Postfachverwaltung meistern: Die besten E-Mail-Tools

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Author: Anastasiia Kryzhanovska
Veröffentlicht am August 01, 2025   •   Zuletzt aktualisiert am August 01, 2025

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Wenn Sie Ihr Postfach aktiv nutzen, erhalten Sie wahrscheinlich täglich Dutzende von E-Mails. Und wenn Sie ein Konto für arbeitsbezogene Zwecke verwenden, liegt diese Zahl wahrscheinlich näher bei hundert. Wie gehen Sie mit all dieser Korrespondenz um, ohne Ihre gesamte Arbeitszeit nur mit E-Mails zu verbringen, insbesondere wenn Sie während COVID-19 von zu Hause aus arbeiten? Die schnelle Antwort lautet: Sie benötigen Postfachverwaltungstools, um E-Mails effektiv zu bearbeiten und Ihre wertvolle Zeit produktiv zu nutzen, anstatt zwischen mehreren Postfächern zu jonglieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, was E-Mail-Management ist und sieben verschiedene Tools, die Sie jetzt ausprobieren und in Ihre persönlichen Best Practices der Online-Kommunikation integrieren können.

Was ist das E-Mail-Management?

Alles, was Sie in Ihrem Posteingang tun, einschließlich des Lesens und Beantwortens von E-Mails, des Schreibens und Sendens von E-Mails, des Erstellens von Ordnern und des Erstellens von Filtern sowie der Verwendung dieser Funktionen zur Informationssuche oder sogar zum Wiederherstellen von unsachgemäß gesendeten E-Mails, die Sie versehentlich gesendet haben — kurz gesagt, die Nutzung jeder Funktion, die Ihr Desktop- oder Webmail-Client bietet, um zu verwalten und Ihren Posteingang ordentlich zu halten.

Ihr Posteingang ist ein Raum für eingehende E-Mails, der wertvolle Informationen, Quittungen und manchmal eine Menge Junk-Mail enthalten kann, die Sie mehrmals täglich durchsehen. Und wenn Sie ihn eine Weile nicht aufgeräumt haben, hat er wahrscheinlich mehr Junk-Mail als wertvolle Informationen. Wie jeder Raum benötigt er ein ordentliches Managementsystem, damit Sie nicht so oft den Posteingang im Laufe des Tages überprüfen müssen und weniger Junk zu entsorgen ist.

Wie groß ist das Problem? Laut verschiedenen Statistiken (wie dieser von Radicati) erhalten Mitarbeiter im Durchschnitt täglich zwischen 80 und 100 E-Mails, wobei etwa 10% davon Spam sind. Wenn Sie nur ein persönliches Konto haben, ist die Menge an Spam wahrscheinlich gleich, aber Sie erhalten wahrscheinlich viele Newsletter und kommerzielle E-Mails mit Rabatten und Angeboten. So sehr, dass es schwierig sein kann, E-Mails von Ihrer Bank, Quittungen und Software-Updates in all dieser Korrespondenz zu unterscheiden.

Brauchen Sie eine Schulung, um mit E-Mails umzugehen? Nein, Sie benötigen lediglich die richtigen Werkzeuge, um Ihre E-Mail-Organisation zu optimieren.

Wie können Sie von E-Mail-Management-Tools profitieren und Inbox Zero erreichen?

Einige Menschen arbeiten am besten in einem Zustand des ungeordneten Chaos, und vielleicht ist das möglich, wenn Sie alle Details der Arbeit in physischer Form vor sich haben. Wenn es um E-Mails geht, können tausende von Wörtern in einem Blob von Kommunikationsdurcheinander verschwimmen.

Posteingangstools können wortreiche Unordnung sofort transformieren, indem sie E-Mails bereinigen und die Zeit optimieren, die Sie mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen. Sie können auch:

• Die Anzahl der Male verringern, die Sie Ihren Posteingang überprüfen müssen. Wenn Sie ein organisiertes System von E-Mail-Ordnern und Regeln haben, die E-Mails in diese Ordner senden, können Sie die E-Mail-bezogenen Aufgaben priorisieren und Ihren Posteingang nur überprüfen, wenn Sie dafür Zeit eingeplant haben.
• Die Zeit reduzieren, die Sie mit dem Umgang mit E-Mails verbringen. Einige Tools automatisieren das Versenden von E-Mails, bieten Nutzungsanalysen und helfen sogar dabei, E-Mails durch Verschieben eingehender Nachrichten, die warten können, zu priorisieren, was letztendlich Zeit spart.
• Ihren Posteingang besser organisieren. Selbst in der persönlichen Nutzung erhalten Sie unterschiedliche Arten von Korrespondenz. E-Mail-Apps ermöglichen es Ihnen, diese Arten zu kennzeichnen und in Ordner zu sortieren, sodass sie nicht im Posteingang verweilen.
• Die sinnlosen Werbematerialien in Ihrem Posteingang entrümpeln. Alle Newsletter und anderen kommerziellen E-Mails, an die Sie sich nicht einmal erinnern, abonniert zu haben, können ebenfalls mit Hilfe dieser Tools bearbeitet werden.

So nützlich sind E-Mail-Tools im Allgemeinen. Was die Vorteile betrifft, die Sie durch die Nutzung einer bestimmten App erhalten, lassen Sie uns einige davon einzeln durchgehen.

#1. Posteingangsverwaltung — Mailbird

Mailbird ist ein E-Mail-Client, der mehrere E-Mail-Konten unterstützt und über mehrere eingebaute und integrierte Funktionen verfügt, die Ihr E-Mail-Management-Erlebnis optimieren, Produktivität aufrechterhalten, Zeit sparen (z. B. mit vorgefertigten Antworten) und ein stressfreies Erreichen von Inbox Zero ermöglichen.

Highlights

• Vereinigte Posteingänge. Sie können mehrere Konten mit einem Posteingang verbinden, um alle E-Mails dort anzuzeigen, oder Funktionen wie Ordner, Filter, Suche und andere über alle Konten hinweg nutzen.
• Native Posteingangsfeatures:
  • Kalender. Sie können Ereignisse erstellen, Meetings planen und ihn wie jeden anderen Kalender nutzen — nur dass dieser direkt in Ihrer E-Mail-App ist und in einer Seitenleiste geöffnet werden kann, sodass Sie E-Mails beantworten können, während Sie Ihren Zeitplan zur Hand haben. Er synchronisiert sich auch mit den Ereignissen, zu denen Sie von anderen Mailbird-Nutzern eingeladen werden.
  • Suche. Mailbird bietet einfache Such- und erweiterte Funktionen, die Operatoren verwenden, um das zu finden, was Sie benötigen. Zum Beispiel können Sie nach dem Betreff suchen, wenn Sie sich an eines der Wörter darin erinnern. Darüber hinaus können Sie Anhänge aktivieren und diese separat durchsuchen.
  • Ordner. Eine essenzielle Organisationsfunktion, die es Ihnen ermöglicht, zwischen verschiedenen Arten von E-Mails, die Sie erhalten, zu unterscheiden.
  • Filter/regeln. Ein weiteres essentielles Feature, das auch Zeit sparen und einige E-Mail-Prozesse automatisieren kann. Zum Beispiel können Sie alle E-Mails von einer bestimmten E-Mail-Adresse auswählen und diese in einem entsprechenden Ordner speichern sowie eine Regel erstellen, um alle E-Mails von dieser Adresse automatisch in diesen Ordner zu verschieben.
  • Später senden. Sie können E-Mails planen, um sie zu einem geeigneteren Zeitpunkt zu senden.
  • E-Mail-Tracking. Mit dieser Funktion können Sie sehen, ob Ihre E-Mail geöffnet wurde und von wem.
  • In-line-Antwort. Sie können vermeiden, eine wichtige Frage in einer E-Mail zu übersehen, indem Sie inline darauf antworten.
• Mehrere Integrationen. Mailbird hat eine umfassende Liste von Integrationen, darunter FollowUp.cc, Unroll.me und Moo.do, um Ihnen zu helfen, das Beste aus Ihrem E-Mail-Erlebnis herauszuholen und sich mit verschiedenen Kommunikations- und Produktivitätstools zu verbinden.

Preise

Die Preise beginnen bei 3 $ pro Monat für ein persönliches Paket. Es gibt auch eine Testphase, sodass Sie die App kostenlos ausprobieren können.

#2. Aufgabenverwaltung — Moo.do

Moo.do ist eine großartige App, um Ihr Gmail-Management auf die nächste Stufe zu heben. Es kombiniert einen Aufgabenmanager, einen Kalender und interaktive Drag-and-Drop-Funktionen, um Ihren Tag besser zu organisieren.

Highlights

• Kanban-Boards. Diese Aufgabenverwaltungsfunktionalität ermöglicht es Ihnen, Ihren Tag auf eine besser verdauliche Weise darzustellen. Sie können die Ansicht nach Belieben anpassen und gestalten.
• Gliederungsfunktion. Sie können Ihren Tag oder Ihre Woche gliedern und E-Mails markieren, die sich auf einen bestimmten Punkt in der Gliederung beziehen, wie beispielsweise zeitintensivere oder weniger zeitintensive Aufgaben.
• Offline nutzbar. Wenn die Internetverbindung ausfällt, können Sie Moo.do trotzdem im Offline-Modus nutzen.
• Datenverschlüsselung. Moo.do verwendet clientseitige Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass Ihre Daten geschützt sind.
• Funktioniert nur mit Gmail. Leider funktioniert dieses praktische kleine Tool nur mit Gmail-Konten.

Preise

• Basic: kostenlos
• Premium: ab 4 $ pro Monat

#3. Erinnerungen mit Zeitlimit — Followup.cc

Für diejenigen, die häufig zeitkritische E-Mails verwalten — sei es, um zusätzliche Informationen bereitzustellen, Erinnerungen auszusenden oder die Empfänger daran zu erinnern, wichtige Details zu beachten oder zu antworten — kann die Nutzung von Followup.cc auf dem Desktop diese Aufgaben erheblich erleichtern. Dieses Tool wurde speziell entwickelt, um zeitgerechte Nachverfolgungen zu ermöglichen, wie der Name treffend andeutet, und verbessert die Effizienz Ihres E-Mail-Managements.

Highlights

• Erinnerungen einstellen. Sie können eine Followup-E-Mail planen, die den Empfänger an die ursprüngliche E-Mail erinnert.
• Automatische Nachverfolgung. Sie können eine Vorlage auswählen, damit die App automatisch eine E-Mail ohne Ihre Eingabe nachverfolgt.
• Später senden. Sie können jede E-Mail so planen, dass sie zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt gesendet wird.
• Öffnungs-Tracking. Sie können E-Mails taggen, um zu sehen, ob sie geöffnet wurden und von wem.

Preise

• Starter: 18 $/Monat, jährlich abgerechnet
• Professionell: 29 $/Monat, jährlich abgerechnet
• Salesforce-Edition: 40 $/Monat, jährlich abgerechnet

Bitte beachten Sie, dass die Preise bei monatlicher Zahlung etwas höher sind.

#4. Posteingang Bereinigung — Sanebox

Sanebox ist hauptsächlich ein Posteingangsreiniger, der KI-Technologie verwendet, um alle Ihre E-Mails zu filtern und nach ihrer Wichtigkeit zu sortieren, um effektiv das Ziel von null ungelesenen oder unbeantworteten E-Mails zu erreichen.

Highlights

• Intelligente Filterung. Findet alle unwichtigen oder werblichen E-Mails und sendet sie in einen SaneLater-Ordner, damit Sie sich später damit befassen können.
• Abmelden mit einem Klick. Es bietet einen Ordner, in den Sie E-Mails ziehen und ablegen können, von denen Sie sich abmelden möchten. Sanebox erledigt das für Sie.
• Schlummern. Sie können eine E-Mail „in den Schlaf versetzen“ und sie später ganz oben in Ihrem Posteingang anzeigen lassen, wenn Sie bereit sind, sich darum zu kümmern.
• Antwortverfolgung. Sie können eine E-Mail mit einer Zeit kennzeichnen, bis wann Sie erwarten, dass die andere Person darauf antwortet, und die App wird Sie benachrichtigen, wenn der Empfänger das nicht getan hat — eine praktische Funktion, wenn Sie ein Meeting einrichten.

Preise

• Snacks: 0,16 $ pro Tag jährlich abgerechnet
• Mittagessen: 0,27 $ pro Tag jährlich abgerechnet
• Abendessen: 0,82 $ pro Tag jährlich abgerechnet

Bitte beachten Sie, dass die Preise fast doppelt so hoch sind, wenn Sie sich für eine monatliche Zahlung entscheiden.

#5. E-Mail-Nutzungsanalysen — EmailAnalytics

EmailAnalytics ist ein ziemlich unkomplizierter Name. Die App erleichtert das Tracking der E-Mail-Produktivität Ihrer Teammitglieder und sendet Ihnen tägliche Berichte, was eine der am meisten unterschätzten Best Practices für das E-Mail-Management am Arbeitsplatz ist.

Highlights

• Echtzeit-Analysen. Die Berichte sind immer auf dem neuesten Stand mit frischen analytischen Daten zur E-Mail-Aktivität. Die Kennzahlen umfassen:
  • Gesendet/empfangen
  • E-Mail-Verkehr
  • Durchschnittliche Antwortzeit
  • Durchschnittliche Wortanzahl
• Teammanagement. Wenn Sie viele Personen mit unterschiedlichen Rollen im Team haben, können Sie diese in Gruppen segmentieren.
• Funktioniert nur mit G-Suite. Ein potenzieller Nachteil ist, dass das Tool nur mit Gmail-Konten funktioniert.

Preise

Der Preis beträgt 5 $ pro Monat für einen Benutzer. Es gibt Rabatte, wenn Sie mehr als fünf Personen im Team haben.

#6. Pipeline-Management aus dem Posteingang — Streak

Streak ist eine Chrome-Erweiterung, die Ihnen hilft, Ihr Pipeline-Management aus Gmail zu organisieren. Sie ermöglicht es, die Pipeline an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Zum Beispiel: Lebenslauf > Interview > Eingestellt.

Höhepunkte

• Pipeline-Autopilot. Die App erfasst automatisch Daten aus Ihrer Korrespondenz, die mit der Pipeline zusammenhängen.
• E-Mail-Tracking. Sie können sehen, ob jemand Ihre Nachricht geöffnet hat und sogar Benachrichtigungen über Öffnungen erhalten.
• Thread-Splitter. Sie können thematische Threads für ein besseres E-Mail-Management erstellen.
• Später senden. Sie können eine E-Mail planen, die zu einem geeigneteren Zeitpunkt gesendet wird. Zum Beispiel, wenn die andere Person in einer anderen Zeitzone ist.
• Nur für Gmail. Leider funktioniert es nur mit einem Gmail-Konto.

Preise

• Kostenlos: Wenn Sie es einfach ausprobieren möchten, ist es kostenlos mit eingeschränkten Funktionen.
• Solo: 15 $ pro Monat, jährlich abgerechnet
• Pro: 49 $ pro Monat, jährlich abgerechnet
• Enterprise: 129 $ pro Monat, jährlich abgerechnet

Bitte beachten Sie, dass die Preise um 20 % höher sind, wenn Sie monatlich bezahlen möchten.

Effektives E-Mail-Management: Fazit

Wenn das Management Ihres Posteingangs für Sie jemals überwältigend war, versuchen Sie, ein paar Tools zu verbinden, um die Zeit, die Sie mit E-Mails verbringen, produktiver zu gestalten; außerdem können Sie einige Tipps zum E-Mail-Management umsetzen. Einige E-Mails können automatisch gesendet werden, und einige können für später verschoben werden, und Sie benötigen auf jeden Fall ein Ordnersystem, um verschiedene Arten von Korrespondenz zu archivieren.

Sie können damit beginnen, Mailbird herunterzuladen und alle praktischen Funktionen zur Verwaltung eingehender und ausgehender E-Mails auszuprobieren. Verbinden Sie es dann mit verschiedenen Integrationen, um die Produktivität zu steigern. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren oder zu schreiben, wenn Sie bessere Tools als die aufgeführten verwendet haben.

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About the Author:
Anastasiia Kryzhanovska

Anastasiia is a content marketer and manager with a strong IT background, passionate about storytelling and SEO. She likes creating high-quality content and helping others develop their skills. Besides work, she loves traveling, extreme sports, and reading fantasy books.

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