Gestione della Posta: I migliori Strumenti Email
Se usi spesso la tua casella di posta, probabilmente ricevi decine di email ogni giorno. E se hai un account per motivi di lavoro, quel numero è probabilmente vicino a cento. Come gestisci tutta quella corrispondenza senza sprecare tutto il tuo tempo solo su email, specialmente quando lavori da casa? La risposta rapida è: hai bisogno di strumenti di gestione della posta per gestire efficacemente le email e spendere il tuo tempo prezioso in modo produttivo invece di passare continuamente da una casella di posta all'altra.
In questo articolo, scoprirai cosa è la gestione della posta in arrivo e sette diversi strumenti che puoi provare subito e integrare nelle tue migliori pratiche di comunicazione online.
Che cos'è la gestione della posta in arrivo?
È tutto ciò che fai nella tua casella di posta, inclusi leggere e rispondere alle email, scrivere e inviare email, creare cartelle e creare filtri e usarli per cercare informazioni o anche annullare l'invio di eventuali email inappropriate che hai inviato per errore — fondamentalmente, utilizzare qualsiasi funzionalità fornita dal tuo client desktop o webmail per gestire e mantenere ordinata la tua casella di posta.
La tua casella di posta è uno spazio per le email in arrivo, che possono includere informazioni preziose, ricevute e, a volte, una grande quantità di spam e che controlli molte volte al giorno. E se non l'hai sistemata da un po', probabilmente ha più posta indesiderata che informazioni utili. Come qualsiasi spazio, ha bisogno di un sistema di gestione adeguato, così non dovrai controllare la casella di posta così spesso durante il giorno e ci sarà meno spazzatura da eliminare.
Quanto è grave il problema? Secondo diverse statistiche (come questa di Radicati), in media, i dipendenti ricevono da 80 a 100 email al giorno, con circa il 10% di esse che è posta spam. Se hai solo un account personale, mentre la quantità di spam è probabilmente la stessa, ricevi probabilmente molte newsletter e email commerciali con sconti e offerte. Tanto che potrebbe essere difficile distinguere le email della tua banca, le ricevute e gli aggiornamenti software in tutto quel cumulo di corrispondenza.
Hai bisogno di formazione per gestire le email? No, ti servono solo gli strumenti giusti per ottimizzare l'organizzazione della tua email.
Come puoi trarre vantaggio dagli strumenti di gestione della posta elettronica e raggiungere Inbox Zero?
Alcune persone lavorano meglio in uno stato di disordine, e forse è possibile quando hai tutti i dettagli del lavoro davanti a te, in forma fisica. Se parliamo di email, migliaia di parole possono sfumare in un blob di comunicazione ingombrante.
Gli strumenti per la posta in arrivo possono trasformare immediatamente il disordine verboso pulendo le email tramite la pulizia delle email e ottimizzare la quantità di tempo che passi a gestire le email. Possono anche:
- Ridurre il numero di volte che devi controllare la tua posta in arrivo. Se hai un sistema organizzato di cartelle email e regole che inviano le email in quelle cartelle, puoi dare priorità ai compiti legati alle email e controllare la posta in arrivo solo quando hai del tempo da dedicarci.
- Ridurre il tempo che trascorri a gestire le email. Alcuni strumenti automatizzano l'invio di email, forniscono analisi utili e persino aiutano a dare priorità alla posta tramite snoozing dei messaggi in arrivo che possono aspettare, risparmiando tempo.
- Organizzare meglio la tua posta in arrivo. Anche nell'uso personale, ricevi diversi tipi di corrispondenza. Le app email ti permettono di etichettare questi tipi e metterli in cartelle affinché non rimangano nella posta in arrivo.
- Ridurre il disordine dei materiali promozionali inutili nella tua posta in arrivo. Tutte le newsletter e altre email commerciali a cui non ricordi nemmeno di esserti iscritto possono essere gestite anche con l'aiuto di questi strumenti.
Ecco quanto sono utili in generale gli strumenti email. Per quanto riguarda i benefici che ottieni utilizzando una particolare app, rivediamo alcuni di essi singolarmente.
#1. Gestione della Posta in Arrivo — Mailbird
Mailbird è un client di posta elettronica che supporta più account e ha diverse funzionalità integrate e incorporate per ottimizzare la tua esperienza di gestione della posta elettronica, mantenendo la produttività, risparmiando tempo (ad esempio, risposte predefinite) e raggiungendo lo Zero Inbox con un approccio senza stress.
Caratteristiche principali
- Posta in arrivo unificata. Puoi connettere più account a un'unica posta in arrivo per visualizzare tutte le email in un posto o utilizzare funzionalità come cartelle, filtri, ricerca e altre su tutti gli account.
- Funzionalità native della posta in arrivo:
- Calendario. Puoi creare eventi, pianificare riunioni e usarlo come qualsiasi altro calendario — solo che questo è proprio nel tuo client di posta e può aprirsi in una barra laterale, così puoi rispondere alle email avendo il tuo programma a portata di mano. Si sincronizza anche con gli eventi ai quali sei invitato da altri utenti di Mailbird.
- Ricerca. Mailbird ha funzionalità di ricerca semplici e avanzate che utilizzano operatori per trovare ciò di cui hai bisogno. Ad esempio, puoi cercare per oggetto se ricordi alcune delle parole in esso. Inoltre, puoi abilitare gli allegati e eseguire una ricerca separata per essi.
- Cartelle. Una fondamentale funzionalità di organizzazione che ti consente di distinguere tra i diversi tipi di email che ricevi.
- Filtri/Regole. Un altro elemento essenziale che può anche far risparmiare tempo e automatizzare alcuni processi email. Ad esempio, consente di selezionare tutte le email da un particolare indirizzo email e archiviare in una cartella correlata, così come creare una regola per inviare automaticamente tutta la posta da quell'indirizzo in quella cartella.
- Invia in seguito. Puoi pianificare email da inviare a un momento più appropriato.
- Tracciamento email. Questa funzione ti consente di vedere se la tua email è stata aperta e da chi.
- Risposta inline. Puoi evitare di perdere una domanda importante in un'email rispondendo inline.
- Multiple integrazioni. Mailbird ha un'ampia lista di integrazioni, tra cui FollowUp.cc, Unroll.me e Moo.do, per aiutarti a ottenere il meglio dalla tua esperienza email e connetterti a vari strumenti di comunicazione e produttività.
Prezzi
I prezzi partono da 3$ al mese per un pacchetto personale. C'è anche un periodo di prova così puoi provare l'app gratuitamente.
#2. Gestione delle Attività — Moo.do
Moo.do è una grande app per portare la gestione della tua Gmail al livello successivo. Combina un gestore di attività, un calendario e funzionalità interattive di trascinamento per organizzare meglio la tua giornata.
Caratteristiche principali
- Lavagne Kanban. Questa funzionalità di gestione delle attività ti consente di pianificare la tua giornata in modo più digeribile. Puoi personalizzare e formattare la vista come preferisci.
- Outliner. Puoi tracciare la tua giornata o settimana e contrassegnare le email relative a un particolare elemento dell'outline, come compiti più o meno impegnativi.
- Funziona offline. Se la connessione a Internet ti sta dando problemi, puoi comunque utilizzare Moo.do in modalità offline.
- Crittografia dei dati. Moo.do utilizza la crittografia lato client per garantire che i tuoi dati siano protetti.
- Funziona solo su Gmail. D'altro canto, questo pratico strumento funziona solo con account Gmail.
Prezzi
- Base: gratuito
- Premium: a partire da ? al mese
#3. Promemoria programmati — Followup.cc
Per coloro che gestiscono frequentemente email sensibili al tempo — che si tratti di fornire informazioni aggiuntive, inviare promemoria o sollecitare i destinatari a ricordare dettagli cruciali o a rispondere — utilizzare Followup.cc su desktop può semplificare notevolmente questi compiti. Questo strumento è progettato specificamente per facilitare i follow-up tempestivi, come indica bene il suo nome, migliorando l'efficienza nella gestione delle email.
Caratteristiche principali
- Impostazione dei promemoria. Puoi programmare un'email di followup che ricorderà al destinatario quella originale.
- Followup automatico. Puoi scegliere un modello affinché l'app effettui automaticamente un followup di un'email senza il tuo intervento.
- Invio posticipato. Puoi programmare qualsiasi email per essere inviata in un momento che ritieni appropriato.
- Tracciamento delle aperture. Puoi etichettare le email per vedere se sono state aperte e da chi.
Prezzi
- Starter: ?/mese fatturato annualmente
- Professionale: ?/mese fatturato annualmente
- Edizione Salesforce: ?/mese fatturato annualmente
Nota che se scegli di pagare mensilmente, i prezzi sono leggermente più alti.
#4. Pulizia della Posta in Arrivo — Sanebox
Sanebox è principalmente un pulitore della posta in arrivo che utilizza la tecnologia AI per esaminare tutte le tue email e ordinarle in base al loro livello di importanza, raggiungendo effettivamente l'obiettivo di zero email non lette o trascurate.
Punti Salienti
- Filtraggio intelligente. Trova tutte le email non importanti o promozionali e le invia in una cartella SaneLater così puoi occupartene in seguito.
- Disiscriviti con un clic. Fornisce una cartella dove puoi trascinare e rilasciare le email da cui vuoi disiscriverti. Sanebox lo farà per te.
- Snooze. Puoi mettere in pausa un'email e farla apparire in cima alla tua posta in arrivo più tardi, quando sei pronto per trattarla.
- Tracciamento delle risposte. Puoi etichettare un'email con un orario entro il quale ti aspetti che la persona dall'altra parte ti risponda, e l'app ti notificherà se il destinatario non lo fa — una funzione utile quando stai organizzando un incontro.
Prezzi
- Snack: ?.16 al giorno fatturati annualmente
- Pranzo: ?.27 al giorno fatturati annualmente
- Cena: ?.82 al giorno fatturati annualmente
Nota che se scegli di pagare mensilmente, i prezzi sono quasi il doppio.
#5. Analisi dell'uso della posta elettronica — EmailAnalytics
EmailAnalytics è un nome piuttosto semplice. L'app facilita il monitoraggio della produttività email dei membri del tuo team e ti invia report quotidiani, che sono una delle pratiche migliori di gestione della posta in arrivo più sottovalutate al lavoro.
Caratteristiche principali
- Analisi in tempo reale. I report sono sempre aggiornati con dati analitici freschi sull'attività email. Le metriche includono:
- Inviati/ricevuti
- Traffico email
- Tempo medio di risposta
- Conteggio medio delle parole
- Gestione del team. Se hai molte persone con ruoli diversi nel team, puoi segmentarle in gruppi.
- Funziona solo con G-suite. Un potenziale svantaggio è che lo strumento funziona solo con gli account Gmail.
Prezzi
Il prezzo è di ? al mese per un utente. Ci sono sconti se hai più di cinque persone nel team.
#6. Gestione della Pipeline dalla Posta in Arrivo — Streak
Streak è un'estensione per Chrome che ti aiuta a gestire la tua pipeline da Gmail. Consente di personalizzare la pipeline in base alle tue esigenze. Ad esempio, Curriculum > Colloquio > Assunto.
In evidenza
- Autopilota della pipeline. L'app cattura automaticamente i dati dalla tua corrispondenza relativa alla pipeline.
- Tracciamento delle email. Puoi vedere se qualcuno ha aperto il tuo messaggio e persino ricevere notifiche sulle aperture.
- Divisore dei thread. Puoi creare thread tematici per una migliore gestione della posta in arrivo.
- Invia più tardi. Puoi programmare un'email per essere inviata in un momento più appropriato. Ad esempio, se l'altra persona si trova in un fuso orario diverso.
- È solo per Gmail. Purtroppo, funziona solo con un account Gmail.
Prezzi
- Gratuito: Se vuoi solo provarlo, è gratuito con funzionalità limitate.
- Solo: ? al mese fatturati annualmente
- Pro: ? al mese fatturati annualmente
- Aziendale: ? al mese fatturati annualmente
Nota che se vuoi pagare mensilmente, le tariffe sono superiori del 20%.
Gestione Efficace della Posta in Arrivo: Conclusione
Se la gestione della posta in arrivo ti è mai sembrata scoraggiante, prova a collegare alcuni strumenti per rendere il tuo tempo trascorso su email più produttivo; inoltre, puoi implementare alcuni consigli per la gestione della posta elettronica. Alcune email possono essere inviate automaticamente e alcune possono essere posticipate per dopo, e hai sicuramente bisogno di un sistema di organizzazione delle cartelle per archiviare i diversi tipi di corrispondenza.
Puoi iniziare scaricando Mailbird e provando tutte le funzionalità utili per gestire le email in arrivo e in uscita. E poi collegalo a varie integrazioni per migliorare la produttività. Non esitare a contattarci o a scriverci se hai utilizzato strumenti migliori di quelli elencati.
FAQ
Come gestisco la mia casella di posta?
Puoi iniziare a gestire la tua casella di posta imparando tutte le funzionalità che il tuo webmail o client di posta elettronica desktop offre, così come le integrazioni disponibili. Inizia a categorizzare le tue email automaticamente in cartelle utilizzando regole diverse e prova il pulsante Snooze.
Che cosa significa gestione della casella di posta elettronica?
È qualsiasi cosa tu faccia con la tua casella di posta, inclusi la lettura, la scrittura e l'invio di email, la creazione di cartelle, la creazione di filtri e la ricerca di informazioni con esse — fondamentalmente, utilizzare qualsiasi funzionalità offerta dal tuo client desktop o webmail.
Come posso ripulire la mia casella di posta elettronica?
Puoi ripulire la tua casella di posta utilizzando cartelle e creando filtri per le email che devono andare lì o filtri per le email che desideri eliminare. Puoi anche collegare un'app alla tua casella di posta che ti aiuterà a disiscriverti dalle newsletter in blocco.
Come posso domare la mia casella di posta elettronica?
Le prime tre tips per domare la tua casella di posta:1. Fai qualcosa con ogni email: leggi, archivia, elimina, etichetta, snooze.2. Usa i filtri per gestire le email in blocco.Disiscriviti dalle newsletter che non leggi, anche se hai intenzione di farlo un giorno.
