Управление Входящими: Лучшие Инструменты для Почты
Если вы активно используете вашу почту, вы, вероятно, получаете десятки писем каждый день. А если вы используете аккаунт для рабочих целей, это число, вероятно, приближается к сотне. Как справляться со всем этим переписыванием и не тратить всё рабочее время только на письма, особенно когда вы работаете из дома во время COVID-19? Быстрый ответ: вам нужны инструменты для управления почтой, чтобы эффективно справляться с письмами и тратить своё драгоценное время продуктивно, а не просто переключаться между несколькими ящиками.
В этой статье вы узнаете, что такое управление входящими сообщениями и семь различных инструментов, которые вы можете попробовать прямо сейчас и внедрить в свои лучшие практики онлайн-коммуникации.
Что такое управление входящими сообщениями?
Это все, что вы делаете в вашем почтовом ящике, включая чтение и ответы на электронные письма, написание и отправку сообщений, создание папок и фильтров, а также их использование для поиска информации или даже отмены отправки ненадлежащих писем, которые вы случайно отправили — в общем, использование любых функций, которые предлагает ваш настольный или веб почтовый клиент для управления и поддержания порядка в вашем почтовом ящике.
Ваш почтовый ящик — это пространство для входящих сообщений, которое может содержать ценную информацию, чеки и, иногда, множество спама, которое вы проверяете много раз в день. И если вы давно не прибирались в нем, то, вероятно, там больше спама, чем ценной информации. Как и любое пространство, он нуждается в правильной системе управления, чтобы вам не нужно было проверять почту так часто в течение дня и чтобы было меньше мусора для очистки.
Насколько это проблема? Согласно различным статистическим данным (например, этому от Radicati), в среднем сотрудники получают от 80 до 100 электронных писем ежедневно, из которых около 10% — это спам. Если у вас есть только один личный аккаунт, количество спама, вероятно, такое же, но вы, вероятно, получаете много информационных рассылок и коммерческих писем с скидками и предложениями. Настолько много, что может быть сложно отличить письма от вашего банка, чеки и обновления программного обеспечения от всего этого потока корреспонденции.
Нужны ли вам какие-либо тренировки для работы с электронной почтой? Нет, вам просто нужен правильный набор инструментов для оптимизации организации вашей электронной почты.
Как вы можете извлечь выгоду из инструментов управления электронной почтой и достичь нуля в почтовом ящике?
Некоторые люди лучше работают в состоянии беспорядка, и это может быть возможно, когда у вас есть все детали работы перед глазами в физической форме. Если мы говорим об электронных письмах, то тысячи слов могут сойтись в неразборчивую массу коммуникационного беспорядка.
Инструменты почтового ящика могут немедленно преобразовать многословный беспорядок, очищая электронные письма и оптимизируя количество времени, которое вы тратите на обработку почты. Они также могут:
- Уменьшить количество раз, когда вам нужно проверять ваш почтовый ящик. Если у вас есть организованная система папок для электронных писем и правила, которые отправляют письма в эти папки, вы можете приоритизировать задачи, связанные с электронной почтой, и проверять почтовый ящик только тогда, когда у вас есть время для этого.
- Сократить время, которое вы тратите на обработку электронной почты. Некоторые инструменты автоматизируют отправку электронных писем, предоставляют полезную аналитику и даже помогают приоритизировать почту, откладывая входящие сообщения, которые могут подождать, что в конечном итоге экономит ваше время.
- Лучше организовать ваш почтовый ящик. Даже при личном использовании вы получаете различные типы корреспонденции. Приложения для электронной почты позволяют вам помечать эти типы и помещать их в папки, чтобы они не оставались в почтовом ящике.
- Очистить почтовый ящик от бесполезных рекламных материалов. Все те информационные бюллетени и другие коммерческие письма, на которые вы даже не помните, что подписывались, также можно решить с помощью этих инструментов.
Вот насколько полезны инструменты электронной почты в общем. Что касается тех преимуществ, которые вы получаете от использования конкретного приложения, давайте рассмотрим некоторые из них индивидуально.
#1. Управление входящими сообщениями — Mailbird
Mailbird — это почтовый клиент, который поддерживает несколько учетных записей электронной почты и имеет несколько встроенных и интегрированных функций для оптимизации вашего опыта управления электронной почтой, поддержания продуктивности, экономии времени (например, готовые ответы) и достижения нуля в папке «Входящие» без стресса.
Основные характеристики
- Единый почтовый ящик. Вы можете подключить несколько учетных записей к одному почтовому ящику, чтобы просматривать все электронные письма там, или использовать такие функции, как папки, фильтры, поиск и другие во всех учетных записях.
- Нативные функции почтового ящика:
- Календарь. Вы можете создавать события, планировать встречи и использовать его как любой другой календарь — только этот находится прямо в вашем почтовом приложении и может открываться в боковой панели, так что вы можете отвечать на письма, имея под рукой своё расписание. Он также синхронизируется с событиями, на которые вас пригласили другие пользователи Mailbird.
- Поиск. Mailbird имеет простой поиск и расширенные функции, которые используют операторы для нахождения того, что вам нужно. Например, вы можете искать по теме, если помните какие-либо слова в ней. Кроме того, вы можете активировать поиск по вложениям и выполнять поиск отдельно по ним.
- Папки. Важная функция организации, позволяющая вам различать разные типы электронных писем, которые вы получаете.
- Фильтры/правила. Еще одна важная функция, которая также может сэкономить время и автоматизировать некоторые процессы работы с электронными письмами. Например, она позволяет вам выбрать все письма от конкретного адреса электронной почты и хранить их в соответствующей папке, а также создать правило, чтобы все письма с этого адреса автоматически попадали в эту папку.
- Отправить позже. Вы можете запланировать отправку электронных писем на более удобное время.
- Отслеживание писем. Эта функция позволяет вам видеть, было ли ваше письмо открыто и кем.
- Ответ в строке. Вы можете избежать пропуска важного вопроса в письме, отвечая на него в строке.
- Множественные интеграции. Mailbird имеет обширный список интеграций, включая FollowUp.cc, Unroll.me и Moo.do, чтобы помочь вам максимально эффективно использовать ваш опыт работы с электронной почтой и подключаться к различным инструментам для общения и повышения продуктивности.
Цены
Цены начинаются от 3 долларов в месяц за персональный пакет. Также есть пробный период, чтобы вы могли протестировать приложение бесплатно.
#2. Управление задачами — Moo.do
Moo.do — это отличное приложение, которое поможет вам поднять управление Gmail на новый уровень. Оно сочетает в себе менеджер задач, календарь и интерактивные функции перетаскивания, чтобы лучше организовать ваш день.
Основные особенности
- Доски Канбан. Эта функция управления задачами позволяет вам организовать свой день более наглядно. Вы можете настроить и отформатировать вид так, как вам нужно.
- Контур. Вы можете составить план на день или неделю и пометить электронные письма, которые относятся к определенному пункту в контуре, таким как более и менее требовательные задачи по времени.
- Работа в оффлайне. Если интернет-соединение не работает, вы все равно можете использовать Moo.do в оффлайн-режиме.
- Шифрование данных. Moo.do использует шифрование на стороне клиента, чтобы убедиться, что ваши данные защищены.
- Работает только с Gmail. К сожалению, этот практичный инструмент работает только с учетными записями Gmail.
Цены
- Базовый: бесплатно
- Премиум: от ? в месяц
#3. Напоминания по времени — Followup.cc
Для тех, кто часто управляет временными электронными письмами — будь то предоставление дополнительной информации, напоминания или побуждение получателей помнить критически важные детали или ответить — использование Followup.cc на компьютере может значительно упростить эти задачи. Этот инструмент специально разработан для облегчения своевременных последующих действий, как и указывает его название, повышая эффективность управления вашей электронной почтой.
Основные функции
- Установка напоминаний. Вы можете запланировать электронное письмо с напоминанием, которое напомнит получателю об оригинале.
- Автоматическое напоминание. Вы можете выбрать шаблон, чтобы приложение автоматически напоминало о письме без вашего участия.
- Отправить позже. Вы можете запланировать отправку любого письма в то время, которое считаете подходящим.
- Отслеживание открытия. Вы можете маркировать письма, чтобы видеть, были ли они открыты и кем.
Цены
- Стартовый: ?/месяц при ежегодной оплате
- Профессиональный: ?/месяц при ежегодной оплате
- Издание Salesforce: ?/месяц при ежегодной оплате
Обратите внимание, что если вы выберете ежемесячную оплату, цены будут немного выше.
#4. Очистка почтового ящика — Sanebox
Sanebox в первую очередь является инструментом для очистки почтового ящика, который использует технологии ИИ для сортировки всех ваших электронных писем по уровню важности, эффективно достигнув цели нуля непрочитанных или неразрешенных писем.
Основные моменты
- Умная фильтрация. Находит все неважные или рекламные письма и перемещает их в папку SaneLater, чтобы вы могли разобраться с ними позже.
- Отписка в один клик. Предоставляет папку, куда вы можете перетащить письма, от которых хотите отписаться. Sanebox сделает это за вас.
- Отложить. Вы можете отправить письмо «спать», и оно появится в верхней части вашего почтового ящика позже, когда вы будете готовы с ним разобраться.
- Отслеживание ответов. Вы можете пометить письмо временем, до которого ожидаете ответ от другого человека, и приложение уведомит вас, если получатель этого не сделает — удобная функция, когда вы назначаете встречу.
Цены
- Закуски: ?.16 в день при подписке на год
- Обед: ?.27 в день при подписке на год
- Ужин: ?.82 в день при подписке на год
Имейте в виду, что если вы выберете оплату помесячно, цены почти в два раза выше.
#5. Аналитика использования электронной почты — EmailAnalytics
EmailAnalytics — это довольно простое название. Приложение позволяет отслеживать производительность электронной почты ваших членов команды и отправляет вам ежедневные отчеты, что является одной из более недооцененных практик управления входящими сообщениями на работе.
Основные характеристики
- Аналитика в реальном времени. Отчеты всегда актуальны с новыми аналитическими данными о активности электронной почты. Метрики включают:
- Отправлено/получено
- Трафик электронной почты
- Среднее время ответа
- Среднее количество слов
- Управление командой. Если у вас много людей с разными ролями в команде, вы можете сегментировать их на группы.
- Работает только с G-suite. Потенциальным недостатком является то, что инструмент работает только с учетными записями Gmail.
Цены
Цена составляет 5 долларов в месяц за одного пользователя. Есть скидки, если у вас больше пяти человек в команде.
#6. Управление воронкой из почты — Streak
Streak — это расширение для Chrome, которое помогает вам управлять воронкой из Gmail. Оно позволяет настраивать воронку в соответствии с вашими потребностями. Например, Резюме > Собеседование > Найден.
Основные характеристики
- Автопилот воронки. Приложение автоматически захватывает данные из вашей переписки, связанной с воронкой.
- Отслеживание электронной почты. Вы можете увидеть, открыл ли кто-то ваше сообщение, и даже получать уведомления об открытии.
- Разделитель потоков. Вы можете создавать тематические потоки для лучшего управления почтой.
- Отправка позже. Вы можете запланировать отправку электронного письма на более подходящее время. Например, если другой человек находится в другом часовом поясе.
- Только для Gmail. К сожалению, оно работает только с учетной записью Gmail.
Цены
- Бесплатно: Если вы просто хотите попробовать, это бесплатно с ограниченными функциями.
- Соло: 15 долларов США в месяц, оплачиваемых ежегодно
- Профессиональная версия: 49 долларов США в месяц, оплачиваемых annually
- Корпоративная версия: 129 долларов США в месяц, оплачиваемых ежегодно
Обратите внимание, что если вы хотите платить ежемесячно, тарифы на 20% выше.
Эффективное управление почтовым ящиком: Заключение
Если управление почтовым ящиком когда-либо казалось вам сложным, попробуйте подключить несколько инструментов управления электронной почтой, чтобы сделать время, проведенное за электронной почтой, более продуктивным; кроме того, вы можете реализовать некоторые советы по управлению электронной почтой. Некоторые электронные письма могут быть отправлены автоматически, а некоторые можно отложить на потом, и вам определенно нужна система организации папок для сортировки различных типов переписки.
Вы можете начать с загрузки Mailbird и опробовать все полезные функции для управления входящими и исходящими электронными письмами. А затем подключите его к различным интеграциям, чтобы повысить продуктивность. Не стесняйтесь обращаться к нам или писать, если вы использовали какие-либо лучшие инструменты, чем перечисленные.
Часто задаваемые вопросы
Как управлять своим почтовым ящиком?
Вы можете начать управление почтовым ящиком, изучив все функции, которые предоставляет ваш веб-почта или почтовый клиент для компьютера, а также доступные интеграции. Начните автоматически классифицировать свои письма по папкам, используя различные правила, и попробуйте кнопку "Снуз".
Что означает управление почтовым ящиком?
Это все, что вы делаете с вашим почтовым ящиком, включая чтение, написание и отправку электронных писем, создание папок, создание фильтров и поиск информации с их помощью — по сути, использование любой функции, которую предоставляет ваш почтовый клиент для компьютера или веб-почта.
Как прибраться в своем почтовом ящике?
Вы можете привести в порядок свой почтовый ящик, используя папки и создавая фильтры для писем, которые должны туда попадать, или фильтры для писем, которые вы хотите удалить. Вы также можете подключить приложение к своему почтовому ящику, которое поможет вам массово отписаться от новостных рассылок.
Как контролировать свой почтовый ящик?
Три лучших совета по контролю вашего почтового ящика: 1. Действуйте по каждому письму: читайте, архивируйте, удаляйте, ставьте метки, дремлет. 2. Используйте фильтры для обработки писем оптом. Отписывайтесь от новостных рассылок, которые вы не читаете, даже если вы намерены это сделать когда-либо.
