Dominando la Gestión de Bandeja de Entrada: Mejores Herramientas de Email
Si usas activamente tu bandeja de entrada, probablemente recibas docenas de correos electrónicos cada día. Y si utilizas una cuenta para propósitos laborales, ese número probablemente se acerque a cien. ¿Cómo manejas toda esa correspondencia sin desperdiciar todo tu tiempo de trabajo solo en correos, especialmente cuando trabajas desde casa durante el COVID-19? La respuesta rápida es: necesitas herramientas de gestión de bandeja de entrada para manejar los correos efectivamente y dedicar tu valioso tiempo de manera productiva en lugar de simplemente andar cambiando entre múltiples bandejas de entrada.
En este artículo, descubrirás qué es la gestión del correo y siete herramientas diferentes que puedes probar ahora mismo e incorporar a tus mejores prácticas de comunicación en línea.
¿Qué es la gestión de la bandeja de entrada?
Es todo lo que haces en tu bandeja de entrada, incluyendo leer y responder correos electrónicos, escribir y enviar correos electrónicos, crear carpetas, crear filtros y usarlos para buscar información o incluso desenviar cualquier correo inapropiado que enviaste por accidente; básicamente, usar cualquier función que tu cliente de escritorio o webmail proporciona para gestionar y mantener tu bandeja de entrada ordenada.
Tu bandeja de entrada es un espacio para correos electrónicos entrantes, que pueden incluir información valiosa, recibos y, a veces, mucha basura, y que revisas muchas veces al día. Y si no la has ordenado en un tiempo, probablemente tenga más correo no deseado que información valiosa. Como cualquier espacio, necesita un sistema de gestión adecuado, para que no tengas que revisar la bandeja de entrada con tanta frecuencia a lo largo del día y haya menos basura que eliminar.
¿Qué tan problemático es? Según diversas estadísticas (como esta de Radicati), en promedio, los empleados reciben entre 80 y 100 correos electrónicos diarios, siendo alrededor del 10% de ellos correo no deseado. Si solo tienes una cuenta personal, aunque la cantidad de spam probablemente sea la misma, probablemente recibas muchos boletines y correos comerciales con descuentos y ofertas. Tanto así, que puede ser difícil distinguir los correos de tu banco, recibos y actualizaciones de software entre toda esa pila de correspondencia.
¿Necesitas algún tipo de formación para gestionar correos electrónicos? No, solo necesitas el conjunto adecuado de herramientas para optimizar la organización de tu correo electrónico.
¿Cómo puedes beneficiarte de las herramientas para gestionar el correo electrónico y alcanzar la bandeja de entrada cero?
Algunas personas trabajan mejor en un estado de desorden desorganizado, y tal vez sea posible cuando tienes todos los detalles del trabajo frente a ti, en forma física. Si hablamos de correos electrónicos, miles de palabras pueden difuminarse en un blob de desorden comunicativo.
Las herramientas de bandeja de entrada pueden transformar el desorden verbal de inmediato al limpiar correos electrónicos y optimizar la cantidad de tiempo que pasas procesando correos electrónicos. También pueden:
- Disminuir la cantidad de veces que necesitas revisar tu bandeja de entrada. Si tienes un sistema organizado de carpetas de correo electrónico y reglas que envían correos electrónicos a esas carpetas, puedes priorizar las tareas relacionadas con el correo electrónico y revisar tu bandeja de entrada solo cuando tienes tiempo asignado para ello.
- Reducir el tiempo que pasas manejando correos electrónicos. Algunas herramientas automatizan el envío de correos electrónicos, proporcionan analíticas útiles e incluso ayudan a priorizar el correo mediante posponer mensajes entrantes que pueden esperar, ahorrándote tiempo en última instancia.
- Organizar mejor tu bandeja de entrada. Incluso en el uso personal, recibes diferentes tipos de correspondencia. Las aplicaciones de correo electrónico te permiten etiquetar estos tipos y colocarlos en carpetas para que no queden en la bandeja de entrada.
- Despejar los materiales promocionales inútiles en tu bandeja de entrada. Todos los boletines y otros correos comerciales a los que ni siquiera recuerdas haberte suscrito también pueden ser gestionados con la ayuda de estas herramientas.
Así de útiles son las herramientas de correo electrónico en general. En cuanto a los beneficios que obtienes al usar una aplicación en particular, revisemos algunos de ellos individualmente.
#1. Gestión de la Bandeja de Entrada — Mailbird
Mailbird es un cliente de correo electrónico que soporta múltiples cuentas de correo y tiene varias funciones integradas y características para optimizar tu experiencia de gestión de correo electrónico, mantener la productividad, ahorrar tiempo (por ejemplo, respuestas predeterminadas) y alcanzar la Bandeja de Entrada Cero a un ritmo sin estrés.
Aspectos destacados
- Bandeja de entrada unificada. Puedes conectar varias cuentas a una bandeja de entrada para ver todos los correos allí o usar funcionalidades como carpetas, filtros, búsqueda y otras en todas las cuentas.
- Funciones nativas de la bandeja de entrada:
- Calendario. Puedes crear eventos, programar reuniones y usarlo como cualquier otro calendario — solo que este está justo en tu aplicación de correo y puede abrirse en una barra lateral, así puedes responder correos mientras tienes tu agenda a mano. También se sincroniza con los eventos a los que estás invitado por otros usuarios de Mailbird.
- Búsqueda. Mailbird tiene características de búsqueda simples y avanzadas que utilizan operadores para encontrar lo que necesitas. Por ejemplo, puedes buscar por la línea de asunto si recuerdas alguna de las palabras en ella. Además, puedes habilitar los adjuntos y realizar una búsqueda para ellos por separado.
- Carpetas. Una función de organización esencial que te permite distinguir entre diferentes tipos de correos que recibes.
- Filtros/reglas. Otro elemento esencial que también puede ahorrar tiempo y automatizar algunos procesos de correo. Por ejemplo, te permite seleccionar todos los correos de una dirección de correo electrónico específica y almacenarlos en una carpeta relacionada, así como crear una regla para enviar automáticamente todo el correo de esa dirección a esa carpeta.
- Enviar más tarde. Puedes programar correos para que se envíen en un momento más apropiado.
- Seguimiento de correos. Esta función te permite ver si tu correo ha sido abierto y por quién.
- Respuesta en línea. Puedes evitar perder una pregunta importante en un correo al responder en línea.
- Múltiples integraciones. Mailbird tiene una extensa lista de integraciones, incluyendo FollowUp.cc, Unroll.me, y Moo.do, para ayudarte a obtener lo mejor de tu experiencia de correo y conectar con varias herramientas de comunicación y productividad.
Precios
Los precios comienzan en ? al mes para un paquete personal. También hay un período de prueba para que puedas probar la aplicación gratis.
#2. Gestión de Tareas — Moo.do
Moo.do es una gran aplicación para llevar la gestión de tu Gmail al siguiente nivel. Combina un gestor de tareas, un calendario y características interactivas de arrastrar y soltar para organizar mejor tu día.
Destacados
- Tableros Kanban. Esta funcionalidad de gestión de tareas te permite organizar tu día de una manera más digerible. Puedes personalizar y formatear la vista como desees.
- Esquematizador. Puedes esquematizar tu día o semana y etiquetar correos electrónicos que estén relacionados con un elemento particular del esquema, como tareas que consumen más o menos tiempo.
- Funciona sin conexión. Si la conexión a Internet falla, aún puedes usar Moo.do en modo sin conexión.
- Cifrado de datos. Moo.do utiliza cifrado del lado del cliente para asegurarse de que tus datos estén protegidos.
- Funciona solo con Gmail. En el lado negativo, esta práctica herramienta funciona solo con cuentas de Gmail.
Precios
- Básico: gratis
- Premium: desde ? al mes
#3. Recordatorios temporales — Followup.cc
Para aquellos que gestionan frecuentemente correos electrónicos con plazos de tiempo — ya sea para proporcionar información adicional, emitir recordatorios, o incitar a los destinatarios a recordar detalles cruciales o a responder — utilizar Followup.cc en el escritorio puede agilizar significativamente estas tareas. Esta herramienta está diseñada específicamente para facilitar el seguimiento oportuno, como su nombre indica, mejorando la eficiencia de la gestión de correos electrónicos.
Aspectos destacados
- Configuración de recordatorios. Puede programar un correo electrónico de seguimiento que recordará al destinatario el original.
- Seguimiento automático. Puede elegir una plantilla para que la aplicación siga automáticamente un correo electrónico sin su intervención.
- Enviar más tarde. Puede programar cualquier correo electrónico para que se envíe en un momento que considere apropiado.
- Seguimiento de apertura. Puede etiquetar correos electrónicos para ver si fueron abiertos y por quién.
Precios
- Inicial: ?/mes facturado anualmente
- Profesional: ?/mes facturado anualmente
- Edición Salesforce: ?/mes facturado anualmente
Tenga en cuenta que si elige pagar mensualmente, los precios son ligeramente más altos.
#4. Limpieza de Bandeja de Entrada — Sanebox
Sanebox es principalmente un limpiador de bandeja de entrada que utiliza tecnología de IA para filtrar todos tus correos electrónicos y clasificarlos según su nivel de importancia, alcanzando efectivamente la meta de cero correos no leídos o desatendidos.
Aspectos Destacados
- Filtrado inteligente. Encuentra todos los correos no importantes o promocionales y los envía a una carpeta SaneLater para que puedas ocuparte de ellos más tarde.
- Cancelación de suscripción con un clic. Proporciona una carpeta donde puedes arrastrar y soltar correos electrónicos de los que deseas darte de baja. Sanebox lo hará por ti.
- Dormir. Puedes enviar un correo electrónico a dormir y que aparezca en la parte superior de tu bandeja de entrada más tarde cuando estés listo para tratarlo.
- Seguimiento de respuestas. Puedes etiquetar un correo electrónico con un tiempo en el que esperas que la otra persona responda y la aplicación te notificará si el destinatario no lo hizo — una característica útil cuando estás organizando una reunión.
Precios
- Snack: ?.16 por día facturado anualmente
- Almuerzo: ?.27 por día facturado anualmente
- Cena: ?.82 por día facturado anualmente
Ten en cuenta que si decides pagar mensualmente, los precios son casi el doble.
#5. Análisis del uso del correo electrónico — EmailAnalytics
EmailAnalytics es un nombre bastante simple. La aplicación facilita el seguimiento de la productividad del correo electrónico de los miembros de tu equipo y te envía informes diarios, que es una de las mejores prácticas de gestión de bandeja de entrada más subestimadas en el trabajo.
Aspectos destacados
- Analíticas en tiempo real. Los informes siempre están actualizados con datos analíticos frescos sobre la actividad del correo electrónico. Las métricas incluyen:
- Enviados/recibidos
- Tráfico de correo electrónico
- Tiempo de respuesta promedio
- Promedio de palabras
- Gestión del equipo. Si tienes mucha gente con diferentes roles en el equipo, puedes segmentarlos en grupos.
- Funciona solo con G-suite. Un posible inconveniente es que la herramienta solo funciona con cuentas de Gmail.
Precios
El precio es de ? por mes para un usuario. Hay descuentos si tienes más de cinco personas en el equipo.
#6. Gestión de Pipeline desde la Bandeja de Entrada — Streak
Streak es una extensión de Chrome que te ayuda a gestionar tu pipeline desde Gmail. Permite personalizar el pipeline según tus necesidades. Por ejemplo, Currículum > Entrevista > Contratado.
Aspectos Destacados
- Autopiloto de pipeline. La aplicación captura automáticamente datos de tu correspondencia relacionada con el pipeline.
- Seguimiento de correos electrónicos. Puedes ver si alguien ha abierto tu mensaje e incluso recibir notificaciones sobre las aperturas.
- Divisor de hilos. Puedes crear hilos temáticos para una mejor gestión de la bandeja de entrada.
- Enviar más tarde. Puedes programar un correo electrónico para que se envíe en un momento más apropiado. Por ejemplo, si la otra persona está en una zona horaria diferente.
- Solo para Gmail. Desafortunadamente, solo funciona con una cuenta de Gmail.
Precios
- Gratis: Si solo quieres probarlo, es gratuito con funciones limitadas.
- Solo: ? al mes facturados anualmente
- Pro: ? al mes facturados anualmente
- Enterprise: ? al mes facturados anualmente
Ten en cuenta que si deseas pagar mensualmente, las tarifas son un 20% más altas.
Gestión Efectiva de la Bandeja de Entrada: Conclusión
Si la gestión de la bandeja de entrada alguna vez te ha parecido abrumadora, intenta conectar algunas herramientas para que el tiempo que pases en el correo electrónico sea más productivo; además, puedes implementar algunos consejos para gestionar el correo electrónico. Algunos correos pueden enviarse automáticamente, y algunos pueden ser pospuestos para más tarde, y ciertamente necesitas un sistema de organización de carpetas para archivarlos diferentes tipos de correspondencia.
Puedes comenzar descargando Mailbird y probando todas las útiles funciones para gestionar correos entrantes y salientes. Y luego conéctalo a varias integraciones para mejorar la productividad. No dudes en contactarnos o escribirnos si has utilizado alguna herramienta mejor que las listadas.
FAQ
¿Cómo gestiono mi bandeja de entrada?
Puedes comenzar la gestión de tu bandeja de entrada aprendiendo todas las funcionalidades que tu servicio de correo web o cliente de correo de escritorio ofrece, así como las integraciones disponibles. Comienza a categorizar tus correos automáticamente en carpetas utilizando diferentes reglas y prueba el botón de posponer.
¿Qué significa la gestión de la bandeja de entrada de correo electrónico?
Es cualquier cosa que hagas en tu bandeja de entrada, incluyendo leer, escribir y enviar correos electrónicos, crear carpetas, crear filtros y buscar información con ellos; básicamente, usar cualquier función que tu cliente de escritorio o correo web proporcione.
¿Cómo limpio mi bandeja de entrada de correo electrónico?
Puedes limpiar tu bandeja de entrada utilizando carpetas y creando filtros para correos que deben ir allí o filtros para correos que deseas eliminar. También puedes conectar una aplicación a tu bandeja de entrada que te ayude a darte de baja de boletines en masa.
¿Cómo domo mi bandeja de entrada de correo electrónico?
Las tres mejores tips para domar tu bandeja de entrada: 1. Actúa con cada correo: leer, archivar, eliminar, etiquetar, posponer. 2. Usa filtros para gestionar correos en masa. Darse de baja de boletines que no lees, incluso si tienes intención de hacerlo algún día.
