Opanowanie Zarządzania Skrzynką: Najlepsze Narzędzia Email
Jeśli aktywnie korzystasz ze swojej skrzynki, prawdopodobnie codziennie dostajesz dziesiątki e-maili. A jeśli używasz konta do celów zawodowych, ta liczba jest zapewne bliższa setce. Jak radzić sobie z całą tą korespondencją i nie marnować całego czasu pracy tylko na e-maile, zwłaszcza pracując zdalnie podczas COVID-19? Krótka odpowiedź brzmi: potrzebujesz narzędzi do zarządzania skrzynką, aby skutecznie radzić sobie z e-mailami i produkcyjnie spędzać swój cenny czas, a nie tylko przełączać się między różnymi skrzynkami.
W tym artykule dowiesz się, czym jest zarządzanie skrzynką odbiorczą oraz poznasz siedem różnych narzędzi, które możesz wypróbować już teraz i wprowadzić do swoich osobistych najlepszych praktyk w zakresie komunikacji online.
Co to jest zarządzanie skrzynką odbiorczą?
To wszystko, co robisz w swojej skrzynce odbiorczej, w tym czytanie i odpowiadanie na e-maile, pisanie i wysyłanie wiadomości, tworzenie folderów oraz tworzenie filtrów i korzystanie z nich w celu wyszukiwania informacji lub nawet cofnięcia jakichkolwiek niewłaściwych e-maili, które przypadkowo wysłałeś — zasadniczo korzystając z każdej funkcji, jaką oferuje twój klient poczty stacjonarnej lub webmail, aby zarządzać i utrzymywać swoją skrzynkę odbiorczą w porządku.
Twoja skrzynka odbiorcza to przestrzeń dla przychodzących e-maili, które mogą zawierać cenne informacje, pokwitowania, a czasami także dużą ilość spamu, przez którą przechodzisz wiele razy dziennie. A jeśli nie uporządkowałeś jej od jakiegoś czasu, prawdopodobnie ma więcej spamu niż cennych informacji. Jak każda przestrzeń, potrzebuje odpowiedniego systemu zarządzania, abyś nie musiał sprawdzać skrzynki odbiorczej tak często w ciągu dnia i aby było mniej śmieci do usunięcia.
Jak dużym problemem jest to? Według różnych statystyk (jak ta z Radicati), przeciętnie pracownicy otrzymują od 80 do 100 e-maili dziennie, przy czym około 10% z tego to spam. Jeśli masz tylko jedno konto osobiste, chociaż ilość spamu jest prawdopodobnie taka sama, otrzymujesz prawdopodobnie wiele newsletterów i e-maili handlowych z rabatami i ofertami. Tak bardzo, że może być trudno odróżnić e-maile od twojego banku, pokwitowania i aktualizacje oprogramowania w całej tej stercie korespondencji.
Czy potrzebujesz jakiegoś szkolenia, aby radzić sobie z e-mailami? Nie, potrzebujesz tylko odpowiedniego zestawu narzędzi do optymalizacji organizacji e-maili.
Jakie korzyści możesz czerpać z narzędzi do zarządzania pocztą e-mail i jak osiągnąć Inbox Zero?
Niektórzy ludzie najlepiej pracują w stanie zorganizowanego bałaganu, a może to być możliwe, gdy masz wszystkie szczegóły pracy przed sobą, w formie fizycznej. Jeśli mówimy o e-mailach, tysiące słów mogą zamienić się w mętlik komunikacyjny.
Narzędzia do zarządzania skrzynką odbiorczą mogą natychmiast przekształcić słowny bałagan, czyściąc e-maile i optymalizując czas, który spędzasz na przetwarzaniu poczty e-mail. Mogą również:
- Zmniejszyć liczbę razy, kiedy musisz sprawdzić swoją skrzynkę odbiorczą. Jeśli masz zorganizowany system folderów e-mail oraz zasady, które wysyłają e-maile do tych folderów, możesz priorytetować zadania związane z pocztą i sprawdzać skrzynkę tylko wtedy, gdy masz na to czas.
- Zmniejszyć czas spędzany na obsłudze e-maili. Niektóre narzędzia automatyzują wysyłanie e-maili, dostarczają analizy użytkowania, a nawet pomagają w priorytetyzowaniu wiadomości poprzez odkładanie przychodzących wiadomości, które mogą poczekać, co ostatecznie oszczędza twój czas.
- Lepiej zorganizować swoją skrzynkę odbiorczą. Nawet w użytkowaniu osobistym otrzymujesz różne rodzaje korespondencji. Aplikacje e-mailowe pozwalają na oznaczanie tych typów i umieszczanie ich w folderach, aby nie zalegały w skrzynce odbiorczej.
- Oczyścić skrzynkę odbiorczą z bezsensownych materiałów promocyjnych. Wszystkie newslettery i inne e-maile reklamowe, do których nawet nie pamiętasz, że się zapisałeś, również można opanować z pomocą tych narzędzi.
Tak po prostu są przydatne narzędzia e-mailowe. Jeśli chodzi o korzyści, jakie zyskujesz, korzystając z konkretnej aplikacji, przyjrzyjmy się niektórym z nich indywidualnie.
#1. Zarządzanie Skrzynką Odbiorczą — Mailbird
Mailbird to klient poczty elektronicznej, który obsługuje wiele kont e-mail i ma szereg wbudowanych oraz zintegrowanych funkcji, które optymalizują Twoje doświadczenia w zarządzaniu pocztą, utrzymaniu produktywności, oszczędzaniu czasu (np. gotowe odpowiedzi) oraz osiąganiu Inbox Zero w bezstresowym tempie.
Najważniejsze cechy
- Unified inbox. Możesz połączyć kilka kont w jedną skrzynkę, aby przeglądać wszystkie wiadomości e-mail w jednym miejscu lub korzystać z funkcji, takich jak foldery, filtry, wyszukiwanie i inne w ramach wszystkich kont.
- Wbudowane funkcje skrzynki odbiorczej:
- Kalendarz. Możesz tworzyć wydarzenia, planować spotkania i korzystać z niego jak z każdego innego kalendarza — tylko ten jest bezpośrednio w Twojej aplikacji e-mail i może otworzyć się w bocznym panelu, dzięki czemu możesz odpowiadać na e-maile, mając na widoku swój harmonogram. Synchronizuje się również z wydarzeniami, na które zapraszają Cię inni użytkownicy Mailbird.
- Wyszukiwanie. Mailbird ma proste i zaawansowane funkcje wyszukiwania, które wykorzystują operatory, aby znaleźć to, czego potrzebujesz. Na przykład możesz wyszukiwać według tematu, jeśli pamiętasz jakiekolwiek słowa w nim. Ponadto możesz włączyć załączniki i przeprowadzić osobne wyszukiwanie dla nich.
- Foldery. Kluczowa funkcja organizacji, która pozwala różnicować różne typy e-maili, które otrzymujesz.
- Filtry/zasady. Kolejna kluczowa funkcja, która może również oszczędzać czas i automatyzować niektóre procesy związane z pocztą. Na przykład pozwala wybrać wszystkie e-maile z konkretnego adresu e-mail i przechowywać je w powiązanym folderze, a także utworzyć zasadę, aby automatycznie przesyłać wszystkie wiadomości z tego adresu do tego folderu.
- Wyślij później. Możesz zaplanować e-maile, aby zostały wysłane w bardziej odpowiednim czasie.
- Śledzenie e-maili. Ta funkcja pozwala zobaczyć, czy Twój e-mail został otwarty i przez kogo.
- Odpowiedź inline. Możesz uniknąć pominięcia ważnego pytania w e-mailu, odpowiadając na nie inline.
- Wiele integracji. Mailbird ma szeroką listę integracji, w tym FollowUp.cc, Unroll.me i Moo.do, aby pomóc Ci w pełni wykorzystać swoje doświadczenie związane z pocztą e-mail i połączyć się z różnymi narzędziami komunikacyjnymi i produktywnościowymi.
Cennik
Ceny zaczynają się od 3 USD miesięcznie za pakiet osobisty. Istnieje również okres próbny, dzięki któremu możesz przetestować aplikację za darmo.
#2. Zarządzanie zadaniami — Moo.do
Moo.do to świetna aplikacja, która podniesie zarządzanie Twoim Gmail na wyższy poziom. Łączy w sobie menedżera zadań, kalendarz i interaktywne funkcje przeciągnij-i-upuść, aby lepiej zorganizować Twój dzień.
Najważniejsze cechy
- Tablice Kanban. Ta funkcjonalność zarządzania zadaniami pozwala Ci ułożyć Twój dzień w bardziej przystępny sposób. Możesz dostosować i formatować widok według własnych upodobań.
- Outliner. Możesz wykreślić swój dzień lub tydzień oraz oznaczać e-maile, które odnoszą się do konkretnego elementu na liście, takie jak zadania wymagające więcej lub mniej czasu.
- Działa offline. Jeśli połączenie z Internetem zawiedzie, nadal możesz używać Moo.do w trybie offline.
- Szyfrowanie danych. Moo.do wykorzystuje szyfrowanie po stronie klienta, aby zapewnić ochronę Twoich danych.
- Działa tylko z Gmail. Z drugiej strony, to praktyczne małe narzędzie działa tylko z kontami Gmail.
Ceny
- Podstawowy: darmowy
- Premium: od 4 USD miesięcznie
#3. Przypomnienia Czasowe — Followup.cc
Dla tych, którzy często zarządzają czasowo wrażliwymi e-mailami — czy to po to, by dostarczyć dodatkowe informacje, wystawić przypomnienia, czy przypomnieć odbiorcom o istotnych szczegółach lub o odpowiedzi — korzystanie z Followup.cc na desktopie może znacznie usprawnić te zadania. To narzędzie jest zaprojektowane specjalnie w celu ułatwienia terminowych follow-upów, co jego nazwa dobrze oddaje, zwiększając efektywność zarządzania pocztą e-mail.
Najważniejsze cechy
- Ustawianie przypomnień. Możesz zaplanować e-mail przypominający, który przypomni odbiorcy o oryginalnym.
- Automatyczne follow-upy. Możesz wybrać szablon, aby aplikacja automatycznie wysłała follow-up e-maila bez twojego wkładu.
- Wyślij później. Możesz zaplanować dowolny e-mail do wysłania w czasie, który uznasz za odpowiedni.
- Śledzenie otwarć. Możesz oznaczać e-maile, aby zobaczyć, czy zostały otwarte i przez kogo.
Ceny
- Starter: 18 USD/miesiąc płatne rocznie
- Professional: 29 USD/miesiąc płatne rocznie
- Edycja Salesforce: 40 USD/miesiąc płatne rocznie
Zauważ, że jeśli wybierzesz płatność miesięczną, ceny są nieco wyższe.
#4. Oczyszczanie skrzynki odbiorczej — Sanebox
Sanebox to w dużej mierze narzędzie do czyszczenia skrzynki odbiorczej, które wykorzystuje technologię AI do przeszukiwania wszystkich twoich e-maili i sortowania ich według poziomu ważności, skutecznie osiągając cel zerowej liczby nieprzeczytanych lub niezałatwionych e-maili.
Najważniejsze funkcje
- Inteligentne filtrowanie. Znajduje wszystkie nieistotne lub promocyjne e-maile i przesyła je do folderu SaneLater, abyś mógł zająć się nimi później.
- Wypisywanie się za jednym kliknięciem. Oferuje folder, do którego możesz przeciągnąć e-maile, z których chcesz się wypisać. Sanebox zrobi to za ciebie.
- Odraczanie. Możesz wysłać e-mail do uśpienia i sprawić, aby pojawił się na szczycie twojej skrzynki odbiorczej później, gdy będziesz gotowy, aby się z nim zająć.
- Śledzenie odpowiedzi. Możesz oznaczyć e-mail godziną, do której oczekujesz odpowiedzi od drugiej osoby, a aplikacja powiadomi cię, jeśli odbiorca tego nie zrobi — przydatna funkcja, gdy planujesz spotkanie.
Cennik
- Snack: 0,16 USD za dzień przy rocznym rozliczeniu
- Lunch: 0,27 USD za dzień przy rocznym rozliczeniu
- Kolacja: 0,82 USD za dzień przy rocznym rozliczeniu
Zauważ, że jeśli zdecydujesz się na płatność miesięczną, ceny są prawie dwa razy wyższe.
#5. Analiza użycia e-maili — EmailAnalytics
EmailAnalytics to dość prosta nazwa. Aplikacja ułatwia śledzenie wydajności e-mailowej członków zespołu i wysyła codzienne raporty, co jest jedną z bardziej niedocenianych najlepszych praktyk zarządzania skrzynką odbiorczą w pracy.
Najważniejsze cechy
- Analiza w czasie rzeczywistym. Raporty są zawsze aktualne i zawierają świeże dane analityczne dotyczące aktywności e-mailowej. Metryki obejmują:
- Wysłane/odebrane
- Ruch e-mailowy
- Średni czas odpowiedzi
- Średnia liczba słów
- Zarządzanie zespołem. Jeśli masz dużo osób o różnych rolach w zespole, możesz je podzielić na grupy.
- Działa tylko z G-suite. Potencjalną wadą jest to, że narzędzie działa tylko z kontami Gmail.
Cennik
Cena wynosi 5 dolarów miesięcznie za jednego użytkownika. Są zniżki, jeśli w zespole jest więcej niż pięć osób.
#6. Zarządzanie pipeline'em z inboxa — Streak
Streak to rozszerzenie Chrome, które pomaga zarządzać twoim pipeline'em z Gmaila. Umożliwia dostosowanie pipeline'u do twoich potrzeb. Na przykład, Resume > Interview > Hired.
Najważniejsze cechy
- Autopilot pipeline'u. Aplikacja automatycznie zbiera dane z twojej korespondencji związanej z pipeline'em.
- Śledzenie e-maili. Możesz zobaczyć, czy ktoś otworzył twoją wiadomość, a nawet otrzymywać powiadomienia o otwarciach.
- Dzielnik wątków. Możesz tworzyć tematyczne wątki dla lepszego zarządzania inboxem.
- Wyślij później. Możesz zaplanować e-mail, aby został wysłany w bardziej odpowiednim czasie. Na przykład, jeśli druga osoba jest w innej strefie czasowej.
- Tylko dla Gmaila. Niestety, działa tylko z kontem Gmail.
Cennik
- Darmowy: Jeśli chcesz tylko wypróbować, jest darmowy z ograniczonymi funkcjami.
- Solo: 15 USD miesięcznie, opłacane rocznie
- Pro: 49 USD miesięcznie, opłacane rocznie
- Enterprise: 129 USD miesięcznie, opłacane rocznie
Zauważ, że jeśli chcesz płacić miesięcznie, stawki są o 20% wyższe.
Skuteczne zarządzanie skrzynką odbiorczą: Podsumowanie
Jeśli zarządzanie skrzynką odbiorczą kiedykolwiek wydawało się dla ciebie przytłaczające, spróbuj połączyć kilka narzędzi, aby uczynić czas spędzony na poczcie e-mail bardziej produktywnym; dodatkowo możesz wdrożyć kilka wskazówek dotyczących zarządzania e-mailem. Niektóre e-maile mogą być wysyłane automatycznie, a niektóre mogą być odłożone na później, a ty z pewnością potrzebujesz systemu organizacji folderów do archiwizacji różnych typów korespondencji.
Możesz zacząć od pobrania Mailbird i przetestowania wszystkich przydatnych funkcji do zarządzania przychodzącymi i wychodzącymi e-mailami. A następnie połącz go z różnymi integracjami, aby zwiększyć swoją produktywność. Nie wahaj się skontaktować z nami lub napisać, jeśli korzystałeś z lepszych narzędzi niż wymienione.
FAQ
Jak zarządzać moją skrzynką odbiorczą?
Możesz rozpocząć zarządzanie skrzynką odbiorczą, ucząc się wszystkich funkcji, jakie oferuje Twój klient poczty internetowej lub stacjonarnej, a także dostępnych integracji. Zacznij automatycznie kategoryzować swoje e-maile w folderach, stosując różne zasady, i wypróbuj przycisk Snooze.
Co oznacza zarządzanie skrzynką odbiorczą e-mail?
To wszystko, co robisz ze swoją skrzynką odbiorczą, w tym czytanie, pisanie i wysyłanie e-maili, tworzenie folderów, tworzenie filtrów i wyszukiwanie informacji za ich pomocą — właściwie korzystanie z dowolnej funkcji, którą oferuje Twój klient poczty stacjonarnej lub internetowej.
Jak uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą e-mail?
Możesz uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą, korzystając z folderów i tworząc filtry dla e-maili, które mają tam trafić lub filtry dla e-maili, które chcesz usunąć. Możesz również połączyć aplikację ze swoją skrzynką odbiorczą, która pomoże Ci wypisać się z newsletterów masowo.
Jak okiełznać swoją skrzynkę odbiorczą e-mail?
Trzy najważniejsze wskazówki na okiełznanie skrzynki odbiorczej: 1. Działaj na każdym e-mailu: czytaj, archiwizuj, usuń, etykietuj, odkładaj. 2. Użyj filtrów, aby zająć się e-mailami hurtowo. Wypisz się z newsletterów, których nie czytasz, nawet jeśli zamierzasz to zrobić kiedyś.
