14 Dicas de Email para Dominar a Gestão da Sua Caixa de Entrada

Kath Pay: Use as Suas Pastas de Email

Kath Pay é uma das 50 principais Influenciadoras de Marketing por Email no mundo e a CEO e Fundadora da Holistic Email Marketing, onde sua equipe ajuda marcas como Facebook, Mr. Porter e Barclays a desenvolver programas de marketing que alcançam uma verdadeira personalização 1:1.

Com certeza, Kath sabe muito sobre email, quão poderoso ele pode ser quando usado de forma eficaz e quão avassalador pode ser se mal utilizado.

E aqui está o que ela diz:

Surpreendentemente, as pastas tendem a ser um dos recursos mais subestimados que provavelmente cada cliente de email oferece. Às vezes chamadas de "rótulos", este simples hábito de produtividade de colocar cada email útil em um grupo temático pode ajudá-lo a organizar sua caixa de entrada e ter uma melhor compreensão do que está entrando e saindo.

Afinal, o profissional médio recebe cerca de 88 emails por dia e envia cerca de 33. Agora imagine que você deseja reunir tudo relacionado a um tópico sem ter salvo anteriormente em uma pasta separada. Soa frustrante e demorado, certo?

Você pode usar pastas de email para economizar tempo e aumentar a produtividade de várias maneiras:

Criar Pastas Específicas

Para serem úteis, as pastas de email precisam ser específicas — não como "Emails antigos", mas sim "Dicas de produtividade", "Aprendizagem de negócios", "Clientes potenciais", "Família" ou até mesmo "Ler depois".

Quanto mais específicas forem as pastas, mais fácil será para você categorizar os emails à medida que chegam, encontrá-los novamente quando necessário e rolar sem esforço sem precisar abri-los para entender o que está dentro.

Criar Sub-Pastas

Quando você começa a criar pastas, começará a detalhar mais em termos de suas necessidades. Em vez de adicionar mais à sua pasta principal, comece a criar sub-pastas.

Por exemplo, sua pasta principal pode ser Emails da Equipa, mas suas sub-pastas podem ser mais específicas com rótulos como Equipa de RH, Equipa de Marketing e Equipa de Vendas.

Usar Pastas para Limpar Sua Caixa de Entrada Principal

Se você prefere uma caixa de entrada mais concisa, pode adicionar emails a pastas e removê-los de sua caixa de entrada ao remover a etiqueta "caixa de entrada" ou arquivar os emails.

Contanto que seus emails sejam adicionados à pasta antes de completar qualquer uma das duas ações, você os encontrará esperando por você na pasta designada.

Como Criar Pastas no Gmail

Aqui está um guia passo a passo sobre como criar pastas ou rótulos no Gmail.

1. Clique no ícone de Configurações.

2. Vá para a aba de Rótulos.

3. Na parte inferior, clique em Criar Novo Rótulo.

4. Nomeie o rótulo. Em seguida, clique em Salvar.

Como Criar Pastas no Outlook

De acordo com a documentação oficial da Microsoft, você pode criar facilmente uma pasta no Outlook com estas etapas simples:

1. No painel esquerdo de Mail, Contatos, Tarefas ou Calendário, clique com o botão direito onde deseja adicionar a pasta.

2. Clique em Nova Pasta. Nota: Quando estiver no Calendário, o comando Nova Pasta é substituído por Novo Calendário.

3. Na caixa de nome, insira um nome para a pasta e pressione Enter.

Como Criar Pastas no Mailbird

2. Selecione "Pastas".

3. Aqui você pode Adicionar/Editar/Remover pastas de qualquer conta de email selecionada que você adicionou ao Mailbird.

4. Você pode até criar sub-pastas dentro de uma pasta principal; essas são chamadas de Pastas Aninhadas.

5. Altere a cor das pastas clicando na caixa ao lado dos nomes das pastas que você criou para torná-las facilmente identificáveis.

6. Uma vez que você tenha terminado, pressione o botão "Sincronizar com o servidor", e você está pronto.

Steve Henderson: Assuma o Controle da Sua Caixa de Entrada

Steve Henderson passou os últimos 15 anos a trabalhar em tecnologia de envio de e-mails baseada em dados, conformidade em marketing digital e estratégia de envio de e-mails. Ele é membro do DMA Email Council e, desde 2012, consultou no hub de Legalidade e Entregabilidade do conselho.

Como alguém que está muito familiarizado com as leis que regem o marketing por email, ele entende que o poder está nas mãos do leitor — que é você! Você pode ter a capacidade de controlar, regular e determinar o que deve entrar na sua caixa de entrada. Afinal, sua caixa de entrada pessoal ou profissional é um espaço sagrado; é por isso que Steve afirma que:

A forma como você interage com sua caixa de entrada envia sinais para seu aplicativo de email que ajudam a determinar se você gostaria de ver mais e-mails de um remetente específico ou e-mails com conteúdo similar preenchendo sua caixa de entrada.

Se você está apenas abrindo e-mails indesejados e deixando-os em sua caixa de entrada, isso pode ser a razão pela qual você os recebe em primeiro lugar.

Por exemplo, se você é um usuário do Gmail, você tem as abas Principal, Social e Promoções para categorizar todos os seus e-mails. De acordo com a documentação do Gmail do Google, o Gmail move os emails de marketing e em massa, como ofertas, promoções e outras mensagens promocionais, para a aba Promoções.

O Poder Está em Suas Mãos

Como a maioria dos profissionais de marketing quer chamar sua atenção, eles precisam aparecer na sua aba Principal. Afinal, 84,5% das mensagens marcadas como promoções vão para a aba Promoções, das quais apenas 19,2% são lidas, o que é o mais baixo entre todas as abas. Isso em si prova que aparecer na caixa de entrada principal é muito mais significativo para os profissionais de marketing.

O que isso diz sobre você, o leitor? Quanto mais você interage com os e-mails em sua aba Promoções, mais provável é que eles comecem a acabar em sua caixa de entrada principal.

Ao simplesmente cancelar a inscrição, bloquear ou interagir com e-mails para educar sua caixa de entrada sobre o que você gostaria de ter mais ou menos, você pode aumentar sua produtividade de email. Isso significa mais conteúdo útil e menos problemas para remover e-mails que você não deseja ver.

Para ajudar a dar uma ideia de como colocar tudo isso em ação, aqui estão algumas dicas que você pode usar para obter melhor controle sobre sua caixa de entrada:

Cancele a Inscrição de Newsletters por Email

Faz alguma diferença cancelar a inscrição de e-mails?

Não tenha medo de cancelar a inscrição de newsletters ou promoções por email. Se você não está interessado em e-mails de um remetente específico, faça um favor a si mesmo e a eles cancelando a inscrição. Você terá uma caixa de entrada mais limpa, e o remetente não perderá tempo enviando e-mails que não têm valor para você.

Talvez os e-mails não sejam tão úteis quanto você pensou que seriam, você não está mais interessado em comprar deles, ou você já superou a marca. Qualquer que seja o seu motivo, não hesite em cancelar a inscrição de e-mails indesejados que estão preenchendo sua caixa de entrada.

Você também deve ter em mente que é seu direito cancelar a inscrição. De acordo com as diretrizes da FTC, nenhum remetente de e-mail deve ou pode mantê-lo refém escondendo seu link de cancelamento de inscrição ou impedindo você de ser removido com sucesso de sua lista de e-mail!

Lembre-se, você tem controle sobre o que pode ser enviado para sua caixa de entrada.

É uma exigência colocar o link de cancelamento de inscrição em cada e-mail, pois é regulado por leis de spam de e-mail ao redor do mundo, como:

• Lei CAN-SPAM nos EUA
• Lei Anti-Spam no Canadá
• Regulamentações de Privacidade e Comunicações Eletrônicas no Reino Unido
• Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados na União Europeia

Nota: Não clique em links de cancelamento de inscrição de e-mails não solicitados ou parecidos com spam, pois isso pode levar a malware ou hacking. É melhor seguir a próxima dica nesse caso.

Marque E-mails Indesejados como Spam

Nem todos no mundo do email são honestos. Como sua caixa de entrada contém muitas informações sensíveis, você também deve ter cuidado com quais links você abre ou clica. Se você receber um e-mail não solicitado, não clique no botão de cancelamento de inscrição; apenas marque-o como spam.

Marcar como spam não apenas exclui a mensagem (ou a coloca na sua lixeira), mas também ensina ao algoritmo do seu aplicativo de e-mail sobre o que você considera spam, para que ele possa detectar e bloquear mensagens nefastas no futuro e se adaptar à medida que os spammers mudam suas táticas.

Como Cancelar Inscrição e Usar Filtros no Mailbird

Com o Mailbird, você pode configurar filtros para excluir e-mails de spam antes que eles preencham sua caixa de entrada, cancelar a inscrição de newsletters inúteis e adicionar uma conta separada para potenciais e-mails indesejados.

Ron Stefanski: Utilize a Função de Caixa de Entrada Unificada

Ron Stefanski é um empreendedor online e professor universitário com uma paixão por ajudar pessoas a criar e comercializar os seus próprios negócios online. Ron é um especialista porque utiliza principalmente emails apenas para impulsionar negócios, o que o ajudou a ganhar milhões em lucros para o seu site.

Ron afirma que a sua melhor dica de produtividade de email é ter uma caixa de entrada unificada para gerir todos os seus emails pessoais e de negócios. Ele partilha que:

Uma caixa de entrada unificada é uma pasta que contém todas as suas contas de email num só lugar. Você pode aplicar funcionalidades como pesquisa de email ou de anexos, filtragem, ou pastas a todas as contas de email ao mesmo tempo.

Para tirar o máximo proveito da função de caixa de entrada unificada, você pode usar um cliente de email como Mailbird ou Thunderbird.

Uma caixa de entrada unificada é perfeita para quem trabalha e vive nas suas caixas de entrada com várias contas de email para acompanhar, permitindo que você:

• Reduza o tempo que leva a alternar ou a fazer login e logout de contas
• Monitore emails mais facilmente e rapidamente
• Crie mensagens automatizadas e modelos para respostas mais rápidas
• Adie, marque, arquive, marque como não lido e filtre conversas

Função da Caixa de Entrada Unificada da Mailbird

A Mailbird não só permite que você gerencie múltiplos emails em um só lugar, mas também pode separar contas instantaneamente com um clique. Você pode sincronizar facilmente os seus calendários, contatos e aplicativos para um espaço de trabalho coeso.

Você pode personalizar a Mailbird de acordo com sua preferência pessoal, e a configuração é amigável para protocolos POP3 e IMAP. Ao contrário de outros clientes de email que exigem que você passe por várias etapas para conectar suas contas de email, a Mailbird permite que você adicione suas contas sem problemas, independentemente do domínio.

A Mailbird também permite que você integre aplicativos como WhatsApp, Asana, LinkedIn e mais para criar um espaço de trabalho unificado em um só aplicativo, em vez de alternar de aplicativo para aplicativo.

Você pode até codificar por cores suas contas de email para acompanhar facilmente de onde estão a vir os emails também.

Andy Crestodina: Poupe Tempo com Atalhos de Teclado

Andy Crestodina é o co-fundador e Diretor de Marketing da Orbit Media, uma agência digital de 45 pessoas em Chicago. Ao longo dos últimos 20 anos, Andy tem oferecido conselhos sobre marketing digital a mais de 1000 empresas.

Ele fala em conferências nacionais de marketing e escreve para blogs de marketing populares. É também autor de Content Chemistry: O Manual Ilustrado de Marketing de Conteúdo. Como alguém bem versado em marketing por email e constantemente a trabalhar na sua caixa de entrada, se alguém entende a necessidade de produtividade de email, esse alguém é ele!

Então, qual é o segredo deste CMO, autor e fundador para gerir a sua caixa de entrada profissional apesar de uma agenda ocupada? Não é tão complicado quanto você pode pensar. Andy compartilha:

De acordo com uma pesquisa da análise de produtividade do The Washington Post, o funcionário médio passa 4,1 horas por dia a verificar o seu email. Com atalhos de teclado, você pode reduzir o tempo na sua caixa de entrada e melhorar sua produtividade de email.

Diferente da maioria das funcionalidades inteligentes, os atalhos de email são acessíveis e fáceis de aprender. Apenas tenha em mente que construir um hábito, como qualquer outra coisa, leva tempo, mas à medida que você começa a implementar atalhos com mais frequência nas suas ações mais utilizadas na sua caixa de entrada, começará a perceber como podem ser integrados ao seu dia de forma fácil.

Se você está pronto para começar a usar atalhos, aqui estão alguns guias rápidos para implementá-los no Gmail, Outlook e Mailbird!

Atalhos de Email do Gmail

No Gmail, você pode usar os atalhos padrão ou definir os seus próprios. Para alterar os seus atalhos de teclado padrão no Gmail, faça o seguinte:

1. No seu computador, vá para o Gmail. No canto superior direito, clique em Configurações e depois em Ver Todas as Configurações.

2. Clique em Avançado.

3. Ao lado de "Atalhos de teclado personalizados", clique em Ativar.

4. Na parte inferior, clique em Salvar Alterações.

Ativar Atalhos de Email do Outlook

O Outlook permite que você use e crie atalhos personalizados. Para acessar esta funcionalidade, use estas instruções:

1. Selecione Configurações. Selecione "Ver todas as configurações do Outlook."

2. Selecione Geral > Acessibilidade.

3. Selecione Outlook.com se deseja usar os atalhos de teclado do Outlook.com. Depois selecione Salvar.

4. Selecione o X para fechar Configurações.

Atalhos de Email do Mailbird

1. Clique no menu suspenso Mailbird no canto superior esquerdo da aplicação. Selecione Ajuda > Atalhos.

2. Uma janela aparecerá mostrando todos os diferentes atalhos de teclado que você pode usar.

3. Para pesquisar um atalho de teclado, clique simplesmente no ícone da lupa no canto superior direito da janela e digite o termo do atalho de teclado. Por exemplo, digite "redigir" e você encontrará todos os atalhos de teclado relacionados a redigir um email.

Jayson DeMers: Medir e Melhorar a Produtividade do Email

Jayson DeMers é o fundador e CEO da Email Analytics, uma ferramenta de produtividade que visualiza a sua atividade de email ou a dos seus colaboradores. Ele está na indústria de email e marketing há anos e tem uma verdadeira paixão pela sua caixa de entrada. Ele afirma que:

Se a sua equipa ou os projetos de trabalho dependem do tempo que leva para realizar uma tarefa na sua caixa de entrada, medir a sua atividade de email pode mostrar o que está a funcionar e o que não está.

De fato, de acordo com pesquisa sobre produtividade no local de trabalho, a multitarefa sem rastreamento de tempo diminui a produtividade em até 45%, então imagine o que pode fazer se simplesmente rastrear a sua atividade de email.

Como Rastrear a Produtividade do Email?

Rastrear o seu email com uma folha de cálculo não só adiciona mais trabalho à sua lista, mas também é completamente desatualizado e consome tempo. Portanto, aqui estão algumas dicas rápidas para ajudá-lo a gerir melhor o seu tempo na caixa de entrada:

Use Aplicativos de Rastreio de Tempo

Você pode usar ferramentas de rastreio de tempo de colaboradores como Toggl e TrackingTime para registrar com que frequência trabalhou ou quanto tempo passou na sua caixa de entrada. Depois de rastrear com sucesso de duas a quatro semanas, você pode mapear os consumidores de tempo que precisam ser geridos melhor.

Use um Aplicativo de Calendário

Um aplicativo de calendário ajuda-o a manter-se na tarefa, ser produtivo e gerir projetos. Ao bloquear tempo (reservando horários designados para tarefas específicas) no seu calendário, você pode melhorar a sua produtividade de email.

Bloquear tempo significa cumprir a sua agenda. Quando tem uma agenda bem à sua frente com reuniões, o que verificar na sua caixa de entrada e prazos importantes, é mais fácil organizar tempo para itens na sua lista de tarefas e definir prioridades.

Verificando a Produtividade do Email com Mailbird

Com o Mailbird, não só pode integrar o seu calendário, como também pode agendar, editar e mover eventos sem sair da plataforma.

Elijah Litscher: Crie Blocos de Tempo para Verificar Emails

Como fundador e Estrategista Digital Chefe na The Loop Marketing, Inc. em Chicago, Elijah Litscher está comprometido em capacitar pequenas e médias empresas a alcançar todo o seu potencial online.

Elijah é autor, educador, empreendedor e inovador em marketing com mais de 20 anos de experiência em marketing digital. Ele viajou extensivamente como palestrante profissional, educando milhares de proprietários de negócios em todo o país sobre as melhores práticas de marketing online.

Ele compartilha sua melhor prática ao gerenciar sua caixa de entrada e clientes em um só lugar:

É difícil realizar coisas quando tudo é uma prioridade ou simplesmente parece urgente. Esta dica de produtividade realmente faz sentido se você estiver trabalhando em um ambiente que está constantemente em modo de estresse. Mas, para conseguir fazer algo, tudo começa, em primeiro lugar, consigo mesmo.

A maneira como você define o que é uma prioridade na sua caixa de entrada é o primeiro passo na direção certa para criar limites saudáveis com o seu tempo.

Se você está atualmente lutando com a relação importante-urgente em relação à sua caixa de entrada/carga de projetos, aqui estão algumas dicas que você deve considerar experimentar:

Compreendendo Seus Verdadeiros Objetivos e Prazos

Depois de dividir sua lista, crie prazos e datas limites para cada tarefa para que você possa gerenciar seu tempo sabiamente.

Priorize com base na importância e urgência, tendo em mente qual objetivo é mais essencial para o seu sucesso profissional e empresarial geral.

Por fim, não se esqueça de ser realista com os seus prazos.

Se leva três semanas para você e sua equipe terminarem o Projeto A, não defina um prazo de apenas uma semana para concluir o projeto, porque assim você terá que lidar com estresse desnecessário e prazos urgentes que poderiam ter sido evitados.

Isso também ajudará você a evitar a criação de prioridades conflitantes, o que pode trazer dores de cabeça desnecessárias para você e sua equipe.

Nikki Elbaz: Filtrar e Agendar Emails

Nikki Elbaz é uma especialista em marketing por email experiente e a especialista em redação responsável por emails para Shopify Plus, Resident Home, Four Sigmatic, e mais.

Anteriormente Chefe de Email da Copyhackers Agency, a sua micro-agência ajuda marcas SaaS e de e-commerce a alcançar aquele ROI elusivo de ?:?. Portanto, ela entende como lidar com emails tanto como consumidora quanto como marketeer. Ela afirmou que sua dica de produtividade de email é:

Os filtros ajudam a regular a sua caixa de entrada para que você possa evitar spam, destacar emails importantes e organizar sua caixa de entrada para um fluxo de trabalho personalizado. Você também pode se proteger de hackers e vírus criando filtros para impedir que o spam entre na sua caixa de entrada.

Criar filtros permite que você mantenha sua caixa de entrada limpa e organizada ao:

• Adicionar automaticamente emails a pastas específicas
• Excluir automaticamente ou marcar emails como spam
• Marcar automaticamente emails como lidos ou destacados
• Arquivar automaticamente emails para limpar sua caixa de entrada
• E muito mais

Você pode criar filtros com apps de email individuais como Gmail, Yahoo e Outlook, ou fazê-lo em clientes de email com recursos de caixa de entrada unificada.

À primeira vista, os filtros podem parecer um pouco intimidador, mas assim que você começar com o básico, começará a melhorar sua produtividade de email. De acordo com a documentação do Gmail do Google, um bom lugar para começar é configurar um filtro para evitar emails que possam ser spam ou de pessoas fora da sua organização.

Configurando Filtros no Mailbird

1. Navegue até Menu > Definições.

2. Escolha a conta para a qual deseja configurar os filtros/regras e clique no botão Adicionar. Você também pode escolher Contas Unificadas, o que significa que o filtro será aplicado a todas as contas no seu Mailbird.

3. Agora, você precisa escolher a condição.

4. E então digitar na caixa ao lado. Clique em "Adicionar condição" para adicionar outra. Escolha uma ação para a condição do filtro.

5. Depois de definir as condições e as ações, clique no botão Salvar.

6. Os filtros serão aplicados às mensagens recebidas quando o Mailbird estiver a correr.

Drew Page: Crie um Sistema e Utilize Modelos

Drew Page é um estrategista de conteúdo na Siege Media, uma agência de marketing de conteúdo com mais de 105 pessoas. Ele também é o mais recente apresentador do podcast Conteúdo e Conversa.

Como estrategista de conteúdo, Drew trabalha em estreita colaboração com sua equipe e clientes para garantir que os esforços de marketing deles sejam otimizados para o sucesso. Ele afirma que existem duas coisas que ajudam na sua produtividade de e-mail:

Criar modelos para respostas frequentes é uma dica antiga, mas prática, para a produtividade de e-mail. Pode parecer tedioso reservar tempo para criar modelos, mas é um tempo bem gasto. Você também pode revisar antigos e-mails que enviou ou recebeu no passado para adicioná-los ao seu arsenal de modelos.

Guarde Seus Modelos em Um Lugar Acessível

Depois de criar seu modelo usando a mais recente ferramenta de cópia de e-mail do Mailbird, Parakeet, o próximo passo é salvá-lo em um lugar que você possa acessar facilmente quando necessário. Se você tiver que procurar seus modelos, isso irá contrariar o propósito de sua existência.

Então, coloque seus modelos em uma ferramenta ou plataforma que você usa com frequência. Isso pode ser um Google Doc, rascunho do Slack, Google Note, Evernote e mais.

Integrar Apps no Mailbird para Usar Modelos

Com o Mailbird, você pode integrar aplicativos como Google Docs, Evernote, Todoist e mais para acessar seus modelos de e-mail sem ter que mudar de plataforma. Este recurso útil ajuda a manter seus modelos o mais acessível possível.

Atualize Seus Modelos

Não se esqueça de atualizar seus modelos. À medida que o ano avança, também o fazem as informações e a maneira como você interage com seus e-mails. Isso pode significar atualizar títulos, datas e links ou adicionar/remover palavras de seus modelos.

Magan Le: Anote as Tarefas que Precisa de Realizar

Magan Le é a Gestora de Marketing de Conteúdo na Litmus, um líder em Marketing por Email no Mid-Market que permite enviar emails, acompanhar dados e obter insights para melhorar o desempenho.

Como especialista em email, Megan diz que regressa ao básico quando se trata da sua produtividade por email. Ela afirma:

Anotar as tarefas que tem de realizar no seu inbox ou nos arredores dá-lhe uma visão geral da sua carga de trabalho. Ao fazer isto, começará a planear melhor todas as suas atividades diárias.

Crie uma Lista Principal de Todas as Suas Tarefas

Quer seja no seu computador ou no seu fiel bloco de notas adesivas, crie uma lista de todas as principais tarefas que tem atualmente e aquelas que poderão vir a ser atribuí das muito em breve. Isso ajuda-a a inspecionar visualmente todas as suas tarefas, para que possa ter uma visão realista de como avançar.

Uma vez criada a sua lista, é hora de dividir as suas tarefas em quatro categorias:

• Importante: Estas tarefas precisam de ser feitas independentemente do prazo, pois têm um grande impacto na sua carga de trabalho, negócios e objetivos.
• Urgente ou Prazo Curto: Estas são tarefas com prazos iminentes que precisam ser concluídas a tempo.
• Vitórias Rápidas: Estas são tarefas fáceis e simples que levam menos tempo em comparação com outras. Elas não afetam ou impactam metas principais, mas podem facilitar o trabalho em equipe ou o fluxo de projetos.
• Em Breve: Estas tarefas ainda não foram discutidas em detalhe ou são ainda tentativas, mas você vai querer mantê-las em mente à medida que a hora de as executar se aproxima.

Joolz Joseph: Traga Valor com Cada Email

Joolz Joseph é uma motivadora de marketing e especialista em email com mais de 20 anos de experiência em vendas e marketing. Ela se especializa em marketing de email e de relacionamento, oferecendo treinamento, sessões de inspiração de marketing e palestras sobre esses tópicos.

Joolz trabalhou com a Sky Broadcasting, Ellos e Prudential, juntamente com negócios nichados que buscam aproveitar ao máximo este canal incrível.

Joolz compartilhou sua dica de produtividade de email para antes de enviar um email:

Uma das formas como acrescentamos mais trabalho às nossas caixas de entrada é enviando emails inconscientemente para nos desfazermos deles; às vezes, eles voltam até nós e exigem mais tempo. Esses emails que retornam com vingança requerem mais atenção, uma resposta detalhada ou conversas incessantes que podem consumir nosso dia de trabalho.

Perguntas a Fazer Antes de Pressionar Enviar

Em vez de cair na armadilha de riscar emails da nossa lista apenas para acabar reciclá-los, devemos pausar antes de pressionar enviar e nos perguntar estas três perguntas importantes que garantem que nossa produtividade de email está otimizada:

• Qual é o meu relacionamento com os destinatários?
• Este email está adicionando valor ou confusão?
• Eu revisei antes de enviar?

Qual é o Meu Relacionamento com os Destinatários?

Como nos dirigimos às pessoas tem um efeito psicológico sobre como nossos emails são recebidos, e como nossos emails são recebidos pode determinar quão rápido, devagar ou detalhada recebemos uma resposta.

É uma forma de etiqueta de email abordar alguém corretamente e usar a linguagem adequada com base no seu relacionamento. Isso também define o tom certo para o restante da sua mensagem e garante que o destinatário leia o email em vez de ignorá-lo.

Este Email Está Adicionando Valor ou Confusão?

Quando estamos tão preocupados em nos livrar dos emails, podemos contribuir para a confusão ao enviar informações excessivamente escassas ou excessivas.

Depois de ter escrito seu email ou resposta, pause e releia para ver se está adicionando valor ou confusão. Isso pode significar adicionar informações mais detalhadas ou remover declarações repetitivas que adicionam superficialidade, o que leva à próxima pergunta.

Eu Revisei Antes de Enviar?

Todos nós cometemos erros, mas às vezes esses erros podem causar um vai e vem desnecessário com seu destinatário. Verifique erros e erros de ortografia que podem afetar consideravelmente como sua mensagem é recebida. Assim que você respondeu a todas essas perguntas, está pronto para enviar aquele email. Se você enviar um email e depois achar que foi inútil, pode cancelar o envio do email seguindo um procedimento simples.

Paul Airy: Primeiro as Coisas, Faça Trabalho

Paul Airy, Consultor de Acessibilidade e Usabilidade e fundador da Beyond the Envelope, educa ativamente e encontra maneiras inovadoras para os profissionais de marketing criarem designs de email acessíveis para pessoas com deficiência.

Quando se trata de email, não há nada pelo qual Paul seja mais apaixonado do que oferecer grandes experiências de email. Isso o levou a desafiar práticas de design e desenvolvimento de email há muito estabelecidas e introduzir técnicas inovadoras para tornar os emails mais amigáveis e acessíveis para os destinatários.

Ele é autor de numerosos artigos, escritos com esse objetivo, incluindo aqueles publicados pela Net magazine, Really Good Emails, EnvatoTuts+ e Litmus, além de seu livro, 'A Type of Email: A handbook for working with HTML typography in email'.

Paul é reconhecido como um defensor líder da acessibilidade no email, o que levou à sua nomeação para os Prêmios de Negócios para Pessoas com Deficiência de 2019, na categoria 'Influenciador com Consciência sobre Deficiências', ao lado da BBC e da Virgin Media.

Antes de enfrentar sua caixa de entrada, Paul afirma que sua dica de produtividade de email é:

A maioria das pessoas se força a trabalhar durante o dia. Embora isso garanta que você trabalhe sua habitual jornada das nove às cinco, não garante que você tenha realizado muito ou mesmo a menor produtividade tanto para seu trabalho quanto para sua caixa de entrada.

Aprender quando você é mais produtivo e quando não é dá a você uma melhor compreensão de como planejar seu dia e quando você deve mergulhar de cabeça em sua caixa de entrada.

Aprenda Quando Você é Mais Produtivo

Como afirmou o empreendedor Srinivas Rao, "O que importa mais do que o tempo que você dedica a uma coisa é, na verdade, a intensidade de foco. Porque se você tem uma intensidade de foco, pode realmente reduzir o tempo gasto fazendo isso para obter os mesmos ou melhores resultados."

Segundo pesquisa da Harvard Business Review, as horas de pico de produtividade variam significativamente entre os indivíduos, sendo que a maioria das pessoas experimenta seu melhor desempenho cognitivo durante janelas específicas de 2-3 horas ao longo do dia. Portanto, se você é uma pessoa matutina, é provável que diminua a produtividade à medida que a tarde avança. Você terá seus "altos" pela manhã e seus "baixos" à tarde.

Você deve usar seus "altos" para trabalhos que requerem mais foco e energia mental, como compilar relatórios e concluir projetos. Durante seus "baixos", você deve realizar trabalhos que não exigem muito esforço mental, como reuniões, checar emails, etc.

Para uma melhor compreensão de como dominar seus momentos mais produtivos, aqui estão algumas dicas práticas que podem ajudar:

• Agende seus horários mais/menos produtivos: Descubra que tipo de pessoa você é e crie uma programação em torno disso. Por exemplo, se você é uma pessoa matutina, trabalhe de manhã, mas se você é um coruja, não se force a ser uma pessoa matutina.
• Faça trabalho de alto valor quando você é mais produtivo: Aborde as tarefas mais importantes quando você é mais produtivo, antes de começar a entrar em uma queda de produtividade ao longo do dia.
• Realize trabalhos rasos quando você é menos produtivo: Quando você está em uma queda ou menos produtivo, faça tarefas que não requerem muita energia, como planejamento, reuniões e verificação da sua caixa de entrada.
• Acompanhe seu progresso e ajuste: Registre seu processo de produtividade para ver quais horários do dia você é mais produtivo a fim de garantir que crie uma programação realista para o trabalho e a caixa de entrada em torno desses horários.

Ian Brodie: Evite a Distração do Email

Ian Brodie ajuda consultores, treinadores e formadores a atrair e conquistar mais clientes. Ele é o autor do livro mais vendido Email Persuasion com mais de duzentas avaliações cinco estrelas em todo o mundo. Como o email é o seu negócio, ele está aqui para compartilhar uma dica impactante sobre produtividade de email que todos nós precisamos ouvir:

É tão fácil se deixar levar pelos seus emails quando você tem outras obrigações em sua lista. Não deixe que sua caixa de entrada controle você. No entanto, a produtividade de email não surge do nada. Tudo se resume a criar hábitos que incentivem uma relação mais saudável com sua caixa de entrada.

Quando você abre seu email, se sentir que não tem controle, observe as maneiras como você navega pela sua caixa de entrada. Depois encontre pequenas maneiras de implementar essas dicas de produtividade de email e lentamente assuma o controle total dela.

Tudo o que você precisa é de um modelo de email, atalho de teclado ou cliente de email. Comece de algum lugar e cresça a partir daí.

Hillel Berg: Escolha Quais Emails Atacar

Hillel Berg é o CEO e fundador dos Serviços de Marketing por Email Hillel Berg, que fornece serviços de marketing por email para empresas de todos os tamanhos através de consultoria e serviços de agência. Ele também é o anfitrião de Inboxing, um podcast sobre Marketing por Email.

Hillel partilha que a sua dica de produtividade de email para lidar com a sua tarefa diária, emails de clientes e a caixa de entrada é:

Muitos de nós gastamos mais tempo a ler sobre dicas de produtividade do que realmente a experimentá-las. Nenhuma dica é igual, mas elas só funcionam se você encontrar uma que funcione e se manter fiel a ela consistentemente.

Como em tudo, trata-se de formar um bom hábito que funcione para você a longo prazo, de modo que, nos dias em que você não sabe o que fazer ou se sente desmotivado, possa facilmente entrar no seu hábito de produtividade de email em piloto automático.

Encontre uma estratégia para a caixa de entrada e mantenha-se fiel a ela!

Kabrina Budwell: Mantenha-se o Mais Próximo Possível de Inbox Zero

Kabrina Budwell é a fundadora da sua própria empresa de consultoria que se concentra em ajudar os seus clientes, especializando-se em ímãs de leads, questionários, e mais, a fim de criar oportunidades de automação e escalabilidade nos negócios com os quais trabalha.

Ela também trabalhou de perto com a ConvertKit e a Advance Your Reach, ajudando os seus clientes em áreas como migrações e redação de textos.

Kabrina partilha que as suas dicas de produtividade de email são:

Não Tema o Inbox Zero

'Inbox-zero' tem uma má reputação, na verdade, é a grande divisão entre os utilizadores de email. Ou você está em inbox-zero ou tem mais de 500 emails não lidos desde 2017.

Mas a verdade é que, independentemente do tipo de utilizador que você é, ter uma caixa de entrada limpa faz você se sentir bem, mas aqui está a questão: você não precisa ler todos os seus emails para alcançar o inbox-zero. De acordo com pesquisas de produtividade do MIT, manter uma caixa de entrada limpa pode reduzir a carga cognitiva em até 40%, permitindo um melhor foco nas tarefas importantes. Você pode fazer o seguinte:

• Adicionar emails à soneca que não requerem sua atenção no momento
• Configurar filtros para enviar emails para suas pastas e etiquetas designadas
• Eliminar ou cancelar a subscrição de newsletters que estão a poluir sua caixa de entrada
• Obter um cliente de email para ajudar você a alcançar o inbox-zero

Melhore a Sua Produtividade de Email com o Mailbird

O Mailbird é um cliente de email com uma funcionalidade de caixa de entrada unificada lindamente desenhada para proporcionar uma experiência agradável a todos os seus utilizadores. A sua interface tem um design limpo, moderno e elegante, para que não se sinta sobrecarregado.

Mailbird vem equipado com funcionalidades de produtividade que têm opções personalizáveis, como adicionar etiquetas personalizadas, regras de filtragem de emails, temas, pastas e layouts para tornar a sua caixa de entrada e espaço de trabalho funcionais de acordo com as suas necessidades. De acordo com a documentação do Microsoft Exchange Server, configurações de caixa de entrada unificada podem melhorar a eficiência no processamento de emails, consolidando várias contas em uma única interface.

Funcionalidades do Mailbird:

• Caixa de Entrada Unificada: O Mailbird fornece uma caixa de entrada unificada para que você possa verificar todos os seus emails em um só lugar e alternar entre eles instantaneamente com apenas um clique.
• Emails em Grupo: Você pode encontrar contatos que usa regularmente de uma conta de email específica e colocá-los em grupos personalizados. Grupos são úteis se você frequentemente envia emails para os mesmos múltiplos endereços de email.
• Enviar Depois: Envie emails com antecedência usando a funcionalidade Enviar Depois para retirar emails e tarefas da sua lista mais rapidamente.
• Rastreamento de Emails: Esta funcionalidade permite que utilizadores do Gmail rastreiem emails que foram lidos individualmente ou em grupos, para que você possa medir seus esforços de alcance.
• Funcionalidade de Soneca: Revise sua caixa de entrada e coloque em soneca emails que precisam de resposta para mais tarde ou revise-os em um momento posterior.
• Filtros Avançados: O Mailbird oferece regras e fluxos de trabalho de filtragem avançados para ajudá-lo a gerir seus emails recebidos mais rapidamente. De acordo com a documentação do Gmail do Google, utilizadores com filtros de email corretamente configurados têm cinco vezes mais probabilidade de alcançar a Caixa de Entrada Zero em comparação com aqueles sem sistemas de filtragem.
• Múltiplos Atalhos de Teclado: Se você é alguém que navega pela sua caixa de entrada usando atalhos, o Mailbird permite que você utilize todos os atalhos familiares do Gmail.

Encontre o que Funciona para Si

Listámos algumas maneiras bem detalhadas para começar a lidar com o monstro que a sua caixa de entrada pode ter se tornado. A principal mensagem é que cada especialista tem as suas próprias maneiras ou ideias sobre o que significa produtividade de email, o que significa que você também deve ter as suas.

Tudo se resume a encontrar as dicas de produtividade de email que funcionam melhor para si, com base na sua personalidade, carga de trabalho e ferramentas. Isso pode ser gerir melhor os seus emails ou alcançar a Inbox Zero mais rapidamente. Qualquer que seja o seu objetivo, não se esqueça de que tudo se trata de construir uma relação mais saudável com a sua caixa de entrada à medida que avança.

FAQ

Existem várias maneiras de organizar o seu email para uma melhor produtividade, incluindo rótulos, filtros e atalhos de teclado. Além disso, pode usar um cliente de email com uma caixa de entrada unificada como o Mailbird para ajudar.

Pode medir a produtividade do email por: - Quanto tempo é passado na sua caixa de entrada - Quantos emails recebeu - Quantos emails respondeu - Quantas tarefas consegue completar regularmente

De acordo com pesquisas da RescueTime e do McKinsey Global Institute, o trabalhador de escritório médio recebe cerca de 121 emails todos os dias de trabalho. Envia menos, com uma média de apenas 33 por dia.