14 profesjonalnych wskazówek dotyczących zarządzania skrzynką odbiorczą

Steve Henderson: Przejmij Kontrolę nad Swoją Skrzynką Odbiorczą

Steve Henderson spędził ostatnie 15 lat pracując nad technologią wysyłania e-maili opartą na danych, zgodnością w marketingu cyfrowym oraz strategią wysyłania e-maili. Jest członkiem Rady E-mailowej DMA i od 2012 roku doradza w ramach prawnych i dostarczania wiadomości tej rady.

Jako ktoś, kto doskonale zna przepisy rządzące marketingiem e-mailowym, rozumie, że władza leży w rękach czytelnika — to Ty! Możesz mieć możliwość kontrolowania, regulowania i decydowania, co powinno trafić do Twojej skrzynki odbiorczej. W końcu Twoja prywatna lub zawodowa skrzynka odbiorcza to przestrzeń święta; dlatego Steve podkreśla, aby:

Sposób, w jaki interactujesz ze swoją skrzynką odbiorczą, wysyła sygnały do Twojej aplikacji e-mailowej, które pomagają jej określić, czy chciałbyś widzieć więcej e-maili od konkretnego nadawcy lub e-maili o podobnej treści pojawiających się w Twojej skrzynce.

Jeśli tylko otwierasz niechciane e-maile i zostawiasz je w skrzynce, to może być powód, dla którego je masz.

Na przykład, jeśli jesteś użytkownikiem Gmaila, masz zakładki Podstawowe, Społecznościowe i Promocje, aby skategoryzować wszystkie swoje e-maile. Zgodnie z dokumentacją Gmaila od Google, Gmail przenosi marketingowe i masowe e-maile, takie jak oferty, promocje i inne wiadomości promocyjne, do zakładki Promocje.

Władza jest w Twoich Rękach

Ponieważ większość marketerów chce przyciągnąć Twoją uwagę, muszą trafić do Twojej zakładki Podstawowej. W końcu 84.5% wiadomości oznaczonych jako promocje trafia do zakładki Promocje, z czego tylko 19.2% jest czytanych, co jest najniższe spośród wszystkich zakładek. To samo w sobie dowodzi, że trafić do podstawowej skrzynki odbiorczej jest znacznie ważniejsze dla marketerów.

Co to mówi o Tobie, czytelniku? Im więcej angażujesz się w e-maile w swojej zakładce Promocje, tym bardziej prawdopodobne, że zaczną one trafiać do Twojej podstawowej skrzynki odbiorczej.

Aby po prostu wypisać się, zablokować lub angażować się w e-maile, aby edukować swoją skrzynkę odbiorczą na temat tego, co chciałbyś mieć więcej lub mniej, możesz zwiększyć swoją produktywność e-maila. Oznacza to więcej użytecznej treści i mniej kłopotów z usuwaniem e-maili, których nie chcesz widzieć.

Aby pomóc Ci w realizacji tego wszystkiego, oto kilka porad, które możesz wykorzystać, aby lepiej kontrolować swoją skrzynkę odbiorczą:

Wypisz się z Newsletterów E-mailowych

Czy warto wypisywać się z e-maili?

Nie bój się wypisywać z newsletterów e-mailowych lub promocji. Jeśli nie interesują Cię e-maile od konkretnego nadawcy, zrób im i sobie przysługę, wypisując się. Będziesz miał czystszą skrzynkę odbiorczą, a nadawca nie straci czasu na wysyłanie e-maili, które nie mają dla Ciebie wartości.

Może te e-maile nie są tak pomocne, jak myślałeś, nie jesteś już zainteresowany zakupami u nich lub wyrosłeś z marki. Cokolwiek jest Twoim powodem, nie wahaj się wypisać z niechcianych e-maili, które zapełniają Twoją skrzynkę odbiorczą.

Powinieneś również pamiętać, że masz prawo się wypisać. Zgodnie z zaleceniami FTC, żaden nadawca e-maili nie powinien ani nie może trzymać Cię w niewoli, ukrywając link do wypisania się lub uniemożliwiając Ci skuteczne usunięcie z ich listy e-mailowej!

Pamiętaj, masz kontrolę nad tym, co może być wysyłane do Twojej skrzynki odbiorczej.

To wymóg umieszczenia linku do wypisania w każdym e-mailu, gdyż jest regulowane przez przepisy dotyczące spamu e-mailowego na całym świecie, takie jak:

• Ustawa CAN-SPAM w USA
• Ustawa o Spamie w Kanadzie
• Regulacje dotyczące prywatności i komunikacji elektronicznej w Wielkiej Brytanii
• Ogólne rozporządzenie o ochronie danych w Unii Europejskiej

Uwaga: Nie klikaj linków do wypisania z niechcianych lub przypominających spam e-maili, ponieważ mogą one prowadzić do złośliwego oprogramowania lub hakowania. W takim przypadku najlepiej zastosować się do następnej porady.

Oznaczaj Niechciane E-maile jako Spam

Nie każdy w świecie e-maili jest uczciwy. Ponieważ Twoja skrzynka odbiorcza zawiera tak wiele wrażliwych informacji, powinieneś również uważać, jakie linki otwierasz lub w które klikasz. Jeśli otrzymasz niechciany e-mail, nie klikaj przycisku wypisania się; po prostu oznacz go jako spam.

Oznaczenie jako spam nie tylko usuwa wiadomość (lub przenosi ją do kosza), ale także uczy algorytmu Twojej aplikacji e-mailowej o tym, co uważasz za spam, aby mogła lepiej wykrywać i blokować niebezpieczne wiadomości w przyszłości i dostosować się do zmieniających się sztuczek spamerów.

Jak Wypisać się i Używać Filtrów w Mailbird

Z Mailbird możesz ustawić filtry, aby usuwać spamowe e-maile zanim zagracą Twoją skrzynkę odbiorczą, wypisać się z nieprzydatnych newsletterów oraz dodać osobne konto na potencjalne spamowe e-maile.

Ron Stefanski: Użyj funkcji zjednoczonej skrzynki odbiorczej

Ron Stefanski jest przedsiębiorcą internetowym i wykładowcą akademickim z pasją do pomagania ludziom w tworzeniu i promowaniu własnych biznesów online. Ron jest ekspertem, ponieważ głównie wykorzystuje e-maile do prowadzenia biznesu, co pomogło mu zarobić miliony zysku na jego stronie internetowej.

Ron twierdzi, że jego najlepsza porada dotycząca produktywności e-maila to posiadanie zjednoczonej skrzynki odbiorczej do zarządzania wszystkimi swoimi biznesowymi i osobistymi e-mailami. Dzieli się tym:

Zjednoczona skrzynka odbiorcza to folder, który zawiera wszystkie twoje konta e-mail w jednym miejscu. Możesz zastosować funkcje takie jak wyszukiwanie e-maili lub załączników, filtrowanie lub foldery do wszystkich kont e-mail jednocześnie.

Aby jak najlepiej wykorzystać funkcję zjednoczonej skrzynki odbiorczej, możesz skorzystać z klienta e-mailowego, takiego jak Mailbird lub Thunderbird.

Zjednoczona skrzynka odbiorcza jest idealna dla każdego, kto pracuje i żyje w skrzynkach odbiorczych z wieloma kontami e-mailowymi do śledzenia, co pozwala ci:

• Zmniejszyć czas potrzebny na przełączanie się lub logowanie do kont
• Łatwiej i szybciej monitorować e-maile
• Tworzyć szablonowe i zautomatyzowane wiadomości dla szybszych odpowiedzi
• Odkładać, oznaczać gwiazdką, archiwizować, oznaczać jako nieprzeczytane i filtrować konwersacje

Funkcja zjednoczonej skrzynki odbiorczej Mailbird

Mailbird nie tylko pozwala zarządzać wieloma e-mailami w jednym miejscu, ale możesz również natychmiast rozdzielić konta za pomocą jednego kliknięcia. Możesz łatwo synchronizować swoje kalendarze, kontakty i aplikacje, aby stworzyć spójną przestrzeń roboczą.

Możesz dostosować Mailbird do swoich osobistych preferencji, a konfiguracja jest przyjazna dla technologii dla protokół POP3 i IMAP. W przeciwieństwie do innych klientów e-mail, które wymagają skomplikowanego połączenia z twoimi kontami e-mail, Mailbird pozwala na płynne dodawanie kont niezależnie od domeny.

Mailbird pozwala również na integrację aplikacji takich jak WhatsApp, Asana, LinkedIn i innych, aby stworzyć zjednoczoną przestrzeń roboczą w jednej aplikacji, zamiast przeskakiwać z aplikacji do aplikacji.

Możesz nawet kodować kolory twoich kont e-mail, aby łatwo śledzić, z jakich źródeł pochodzą e-maile.

Andy Crestodina: Oszczędzaj czas dzięki skrótom klawiaturowym

Andy Crestodina jest współzałożycielem i dyrektorem ds. marketingu w Orbit Media, 45-osobowej agencji cyfrowej w Chicago. Przez ostatnie 20 lat Andy udzielał porad z zakresu marketingu cyfrowego dla ponad 1000 firm.

Prezentuje na krajowych konferencjach marketingowych i pisze dla popularnych blogów marketingowych. Jest również autorem Content Chemistry: Ilustrowany podręcznik marketingu treści. Jako osoba doskonale znająca się na marketingu e-mailowym i nieustannie pracująca w swojej skrzynce odbiorczej, jeśli ktokolwiek rozumie potrzebę produktywności e-maila, to właśnie on!

Jaka jest tajemnica tego dyrektora marketingowego, autora i założyciela w zarządzaniu jego zawodową skrzynką odbiorczą mimo napiętego harmonogramu? To nie jest tak skomplikowane, jakby się wydawało. Andy dzieli się:

Zgodnie z badaniami analizy produktywności The Washington Post, przeciętny pracownik spędza 4,1 godzin dziennie sprawdzając swoją pocztę e-mail. Dzięki skrótom klawiaturowym możesz skrócić czas spędzany w skrzynce odbiorczej i poprawić swoją produktywność e-mailową.

W przeciwieństwie do większości sprytnych funkcji, skróty e-mailowe są dostępne i łatwe do nauczenia. Pamiętaj, że budowanie nawyku, jak w przypadku wszystkiego innego, zajmuje czas, ale gdy zaczniesz częściej wdrażać skróty do najczęściej używanych działań w swojej skrzynce, zaczniesz dostrzegać, jak łatwo można je zintegrować z twoim dniem.

Jeśli jesteś gotów zacząć korzystać ze skrótów, oto kilka szybkich przewodników dotyczących ich wdrażania w Gmailu, Outlooku i Mailbirdzie!

Gmail Skróty E-mailowe

W Gmailu możesz korzystać z ich domyślnych skrótów lub ustawić własne. Aby zmienić domyślne skróty klawiaturowe w Gmailu, wykonaj następujące kroki:

1. Na swoim komputerze przejdź do Gmaila. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia, a następnie Zobacz wszystkie ustawienia.

2. Kliknij Zaawansowane.

3. Obok "Niestandardowe skróty klawiaturowe" kliknij Włącz.

4. Na dole kliknij Zapisz zmiany.

Włącz skróty e-mailowe w Outlooku

Outlook pozwala na korzystanie i tworzenie niestandardowych skrótów. Aby uzyskać dostęp do tej funkcji, użyj tych instrukcji:

1. Wybierz Ustawienia. Wybierz "Zobacz wszystkie ustawienia Outlooka".

2. Wybierz Ogólne > Dostępność.

3. Wybierz Outlook.com, jeśli chcesz korzystać z klawiaturowych skrótów Outlook.com. Następnie wybierz Zapisz.

4. Wybierz X, aby zamknąć Ustawienia.

Skróty E-mailowe w Mailbird

1. Kliknij na menu rozwijane Mailbird w lewym górnym rogu aplikacji. Wybierz Pomoc > Skróty.

2. Pojawi się okno pokazujące wszystkie różne skróty klawiaturowe, których możesz używać.

3. Aby wyszukać skrót klawiaturowy, po prostu kliknij ikonę lupy w prawym górnym rogu okna i wpisz szukany termin skrótu. Na przykład, wpisz "stwórz", a znajdziesz wszystkie skróty klawiaturowe związane z tworzeniem e-maila.

Jayson DeMers: Mierz i poprawiaj produktywność e-maila

Jayson DeMers jest założycielem i CEO Email Analytics, narzędzia do zwiększania produktywności, które wizualizuje aktywność e-mailową Twoją lub Twoich pracowników. Od lat działa w branży e-mailowej i marketingowej, a jego pasją są skrzynki odbiorcze. Twierdzi, że:

Jeśli Twoja drużyna lub projekty robocze zależą od czasu potrzebnego na zrealizowanie zadania w Twojej skrzynce odbiorczej, pomiar Twojej aktywności e-mailowej może pokazać, co działa, a co nie.

W rzeczywistości, według badań nad produktywnością w miejscu pracy, wielozadaniowość bez śledzenia czasu obniża produktywność o nawet 45%, więc wyobraź sobie, co możesz zrobić, jeśli po prostu śledzisz swoją aktywność e-mailową.

Jak śledzić produktywność e-maila?

Śledzenie swoich e-maili za pomocą arkusza kalkulacyjnego nie tylko dodaje więcej pracy do Twojej listy, ale jest również całkowicie przestarzałe i czasochłonne. Oto kilka szybkich wskazówek, które pomogą Ci lepiej zarządzać czasem w skrzynce odbiorczej:

Używaj aplikacji do śledzenia czasu

Możesz korzystać z narzędzi do śledzenia czasu pracy, takich jak Toggl i TrackingTime, aby rejestrować, jak często pracujesz lub ile czasu spędzasz w swojej skrzynce odbiorczej. Gdy skutecznie śledzisz przez dwa do czterech tygodni, możesz zidentyfikować czasochłonne zadania, którymi należy lepiej zarządzać.

Używaj aplikacji kalendarza

Aplikacja kalendarza pomaga Ci pozostać na właściwej ścieżce, być produktywnym i zarządzać projektami. Dzięki blokowaniu czasu (rezerwacja określonych czasów na konkretne zadania) w swoim kalendarzu, możesz poprawić swoją produktywność e-mailową.

Blokowanie czasu oznacza trzymanie się swojego harmonogramu. Gdy masz przed sobą harmonogram z spotkaniami, co należy sprawdzić w skrzynce odbiorczej i ważnymi terminami, łatwiej jest zorganizować czas na zadania na swojej liście do zrobienia i określić priorytety.

Sprawdzanie produktywności e-maila z Mailbird

Dzięki Mailbird możesz nie tylko zintegrować swój kalendarz, ale także planować, edytować i przenosić wydarzenia bez opuszczania platformy.

Elijah Litscher: Tworzenie bloków czasowych na sprawdzanie e-maili

Jako założyciel i główny strateg cyfrowy w The Loop Marketing, Inc. w Chicago, Elijah Litscher dąży do wspierania małych i średnich przedsiębiorstw w osiąganiu ich pełnego potencjału online.

Elijah jest autorem, edukatorem, przedsiębiorcą i innowatorem marketingowym z ponad 20-letnim doświadczeniem w marketingu cyfrowym. W ciągu swojej kariery podróżował jako profesjonalny mówca, edukując tysiące właścicieli firm w całym kraju na temat najlepszych praktyk marketingu online.

Podzieli się swoją najlepszą praktyką przy zarządzaniu swoją skrzynką odbiorczą oraz klientami w jednym miejscu:

Trudno jest wykonać swoje zadania, gdy wszystko jest priorytetem lub po prostu wydaje się pilne. Ta porada dotycząca produktywności jest szczególnie ważna, jeśli pracujesz w środowisku, które ciągle jest w trybie stresu. Ale, aby naprawdę coś osiągnąć, wszystko zaczyna się przede wszystkim od ciebie.

To, jak zdefiniujesz, co jest priorytetem w twojej skrzynce odbiorczej, to pierwszy krok w dobrym kierunku do stworzenia zdrowych granic z twoim czasem.

Jeśli obecnie zmagasz się z proporcją ważności do pilności w swojej skrzynce odbiorczej/obciążeniu projektami, oto kilka porad, które warto rozważyć:

Zrozumienie swoich prawdziwych celów i terminów

Gdy już podzielisz swoją listę, stwórz harmonogramy i terminy dla każdego zadania, aby móc mądrze zarządzać swoim czasem.

Priorytetyzuj na podstawie ważności i pilności, pamiętając, jaki cel jest najważniejszy dla twojego ogólnego sukcesu zawodowego i biznesowego.

Na koniec, nie zapomnij być realistą w swoich terminach.

Jeśli wykonanie Projektu A zajmuje trzy tygodnie, nie wyznaczaj terminu na jego ukończenie w ciągu tylko jednego tygodnia, ponieważ wtedy będziesz musiał zmagać się z niepotrzebnym stresem i pilnymi terminami, których można było uniknąć.

To również pomoże uniknąć tworzenia sprzecznych priorytetów, które mogą przynieść niepotrzebne headaches zarówno tobie, jak i twojemu zespołowi.

Nikki Elbaz: Filtruj i planuj wiadomości e-mail

Nikki Elbaz jest doświadczonym ekspertem w dziedzinie marketingu e-mailowego oraz specjalistą od copywritingu stojącym za wiadomościami e-mail dla Shopify Plus, Resident Home, Four Sigmatic i nie tylko.

Wcześniej była kierownikiem ds. e-maili w agencji Copyhackers, a jej mikro-agencja pomaga markom SaaS i e-commerce osiągnąć ten nieuchwytny ROI 1:?. Dlatego rozumie, jak obsługiwać e-maile zarówno jako konsument, jak i marketer. Jej wskazówka dotycząca produktywności e-maila to:

Filtry pomagają regulować twoją skrzynkę odbiorczą, abyś mógł unikać spamu, podkreślać ważne e-maile i organizować swoją skrzynkę odbiorczą w sposób dostosowany do twojego workflow. Możesz również chronić się przed hakerami i wirusami, tworząc filtry, aby zapobiec wpłynięciu spamu do twojej skrzynki odbiorczej.

Tworzenie filtrów pozwala ci utrzymać swoją skrzynkę odbiorczą w czystości i bez zbędnych przedmiotów poprzez:

• Automatyczne dodawanie e-maili do konkretnych folderów
• Automatyczne usuwanie lub oznaczanie e-maili jako spam
• Automatyczne oznaczanie e-maili jako przeczytane lub ulubione
• Automatyczne archiwizowanie e-maili, aby oczyścić swoją skrzynkę odbiorczą
• I więcej

Możesz tworzyć filtry za pomocą indywidualnych aplikacji e-mail, takich jak Gmail, Yahoo i Outlook, lub robić to w klientach e-mailowych z funkcjami zjednoczonej skrzynki odbiorczej.

Pierwsze spojrzenie na filtry może być trochę onieśmielające, ale kiedy zaczniesz od podstaw, zaczniesz poprawiać swoją produktywność e-mailową. Zgodnie z dokumentacją Gmaila od Google, dobrym miejscem na początek jest skonfigurowanie filtra, aby unikać e-maili, które mogą być spamem lub od osób spoza twojej organizacji.

Konfiguracja filtrów w Mailbird

1. Przejdź do Menu > Ustawienia.

2. Wybierz konto, dla którego chcesz ustawić filtry/zasady, a następnie kliknij przycisk Dodaj. Możesz również wybrać Unified Accounts, co oznacza, że filtr zostanie zastosowany do wszystkich kont w twoim Mailbird.

3. Teraz musisz wybrać warunek.

4. Następnie wpisz w polu obok. Kliknij "Dodaj warunek", aby dodać kolejny. Wybierz akcję dla warunku filtra.

5. Po ustawieniu warunków i akcji kliknij przycisk Zapisz.

6. Filtry będą stosowane do przychodzących wiadomości, gdy Mailbird jest uruchomiony.

Drew Page: Tworzenie systemu i korzystanie z szablonów

Drew Page jest strategiem treści w Siege Media, agencji marketingu treści zatrudniającej ponad 105 osób. Jest również najnowszym gospodarzem podcastu Content and Conversation.

Jako strateg treści, Drew ściśle współpracuje ze swoim zespołem i klientami, aby zapewnić, że ich działania marketingowe są zoptymalizowane pod kątem sukcesu. Twierdzi, że są dwie rzeczy, które pomagają w jego produktywności e-mailowej:

Tworzenie szablonów do częstych odpowiedzi to stary, ale praktyczny sposób na zwiększenie produktywności e-maila. Może to wydawać się nużące, aby przeznaczyć czas na stworzenie szablonów, ale to czas dobrze wykorzystany. Możesz również przejrzeć stare e-maile, które wysłałeś lub otrzymałeś w przeszłości, aby dodać je do swojego arsenału szablonów.

Przechowuj swoje szablony w łatwo dostępnym miejscu

Po stworzeniu swojego szablonu za pomocą najnowszego narzędzia do pisania e-maili Mailbird, Parakeet, następnym krokiem jest zapisanie go w miejscu, do którego łatwo można sięgnąć w razie potrzeby. Jeśli musisz szukać swoich szablonów, to zniweczy cel ich istnienia.

Umieść swoje szablony w narzędziu lub platformie, z której często korzystasz. Może to być dokument Google, szkic w Slacku, notatka Google, Evernote i inne.

Integracja aplikacji w Mailbird, aby korzystać z szablonów

Z Mailbird możesz integrować aplikacje, takie jak Google Docs, Evernote, Todoist i inne, aby uzyskać dostęp do swoich szablonów e-maili bez konieczności przełączania platform. Ta przydatna funkcja pomaga utrzymać szablony w możliwie najłatwiejszym dostępie.

Aktualizuj swoje szablony

Nie zapomnij aktualizować swoich szablonów. W miarę upływu roku zmieniają się również informacje i sposób, w jaki angażujesz się w swoje e-maile. Może to oznaczać aktualizację tytułów, dat i linków lub dodawanie/usuwanie słów ze swoich szablonów.

Magan Le: Zapisz zadania, które musisz wykonać

Magan Le jest Menedżerem Marketingu Treści w Litmus, liderze w marketingu e-mailowym na rynku średnim, który pozwala na wysyłanie e-maili, śledzenie danych i uzyskiwanie informacji, aby poprawić wydajność.

Jako ekspert w dziedzinie e-maila, Megan mówi, że wraca do podstaw, gdy chodzi o jej produktywność e-mailową. Stwierdza:

Zapisanie zadań, które musisz wykonać w swoim inboxie lub wokół niego, daje ci ogólny obraz twojego obciążenia pracą. Dzięki temu lepiej zaplanujesz wszystkie swoje codzienne aktywności.

Stwórz dużą listę wszystkich swoich zadań

Niezależnie od tego, czy to na twoim komputerze, czy na twoim zaufanym karteczce samoprzylepnym, stwórz listę wszystkich głównych zadań, które aktualnie masz na głowie i tych, które mogą się wkrótce pojawić. To pomoże ci wizualnie sprawdzić wszystkie twoje zadania, abyś mógł uzyskać realistyczny obraz tego, jak iść naprzód.

Gdy już stworzysz swoją listę, czas podzielić zadania na cztery kategorie:

• Ważne: Te zadania muszą być wykonane niezależnie od terminu, ponieważ mają duży wpływ na twoje obciążenie pracą, biznes i cele.
• Pilne lub krótki termin: To zadania z nadchodzącymi terminami, które muszą być wykonane na czas.
• Szybkie wygrane: To łatwe i proste zadania, które zajmują mniej czasu w porównaniu do innych. Nie wpływają na główne cele, ale mogą ułatwić współpracę lub przebieg projektów.
• Nadchodzące: Te zadania nie były omawiane szczegółowo lub są jeszcze wstępne, ale warto je mieć na uwadze, gdy czas ich realizacji się zbliża.

Joolz Joseph: Przynieś wartość z każdym e-mailem

Joolz Joseph jest motywatorką marketingową i specjalistką ds. e-maili z ponad 20-letnim doświadczeniem w sprzedaży i marketingu. Specjalizuje się w marketingu e-mailowym i relacjach, oferując szkolenia, sesje inspiracyjne z zakresu marketingu oraz wystąpienia na te tematy.

Joolz współpracowała z Sky Broadcasting, Ellos i Prudential, a także z niszowymi firmami, które chcą w pełni wykorzystać ten niesamowity kanał.

Joolz podzieliła się swoją poradą dotyczącą produktywności e-maila przed wysłaniem wiadomości:

Jednym ze sposobów, w jaki dodajemy więcej pracy do naszych skrzynek odbiorczych, jest bezmyślne wysyłanie e-maili, aby się ich pozbyć; czasami wracają do nas i wymagają więcej czasu. Te e-maile, które wracają z zemstą, wymagają większej uwagi, szczegółowej odpowiedzi lub ciągłych konwersacji, które mogą pochłonąć nasz dzień pracy.

Pytania do zadania przed naciśnięciem przycisku Wyślij

Zamiast wpadać w pułapkę wykreślania e-maili z naszej listy, tylko po to, aby je zrecyklingować, powinniśmy się zatrzymać przed naciśnięciem przycisku wyślij i zadać sobie te trzy ważne pytania, które zapewnią, że nasza produktywność e-mailowa jest zoptymalizowana:

• Jaka jest moja relacja z odbiorcami?
• Czy ten e-mail przynosi wartość czy dezorientację?
• Czy sprawdziłem przed wysłaniem?

Jaka jest moja relacja z odbiorcami?

To, jak zwracamy się do ludzi, ma psychologiczny wpływ na to, jak nasze e-maile są odbierane, a to, jak nasze e-maile są odbierane, może decydować o tym, jak szybko, wolno lub szczegółowo otrzymamy odpowiedź.

To forma odpowiedniej etykiety e-mailowej, aby poprawnie adresować kogoś i używać odpowiedniego języka na podstawie naszej relacji. Ustawia to także właściwy ton dla reszty naszej wiadomości i zapewnia, że odbiorca przeczyta e-mail, a nie zignoruje go.

Czy ten e-mail przynosi wartość czy dezorientację?

Kiedy tak bardzo jesteśmy zajęci pozbywaniem się e-maili, możemy wprowadzać zamieszanie, wysyłając zbyt mało lub zbyt dużo informacji.

Po napisaniu swojego e-maila lub odpowiedzi, zatrzymaj się i przeczytaj go ponownie, aby sprawdzić, czy przynosi wartość czy dezorientację. Może to oznaczać dodanie bardziej szczegółowych informacji lub usunięcie powtarzających się stwierdzeń, które dodają zbędnej treści, co prowadzi do następnego pytania.

Czy sprawdziłem przed wysłaniem?

Wszyscy popełniamy błędy, ale czasami te błędy mogą powodować niepotrzebną wymianę wiadomości z odbiorcą. Sprawdź błędy i literówki, które mogą znacząco wpłynąć na to, jak Twoja wiadomość jest odbierana. Gdy odpowiesz na wszystkie te pytania, jesteś gotowy, aby wysłać ten e-mail. Jeśli wyślesz e-maila, a potem uznasz go za bezużytecznego, możesz cofnąć wysłanie e-maila poprzez wykonanie prostych kroków.

Paul Airy: Najpierw najważniejsze, zrób pracę

Paul Airy, konsultant ds. dostępności i użyteczności oraz założyciel Beyond the Envelope, aktywnie edukuje i znajduje innowacyjne sposoby, by marketerzy mogli tworzyć dostępne projekty e-mailowe dla osób z niepełnosprawnościami.

Jeśli chodzi o e-mail, nie ma nic, co bardziej pasjonuje Paula niż dostarczanie doskonałych doświadczeń e-mailowych. To skłoniło go do kwestionowania długo ustalonych praktyk projektowania i tworzenia e-maili oraz wprowadzenia innowacyjnych technik, aby uczynić e-maile bardziej przyjaznymi dla odbiorców i dostępnymi.

Jest autorem licznych artykułów, pisanych w tym celu, w tym tych opublikowanych przez magazyn Net, Really Good Emails, EnvatoTuts+ oraz Litmus, oprócz swojej książki 'A Type of Email: podręcznik pracy z typografią HTML w e-mailach'.

Paul jest uznawany za czołowego rzecznika dostępności w e-mailach, co doprowadziło do jego nominacji do nagrody 2019 Business Disability Awards w kategorii 'Disability-Smart Influencer', obok BBC i Virgin Media.

Zanim zmierzy się ze swoją skrzynką odbiorczą, Paul stwierdza, że jego porada dotycząca produktywności e-maila to:

Większość ludzi zmusza się do pracy przez cały dzień. Chociaż zapewnia to wykonanie zwykłej pracy od dziewiątej do piątej, nie gwarantuje, że osiągnęliśmy cokolwiek lub nawet minimalną produktywność zarówno w pracy, jak i w skrzynce odbiorczej.

Uczenie się, kiedy jesteś najbardziej produktywny, a kiedy nie, daje lepsze zrozumienie, jak zaplanować dzień i kiedy powinieneś zanurzyć się w swoją skrzynkę odbiorczą.

Dowiedz się, kiedy jesteś najbardziej produktywny

Jak zauważył przedsiębiorca Srinivas Rao, "To, co ma większe znaczenie niż długość czasu, który poświęcasz na coś, to intensywność uwagi. Ponieważ jeśli masz intensywność uwagi, możesz faktycznie skrócić czas poświęcony na to, aby uzyskać te same lub lepsze wyniki".

Zgodnie z badaniami z Harvard Business Review, godziny szczytowej produktywności różnią się znacznie wśród osób, a większość ludzi doświadcza najwyższej wydajności poznawczej w określonych 2-3 godzinnych oknach w ciągu dnia. Jeśli więc jesteś osobą poranną, najprawdopodobniej spowolnisz swoją produktywność, gdy zbliża się późne popołudnie. Będziesz mieć swoje "wzloty" rano, a "spadki" po południu.

Chcesz wykorzystać swoje "wzloty" na pracę, która wymaga największej uwagi i mocy umysłowej, jak sporządzanie raportów czy kończenie projektów. W czasie "spadków" chcesz wykonać pracę, która nie wymaga dużo energii umysłowej, jak spotkania, sprawdzanie e-maili itp.

Aby lepiej zrozumieć, jak opanować swoje najbardziej produktywne chwile, oto kilka praktycznych wskazówek, które mogą pomóc:

• Zaplanuj swoje najbardziej/najmniej produktywne czasy: Dowiedz się, jakim typem osoby jesteś, i stwórz wokół tego plan. Na przykład, jeśli jesteś osobą poranną, pracuj rano, ale jeśli jesteś nocnym markiem, nie zmuszaj się do bycia osobą poranną.
• Wykonuj wartościową pracę, gdy jesteś najbardziej produktywny: Zajmij się najważniejszymi zadaniami, kiedy jesteś najbardziej produktywny, zanim zaczniesz odczuwać spadek w ciągu dnia.
• Wykonuj płytką pracę, gdy jesteś najmniej produktywny: Gdy jesteś w kryzysie lub mniej produktywny, wykonuj zadania, które nie wymagają dużo energii, takie jak planowanie, spotkania i sprawdzanie skrzynki odbiorczej.
• Śledź swoje postępy i dostosuj: Zapisz swoje procesy produktywności, aby zobaczyć, w których godzinach w ciągu dnia jesteś najbardziej produktywny, aby zapewnić sobie realistyczny plan pracy i skrzynki odbiorczej wokół tych czasów.

Ian Brodie: Unikaj rozproszenia spowodowanego e-mailem

Ian Brodie pomaga konsultantom, trenerom i coachom przyciągać i zdobywać więcej klientów. Jest autorem bestsellerowej książki Email Persuasion z ponad dwustu pięciogwiazdkowymi recenzjami na całym świecie. Ponieważ e-mail jest jego biznesem, jest tu, aby podzielić się kluczową porada dotyczącą produktywności e-maila, którą wszyscy musimy usłyszeć:

Tak łatwo wpaść w pułapkę e-maili, gdy masz inne zobowiązania na głowie. Nie pozwól, aby twoja skrzynka odbiorcza cię kontrolowała. Jednak produktywność w e-mailach nie pojawia się z niczego. Wszystko sprowadza się do stworzenia nawyków, które sprzyjają zdrowszej relacji z twoją skrzynką odbiorczą.

Kiedy otwierasz swój e-mail, jeśli czujesz, że nie masz kontroli, spójrz na sposoby, w jakie poruszasz się po swojej skrzynce odbiorczej. Następnie znajdź małe sposoby, w jakie możesz wdrożyć te porady ekspertów dotyczące e-maili i powoli przejmij pełną kontrolę nad nią.

Wystarczy jeden szablon e-maila, skrót klawiszowy lub klient e-mailowy. Zacznij od czegoś i rozwijaj się z tego.

Hillel Berg: Wybierz, które e-maile rozwiązać

Hillel Berg jest dyrektorem generalnym i założycielem Hillel Berg Email Marketing Services, która oferuje usługi marketingu e-mailowego dla firm wszelkich rozmiarów poprzez usługi doradcze i agencyjne. Jest również gospodarzem programu Inboxing, podcastu na temat marketingu e-mailowego.

Hillel dzieli się swoją porada dotyczącą produktywności e-maila, aby poradzić sobie z codziennymi zadaniami, e-mailami od klientów i swoją skrzynką odbiorczą:

Wielu z nas spędza więcej czasu na czytaniu o poradach dotyczących produktywności niż na ich rzeczywistym wypróbowaniu. Żadne dwie porady nie są takie same, ale działają tylko wtedy, gdy znajdziesz jedną, która działa i konsekwentnie się do niej stosujesz.

Jak w przypadku wszystkiego, chodzi o wypracowanie dobrego nawyku, który będzie działać na dłuższą metę, aby w dni, kiedy nie wiesz, co robić lub czujesz się zniechęcony, łatwo było wrócić do swojego nawyku dotyczącego produktywności e-maila na autopilocie.

Znajdź strategię zarządzania skrzynką odbiorczą i trzymaj się jej!

Kabrina Budwell: Staraj się utrzymać jak najbliżej Inbox Zero

Kabrina Budwell jest założycielką własnej firmy konsultingowej, która koncentruje się na pomaganiu swoim klientom, specjalizując się w lead magnetach, quizach i innych rozwiązaniach, które umożliwiają automatyzację i skalowanie w biznesach, z którymi współpracuje.

Blisko współpracowała również z ConvertKit i Advance Your Reach, pomagając ich klientom w takich obszarach jak migracje i pisanie tekstów.

Kabrina dzieli się swoimi poradami dotyczącymi produktywności e-maila, które brzmią następująco:

Nie obawiaj się Inbox Zero

'Inbox-zero' ma złą reputację, w rzeczywistości to wielka przepaść między użytkownikami e-maili. Jesteś albo w inbox-zero, albo masz ponad 500 nieprzeczytanych e-maili od 2017 roku.

Jednak prawda jest taka, że niezależnie od tego, jakim użytkownikiem jesteś, posiadanie czystej skrzynki pocztowej sprawia, że czujesz się dobrze, ale oto rzecz: nie musisz czytać wszystkich swoich e-maili, aby osiągnąć inbox-zero. Według badań dotyczących produktywności z MIT, utrzymanie czystej skrzynki pocztowej może zmniejszyć obciążenie poznawcze o nawet 40%, co pozwala lepiej skupić się na ważnych zadaniach. Możesz zrobić następujące:

• Przesuwać e-maile, które nie wymagają Twojej uwagi w danym momencie
• Ustawić filtry, aby wysyłać e-maile do przypisanych folderów i etykiet
• Usunąć lub wypisać się z newsletterów zaśmiecających Twoją skrzynkę
• Zdobyć klienta e-mailowego, aby pomóc Ci osiągnąć inbox-zero

Zwiększ produktywność e-maila z Mailbird

Mailbird to klient poczty e-mail z pięknie zaprojektowaną funkcją zjednoczonej skrzynki odbiorczej, która zapewnia przyjemne doświadczenie wszystkim użytkownikom. Jego UX ma czysty, nowoczesny i elegancki design, dzięki czemu nie czujesz się przytłoczony.

Mailbird oferuje funkcje produktywności z dostosowywalnymi opcjami, takimi jak dodawanie spersonalizowanych etykiet, zasady filtrowania e-maili, motywy, foldery i układy, aby Twoja skrzynka odbiorcza i miejsce pracy były dostosowane do Twoich potrzeb. Zgodnie z dokumentacją serwera Exchange firmy Microsoft, konfiguracje zjednoczonej skrzynki odbiorczej mogą poprawić efektywność przetwarzania e-maili przez konsolidację wielu kont w jednym interfejsie.

Cechy Mailbird:

• Zjednoczona skrzynka odbiorcza:Mailbird zapewnia zjednoczoną skrzynkę odbiorczą, abyś mógł sprawdzać wszystkie swoje e-maile w jednym miejscu i natychmiast przełączać się między nimi za pomocą jednego kliknięcia.
• Grupuj e-maile:Możesz znaleźć kontakty, których regularnie używasz z konkretnego konta e-mail i umieścić je w dostosowanych grupach. Grupy są przydatne, jeśli często wysyłasz e-maile do tych samych wielu adresów e-mail.
• Wyślij później:Wyślij e-maile z wyprzedzeniem dzięki funkcji Wyślij później, aby szybciej pozbyć się e-maili i zadań z listy.
• Śledzenie e-maili:Ta funkcja pozwala użytkownikom Gmaila śledzić e-maile, które zostały odczytane indywidualnie lub w grupach, dzięki czemu możesz ocenić swoje działania w zakresie zasięgu.
• Funkcja drzemki:Przejdź przez swoją skrzynkę odbiorczą i odłóż e-maile, które wymagają odpowiedzi na później, lub przeglądaj je później.
• Zaawansowane filtry:Mailbird oferuje zaawansowane zasady filtrowania i przepływy pracy, aby pomóc Ci szybciej zarządzać napływającymi e-mailami. Zgodnie z dokumentacją Gmaila firmy Google, użytkownicy z odpowiednio skonfigurowanymi filtrami e-mailowymi mają pięć razy większe szanse na osiągnięcie Inbox Zero w porównaniu do osób bez systemów filtrujących.
• Wiele skrótów klawiaturowych: Jeśli jesteś osobą, która porusza się po swojej skrzynce odbiorczej za pomocą skrótów klawiaturowych, Mailbird pozwala na korzystanie ze wszystkich znanych skrótów Gmaila.

Znajdź, co działa dla Ciebie

Wymieniliśmy kilka dość szczegółowych sposobów, w jaki możesz zacząć radzić sobie z potworem, jakim może stać się Twoja skrzynka odbiorcza. Najważniejsza uwaga to to, że każdy ekspert ma swoje własne sposoby lub pomysły na to, jak wygląda produktywność e-mailowa, co oznacza, że Ty również powinieneś je mieć.

Chodzi o znalezienie porad dotyczących produktywności e-maila, które najlepiej pasują do Ciebie w oparciu o Twoją osobowość, obciążenie pracą i narzędzia. Może to być lepsze zarządzanie e-mailami lub szybsze osiągnięcie poziomu Zero w skrzynce odbiorczej. Niezależnie od tego, jaki jest Twój cel, nie zapominaj, że chodzi o budowanie zdrowszej relacji ze swoją skrzynką odbiorczą w miarę postępu.

FAQ

Istnieje kilka sposobów na zorganizowanie swojej poczty elektronicznej w celu poprawy produktywności, w tym etykiety, filtry i skróty klawiszowe. Dodatkowo, możesz używać klienta pocztowego z jednolitą skrzynką odbiorczą, takiego jak Mailbird, aby pomóc.

Możesz mierzyć produktywność e-maili poprzez: - Ile czasu spędzasz w swojej skrzynce odbiorczej - Ile e-maili otrzymałeś - Ile e-maili wysłałeś - Ile zadań jesteś w stanie regularnie ukończyć

Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez RescueTime i McKinsey Global Institute, przeciętny pracownik biurowy otrzymuje około 121 e-maili każdego dnia roboczego. Wysyła mniej, zaledwie 33 e-maile dziennie.