Ultimativer Leitfaden für geschäftliche E-Mails
E-Mail-Adressen sind Annehmlichkeiten, die fast jeder nutzt, aber nur wenige schätzen. Daher ist es wahrscheinlich, dass Sie beim Lesen von "eine geschäftliche E-Mail erhalten" in einem Unternehmensleitfaden die Augen verdrehen. Wir wissen, dass wir das früher getan haben.
Was wir mit diesem Leitfaden klarstellen möchten, ist, dass eine Business-E-Mail von Bedeutung für den Erfolg Ihres Unternehmens ist. Die Vorteile, die sie bietet, legen das Fundament auf Arten, die Sie möglicherweise nicht erwarten.
Selbst allgemein gesprochen ermöglicht eine dedizierte E-Mail für Ihr Unternehmen Ihnen:
- Ihre Bemühungen besser zu brandmarken
- Ein dediziertes Kommunikationsmittel zu schaffen, um mit Ihren Kunden zu interagieren
- Ihre Geschäftskommunikation abzusichern
- Und Ihrem Webtraffic einen Schub zu geben, da Ihre Adresse die gleiche wie Ihre Domain sein wird
Der beste Teil ist, dass die Erstellung einer professionellen E-Mail, im Gegensatz zu vielen anderen wichtigen Geschäftstechnologien, nicht viel kosten muss. Tatsächlich kann es Sie nichts kosten.
Begleiten Sie uns bei diesem tiefen Einblick in alles, was mit Business-E-Mails zu tun hat. Wir werden behandeln, was es ist, wie es Ihrem Geschäft nützen kann, wie Sie starten, eine Aufschlüsselung der beliebtesten Anbieter und vieles mehr.
Was ist eine Geschäfts-E-Mail?
Ein geschäftliches oder professionelles E-Mail-Konto wird ausschließlich für ein bestimmtes Unternehmen erstellt. Sie werden typischerweise vom Unternehmen selbst bezahlt und verwaltet und für geschäftliche Kommunikation verwendet.
Die meisten von ihnen enthalten den Namen des Unternehmens in der Domain. Wenn ich beispielsweise bei der Firma ABC arbeiten würde, könnte meine Geschäfts-E-Mail isaac@abc.com sein.
Unterschiede zwischen Geschäfts- und persönlichen E-Mails
Geschäfts- und persönliche E-Mails werden beide für Online-Kommunikationen verwendet. Allerdings weist die erstgenannte mehrere unterschiedliche Merkmale auf.
Einzigartiger Domainname. Die meisten persönlichen E-Mail-Adressen haben den Domainnamen des E-Mail-Anbieters. Zum Beispiel haben alle, die jemals eine E-Mail über Outlook registriert haben, @outlook.com nach ihrem Benutzernamen. Geschäftliche E-Mail-Adressen hingegen verwenden die Namen der Unternehmen als ihre Domainnamen.
Sieht einheitlicher und professioneller aus. Da so viele Menschen E-Mail-Adressen bei kostenlosen Anbietern registrieren, kann es schwierig sein, einen einzigartigen Benutzernamen zu finden. Sie werden wahrscheinlich viele persönliche E-Mail-Adressen mit Zahlen oder kreativen Schreibfehlern sehen. Die meisten Unternehmen haben nur zwischen ein und 100 Mitarbeiter, sodass ihre Benutzernamen tendenziell nur ihre eigenen Namen oder Initialen sind, wodurch sie ein einheitlicheres Erscheinungsbild erhalten.
Leichter zu finden. Geschäftliche E-Mails werden in der Regel für berufliche Zwecke verwendet. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie die berufliche Laufbahn eines Absenders sehen möchten, deren geschäftliche E-Mail in Google eingeben können, um eine grobe Zusammenfassung ihrer beruflichen Geschichte zu erhalten.
Hat normalerweise mit Kosten zu tun. Die meisten kostenlosen E-Mail-Anbieter sind stark eingeschränkt in dem, was Sie tun können. Daher ist es zwar möglich, eine kostenlose Geschäfts-E-Mail zu registrieren, aber die meisten Unternehmen entscheiden sich für eine Premium- oder kostenpflichtige Version.
Warum ein Geschäftsemail registrieren? Wie profitiert es von mir?
Die Vorteile der Registrierung eines Geschäftsemails gehen über ein ansprechendes Design hinaus. Es gibt viele Vorteile, die Ihr Unternehmen beeinflussen können. Hier sind einige:
Markenbildungsmöglichkeit. Ihr Domainname ist ein wesentlicher Bestandteil der Marke Ihres Unternehmens. Daher sollten Gelegenheiten, ihn anzuzeigen, wann immer möglich, genutzt werden. Jede E-Mail, die von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern über eine Unternehmens-E-Mail gesendet wird, ist eine Gelegenheit, Ihr Unternehmen ins Gedächtnis des Empfängers zu rufen.
Im Allgemeinen stärkere Passwörter. Der Schaden, den ein Hacker anrichten kann, wenn er Zugriff auf ein Unternehmens-E-Mail-Konto erhält, ist erheblich. Deshalb ermöglichen viele Geschäfts-E-Mail-Clients strenge Sicherheitsrichtlinien in Bezug auf die Art der Passwörter und Authentifizierungsprotokolle, die die Mitarbeiter befolgen müssen.
Größere Speicherkapazität. Die Anzahl täglicher Kommunikationen, die Mitarbeiter erhalten, ist viel höher als bei jemandem zu Hause. Daher ist der Bedarf an Speicherplatz auch bei einer Unternehmens-E-Mail höher. Die Menge an zusätzlichem Speicher variiert je nach E-Mail-Client und Service-Paket, ist jedoch fast immer höher als das, was kostenlose E-Mail-Dienste wie Gmail bieten.
Wahrscheinlicher, um Spam-Filter zu passieren. Obwohl noch nicht universal, wird DMARC von immer mehr Unternehmen übernommen. Das bedeutet, dass, wenn Sie Kaltakquise-E-Mails von Ihrer persönlichen E-Mail anstatt von einer Unternehmens-E-Mail senden, es eine gute Chance gibt, dass sie im Spam-Ordner des Empfängers landet.
Bessere Dokumentation. Die meisten Geschäfts-E-Mail-Clients ermöglichen es dem Hauptkonto-Inhaber, Kommunikationen, die von der Unternehmensdomain gesendet werden, zu archivieren. Dies bietet mehr Verantwortung dafür, was gesendet wird und an wen.
Einfacher zu skalieren. Eine weitere Person zu einer Unternehmens-E-Mail hinzuzufügen, ist einfach. Registrieren Sie einfach ihren Namen @companyname.com. Das Erstellen neuer persönlicher E-Mails für neue Mitarbeiter kann jedoch zum Albtraum werden, wenn Ihr Unternehmen wächst. Die Kommunikation wird nicht zentralisiert, sodass Sicherheitsrisiken entstehen.
Deutlicher, wer die E-Mail sendet. Arbeiten Sie bei Google oder Verizon? Die meisten Menschen gehen davon aus, dass die Person, die eine geschäftliche E-Mail sendet, bei dem Unternehmen im Domainnamen arbeitet. Das Versenden eines Verkaufsangebots an einen potenziellen Kunden ist also viel klarer, wenn Sie es von einer Adresse senden, die den Namen Ihres Unternehmens im Domainnamen enthält, anstatt von etwas wie andrewj@comcast.net.
Notwendig, um CAN-SPAM-Verstöße zu vermeiden (wenn Sie ein in den USA ansässiger Vermarkter sind). Wenn Sie planen, Kaltakquise-E-Mails an potenzielle Leads zu senden, müssen Sie einen Weg bieten, damit Ihre Empfänger sich abmelden können. Persönliche E-Mail-Adressen haben diese Funktion nicht; nur angepasste E-Mail-Adressen haben sie. Ein Verstoß gegen dieses Gesetz könnte zu Geldstrafen führen.
Dies sind nur einige der allgemeinen Vorteile, die mit der Verwendung einer professionellen E-Mail im Vergleich zu einer persönlichen E-Mail verbunden sind.
Benötigen Sie eine geschäftliche oder eine persönliche E-Mail?
Wir haben ausführlich darüber geschrieben, warum eine geschäftliche E-Mail vorteilhafter ist als ein persönliches Konto. Technisch gesehen ist es jedoch keine strenge Anforderung. Um das zu klären, hängt es von Ihren geschäftlichen Bedürfnissen ab, aber wenn Sie unsicher sind, gehen Sie die folgende Checkliste durch.
Beschäftigt Ihr Unternehmen mehr als drei Personen oder plant es, mehr einzustellen?
Je mehr Menschen in Ihrem Unternehmen sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass jemand gehackt wird. Die meisten Anbieter von Geschäftsmails ermöglichen es Ihnen, Sicherheitsprotokolle zu standardisieren, und wenn jemand gehackt wird, sehen Sie, wo der Sicherheitsvorfall herkam.
Planen Sie, E-Mail-Marketing zu betreiben?
Obwohl das CAN-SPAM-Gesetz in den USA nur wirklich durchsetzbar ist, ist es eine gute Praxis, immer einen Abmelde-Button zu haben, denn E-Mail-Clients wie Gmail werden Sie bestrafen, wenn Ihre Kommunikation zu oft als Spam gemeldet wird.
Werden Sie sensibledaten oder Informationen per E-Mail senden oder empfangen?
Rechtliche Sorgfaltspflicht erfordert, dass Sie alles in Ihrer Macht Stehende tun, um die Sicherheit der Informationen Ihrer Kunden zu gewährleisten. Da die meisten persönlichen E-Mail-Konten keine erweiterten Sicherheitsfunktionen haben, zählen sie nicht.
Ist Verantwortlichkeit wichtig für Ihr Unternehmen?
Geschäftliche E-Mail-Clients ermöglichen es Ihnen, wichtige Kommunikationen zwischen Mitarbeitern und Kunden einfach zu archivieren und nachzuverfolgen. Persönliche Konten haben diese Funktion ebenfalls, aber Sie können nicht in großen Mengen archivieren.
Wird die E-Mail die Hauptkommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden sein?
Wenn ja, empfehlen wir dringend, zu einer Unternehmens-E-Mail zu wechseln. Die meisten geschäftlichen E-Mail-Clients ermöglichen es Ihnen, E-Mails an Hunderte von Personen gleichzeitig zu senden. Außerdem ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie im Spam-Ordner landen.
Arbeiten Sie aktiv daran, Ihre Markenpräsenz zu erhöhen?
Es ist eine einfache (und kostengünstige) Möglichkeit, Ihren Namen bekannt zu machen, wenn Ihr Domainname in jeder Kommunikation sichtbar ist.
Planen Sie, sich mit Content-Marketing zu beschäftigen?
Einige Anbieter haben eine E-Mail-Tracking-Funktion. Damit können Sie eine gute Vorstellung von den Öffnungsraten Ihres Inhalts bekommen.
Versuchen Sie, Vertrauen bei Ihrem Publikum aufzubauen?
Wenn Sie in einem wettbewerbsintensiven Markt sind, benötigen Sie alle Möglichkeiten, um das Vertrauen der Kunden aufzubauen. Oft ist der einzige Faktor, der einen Kunden davon abhält, zu Ihrem Konkurrenten zu wechseln, ein kleines bisschen Vertrauen. Und was denkst du, laut einer Umfrage von GoDaddy sagen 75 % der Verbraucher, dass professionelle E-Mail-Adressen entscheidend für Vertrauen sind.
Eine Unternehmens-E-Mail ist keine Voraussetzung. Es ist jedoch nahezu immer vorteilhaft, sie anstelle einer persönlichen E-Mail für geschäftliche Zwecke zu verwenden. Damit gesagt, lassen Sie uns die Schritte durchgehen, die Sie befolgen müssen, wenn Sie ein Konto einrichten möchten.
So erstellen Sie eine Geschäfts-E-Mail
Es ist nicht schwer und kann in einen dreistufigen Prozess unterteilt werden:
- Entscheiden Sie sich für einen E-Mail-Dienstanbieter. Es gibt viele kostenlose und kostenpflichtige Optionen. Jede bietet eine unterschiedliche Mischung aus Sicherheit, Speicherplatz und erweiterten Funktionen.
- Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Adresse für Ihr Unternehmen. Normalerweise sollten Sie sich an Ihrem Firmennamen orientieren. Aber wenn dieser zu lang oder bereits vergeben ist, wäre es am besten, ein zusätzliches Wort oder Akronym hinzuzufügen. Achten Sie nur darauf, dass jeder, der eine E-Mail von Ihnen erhält, erkennen kann, von welchem Unternehmen Sie stammen.
- Richten Sie Ihre Geschäftsadresse ein und verbinden Sie sie. Nachdem Sie sich für einen E-Mail-Anbieter und einen Domainnamen entschieden haben, ist es an der Zeit, alles zusammenzustellen. Die meisten E-Mail-Anbieter haben Anleitungen zur Einrichtung Ihrer neuen Geschäfts-E-Mail-Adresse. Eine Tour durch die Funktionen wird normalerweise ebenfalls angeboten. Danach sollten Sie beginnen, alle unterstützten Produktivitätsanwendungen zu integrieren. Es ist besser, dies jetzt zu Beginn des Kontos zu tun, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
Jetzt, da wir die Schritte kennen, die zur Erstellung Ihrer neuen Geschäfts-E-Mail erforderlich sind, ist es an der Zeit, die verfügbaren Optionen zu betrachten.
Welcher E-Mail-Anbieter ist am besten für Unternehmen?
Die endgültige Antwort auf diese Frage hängt wirklich von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab und davon, ob Sie von kostenlosen oder kostenpflichtigen Diensten sprechen. Im Allgemeinen gibt es jedoch einige wichtige Überlegungen, die zu beachten sind.
Wir haben einen ausführlichen Blogbeitrag darüber geschrieben, wie man einen E-Mail-Anbieter auswählt, daher werden wir hier nicht so tief eintauchen. Stattdessen werden wir darauf eingehen, worauf man achten sollte.
Die meisten E-Mail-Dienste bieten die meisten der oben genannten Funktionen an. Der Grad, in dem jede Funktion unterstützt wird, ist der Hauptunterschied zwischen ihnen. Was Sie bestimmen müssen, ist, welche Mischung am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
Übersicht über die besten kostenlosen und kostenpflichtigen Anbieter für Business-E-Mails
Die meisten E-Mail-Anbieter haben sowohl kostenlose als auch Premium-Pläne. Obwohl die grundlegenden Dienste normalerweise die gleichen sind, gibt es einige wichtige Unterschiede:
Vergleich von kostenlosen und kostenpflichtigen Plänen
| Funktion | Kostenloser Plan | Kostenpflichtiger Plan |
| Datenschutz | Für die meisten Anbieter wenig bis gar nichts; der Verkauf Ihrer Daten ist typischerweise, wie diese Anbieter ihr Geld verdienen. | Die meisten kostenpflichtigen Pläne ERNTEN Ihre Daten NICHT. |
| Werbung | Erwarten Sie viele Anzeigen. | Völlig werbefrei |
| Anzahl der Benutzer | 1 - 3 Benutzer | Kann von zusätzlichen 3 Benutzern bis hin zur gesamten Firma reichen |
| Speicherplatz | Kleines Gesamtlimit für Speicher und Anhänge | Größerer Gesamtspeicher plus Zugang zu Cloud-Speicher |
| Integration & Anpassung | Wenig bis keine Integrations- und Anpassungsoptionen | Allgemein ein viel höherer Grad an Integrations- und Anpassungsmöglichkeiten |
| Kosten | Kostenlos | Premium-Pläne erfordern normalerweise monatliche oder jährliche Abonnements. |
| Support | Die meisten kostenlosen Pläne bieten bestenfalls Unterstützung nur per E-Mail an Werktagen. Antworten dauern normalerweise 24+ Stunden. | Viel höherer Grad an Unterstützung, normalerweise mit einem Live-Vertreter zu jeder Tageszeit/jedem Tag |
Die 5 besten kostenlosen Anbieter für Business-E-Mail
Wenn Sie ein begrenztes Budget haben oder sich über Ihre genauen geschäftlichen Anforderungen in Bezug auf E-Mail nicht sicher sind, ist es vielleicht am besten, eine kostenlose Option zu wählen. Viele der genannten Optionen haben einen Premium-Plan. Wenn Sie also feststellen, dass Ihnen eine bestimmte Option wirklich gefällt, können Sie immer später einen Planwechsel in Betracht ziehen.
Gmail
Kaum einer Einführung bedürftig, bleibt Gmail die Königsplattform für E-Mails mit 1,5 Milliarden aktiven Nutzern und einem Marktanteil von 43%. Es erhält regelmäßige Updates, kommt mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und kann praktisch mit allem integriert werden.
Sie können Ihre Domain kostenlos mit Gmail verbinden, allerdings ist dies auf ein Konto beschränkt und erfordert ein wenig technisches Know-how Ihrerseits. Seien Sie sich jedoch bewusst, dass es über das erste Konto hinaus ? pro Monat und Nutzer bei Google Workspace kostet.
| Hauptmerkmale | Preise |
| - Intelligente Suchvorschläge - Automatische E-Mail-Filterung - Zwei-Faktor-Authentifizierung - 30 GB Speicherlimit. 50 MB Anhangsgrenze - Integriert sich mit praktisch allem |
- Kostenlos, solange Sie sich auf ein Konto beschränken - ? monatlich pro Konto für jeden Nutzer nach dem ersten |
| Vorteile | Nachteile |
| - Regemäßige Updates - Smarte Spam- und Malware-Filter - Zwei-Faktor-Authentifizierung - Einfache Integration mit anderen Google-Geräten und Anwendungen - Domainname kann geändert werden, wenn verlinkt |
- Kosten können schnell ansteigen, wenn Sie ein großes Personal haben möchten - Begrenzter Speicherplatz - Seien Sie darauf vorbereitet, viele zielgerichtete Anzeigen zu erhalten - Kann schwer sein, Ihre kostenlose benutzerdefinierte Domain einzurichten |
AOL Mail
Wahrscheinlich der erste E-Mail-Anbieter für viele frühe Internetnutzer, gibt es AOL Mail seit den frühen 90er Jahren. Trotz seines Alters hat es sich nie so wirklich wie einige der anderen Anbieter auf dieser Liste durchgesetzt. Zuletzt hatte AOL im Jahr 2015 rund 174 Millionen Nutzer weltweit.
Wie Gmail bietet AOL Mail den Nutzern intelligente Spam-Filter, die das Risiko einer Malware-Infektion reduzieren. Es war früher eine beliebte Wahl für Unternehmen, da es kostenlose benutzerdefinierte Domainnamen ermöglichte. Dieser Service wurde jedoch im Jahr 2016 eingestellt.
| Hauptmerkmale | Preise |
| - Virus- und Spam-Schutz - Automatische Rechtschreibprüfung - 250 GB Speicherlimit, 25 MB Anhangsgrenze - Kann mit anderen E-Mail-Anbietern wie Hotmail und Gmail verlinkt werden |
- Kostenlos, wenn Sie eine AOL-Lizenz haben. Wenn nicht, kostet es ?,49 pro Monat und Nutzer |
| Vorteile | Nachteile |
| - Großer Speicherplatz - Einfache Bedienoberfläche - Eingebettete Links müssen vom Nutzer aktiviert werden, was eine zusätzliche Schutzebene gegen Phishing- und Malware-Angriffe hinzufügt - Jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht erhalten, erhalten Sie die nostalgische Benachrichtigung "You've got mail!" |
- Es erscheinen regelmäßig Anzeigen - Wenn Sie eine längere Pause von Ihrem Konto (90 Tage) machen, riskieren Sie, dass es dauerhaft gelöscht wird - Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für Domains (kann nur @aol.com, @love.com, @ygm.com, @games.com und @wow.com wählen) - Die Funktionen sind recht einfach |
Yahoo Mail
Ein weiterer alter Favorit, Yahoo Mail gibt es seit fast 30 Jahren. Wie AOL Mail werden ständig neue Funktionen hinzugefügt, um die Stabilität, Effizienz und Leistung zu verbessern. Im Jahr 2021 traf das Unternehmen die umstrittene Entscheidung, die E-Mail-Weiterleitung aus kostenlosen Konten zu entfernen.
| Hauptmerkmale | Preise |
| - Saubere Benutzeroberfläche - Gutes Maß an Sicherheit - Unglaubliche Speicherkapazität, 25 MB Anhangsgrenze - Eine Menge zusätzlicher Funktionen |
- Kostenlos, aber wenn Sie etwas Grundlegendes tun möchten wie E-Mails weiterleiten, benötigen Sie Yahoo Mail Pro oder müssen ? pro Jahr für die Option "Zugriff + Weiterleitung" zahlen. |
| Vorteile | Nachteile |
| - 1 TB Speicherkapazität - Eingebauter Zugang zu Tools wie einem Kalender, Notizblock und Suchleiste - Elemente im Papierkorb werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht - Spam-Filter und SSL-Verschlüsselung |
- Funktionen sind im Vergleich zu anderen Optionen recht einfach - Keine Anpassung Ihrer Domain möglich - E-Mails können nicht weitergeleitet werden (nur für Yahoo Mail Pro) - Sie werden regelmäßig Anzeigen sehen |
Zoho Mail Lite
Zoho Mail Lite ist in dieser Liste einzigartig, da es nicht dem Muster folgt, Ihre Aufmerksamkeit gegen Service einzutauschen. Im Gegensatz zu den zuvor genannten Optionen sehen Sie beim Verwenden keine Werbung. Außerdem erlaubt es bis zu fünf Nutzer. Es kostet ? pro Nutzer über die fünf. Es gibt mehrere Premium-Optionen, aber dies ist immer noch eine ausgezeichnete Wahl, wenn Sie ein kleines Unternehmen haben.
| Hauptmerkmale | Preise |
| - Ein ganzes kleines Team kann die kostenlose Stufe nutzen - 5 GB Speicherlimit pro Person - 20 MB Anhangsgrenze - Bietet Spam- und Virenschutz - E-Mail-Hosting für eine Domain |
- Für die ersten fünf Nutzer für immer kostenlos und ? pro Monat für jeden zusätzlichen Nutzer mit 5 GB Speicherplatz - Es kostet ?,25/Monat und ein 10 GB Speicherlimit pro zusätzlichem Nutzer |
| Vorteile | Nachteile |
| - Bis zu fünf Personen können das Konto nutzen - Vollständig werbefrei - Integriert sich mit anderen Zoho-Produktivitätstools (Kalender, Notizen und Aufgaben) - Einfach einzurichten |
- Begrenzter Speicherplatz |
ProtonMail
Trotz der begrenzten Funktionen, die es bietet, schafft die kostenlose Version von ProtonMail es immer noch auf die Liste der besten Anbieter für Business-E-Mails. Im Gegensatz zu anderen kostenlosen Optionen in dieser Liste bietet selbst der kostenlose Plan den Nutzern volle Privatsphäre. Dies ist ein hervorragender Einstieg für jemanden, der von den grundlegenden Angeboten von Google, Yahoo oder AOL aufsteigen möchte.
| Hauptmerkmale | Preise |
| - Ein spezieller Verschlüsselungsschlüssel stellt sicher, dass nur Ihre Empfänger den Inhalt der von Ihnen gesendeten E-Mails lesen können - 500 MB Speicherlimit - Null Zugriff auf Nutzerdaten |
- Kostenlos, kann aber auf ProtonMailPlus aufgerüstet werden, was die Speicherkapazität auf 5 GB für ?/Monat erhöht |
| Vorteile | Nachteile |
| - Keine Anzeigen - Kein Verkauf oder Ernte Ihrer Daten |
- Benutzerdefinierte Domains werden nicht unterstützt, es sei denn, Sie steigen auf - Sehr kleiner Speicherplatz - Sowohl Labels als auch Ordner auf jeweils drei beschränkt |
Die 4 besten kostenpflichtigen Business-E-Mail-Anbieter
Wenn Sie nach etwas Robusterem in Bezug auf Funktionen und Funktionalität suchen, ziehen Sie eine kostenpflichtige E-Mail-Diensteanbieter-Option in Betracht. Die folgenden sind einige unserer Favoriten.
Google Workspace
Das ehemalige Google G Suite ist eine beliebte Wahl für viele kleine Unternehmen, und das aus gutem Grund. Es ermöglicht Teammitgliedern, mühelos miteinander zu kommunizieren, mit cloudbasierten Tools und blitzschnellem Synchronisieren. Und da die meisten Menschen Google Docs, Sheets und andere ähnliche Google-Tools schon einmal verwendet haben, ist die Lernkurve praktisch nicht vorhanden.
| Hauptmerkmale | Preise |
| - Kommt mit Google Docs, Sheets, Kalender, Meet, Chat und rund zwei Dutzend anderen cloudbasierten Anwendungen - Äußerst sicher, sodass Google Workspace eine ISO/IEC 27701-Zertifizierung erhalten hat - Hochentwickelte Filterung, die 99% aller Spam-, Malware- und Phishing-Versuche blockiert |
Google Workplace gibt es in vier Plänen: - Business Starter: 6 $ pro Benutzer/Monat und 30 GB Speicher - Business Standard: 12 $ pro Benutzer/Monat, ebenfalls 30 GB Speicher und zusätzliche Sicherheits-/Admin-Funktionen - Business Plus: 18 $ pro Benutzer/Monat, 5 TB Speicher und verbesserte Sicherheitsfunktionen - Enterprise: Unbegrenzter Speicher und erweiterte Kontrollen; Sie müssen jedoch die Vertriebsabteilung kontaktieren, um ein Angebot zu erhalten |
| Vorteile | Nachteile |
| - Zugang zu vielen einfach zu bedienenden Tools, mit denen Ihr Team wahrscheinlich bereits vertraut ist - Zugang zu Echtzeit-E-Mail/Analysen - Umfangreiches Unterstützungssystem und regelmäßige Updates - Synchronisiert sich mit praktisch allem - Kontoadministratoren ermöglichen die automatische Weiterleitung von E-Mails für Benutzer |
- Keine Desktop-Apps - Die Tools selbst können im Vergleich zu speziellen Alternativen (d.h. Google Meet vs. Zoom) enttäuschend sein - Die ständige Einführung von Updates, Namensänderungen und neuen Produkten macht es schwierig, den Überblick zu behalten |
Wenn Sie sich für diese Option entscheiden, sehen Sie sich an, wie Sie ein Google Workspace-Konto einrichten.
Yahoo Mail Pro
Im Jahr 2017 als Teil der Überholung des Unternehmens veröffentlicht, fungiert Yahoo Mail Pro als verbesserte Version der kostenlosen Version. Die Hauptunterschiede sind die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Domain-Adresse zu erstellen und die Entfernung von Werbung. Ein Bereich, in dem es ernsthaft mangelhaft ist, ist die Sicherheit. Im Gegensatz zu einigen anderen beliebten E-Mail-Diensten hat Yahoo Mail Pro keine Anmeldewarnungen. Wenn also jemand auf der anderen Seite der Welt versucht, Ihr Konto mit Gewalt zu hacken, werden Sie niemals benachrichtigt.
| Hauptmerkmale | Preise |
| - 24/7 Kundenservice - Schnellere Ladezeiten im Vergleich zu Yahoo Mail - Keine Kontolöschung mehr nach 90 Tagen Inaktivität - Keine Werbung - 1 TB Speicherlimit, 25 MB Anhangsgrenze |
- 3,49 $ pro Monat für einen Benutzer |
| Vorteile | Nachteile |
| - Kundenservice jederzeit einfach verfügbar, Tag oder Nacht, jede Woche - Keine aufdringlichen Anzeigen mehr - E-Mails öffnen jetzt schneller, da es keine Werbung gibt - Überraschend gut darin, Spam zu identifizieren, sogar besser als Gmail |
- Sehr rudimentär im Vergleich zu anderen kostenpflichtigen Optionen - Häufige Abstürze von Kalender und Kontakten auf Mobilgeräten - Wie in der kostenlosen Version können Sie keine Unterordner erstellen, was schnell zu einem unübersichtlichen Posteingang führen kann. - Keine Warnungen bei Anmeldeversuchen |
Zoho Mail Premium
Wie der Name schon sagt, bietet Zoho Mail Premium alles, was die kostenlose Version bietet, nur besser. Es gibt drei Stufen, für die Sie zusätzliche Speicherkapazitäten von 30 bis 100 GB wählen können. Die Anhangsgrenzen steigen ebenfalls drastisch von 500 MB auf bis zu 1 GB. Noch wichtiger ist, dass sowohl die Premium- als auch die Workplace-Pläne eine Reihe zusätzlicher Funktionen bieten.
| Hauptmerkmale | Preise |
| - Spamfilter, Mailfilter und mobile Apps - Die Benutzeroberfläche umfasst einen Kalender, Notizen, Aufgabenmanager und ein Kontaktportal - Mehrere verschiedene Arten von Kollaborationstools enthalten - Administratoren können verwalten, wer welche Konten verwendet und Berechtigungen für das, was sie tun können, festlegen |
- Mail Premium: 4 $/Monat pro Benutzer, kommt mit E-Mail-Backup und ermöglicht größere Anhänge - Workplace: Beginnt bei 3 $/Monat und hat Zugriff auf die gesamte Kommunikationssuite mit geschäftlichen E-Mails und Online-Office-Apps |
| Vorteile | Nachteile |
| - Sehr zuverlässige und saubere Benutzeroberfläche - E-Mails können einfach markiert und sortiert werden - Verschlüsselte E-Mail-Sicherheit, avancierte Spamfilterung und Malwareerkennung - Zwei-Faktor-Authentifizierung - 24/7 Telefonunterstützung |
- Kein Live-Chat - Eingeschränkte Software-Integrationen |
ProtonMail Professional
ProtonMail ist eine einfache Empfehlung für diejenigen, die sich um ihre Online-Privatsphäre sorgen. Im Gegensatz zu den meisten der aufgelisteten Optionen müssen Sie keine persönlichen Informationen angeben, um sich anzumelden. Es ist völlig anonym. ProtonMail verwendet außerdem eine End-to-End-Verschlüsselung, sodass niemand außerhalb von Ihnen und dem Empfänger auf die Inhalte zugreifen kann. Dazu gehört auch ProtonMail selbst.
| Hauptmerkmale | Preise |
| - 5 GB Speicher pro Benutzer - Zwei benutzerdefinierte Domains - Unbegrenzte benutzerdefinierte Ordner und Filter - Überdurchschnittliche Sicherheits- und Datenschutzstandards |
- Profi-Plan: 8 $/Monat pro Benutzer - Enterprise-Plan: Sie müssen die Verkaufsabteilung von ProtonMail kontaktieren, um ein Angebot zu erhalten |
| Vorteile | Nachteile |
| - Sie können alle Sitzungen einsehen, die in Ihr Konto eingeloggt sind, und es gibt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung - Sie erhalten einen speziellen Verschlüsselungsschlüssel, der sicherstellt, dass nur Ihre Empfänger Ihre E-Mails lesen können - Zugang zu ProtonVPN auf Anfrage für eine höhere Sicherheit über Internetverkehr (mit Enterprise-Plan) - Benutzerdefinierte Integrationen (mit Enterprise-Plan) |
- Kleines Speicherkontingent |
Vergleichstabelle der kostenlosen und kostenpflichtigen Geschäft E-Mail-Optionen
| Speicher | Anzahl der Konten | Sicherheit | Preis | |
| Gmail | 30 GB Speicher 50 MB Anhangsgrenze |
1, kann jedoch mehr hinzugefügt werden | 2F-Authentifizierung Warnungen bei Anmeldeversuchen Intelligente Spam-Filterung |
0 $ für einen Benutzer 6 $/Monat pro Benutzer darüber hinaus |
| Google Workspace | Business Starter - 30 GB Speicher Business Standard - 2 TB Speicher Business Plus - 5 TB Speicher |
1 - 300 | 2F-Authentifizierung Alarmzentrum: Benachrichtigungen bei potenziellen Sicherheitsproblemen Passwortüberwachung und -stärkekontrolle SSL-Verschlüsselung |
Business Starter Business Standard Business Plus |
| Yahoo Mail | 1 TB Speicher 25 MB Anhangsgrenze |
1 | Spam-Filter SSL-Verschlüsselung |
0 $, muss jedoch auf Pro upgraden oder 12 $/Jahr für E-Mail-Weiterleitung bezahlen |
| Yahoo Mail Pro | 1 TB Speicher 25 MB Anhangsgrenze | 1 | Tolle Spam-Filterung | 3,49 $/Monat pro Benutzer |
| Zoho Mail Lite | 5 GB Speicher pro Benutzer 250 MB Anhangsgrenze |
5 | 2F-Authentifizierung Intelligente Spam-Filter Malware-Schutz Verschlüsselte E-Mail-Sicherheit |
Kostenlos |
| Zoho Mail Premium | 50 GB Speicher pro Benutzer 500 MB Anhangsgrenze |
Unbegrenzt | 2F-Authentifizierung Intelligente Spam-Filter Malware-Schutz Verschlüsselte E-Mail-Sicherheit |
4 $/Monat pro Benutzer für den Premium-Plan 3 $/Monat pro Benutzer für den Workplace-Plan |
| ProtonMail | 500 MB Speichergrenze (kann mit ProtonMail Plus erhöht werden) | 1 | 2F-Authentifizierung Ende-zu-Ende-E-Mail-Verschlüsselung |
Kostenlos, kann jedoch auf ProtonMail Plus für 5 $/Monat upgraden |
| ProtonMail Professional | 5 GB Speichergrenze/pro Benutzer | Unbegrenzt | Überwachung von angemeldeten Sitzungen 2F-Authentifizierung Ende-zu-Ende-E-Mail-Verschlüsselung |
8 $/Monat pro Benutzer |
Es gibt etwas Wichtiges, das Sie bei der Auswahl eines Pakets beachten sollten: Ihre Entscheidung muss nicht für immer sein. Wenn das, was Sie erhalten, nicht dem entspricht, was Sie erwartet haben, oder sich die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ändern, können Sie in Zukunft immer zu einem anderen Anbieter wechseln. Nachdem Sie Ihre Entscheidung für einen Anbieter getroffen haben, ist eine effektive Verwaltung des Kontos entscheidend, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen.
Wie man eine Geschäfts-E-Mail effektiv verwaltet: Beste Praktiken, die Sie anwenden sollten
Die Auswahl des E-Mail-Anbieters war der einfache Teil. Zu lernen, wie man Ihre Geschäfts-E-Mail effektiv verwaltet, wird etwas schwieriger sein. Das liegt daran, dass Ihre täglichen E-Mail-Bedürfnisse je nach Branche, Rolle und Unternehmensgröße sehr unterschiedlich aussehen können als die anderer.
Es gibt jedoch einige bewährte Verfahren, die wir teilen können, damit Ihre Geschäftskommunikation reibungsloser verläuft. Lassen Sie uns mit dem wichtigsten von ihnen beginnen:
In einen guten Desktop-E-Mail-Client investieren
Sie sind wahrscheinlich jemand, der regelmäßig mehrere E-Mail-Adressen (beruflich und privat) nutzt. Reisen gehört zu Ihrem Alltag, um Kunden und Investoren überall zu treffen. Wichtige E-Mails und Dokumente werden jeden Tag gesendet und empfangen. Sie haben keine Zeit, um eine unintuitive Benutzeroberfläche zu verstehen.
Am wichtigsten ist, dass Ihre Geschäfts- und persönliche Reputation davon abhängt, wie gut Sie die Sicherheit sensibler Informationen gewährleisten.
Unabhängig davon, welchen E-Mail-Anbieter Sie haben, kann der Mailbird E-Mail-Client alle Schwächen beseitigen.
Zum Beispiel werden Sie in der Lage sein:
- E-Mail-Konten zu organisieren. Mit Mailbird können Sie Posteingänge, Ordner, Kalender und Kontaktlisten aus verschiedenen E-Mail-Konten in einer sauberen Oberfläche konsolidieren.
- Ihr Layout anzupassen. Sie können aus einem hellen oder dunklen Farbschema, integrierten und benutzerdefinierten Hintergründen, benutzerdefinierten Sounds wählen und es bietet sogar mehrsprachige Unterstützung.
- Schnellere Aufgaben mit Tastenkombinationen auszuführen. Der Client hat Tastenkombinationen mit Befehlen, die identisch mit G Suite-Anwendungen sind.
- Weniger Zeit mit Ihrem Posteingang zu verbringen. Sie können problemlos benutzerdefinierte Filter und Regeln einrichten. Der Client sortiert dann eingehende E-Mails automatisch in die entsprechenden Ordner für Sie.
- Mit allen gängigen Produktivitätsanwendungen zu integrieren. Einige Beispiele sind Asana, Slack, Dropbox, praktisch alles von Google und vieles mehr.
- Einfach von Newslettern abzumelden. Die Abmeldefunktion wurde an den oberen Rand der E-Mail verschoben, wodurch die Gefahr verringert wird, einen irreführenden Link zu klicken.
- E-Mails zurückzuziehen, die Sie versehentlich gesendet haben. Mit der Schaltfläche "Senden rückgängig machen" von Mailbird können Ihre Fehler rückgängig gemacht werden.
- Zu sehen, wer Ihre E-Mails gelesen hat. Die E-Mail-Tracking-Funktion ermöglicht es Ihnen, genau zu sehen, wer Ihre E-Mails wann geöffnet hat.
- Ihre vollständige Privatsphäre zu genießen. Mailbird respektiert die Privatsphäre Ihrer Daten und E-Mails, was bedeutet, dass es niemals den Inhalt Ihrer E-Mails lesen, sammeln oder teilen wird.
So gut einige der E-Mail-Anbieter sind, bieten die zusätzlichen Tools von Mailbird Ihnen eine unglaubliche Kontrolle über Ihr E-Mail-Management.
Für eine ausführlichere Erklärung, wie ein E-Mail-Client wie Mailbird Ihr E-Mail-Erlebnis verbessern kann, lesen Sie unseren Blogbeitrag über die besten E-Mail-Dienste für Unternehmen.
Legt eine bestimmte E-Mail-Zeit fest
Die Stunden, die Sie mit dem Überprüfen Ihres Posteingangs verbringen, sind von produktiven Aktivitäten wie dem Wachstum Ihres Unternehmens abgezogen. Es besteht eine gute Chance, dass viele dieser E-Mails überhaupt keine Aufmerksamkeit von Ihnen erfordern. Wahrscheinlicher ist, dass der ständige Klang der Benachrichtigungen nichts als Ablenkung ist.
Um Ihre Zeit besser zu nutzen, wählen Sie spezifische Zeitblöcke aus, um Ihren Posteingang zu überprüfen. Es können 15-minütige Intervalle alle paar Stunden oder ein dreistündiges Zeitfenster jeden Tag nach dem Mittagessen sein. Stellen Sie nur sicher, dass Sie dabei bleiben. Stellen Sie auch sicher, dass Ihr Team weiß, was Sie planen. Wenn sie beispielsweise Ihre Genehmigung für etwas Geringes benötigen, können sie mit einer Antwort von Ihnen während der festgelegten Zeitrahmen rechnen. Wenn es einen Notfall gibt, der unbedingt Ihre Aufmerksamkeit erfordert, können sie Sie direkt anrufen.
Ihre Whitelist und Blacklist regelmäßig aktualisieren
Ihr Geschäfts-E-Mail-Konto wird ein attraktives Ziel für viele Online-Betrüger und Hacker sein. Die Einrichtung von Multi-Faktor-Authentifizierung, starken Passwörtern und ständig aktualisierten Sicherheitsprotokollen für Mitarbeiter sind großartige Möglichkeiten, um einen Sicherheitsvorfall zu verhindern.
Eine weitere Maßnahme, die Sie ergreifen können, ist die Einrichtung einer Whitelist und Blacklist. Eine Whitelist ist für sichere Absender oder Websites, während eine Blacklist für spammige oder verdächtige Absenderkonten und Websites gedacht ist.
Lesen Sie unseren Artikel über Whitelistungen für weitere Informationen zu diesem Thema.
Nutzen Sie großzügig intelligente Ordner und Filter
Wenn Sie mehr als ein E-Mail-Konto verwalten, ist die Einrichtung von intelligenten Ordnern und Filtern ein Muss. Damit sparen Sie wöchentlich Stunden, da E-Mails automatisch in die entsprechenden Ordner gesendet werden. Wie Sie dies erreichen, hängt von dem E-Mail-Anbieter oder -Client ab, den Sie verwenden, aber sie sind eines von vielen Werkzeugen, die Sie benötigen, um Ihren Posteingang ordnungsgemäß zu verwalten.
Verwenden Sie Vorlagen, wann immer Sie können
Realistisch gesehen wird die Mehrheit der E-Mails, die Sie und Ihr Team versenden, in eine von vier Kategorien fallen: jemandem erreichen, um Klarstellung bitten, eine Ankündigung machen oder auf eine Frage antworten.
Die Einzelheiten einer E-Mail können sich ändern, aber das Format wahrscheinlich nicht. Warum also nicht ein paar Vorlagen erstellen, anstatt für jede Antwort eine maßgeschneiderte E-Mail zu schreiben? So sparen Sie sich Zeit, indem Sie nur die Details der Kommunikation ändern. Noch besser, es kann Ihrem Team helfen, eine einheitlichere Markenstimme für Kunden oder Dritte zu bieten, mit denen Sie online interagieren.
Fazit
E-Mail zu haben ist ein grundlegender Bestandteil eines Geschäftsplans. Die Vorteile, die sie bieten kann, gehen über das Sofortige hinaus und können das zukünftige Wachstumspotenzial prägen.
Eine Geschäfts-E-Mail zu erstellen ist nicht schwer, aber es gibt viele kostenlose und kostenpflichtige Optionen. Wichtig ist, dass der Anbieter, den Sie wählen, mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens in dieser Wachstumsphase übereinstimmt.
Sobald Sie einen E-Mail-Dienstanbieter ausgewählt und Ihr Konto eingerichtet haben, besteht der nächste Schritt darin, es zu optimieren. Einige der besten Praktiken, die wir dafür behandelt haben, sind, jeden Tag eine bestimmte Zeit für E-Mails einzuplanen, Whitelists und Blacklists zu erstellen, Filter zu verwenden und Vorlagen für Sie und Ihr Team bereitzuhalten.
Die stärkste Empfehlung, die wir geben können, ist, in einen E-Mail-Client zu investieren. Das liegt daran, dass Sie dadurch die volle Kontrolle über Ihre Geschäftsmail erhalten, sowohl über den Eingang (Filter, Informationen und Verwaltung) als auch über den Ausgang (wie und wann E-Mails gesendet werden, Nachverfolgung und Überwachung aller Kommunikationen).
Gehen Sie über die Erstellung eines einfachen Kommunikationswerkzeugs für Ihr Unternehmen hinaus. Bringen Sie Balance, Zuverlässigkeit und eine positive Erfahrung in Ihr E-Mail-Management.
FAQ
Wie bekomme ich eine Geschäfts-E-Mail?
Es gibt viele E-Mail-Dienste, die verschiedene Optionen anbieten, von denen einige kostenlos sind. Sie können „Geschäfts-E-Mail erhalten“ in eine Suchleiste eingeben und finden mehrere Anleitungen dafür. Der eigentliche Trick besteht darin, herauszufinden, was Sie von Ihrer Geschäfts-E-Mail benötigen. Selbst etwas So Einfaches wie der Wunsch nach einer eigenen, gebrandeten Domain im E-Mail-Adresse schränkt mindestens die Hälfte Ihrer Optionen ein. Es wird empfohlen, eine detaillierte Liste mit allem zu erstellen, was Sie für Ihr Unternehmen benötigen könnten. Achten Sie besonders auf Speicheranforderungen, die Anzahl der Benutzer, das Niveau und die Benutzerfreundlichkeit der App-Integration sowie Sicherheitsfunktionen. Sobald Sie Ihre Liste haben, können Sie nachsehen, welches am besten zu Ihren aktuellen und zukünftigen Geschäftsbedürfnissen passt.
Gibt es eine Möglichkeit, eine kostenlose Geschäfts-E-Mail zu erhalten?
Ja, die gibt es. Mehrere kostenpflichtige E-Mail-Dienste bieten eine kostenlose Stufe an. Damit können Sie den Domainnamen auf den Ihrer Firma ändern. Funktionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und integrierte Kalender, gemeinsame Laufwerke und andere Funktionen können ebenfalls enthalten sein. Der Haken ist, dass die Anzahl der Benutzer für ein Geschäftskonto bei kostenlosen Konten normalerweise sehr niedrig ist. Auch die Gesamt- und Anhangspeicherlimits sind sehr niedrig, was bedeutet, dass es nicht lange dauern wird, bis Sie das Limit erreichen.
Wie schreibe ich eine Geschäfts-E-Mail?
Das Schreiben einer geschäftlichen oder professionellen E-Mail ist alles eine Frage der Kommunikation des Werts Ihres Unternehmens oder Ihrer Dienstleistungen so prägnant wie möglich. Sie haben keine zweite Chance, einen Eindruck zu hinterlassen, daher ist es wichtig, mit dieser ersten E-Mail den richtigen Ton zu treffen. Tatsächlich kann das Schreiben des Inhalts in fünf Schritte untergliedert werden: 1. Den Text erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie klar sind, warum Sie die E-Mail senden und was Sie vom Leser erwarten. 2. Den Text bearbeiten. Lesen Sie das, was Sie geschrieben haben, erneut. Versuchen Sie, Wege zu finden, es kürzer zu machen, wenn möglich, während Ihre Botschaft klar bleibt. Denken Sie daran, niemand möchte einen Roman in seinem Posteingang. 3. Eine Signatur hinzufügen. Die Personalisierung von Geschäfts-E-Mails erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachricht im Gedächtnis Ihrer Leser bleibt. Die meisten Menschen erhalten täglich Dutzende von E-Mails, daher ist es wichtig, dass Ihre heraussticht. 4. Den Empfänger/die Empfänger hinzufügen. Der Grund, warum dies an vierter Stelle steht, ist, dass Sie nicht versehentlich eine unvollständige oder nicht bearbeitete E-Mail senden möchten. Das ist nur eine Einladung, dass die Person Sie und Ihre Marke als unprofessionell ansieht. Einige E-Mail-Clients wie Mailbird verfügen über ein Undo-Senden-Tool, aber es ist besser, sich nicht zu oft darauf zu verlassen. 5. Ihre E-Mail senden oder planen. Die Zeitpläne Ihrer Leser, Kunden und sogar Teammitglieder stimmen möglicherweise nicht immer mit Ihren überein. Wenn Sie die Wahrscheinlichkeit einer Antwort erhöhen möchten, ist es am besten, eine E-Mail zu einem Zeitpunkt zu senden, von dem Sie wissen, dass Ihr Publikum sie am wahrscheinlichsten sehen wird. Wir haben einen Leitfaden erstellt, wie man eine professionelle E-Mail in fünf Schritten sendet. Schauen Sie sich das an!
Wie beende ich eine Geschäfts-E-Mail?
Das hängt wirklich davon ab, für wen die E-Mail bestimmt ist, warum sie gesendet wird und von Ihrer eigenen persönlichen Marke. Dieser ausgezeichnete Leitfaden von Grammarly zum Beenden von Geschäfts-E-Mails bietet eine umfassende Übersicht darüber, welcher Schluss für verschiedene Szenarien am besten geeignet ist.
