Odwoływanie wiadomości e-mail w Outlooku: Pełny przewodnik
Znowu to się stało - kliknąłeś przycisk Wyślij, zanim chciałeś.
Każdego dnia wysyłane są tysiące niedokończonych wiadomości, e-maili z brakującymi załącznikami i innych o błędnej treści. Następnie pojawiają się tysiące e-maili z przeprosinami.
Dobrą wiadomością jest to, że większość klientów poczty e-mail obsługuje funkcję "Odwołaj email". W tym artykule dowiemy się, jak odwołać wiadomość e-mail w programie Outlook, rozwiążemy najczęstsze problemy i dowiemy się, w jaki sposób klient poczty e-mail Mailbird może jeszcze bardziej usprawnić ten proces.
Jak odwołać wiadomość e-mail w Outlooku
Proces odwoływania wiadomości e-mail w programie Outlook nie jest najprostszy i obejmuje następujące kroki:
Krok 1. Przejdź do Poczty wysłanej i znajdź wiadomość e-mail, którą chcesz odwołać. Następnie kliknij dwukrotnie, aby otworzyć tę wiadomość.
Folder poczty wysłanej
Krok 2. W górnej części paska menu Microsoft Outlook kliknij Wiadomość. Następnie znajdź sekcję Przenieś i wybierz Więcej akcji przenoszenia.
Opcje przenoszenia wiadomości
Krok 3. Kliknij przycisk Odwołaj tę wiadomość.
Odwoływanie wiadomości w programie Outlook
Uwaga: W uproszczonej wersji menu programu Outlook można uzyskać dostęp do polecenia Więcej Akcji za pomocą trzech kropek znajdujących się na pasku wiadomości.
Uproszczona wstążka przywołująca wiadomość Outlooka
Po wykonaniu opisanych czynności pojawi się nowe okno z dwiema opcjami - Usuń Nieprzeczytane Kopie Tej Wiadomości oraz Usuń Nieprzeczytane Kopie i Zastąp Nową Wiadomością.
Jak odwołać wiadomość e-mail w Outlooku
Wybierz żądaną opcję.
Następnie kliknij pole Powiadom mnie, jeśli wycofanie się powiedzie lub nie powiedzie dla każdego odbiorcy, aby otrzymać to powiadomienie w skrzynce odbiorczej.
Krok 5. Jeśli zdecydowałeś się zmienić oryginalną wiadomość, zostaniesz poproszony o jej zmodyfikowanie. Popraw oryginalną wiadomość i potwierdź zmiany. Po zakończeniu kliknij przycisk OK. Po wykonaniu tej czynności nowa wiadomość zastąpi oryginalną.
Możesz więc wycofać (cofnąć wysłanie) wiadomość e-mail lub usunąć ją dla odbiorców, tak jak w przypadku wiadomości czatu. Przyjrzyjmy się temu procesowi bardziej szczegółowo i wybierzmy sposób działania, który najbardziej Ci odpowiada.
Jak działa odwoływanie w Outlooku?
Istnieją dwie opcje odwołania wiadomości e-mail w programie Outlook.
1. Usunięcie oryginalnej wiadomości.
Po wybraniu tej opcji odbiorca nie będzie mógł przeczytać oryginalnej wiadomości, chyba że otworzył ją przed żądaniem odwołania.
2. Modyfikowanie wiadomości, która została już wysłana.
Druga opcja pozwala zmodyfikować wiadomość i wysłać ją ponownie.
Jeśli zmienisz wiadomość e-mail, odbiorca otrzyma dwie wiadomości w swojej skrzynce odbiorczej - oryginalną i zmodyfikowaną. Oryginalna wiadomość zostanie automatycznie usunięta, gdy odbiorca otworzy nową wiadomość. Jednak wycofanie wiadomości nie powiedzie się, jeśli odbiorca najpierw otworzy oryginalną wiadomość.
Która opcja jest więc dla ciebie najlepsza? Przyjrzyjmy się zaletom i wadom każdej z nich.
| Usuwanie wiadomości | Odwoływanie i modyfikowanie wiadomości |
|---|---|
| -Oryginalna
wiadomość jest trwale usuwana - Jest to najszybszy sposób odwołania wiadomości e-mail |
- Możesz dodać brakujące załączniki lub zmienić treść wiadomości e-mail bez wysyłania jej dwukrotnie |
| -
Musisz utworzyć nową wiadomość e-mail, jeśli chcesz wysłać ją do
odbiorcy - Odbiorca otrzyma powiadomienie o usunięciu wiadomości czasu |
- Modyfikowanie wiadomości
zajmie więcej - Odbiorca otrzyma powiadomienie o aktualizacji wiadomości |
Skąd wiadomo, że odwołanie wiadomości się powiodło?
Powinieneś otrzymać powiadomienie o powodzeniu odwołania wiadomości e-mail, jeśli kliknąłeś pole Powiedz mi, czy wycofanie się powiodło, czy nie dla każdego odbiorcy. Ale jeśli zapomniałeś tego zrobić, skąd będziesz wiedzieć, jaki jest status wycofania w tym przypadku?
Na szczęście istnieje inny sposób na śledzenie tego.
Przejdź do folderu Wysłane i wybierz wiadomość e-mail, którą właśnie odwołałeś. Następnie kliknij Śledzenie, aby sprawdzić status.
Śledzenie w Outlooku
Za każdym razem, gdy chcesz skorzystać z opcji śledzenia odwołania, musisz włączyć tę funkcję.
Wymagania dotyczące wycofywania wiadomości e-mail w Outlooku
Czasami wycofanie wiadomości może się nie powieść. Najczęstszym powodem jest niespełnienie podstawowych wymagań, aby pomyślnie odwołać wiadomość e-mail programu Outlook ze skrzynki odbiorczej odbiorcy.
Oto te wymagania:
-
Odbiorca nie przeczytał jeszcze wiadomości. Jeśli wysłałeś wiadomość wycofującą po tym, jak odbiorca otworzył oryginalną wiadomość, wycofanie nie powiedzie się.
-
Odbiorca należy do tej samej organizacji. Jest to główne ograniczenie wycofywania wiadomości w Outlooku, które uniemożliwia odwoływanie wiadomości do odbiorców z innych firm lub osób prywatnych.
-
Oboje korzystacie z programu Outlook. Odwoływanie wiadomości e-mail działa tylko w przypadku wiadomości e-mail wysyłanych z adresu e-mail programu Outlook na inny adres e-mail programu Outlook. Jeśli korzystasz z programu Outlook, ale wysyłasz wiadomość e-mail na konto Gmail, wycofanie nie zadziała.
-
Używasz programu Outlook w systemie Windows. Funkcja odwoływania nie jest dostępna w żadnej wersji programu Outlook na komputerach Mac. Z tej funkcji można korzystać tylko w systemie operacyjnym Windows.
-
Odbiorca nie przekierowuje wiadomości. Odbiorca może skonfigurować określoną regułę, aby przenieść określone wiadomości e-mail do innego folderu. Jeśli oryginalna wiadomość e-mail zostanie przeniesiona do folderu, ale wiadomość odwołująca pozostanie w skrzynce odbiorczej odbiorcy, odwołanie prawdopodobnie nie powiedzie się.
Co zrobić, jeśli odwołanie wiadomości e-mail nie zadziałało?
Co zrobić, jeśli z jakiegoś powodu odwołanie wiadomości nie powiodło się? Sprawdźmy dostępne opcje.
1. Wyślij e-mail z przeprosinami
Rozpocznij wiadomość e-mail od następującego zwrotu: "Przepraszam ...". Następnie przejdź od razu do rzeczy - nie rozpisuj się, odnosząc się do innych faktów (takich jak poprzednia rozmowa lub spotkanie).
Następnie wspomnij, że popełniłeś błąd, wysyłając wiadomość e-mail na niewłaściwy adres e-mail lub jej treść nie jest właściwa i żałujesz tego. Bądź zwięzły i wyślij e-mail zaraz po wykryciu błędu.
Tworzenie wiadomości e-mail z przeprosinami od zera może być stresujące i niezbyt szybkie. Możesz to przyspieszyć, korzystając z szablonów wiadomości e-mail w Parakeet. Podczas generowania wiadomości e-mail możesz wybrać spośród dziesiątek sytuacji i tonów wiadomości.
Generator szablonów wiadomości e-mail
2. Używaj Mailbird do lepszego odwoływania wiadomości e-mail
Funkcja odwołania wiadomości e-mail nie jest łatwa do znalezienia w interfejsie Outlooka. Co więcej, ma ona ograniczenia - nie każdą wiadomość można wycofać. Szczerze mówiąc, większość z nich nie można.
Istnieje jednak łatwiejszy i szybszy sposób na odwołanie wiadomości e-mail.
Dzięki Mailbird możesz odwołać dowolną wiadomość w ciągu kilku sekund bez przekopywania się przez zaśmiecony interfejs. Wystarczy jedno kliknięcie i wiadomość jest niewysłana!
Zaktualizowany Mailbird 3.0 z nowym wyglądem pomaga uczynić korzystanie z poczty e-mail tak płynnym, jak to tylko możliwe, a także pomaga zarządzać wszystkimi kontami e-mail z jednego miejsca.
Możesz dodać kilka kont e-mail do Mailbird - osobistych i firmowych utworzonych w różnych usługach i korzystać z jego niesamowitych funkcji:
- Sprawdź wszystkie swoje wiadomości e-mail i kalendarze w tej samej aplikacji
- Piękny i prosty interfejs
- Przywoływanie wiadomości e-mail w kilka sekund bez żadnych ograniczeń
- Śledzenie statusu otwarcia wysłanych wiadomości e-mail
- Szybkie czytanie wiadomości
- Odkładanie wiadomości e-mail na później
- Usprawnij zarządzanie pocztą e-mail dzięki innym fajnym funkcjom
Jak cofnąć wysłanie wiadomości e-mail w Mailbird?
To bardzo proste!
Przejdź do Ustawień i otwórz zakładkę Redagowanie. Następnie w sekcji Wysyłanie przesuń przełącznik, aby ustawić żądany czas opóźnienia wysyłania wiadomości.
Czas możliwego odwołania wiadomości w Mailbird
Następnym razem, gdy będziesz chciał wycofać wiadomość e-mail, będziesz miał na to do 30 sekund, klikając przycisk "Wysyłanie wiadomości... Cofnij".
Cofnij wysłanie wiadomości
3. Opóźnianie wiadomości e-mail
Opóźnianie wiadomości e-mail pomoże uniknąć niezręcznych sytuacji w przyszłości. Oznacza to, że za każdym razem, gdy klikniesz przycisk Wyślij, Outlook nie wyśle wiadomości od razu, ale dopiero po pewnym czasie.
W ustawieniach Outlooka można utworzyć specjalną regułę dla takiego opóźnienia i określić, ile czasu powinno upłynąć przed wysłaniem wiadomości e-mail. W rezultacie można zmodyfikować treść wiadomości e-mail lub cofnąć jej wysłanie.
Oto jak to skonfigurować
Krok 1. Przejdź do Strona główna > Reguły > Zarządzaj regułami i alertami.
Krok 2. Kliknij przycisk Nowa reguła. Wybierz opcję Zastosuj regułę do wysyłanych wiadomości i przejdź do następnego kroku.
Krok 3. W wyświetlonym oknie określ warunki, w których opóźnienie ma działać i wprowadź czas opóźnienia wiadomości e-mail. Następnie kliknij przycisk OK.
Krok 4. Na koniec nadaj swojej regule nazwę i gotowe.
Podsumowanie
Teraz już wiesz, jak odwołać wiadomość e-mail w programie Outlook przy użyciu wbudowanych funkcji tego klienta poczty e-mail. Prawdopodobnie zorientujesz się, że ma on wiele ograniczeń i nie zawsze działa idealnie.
Pamiętaj, że Outlook może być jednorazowym rozwiązaniem w sytuacjach awaryjnych, ale nie jest odpowiednim rozwiązaniem długoterminowym.
Podejmij środki ostrożności, aby nigdy więcej nie martwić się o odwołanie poczty e-mail w programie Outlook. Zacznij od skonfigurowania ujednoliconej skrzynki odbiorczej, aby zarządzać wszystkimi wiadomościami e-mail w jednym miejscu, cofać wysyłanie jednym kliknięciem i otrzymywać przypomnienia, jeśli zapomnisz dodać załączniki do wiadomości e-mail.
FAQ
Co to znaczy odwołać wiadomość e-mail?
Odwołując wiadomość e-mail, usuwasz wiadomość, która została dostarczona do skrzynki odbiorczej odbiorcy. Możesz również zastąpić treść wiadomości e-mail lub dodać brakujący załącznik. Odwołanie wiadomości e-mail jest możliwe tylko wtedy, gdy odbiorca jeszcze jej nie otworzył.
Jak odwołać wiadomość e-mail w programie Outlook bez wiedzy odbiorcy?
Znajdź wiadomość e-mail w folderze Elementy wysłane i kliknij ją dwukrotnie. Następnie kliknij kartę Wiadomość i wybierz opcję Więcej akcji przenoszenia. Kliknij opcję Przywołaj tę wiadomość. W wyskakującym oknie wybierz opcje, które najbardziej Ci odpowiadają, usuń oryginalną wiadomość lub zastąp ją nową i kliknij pole, aby otrzymać powiadomienie o statusie wycofania. Potwierdź zmiany.
Jak długo trwa przywołanie wiadomości e-mail w Outlooku?
Po wykonaniu wszystkich kroków związanych z wycofaniem wiadomości e-mail w programie Outlook, wiadomość natychmiast zniknie ze skrzynki odbiorczej odbiorcy.
Jak odwołać wiadomość e-mail w programie Outlook poza organizacją?
Wiadomości e-mail można odwołać w programie Outlook tylko w obrębie organizacji. Nie można odwoływać wiadomości e-mail, jeśli odbiorca należy do innej organizacji.
Jak odwołać wiadomość e-mail w programie Outlook po godzinie?
Wykonaj następujące kroki:Krok 1. Przejdź do sekcji Elementy wysłane i znajdź wiadomość e-mail, którą chcesz przywołać. Następnie kliknij dwukrotnie, aby otworzyć tę wiadomość. Krok 2. W górnej części paska menu Outlooka kliknij Wiadomość. Następnie znajdź sekcję Przenieś i wybierz Więcej akcji przenoszenia. Krok 3. Kliknij przycisk Odwołaj tę wiadomość.
