Maîtriser la Gestion de la Boîte de Réception : Meilleurs Outils Email
Si vous utilisez activement votre boîte de réception, vous recevez probablement des dizaines d'e-mails chaque jour. Et si vous avez un compte pour des raisons professionnelles, ce nombre est probablement proche de la centaine. Comment gérer toute cette correspondance sans consacrer tout votre temps de travail aux e-mails, surtout lorsque vous travaillez à domicile pendant le COVID-19 ? La réponse rapide est : vous avez besoin d'outils de gestion de boîte de réception pour traiter efficacement les e-mails et passer votre temps précieux de manière productive plutôt que de jongler entre plusieurs boîtes de réception.
Dans cet article, vous découvrirez ce qu'est la gestion de la boîte de réception et sept outils différents que vous pouvez essayer dès maintenant et intégrer dans vos meilleures pratiques de communication en ligne.
Qu'est-ce que la gestion de la boîte de réception ?
C'est tout ce que vous faites dans votre boîte de réception, y compris lire et répondre aux e-mails, rédiger et envoyer des e-mails, créer des dossiers et des filtres et les utiliser pour rechercher des informations ou même annuler l'envoi de tout e-mail inapproprié que vous avez envoyé par accident — en gros, utiliser toute fonctionnalité que votre client de messagerie de bureau ou webmail propose pour gérer et garder votre boîte de réception propre.
Votre boîte de réception est un espace pour les e-mails entrants, qui peuvent inclure des informations précieuses, des reçus et, parfois, beaucoup de courriers indésirables, et que vous consultez plusieurs fois par jour. Et si vous ne l'avez pas rangée depuis un certain temps, elle a probablement plus de courriers indésirables que d'informations précieuses. Comme tout espace, elle a besoin d'un système de gestion adéquat, afin que vous n'ayez pas à vérifier la boîte de réception aussi souvent tout au long de la journée et qu'il y ait moins de courriers indésirables à nettoyer.
Quel est l'ampleur du problème ? Selon différentes statistiques (comme celle-ci de Radicati), en moyenne, les employés reçoivent entre 80 et 100 e-mails par jour, dont environ 10% sont des courriers indésirables. Si vous n'avez qu'un seul compte personnel, bien que la quantité de spam soit probablement la même, vous recevez probablement beaucoup de bulletins d'information et d'e-mails commerciaux avec des réductions et des offres. À tel point qu'il peut être difficile de distinguer les e-mails provenant de votre banque, les reçus et les mises à jour logicielles dans toute cette pile de correspondances.
Avez-vous besoin de formation pour gérer les e-mails ? Non, vous avez simplement besoin du bon ensemble d'outils pour optimiser l'organisation de vos e-mails.
Comment pouvez-vous bénéficier des outils de gestion de la boîte e-mail et atteindre le zéro message ?
Certaines personnes travaillent mieux dans un désordre organisé, et peut-être que c'est possible lorsque vous avez tous les détails du travail devant vous, sous forme physique. S'il s'agit d'emails, des milliers de mots peuvent se brouiller en un amas de désordre communicationnel.
Les outils de boîte de réception peuvent transformer rapidement le désordre verbale en nettoyage des emails et optimiser le temps que vous passez à traiter les emails. Ils peuvent également :
- Réduire le nombre de fois où vous devez vérifier votre boîte de réception. Si vous avez un système organisé de dossiers email et des règles qui envoient des emails dans ces dossiers, vous pouvez prioriser les tâches liées aux emails et vérifier votre boîte de réception uniquement lorsque vous avez du temps qui y est alloué.
- Réduire le temps que vous passez à gérer les emails. Certaines outils automatisent l'envoi des emails, fournissent des analyses d'utilisation et même aident à prioriser le courrier en différant les messages entrants qui peuvent attendre, vous faisant finalement gagner du temps.
- Organiser votre boîte de réception de manière plus efficace. Même pour un usage personnel, vous recevez différents types de correspondance. Les applications de messagerie vous permettent d'étiqueter ces types et de les mettre dans des dossiers pour qu'ils ne s'accumulent pas dans la boîte de réception.
- Désencombrer les matériaux promotionnels inutiles dans votre boîte de réception. Tous les bulletins d'information et autres emails commerciaux auxquels vous ne vous rappelez même plus vous être abonnés peuvent également être gérés avec l'aide de ces outils.
Voilà à quel point les outils de messagerie sont pratiques en général. En ce qui concerne les avantages que vous tirez de l'utilisation d'une application particulière, examinons-en quelques-uns individuellement.
#1. Gestion de la boîte de réception — Mailbird
Mailbird est un client de messagerie qui prend en charge plusieurs comptes de messagerie et dispose de plusieurs fonctionnalités intégrées et intégrées pour optimiser votre expérience de gestion des e-mails, maintenir la productivité, gagner du temps (par exemple, réponses préenregistrées) et atteindre une boîte de réception vide à un rythme sans stress.
Points forts
- Boîte de réception unifiée. Vous pouvez connecter plusieurs comptes à une seule boîte de réception pour voir tous vos e-mails là-bas ou utiliser des fonctionnalités telles que des dossiers, des filtres, la recherche, et d'autres à travers tous les comptes.
- Fonctionnalités natives de la boîte de réception :
- Calendrier. Vous pouvez créer des événements, planifier des réunions et l'utiliser comme n'importe quel autre calendrier — seulement celui-ci est directement dans votre application de messagerie et peut s'ouvrir dans une barre latérale, vous permettant de répondre aux e-mails tout en ayant votre emploi du temps à portée de main. Il se synchronise également avec les événements auxquels vous êtes invité par d'autres utilisateurs de Mailbird.
- Recherche. Mailbird dispose d'une recherche simple et de fonctionnalités avancées qui utilisent des opérateurs pour trouver ce dont vous avez besoin. Par exemple, vous pouvez rechercher par la ligne de sujet si vous vous souvenez de l'un des mots qu'elle contient. De plus, vous pouvez activer les pièces jointes et effectuer une recherche pour elles séparément.
- Dossiers. Une fonctionnalité d'organisation essentielle qui vous permet de distinguer entre différents types d'e-mails que vous recevez.
- Filtres/règles. Une autre fonctionnalité essentielle qui peut également faire gagner du temps et automatiser certains processus d'e-mail. Par exemple, elle vous permet de sélectionner tous les e-mails d'une adresse email particulière et de les stocker dans un dossier associé, ainsi que de créer une règle pour envoyer tous les courriers de cette adresse dans ce dossier automatiquement.
- Envoyer plus tard. Vous pouvez programmer des e-mails pour être envoyés à un moment plus approprié.
- Suivi des e-mails. Cette fonctionnalité vous permet de voir si votre email a été ouvert et par qui.
- Réponse en ligne. Vous pouvez éviter de manquer une question importante dans un e-mail en répondant en ligne.
- Multiples intégrations. Mailbird dispose d'une liste étendue d'intégrations, y compris FollowUp.cc, Unroll.me, et Moo.do, pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre expérience de messagerie et vous connecter à divers outils de communication et de productivité.
Tarification
Les prix commencent à 3 $ par mois pour un forfait personnel. Il y a également une période d'essai afin que vous puissiez essayer l'application gratuitement.
#2. Gestion de tâches — Moo.do
Moo.do est une excellente application pour amener la gestion de votre Gmail à un niveau supérieur. Elle combine un gestionnaire de tâches, un calendrier et des fonctionnalités interactives de glisser-déposer pour mieux organiser votre journée.
Points forts
- Tableaux Kanban. Cette fonctionnalité de gestion des tâches vous permet de disposer votre journée de manière plus facile à digérer. Vous pouvez personnaliser et formater l'affichage comme vous le souhaitez.
- Planificateur. Vous pouvez planifier votre journée ou votre semaine et taguer les e-mails qui se rapportent à un élément particulier du plan, comme des tâches plus ou moins chronophages.
- Fonctionne hors ligne. Si la connexion Internet vous fait défaut, vous pouvez toujours utiliser Moo.do en mode hors ligne.
- Cryptage des données. Moo.do utilise le cryptage côté client pour s'assurer que vos données sont protégées.
- Fonctionne uniquement avec Gmail. En revanche, cet outil pratique ne fonctionne qu'avec des comptes Gmail.
Tarification
- De base : gratuit
- Premium : à partir de 4 $ par mois
#3. Rappels programmés — Followup.cc
Pour ceux qui gèrent fréquemment des e-mails sensibles au temps — que ce soit pour fournir des informations supplémentaires, émettre des rappels ou inciter les destinataires à se souvenir de détails cruciaux ou à répondre — utiliser Followup.cc sur ordinateur peut considérablement simplifier ces tâches. Cet outil est spécifiquement conçu pour faciliter les suivis opportuns, comme son nom l'indique bien, améliorant ainsi votre efficacité dans la gestion des e-mails.
Points forts
- Définir des rappels. Vous pouvez programmer un e-mail de suivi qui rappellera au destinataire l'original.
- Suivi automatique. Vous pouvez choisir un modèle pour que l'application suive automatiquement un e-mail sans votre intervention.
- Envoyer plus tard. Vous pouvez programmer n'importe quel e-mail pour qu'il soit envoyé à un moment que vous jugez approprié.
- Suivi des ouvertures. Vous pouvez étiqueter des e-mails pour voir s'ils ont été ouverts et par qui.
Tarification
- Starter : 18 $/mois facturé annuellement
- Professionnel : 29 $/mois facturé annuellement
- Édition Salesforce : 40 $/mois facturé annuellement
Notez que si vous choisissez de payer mensuellement, les prix sont légèrement plus élevés.
#4. Nettoyage de la boîte de réception — Sanebox
Sanebox est principalement un nettoyeur de boîte de réception qui utilise la technologie AI pour trier tous vos e-mails et les classer par niveau d'importance, atteignant ainsi efficacement l'objectif de zéro e-mail non lu ou non traité.
Points forts
- Filtrage intelligent. Trouve tous les e-mails non importants ou promotionnels et les envoie dans un dossier SaneLater pour que vous puissiez vous en occuper plus tard.
- Désinscription en un clic. Il fournit un dossier où vous pouvez glisser-déposer les e-mails dont vous souhaitez vous désinscrire. Sanebox le fera pour vous.
- Réveiller. Vous pouvez envoyer un e-mail en veille et le voir apparaître en haut de votre boîte de réception plus tard, lorsque vous êtes prêt à vous en occuper.
- Suivi des réponses. Vous pouvez étiqueter un e-mail avec une heure à laquelle vous attendez une réponse de l'autre personne, et l'application vous avertira si le destinataire ne le fait pas — une fonction pratique lors de l'organisation d'une réunion.
Tarification
- Snack : 0,16 $ par jour facturé annuellement
- Déjeuner : 0,27 $ par jour facturé annuellement
- Dîner : 0,82 $ par jour facturé annuellement
Notez que si vous choisissez de payer mensuellement, les prix sont presque deux fois plus élevés.
#5. Analyse de l'utilisation des e-mails — EmailAnalytics
EmailAnalytics est un nom assez simple. L'application facilite le suivi de la productivité des e-mails de vos membres d'équipe et vous envoie des rapports quotidiens, ce qui est l'une des meilleures pratiques de gestion de la boîte e-mail sous-estimées au travail.
Points forts
- Analyse en temps réel. Les rapports sont toujours à jour avec des données analytiques fraîches sur l'activité des e-mails. Les métriques incluent :
- Envoyés/reçus
- Trafic d'e-mails
- Temps de réponse moyen
- Nombre moyen de mots
- Gestion d'équipe. Si vous avez beaucoup de personnes avec différents rôles dans l'équipe, vous pouvez les segmenter en groupes.
- Fonctionne uniquement avec G-suite. Un inconvénient potentiel est que l'outil ne fonctionne qu'avec des comptes Gmail.
Tarification
Le prix est de 5 $ par mois pour un utilisateur. Il y a des remises si vous avez plus de cinq personnes dans l'équipe.
#6. Gestion du pipeline depuis la boîte de réception — Streak
Streak est une extension Chrome qui vous aide à gérer votre pipeline depuis Gmail. Elle permet de personnaliser le pipeline selon vos besoins. Par exemple, CV > Entretien > Embauché.
Points forts
- Autopilote de pipeline. L'application capture automatiquement les données de votre correspondance liées au pipeline.
- Suivi des e-mails. Vous pouvez savoir si quelqu'un a ouvert votre message et même recevoir des notifications à propos des ouvertures.
- Diviseur de fil de discussion. Vous pouvez créer des fils de discussion thématiques pour une meilleure gestion de la boîte de réception.
- Envoyer plus tard. Vous pouvez programmer un e-mail à envoyer à un moment plus approprié. Par exemple, si l'autre personne se trouve dans un fuseau horaire différent.
- Uniquement pour Gmail. Malheureusement, cela ne fonctionne qu'avec un compte Gmail.
Tarification
- Gratuit : Si vous souhaitez simplement l'essayer, il est gratuit avec des fonctionnalités limitées.
- Solo : 15 $ par mois facturé annuellement
- Pro : 49 $ par mois facturé annuellement
- Entreprise : 129 $ par mois facturé annuellement
Notez que si vous souhaitez payer mensuellement, les tarifs sont 20 % plus élevés.
Gestion Efficace de la Boîte de Réception : Conclusion
Si la gestion de la boîte de réception vous a toujours semblé difficile, essayez de connecter quelques outils pour rendre votre temps passé sur l'email plus productif ; de plus, vous pouvez mettre en œuvre quelques astuces de gestion des e-mails. Certains e-mails peuvent être envoyés automatiquement, d'autres peuvent être mis en veille pour plus tard, et vous avez certainement besoin d'un système d'organisation de dossiers pour classer différents types de correspondance.
Vous pouvez commencer par télécharger Mailbird et essayer toutes les fonctionnalités pratiques pour gérer les e-mails entrants et sortants. Puis connectez-le à diverses intégrations pour améliorer la productivité. N'hésitez pas à nous contacter ou à nous écrire si vous avez utilisé de meilleurs outils que ceux listés.
FAQ
Comment gérer ma boîte de réception ?
Vous pouvez commencer la gestion de votre boîte de réception en apprenant toutes les fonctionnalités que votre webmail ou client de messagerie de bureau propose, ainsi que ses intégrations disponibles. Commencez à catégoriser vos e-mails automatiquement dans des dossiers en utilisant différentes règles, et essayez le bouton Snooze.
Que signifie la gestion de la boîte e-mail ?
C'est tout ce que vous faites dans votre boîte de réception, y compris lire, écrire et envoyer des e-mails, créer des dossiers, créer des filtres et rechercher des informations avec eux — en gros, utiliser toute fonctionnalité que votre client de bureau ou webmail fournit.
Comment désencombrer ma boîte de réception d'e-mails ?
Vous pouvez désencombrer votre boîte de réception en utilisant des dossiers et en créant des filtres pour les e-mails qui sont censés y aller ou des filtres pour les e-mails que vous souhaitez supprimer. Vous pouvez également connecter une application à votre boîte de réception qui vous aidera à vous désinscrire des newsletters en masse.
Comment maîtriser ma boîte de réception d'e-mails ?
Les trois principaux conseils pour maîtriser votre boîte de réception : 1. Agissez sur chaque e-mail : lisez, archivez, supprimez, étiquetez, snooze. 2. Utilisez des filtres pour traiter les e-mails en masse. Désinscrivez-vous des newsletters que vous ne lisez pas, même si vous prévoyez de le faire un jour.
