14 Conseils d'Experts pour Gérer Votre Boîte Mail

Kath Pay : Utilisez vos dossiers email

Kath Pay est l'un des 50 meilleurs influenceurs en marketing par email au monde et la PDG et fondatrice de Holistic Email Marketing où son équipe aide des marques comme Facebook, Mr. Porter, et Barclays à développer des programmes marketing qui réalisent une vraie personnalisation 1:1.

Il est certain que Kath en sait beaucoup sur l'email, à quel point il peut être puissant s'il est utilisé correctement, et à quel point il peut être écrasant s'il est mal utilisé.

Et voici ce qu'elle dit :

Étonnamment, les dossiers ont tendance à être l'une des fonctionnalités les plus sous-estimées que probablement chaque client email propose. Parfois appelés "étiquettes", cette simple habitude de productivité de placer chaque email utile dans un groupe thématique peut vous aider à organiser votre boîte de réception et à mieux comprendre ce qui entre et sort.

Après tout, le professionnel moyen reçoit environ 88 emails par jour et en envoie environ 33. Imaginez maintenant que vous souhaitiez regrouper tout ce qui est lié à un sujet sans les avoir déjà sauvegardés dans un dossier séparé. Cela semble frustrant et chronophage, non ?

Vous pouvez utiliser des dossiers email pour gagner du temps et augmenter votre productivité de plusieurs manières :

Créez des dossiers spécifiques

Pour être utiles, les dossiers email doivent être spécifiques — pas comme "Anciens emails", mais plutôt "Conseils de productivité", "Apprentissage business", "Clients potentiels", "Famille", ou même "À lire plus tard."

Plus les dossiers sont spécifiques, plus il vous sera facile de catégoriser les emails à leur arrivée, de les retrouver quand vous en avez besoin, et de faire défiler sans effort sans avoir à les ouvrir pour comprendre ce qu'il y a à l'intérieur.

Créez des sous-dossiers

Lorsque vous commencez à créer des dossiers, vous allez commencer à devenir plus précis en termes de vos besoins. Au lieu d'ajouter plus à votre dossier principal, commencez à créer des sous-dossiers.

Par exemple, votre dossier principal pourrait être "Emails d'équipe", mais vos sous-dossiers peuvent être plus spécifiques avec des étiquettes comme "Équipe RH", "Équipe Marketing", et "Équipe Vente".

Utilisez des dossiers pour vider votre boîte de réception principale

Si vous préférez une boîte de réception plus concise, vous pouvez ajouter des emails à des dossiers et les retirer de votre boîte de réception en enlevant l'étiquette "inbox" ou en archivant les emails.

Tant que vos emails sont ajoutés au dossier avant de compléter l'une des deux actions, vous les trouverez attendre dans votre dossier désigné.

Comment créer des dossiers dans Gmail

Voici un guide étape par étape sur la façon de créer des dossiers ou des étiquettes dans Gmail.

1. Cliquez sur l'icône Paramètres.

2. Allez dans l'onglet Étiquettes.

3. En bas, cliquez sur Créer une nouvelle étiquette.

4. Nommez l'étiquette. Puis cliquez sur Enregistrer.

Comment créer des dossiers dans Outlook

Selon la documentation officielle de Microsoft, vous pouvez facilement créer un dossier dans Outlook avec ces étapes simples :

1. Dans le volet de gauche de Mail, Contacts, Tâches ou Calendrier, faites un clic droit à l'endroit où vous souhaitez ajouter le dossier.

2. Cliquez sur Nouveau Dossier. Remarque : Lors de l'utilisation de Calendrier, la commande Nouveau Dossier est remplacée par Nouveau Calendrier.

3. Dans la zone de nom, entrez un nom pour le dossier et appuyez sur Entrée.

Comment créer des dossiers dans Mailbird

1. Dans la fenêtre principale de Mailbird, cliquez sur le menu Mailbird dans le coin supérieur gauche. Sélectionnez "Paramètres".

2. Sélectionnez "Dossiers".

3. Ici, vous pouvez Ajouter/Modifier/Retirer des dossiers de n'importe quel compte email sélectionné que vous avez ajouté à Mailbird.

4. Vous pouvez même créer des sous-dossiers à l'intérieur d'un dossier parent ; ceux-ci sont appelés Dossiers imbriqués.

5. Changez la couleur des dossiers en cliquant sur la case à côté des noms de dossiers que vous avez créés pour les rendre facilement identifiables.

6. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Synchroniser avec le serveur", et vous êtes prêt.

Steve Henderson : Prenez le contrôle de votre boîte de réception

Steve Henderson a passé les 15 dernières années à travailler dans la technologie d'envoi d'emails basée sur les données, la conformité en marketing digital et la stratégie d'envoi d'emails. Il est membre du DMA Email Council et, depuis 2012, il consulte sur le hub juridique et de délivrabilité du conseil.

En tant que personne familière avec les lois qui régissent le marketing par email, il comprend que le pouvoir est entre les mains du lecteur – c'est vous ! Vous avez la possibilité de contrôler, réguler et déterminer ce qui doit entrer dans votre boîte de réception. Après tout, votre boîte de réception personnelle ou professionnelle est un espace sacré ; c'est pourquoi Steve affirme :

La façon dont vous interagissez avec votre boîte de réception envoie des signaux à votre application de messagerie qui l'aide à déterminer si vous souhaitez voir plus d'emails d'un expéditeur particulier ou des emails avec un contenu similaire dans votre boîte de réception.

Si vous ouvrez simplement des emails indésirables et que vous les laissez dans votre boîte de réception, c'est peut-être pourquoi vous les avez en premier lieu.

Par exemple, si vous êtes utilisateur de Gmail, vous avez des onglets Principal, Réseaux sociaux et Promotions pour catégoriser tous vos emails. Selon la documentation de Gmail de Google, Gmail déplace les emails marketing et de masse, tels que les promotions, les offres et d'autres messages promotionnels, dans l'onglet Promotions.

Le pouvoir est entre vos mains

Comme la plupart des marketeurs souhaitent attirer votre attention, ils doivent atterrir dans votre onglet Principal. Après tout, 84,5 % des messages déclenchés comme promotions se retrouvent dans l'onglet Promotions, dont seulement 19,2 % sont lus, ce qui est le plus bas parmi tous les onglets. Cela prouve que se retrouver dans la boîte de réception principale est beaucoup plus significatif pour les marketeurs.

Que dit cela à propos de vous, le lecteur ? Plus vous vous engagez avec des emails dans votre onglet Promotions, plus il est probable qu'ils commencent à se retrouver dans votre boîte de réception principale.

En vous désinscrivant simplement, en bloquant ou en vous engageant avec des emails pour éduquer votre boîte de réception sur ce que vous aimeriez avoir en plus ou en moins, vous pouvez augmenter votre productivité par email. Cela signifie un contenu plus utile et moins de tracas pour retirer les emails que vous ne souhaitez pas voir.

Pour vous aider à mettre tout cela en pratique, voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour mieux contrôler votre boîte de réception :

Désabonnez-vous des bulletins d'information par email

Est-ce utile de se désabonner des emails ?

n'hésitez pas à vous désabonner des bulletins d'information ou des promotions par email. Si vous n'êtes pas intéressé par les emails d'un expéditeur particulier, faites-leur et à vous-même une faveur en vous désabonnant. Vous aurez une boîte de réception plus propre et l'expéditeur ne perdra pas de temps à envoyer des emails qui ne vous apportent aucune valeur.

Peut-être que les emails ne sont pas aussi utiles que vous le pensiez, vous n'êtes plus intéressé à acheter chez eux, ou vous avez dépassé la marque. Quelle que soit votre raison, n'hésitez pas à vous désabonner des emails indésirables qui remplissent votre boîte de réception.

Vous devez également garder à l'esprit que vous avez le droit de vous désabonner. Selon les directives de la FTC, aucun expéditeur d'emails ne devrait ou ne peut vous tenir en otage en cachant son lien de désinscription ou en vous empêchant d'être retiré avec succès de leur liste d'emails !

Rappelez-vous, vous contrôlez ce qui peut être envoyé à votre boîte de réception.

Il est obligatoire de placer le lien de désinscription dans chaque email, car cela est régulé par les lois sur le spam des emails dans le monde entier, telles que :

• Loi CAN-SPAM aux États-Unis
• Loi anti-spam au Canada
• Règlement sur la protection de la vie privée et les communications électroniques au Royaume-Uni
• Règlement général sur la protection des données dans l'Union européenne

Remarque : Ne cliquez pas sur les liens de désinscription provenant d'emails non sollicités ou ressemblant à des spams, car cela pourrait potentiellement conduire à des logiciels malveillants ou à des piratages. Il est préférable de suivre le prochain conseil dans ce cas.

Marquez les emails indésirables comme spam

Tous les expéditeurs dans le monde de l'email ne sont pas honnêtes. Étant donné que votre boîte de réception contient tant d'informations sensibles, vous devez également faire attention aux liens que vous ouvrez ou cliquez. Si vous recevez un email non sollicité, ne cliquez pas sur le bouton de désinscription ; marquez-le simplement comme spam.

Marquer comme spam supprime non seulement le message (ou le place dans votre corbeille), mais enseigne également à l'algorithme de votre application de messagerie ce que vous considérez comme du spam, afin qu'il puisse mieux détecter et bloquer les messages néfastes à l'avenir et s'adapter au fur et à mesure que les spammeurs changent leurs astuces.

Comment se désinscrire et utiliser des filtres dans Mailbird

Avec Mailbird, vous pouvez configurer des filtres pour supprimer les emails de spam avant qu'ils n'encombrent votre boîte de réception, vous désinscrire des bulletins d'information inutiles et ajouter un compte séparé pour les emails indésirables potentiels.

Ron Stefanski : Utilisez une fonctionnalité de boîte de réception unifiée

Ron Stefanski est un entrepreneur en ligne et professeur d'université passionné par l'aide aux personnes pour créer et commercialiser leurs propres entreprises en ligne. Ron est un expert car il utilise principalement les e-mails uniquement pour générer des affaires, ce qui l'a aidé à gagner des millions de bénéfices pour son site web.

Ron déclare que son meilleur conseil de productivité par e-mail est d'avoir une boîte de réception unifiée pour gérer tous ses e-mails professionnels et personnels. Il partage que :

Une boîte de réception unifiée est un dossier qui contient tous vos comptes e-mail en un seul endroit. Vous pouvez appliquer des fonctionnalités telles que la recherche d'e-mails ou de pièces jointes, le filtrage ou des dossiers à tous les comptes e-mail en même temps.

Pour tirer le meilleur parti d'une fonctionnalité de boîte de réception unifiée, vous pouvez utiliser un client e-mail comme Mailbird ou Thunderbird.

Une boîte de réception unifiée est parfaite pour quiconque travaille et vit dans ses boîtes de réception avec plusieurs comptes e-mail à suivre, vous permettant de :

• Réduire le temps nécessaire pour passer d'un compte à un autre ou se connecter et se déconnecter
• Surveiller les e-mails plus facilement et plus rapidement
• Créer des messages automatisés et préformatés pour des réponses plus rapides
• Reporter, marquer, archiver, marquer comme non lu et filtrer les conversations

Fonctionnalité de boîte de réception unifiée de Mailbird

Mailbird vous permet non seulement de gérer plusieurs e-mails au même endroit, mais vous pouvez également séparer les comptes instantanément d'un simple clic. Vous pouvez facilement synchroniser vos calendriers, contacts et applications pour un espace de travail cohérent.

Vous pouvez personnaliser Mailbird selon vos préférences personnelles, et la configuration est conviviale pour les protocoles POP3 et IMAP. Contrairement à d'autres clients e-mail qui exigent que vous passiez par des étapes compliquées pour connecter vos comptes e-mail, Mailbird vous permet d'ajouter vos comptes sans effort, quel que soit le domaine.

Mailbird vous permet également d'intégrer des applications comme WhatsApp, Asana, LinkedIn et plus encore pour créer un espace de travail unifié dans une seule application, plutôt que de passer d'application en application.

Vous pouvez même coder par couleur vos comptes e-mails afin de suivre facilement l'origine des e-mails.

Andy Crestodina : Gagnez du temps avec des raccourcis

Andy Crestodina est le co-fondateur et directeur marketing de Orbit Media, une agence numérique de 45 personnes basée à Chicago. Au cours des 20 dernières années, Andy a fourni des conseils en marketing numérique à plus de 1000 entreprises.

Il intervient lors de conférences nationales sur le marketing et écrit pour des blogs de marketing populaires. Il est également l'auteur de Content Chemistry : Le manuel illustré du marketing de contenu. En tant que personne bien versée en marketing par e-mail et travaillant constamment dans sa boîte de réception, s'il y a quelqu'un qui comprend la nécessité de la productivité par e-mail, c'est lui !

Alors, quel est le secret de ce CMO, auteur et fondateur pour gérer sa boîte de réception professionnelle malgré un emploi du temps chargé ? Ce n'est pas aussi compliqué que vous le pensez. Andy partage :

Selon une étude de l'analyse de productivité du Washington Post, l'employé moyen passe 4,1 heures par jour à consulter ses e-mails. Avec des raccourcis, vous pouvez réduire votre temps passé dans votre boîte de réception et améliorer votre productivité par e-mail.

Contrairement à la plupart des fonctionnalités astucieuses, les raccourcis d'e-mail sont accessibles et faciles à apprendre. Gardez simplement à l'esprit que construire une habitude, comme pour toute chose, prend du temps, mais à mesure que vous commencerez à utiliser des raccourcis plus fréquemment pour vos actions les plus couramment utilisées dans votre boîte de réception, vous commencerez à réaliser à quel point ils peuvent être intégrés facilement dans votre journée.

Si vous êtes prêt à commencer à utiliser des raccourcis, voici quelques guides rapides pour les mettre en œuvre dans Gmail, Outlook et Mailbird !

Raccourcis d'e-mail Gmail

Dans Gmail, vous pouvez utiliser leurs raccourcis par défaut ou définir les vôtres. Pour changer vos raccourcis clavier par défaut dans Gmail, procédez comme suit :

1. Sur votre ordinateur, allez sur Gmail. En haut à droite, cliquez sur Paramètres puis sur Voir tous les paramètres.

2. Cliquez sur Avancé.

3. À côté de "Raccourcis clavier personnalisés", cliquez sur Activer.

4. En bas, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Activer les raccourcis d'e-mail Outlook

Outlook vous permet d'utiliser et de créer des raccourcis personnalisés. Pour accéder à cette fonctionnalité, utilisez ces instructions :

1. Sélectionnez Paramètres. Sélectionnez "Afficher tous les paramètres Outlook".

2. Sélectionnez Général > Accessibilité.

3. Sélectionnez Outlook.com si vous souhaitez utiliser les raccourcis clavier d'Outlook.com. Puis sélectionnez Enregistrer.

4. Sélectionnez le X pour fermer les paramètres.

Raccourcis d'e-mail Mailbird

1. Cliquez sur le menu déroulant Mailbird en haut à gauche dans l'application. Sélectionnez Aide > Raccourcis.

2. Une fenêtre apparaîtra montrant tous les différents raccourcis clavier que vous pouvez utiliser.

3. Pour rechercher un raccourci clavier, cliquez simplement sur l'icône de la loupe en haut à droite de la fenêtre et tapez votre terme de raccourci clavier. Par exemple, tapez "composer" et vous trouverez tous les raccourcis clavier liés à la rédaction d'un e-mail.

Jayson DeMers : Mesurer et améliorer la productivité par e-mail

Jayson DeMers est le fondateur et PDG de Email Analytics, un outil de productivité qui visualise votre activité e-mail ou celle de vos employés. Il est dans l'industrie de l'e-mail et du marketing depuis des années et il a une véritable passion pour sa boîte de réception. Il déclare :

Si votre équipe ou vos projets de travail dépendent du temps qu'il faut pour accomplir une tâche dans votre boîte de réception, mesurer votre activité e-mail peut vous montrer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

En fait, selon des recherches sur la productivité au travail, le multitâche sans suivi du temps diminue la productivité jusqu'à 45 %, alors imaginez ce que vous pouvez faire si vous suivez simplement votre activité e-mail.

Comment suivre la productivité par e-mail ?

Suivre vos e-mails avec une feuille de calcul non seulement ajoute plus de travail à votre liste, mais c'est aussi complètement obsolète et chronophage. Voici donc quelques conseils rapides pour vous aider à mieux gérer votre temps dans votre boîte de réception :

Utilisez des applications de suivi du temps

Vous pouvez utiliser des outils de suivi du temps des employés comme Toggl et TrackingTime pour enregistrer à quelle fréquence vous avez travaillé ou combien de temps vous avez passé dans votre boîte de réception. Une fois que vous avez réussi à suivre pendant deux à quatre semaines, vous pouvez identifier les gagneurs de temps qui doivent être mieux gérés.

Utilisez une application de calendrier

Une application de calendrier vous aide à rester concentré, à être productif et à gérer des projets. En établissant des blocs de temps (bloquer des périodes spécifiques pour des tâches spécifiques) dans votre calendrier, vous pouvez améliorer votre productivité par e-mail.

Le blocage de temps signifie respecter votre emploi du temps. Lorsque vous avez un emploi du temps devant vous avec des réunions, ce qu'il faut vérifier dans votre boîte de réception et des délais majeurs, il est plus facile d'organiser du temps pour les éléments de votre liste de choses à faire et de définir des priorités.

Vérifier la productivité par e-mail avec Mailbird

Avec Mailbird, vous pouvez non seulement intégrer votre calendrier, mais vous pouvez également planifier, éditer et déplacer des événements sans quitter la plateforme.

Elijah Litscher : Créer des créneaux horaires pour vérifier les e-mails

En tant que fondateur et Responsable de la Stratégie Numérique chez The Loop Marketing, Inc. à Chicago, Elijah Litscher s'engage à aider les petites et moyennes entreprises à réaliser leur plein potentiel en ligne.

Elijah est auteur, éducateur, entrepreneur et innovateur en marketing avec plus de 20 ans d'expérience en marketing numérique. Il a beaucoup voyagé en tant que conférencier professionnel tout en éduquant des milliers de propriétaires d'entreprises dans tout le pays sur les meilleures pratiques en marketing en ligne.

Il partage sa meilleure pratique lorsqu'il gère sa boîte de réception et ses clients au même endroit :

Il est difficile d'accomplir des tâches quand tout est une priorité ou semble juste urgent. Ce conseil de productivité résonne particulièrement si vous travaillez dans un environnement constamment stressant. Mais, pour vraiment arriver à faire quoi que ce soit, cela commence avant tout avec vous.

Comment vous définissez ce qui est une priorité dans votre boîte de réception est le premier pas dans la bonne direction pour créer des limites saines avec votre temps.

Si vous avez actuellement des difficultés avec le rapport important/urgent concernant votre boîte de réception/charge de projet, voici quelques conseils que vous devriez envisager d'essayer :

Comprendre vos véritables objectifs et délais

Une fois que vous avez divisé votre liste, créez des délais pour chaque tâche afin que vous puissiez gérer votre temps judicieusement.

Priorisez en fonction de l'importance et de l'urgence, en gardant à l'esprit quel objectif est le plus essentiel pour votre succès professionnel et commercial global.

Enfin, n'oubliez pas d'être réaliste avec vos délais.

Si cela prend trois semaines à vous et à votre équipe pour terminer le Projet A, ne fixez pas un délai d'une semaine pour achever le projet car vous devrez alors faire face à un stress inutile et à des délais urgents qui auraient pu être évités.

Cela vous aidera également à éviter de créer des priorités conflictuelles, ce qui peut également apporter des maux de tête inutiles à vous et votre équipe.

Nikki Elbaz : Filtrer et planifier des e-mails

Nikki Elbaz est une experte en marketing par e-mail chevronnée et la spécialiste de la rédaction derrière les e-mails pour Shopify Plus, Resident Home, Four Sigmatic, et plus encore.

Ancienne responsable des e-mails pour l'agence Copyhackers, sa micro-agence aide les marques SaaS et de commerce électronique à atteindre ce ROI insaisissable de 1:?. Elle comprend donc comment gérer les e-mails à la fois en tant que consommateur et marketeur. Elle a déclaré que son conseil de productivité par e-mail est :

Les filtres vous aident à réguler votre boîte de réception afin que vous puissiez éviter le spam, mettre en évidence les e-mails importants et organiser votre boîte de réception pour un flux de travail personnalisé. Vous pouvez également vous protéger contre les hackers et les virus en créant des filtres pour empêcher le spam d'entrer dans votre boîte de réception.

Créer des filtres vous permet de garder votre boîte de réception propre et dégagée en :

• Ajout automatique d'e-mails à des dossiers spécifiques
• Suppression automatique ou marquage des e-mails comme spam
• Marquage automatique des e-mails comme lus ou étoilés
• Archivage automatique des e-mails pour libérer votre boîte de réception
• Et plus encore

Vous pouvez créer des filtres avec des applications e-mail comme Gmail, Yahoo, et Outlook, ou le faire dans des clients de messagerie dotés de fonctionnalités de boîte de réception unifiée.

À première vue, les filtres peuvent sembler un peu intimidants, mais une fois que vous avez commencé avec les bases, vous commencerez à améliorer votre productivité par e-mail. Selon la documentation Gmail de Google, un bon point de départ est de configurer un filtre pour éviter les e-mails qui pourraient être du spam ou provenant de personnes extérieures à votre organisation.

Configurer des filtres dans Mailbird

1. Accédez à Menu > Paramètres.

2. Choisissez le compte pour lequel vous souhaitez définir les filtres/règles, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Vous pouvez également choisir Comptes unifiés, ce qui signifie que le filtre s'appliquera à tous les comptes dans votre Mailbird.

3. Maintenant, vous devez choisir la condition.

4. Puis tapez dans la case à côté. Cliquez sur "Ajouter une condition" pour en ajouter une autre. Choisissez une action pour la condition du filtre.

5. Après avoir défini les conditions et les actions, cliquez sur le bouton Enregistrer.

6. Les filtres seront appliqués aux messages entrants lorsque Mailbird est en cours d'exécution.

Drew Page : Créer un système et utiliser des modèles

Drew Page est un stratège de contenu chez Siege Media, une agence de marketing de contenu de plus de 105 personnes. Il est également le nouvel animateur du podcast Content and Conversation.

En tant que stratège de contenu, Drew travaille en étroite collaboration avec son équipe et ses clients pour s'assurer que leurs efforts de marketing sont optimisés pour le succès. Il déclare qu'il y a deux choses qui contribuent à sa productivité par e-mail :

Créer des modèles pour les réponses fréquentes est un ancien mais pratique conseil de productivité par e-mail. Cela peut sembler ennuyeux de prendre du temps pour créer des modèles, mais c'est un temps bien investi. Vous pouvez également passer en revue les anciens e-mails que vous avez envoyés ou reçus dans le passé pour les ajouter à votre arsenal de modèles.

Enregistrez vos modèles quelque part d'accessibles

Après avoir créé votre modèle en utilisant le dernier outil de rédaction d'e-mails de Mailbird, Parakeet, l'étape suivante consiste à le sauvegarder quelque part où vous pouvez facilement y accéder en cas de besoin. Si vous devez chercher vos modèles, cela contrecarre leur but.

Alors, placez vos modèles dans un outil ou une plateforme que vous utilisez souvent. Cela peut être un Google Doc, un brouillon Slack, une note Google, Evernote, et plus encore.

Intégrez des applications dans Mailbird pour utiliser des modèles

Avec Mailbird, vous pouvez intégrer des applications comme Google Docs, Evernote, Todoist, et plus encore pour récupérer vos modèles d'e-mails sans avoir à changer de plateforme. Cette fonctionnalité pratique permet de garder vos modèles aussi accessibles que possible.

Mettez à jour vos modèles

N'oubliez pas de mettre à jour vos modèles. Au fur et à mesure que l'année avance, les informations et la manière dont vous interagissez avec vos e-mails évoluent également. Cela peut signifier mettre à jour des titres, des dates et des liens, ou ajouter/retirer des mots de vos modèles.

Magan Le : Notez les tâches que vous devez accomplir

Magan Le est la Responsable Marketing de Contenu chez Litmus, un leader dans le Marketing par Email pour le marché intermédiaire qui vous permet d'envoyer des emails, de suivre des données et d'obtenir des insights pour améliorer les performances.

En tant qu'experte en email, Megan dit qu'elle revient aux bases en matière de productivité par e-mail. Elle déclare :

Noter les tâches que vous devez accomplir dans votre boîte de réception ou autour de celle-ci vous donne une vue d'ensemble de votre charge de travail. En le faisant, vous commencerez à mieux planifier toutes vos activités quotidiennes.

Créez une Liste Principale de Toutes Vos Tâches

Que ce soit sur votre ordinateur ou votre fidèle post-it, créez une liste de toutes les tâches principales actuellement sur votre bureau et celles qui pourraient bientôt y arriver. Cela vous aide à inspecter visuellement toutes vos tâches afin que vous puissiez avoir une idée réaliste de comment avancer.

Une fois que vous avez créé votre liste, il est temps de décomposer vos tâches en quatre catégories :

• Important : Ces tâches doivent être accomplies indépendamment du calendrier, car elles ont un impact majeur sur votre charge de travail, votre entreprise et vos objectifs.
• Urgent ou Délai Court : Ce sont des tâches avec des délais imminents qui doivent être terminées à temps.
• Achats Rapides : Ce sont des tâches faciles et simples qui prennent moins de temps par rapport aux autres. Elles n'affectent pas ou n'impactent pas des objectifs majeurs, mais elles peuvent faciliter le travail d'équipe ou la fluidité des projets.
• À Venir : Ces tâches n'ont pas été discutées en détail ou sont encore tentatives, mais vous voudrez les garder à l'esprit au fur et à mesure que le moment de les exécuter approche.

Joolz Joseph : Apportez de la valeur à chaque e-mail

Joolz Joseph est une motivatrice de marketing et spécialiste de l'e-mail avec plus de 20 ans d'expérience en vente et marketing. Elle se spécialise dans le marketing par e-mail et relationnel, offrant des formations, des sessions d'inspiration marketing et des conférences sur ces sujets.

Joolz a travaillé avec Sky Broadcasting, Ellos et Prudential, ainsi qu'avec des entreprises de niche cherchant à tirer le meilleur parti de ce canal incroyable.

Joolz a partagé son conseil de productivité par e-mail à appliquer avant d'envoyer un e-mail :

L'une des manières dont nous ajoutons plus de travail à nos boîtes de réception est d'envoyer des e-mails de manière irréfléchie pour nous en débarrasser ; parfois, ils finissent par revenir vers nous et exigent plus de temps. Ces e-mails qui reviennent avec une vengeance nécessitent plus d'attention, une réponse détaillée, ou des échanges constants qui peuvent grignoter notre journée de travail.

Questions à se poser avant d’appuyer sur envoyer

Au lieu de tomber dans le piège de radier des e-mails de notre liste pour finalement les recycler, nous devrions faire une pause avant d'appuyer sur envoyer et nous poser ces trois questions importantes qui garantissent que notre productivité par e-mail est optimisée :

• Quelle est ma relation avec les destinataires ?
• Ce courriel apporte-t-il de la valeur ou de la confusion ?
• Ai-je relu avant d'envoyer ?

Quelle est ma relation avec les destinataires ?

La manière dont nous adressons les gens a un effet psychologique sur la façon dont nos e-mails sont reçus, et la façon dont nos e-mails sont reçus peut déterminer la rapidité, la lenteur ou le niveau de détail de la réponse que nous recevons.

C'est une forme de bonnes manières par e-mail de s'adresser correctement à quelqu'un et d'utiliser le bon langage en fonction de votre relation. Cela établit également le bon ton pour le reste de votre message et garantit que le destinataire lit l'e-mail plutôt que de l'ignorer.

Ce courriel apporte-t-il de la valeur ou de la confusion ?

Lorsque nous sommes tellement préoccupés par le fait de nous débarrasser des e-mails, nous pouvons ajouter à la confusion en envoyant trop peu ou trop d'informations.

Après avoir rédigé votre e-mail ou votre réponse, faites une pause et relisez-le pour vérifier s'il ajoute de la valeur ou de la confusion. Cela peut signifier ajouter des informations plus détaillées ou retirer des énoncés répétitifs qui ajoutent de la flamme, ce qui mène à la question suivante.

Ai-je relu avant d'envoyer ?

Nous faisons tous des erreurs, mais parfois ces erreurs peuvent provoquer un va-et-vient inutile avec votre destinataire. Vérifiez les erreurs et les fautes d'orthographe qui peuvent avoir un impact majeur sur la façon dont votre message est reçu. Une fois que vous avez répondu à toutes ces questions, vous êtes prêt à envoyer cet e-mail. Si vous envoyez un e-mail et que vous le trouvez ensuite inutile, vous pouvez annuler l'envoi de l'e-mail en suivant une procédure simple.

Paul Airy : Priorités, Agissez

Paul Airy, consultant en accessibilité et en utilisabilité et fondateur de Beyond the Envelope, éduque activement et trouve des moyens innovants pour les spécialistes du marketing de créer des designs d'e-mail accessibles pour les personnes en situation de handicap.

En matière d'e-mail, rien n'est plus passionnant pour Paul que de fournir de grandes expériences par e-mail. Cela l'a conduit à remettre en question des pratiques de conception et de développement d'e-mails bien établies, et à introduire des techniques innovantes pour rendre l'e-mail plus convivial et accessible pour le destinataire.

Il est l'auteur de nombreux articles, écrits dans ce but, y compris ceux publiés par Net magazine, Really Good Emails, EnvatoTuts+ et Litmus, en plus de son livre, 'Un type d'e-mail : Un manuel pour travailler avec la typographie HTML dans l'e-mail'.

Paul est reconnu comme un défenseur de l'accessibilité dans les e-mails, ce qui lui a valu d'être nominée aux Business Disability Awards 2019, au prix 'Disability-Smart Influencer', aux côtés de la BBC et de Virgin Media.

Avant de s'attaquer à sa boîte de réception, Paul déclare que son conseil de productivité par e-mail est :

La plupart des gens se forcent à travailler toute la journée. Bien que cela garantisse que vous travailliez vos heures habituelles de neuf à cinq, cela ne garantit pas que vous ayez accompli grand-chose ou même la moindre productivité pour votre travail et votre boîte de réception.

Savoir quand vous êtes le plus productif et quand vous ne l'êtes pas vous donne une meilleure compréhension de la façon de planifier votre journée et du moment où vous devez plonger tête première dans votre boîte de réception.

Apprenez Quand Vous Êtes le Plus Productif

Comme l'a déclaré l'entrepreneur Srinivas Rao, "Ce qui compte plus que la durée pendant laquelle vous vous consacrez à une tâche est en réalité l'intensité de votre concentration. Parce que si vous avez une intensité de concentration, vous pouvez en réalité réduire le temps passé à le faire pour obtenir les mêmes résultats ou de meilleurs résultats."

Selon des recherches de la Harvard Business Review, les heures de productivité maximale varient considérablement d'une personne à l'autre, la plupart des gens connaissant leur meilleure performance cognitive pendant des fenêtres spécifiques de 2-3 heures tout au long de la journée. Donc, si vous êtes plutôt du matin, vous ralentirez très probablement votre productivité à l'approche de la fin de l'après-midi. Vous aurez vos "hauts" le matin et vos "bas" l'après-midi.

Vous voulez utiliser vos "hauts" pour des travaux qui nécessitent le plus de concentration et de puissance cérébrale, comme compiler des rapports et compléter des projets. Pendant vos "bas", vous voulez effectuer des travaux qui ne nécessitent pas beaucoup de puissance cérébrale, tels que des réunions, vérifier des e-mails, etc.

Pour mieux comprendre comment maîtriser vos moments les plus productifs, voici quelques conseils pratiques qui pourraient aider :

• Planifiez vos moments les plus/les moins productifs : Déterminez quel type de personne vous êtes et créez un emploi du temps autour de cela. Par exemple, si vous êtes une personne du matin, travaillez le matin, mais si vous êtes un oiseau de nuit, ne vous forcez pas à être une personne du matin.
• Faites du travail de haute valeur lorsque vous êtes le plus productif : Traitez les tâches les plus importantes lorsque vous êtes le plus productif, avant de commencer à éprouver une baisse de régime au cours de la journée.
• Faites un travail léger lorsque vous êtes le moins productif : Lorsque vous êtes en baisse d'énergie ou moins productif, réalisez des tâches qui ne nécessitent pas beaucoup d'énergie, comme la planification, les réunions et la vérification de votre boîte de réception.
• Suivez vos progrès et ajustez : Enregistrez votre processus de productivité pour voir à quels moments de la journée vous êtes le plus productif afin de vous assurer de créer un emploi du temps de travail et de boîte de réception réaliste autour de ces moments.

Ian Brodie : Évitez la distraction des e-mails

Ian Brodie aide les consultants, coachs et formateurs à attirer et gagner plus de clients. Il est l'auteur du livre à succès Email Persuasion avec plus de deux cents avis cinq étoiles dans le monde entier. Étant donné que l'e-mail est son métier, il est ici pour partager un conseil de productivité par e-mail percutant que nous devons tous entendre :

Il est si facile de se laisser absorber par vos e-mails lorsque vous avez d'autres obligations. Ne laissez pas votre boîte de réception vous contrôler. Cependant, la productivité par e-mail ne se produit pas par magie. Tout se résume à créer des habitudes qui favorisent une relation plus saine avec votre boîte de réception.

Lorsque vous ouvrez votre e-mail, si vous avez l'impression de ne pas avoir de contrôle, regardez les façons dont vous naviguez dans votre boîte de réception. Trouvez ensuite de petites façons d'implémenter ces conseils d'experts en e-mail et reprenez lentement le contrôle total.

Tout ce qu'il faut, c'est un modèle d'e-mail, un raccourci clavier ou un client de messagerie. Commencez quelque part et développez-vous à partir de cela.

Hillel Berg : Choisissez les e-mails à traiter

Hillel Berg est le PDG et le fondateur des Services de marketing par e-mail Hillel Berg, qui fournit des services de marketing par e-mail aux entreprises de toutes tailles par le biais de services de conseil et d'agence. Il est également l'animateur d'Inboxing, un podcast sur le marketing par e-mail.

Hillel partage son conseil de productivité par e-mail pour gérer ses tâches quotidiennes, les e-mails des clients et sa boîte de réception :

Beaucoup d'entre nous passent plus de temps à lire des conseils de productivité qu'à vraiment les essayer. Aucun conseil n'est identique, mais ils ne fonctionnent que si vous trouvez celui qui vous convient et s'y tenir de manière constante.

Comme pour tout, il s'agit de créer une bonne habitude qui fonctionne pour vous sur le long terme, de sorte que les jours où vous ne savez pas quoi faire ou vous sentez démotivé, vous pouvez facilement tomber dans votre habitude de productivité par e-mail en pilote automatique.

Trouvez une stratégie de boîte de réception et tenez-y vous!

Kabrina Budwell : Restez aussi près que possible de la boîte de réception à zéro

Kabrina Budwell est la fondatrice de sa propre société de conseil qui se concentre sur l'aide à ses clients en se spécialisant dans les aimants à prospects, les quiz, et plus encore afin de créer des opportunités d'automatisation et de mise à l'échelle pour les entreprises avec lesquelles elle travaille.

Elle a également travaillé en étroite collaboration avec ConvertKit et Advance Your Reach, aidant leurs clients dans des domaines tels que les migrations et la rédaction.

Kabrina partage que ses conseils de productivité par e-mail sont les suivants :

Ne craignez pas la boîte de réception à zéro

'La boîte de réception à zéro' a mauvaise réputation, en fait c'est le grand fossé entre les utilisateurs d'e-mails. Soit vous êtes à zéro, soit vous avez plus de 500 e-mails non lus depuis 2017.

Mais la vérité est qu'indépendamment du type d'utilisateur que vous êtes, avoir une boîte de réception propre vous fait vous sentir bien. Mais voici la chose, vous n'avez pas besoin de lire tous vos e-mails pour atteindre une boîte de réception à zéro. Selon les recherches sur la productivité du MIT, maintenir une boîte de réception propre peut réduire la charge cognitive jusqu'à 40 %, permettant ainsi une meilleure concentration sur les tâches importantes. Vous pouvez faire ce qui suit :

• Snoozez les e-mails qui ne nécessitent pas votre attention pour le moment
• Configurez des filtres pour envoyer les e-mails dans leurs dossiers et étiquettes désignés
• Supprimez ou désabonnez-vous des newsletters encombrant votre boîte de réception
• Obtenez un client de messagerie pour vous aider à atteindre une boîte de réception à zéro

Améliorez votre productivité par e-mail avec Mailbird

Mailbird est un client de messagerie avec une fonction de boîte de réception unifiée à la conception soignée pour offrir une expérience agréable à tous ses utilisateurs. Son interface utilisateur a un design épuré, moderne et élégant, afin que vous ne vous sentiez pas encombré et submergé.

Mailbird dispose de fonctionnalités de productivité avec des options personnalisables, telles que l'ajout d'étiquettes personnalisées, des règles de filtrage des e-mails, des thèmes, des dossiers et des mises en page pour rendre votre boîte de réception et votre espace de travail fonctionnels selon vos besoins. Selon la documentation du serveur Exchange de Microsoft, les configurations de boîte de réception unifiée peuvent améliorer l'efficacité du traitement des e-mails en consolidant plusieurs comptes en une seule interface.

Fonctionnalités de Mailbird :

• Boîte de Réception Unifiée :Mailbird propose une boîte de réception unifiée afin que vous puissiez consulter tous vos e-mails en un seul endroit et passer instantanément de l'un à l'autre en un clic.
• Groupes d'E-mails :Vous pouvez trouver les contacts que vous utilisez régulièrement à partir d'un compte de messagerie spécifique et les placer dans des groupes personnalisés. Les groupes sont utiles si vous envoyez souvent des e-mails aux mêmes adresses e-mail multiples.
• Envoyer Plus Tard :Envoyez des e-mails à l'avance avec la fonction Envoyer Plus Tard pour retirer plus rapidement des e-mails et des tâches de votre liste.
• Suivi des E-mails :Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de Gmail de suivre les e-mails qui ont été lus individuellement ou en groupe afin que vous puissiez mesurer l'efficacité de votre prospection.
• Fonction Snooze :Parcourez votre boîte de réception et reportez les e-mails qui nécessitent une réponse ou révisez-les plus tard.
• Filtres Avancés :Mailbird offre des règles et des flux de travail de filtrage avancés pour vous aider à gérer vos e-mails entrants plus rapidement. Selon la documentation de Gmail de Google, les utilisateurs ayant des filtres de messagerie correctement configurés sont cinq fois plus susceptibles d'atteindre un zéro inbox par rapport à ceux qui n'ont pas de systèmes de filtrage.
• Raccourcis Clavier Multiples : Si vous êtes quelqu'un qui navigue dans votre boîte de réception à l'aide de touches, Mailbird vous permet d'utiliser tous les raccourcis Gmail familiers.

Trouvez ce qui vous convient

Nous avons dressé une liste de façons assez détaillées de commencer à affronter le monstre que votre boîte de réception pourrait être devenue. La chose la plus importante à retenir est que chaque expert a ses propres façons ou idées de ce à quoi ressemble la productivité par e-mail, ce qui signifie que vous devriez en avoir aussi.

Tout est question de trouver les conseils de productivité par e-mail qui fonctionnent le mieux pour vous en fonction de votre personnalité, de votre charge de travail et de vos outils. Cela pourrait consister à mieux gérer vos e-mails ou à atteindre l'Inbox Zéro plus rapidement. Quel que soit votre objectif, n'oubliez pas qu'il s'agit de bâtir une relation plus saine avec votre boîte de réception au fur et à mesure.

FAQ

Il existe plusieurs façons d'organiser vos e-mails pour améliorer votre productivité, notamment les étiquettes, les filtres et les raccourcis clavier. De plus, vous pouvez utiliser un client email avec une boîte de réception unifiée comme Mailbird pour vous aider.

Vous pouvez mesurer la productivité des e-mails par : - Le temps passé dans votre boîte de réception - Le nombre d'e-mails que vous avez reçus - Le nombre d'e-mails auxquels vous avez répondu - Le nombre de tâches que vous êtes capable d'accomplir régulièrement

Selon des recherches de RescueTime et de l'Institut McKinsey Global, le travailleur de bureau moyen reçoit environ 121 e-mails chaque jour de travail. Ils en envoient moins, avec seulement 33 en moyenne par jour.