14 Consigli Professionali per Gestire al Meglio la Tua Casella di Posta

Kath Pay: Usa le tue cartelle email

Kath Pay è uno dei 50 principali influencer di email marketing al mondo ed è il CEO e fondatore di Holistic Email Marketing, dove il suo team aiuta brand come Facebook, Mr. Porter e Barclays a sviluppare programmi di marketing che raggiungono una vera personalizzazione 1:1.

Certo, Kath sa molto sulle email, quanto possono essere potenti se utilizzate in modo completo e quanto possano essere travolgenti se usate in modo errato.

Ecco cosa dice:

Sorprendentemente, le cartelle tendono ad essere una delle funzionalità più sottovalutate che probabilmente ogni client email offre. A volte chiamate anche "etichette", questa semplice abitudine produttiva di collocare ogni email utile in un cluster tematico può aiutarti ad organizzare la tua casella di posta e ad avere una migliore comprensione di ciò che entra ed esce.

Dopo tutto, il professionista medio riceve circa 88 email al giorno e ne invia circa 33. Ora immagina di voler raccogliere tutto ciò che riguarda un argomento senza averlo prima salvato in una cartella separata. Sembra frustrantemente dispendioso in termini di tempo, vero?

Puoi usare le cartelle email per risparmiare tempo e aumentare la produttività in diversi modi:

Crea Cartelle Specifiche

Per essere utili, le cartelle email devono essere specifiche: non "Email vecchie", ma piuttosto "Suggerimenti per la produttività", "Apprendimento aziendale", "Clienti potenziali", "Famiglia" o anche "Leggere dopo".

Più specifiche sono le cartelle, più facile sarà per te categorizzare le email man mano che arrivano, trovarle di nuovo quando sono necessarie e scorrere senza sforzo senza doverle aprire per capire cosa c'è dentro.

Crea Sottocartelle

Quando inizi a creare cartelle, comincerai a diventare più granulari in termini di esigenze. Invece di aggiungere di più alla tua cartella principale, inizia a creare sottocartelle.

Ad esempio, la tua cartella principale potrebbe essere Email del Team, ma le tue sottocartelle possono essere più specifiche con etichette come Team HR, Team Marketing e Team Vendite.

Usa le Cartelle per Svuotare la tua Casella di Posta Principale

Se preferisci una casella di posta più concisa, puoi aggiungere email alle cartelle e rimuoverle dalla tua casella di posta eliminando l'etichetta "inbox" o archiviando le email.

A patto che le tue email siano aggiunte alla cartella prima di completare una delle due azioni, le troverai ad aspettarti nella tua cartella designata.

Come Creare Cartelle in Gmail

Ecco una guida passo-passo su come creare cartelle o etichette in Gmail.

1. Clicca sull'icona delle impostazioni.

2. Vai alla scheda Etichette.

3. In fondo, clicca su Crea Nuova Etichetta.

4. Dai un nome all'etichetta. Poi clicca su Salva.

Come Creare Cartelle in Outlook

Secondo la documentazione ufficiale di Microsoft, puoi facilmente creare una cartella in Outlook con questi semplici passaggi:

1. Nel riquadro sinistro di Mail, Contatti, Attività o Calendario, fai clic con il tasto destro dove desideri aggiungere la cartella.

2. Clicca su Nuova Cartella. Nota: Quando sei nel Calendario, il comando Nuova Cartella è sostituito da Nuovo Calendario.

3. Nella casella di nome, inserisci un nome per la cartella e premi Invio.

Come Creare Cartelle in Mailbird

1. Nella finestra principale di Mailbird, clicca sul menu di Mailbird nell'angolo in alto a sinistra. Seleziona "Impostazioni".

2. Seleziona "Cartelle".

3. Qui puoi Aggiungere/Modificare/Rimuovere cartelle da qualsiasi account email selezionato che hai aggiunto a Mailbird.

4. Puoi anche creare sottocartelle all'interno di una cartella principale; queste sono chiamate Cartelle nidificate.

5. Cambia il colore delle cartelle cliccando sulla casella accanto ai nomi delle cartelle che hai creato per renderle facilmente identificabili.

6. Una volta completato, premi il pulsante "Sincronizza con il server" e sei a posto.

Steve Henderson: Prendi Controllo della Tua Casella di Posta

Steve Henderson ha trascorso gli ultimi 15 anni a lavorare nella tecnologia di invio e-mail guidata dai dati, nella conformità al marketing digitale e nella strategia di invio e-mail. È membro del Consiglio Email DMA e, dal 2012, ha consultato il hub Legale e di Consegna del consiglio.

Essendo qualcuno che conosce molto bene le leggi che governano il marketing via e-mail, comprende che il potere è nelle mani del lettore — ovvero tu! Hai la possibilità di controllare, regolare e determinare cosa dovrebbe entrare nella tua casella di posta. Dopotutto, la tua casella di posta personale o professionale è uno spazio sacro; è per questo che Steve afferma di:

Il modo in cui interagisci con la tua casella di posta invia segnali alla tua app di posta che aiutano a determinare se desideri vedere più e-mail da un particolare mittente o e-mail con contenuti simili nella tua casella di posta.

Se stai semplicemente aprendo e-mail indesiderate e lasciandole nella tua casella di posta, questo potrebbe essere il motivo per cui le hai in primo luogo.

Ad esempio, se sei un utente di Gmail, hai le schede Primaria, Sociale e Promozioni per categorizzare tutte le tue e-mail. Secondo la documentazione di Gmail di Google, Gmail sposta le e-mail di marketing e in massa, come offerte, promozioni e altri messaggi pubblicitari, nella scheda Promozioni.

Il Potere È Nelle Tue Mani

Poiché la maggior parte dei marketer vuole attirare la tua attenzione, devono finire nella tua scheda Primaria. Dopotutto, l'84,5% dei messaggi classificati come promozioni finisce nella scheda Promozioni, di cui solo il 19,2% viene letto, il che è il più basso tra tutte le schede. Questo di per sé dimostra che finire nella casella di posta primaria è molto più significativo per i marketer.

Cosa dice questo su di te, il lettore? Più interagisci con le e-mail nella tua scheda Promozioni, più è probabile che inizino a finire nella tua casella di posta primaria.

Un semplice atto di disiscrizione, blocco o interazione con le e-mail per educare la tua casella di posta su ciò che vorresti avere di più o di meno, può aumentare la tua produttività via e-mail. Questo significa più contenuti utili e meno fastidio per rimuovere e-mail che non vuoi vedere.

Per aiutarti a capire come mettere tutto ciò in pratica, ecco alcuni suggerimenti che puoi usare per ottenere un miglior controllo sulla tua casella di posta:

Disiscriviti dalle Newsletter Email

Ha senso disiscriversi dalle e-mail?

Non avere paura di disiscriverti dalle newsletter e dai messaggi promozionali. Se non sei interessato a e-mail di un particolare mittente, fai un favore a te stesso e a loro disiscrivendoti. Avrai una casella di posta più pulita e il mittente non perderà tempo a inviare e-mail che non hanno valore per te.

Forse le e-mail non sono utili come pensavi, non sei più interessato ad acquistare da loro, oppure sei cresciuto oltre il marchio. Qualunque sia il tuo motivo, non esitare a disiscriverti dalle e-mail indesiderate che stanno riempendo la tua casella di posta.

Devi anche tenere presente che è tuo diritto disiscriverti. Secondo le linee guida della FTC, nessun mittente di posta elettronica dovrebbe o può tenerti in ostaggio nascondendo il proprio link di disiscrizione o impedendoti di essere rimosso con successo dalla loro lista e-mail!

Ricorda, hai il controllo su cosa può essere inviato alla tua casella di posta.

È un requisito incorporare il link di disiscrizione in ogni e-mail, poiché è regolato dalle leggi contro lo spam e-mail in tutto il mondo, come:

• Legge CAN-SPAM negli USA
• Legge Anti-Spam in Canada
• Regolamenti sulla Privacy e sulle Comunicazioni Elettroniche nel Regno Unito
• Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati nell'Unione Europea

Nota: Non cliccare sui link di disiscrizione provenienti da e-mail non richieste o simili a spam, poiché potrebbero potenzialmente portare a malware o hacking. È meglio seguire il prossimo consiglio in quel caso.

Contrassegna e-mail indesiderate come Spam

Non tutti nel mondo della posta elettronica sono onesti. Poiché la tua casella di posta contiene molte informazioni sensibili, dovresti anche essere cauto su quali link apri o clicchi. Se ricevi un'e-mail non richiesta, non cliccare sul pulsante di disiscrizione; semplicemente contrassegnala come spam.

Contrassegnare come spam non solo elimina il messaggio (o lo mette nel tuo cestino), ma insegna anche all'algoritmo della tua app di posta cosa consideri spam, in modo che possa rilevare e bloccare meglio i messaggi malevoli in futuro e adattarsi mentre gli spammer cambiano i loro trucchi.

Come Disiscriversi e Utilizzare i Filtri in Mailbird

Con Mailbird, puoi impostare filtri per eliminare le e-mail di spam prima che affollino la tua casella di posta, disiscriverti da newsletter inutili e aggiungere un account separato per e-mail potenzialmente indesiderate.

Ron Stefanski: Utilizza una Funzione di Posta In Unica

Ron Stefanski è un imprenditore online e professore universitario con una passione per aiutare le persone a creare e commercializzare le proprie attività online. Ron è un esperto perché utilizza principalmente le email esclusivamente per guidare gli affari, il che lo ha aiutato a guadagnare milioni di profitti per il suo sito web.

Ron afferma che il suo miglior suggerimento per la produttività delle email è avere una casella di posta unificata per gestire tutte le sue email aziendali e personali. Condivide che:

Una posta unificata è una cartella che contiene tutti i tuoi account email in un unico posto. Puoi applicare funzionalità come la ricerca di email o allegati, filtri o cartelle a tutti gli account email contemporaneamente.

Per ottenere il massimo dalla funzione di posta unificata, puoi utilizzare un client email come Mailbird o Thunderbird.

Una posta unificata è perfetta per chiunque lavori e viva nelle proprie caselle di posta con più account email da tenere d'occhio, permettendoti di:

• Ridurre il tempo necessario per passare da un account all'altro o per effettuare il login e il logout
• Monitorare le email più facilmente e rapidamente
• Creare messaggi preimpostati e automatizzati per risposte più veloci
• Posticipare, contrassegnare, archiviare, segnare come non letti e filtrare le conversazioni

La Funzione di Posta Unificata di Mailbird

Mailbird non solo ti consente di gestire più email in un unico posto, ma puoi anche separare gli account istantaneamente con un clic. Puoi facilmente sincronizzare i tuoi calendari, contatti e app per uno spazio di lavoro coeso.

Puoi personalizzare Mailbird secondo le tue preferenze personali, e la configurazione è tech-friendly per protocollo POP3 e IMAP. A differenza di altri client email che richiedono di dover superare ostacoli per collegare i tuoi account email, Mailbird ti consente di aggiungere senza problemi i tuoi account indipendentemente dal dominio.

Mailbird ti consente anche di integrare app come WhatsApp, Asana, LinkedIn e altre per creare uno spazio di lavoro unificato in un'unica app, piuttosto che passare da un'app all'altra.

Puoi anche codificare a colori i tuoi account email in modo da poter facilmente tenere traccia di dove arrivano le email.

Andy Crestodina: Risparmia tempo con le scorciatoie da tastiera

Andy Crestodina è il co-fondatore e Chief Marketing Officer di Orbit Media, un'agenzia digitale con 45 persone a Chicago. Negli ultimi 20 anni, Andy ha fornito consigli di marketing digitale a oltre 1000 aziende.

Parla a conferenze di marketing nazionali e scrive per blog di marketing popolari. È anche l'autore di Content Chemistry: Il Manuale Illustrato per il Content Marketing. Essendo esperto in email marketing e lavorando costantemente nella sua casella di posta, se qualcuno comprende l'importanza della produttività delle email, quel qualcuno è lui!

Quindi, qual'è il segreto di questo CMO, autore e fondatore per gestire la sua casella di posta professionale nonostante un programma così fitto? Non è così complicato come si potrebbe pensare. Andy condivide:

Secondo la ricerca dell'analisi di produttività del The Washington Post, il dipendente medio trascorre 4,1 ore al giorno a controllare la propria email. Con le scorciatoie da tastiera, puoi ridurre il tempo trascorso nella tua casella di posta e migliorare la tua produttività nelle email.

Contrariamente alla maggior parte delle funzionalità intelligenti, le scorciatoie da email sono accessibili e facili da apprendere. Tieni solo a mente che costruire un'abitudine, come qualsiasi altra cosa, richiede tempo, ma man mano che inizi ad implementare le scorciatoie più frequentemente per le azioni che utilizzi maggiormente nella tua casella, comincerai a renderti conto di quanto facilmente possano essere integrate nella tua giornata.

Se sei pronto a iniziare ad usare le scorciatoie, ecco alcune guide rapide per implementarle in Gmail, Outlook e Mailbird!

Scorciatoie da Email in Gmail

In Gmail, puoi utilizzare le scorciatoie predefinite o impostarne di personalizzate. Per modificare le scorciatoie da tastiera predefinite in Gmail, fai quanto segue:

1. Sul tuo computer, vai su Gmail. In alto a destra, clicca su Impostazioni e poi su Mostra tutte le impostazioni.

2. Clicca su Avanzate.

3. Accanto a "Scorciatoie da tastiera personalizzate," clicca su Abilita.

4. In basso, clicca su Salva modifiche.

Abilita le Scorciatoie da Email in Outlook

Outlook ti consente di usare e creare scorciatoie personalizzate. Per accedere a questa funzione, usa queste istruzioni:

1. Seleziona Impostazioni. Seleziona "Visualizza tutte le impostazioni di Outlook."

2. Seleziona Generale > Accessibilità.

3. Seleziona Outlook.com se desideri utilizzare le scorciatoie da tastiera di Outlook.com. Poi seleziona Salva.

4. Seleziona la X per chiudere le Impostazioni.

Scorciatoie da Email in Mailbird

1. Clicca sul menu a discesa di Mailbird in alto a sinistra nell'app. Seleziona Aiuto > Scorciatoie.

2. Apparirà una finestra che mostra tutte le diverse scorciatoie da tastiera che puoi utilizzare.

3. Per cercare una scorciatoia da tastiera, fai semplicemente clic sull'icona della lente di ingrandimento in alto a destra della finestra e digita il termine della scorciatoia da tastiera. Ad esempio, digita "componi" e troverai tutte le scorciatoie da tastiera relative alla composizione di un'email.

Jayson DeMers: Misurare e Migliorare la Produttività delle Email

Jayson DeMers è il fondatore e CEO di Email Analytics, uno strumento di produttività che visualizza la tua attività email o quella dei tuoi dipendenti. È attivo nel settore delle email e del marketing da anni e ha una vera passione per la sua casella di posta. Affermare:

Se il tuo team o i progetti lavorativi si basano sul tempo necessario per completare un compito nella tua casella di posta, misurare la tua attività email può mostrarti cosa funziona e cosa no.

Infatti, secondo ricerche sulla produttività sul posto di lavoro, il multitasking senza monitoraggio del tempo riduce la produttività fino al 45%, quindi immagina cosa puoi fare se stai semplicemente tracciando la tua attività email.

Come Tracciare la Produttività delle Email?

Tracciare la tua email con un foglio di calcolo non solo aggiunge più lavoro alla tua lista, ma è anche completamente obsoleto e consuma tempo. Ecco alcuni suggerimenti rapidi per aiutarti a gestire meglio il tempo nella tua casella di posta:

Utilizza App per il Monitoraggio del Tempo

Puoi utilizzare strumenti di monitoraggio del tempo per i dipendenti come Toggl e TrackingTime per registrare quanto spesso hai lavorato o quanto tempo hai trascorso nella tua casella di posta. Una volta che hai tracciato con successo due o quattro settimane, puoi identificare i consumatori di tempo che devono essere gestiti meglio.

Utilizza un'App per il Calendario

Un'app per il calendario ti aiuta a rimanere concentrato, essere produttivo e gestire progetti. Bloccando il tempo (riservando momenti specifici per compiti specifici) nel tuo calendario, puoi migliorare la tua produttività email.

Il time-blocking significa attenersi al tuo programma. Quando hai un programma di fronte a te con riunioni, cosa controllare nella tua casella di posta e scadenze importanti, è più facile organizzare il tempo per gli elementi nella tua lista di cose da fare e definire le priorità.

Controllare la Produttività delle Email con Mailbird

Con Mailbird, non solo puoi integr ... il tuo calendario, ma puoi anche programmare, modificare e spostare eventi senza lasciare la piattaforma.

Elijah Litscher: Crea Blocchi di Tempo per Controllare le Email

In qualità di fondatore e Chief Digital Strategist di The Loop Marketing, Inc. a Chicago, Elijah Litscher si impegna ad aiutare le piccole e medie imprese a raggiungere il loro pieno potenziale online.

Elijah è un autore, educatore, imprenditore e innovatore del marketing con oltre 20 anni di esperienza nel marketing digitale. Ha viaggiato molto come relatore professionista, educando migliaia di imprenditori in tutto il paese sulle migliori pratiche di marketing online.

Condivide la sua migliore pratica per gestire la propria casella di posta e i clienti in un unico posto:

È difficile portare a termine le cose quando tutto sembra una priorità o appare urgente. Questo suggerimento per la produttività è molto pertinente se lavori in un ambiente costantemente sotto stress. Ma, per riuscire a fare qualcosa di concreto, tutto inizia con te.

Come definisci ciò che è una priorità nella tua casella di posta è il primo passo nella giusta direzione per creare confini sani con il tuo tempo.

Se attualmente stai lottando con il rapporto tra importante e urgente nella tua casella di posta/carico di lavoro, ecco alcuni suggerimenti che dovresti considerare di provare:

Comprendere i Tuoi Vero Obiettivi e Tempistiche

Una volta che hai diviso la tua lista, crea tempistiche e scadenze per ogni compito in modo da poter gestire il tuo tempo saggiamente.

Prioritizza in base all'importanza e all'urgenza, tenendo a mente quale obiettivo è più essenziale per il tuo successo professionale e commerciale complessivo.

Infine, non dimenticare di essere realistico con le tue scadenze.

Se ci vogliono tre settimane a te e al tuo team per finire il Progetto A, non impostare una scadenza di solo una settimana per completare il progetto, perché poi dovrai affrontare uno stress inutile e scadenze urgenti che avresti potuto evitare.

Questo ti aiuterà anche a evitare di creare priorità conflittuali, che possono portare a mal di testa inutili per te e il tuo team.

Nikki Elbaz: Filtra e Pianifica le Email

Nikki Elbaz è un'esperta di email marketing molto esperta e la specialista della scrittura di testi dietro le email per Shopify Plus, Resident Home, Four Sigmatic e altro ancora.

In precedenza, era la Responsabile Email per l'Agenzia Copyhackers, e la sua micro-agenzia aiuta i marchi SaaS e di e-commerce a raggiungere quel elusive ?:? ROI. Quindi comprende come gestire le email sia come consumatore che come marketer. Ha dichiarato che il suo suggerimento per la produttività delle email è:

I filtri ti aiutano a regolare la tua casella di posta in modo da poter evitare lo spam, evidenziare email importanti e organizzare la tua casella di posta per un flusso di lavoro personalizzato. Puoi anche proteggerti da hacker e virus creando filtri per prevenire che lo spam entri nella tua casella di posta.

Creare filtri ti consente di tenere pulita e non ingombra la tua casella di posta tramite:

• Aggiunta automatica di email a cartelle specifiche
• Eliminazione automatica o marcatura delle email come spam
• Marcatura automatica delle email come lette o contrassegnate
• Archiviazione automatica delle email per liberare la tua casella di posta
• E altro ancora

Puoi creare filtri con singole app email come Gmail, Yahoo e Outlook, o farlo in client email con funzionalità di casella di posta unificata.

A prima vista, i filtri possono sembrare un po' intimidatori, ma una volta iniziato con le basi inizierai a migliorare la tua produttività email. Secondo la documentazione di Gmail di Google, un buon punto di partenza è impostare un filtro per evitare email che potrebbero essere spam o provenire da persone al di fuori della tua organizzazione.

Impostare Filtri in Mailbird

1. Naviga su Menu > Impostazioni.

2. Scegli l'account per cui vuoi impostare i filtri/regole e poi clicca sul pulsante Aggiungi. Puoi anche scegliere Conti Unificati, il che significa che il filtro sarà applicato a tutti gli account nel tuo Mailbird.

3. Ora, devi scegliere la condizione.

4. E poi digita nella casella accanto. Clicca "Aggiungi condizione" per aggiungerne un'altra. Scegli un'azione per la condizione del filtro.

5. Dopo aver impostato le condizioni e le azioni, clicca sul pulsante Salva.

6. I filtri saranno applicati ai messaggi in arrivo quando Mailbird è in esecuzione.

Drew Page: Crea un Sistema e Usa i Modelli

Drew Page è un stratega dei contenuti presso Siege Media, un'agenzia di marketing dei contenuti con oltre 105 persone. È anche il nuovo conduttore del podcast Content and Conversation.

Come stratega dei contenuti, Drew lavora a stretto contatto con il suo team e i clienti per garantire che i loro sforzi di marketing siano ottimizzati per il successo. Afferma che ci sono due cose che aiutano la sua produttività email:

Creare modelli per risposte frequenti è un vecchio ma pratico suggerimento per la produttività delle email. Può sembrare noioso dedicare del tempo alla creazione di modelli, ma è tempo ben speso. Puoi anche rivedere le vecchie email che hai inviato o ricevuto in passato per aggiungerle al tuo arsenale di modelli.

Salva i Tuoi Modelli da Qualche Parte di Facile Accesso

Dopo aver creato il tuo modello utilizzando l'ultimo strumento di copia email di Mailbird, Parakeet, il passo successivo è salvarlo da qualche parte che puoi facilmente raggiungere quando necessario. Se devi cercare i tuoi modelli, annullerà lo scopo della loro esistenza.

Quindi posiziona i tuoi modelli in uno strumento o piattaforma che usi spesso. Questo potrebbe essere un Google Doc, una bozza di Slack, Google Note, Evernote, e altro ancora.

Integra App in Mailbird per Usare i Modelli

Con Mailbird, puoi integrare app come Google Docs, Evernote, Todoist, e altro per prelevare i tuoi modelli email senza dover cambiare piattaforma. Questa funzionalità utile aiuta a mantenere i tuoi modelli il più accessibili possibile.

Aggiorna i Tuoi Modelli

Non dimenticare di aggiornare i tuoi modelli. Con il passare dell'anno, anche le informazioni e il modo in cui interagisci con le tue email cambiano. Questo potrebbe significare aggiornare titoli, date e link o aggiungere/rimuovere parole dai tuoi modelli.

Magan Le: Scrivi i compiti che devi portare a termine

Magan Le è il Content Marketing Manager di Litmus, un leader nel marketing via email per il mercato medio che ti consente di inviare email, monitorare i dati e ottenere informazioni per migliorare le performance.

Come esperta di email, Megan afferma di tornare alle basi quando si tratta della sua produttività via email. Dice:

Scrivere i compiti che devi svolgere nella tua inbox o nei dintorni ti fornisce una visione d'insieme del tuo carico di lavoro. Facendo così, inizierai a pianificare meglio tutte le tue attività quotidiane.

Crea un elenco principale di tutti i tuoi compiti

Sia che tu stia usando il computer o il tuo fidato post-it, crea un elenco di tutti i compiti principali attualmente in programma e di quelli che potrebbero arrivare molto presto. Questo ti aiuta a ispezionare visivamente tutti i tuoi compiti così da avere una visione realistica di come procedere.

Una volta creato il tuo elenco, è tempo di suddividere i tuoi compiti in quattro categorie:

• Importante: Questi compiti devono essere svolti indipendentemente dalla tempistica, poiché hanno un impatto significativo sul tuo carico di lavoro, sull'attività e sugli obiettivi.
• Urgente o Scadenza Breve: Questi sono compiti con scadenze imminenti che devono essere completati in tempo.
• Vittorie Veloci: Questi sono compiti facili e semplici che richiedono meno tempo rispetto ad altri. Non influenzano né impattano obiettivi principali, ma potrebbero rendere il lavoro di squadra o i progetti più agevoli.
• In Arrivo: Questi compiti non sono stati discussi in dettaglio o sono ancora provvisori, ma dovrai tenerli a mente man mano che si avvicina il momento di eseguirli.

Joolz Joseph: Porta Valore con Ogni Email

Joolz Joseph è una motivatrice di marketing e specialista di email con oltre 20 anni di esperienza nelle vendite e nel marketing. Si specializza in marketing via email e relazioni, offrendo formazione, sessioni di ispirazione al marketing e partecipazioni a conferenze su questi argomenti.

Joolz ha collaborato con Sky Broadcasting, Ellos e Prudential, insieme ad aziende di nicchia che cercano di sfruttare al massimo questo straordinario canale.

Joolz ha condiviso il suo suggerimento per la produttività delle email prima di inviare un'email:

Uno dei modi in cui aggiungiamo più lavoro alle nostre caselle di posta è inviando per distrazione email per liberarcene; a volte, queste tornano a noi e richiedono più tempo. Queste email che ritornano con vendetta richiedono maggiore attenzione, una risposta dettagliata o conversazioni incessanti che possono erodere la nostra giornata lavorativa.

Domande da Porre Prima di Premere Invia

Invece di cadere nella trappola di barrare le email dalla nostra lista solo per ritrovarcele riciclate, dovremmo prenderci un momento prima di premere invia e porci queste tre domande importanti che garantiscono che la nostra produttività via email sia ottimizzata:

• Qual è la mia relazione con i destinatari?
• Questa email aggiunge valore o confusione?
• Ho corretto prima di inviare?

Qual è la Mia Relazione con i Destinatari?

Il modo in cui ci rivolgiamo alle persone ha un effetto psicologico su come vengono ricevute le nostre email, e come vengono ricevute può determinare quanto velocemente, lentamente o in modo dettagliato riceviamo una risposta.

È una forma di corretta etichetta email rivolgersi a qualcuno in modo appropriato e usare il linguaggio giusto in base alla propria relazione. Imposta anche il tono giusto per il resto del tuo messaggio e assicura che il destinatario legga l'email anziché ignorarla.

Questa Email Aggiunge Valore o Confusione?

Quando siamo così presi a liberarci delle email, possiamo contribuire alla confusione inviando troppo poco o troppo informazioni.

Dopo aver scritto la tua email o risposta, fermati e rileggila per vedere se sta aggiungendo valore o confusione. Questo potrebbe significare aggiungere informazioni più dettagliate o rimuovere affermazioni ripetitive che aggiungono fluff, il che porta alla domanda successiva.

Ho Corretto Prima di Inviare?

Facciamo tutti errori, ma a volte quegli errori possono causare uno scambio inutile con il tuo destinatario. Controlla errori e refusi che possono influire notevolmente su come viene ricevuto il tuo messaggio. Una volta che hai risposto a tutte queste domande, sei pronto a inviare quell'email. Se invii un'email e dopo pensi che sia stata inutile, puoi annullare l'invio dell'email seguendo una semplice procedura.

Paul Airy: Prima di tutto, fai il lavoro

Paul Airy, consulente per l'accessibilità e l'usabilità e fondatore di Beyond the Envelope, educa attivamente e trova modi innovativi per i marketer per creare design di email accessibili per persone con disabilità.

Quando si tratta di email, non c'è nulla di cui Paul sia più appassionato che fornire grandi esperienze via email. Questo lo ha portato a sfidare pratiche di design e sviluppo email consolidate da tempo e a introdurre tecniche innovative, per rendere le email più amichevoli e accessibili per i destinatari.

È autore di numerosi articoli, scritti a questo scopo, tra cui quelli pubblicati da Net magazine, Really Good Emails, EnvatoTuts+ e Litmus, oltre al suo libro, 'A Type of Email: Un manuale per lavorare con la tipografia HTML nelle email'.

Paul è riconosciuto come un principale sostenitore dell'accessibilità nelle email, il che ha portato alla sua nomination per i Business Disability Awards 2019, premio 'Disability-Smart Influencer', insieme alla BBC e Virgin Media.

Prima di affrontare la sua casella di posta, Paul afferma che il suo suggerimento per la produttività delle email è:

La maggior parte delle persone si costringe a lavorare durante il giorno. Mentre questo assicura che lavori il tuo solito orario dalle nove alle cinque, non garantisce che tu abbia realizzato molto o anche la minima produttività sia per il tuo lavoro che per la tua casella di posta.

Imparare quando sei più produttivo e quando non lo sei ti offre una migliore comprensione di come pianificare la tua giornata e quando dovresti tuffarti a capofitto nella tua casella di posta.

Scopri quando sei più produttivo

Come ha affermato l'imprenditore Srinivas Rao, "Ciò che conta di più della lunghezza del tempo che dedichi a una cosa è in realtà l'intensità della concentrazione. Perché se hai un'intensità di concentrazione puoi effettivamente ridurre la quantità di tempo spesa a farla per ottenere gli stessi risultati o migliori".

Secondo ricerche della Harvard Business Review, le ore di produttività picco variano significativamente tra gli individui, con la maggior parte delle persone che sperimenta le migliori prestazioni cognitive durante finestre specifiche di 2-3 ore nel corso della giornata. Quindi, se sei una persona mattutina, molto probabilmente rallenterai nella produttività man mano che il tardo pomeriggio si avvicina. Avrai i tuoi "alti" al mattino e i tuoi "bassi" nel pomeriggio.

Vuoi utilizzare i tuoi "alti" per lavori che richiedono la massima concentrazione e capacità cerebrale, come compilare rapporti e completare progetti. Durante i tuoi "bassi", vuoi fare lavori che non richiedono molta energia mentale, come riunioni, controllare email, ecc.

Per una migliore comprensione del dominio dei tuoi momenti più produttivi, ecco alcuni suggerimenti pratici che potrebbero aiutarti:

• Pianifica i tuoi momenti di massima/minima produttività:Scopri che tipo di persona sei e crea un programma attorno a questo. Ad esempio, se sei una persona mattutina, lavora al mattino, ma se sei un gufo notturno, non costringerti a essere una persona mattutina.
• Fai lavori ad alto valore quando sei più produttivo:Affronta i compiti più importanti quando sei più produttivo, prima di iniziare a subire una flessione nella giornata.
• Fai lavori leggeri quando sei meno produttivo:Quando sei in flessione o meno produttivo, svolgi compiti che non richiedono molta energia, come pianificare, riunioni e controllare la tua casella di posta.
• Monitora i tuoi progressi e adatta:Registra il tuo processo di produttività per vedere quali momenti della giornata sei più produttivo per assicurarti di creare un programma di lavoro e casella di posta realistico attorno a quegli orari.

Ian Brodie: Evita la Distrazione delle Email

Ian Brodie aiuta consulenti, coach e formatori ad attrarre e conquistare più clienti. È l'autore del libro bestseller Email Persuasion con oltre duecento recensioni a cinque stelle in tutto il mondo. Poiché l'email è il suo business, è qui per condividere un suggerimento impattante per la produttività delle email che tutti noi abbiamo bisogno di ascoltare:

È così facile farsi risucchiare dalle tue email quando hai altre obbligazioni. Non permettere alla tua casella di posta di controllarti. Tuttavia, la produttività via email non appare dal nulla. Si riduce tutto a creare abitudini che incoraggiano una relazione più sana con la tua casella di posta.

Quando apri la tua email, se senti di non avere controllo, guarda i modi in cui navighi nella tua casella di posta. Poi trova piccoli modi per implementare questi suggerimenti da esperti di email e prendi lentamente il pieno controllo.

Basta un modello di email, una scorciatoia da tastiera o un client email. Inizia da qualche parte e cresci da lì.

Hillel Berg: Scegli quali email affrontare

Hillel Berg è il CEO e Fondatore di Hillel Berg Email Marketing Services, che fornisce servizi di email marketing a aziende di tutte le dimensioni attraverso servizi di consulenza e agenzia. È anche l'ospite di Inboxing, un podcast sul marketing via email.

Hillel condivide che il suo suggerimento per la produttività delle email per affrontare la sua attività quotidiana, le email dei clienti e la casella di posta è:

Molti di noi trascorrono più tempo a leggere suggerimenti di produttività piuttosto che a metterli realmente in pratica. Nessun suggerimento è uguale all'altro, ma funzionano solo se ne trovi uno che funzioni per te e ti attieni ad esso in modo coerente.

Come per qualsiasi cosa, si tratta di formare una buona abitudine che funzioni per te a lungo termine, in modo che nei giorni in cui non sai cosa fare o ti senti demotivato tu possa facilmente tornare alla tua abitudine di produttività delle email in automatico.

Trova una strategia per la tua casella di posta e attieniti ad essa!

Kabrina Budwell: Mantieni il Più Possibile Vicino a Inbox Zero

Kabrina Budwell è la fondatrice della sua propria azienda di consulenza che si concentra ad aiutare i suoi clienti specializzandosi in magneti di lead, quiz e altro per creare automazione e opportunità di scalabilità nelle aziende con cui collabora.

Ha anche lavorato a stretto contatto con ConvertKit e Advance Your Reach, aiutando i loro clienti in aree come migrazioni e copywriting.

Kabrina condivide che i suoi suggerimenti per la produttività delle email sono:

Non Temere Inbox Zero

'Inbox-zero' ha una cattiva fama, in effetti è il grande divide tra gli utenti di email. Sei o in inbox-zero oppure hai oltre 500 email non lette dal 2017.

Ma la verità è che, indipendentemente da che tipo di utente sei, avere un'inbox pulita ti fa sentire bene, ma ecco la cosa: non devi leggere tutte le tue email per raggiungere l'inbox-zero. Secondo lavori di ricerca sulla produttività del MIT, mantenere una inbox pulita può ridurre il carico cognitivo fino al 40%, permettendo una maggiore concentrazione sui compiti importanti. Puoi fare quanto segue:

• Spostare in ritardo le email che non richiedono la tua attenzione in questo momento
• Impostare filtri per inviare le email nelle loro cartelle e etichette designate
• Cancellare o disiscriversi dalle newsletter che affollano la tua inbox
• Utilizzare un client di posta elettronica per aiutarti a raggiungere inbox-zero

Migliora la tua produttività delle email con Mailbird

Mailbird è un client di posta elettronica con una funzione di posta in arrivo unificata progettata in modo elegante per garantire un'esperienza piacevole a tutti i suoi utenti. La sua interfaccia utente ha un design pulito, moderno e raffinato, così non ti senti sopraffatto e disordinato.

Mailbird offre funzionalità di produttività che hanno opzioni personalizzabili, come l'aggiunta di etichette personalizzate, regole di filtraggio delle email, temi, cartelle e layout per rendere la tua casella di posta e il tuo spazio di lavoro funzionali alle tue esigenze. Secondo la documentazione di Microsoft Exchange Server, le configurazioni della posta in arrivo unificata possono migliorare l'efficienza del trattamento delle email consolidando più account in un'unica interfaccia.

Caratteristiche di Mailbird:

• Posta in Arrivo Unificata:Mailbird fornisce una posta in arrivo unificata in modo da poter controllare tutte le tue email in un unico spazio e passare istantaneamente tra di esse con un solo clic.
• Gruppi di Email:Puoi trovare i contatti che usi regolarmente da un account email specifico e inserirli in gruppi personalizzati. I gruppi sono utili se invii spesso email agli stessi indirizzi email multipli.
• Invia più tardi:Invia email in anticipo con la funzione Invia più tardi per rimuovere più velocemente le email e i compiti dalla tua lista.
• Tracciamento Email:Questa funzione consente agli utenti di Gmail di tracciare le email lette singolarmente o in gruppi, così puoi misurare i tuoi sforzi di outreach.
• Funzione Snooze:Scorri la tua casella di posta e posticipa le email che necessitano di una risposta per dopo o rivedile in un secondo momento.
• Filtri Avanzati:Mailbird offre regole di filtraggio avanzate e flussi di lavoro per aiutarti a gestire più velocemente le tue email in arrivo. Secondo la documentazione di Gmail di Google, gli utenti con filtri email correttamente configurati hanno cinque volte più probabilità di raggiungere Inbox Zero rispetto a quelli senza sistemi di filtraggio.
• Più Scorciatoie da Tastiera: Se sei qualcuno che naviga nella tua casella di posta usando i tasti, Mailbird ti consente di utilizzare tutte le scorciatoie di Gmail a cui sei abituato.

Scopri cosa funziona per te

Abbiamo elencato alcuni modi piuttosto dettagliati per iniziare ad affrontare il mostro che la tua casella di posta potrebbe essere diventata. Il messaggio più importante è che ogni esperto ha i propri modi o idee su come appare la produttività delle email, il che significa che dovresti farlo anche tu.

Si tratta di trovare i suggerimenti per la produttività delle email che funzionano meglio per te in base alla tua personalità, al carico di lavoro e agli strumenti. Potrebbe trattarsi di gestire meglio le tue email o di raggiungere più rapidamente Inbox Zero. Qualunque sia il tuo obiettivo, non dimenticare che si tratta di costruire una relazione più sana con la tua casella di posta man mano che procedi.

FAQ

Ci sono diversi modi per organizzare le tue email per migliorare la produttività, inclusi etichette, filtri e scorciatoie da tastiera. Inoltre, puoi utilizzare un client email con una casella di posta unificata come Mailbird per aiutarti.

Puoi misurare la produttività delle email in base a: - Quanto tempo trascorri nella tua casella di posta - Quante email hai ricevuto - Quante email hai a cui hai risposto - Quante attività riesci a completare regolarmente

Secondo ricerche di RescueTime e del McKinsey Global Institute, il lavoratore medio in ufficio riceve circa 121 email ogni giorno lavorativo. Ne invia meno, con una media di 33 al giorno.