниматель Сринивас Рао: «Что важнее, чем количество времени, которое вы тратите на дело, - это на самом деле интенсивность фокуса. Потому что если у вас есть интенсивность фокуса, вы можете фактически сократить время, потраченное на выполнение этого дела, чтобы получить те же или лучшие результаты.»

Согласно исследованиям Harvard Business Review, часы пиковой продуктивности значительно варьируются среди людей, и большинство людей испытывают свои лучшие когнитивные показатели в определенные 2-3 часовые окна в течение дня. Итак, если вы жаворонок, скорее всего, вы замедлите продуктивность по мере приближения позднего вечера. У вас будут «высшие» результаты утром и «низкие» во второй половине дня.

Вы хотите использовать свои «высшие» результаты для работы, требующей наибольшей концентрации и умственной активности, например, для составления отчетов и завершения проектов. В ваши «низкие» моменты вы хотите заниматься работой, которая не требует много умственной активности, например, участвовать в встречах, проверять электронную почту и т. д.

Для лучшего понимания, как овладеть своими наиболее продуктивными временами, вот несколько практических советов, которые могут помочь:

• Запланируйте свои наиболее/менее продуктивные времена: Узнайте, каким типом человека вы являетесь, и создайте расписание вокруг этого. Например, если вы жаворонок, работайте утром, но если вы сова, не принуждайте себя быть жаворонком.
• Занимайтесь высокозначимой работой, когда вы наиболее продуктивны: Решайте важнейшие задачи, когда вы наиболее продуктивны, до того, как у вас начнется снижение активности в течение дня.
• Занимайтесь простой работой, когда вы наименьше продуктивны: Когда вы находитесь в упадке или менее продуктивны, выполняйте задачи, которые не требуют много энергии, такие как планирование, встречи и проверка вашего почтового ящика.
• Отслеживайте свой прогресс и корректируйте: Записывайте свой процесс продуктивности, чтобы увидеть, в какое время дня вы наиболее продуктивны, чтобы убедиться, что вы создаете реалистичное расписание работы и почтового ящика вокруг этих времен.

Иэн Броди: Избегайте отвлечения электронными письмами

Иэн Броди помогает консультантам, тренерам и коучам привлекать и завоевывать больше клиентов. Он автор бестселлера Искусство убеждения по электронной почте с более чем двумястами пятизвёздочными отзывами по всему миру. Поскольку электронная почта — это его работа, он здесь, чтобы поделиться значимым советом по продуктивности электронной почты, который нам всем нужно услышать:

Так легко увлечься своими письмами, когда у вас есть другие обязанности. Не позволяйте вашему почтовому ящику управлять вами. Однако продуктивность электронной почты не возникает на пустом месте. Всё сводится к созданию привычек, которые способствуют более здоровым отношениям с вашим почтовым ящиком.

Когда вы открываете свою электронную почту, если вам кажется, что у вас нет контроля, обратите внимание на способы, которыми вы управляете своим почтовым ящиком. Затем найдите небольшие способы внедрить эти советы экспертов по электронной почте и постепенно берите полный контроль над ним.

Всё, что вам нужно, это один шаблон электронного письма, сочетание клавиш или почтовый клиент. Начните с чего-то и развивайтесь от этого.

Хилел Берг: Выбирайте, какие письма обрабатывать

Хилел Берг — директор и основатель Услуг Email-маркетинга Хилела Берга, которая предоставляет услуги email-маркетинга компаниям любого размера через консультации и агентские услуги. Он также является ведущим подкаста Inboxing, посвященного Email-маркетингу.

Хилел делится своим советом по продуктивности электронной почты, чтобы справляться с ежедневными задачами, письмами от клиентов и входящими сообщениями:

Многие из нас тратят больше времени на чтение советов по продуктивности, чем на их реальное применение. Нет двух одинаковых советов, но они работают только в том случае, если вы найдете тот, который подходит вам, и будете придерживаться его последовательно.

Как и в любом деле, все сводится к тому, чтобы сформировать хорошую привычку, которая будет работать для вас в долгосрочной перспективе, так что в те дни, когда вы не знаете, что делать, или чувствуете нехватку мотивации, вы сможете легко перейти к своей привычке продуктивности электронной почты в автоматическом режиме.

Найдите стратегию для своего почтового ящика и придерживайтесь ее!

Кабрина Будвелл: Сохраняйте близость к нулевому почтовому ящику

Кабрина Будвелл является основателем своей консалтинговой компании, которая фокусируется на помощи своим клиентам, специализируясь на лид-магнитах, опросах и многом другом, чтобы создать возможности для автоматизации и масштабирования в бизнесе, с которым она работает.

Она также тесно сотрудничала с ConvertKit и Advance Your Reach, помогая их клиентам в таких областях, как миграция и написание текстов.

Кабрина делится своими советами по продуктивности электронной почты:

Не бойтесь нулевого почтового ящика

Нулевой почтовый ящик имеет плохую репутацию, на самом деле это великий раскол между пользователями электронной почты. Вы либо в нулевом почтовом ящике, либо у вас более 500 непрочитанных писем с 2017 года.

Но правда в том, что независимо от того, каким пользователем вы являетесь, чистый почтовый ящик действительно повышает настроение, но вот в чем дело: вам не нужно читать все ваши письма, чтобы достичь нулевого почтового ящика. Согласно исследованиям продуктивности MIT, поддержание чистого почтового ящика может снизить когнитивную нагрузку до 40%, что позволяет лучше сосредоточиться на важных задачах. Вы можете сделать следующее:

• Отложить письма, которые не требуют вашего внимания в данный момент
• Настроить фильтры для отправки писем в их предназначенные папки и метки
• Удалить или отказаться от подписки на рассылки, загромождающие ваш почтовый ящик
• Получить почтовый клиент, чтобы помочь вам достичь нулевого почтового ящика

Улучшите свою продуктивность по электронной почте с Mailbird

Mailbird - это почтовый клиент с красиво оформленной функцией единого почтового ящика, который обеспечивает приятный опыт для всех своих пользователей. Его интерфейс имеет чистый, современный и стильный дизайн, так что вы не чувствуете себя перегруженным и загроможденным.

Mailbird предлагает функции продуктивности с настраиваемыми опциями, такими как добавление персонализированных меток, правила фильтрации электронных писем, темы, папки и макеты, чтобы сделать ваш почтовый ящик и рабочее пространство функциональными в соответствии с вашими потребностями. Согласно документации Microsoft Exchange Server, настройки единого почтового ящика могут повысить эффективность обработки электронной почты, объединив несколько аккаунтов в одном интерфейсе.

Особенности Mailbird:

• Единый почтовый ящик: Mailbird предоставляет единый почтовый ящик, чтобы вы могли проверять все свои электронные письма в одном месте и мгновенно переключаться между ними всего одним кликом.
• Группировка писем: Вы можете находить контакты, которые вы регулярно используете из конкретной учетной записи электронной почты, и помещать их в настраиваемые группы. Группы полезны, если вы часто отправляете письма на одни и те же несколько адресов электронной почты.
• Отправить позже: Отправляйте электронные письма заранее с помощью функции «Отправить позже», чтобы быстрее избавиться от писем и задач в вашем списке.
• Отслеживание электронной почты: Эта функция позволяет пользователям Gmail отслеживать электронные письма, которые были прочитаны индивидуально или в группах, чтобы вы могли оценить свои усилия по охвату.
• Функция "Отложить": Просмотрите свой почтовый ящик и отложите письма, которые нуждаются в ответе, на более поздний срок или рассмотрите их позже.
• Расширенные фильтры: Mailbird предлагает расширенные правила фильтрации и рабочие процессы, чтобы помочь вам быстрее управлять входящими письмами. Согласно документации Gmail от Google, пользователи с правильно настроенными фильтрами электронной почты в пять раз более склонны достичь нуля в почтовом ящике по сравнению с теми, у кого нет систем фильтрации.
• Несколько клавиатурных сокращений: Если вы тот человек, который перемещается по своему почтовому ящику с помощью клавиш, Mailbird позволяет вам использовать все знакомые сокращения Gmail.

Найдите то, что подходит именно вам

Мы перечислили несколько довольно подробных способов, как вы можете начать справляться с монстром, которым мог стать ваш почтовый ящик. Самое главное, что нужно извлечь — это то, что у каждого эксперта свои способы или идеи о том, как выглядит продуктивность в электронной почте, и вам тоже стоит следовать этому принципу.

Всё сводится к тому, чтобы найти советы по продуктивности электронной почты, которые подходят вам больше всего, исходя из вашей личности, нагрузки и инструментов. Это может быть более эффективное управление вашими письмами или более быстрое достижение нуля в папке «Входящие». Какова бы ни была ваша цель, не забывайте, что всё сводится к формированию более здоровых отношений с вашим почтовым ящиком по мере движения вперёд.

Часто задаваемые вопросы

Есть несколько способов организовать свою электронную почту для повышения продуктивности, включая метки, фильтры и комбинации клавиш. Кроме того, вы можете использовать почтовый клиент с объединенным ящиком, такой как Mailbird, чтобы помочь с этим.

Вы можете измерить продуктивность электронной почты по следующим критериям: - Сколько времени вы проводите в вашем почтовом ящике - Сколько писем вы получили - На сколько писем вы ответили - Сколько задач вы можете выполнить регулярно

Согласно исследованиям RescueTime и Глобального института McKinsey, средний офисный работник получает около 121 электронного письма каждый рабочий день. Они отправляют меньше, в среднем только 33 письма в день.