40 Beste E-Mail-Praktiken, die durch Statistiken unterstützt werden
Mehr als ein Viertel der Erwachsenen gerät in Schwierigkeiten, nachdem sie eine "scharfe" E-Mail gesendet haben – Emojis gelten laut Forschung als absolutes Tabu.
Eine Umfrage unter 2.000 Fachleuten, die E-Mails für die Arbeit verwenden, hat die Dos und Don'ts bei der Erstellung einer digitalen Nachricht offenbart.
Ein Fünftel würde es niemals wagen, Emojis zu verwenden, während drei von zehn "Textsprech" in einer E-Mail hassen.
Und einer von zehn wird seinen Tonfall mit Kollegen in der ersten Woche nach Beginn eines neuen Jobs entspannen.
Fast drei Viertel (74 Prozent) sind bereit, einen offeneren Ton mit Kunden zu pflegen, aber wenn es um den "Chef" geht, würden nur 57 Prozent dasselbe tun.
Leider erhielten viele von denen, die beim E-Mail-Versand nicht die nötigen Vorsichtsmaßnahmen ergriffen, eine unzufriedene Antwort - 22 Prozent wurden von ihrem Chef gerügt, und ein Zehntel musste sich entschuldigen.
Als sie nach dem schlimmsten, was sie je über E-Mail gesendet oder erhalten haben, gefragt wurden, sagte ein Befragter, dass er eine gefälschte Kündigung geschickt habe, während ein anderer eine Nachricht, die für seine Frau gedacht war, an den Chef gesendet hat.
Mailbird-Sprecherin Nicole Stevens, die die Forschung in Auftrag gegeben hat, sagte: "Selbstbewusstsein beim Verfassen von E-Mails war noch nie so wichtig, und das Erkennen, dass dieser Ton von Unternehmen zu Unternehmen und von Person zu Person stark variieren kann.
"Es scheint konkrete Dinge zu geben, die die Menschen nicht gerne per E-Mail erhalten, und Dinge, die viele nicht senden würden.
"Aber E-Mail, wie alle Sprachen, entwickelt sich im Laufe der Zeit weiter - wer weiß, in 30 Jahren könnte jeder ausschließlich mit Emojis kommunizieren."
Die Studie ergab auch, dass vier von zehn Befragten genervt sind, wenn Personen in ihrem Unternehmen auf eine E-Mail, die sie nicht wirklich benötigen, mit 'Allen antworten'.
Ein Drittel fühlt sich irritiert, wenn Menschen vergessen, Dinge anzuhängen, die sie im Text einer E-Mail erwähnt haben, und 11 Prozent sind frustriert, wenn sie mit dem falschen Geschlecht angesprochen werden.
Fast die Hälfte (45 Prozent) hat E-Mails erhalten, in denen ihr Name falsch geschrieben wurde - und 32 Prozent gaben zu, dass ihnen dasselbe bei jemand anderem passiert ist.
Im Durchschnitt werden E-Mails mit einem falsch geschriebenen Namen viermal gesendet, bevor der Absender sich entschließt, seinen Korrespondenten zu korrigieren.
Knapp zwei Drittel (65 Prozent) geben dem Verfassen von E-Mails in Eile die Schuld an Fehlern, während 31 Prozent sagen, dass das Volumen einfach zu hoch ist.
Allerdings gaben 22 Prozent zu, dass sie einfach zu faul sind, um ihre Texte richtig Korrektur zu lesen, so die OnePoll-Forschung.
Während 17 Prozent manchmal E-Mails "im Eifer des Gefechts" schreiben und Dinge sagen, die sie nicht meinen.
Mehr als einer von zehn (12 Prozent) hat versehentlich jemanden in eine E-Mail kopiert, in die sie nur "blind kopiert" werden sollten, was dazu führte, dass sie in Schwierigkeiten gerieten - oder sogar GDPR-Regeln brachen.
Infolgedessen haben 33 Prozent gegoogelt, um Ratschläge zu erhalten, wie man eine E-Mail richtig sendet.
Im Durchschnitt verbringen Erwachsene täglich zwei Stunden und 20 Minuten mit dem Senden, Lesen, Schreiben und Überprüfen von E-Mails - mit aktuell 33 ungelesenen E-Mails in ihrem Posteingang.
Mailbirds Sprecherin, Nicole Stevens, fügte hinzu:
"E-Mails sind ein riesiger Teil des Alltagslebens für fast jeden.
"Selbst wenn Sie sie nicht für berufliche Zwecke verwenden, hat fast jeder von uns ein E-Mail-Konto, das wir nutzen. Während viele es nur verwenden, um Konten einzurichten, wird es Zeiten geben, in denen Nachrichten verfasst werden müssen.
"Eine gute Faustregel ist, E-Mail-Gespräche professionell zu beginnen - wie in der Mode, man kann niemals zu professionell sein.
"Nachdem ein paar Nachrichten hin und her gegangen sind, können Sie die Einstellung der anderen Person einschätzen und vielleicht den Ton anpassen, falls nötig."
Top 40 Beste Praktiken für E-Mail-Kommunikation
- Überprüfen Sie Ihre E-Mail auf Fehler
- Lesen Sie die E-Mail sorgfältig, bevor Sie antworten
- Überprüfen Sie, ob Sie Ihre Dokumente angehängt haben
- Überprüfen Sie doppelt, an wen Sie die E-Mail senden
- Überprüfen Sie Ihre Zeichensetzung / Grammatik
- Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen des Empfängers richtig geschrieben haben
- Verwenden Sie keine 'Küsse'
- Verwenden Sie keine 'SMS-Sprache'
- Verwenden Sie nicht 'Allen antworten', es sei denn, es muss jeder informiert werden
- Drücken Sie nicht auf 'Senden', wenn Sie emotional sind
- Verwenden Sie keine Abkürzungen wie 'TYVM' anstelle von 'Vielen Dank'
- Entfernen Sie Personen aus dem CC:, die die E-Mail NICHT sehen sollten
- Verwenden Sie keine Großbuchstaben, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen
- Warten Sie ein oder zwei Minuten, bevor Sie hitzige E-Mails senden
- Verwenden Sie keinen Slang
- Versenden Sie keine vertraulichen Informationen
- Gossip ist tabu
- Halten Sie Absätze kurz für ein einfaches Lesen
- Verwenden Sie keine Emojis
- Vergessen Sie nicht, alle einzuccedieren, die inkludiert werden müssen
- Wissen Sie, wann Sie KEINE E-Mail senden sollten, z.B. stattdessen anrufen
- Flirten Sie nicht mit jemandem
- Verwenden Sie keine GIFs
- Sagen Sie nichts, was Sie nicht persönlich zu jemandem sagen würden - wie z.B. eine Beschwerde
- Verwenden Sie keinen Sarkasmus
- Fügen Sie eine E-Mail-Signatur hinzu
- Antworten Sie innerhalb von 24 Arbeitsstunden
- Vergessen Sie nicht, das Gespräch zu beenden, z.B. 'Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben'
- Verwenden Sie nicht 'hi' oder 'hey', sondern sagen Sie 'Guten Morgen' oder 'Hallo'
- Verwenden Sie nicht zu viele Ausrufezeichen
- Versenden Sie keine E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten
- Seien Sie nicht zu direkt/konkret
- Stellen Sie sicher, dass Sie sich vorstellen
- Versenden Sie keine E-Mails an Kollegen über persönliche Dinge, wie Wochenendpläne
- Beginnen Sie immer mit 'Ich hoffe, es geht Ihnen gut' oder ähnlichem
- Seien Sie nicht 'aufdringlich'
- Machen Sie keine Witze
- Verstehen Sie die Kultur des Landes, das Sie per E-Mail kontaktieren
- Setzen Sie die Frage / E-Mail nicht in die Betreffzeile
- Fügen Sie Ihre bevorzugten Pronomen in Ihrer E-Mail-Signatur hinzu
