Dominando a Gestão de E-mails: Melhores Ferramentas para Usar
Se usa o seu e-mail ativamente, provavelmente recebe dezenas de mensagens todos os dias. E se utiliza uma conta para fins de trabalho, esse número pode ser próximo de cem. Como lidar com toda essa correspondência sem desperdiçar todo o seu tempo de trabalho apenas com e-mails, especialmente quando está a trabalhar a partir de casa durante a COVID-19? A resposta rápida é: precisa de ferramentas de gestão de e-mails para lidar com as mensagens de forma eficaz e dedicar o seu tempo valioso a atividades produtivas em vez de se perder entre múltiplas caixas de entrada.
Neste artigo, você vai descobrir o que é gestão de caixa de entrada e sete ferramentas diferentes que você pode experimentar agora mesmo e incorporar nas suas melhores práticas de comunicação online.
O Que É Gestão de Caixa de Entrada?
É tudo o que você faz na sua caixa de entrada, incluindo ler e responder a e-mails, escrever e enviar e-mails, criar pastas, criar filtros e usá-los para pesquisar informações ou até mesmo cancelar o envio de e-mails inadequados que você enviou acidentalmente — basicamente, usar qualquer funcionalidade que seu cliente de desktop ou webmail oferece para gerenciar e manter sua caixa de entrada organizada.
Sua caixa de entrada é um espaço para e-mails recebidos, que podem incluir informações valiosas, recibos e, às vezes, muitos spams, e que você analisa várias vezes ao dia. E se você não a organizou há algum tempo, provavelmente ela tem mais lixo do que informações valiosas. Como qualquer espaço, precisa de um sistema de gestão adequado, para que você não precise verificar a caixa de entrada tão frequentemente ao longo do dia e haja menos lixo para limpar.
Quão grande é o problema? De acordo com várias estatísticas (como esta da Radicati), em média, os funcionários recebem entre 80 a 100 e-mails diariamente, com cerca de 10% deles sendo spam. Se você tem apenas uma conta pessoal, mesmo que a quantidade de spam seja provavelmente a mesma, você deve receber muitos boletins informativos e e-mails comerciais com descontos e ofertas. Tanto que pode ser difícil distinguir os e-mails do seu banco, recibos e atualizações de software em toda aquela pilha de correspondência.
Você precisa de treinamento para lidar com e-mails? Não, você só precisa do conjunto certo de ferramentas de gerenciamento de e-mail para otimizar a organização dos seus e-mails.
Como Pode Beneficiar-se das Ferramentas de Gerenciamento de E-mail e Alcançar a Inbox Zero?
Algumas pessoas trabalham melhor em um estado de desordem organizada, e pode ser possível quando você tem todos os detalhes do trabalho à sua frente, em forma física. Se estamos a falar de e-mails, milhares de palavras podem se confundir em uma massa de desordem de comunicação.
As ferramentas de inbox podem transformar a desordem verbal imediatamente ao limpar e-mails e otimizar o tempo que você gasta processando e-mail. Elas também podem:
- Diminuir o número de vezes que você precisa verificar sua inbox. Se você tiver um sistema organizado de pastas de e-mail e regras que enviam e-mails para essas pastas, poderá priorizar as tarefas relacionadas ao e-mail e verificar sua inbox apenas quando tiver tempo disponível para isso.
- Reduzir o tempo que você gasta lidando com e-mails. Algumas ferramentas automatizam o envio de e-mails, fornecem análises de uso e até ajudam a priorizar o correio ao apagar mensagens recebidas que podem esperar, economizando assim tempo.
- Organizar melhor sua inbox. Mesmo em uso pessoal, você recebe diferentes tipos de correspondência. Apps de e-mail permitem que você categorize esses tipos e os coloque em pastas para que não fiquem na inbox.
- Limpar os materiais promocionais desnecessários na sua inbox. Todos os boletins informativos e outros e-mails comerciais que você nem se lembra de ter se inscrito também podem ser geridos com a ajuda dessas ferramentas.
É assim que as ferramentas de e-mail são úteis em geral. Quanto aos benefícios que você obtém ao usar um aplicativo específico, vamos rever alguns deles individualmente.
#1. Gerenciamento de Caixa de Entrada — Mailbird
Mailbird é um cliente de e-mail que suporta várias contas de e-mail e possui vários recursos integrados e incorporados para otimizar sua experiência de gerenciamento de e-mail, mantendo a produtividade, economizando tempo (por exemplo, respostas prontas) e alcançando a Caixa de Entrada Zero em um ritmo sem estresse.
Destaques
- Caixa de entrada unificada. Você pode conectar várias contas a uma única caixa de entrada para visualizar todos os e-mails lá ou usar funcionalidades como pastas, filtros, pesquisa e outras em todas as contas.
- Recursos nativos da caixa de entrada:
- Calendário. Você pode criar eventos, agendar reuniões e usá-lo como qualquer outro calendário — apenas que este está diretamente em seu aplicativo de e-mail e pode abrir em uma barra lateral, para que você possa responder a e-mails enquanto mantém sua programação à mão. Ele também se sincroniza com os eventos para os quais você foi convidado por outros usuários do Mailbird.
- Pesquisa. Mailbird possui recursos de pesquisa simples e avançados que utilizam operadores para encontrar o que você precisa. Por exemplo, você pode pesquisar pelo assunto se lembrar de alguma das palavras nele. Além disso, você pode habilitar anexos e fazer uma pesquisa por eles separadamente.
- Pastas. Um recurso essencial de organização que permite distinguir entre diferentes tipos de e-mails que você recebe.
- Filtros/regras. Outro essencial que também pode economizar tempo e automatizar alguns processos de e-mail. Por exemplo, permite selecionar todos os e-mails de um determinado endereço de e-mail e armazená-los em uma pasta relacionada, além de criar uma regra para enviar todo o correio desse endereço automaticamente para essa pasta.
- Enviar mais tarde. Você pode agendar e-mails para serem enviados em um momento mais apropriado.
- Rastreamento de e-mail. Esse recurso permite que você veja se seu e-mail foi aberto e por quem.
- Resposta em linha. Você pode evitar perder uma pergunta importante em um e-mail respondendo-a em linha.
- Múltiplas integrações. Mailbird possui uma extensa lista de integrações, incluindo FollowUp.cc, Unroll.me, e Moo.do, para ajudar você a aproveitar ao máximo sua experiência de e-mail e conectar-se a várias ferramentas de comunicação e produtividade.
Preços
Os preços começam em 3€ por mês para um pacote pessoal. Há também um período de teste para que você possa experimentar o aplicativo gratuitamente.
#2. Gestão de Tarefas — Moo.do
Moo.do é uma ótima aplicação para levar a gestão do seu Gmail a um nível superior. Combina um gestor de tarefas, um calendário e funcionalidades interativas de arrastar e soltar para melhor organizar o seu dia.
Principais Características
- Quadros Kanban. Esta funcionalidade de gestão de tarefas permite-lhe organizar o seu dia de uma forma mais digerível. Pode personalizar e formatar a visualização como quiser.
- Esquema. Pode delinear o seu dia ou semana e marcar e-mails que se relacionam com um determinado item do esquema, como tarefas que consomem mais ou menos tempo.
- Funciona offline. Se a ligação à Internet falhar, ainda pode usar o Moo.do no modo offline.
- Criptografia de dados. Moo.do utiliza criptografia do lado do cliente para garantir que os seus dados estão protegidos.
- Funciona apenas com Gmail. Por outro lado, esta prática ferramenta funciona apenas com contas Gmail.
Preços
- Básico: grátis
- Premium: a partir de ? por mês
#3. Lembretes Temporizados — Followup.cc
Para aqueles que frequentemente gerenciam e-mails sensíveis ao tempo — seja para fornecer informações adicionais, emitir lembretes ou incitar os destinatários a lembrarem-se de detalhes cruciais ou a responderem — utilizar Followup.cc no desktop pode agilizar significativamente essas tarefas. Esta ferramenta é especificamente projetada para facilitar o seguimento atempado, como o seu nome indica, melhorando a sua eficiência na gestão de e-mails.
Destaques
- Definição de lembretes. Pode agendar um e-mail de seguimento que lembrará o destinatário do original.
- Seguimento automático. Pode escolher um modelo para que o aplicativo siga automaticamente um e-mail sem a sua intervenção.
- Enviar mais tarde. Pode agendar qualquer e-mail para ser enviado a um momento que considerar apropriado.
- Rastreamento de aberturas. Pode marcar e-mails para ver se foram abertos e por quem.
Preços
- Starter: ?/mês faturado anualmente
- Profissional: ?/mês faturado anualmente
- Edição Salesforce: ?/mês faturado anualmente
Note que se optar por pagar mensalmente, os preços são ligeiramente mais altos.
#4. Limpeza da Caixa de Entrada — Sanebox
Sanebox é principalmente um limpador de caixa de entrada que utiliza tecnologia de IA para filtrar todos os seus emails e classificá-los de acordo com seu nível de importância, alcançando efetivamente o objetivo de zero emails não lidos ou não atendidos.
Destaques
- Filtragem inteligente. Encontra todos os emails não importantes ou promocionais e os envia para uma pasta SaneLater, para que você possa lidar com eles mais tarde.
- Cancelamento de inscrição com um clique. Ele fornece uma pasta onde você pode arrastar e soltar os emails dos quais deseja cancelar a inscrição. Sanebox fará isso por você.
- Soneca. Você pode enviar um email para "dormir" e fazê-lo aparecer no topo da sua caixa de entrada mais tarde, quando estiver pronto para lidar com ele.
- Rastreamento de respostas. Você pode marcar um email com um horário pelo qual espera que a outra pessoa responda, e o aplicativo o notificará se o destinatário não fizer isso — um recurso útil quando você está agendando uma reunião.
Preços
- Lanche: ?.16 por dia cobrado anualmente
- Almoço: ?.27 por dia cobrado anualmente
- Jantar: ?.82 por dia cobrado anualmente
Note que se você optar por pagar mensalmente, os preços são quase o dobro.
#5. Análise do Uso de Email — EmailAnalytics
EmailAnalytics é um nome bastante direto. O aplicativo facilita o rastreamento da produtividade de email dos membros da sua equipe e envia relatórios diários, que é uma das melhores práticas de gestão de caixa de entrada subestimadas no trabalho.
Destaques
- Análise em tempo real. Os relatórios estão sempre atualizados com dados analíticos frescos sobre a atividade de email. As métricas incluem:
- Enviados/recebidos
- Tráfego de email
- Tempo médio de resposta
- Contagem média de palavras
- Gestão de equipe. Se você tem muitas pessoas com diferentes funções na equipe, pode segmentá-las em grupos.
- Funciona apenas com G-suite. Uma possível desvantagem é que a ferramenta só funciona com contas do Gmail.
Preços
O preço é de ? por mês para um usuário. Existem descontos se você tiver mais de cinco pessoas na equipe.
#6. Gestão de Pipeline a partir da Caixa de Entrada — Streak
Streak é uma extensão Chrome que o ajuda a gerenciar o seu pipeline a partir do Gmail. Permite personalizar o pipeline de acordo com as suas necessidades. Por exemplo, Currículo > Entrevista > Contratado.
Destaques
- Autopiloto de pipeline. O aplicativo captura automaticamente dados da sua correspondência relacionada ao pipeline.
- Rastreamento de e-mail. Você pode ver se alguém abriu sua mensagem e até receber notificações sobre aberturas.
- Separador de conversas. Você pode criar conversas tópicas para uma melhor gestão da caixa de entrada.
- Enviar depois. Você pode agendar um e-mail para ser enviado em um momento mais apropriado. Por exemplo, se a outra pessoa estiver em um fuso horário diferente.
- É apenas para Gmail. Infelizmente, funciona apenas com uma conta Gmail.
Preços
- Gratuito: Se você apenas quer experimentar, é gratuito com recursos limitados.
- Solo: 15€ por mês, faturado anualmente
- Pro: 49€ por mês, faturado anualmente
- Enterprise: 129€ por mês, faturado anualmente
Note que, se você quiser pagar mensalmente, as taxas são 20% mais altas.
Gestão Eficaz da Caixa de Entrada: Conclusão
Se a gestão da caixa de entrada alguma vez lhe pareceu assustadora, tente conectar algumas ferramentas para tornar o seu tempo passado no e-mail mais produtivo; além disso, pode implementar algumas dicas de gestão de e-mail. Alguns e-mails podem ser enviados automaticamente, e alguns podem ser adiados para mais tarde, e certamente precisa de um sistema de organização de pastas para arquivar diferentes tipos de correspondência.
Pode começar a descarregar o Mailbird e experimentar todas as funcionalidades úteis para gerir e-mails recebidos e enviados. E depois conectá-lo a várias integrações para aumentar a produtividade. Sinta-se à vontade para nos contactar ou escrever se tiver utilizado alguma ferramenta melhor do que as listadas.
Perguntas Frequentes
Como gerencio a minha caixa de entrada?
Você pode começar a gerenciar a caixa de entrada aprendendo todas as funcionalidades que seu webmail ou cliente de e-mail de desktop oferece, assim como suas integrações disponíveis. Comece a categorizar seus e-mails automaticamente em pastas usando diferentes regras e experimente o botão Soneca.
O que significa gerenciamento da caixa de entrada de e-mail?
É tudo o que você faz na sua caixa de entrada, incluindo ler, escrever e enviar e-mails, criar pastas, criar filtros e pesquisar informações com eles — basicamente, usar qualquer funcionalidade que seu cliente de e-mail de desktop ou webmail oferece.
Como posso organizar minha caixa de entrada de e-mail?
Você pode organizar sua caixa de entrada usando pastas e criando filtros para e-mails que devem ir para lá ou filtros para e-mails que você deseja excluir. Você também pode conectar um aplicativo à sua caixa de entrada que o ajudará a cancelar a inscrição de newsletters em massa.
Como posso controlar minha caixa de entrada de e-mail?
As três principais dicas para controlar sua caixa de entrada: 1. Aja em cada e-mail: leia, arquive, exclua, rotule, adie. 2. Use filtros para lidar com e-mails em massa. Cancele a inscrição de newsletters que você não lê, mesmo que pretenda fazê-lo algum dia.
