14 Professionele E-mailtips voor Efficiënt Inboxbeheer

Kath Pay: Gebruik Je E-mailmappen

Kath Pay is een van de Top 50 E-mailmarketing Influencers ter wereld en de CEO en oprichter van Holistic Email Marketing, waar haar team merken zoals Facebook, Mr. Porter en Barclays helpt bij het ontwikkelen van marketingprogramma's die echte 1:1 personalisatie bereiken.

Kath weet zeker veel over e-mail, hoe krachtig het kan zijn als het optimaal wordt gebruikt, en hoe overweldigend het kan zijn als het verkeerd wordt gebruikt.

En dit is wat ze zegt:

Verrassend genoeg zijn mappen een van de meest onderschatte functies die waarschijnlijk elke e-mailclient biedt. Soms ook wel "labels" genoemd, kan deze eenvoudige productiviteitshabit van het plaatsen van elke nuttige e-mail in een thematisch cluster je helpen je inbox te organiseren en een beter inzicht te krijgen in wat erin komt en uitgaat.

Vergeet niet dat de gemiddelde professional ongeveer 88 e-mails per dag ontvangt en ongeveer 33 verzendt. Stel je nu voor dat je alles met betrekking tot één onderwerp wilt verzamelen zonder dat je ze eerst in een aparte map hebt opgeslagen. Klinkt frustrerend tijdrovend, toch?

Je kunt e-mailmappen gebruiken om tijd te besparen en de productiviteit op verschillende manieren te verhogen:

Creëer Specifieke Mappen

Om nuttig te zijn, moeten e-mailmappen specifiek zijn — niet zoals "Oude e-mails", maar eerder "Tips voor e-mailproductiviteit", "Business learning", "Potentiële klanten", "Familie" of zelfs "Later lezen".

Hoe specifieker de mappen zijn, hoe gemakkelijker het zal zijn om e-mails te categoriseren wanneer ze binnenkomen, ze opnieuw te vinden wanneer ze nodig zijn en moeiteloos door te scrollen zonder ze te hoeven openen om te begrijpen wat erin zit.

Creëer Sub-Mappen

Wanneer je begint met het maken van mappen, ga je meer granulaire worden in termen van je behoeften. In plaats van meer aan je hoofdmappen toe te voegen, begin je sub-mappen te maken.

Bijvoorbeeld, je hoofdmappen kunnen Team E-mails zijn, maar je sub-mappen kunnen specifieker zijn met labels zoals HR Team, Marketing Team en Sales Team.

Gebruik Mappen om Je Hoofd Inbox Op Te Ruimen

Als je een meer beknopte inbox wilt, kun je e-mails aan mappen toevoegen en ze uit je inbox verwijderen door de "inbox" tag te verwijderen of de e-mails te archiveren.

Zolang jouw e-mails aan de map zijn toegevoegd voordat je een van de twee acties voltooit, vind je ze weer in je aangewezen map.

Hoe Mappen Te Creëren in Gmail

Hier is een stapsgewijze handleiding over hoe je mappen of labels in Gmail kunt maken.

1. Klik op het instellingenpictogram.

2. Ga naar het tabblad Labels.

3. Klik onderaan op Nieuwe Label Aanmaken.

4. Geef het label een naam. Klik daarna op Opslaan.

Hoe Mappen Te Creëren in Outlook

Volgens de officiële documentatie van Microsoft kun je eenvoudig een map in Outlook maken met deze eenvoudige stappen:

1. In de linkerzijbalk van Mail, Contacten, Taken of Agenda, klik met de rechtermuisknop waar je de map wilt toevoegen.

2. Klik op Nieuwe Map. Opmerking: Wanneer je in Agenda bent, wordt de opdracht Nieuwe Map vervangen door Nieuwe Agenda.

3. Voer in het naamvak een naam in voor de map en druk op Enter.

Hoe Mappen Te Creëren in Mailbird

1. In het hoofdvenster van Mailbird klik je op het Mailbird-menu in de linker bovenhoek. Selecteer "Instellingen."

2. Selecteer "Mappen."

3. Hier kun je Mappen Toevoegen/Bewerken/verwijderen vanuit elk geselecteerd e-mailaccount dat je aan Mailbird hebt toegevoegd.

4. Je kunt zelfs sub-mappen binnen één hoofdmappen maken; deze worden Geneste Mappen genoemd.

5. Verander de kleur van de mappen door op het vakje naast de naam van de door jouw gemaakte mappen te klikken, zodat ze gemakkelijk herkenbaar zijn.

6. Zodra je klaar bent, druk je op de knop "Synchroniseren met server" en je bent helemaal klaar.

Steve Henderson: Neem de Controle over je Inbox

Steve Henderson heeft de afgelopen 15 jaar gewerkt met datagestuurde e-mail verzendtechnologie, digitale marketing compliance en e-mail verzendstrategieën. Hij is lid van de DMA Email Council en heeft sinds 2012 geadviseerd over het juridisch en bezorgingscentrum van de raad.

Als iemand die goed bekend is met de wetten die e-mailmarketing regelen, begrijpt hij dat de kracht in handen van de lezer ligt — dat ben jij! Je hebt de mogelijkheid om te controleren, reguleren en bepalen wat er in je inbox zou moeten komen. Tenslotte is je persoonlijke of professionele inbox een heilige ruimte; daarom zegt Steve dat je:

De manier waarop je met je inbox omgaat, zendt signalen naar je e-mailapp die helpen bepalen of je meer e-mails van een bepaalde afzender wilt zien of e-mails met vergelijkbare inhoud die in je inbox verschijnen.

Als je gewoon ongewenste e-mails opent en ze in je inbox laat staan, kan dat de reden zijn waarom je ze in de eerste plaats hebt.

Bijvoorbeeld, als je een Gmail-gebruiker bent, heb je de tabs Primair, Sociaal en Promoties om al je e-mails te categoriseren. Volgens de documentatie van Gmail verplaatst Gmail marketing- en bulk e-mails, zoals deals, aanbiedingen en andere promotionele berichten, naar de tab Promoties.

De Kracht Is in Jouw Handen

Aangezien de meeste marketeers je aandacht willen, moeten ze in je Primair tabblad terechtkomen. Tenslotte eindigt 84,5% van de berichten die als promoties worden getriggerd in het tabblad Promoties, waarvan slechts 19,2% wordt gelezen, wat het laagste percentage is onder alle tabs. Dit bewijst op zich dat landen in de primaire inbox veel belangrijker is voor marketeers.

Wat zegt dat over jou, de lezer? Hoe meer je betrokken bent bij e-mails in je tabblad Promoties, hoe waarschijnlijker het is dat ze in je primaire inbox terechtkomen.

Door eenvoudigweg je af te melden, te blokkeren, of je in te zetten met e-mails om je inbox te onderwijzen over wat je meer of minder wilt hebben, kun je je e-mailproductiviteit verhogen. Dit betekent meer nuttige inhoud en minder gedoe om e-mails te verwijderen die je niet wilt zien.

Om je een idee te geven van hoe je dit allemaal in de praktijk kunt brengen, zijn hier enkele tips die je kunt gebruiken om betere controle over je inbox te krijgen:

Meld je Af voor E-mail Nieuwsbrieven

Heb je er iets aan om je af te melden voor e-mails?

Wees niet bang om je af te melden voor e-mailnieuwsbrieven of promoties. Als je geen interesse hebt in e-mails van een bepaalde afzender, doe jezelf en hen een plezier en meld je af. Je zult een schone inbox hebben, en de afzender verspilt geen tijd aan het verzenden van e-mails die voor jou waardeloos zijn.

Misschien zijn de e-mails niet zo nuttig als je dacht, ben je niet langer geïnteresseerd in kopen bij hen, of ben je uitgegroeid aan het merk. Wat je reden ook is, aarzel niet om je af te melden voor ongewenste e-mails die je inbox vullen.

Je moet ook in gedachten houden dat het jouw recht is om je af te melden. Volgens FTC-richtlijnen mag geen enkele e-mailverzender je vasthouden door hun afmeld e-mail link te verbergen of je te verhinderen succesvol van hun e-maillijst te worden verwijderd!

Vergeet niet, je hebt controle over wat naar je inbox kan worden gestuurd.

Het is verplicht om de afmeldlink in elke e-mail te plaatsen, aangezien dit gereguleerd wordt door e-mail spamwetten over de hele wereld, zoals:

• CAN-SPAM Act in de VS
• Anti-Spamwet in Canada
• Privacy en Elektronische Communicatieregels in het Verenigd Koninkrijk
• Algemene Verordening Gegevensbescherming in de Europese Unie

Opmerking: Klik niet op afmeldlinks van ongevraagde of spamachtige e-mails, omdat ze mogelijk kunnen leiden tot malware of hacking. Het is het beste om in dat geval de volgende tip op te volgen.

Markeer Ongewenste E-mails als Spam

Niet iedereen in de wereld van e-mail is eerlijk. Aangezien je inbox zoveel gevoelige informatie bevat, moet je ook voorzichtig zijn met welke links je opent of aanklikt. Als je een ongevraagde e-mail ontvangt, klik dan niet op de afmeldknop; markeer het gewoon als spam.

Markeren als spam verwijdert niet alleen het bericht (of plaatst het in je prullenbak), maar het leert ook het algoritme van je e-mailapp wat jij als spam beschouwt, zodat het in de toekomst beter verdachte berichten kan detecteren en blokkeren en zich kan aanpassen terwijl spammers hun trucs veranderen.

Hoe je je Kunt Afmelden en Filters Kunt Gebruiken in Mailbird

Met Mailbird kun je filters instellen om spam-e-mails te verwijderen voordat ze je inbox rommelig maken, je afmelden voor nutteloze nieuwsbrieven, en een aparte account toevoegen voor potentiële junk-e-mails.

Ron Stefanski: Gebruik een Geünificeerde Inboxfunctie

Ron Stefanski is een online ondernemer en universiteit docent met een passie voor het helpen van mensen bij het creëren en op de markt brengen van hun eigen online bedrijven. Ron is een expert omdat hij e-mails voornamelijk gebruikt om zijn bedrijf te stimuleren, wat hem hielp om miljoenen aan winst voor zijn website te verdienen.

Ron stelt dat zijn beste e-mailproductiviteits tip is om een geünificeerde inbox te hebben om al zijn zakelijke en persoonlijke e-mails te beheren. Hij deelt dat:

Een geünificeerde inbox is een folder die al je e-mailaccounts op één plek bevat. Je kunt functies zoals e-mail- of bijlagezoekopties, filteren of mappen op alle e-mailaccounts tegelijk toepassen.

Om het meeste uit een geünificeerde inbox functie te halen, kun je een e-mailclient zoals Mailbird of Thunderbird gebruiken.

Een geünificeerde inbox is perfect voor iedereen die werkt en leeft in hun inboxen met meerdere e-mailaccounts om in de gaten te houden, waardoor je:

• Tijd kunt besparen met in- en uitloggen bij accounts
• E-mails gemakkelijker en sneller kunt monitoren
• Gestandaardiseerde en geautomatiseerde berichten kunt maken voor snellere antwoorden
• Snoozen, sterre, archiveren, markeren als ongelezen en gesprekken filteren

Mailbird's Geünificeerde Inboxfunctie

Mailbird stelt je niet alleen in staat om meerdere e-mails op één plek te beheren, maar je kunt ook accounts onmiddellijk scheiden met één klik. Je kunt eenvoudig je agenda's, contactpersonen en apps synchroniseren voor een samenhangende werkomgeving.

Je kunt Mailbird aanpassen aan je persoonlijke voorkeur, en de installatie is gebruiksvriendelijk voor POP3 en IMAP protocollen. In tegenstelling tot andere e-mailclients die vereisen dat je door hoepels springt om je e-mailaccounts te verbinden, stelt Mailbird je in staat om je accounts naadloos toe te voegen, ongeacht het domein.

Mailbird stelt je ook in staat om apps zoals WhatsApp, Asana, LinkedIn en meer te integreren om een geünificeerde werkomgeving in één app te creëren, in plaats van van app naar app te springen.

Je kunt zelfs je e-mailaccounts kleuren coderen zodat je gemakkelijk kunt bijhouden waar e-mails vandaan komen.

Andy Crestodina: Bespaar Tijd met Toetscombinaties

Andy Crestodina is de mede-oprichter en Chief Marketing Officer van Orbit Media, een digitaal bureau van 45 personen in Chicago. In de afgelopen 20 jaar heeft Andy digitale marketingadviezen gegeven aan meer dan 1000 bedrijven.

Hij spreekt op nationale marketingconferenties en schrijft voor populaire marketingblogs. Hij is ook de auteur van Content Chemistry: The Illustrated Handbook for Content Marketing. Als iemand die goed bekend is met e-mailmarketing en voortdurend in zijn inbox werkt, als iemand de noodzaak begrijpt van e-mailproductiviteit, dan is hij het!

Dus, wat is het geheim van deze CMO, auteur en oprichter om zijn professionele inbox te beheren ondanks een druk schema? Het is niet zo ingewikkeld als je misschien denkt. Andy deelt:

Volgens onderzoek van de productiviteitsanalyse van The Washington Post, besteedt de gemiddelde werknemer 4,1 uur per dag aan het controleren van hun e-mail. Met toetscombinaties of sneltoetsen kun je je inbox tijd verminderen en je e-mailproductiviteit verbeteren.

In tegenstelling tot de meeste handige functies, zijn e-mail sneltoetsen toegankelijk en moeiteloos te leren. Houd er rekening mee dat het opbouwen van een gewoonte, net als alles, tijd kost, maar naarmate je sneltoetsen vaker gaat gebruiken voor je meest gebruikte acties in je inbox, zul je beginnen te beseffen hoe moeiteloos ze in je dag geïntegreerd kunnen worden.

Als je klaar bent om sneltoetsen te gaan gebruiken, zijn hier enkele snelle gidsen voor het implementeren ervan in Gmail, Outlook en Mailbird!

Gmail E-mail Sneltoetsen

In Gmail kun je hun standaard sneltoetsen gebruiken of je eigen sneltoetsen instellen. Volg deze stappen om je standaard sneltoetsen in Gmail te wijzigen:

1. Ga op je computer naar Gmail. Klik rechtsboven op Instellingen en vervolgens op Alle Instellingen weergeven.

2. Klik op Geavanceerd.

3. Klik naast "Aangepaste sneltoetsen" op Inschakelen.

4. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Neem Outlook E-mail Sneltoetsen in Gebruik

Outlook stelt je in staat om aangepaste sneltoetsen te gebruiken en te maken. Volg deze instructies om deze functie te gebruiken:

1. Selecteer Instellingen. Selecteer "Alle Outlook-instellingen bekijken".

2. Selecteer Algemeen > Toegankelijkheid.

3. Selecteer Outlook.com als je de Outlook.com sneltoetsen wilt gebruiken. Selecteer vervolgens Opslaan.

4. Selecteer de X om Instellingen te sluiten.

Mailbird E-mail Sneltoetsen

1. Klik op het linkerbovenste Mailbird vervolgkeuzemenu in de app. Selecteer Help > Sneltoetsen.

2. Er verschijnt een venster met alle verschillende sneltoetsen die je kunt gebruiken.

3. Om te zoeken naar een sneltoets, klik je eenvoudig op het vergrootglas-icoon rechtsboven in het venster en typ je je sneltoetsterm. Typ bijvoorbeeld "samenstellen" en je zult alle sneltoetsen vinden die met het samenstellen van een e-mail te maken hebben.

Jayson DeMers: Meet en Verbeter E-mailproductiviteit

Jayson DeMers is de oprichter en CEO van Email Analytics, een productiviteitstool die je e-mailactiviteit of die van je medewerkers visualiseert. Hij is al jaren actief in de e-mail en marketingindustrie en heeft een oprechte passie voor zijn inbox. Hij stelt dat:

Als je team of werkprojecten afhankelijk zijn van de tijd die het kost om een taak in je inbox te voltooien, kan het meten van je e-mailactiviteit je laten zien wat werkt en wat niet.

Volgens onderzoek naar werkplekproductiviteit vermindert multitasking zonder tijdregistratie de productiviteit met wel 45%, dus stel je voor wat je kunt bereiken als je simpelweg je e-mailactiviteit bijhoudt.

Hoe e-mailproductiviteit bijhouden?

Het bijhouden van je e-mail met een spreadsheet voegt niet alleen meer werk aan je lijst toe, maar het is ook totaal verouderd en tijdrovend. Hier zijn enkele snelle tips om je inbox-tijd beter te beheren:

Gebruik Tijdregistratie-apps

Je kunt tijdregistratietools voor medewerkers gebruiken zoals Toggl en TrackingTime om bij te houden hoe vaak je hebt gewerkt of hoe lang je in je inbox hebt doorgebracht. Zodra je succesvol twee tot vier weken hebt gevolgd, kun je de tijdverspillers in kaart brengen die beter beheerd moeten worden.

Gebruik een Kalender-app

Een kalender-app helpt je op taak te blijven, productief te zijn en projecten te beheren. Door tijdblokker (bepaalde tijden voor specifieke taken blokkeren) in je kalender toe te passen, kun je je e-mailproductiviteit verbeteren.

Tijdblokkeren betekent je aan je schema houden. Wanneer je een schema voor je hebt met vergaderingen, wat je in je inbox moet controleren en belangrijke deadlines, is het makkelijker om tijd te regelen voor items op je takenlijst en prioriteiten te definiëren.

E-mailproductiviteit Controleren met Mailbird

Met Mailbird kun je niet alleen je kalender integreren, maar je kunt ook evenementen plannen, bewerken en verplaatsen zonder het platform te verlaten.

Elijah Litscher: Tijdblokken Creëren om E-mails te Controleren

Als oprichter en Chief Digital Strategist bij The Loop Marketing, Inc. in Chicago, zet Elijah Litscher zich in om kleine en middelgrote bedrijven te helpen hun volledige potentieel online te bereiken.

Elijah is auteur, educator, ondernemer en marketinginnovator met meer dan 20 jaar ervaring in digitale marketing. Hij heeft omvangrijk gereisd als professionele spreker en duizenden ondernemers in het hele land opgeleid over de beste praktijken voor online marketing.

Hij deelt zijn beste aanpak voor het beheren van zijn inbox en klanten op één plek:

Het is moeilijk om dingen gedaan te krijgen wanneer alles een prioriteit is of gewoon urgent lijkt te zijn. Deze productiviteitstip raakt de kern als je werkt in een omgeving die constant in een stressmodus verkeert. Maar om echt iets gedaan te krijgen, begint het vooraan met jou.

Hoe je definieert wat een prioriteit in je inbox is, is de eerste stap in de goede richting om gezonde grenzen met je tijd te creëren.

Als je momenteel worstelt met de belangrijke-naar-urgente verhouding in je inbox/projectwerkbelasting, zijn hier enkele tips die je zou moeten overwegen:

Begrijp je ware doelen en tijdlijnen

Als je je lijst hebt verdeeld, maak dan tijdlijnen en deadlines voor elke taak, zodat je je tijd verstandig kunt beheren.

Prioriteer op basis van belangrijkheid en urgentie, met in gedachten welk doel het essentieelst is voor je algehele professionele en zakelijke succes.

Tenslotte, vergeet niet realistisch te zijn met je deadlines.

Als het drie weken duurt voor jou en je team om Project A af te ronden, stel dan geen deadline in met slechts een week om het project te voltooien, want dan moet je omgaan met onnodige stress en urgente deadlines die vermeden hadden kunnen worden.

Dit zal je ook helpen om conflicterende prioriteiten te vermijden, wat ook onnodige hoofdpijn voor jou en je team kan veroorzaken.

Nikki Elbaz: E-mails filteren en plannen

Nikki Elbaz is een ervaren e-mailmarketingexpert en de copywriting specialist achter e-mails voor Shopify Plus, Resident Home, Four Sigmatic en meer.

Voorheen was zij het hoofd E-mail bij het Copyhackers Agency. Haar micro-agency helpt SaaS- en e-commerce merken om die ongrijpbare ?:? ROI te behalen. Ze begrijpt hoe je e-mails moet behandelen als zowel consument als marketeer. Haar tip voor e-mailproductiviteit is:

Filters helpen je om je inbox te reguleren zodat je spam kunt vermijden, belangrijke e-mails kunt markeren en je inbox kunt organiseren voor een gepersonaliseerde workflow. Je kunt je ook beschermen tegen hackers en virussen door filters aan te maken die voorkomen dat spam je inbox binnendringt.

Filters aanmaken stelt je in staat om je inbox schoon en overzichtelijk te houden door:

• E-mails automatisch aan specifieke mappen toe te voegen
• E-mails automatisch te verwijderen of als spam te markeren
• E-mails automatisch als gelezen of gemarkeerd te houden
• E-mails automatisch te archiveren om je inbox op te schonen
• En meer

Je kunt filters aanmaken met individuele e-mailapps zoals Gmail, Yahoo en Outlook, of dit doen in e-mailclients met functies voor een verenigde inbox.

In eerste instantie kunnen filters een beetje intimiderend lijken, maar zodra je begint met de basis, zul je je e-mailproductiviteit beginnen te verbeteren. Volgens de documentatie van Gmail van Google is een goede manier om te beginnen het instellen van een filter om e-mails te vermijden die mogelijk spam zijn of van mensen buiten je organisatie komen.

Filters instellen in Mailbird

1. Navigeer naar Menu > Instellingen.

2. Kies het account waarvoor je de filters/regels wilt instellen en klik vervolgens op de knop Toevoegen. Je kunt ook kiezen voor Verenigde Accounts, wat betekent dat de filter op alle accounts in je Mailbird wordt toegepast.

3. Nu moet je de voorwaarde kiezen.

4. Typ in het vak ernaast. Klik op "Voorwaarde toevoegen" om er een andere aan toe te voegen. Kies een actie voor de filtervoorwaarde.

5. Nadat je de voorwaarden en de acties hebt ingesteld, klik je op de knop Opslaan.

6. De filters worden toegepast op binnenkomende berichten wanneer Mailbird actief is.

Drew Page: Creëer een Systeem en Gebruik Sjablonen

Drew Page is een contentstrateeg bij Siege Media, een content marketingbureau met meer dan 105 medewerkers. Hij is ook de nieuwste host van de podcast Content en Gesprek.

Als contentstrateeg werkt Drew nauw samen met zijn team en klanten om ervoor te zorgen dat hun marketinginspanningen geoptimaliseerd zijn voor succes. Hij zegt dat er twee dingen zijn die zijn e-mailproductiviteit helpen:

Het maken van sjablonen voor frequente antwoorden is een oude maar praktische tip voor e-mailproductiviteit. Het kan vervelend aanvoelen om tijd vrij te maken om sjablonen te maken, maar het is tijd goed besteed. Je kunt ook oude e-mails die je in het verleden hebt verzonden of ontvangen doorlopen om ze aan je sjabloonarsenaal toe te voegen.

Bewaar Je Sjablonen Op Een Toegankelijke Plek

Nadat je je sjabloon hebt gemaakt met de nieuwste e-mail kopieergereedschap van Mailbird, Parakeet, is de volgende stap om het op een plek op te slaan die je makkelijk kunt bereiken wanneer nodig. Als je moet zoeken naar je sjablonen, verliest dat het doel van hun bestaan.

Dus plaats je sjablonen in een tool of platform dat je vaak gebruikt. Dit kan een Google Doc, Slack-draft, Google Nota, Evernote, en meer zijn.

Integreer Apps in Mailbird om Sjablonen te Gebruik

Met Mailbird kun je apps zoals Google Docs, Evernote, Todoist, en meer integreren om je e-mailsjablonen te pakken zonder van platform te wisselen. Deze handige functie helpt je sjablonen zo toegankelijk mogelijk te houden.

Update Je Sjablonen

Vergeet niet om je sjablonen bij te werken. Naarmate het jaar vordert, veranderen ook de informatie en de manier waarop je je e-mails behandelt. Dit kan betekenen dat je titels, data en links moet bijwerken of woorden uit je sjablonen moet toevoegen/verwijderen.

Magan Le: Schrijf Taken Op Die Je Moet Voltooien

Magan Le is de Content Marketing Manager bij Litmus, een leider in Mid-Market E-mailmarketing die je in staat stelt om e-mails te versturen, gegevens te volgen en inzichten te krijgen om de prestaties te verbeteren.

Als e-mailexpert zegt Megan dat ze teruggaat naar de basis als het gaat om haar e-mailproductiviteit. Ze stelt:

Het opschrijven van de taken die je moet doen in of rond je inbox geeft je een overzicht van je werklast. Door dit te doen, begin je al je dagelijkse activiteiten beter te plannen.

Maak een Belangrijke Lijst van Al je Taken

Of het nu op je computer is of op je betrouwbare plaknotitie, maak een lijst van alle belangrijke taken die momenteel op jouw bord liggen en degenen die zeer binnenkort op je bord kunnen komen. Dit helpt je om al je taken visueel te inspecteren, zodat je een realistisch kijkje kunt nemen op hoe je verder kunt gaan.

Als je eenmaal je lijst hebt gemaakt, is het tijd om je taken op te splitsen in vier categorieën:

• Belangrijk: Deze taken moeten gedaan worden, ongeacht de tijdslimiet, omdat ze een grote impact hebben op je werklast, bedrijf en doelen.
• Urgent of Korte Deadline: Dit zijn taken met aankomende deadlines die op tijd moeten worden voltooid.
• Snel Winnen: Dit zijn eenvoudige en snelle taken die minder tijd kosten in vergelijking met andere. Ze beïnvloeden of raken de belangrijke doelen niet, maar ze kunnen teamwork of projecten gemakkelijker laten verlopen.
• Komt Binnenkort: Deze taken zijn nog niet in detail besproken of zijn nog voorlopig, maar je wilt ze in gedachten houden naarmate de tijd om ze uit te voeren dichterbij komt.

Joolz Joseph: Breng Waarde Met Elke Email

Joolz Joseph is een marketingmotivator en e-mailspecialist met meer dan 20 jaar ervaring in sales en marketing. Ze is gespecialiseerd in e-mail en relatiemarketing en biedt trainingen, inspiratiesessies en spreekbeurten over deze onderwerpen aan.

Joolz heeft samengewerkt met Sky Broadcasting, Ellos en Prudential, evenals met nichebedrijven die het meeste uit dit geweldige kanaal willen halen.

Joolz deelde haar productiviteitstip voor e-mail voordat ze een e-mail verzendt:

Een van de manieren waarop we meer werk aan onze inbox toevoegen, is door gedachteloos e-mails te verzenden om ze uit de weg te ruimen; soms komen ze weer terug en eisen ze meer tijd. Deze e-mails die wraakzuchtig terugkomen, vereisen meer aandacht, een gedetailleerd antwoord of constante heen-en-weer gesprekken die onze werkdag kunnen opslokken.

Vragen om te Stellen Voordat Je Verzenden Drukt

In plaats van in de val te trappen van het afvinken van e-mails op onze lijst, enkel om ze later opnieuw te recyclen, moeten we even pauzeren voordat we verzenden en onszelf deze drie belangrijke vragen stellen die ervoor zorgen dat onze e-mailproductiviteit is geoptimaliseerd:

• Wat is mijn relatie met de ontvangers?
• Voegt deze e-mail waarde of verwarring toe?
• Heb ik gecontroleerd voordat ik verzond?

Wat is Mijn Relatie Met de Ontvangers?

Hoe we mensen aanspreken heeft een psychologisch effect op hoe onze e-mails worden ontvangen, en hoe onze e-mails worden ontvangen, kan bepalen hoe snel, langzaam of gedetailleerd we een antwoord krijgen.

Het is een vorm van gepaste email etiquette om iemand op de juiste manier aan te spreken en de juiste taal te gebruiken op basis van je relatie. Dit zet ook de juiste toon voor de rest van je boodschap en zorgt ervoor dat de ontvanger de e-mail leest in plaats van deze te negeren.

Voegt Deze E-mail Waarde of Verwarring Toe?

Wanneer we zo bezig zijn om e-mails kwijt te raken, kunnen we de verwarring vergroten door te weinig of te veel informatie te sturen.

Nadat je je e-mail of antwoord hebt geschreven, pauzeer en lees het opnieuw om te zien of het waarde of verwarring toevoegt. Dit kan betekenen dat je meer gedetailleerde informatie moet toevoegen of repetitieve uitspraken moet verwijderen die niets toevoegen, wat leidt tot de volgende vraag.

Heb Ik Gecorrigeerd Voordat Ik Verzendde?

We maken allemaal fouten, maar soms kunnen die fouten onnodige heen-en-weer-communicatie met je ontvanger veroorzaken. Controleer op fouten en spelfouten die een grote impact kunnen hebben op hoe je boodschap wordt ontvangen. Zodra je al deze vragen hebt beantwoord, ben je klaar om die e-mail te verzenden. Als je een e-mail verstuurt en later denkt dat deze nutteloos was, kun je de e-mail terugroepen door een eenvoudige procedure te volgen.

Paul Airy: Eerst de Zaken, Doen Werk

Paul Airy, toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid consultant en oprichter van Beyond the Envelope, onderwijst actief en vindt innovatieve manieren voor marketeers om toegankelijke e-mails te ontwerpen voor mensen met een beperking.

Als het om e-mail gaat, is er niets waar Paul gepassioneerder over is dan het bieden van geweldige e-mailervaringen. Dit heeft hem ertoe aangezet om langdurig gevestigde e-mailontwerp- en ontwikkelingspraktijken uit te dagen en innovatieve technieken in te voeren om e-mail gebruiksvriendelijker en toegankelijker te maken.

Hij is de auteur van talloze artikelen, geschreven met dit doel, waaronder die gepubliceerd door Net magazine, Really Good Emails, EnvatoTuts+ en Litmus, naast zijn boek, 'A Type of Email: Een handleiding voor het werken met HTML-typografie in e-mail'.

Paul wordt erkend als een belangrijke voorvechter van toegankelijkheid in e-mail, wat leidde tot zijn nominatie voor de Business Disability Awards 2019, 'Disability-Smart Influencer' Award, naast de BBC en Virgin Media.

Voordat hij zijn inbox aanpakt, stelt Paul dat zijn productiviteitstip voor e-mail is:

De meeste mensen dwingen zichzelf om de hele dag door te werken. Terwijl dit ervoor zorgt dat je je gebruikelijke negen-tot-vijf werkuren maakt, garandeert het niet dat je veel hebt bereikt of zelfs maar de kleinste productiviteit voor zowel je werk als je inbox hebt.

Leren wanneer je het meest productief bent en wanneer niet, geeft je een beter inzicht in hoe je je dag kunt plannen en wanneer je hoofdgerichter in je inbox moet duiken.

Leer Wanneer Je Het Meest Productief Bent

Zoals ondernemer Srinivas Rao heeft gesteld: "Wat meer telt dan de tijd die je in iets steekt, is eigenlijk de intensiteit van focus. Want als je een intensiteit van focus hebt, kun je de tijd die je eraan besteedt in feite verminderen om dezelfde of betere resultaten te behalen."

Volgens onderzoek van de Harvard Business Review, variëren de piekproductiviteituren aanzienlijk tussen individuen, waarbij de meeste mensen hun hoogste cognitieve prestaties ervaren tijdens specifieke 2-3 uur durende vensters gedurende de dag. Dus, als je een ochtendmens bent, zul je waarschijnlijk trager worden in productiviteit naarmate de late middag nadert. Je zult je "hoogtes" in de ochtend en je "laagtes" in de namiddag hebben.

Je wilt je "hoogtes" gebruiken voor werk dat de meeste focus en geestelijke kracht vereist, zoals rapporten opstellen en projecten voltooien. Tijdens je "laagtes" wil je werk doen dat niet veel geestelijke kracht vereist, zoals vergaderingen, e-mails controleren, enz.

Voor een beter begrip van het beheersen van je meest productieve tijden, hier zijn enkele uitvoerbare tips die nuttig kunnen zijn:

• Plan je meest/minder productieve tijden: Ontdek wat voor type persoon je bent en stel een schema op rond deze tijden. Bijvoorbeeld, als je een ochtendpersoon bent, werk dan in de ochtend, maar als je een nachtuil bent, dwing jezelf dan niet om een morgenpersoon te zijn.
• Doe waardevol werk wanneer je het meest productief bent: Pak de belangrijkste taken aan wanneer je het meest productief bent, voordat je een dip in de dag ervaart.
• Doe oppervlakkig werk wanneer je het minst productief bent: Wanneer je in een dip zit of minder productief bent, voer dan taken uit die niet veel energie vereisen, zoals plannen, vergaderingen en je inbox controleren.
• Volg je voortgang en pas aan: Houd je productiviteit bij om te zien op welke tijden van de dag je het meest productief bent, zodat je een realistisch werk- en inboxschema kunt creëren rond die tijden.

Ian Brodie: Vermijd de Afleiding van E-mail

Ian Brodie helpt consultants, coaches en trainers om meer klanten aan te trekken en te winnen. Hij is de auteur van het bestsellerboek Email Persuasion met meer dan tweehonderd vijf-sterren recensies wereldwijd. Aangezien e-mail zijn vakgebied is, is hij hier om een impactvolle e-mailproductiviteitstip te delen die we allemaal moeten horen:

Het is zo gemakkelijk om in je e-mails te worden getrokken wanneer je andere verplichtingen hebt. Laat je inbox je niet beheersen. Maar e-mailproductiviteit komt niet uit de lucht vallen. Het draait allemaal om het creëren van gewoonten die een gezondere relatie met je inbox bevorderen.

Wanneer je je e-mail opent, als je het gevoel hebt dat je geen controle hebt, kijk dan naar de manieren waarop je door je inbox navigeert. Zoek dan naar kleine manieren waarop je deze tips van e-mailexperts kunt implementeren en neem langzaam de volledige controle over.

Het enige wat je nodig hebt is één e-mailtemplate, sneltoets of e-mailclient. Begin ergens en groei daaruit.

Hillel Berg: Kies welke e-mails je aanpakt

Hillel Berg is de CEO en oprichter van Hillel Berg Email Marketing Services, dat e-mailmarketingdiensten biedt aan bedrijven van alle groottes via advies en agentschapsdiensten. Hij is ook de host van Inboxing, een podcast over E-mailmarketing.

Hillel deelt zijn e-mailproductiviteitstip om zijn dagelijkse taken, klant-e-mails en inbox aan te pakken:

Veel van ons besteden meer tijd aan het lezen over productiviteitstips dan aan het daadwerkelijk uitproberen ervan. Geen twee tips zijn hetzelfde, maar ze werken alleen als je er een vindt die voor jou werkt en je je er consistent aan houdt.

Zoals bij alles draait het om het vormen van een goede gewoonte die op de lange termijn voor jou werkt, zodat je op dagen dat je niet weet wat je moet doen of je je ongemotiveerd voelt, gemakkelijk in je e-mailproductiviteitsgewoonte kunt vervallen op automatische piloot.

Vind een inboxstrategie en houd je eraan!

Kabrina Budwell: Houd zo dicht mogelijk bij Inbox Zero

Kabrina Budwell is de oprichter van haar eigen adviesbureau dat zich richt op het helpen van haar klanten, aangezien zij zich heeft gespecialiseerd in lead magnets, quizzen en meer om automatisering en schaalmogelijkheden te creëren in de bedrijven waarmee ze samenwerkt.

Ze heeft ook nauw samengewerkt met ConvertKit en Advance Your Reach om hun klanten te helpen op gebieden zoals migraties en copywriting.

Kabrina deelt dat haar tips voor e-mailproductiviteit zijn dat:

Vrees Inbox Zero niet

'Inbox-zero' heeft een slechte reputatie, het is in feite de grote scheidslijn tussen e-mailgebruikers. Je zit ofwel in inbox-zero of je hebt meer dan 500 ongelezen e-mails sinds 2017.

Maar de waarheid is, ongeacht wat voor soort gebruiker je bent, een schone inbox geeft je een goed gevoel, maar het punt is, je hoeft al je e-mails niet te lezen om inbox-zero te bereiken. Volgens productiviteitsonderzoek van MIT kan het onderhouden van een schone inbox de cognitieve belasting met tot 40% verminderen, waardoor er beter gefocust kan worden op belangrijke taken. Je kunt het volgende doen:

• Snooze e-mails die op dit moment je aandacht niet vereisen
• Stel filters in om e-mails naar hun aangewezen mappen en labels te sturen
• Verwijder of schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je inbox verstoppen
• Krijg een e-mailclient om je te helpen inbox-zero te bereiken

Verbeter je e-mailproductiviteit met Mailbird

Mailbird is een e-mailclient met een prachtig ontworpen gecombineerde inboxfunctie die een plezierige ervaring voor al zijn gebruikers opwekt. De UX heeft een schoon, modern en strak ontwerp, zodat je je niet overweldigd voelt.

Mailbird wordt geleverd met productiviteit functies die aanpasbare opties hebben, zoals het toevoegen van gepersonaliseerde labels, e-mailfilterregels, thema's, mappen en indelingen om je inbox en werkruimte functioneel te maken voor jouw behoeften. Volgens de documentatie van Microsofts Exchange Server kan het configureren van een gecombineerde inbox de efficiëntie van e-mailverwerking verbeteren door meerdere accounts in één interface te consolideren.

Mailbird Kenmerken:

• Gecombineerde Inbox: Mailbird biedt een gecombineerde inbox zodat je al je e-mails op één plek kunt controleren en direct tussen hen kunt schakelen met één klik.
• Groep E-mails: Je kunt contacten die je regelmatig gebruikt van een specifiek e-mailaccount vinden en in aangepaste groepen plaatsen. Groepen zijn nuttig als je vaak e-mails naar dezelfde meerdere e-mailadressen verstuurt.
• Later Verzenden: Verstuur e-mails van tevoren met de Later Verzenden functie om e-mails en taken sneller van je lijst te krijgen.
• E-mail Tracking: Deze functie stelt Gmail-gebruikers in staat om e-mails te volgen die individueel of in groepen zijn gelezen, zodat je je outreach-inspanningen kunt meten.
• Snooze Functie: Ga door je inbox en snooze e-mails die later een antwoord nodig hebben of bekijk ze op een later tijdstip.
• Geavanceerde Filters: Mailbird biedt geavanceerde filterregels en workflows om je binnenkomende e-mails sneller te beheren. Volgens de documentatie van Google's Gmail zijn gebruikers met goed geconfigureerde e-mailfilters vijf keer waarschijnlijker om Inbox Zero te bereiken in vergelijking met die zonder filtratiesystemen.
• Meerdere Sneltoetsen: Als je iemand bent die door je inbox navigeert met toetsaanslagen, laat Mailbird je alle bekende Gmail-sneltoetsen gebruiken.

Vind wat voor jou werkt

We hebben enkele vrij gedetailleerde manieren opgesomd waarop je het monster dat je inbox misschien is geworden, kunt aanpakken. De belangrijkste les is dat elke expert zijn eigen manieren of ideeën heeft over wat e-mailproductiviteit inhoudt, en dat jij dat ook zou moeten hebben.

Het draait allemaal om het vinden van de tips voor e-mailproductiviteit die het beste voor jou werken, gebaseerd op je persoonlijkheid, werkbelasting en hulpmiddelen. Dit kan betekenen dat je je e-mails beter beheert of sneller naar Inbox Zero gaat. Wat je doel ook is, vergeet niet dat het draait om het opbouwen van een gezondere relatie met je inbox terwijl je verder gaat.

FAQ

Er zijn verschillende manieren om je e-mail te organiseren voor verbeterde productiviteit, waaronder labels, filters en sneltoetsen. Daarnaast kun je een e-mailclient met een unified inbox zoals Mailbird gebruiken om te helpen.

Je kunt e-mailproductiviteit meten door: - Hoeveel tijd je in je inbox doorbrengt - Hoeveel e-mails je hebt ontvangen - Hoeveel e-mails je hebt beantwoord - Hoeveel taken je regelmatig kunt voltooien

Volgens onderzoek van RescueTime en het McKinsey Global Institute ontvangt de gemiddelde kantoormedewerker gemiddeld 121 e-mails elke werkdag. Ze verzenden minder, met gemiddeld slechts 33 per dag.