Ultieme Gids voor Zakelijke E-mail

Ultieme Gids voor Zakelijke E-mail
Ultieme Gids voor Zakelijke E-mail

E-mailadressen zijn gemakken die vrijwel iedereen gebruikt, maar weinigen waarderen. Daarom is het waarschijnlijk dat je je ogen rolt als je "krijg een zakelijke e-mail" ziet in een start-een-bedrijf gids. Wij weten dat wij dat vroeger deden.

Wat we met deze gids duidelijk willen maken is dat het hebben van een zakelijke e-mail van belang is voor het succes van uw onderneming. De voordelen die het biedt leggen de basis op manieren die je misschien niet verwacht.

Ook al gesproken in algemene termen, een dedicated e-mailadres voor uw bedrijf stelt u in staat om:

  • Uw inspanningen beter te branden
  • Een dedicated kanaal te creëren om met uw klanten te communiceren
  • Uw zakelijke communicatie te beveiligen
  • En uw webverkeer een boost te geven, aangezien uw adres hetzelfde zal zijn als uw domein

Het beste is dat, in tegenstelling tot veel andere essentiële zakelijke technologieën, het creëren van een professionele e-mail u niets hoeft te kosten. Eigenlijk kan het u niets kosten.

Sluit u bij ons aan voor deze diepgaande verkenning van alles wat met zakelijke e-mail te maken heeft. We zullen behandelen wat het is, hoe het uw bedrijf kan helpen, hoe u kunt beginnen, een overzicht van de meest populaire aanbieders, en nog veel meer.

Wat is een zakelijke e-mail?

Een zakelijke of professionele e-mailaccount is uitsluitend gemaakt voor een specifiek bedrijf. Ze worden doorgaans betaald en onderhouden door het bedrijf zelf en gebruikt voor zakelijke communicatie.

De meeste bevatten de naam van het bedrijf in het domein. Bijvoorbeeld, als ik bij bedrijf ABC werkte, zou mijn zakelijke e-mail isaac@abc.com kunnen zijn.

Hoe een formeel e-mailadres uw bedrijf kan helpen
Hoe een formeel e-mailadres uw bedrijf kan helpen

Verschillen Tussen Zakelijke en Persoonlijke E-mail

Zakelijke en persoonlijke e-mails worden beide gebruikt voor online communicatie. De eerste heeft echter verschillende unieke kenmerken.

icoon van een vingerafdruk
icoon van een vingerafdruk

Unieke domeinnaam. De meeste persoonlijke e-mailadressen hebben de domeinnaam van de e-mailprovider. Bijvoorbeeld, iedereen die ooit een e-mail heeft geregistreerd via Outlook zal @outlook.com achter hun gebruikersnaam hebben. Zakelijke e-mailadressen hebben daarentegen de namen van de bedrijven als hun domeinnamen.

Icoon van een professioneel gekleed persoon
Icoon van een professioneel gekleed persoon

Meer uniform en professioneel ogend. Omdat er zoveel mensen zijn die e-mailadressen registreren bij gratis providers, kan het moeilijk zijn om een unieke gebruikersnaam te vinden. Je zult waarschijnlijk veel persoonlijke e-mailadressen zien met cijfers of creatieve spelfouten. De meeste bedrijven hebben tussen de één en 100 werknemers, dus hun gebruikersnamen zijn meestal gewoon hun eigen namen of initialen, waardoor ze er meer uniform uitzien.

Icoon van een oog dat een map inspecteert met een vergrootglas
Icoon van een oog dat een map inspecteert met een vergrootglas

Gemakkelijker te vinden. Professionele e-mails worden vaak gebruikt voor carrièregerelateerde doeleinden. Dit betekent dat als je de loopbaan geschiedenis van een afzender wilt zien, je hun zakelijke e-mail in Google kunt typen voor een ruw overzicht van hun professionele geschiedenis.

Icoon van een hand die een zak met geld vasthoudt
Icoon van een hand die een zak met geld vasthoudt

Hebben meestal een bijbehorende kostprijs. De meeste gratis e-mailproviders zijn ernstig beperkt in wat je kunt doen. Dus, hoewel het mogelijk is om een gratis zakelijke e-mail te registreren, kiezen de meeste bedrijven voor een premium of betaalde versie.

Waarom een Zakelijke E-mail Registreren? Wat Zijn de Voordelen Voor Mij?

De voordelen van het registreren van een zakelijke e-mail gaan verder dan alleen een mooi uiterlijk. Er zijn veel voordelen die invloed kunnen hebben op uw bedrijf. Hier zijn er een paar:

Pictogram van een hand die een producttag vasthoudt
Pictogram van een hand die een producttag vasthoudt

Merkgelegenheid. Uw domeinnaam is een integraal onderdeel van het merk van uw bedrijf. Daarom moeten kansen om deze weer te geven altijd benut worden. Elke e-mail die door u of uw werknemers via een bedrijfs-e-mail wordt verzonden, is een kans om uw bedrijf bovenaan het denkregister van uw ontvanger te plaatsen.

Pictogram van een pc met wachtwoordscherm
Pictogram van een pc met wachtwoordscherm

Over het algemeen sterkere wachtwoorden. De schade die een hacker kan aanrichten door toegang te krijgen tot een zakelijke e-mailaccount is groot. Daarom staan veel zakelijke e-mailclients u toe om strikte beveiligingsbeleid te stellen met betrekking tot het type wachtwoorden en authenticatieprotocollen die werknemers moeten volgen.

Pictogram van een harde schijf die communiceert met de cloud
Pictogram van een harde schijf die communiceert met de cloud

Grotere opslagcapaciteit. Het aantal dagelijkse communicatie dat werknemers ontvangen is veel hoger dan iemand thuis. Daarom is de behoefte aan opslag met een zakelijke e-mail ook groter. De hoeveelheid extra opslag varieert afhankelijk van de e-mailclient en servicepakket, maar is bijna altijd groter dan wat gratis e-mailservices zoals Gmail bieden.

Pictogram van een e-mail die door een spamfilter gaat
Pictogram van een e-mail die door een spamfilter gaat

Meer kans om door spamfilters te komen. Hoewel nog niet universeel, wordt DMARC door steeds meer bedrijven aangenomen. Dat betekent dat als u koude e-mails verzendt vanuit uw persoonlijke e-mail in plaats van een zakelijke e-mail, de kans groot is dat deze in de spammap van de ontvanger belandt.

Betere administratie. De meeste zakelijke e-mailclients stellen de hoofdaccounthouder in staat om communicatie te archiveren die vanuit het bedrijfsdomein is verzonden. Dit biedt meer verantwoordelijkheid over wat er wordt verzonden en naar wie.

Pictogram van een persoon die naar een doel stijgt
Pictogram van een persoon die naar een doel stijgt

Makkelijker om op te schalen. Een andere persoon aan een zakelijke e-mail toevoegen is eenvoudig. Registreer eenvoudig hun naam @bedrijfsnaam.com. Echter, het aanmaken van nieuwe persoonlijke e-mails voor nieuwe werknemers kan een nachtmerrie worden naarmate uw bedrijf groeit. De communicatie is dan niet gecentraliseerd, waardoor er mogelijkheden voor beveiligingsrisico's ontstaan.

Pictogram van een vriendelijke vrouw
Pictogram van een vriendelijke vrouw

Duidelijker wie de e-mail verstuurt. Werkt u bij Google of Verizon? De meeste mensen gaan ervan uit dat de persoon die een zakelijke e-mail verstuurt, bij het bedrijf in de domeinnaam werkt. Het versturen van een verkoopvoorstel naar een prospect zal veel duidelijker zijn als u dit verstuurt vanuit een adres dat de naam van uw bedrijf in het domein heeft, in plaats van iets als andrewj@comcast.net.

Pictogram van de weegschaal van justitie
Pictogram van de weegschaal van justitie

Nodig om CAN-SPAM-overtredingen te voorkomen (als u een op de VS gebaseerde marketeer bent). Als u van plan bent koude e-mails naar potentiële leads te sturen, moet u een manier bieden voor uw ontvangers om zich af te melden. Persoonlijke e-mailadressen hebben deze functie niet; alleen aangepaste e-mailadressen hebben dat wel. Het overtreden van deze wet kan leiden tot boetes.

Dit zijn slechts enkele van de algemene voordelen die voortkomen uit het hebben en gebruiken van een professionele e-mail in plaats van een persoonlijke.

Heeft u een zakelijke of persoonlijke e-mail nodig?

We hebben uitgebreid geschreven over waarom een zakelijke e-mail voordeliger is dan een persoonlijk account. Het is echter niet strikt vereist. Om het te verduidelijken, het hangt af van uw zakelijke behoeften, maar als u het niet zeker weet, doorloop dan de checklist hieronder.

Pictogram van drie professionals
Pictogram van drie professionals

Werkt uw bedrijf of heeft het plannen om meer dan drie mensen aan te nemen?

Hoe meer mensen er in uw bedrijf zijn, hoe groter de kans dat iemand wordt gehackt. De meeste aanbieders van zakelijke e-mail stellen u in staat om beveiligingsprotocollen te standaardiseren, en als iemand wordt gehackt, kunt u zien waar de inbreuk vandaan kwam.

Pictogram van een beleid
Pictogram van een beleid

Plant u e-mail marketing te gebruiken?

Hoewel de CAN-SPAM Act slechts echt afdwingbaar is in de VS, is het een goede gewoonte om altijd een afmeldknop te hebben, omdat e-mailclients zoals Gmail u ZULLEN bestraffen als uw communicatie te vaak als spam wordt gerapporteerd.

Pictogram van een datamap
Pictogram van een datamap

Verzendt of ontvangt u gevoelige gegevens of informatie via e-mail?

Juridische zorgvuldigheid vereist dat u er alles aan doet om de veiligheid van de informatie van uw klanten te waarborgen. Aangezien de meeste persoonlijke e-mailaccounts niet beschikken over verbeterde beveiligingsfuncties, tellen ze niet mee.

Pictogram van een geslaagde beveiligingscontrole
Pictogram van een geslaagde beveiligingscontrole

Is verantwoordingsplicht belangrijk voor uw bedrijf?

Zakelijke e-mailclients stellen u in staat om gemakkelijk belangrijke communicatie tussen werknemers en klanten te archiveren en bij te houden. Persoonlijke accounts hebben deze functie ook, maar u kunt niet in bulk archiveren.

Pictogram van twee mensen die communiceren
Pictogram van twee mensen die communiceren

Zal e-mail de belangrijkste communicatie zijn tussen u en uw klanten?

Als dat zo is, raden we sterk aan over te schakelen naar een bedrijfs-e-mail. De meeste zakelijke e-mailclients stellen u in staat om e-mails naar honderden mensen tegelijk te versturen. Bovendien is de kans kleiner dat u in een spambak terechtkomt.

Pictogram van een oog
Pictogram van een oog

Werkt u actief aan het vergroten van uw merkzichtbaarheid?

Het laten verschijnen van uw domeinnaam in elke communicatie is een gemakkelijke (en goedkope) manier om uw naam bekend te maken.

Pictogram van informatie die wordt vastgelegd
Pictogram van informatie die wordt vastgelegd

Plant u inhoudmarketing te gebruiken?

Sommige aanbieders hebben een e-mailtrackingfunctie. Hiermee kunt u een goed idee krijgen van de open rates van uw inhoud.

Pictogram dat vertrouwen vertegenwoordigt
Pictogram dat vertrouwen vertegenwoordigt

Probeert u vertrouwen op te bouwen met uw publiek?

Als u zich in een competitieve markt bevindt, hebt u alle kansen nodig om het vertrouwen van klanten op te bouwen. Vaak is de enige factor die een klant ervan weerhoudt naar uw concurrent te gaan een beetje vertrouwen. En raadt u eens, volgens een GoDaddy-enquête, zegt 75% van de consumenten dat professionele e-mailadressen essentieel zijn voor vertrouwen.

Het hebben van een bedrijfs-e-mail is geen vereiste. Maar, het is bijna altijd voordelig om er een te gebruiken in plaats van een persoonlijke e-mail voor zakelijke doeleinden. Dat gezegd hebbende, laten we de stappen doornemen die u moet volgen als u een account wilt aanmaken.

Hoe een zakelijke e-mail te maken

Het is niet moeilijk en kan worden opgedeeld in een drie-stappen proces:

  1. Kies een e-mailserviceprovider. Er zijn veel gratis en betaalde opties. Elke optie biedt een andere combinatie van beveiliging, opslag en geavanceerde functies.
  2. Maak een aangepast adres voor uw bedrijf. U moet meestal bij uw bedrijfsnaam blijven. Maar als het te lang is of al in gebruik, is het misschien het beste om een extra woord of acroniem toe te voegen. Zorg er gewoon voor dat iedereen die een e-mail van u ontvangt, kan zien van welk bedrijf u afkomstig bent.
  3. Stel uw zakelijke adres in en verbind het. Nadat u een e-mailprovider en domeinnaam hebt gekozen, is het tijd om alles samen te voegen. De meeste e-mailproviders hebben instructies over hoe u uw nieuwe zakelijke e-mailadres kunt instellen. Een rondleiding door de functies wordt meestal ook gegeven. Begin daarna met het integreren van al uw ondersteunde productiviteitsapps. Het is beter om dit nu aan het begin van het account te doen om ervoor te zorgen dat er niets wordt vergeten.

Nu we de stappen weten die nodig zijn om uw nieuwe zakelijke e-mail te maken, is het tijd om naar de te kiezen opties te kijken.

Welke E-mailprovider is het Beste voor Bedrijven?

Het definitieve antwoord op deze vraag hangt echt af van de behoeften van uw bedrijf en of u het hebt over gratis versus betaalde opties. Over het algemeen zijn er echter enkele belangrijke overwegingen om rekening mee te houden.

We hebben een diepgaand blogbericht geschreven over hoe u een e-mailprovider kunt kiezen, dus we zullen hier niet te diep op ingaan. In plaats daarvan zullen we kort bespreken waar u op moet letten.

Hoe kies je een e-mailclient?

Hoe functioneel is het? Kun je er basically mee doen wat je nodig hebt? Bijvoorbeeld, ben je van plan veel te coördineren met medewerkers en klanten online? Als dat zo is, heb je een robuuste e-mailbeheersfunctie nodig om binnenkomende en uitgaande communicatie eenvoudig te volgen, categoriseren en plannen.

Is het gebruiksvriendelijk? Alle functies ter wereld betekenen niets als je ze niet kunt vinden. Een gebruikersinterface die je gemakkelijk kunt begrijpen en gebruiken is essentieel.

Heeft het multi-factor authenticatie (MFA)? Helaas zijn zakelijke e-mailaccounts een waardevol doelwit voor veel hackers. Met zoveel waardevolle en gevoelige gegevens is het belangrijk dat het account veilig blijft. Een eenvoudig wachtwoord systeem is niet genoeg, aangezien dit gemakkelijk te kraken is met een brute-force aanval. MFA daarentegen is 99% veiliger volgens Microsoft.

Welke opslagmogelijkheden biedt het? Als je van plan bent veel zakelijke en organisatorische communicatie te doen, heb je ergens nodig om al de bestanden op te slaan. Zonder voldoende plekken om je bestanden digitaal te huisvesten, zul je constant moeten beslissen welke belangrijke documenten je permanent moet verwijderen om ruimte te maken voor een nieuw document.

Ondersteunt het productiviteits-add-ons of biedt het robuuste aanpassingsmogelijkheden? Jouw bedrijf is uniek, net als de behoeften ervan. Je zult een commerciële ESP gebruiken, maar als het in staat is om add-ons te ondersteunen en gemakkelijk aanpasbaar is, kun je het altijd vormen naar wat je nodig hebt. Hoe zit het met de gebruikersondersteuning? Dingen gaan stuk; dat is een deel van het leven. Wat telt is hoe snel het kan worden gerepareerd. Sterke gebruikersondersteuning betekent dat, ongeacht het probleem, je altijd op de hoogte zult worden gehouden en geïnformeerd over hoe het te verhelpen.
Hoe kies je een e-mailclient? Hoe functioneel is het? Kun je er basically mee doen wat je nodig hebt? Bijvoorbeeld, ben je van plan veel te coördineren met medewerkers en klanten online? Als dat zo is, heb je een robuuste e-mailbeheersfunctie nodig om binnenkomende en uitgaande communicatie eenvoudig te volgen, categoriseren en plannen. Is het gebruiksvriendelijk? Alle functies ter wereld betekenen niets als je ze niet kunt vinden. Een gebruikersinterface die je gemakkelijk kunt begrijpen en gebruiken is essentieel. Heeft het multi-factor authenticatie (MFA)? Helaas zijn zakelijke e-mailaccounts een waardevol doelwit voor veel hackers. Met zoveel waardevolle en gevoelige gegevens is het belangrijk dat het account veilig blijft. Een eenvoudig wachtwoord systeem is niet genoeg, aangezien dit gemakkelijk te kraken is met een brute-force aanval. MFA daarentegen is 99% veiliger volgens Microsoft. Welke opslagmogelijkheden biedt het? Als je van plan bent veel zakelijke en organisatorische communicatie te doen, heb je ergens nodig om al de bestanden op te slaan. Zonder voldoende plekken om je bestanden digitaal te huisvesten, zul je constant moeten beslissen welke belangrijke documenten je permanent moet verwijderen om ruimte te maken voor een nieuw document. Ondersteunt het productiviteits-add-ons of biedt het robuuste aanpassingsmogelijkheden? Jouw bedrijf is uniek, net als de behoeften ervan. Je zult een commerciële ESP gebruiken, maar als het in staat is om add-ons te ondersteunen en gemakkelijk aanpasbaar is, kun je het altijd vormen naar wat je nodig hebt. Hoe zit het met de gebruikersondersteuning? Dingen gaan stuk; dat is een deel van het leven. Wat telt is hoe snel het kan worden gerepareerd. Sterke gebruikersondersteuning betekent dat, ongeacht het probleem, je altijd op de hoogte zult worden gehouden en geïnformeerd over hoe het te verhelpen.

De meeste e-mailserviceproviders bieden de meeste bovenstaande functies aan. De mate waarin elk wordt ondersteund, is het belangrijkste verschil tussen hen. Wat je moet bepalen is welke mix het beste past bij jouw behoeften.

Overzicht van Top Gratis en Betaalde Zakelijke E-mailproviders

De meeste e-mailproviders hebben zowel gratis als premium plannen. Hoewel de kernservices meestal hetzelfde zijn, zijn er enkele belangrijke verschillen:

Vergelijking van Gratis versus Betaalde Plannen

Kenmerk Gratis Plan Betaald Plan
Privacy Weinig tot geen voor de meeste providers; het verkopen van uw gegevens is doorgaans hoe deze providers geld verdienen. De meeste betaalde plannen VERZAMELEN uw gegevens NIET.
Advertenties Verwacht veel advertenties te zien. Totaal advertentievrij
Aantal gebruikers 1 - 3 gebruikers Kan variëren van 3 extra gebruikers tot het hele bedrijf
Opslag Kleine totale opslaglimiet en bijlagenlimiet Grotere totale opslag plus toegang tot cloudopslag
Integratie & aanpassing Weinig tot geen integratie- en aanpassingsmogelijkheden Over het algemeen een veel hogere mate van integratie en aanpassingsmogelijkheden
Kosten Kost niks Premium plannen vereisen meestal maandelijkse of jaarlijkse abonnementen.
Ondersteuning De meeste gratis plannen bieden op zijn best alleen ondersteuning via e-mail op werkdagen. Antwoorden duren meestal 24+ uur. Veel hogere mate van ondersteuning, meestal met een live vertegenwoordiger en op elk moment van de dag/elke dag

Top 5 Gratis Zakelijke E-mail Providers

Als je een krap budget hebt of niet zeker weet wat je exacte zakelijke behoeften zijn als het gaat om e-mail, is het misschien het beste om voor een gratis optie te kiezen. Veel van de genoemde opties hebben een premium plan. Dus, als je echt een bepaalde optie leuk vindt, kun je altijd later besluiten om van plan te veranderen.

Gmail

Gmail logo
Gmail logo

Gmail behoeft weinig introductie en blijft de koning van e-mailplatforms met zijn 1,5 miljard actieve gebruikers en 43% marktaandeel. Het ontvangt regelmatige updates, heeft tweefactorauthenticatie en kan vrijwel met alles integreren.

Je kunt je domein gratis met Gmail koppelen, hoewel het beperkt is tot één account en enige technische kennis van jouw kant vereist. Houd er rekening mee dat het, naast het eerste account, ? per maand/per gebruiker kost op Google Workspace.

Hoofdfunctie Prijs
- Intelligente zoeksuggesties

- Automatische e-mailfiltering

- Tweefactorauthenticatie

- 30 GB opslaglimiet. 50 MB bijlage limiet

- Integreert met vrijwel alles
- Gratis, zolang je jezelf beperkt tot één account

- ? per maand per account voor elke gebruiker na de eerste
Voordelen Nadelen
- Regelmatige updates

- Slimme spam- en malwarefilters

- Tweefactorauthenticatie

- Gemakkelijke integratie met andere Google-apparaten en applicaties

- Domeinnaam kan worden gewijzigd als deze is gekoppeld
- Kosten kunnen snel oplopen als je van plan bent een groot personeel te hebben
- Beperkte opslag

- Wees voorbereid op veel gerichte advertenties

- Het kan moeilijk zijn om je gratis aangepaste domein in te stellen

AOL Mail

AOL Mail logo
AOL Mail logo

Waarschijnlijk de eerste e-mailprovider voor veel vroege internetgebruikers, bestaat AOL Mail sinds het begin van de jaren '90. Ondanks zijn leeftijd is het nooit echt populair geworden zoals sommige van de anderen op deze lijst. Bij de laatste telling in 2015 had AOL ongeveer 174 miljoen gebruikers wereldwijd.

Net als Gmail biedt AOL Mail gebruikers intelligente spamfilters die het risico op malware-infectie verminderen. Het was vroeger een populaire keuze voor bedrijven, omdat het gratis een aangepaste domeinnaam toestond. Deze service is echter in 2016 geannuleerd.

Hoofdfunctie Prijs
- Virus- en spambescherming

- Auto-spellingcontrole

- 250 GB opslaglimiet, 25 MB bijlage limiet

- Kan worden gekoppeld aan andere e-mailserviceproviders zoals Hotmail en Gmail
- Gratis, als je een AOL-licentie hebt. Als je die niet hebt, kost het ?,49 per maand per gebruiker
Voordelen Nadelen
- Grote opslaglimiet

- Eenvoudige interface

- Ingebedde links moeten door de gebruiker worden geactiveerd, wat een extra beveiligingslaag toevoegt tegen phishing- en malware-aanvallen

- Elke keer dat je een bericht ontvangt, krijg je de nostalgische "Je hebt post!" melding
- Je zult regelmatig advertenties zien

- Als je een lange pauze van je account neemt (90 dagen), loopt je risico dat het permanent wordt verwijderd

- Beperkte domeinpersonalisatie (je kunt alleen kiezen uit @aol.com, @love.com, @ygm.com, @games.com en @wow.com)

- Functies zijn vrij basis

Yahoo Mail

Yahoo! logo
Yahoo! logo

Een andere oude favoriet, Yahoo Mail bestaat bijna 30 jaar. Net als AOL Mail worden er voortdurend functies toegevoegd om de stabiliteit, efficiëntie en prestaties te verbeteren. In 2021 nam het bedrijf een controversiële beslissing om e-mail doorstuurmogelijkheden van gratis accounts te verwijderen.

Hoofdfunctie Prijs
- Schone interface

- Goed niveau van beveiliging

- Ongelooflijke opslagcapaciteit, 25 MB bestand bijlage limiet

- Tal van extra functies
- Gratis, maar als je iets basis wilt doen
zoals e-mails doorsturen, heb je Yahoo Mail Pro nodig
of moet je ? per jaar betalen voor de "Toegang + Doorsturen" optie.
Voordelen Nadelen
- 1 TB opslagcapaciteit

- Ingebouwde toegang tot tools zoals een agenda, notitieblok en zoekbalk

- Artikelen in Prullenbak worden automatisch na 90 dagen verwijderd

- Spamfilters en SSL-encryptie
- Functies zijn vrij basis vergeleken met andere opties

- Geen domeinpersonalisatie mogelijk

- E-mails kunnen niet worden doorgestuurd (alleen voor Yahoo Mail Pro)

- Regelmatig advertenties te zien

Zoho Mail Lite

Zoho Mail logo
Zoho Mail logo

Zoho Mail Lite is uniek in deze lijst omdat het niet het patroon volgt van het ruilen van jouw aandacht voor de service. In tegenstelling tot de eerder genoemde opties, zie je geen advertenties tijdens het gebruik. Bovendien kunnen tot vijf gebruikers het gebruiken. Het kost ? per gebruiker na de vijf. Er zijn verschillende premium opties beschikbaar, maar dit is nog steeds een uitstekende keuze als je een klein bedrijf hebt.

Hoofdfuncties Prijs
- Een heel klein team kan de gratis versie gebruiken

- 5 GB opslaglimiet per persoon

- 20 MB bijlage limiet

- Beschikt over spam- en antivirusbescherming

- E-mailhosting voor één domein
- Gratis voor altijd voor de eerste vijf gebruikers en ? per maand voor elke extra gebruiker met 5 GB opslagruimte
- Het is ?,25/maand en een 10 GB opslaglimiet per extra gebruiker
Voordelen Nadelen
- Tot vijf personen kunnen het account gebruiken

- Volledig advertentievrij

- Integreert met andere Zoho-productiviteitstools (agenda, notities en taken)

- Eenvoudig te configureren
- Beperkte opslag

ProtonMail

ProtonMail logo
ProtonMail logo

Ondanks de beperkte functies die het biedt, blijft de gratis versie van ProtonMail op de lijst voor beste zakelijke e-mailproviders staan. In tegenstelling tot andere gratis opties op deze lijst, biedt zelfs het gratis plan gebruikers volledige privacy. Dit is een uitstekende start voor iemand die de basis Google, Yahoo of AOL-diensten wil upgraden.

Hoofdfuncties Prijs
- Een specialeversleutelsleutel zorgt ervoor dat alleen jouw ontvangers de inhoud van de e-mails die je verstuurt, kunnen lezen

- 500 MB opslaglimiet

- Geen toegang tot gebruikersgegevens
- Gratis, maar kan worden upgraded naar ProtonMailPlus, wat de opslagcapaciteit verhoogt naar 5 GB voor ?/maand
Voordelen Nadelen
- Geen advertenties

- Geen verkoop of oogsten van jouw gegevens
- Aangepaste domeinen worden niet ondersteund tenzij je upgrade

- Kleine opslagruimte

- Zowel labels als mappen zijn beperkt tot elk drie

Top 4 Betaalde Zakelijke E-mailproviders

Als je op zoek bent naar iets robuuster qua functies en functionaliteit, overweeg dan een optie voor een betaalde e-mailserviceprovider. Hieronder volgen enkele van onze favorieten.

Google Workspace

Google Workspace logo
Google Workspace logo

De voormalige Google G Suite is een populaire keuze voor veel kleine bedrijven, en met goede reden. Het stelt teamleden in staat om moeiteloos met elkaar te communiceren met cloud-gebaseerde tools en razendsnelle synchronisatie. En omdat de meeste mensen ooit gebruik hebben gemaakt van Google Docs, Sheets en andere vergelijkbare Google-tools, is de leercurve vrijwel niet-bestaand.

Hoofdfuncties Prijsstelling
- Wordt geleverd met Google Docs, Sheets, Calendar, Meet, Chat en ongeveer twee dozijn andere cloud-gebaseerde applicaties

- Ongelooflijk veilig, zoveel dat Google Workspace een ISO/IEC 27701-certificering heeft ontvangen

- Zeer geavanceerde filtering die 99% van alle spam, malware en phishingpogingen blokkeert
Google Workspace komt in vier plannen:
- Business Starter: ? per gebruiker/maand en 30 GB opslag
- Business Standard: ? per gebruiker/maand, ook 30 GB opslag en extra beveiliging/beheerdersfuncties
- Business Plus: ? per gebruiker/maand, 5 TB opslag en verbeterde beveiligingsfuncties
- Enterprise: Onbeperkte opslag en geavanceerde controles; je moet echter contact opnemen met hun verkoopafdeling voor een offerte
Voordelen Nadelen
- Toegang tot veel eenvoudige tools die je team waarschijnlijk al kent

- Toegang tot real-time e-mail/analytics

- Uitgebreid ondersteuningssysteem en regelmatige updates

- Synchroniseert met vrijwel alles

- Accountbeheerders kunnen e-mailautomatisering voor gebruikers inschakelen
- Geen desktop-apps

- De tools zelf kunnen teleurstellend zijn in vergelijking met specifieke alternatieven (d.w.z. Google Meet vs. Zoom)

- De constante uitrol van updates, naamsveranderingen en nieuwe producten maakt het moeilijk om bij te houden wat er gaande is

Als je voor deze optie kiest, bekijk dan hoe je een Google Workspace-account instelt.

Yahoo Mail Pro

Yahoo! Mail Pro logo
Yahoo! Mail Pro logo

Uitgebracht in 2017 als onderdeel van de herziening van het bedrijf, fungeert Yahoo Mail Pro als een verbeterde versie van de gratis versie. De belangrijkste verschillen zijn de mogelijkheid om een aangepast domeinadres te creëren en het verwijderen van advertenties. Een gebied waarin het ernstig tekortschiet, is beveiliging. In tegenstelling tot sommige andere populaire e-mailserviceproviders, heeft Yahoo Mail Pro geen inlogwaarschuwingen. Dus als iemand aan de andere kant van de wereld probeert je account met brute kracht te hacken, krijg je daar nooit een melding van.

Hoofdfuncties Prijsstelling
- 24/7 klantenondersteuning
- Snellere laadtijden in vergelijking met Yahoo Mail

- Geen accountverwijdering meer na 90 dagen inactiviteit

- Geen advertenties

- Opslaglimiet van 1 TB, bijlagenlimiet van 25 MB
- ?.49 per maand voor één gebruiker
Voordelen Nadelen
- Klantenondersteuning gemakkelijk beschikbaar, dag en nacht, elke dag van de week

- Geen opdringerige advertenties meer

- E-mails openen nu sneller, aangezien er geen advertenties zijn

- Verrassend goed in het identificeren van spam, zelfs beter dan Gmail
- Zeer eenvoudig in vergelijking met andere betaalde opties

- Frequente crashes van agenda en contacten op mobiel

- Net als de gratis versie kun je geen submappen aanmaken, wat snel kan leiden tot een rommelige inbox.

- Geen inlogpogingwaarschuwingen

Zoho Mail Premium

Screenshot showing Zoho Mail Premium
Screenshot showing Zoho Mail Premium

Zoals de naam al aangeeft, biedt Zoho Mail Premium je alles wat de gratis versie doet, alleen beter. Er zijn drie niveaus waar je voor kunt kiezen met extra opslag van 30 tot 100 GB. Bijlagenlimieten worden ook drastisch verhoogd van 500 MB tot 1 GB. Belangrijker nog, zowel de Premium als Workplace-plannen komen met een aantal extra functies.

Hoofdfuncties Prijsstelling
- Spamfilters, mailfilters en mobiele apps

- Interface bevat een agenda, notities, takenbeheerder en contactportaal

- Verschillende soorten samenwerkingshulpmiddelen inbegrepen

- Beheerders kunnen beheren wie welke accounts gebruikt en machtigingen instellen voor wat ze kunnen doen
- Mail Premium: ?/maand per gebruiker, inclusief e-mailback-up en grotere bijlagen

- Workplace: Begint bij ?/maand en heeft toegang tot de complete communicatiesuite met zakelijke e-mail en online kantoor-apps
Voordelen Nadelen
- Zeer betrouwbare en schone interface

- E-mails kunnen eenvoudig worden getagd en gesorteerd

- Versleutelde e-mailbeveiliging, geavanceerde spamfiltering en malwaredetectie

- Twee-factorauthenticatie

- 24/7 telefonische ondersteuning
- Geen live-chat

- Beperkte software-integraties

ProtonMail Professional

Screenshot showing ProtonMail homepage
Screenshot showing ProtonMail homepage

ProtonMail is een gemakkelijke aanbeveling voor wie zich zorgen maakt over zijn online privacy. In tegenstelling tot de meeste opties die hierboven zijn vermeld, vereist het niet dat je persoonlijke informatie opgeeft om je aan te melden. Het is volledig anoniem. ProtonMail maakt ook gebruik van end-to-end encryptie, zodat waar je ook een e-mail naar iemand verzendt, niemand buiten jullie tweeën toegang heeft tot de inhoud. Dit geldt ook voor ProtonMail zelf.

Hoofdfuncties Prijsstelling
- 5 GB opslag per gebruiker

- Twee aangepaste domeinen

- Onbeperkte aangepaste mappen en filters

- Boven-en-boven niveaus van veiligheid en privacy
- Professioneel Plan: ?/maand per gebruiker

- Enterprise Plan: Je moet contact opnemen met de verkoopafdeling van ProtonMail voor een offerte
Voordelen Nadelen
- Kan alle sessies zien die in je account zijn ingelogd en heeft twee-factorauthenticatie

- Stuurt een speciale versleutelingssleutel die ervoor zorgt dat alleen jouw ontvangers je e-mails kunnen lezen

- Toegang tot ProtonVPN op verzoek voor meer beveiliging over internetverkeer (met Enterprise Plan)

- Aangepaste integraties (met Enterprise Plan)
- Kleine opslaglimiet

Vergelijkingstabel van Gratis en Betaalde Zakelijke E-mailopties

Opslag Aantal Accounts Beveiliging Prijs
Gmail 30 GB opslag

50 MB bijlage limiet
1, maar kan meer toevoegen 2F-authenticatie

Inlogpoging waarschuwingen

Intelligente spamfilters
? voor één gebruiker

?/maand per gebruiker daarbovenop
Google Workspace Business Starter - 30 GB opslag

Business Standard - 2 TB opslag

Business Plus - 5 TB opslag
1 - 300 2F-authenticatie

Waarschuwingscentrum: Meldingen voor potentiële beveiligingsproblemen

Wachtwoordbewaking en sterktecontrole

SSL-encryptie
Business Starter

Business Standard

Business Plus
Yahoo Mail 1 TB opslag

25 MB bijlage limiet
1 Spamfilters

SSL-encryptie
?, maar moet upgraden naar Pro of ?/jaar betalen voor e-mail doorsturen
Yahoo Mail Pro 1 TB opslag
25 MB bijlage limiet
1 Uitstekende spamfiltering ?.49/maand per gebruiker
Zoho Mail Lite 5 GB opslag per gebruiker

250 MB bijlage limiet
5 2F-authenticatie

Intelligente spamfilters

Malwarebescherming

Versleutelde e-mailbeveiliging
Gratis
Zoho Mail Premium 50 GB opslag per gebruiker

500 MB bijlage limiet
Onbeperkt 2F-authenticatie

Intelligente spamfilters

Malwarebescherming

Versleutelde e-mailbeveiliging
?/maand per gebruiker voor Premium plan

?/maand per gebruiker voor Workplace plan
ProtonMail 500 MB opslaglimiet (kan worden verhoogd met ProtonMail Plus) 1 2F-authenticatie

Eind-tot-eind e-mailencryptie
Gratis, maar kan worden geüpgraded naar ProtonMail Plus voor ?/maand
ProtonMail Professional 5 GB opslaglimiet/per gebruiker Onbeperkt Toezicht op sessies gelogd
2F-authenticatie

Eind-tot-eind e-mailencryptie
?/maand per gebruiker

Het is belangrijk om in gedachten te houden bij het selecteren van een pakket: je beslissing hoeft niet voor altijd te zijn. Als wat je ontvangt niet is wat je verwachtte of als de behoeften van je bedrijf veranderen, kun je in de toekomst altijd kiezen voor een andere provider. Nadat je een beslissing hebt genomen over een provider, is effectief beheer van het account cruciaal om er de meeste waarde uit te halen.

Krijg Mailbird, de beste e-mailclient voor bedrijven die alle e-mailproviders ondersteunt en helpt meerdere e-mailaccounts te beheren
Ontvang Mailbird gratis

Hoe u een zakelijke e-mail effectief kunt beheren: best practices die u moet toepassen

Het kiezen van welke e-mailprovider u wilt gebruiken was het gemakkelijke deel. Leren hoe u uw zakelijke e-mail effectief kunt beheren zal iets moeilijker zijn. Dat komt omdat, afhankelijk van uw branche, rol en bedrijfsomvang, uw dagelijkse e-mailbehoeften er heel anders uit kunnen zien dan die van iemand anders.

Er zijn echter enkele best practices die we kunnen delen zodat uw zakelijke communicatie soepeler kan verlopen. Laten we beginnen met de belangrijkste van allemaal:

Investeer in een goede desktop e-mailclient

U bent waarschijnlijk iemand die regelmatig meerdere e-mailadressen gebruikt (professioneel en persoonlijk). Reizen is iets wat u voortdurend voor werk doet, klanten en investeerders overal ontmoeten. Belangrijke e-mails en documenten worden elke dag verzonden en ontvangen. U heeft geen tijd om te proberen een niet-intuïtieve gebruikersinterface te begrijpen.

Het belangrijkst is dat uw zakelijke en persoonlijke reputatie afhankelijk zijn van uw vermogen om de veiligheid van gevoelige informatie te waarborgen.

Ongeacht de e-mailprovider die u heeft, kan de Mailbird e-mailclient eventuele zwakheden wegnemen.

Bijvoorbeeld, u zult in staat zijn om:

  • E-mailaccounts te organiseren. Mailbird stelt u in staat om inboxen, mappen, agenda's en contactlijsten samen te voegen vanuit verschillende e-mailaccounts, allemaal in één schone interface.
  • Uw indeling aan te passen. U kunt kiezen uit een lichte of donkere kleurenschema, ingebouwde en aangepaste achtergronden, aangepaste geluiden en het heeft zelfs ondersteuning voor meerdere talen.
  • Snelkerntaken uit te voeren met sneltoetsen. De client heeft sneltoetsen met opdrachten die identiek zijn aan die van G Suite-toepassingen.
  • Minder tijd aan uw inbox te besteden. U kunt eenvoudig aangepaste filters en regels instellen. De client verplaatst vervolgens binnenkomende e-mails voor u naar de juiste mappen.
  • Integreren met alle populaire productiviteit-apps. Enkele voorbeelden zijn Asana, Slack, Dropbox, vrijwel alles van Google, en nog veel meer.
  • Gemakkelijk afmelden van nieuwsbrieven. De afmeldoptie is verplaatst naar de bovenkant van de e-mail, zodat het gevaar van het klikken op een misleidende link wordt verwijderd.
  • E-mails terugroepen die u per ongeluk hebt verzonden. Met de "Verzend ongedaan maken" knop van Mailbird kunnen uw fouten worden hersteld.
  • Zien wie uw e-mails heeft gelezen. De e-mailtrackingfunctie laat u precies zien wie uw e-mails heeft geopend en wanneer.
  • Genieten van uw volledige privacy. Mailbird respecteert de privacy van uw gegevens en e-mails, wat betekent dat het nooit de inhoud van uw e-mails zal lezen, verzamelen of delen.

Hoe goed sommige van de e-mailprovider opties ook zijn, de extra tools van Mailbird bieden u een ongelooflijke controle over uw e-mailbeheer.

Alternatief voor Outlook unifed inbox
Alternatief voor Outlook unifed inbox

Voor een uitgebreide uiteenzetting over hoe een e-mailclient zoals Mailbird uw e-mailervaring kan verbeteren, leest u onze blogpost over de beste e-mailservices voor bedrijven.

Bepaal een specifieke e-mailtijd

Al de uren die u besteedt aan het controleren van uw inbox, zijn de tijd die wordt afgenomen van productieve activiteiten zoals het laten groeien van uw bedrijf. Er is een grote kans dat veel van die e-mails helemaal geen aandacht van u nodig hebben. Wat waarschijnlijker is, is dat het constante geluid van meldingen niets anders is dan een afleiding.

Om uw tijd beter te benutten, kiest u specifieke tijdsblokken om uw inbox te controleren. Dit kan in intervallen van 15 minuten om de paar uur zijn of een tijdsblok van drie uur elke dag na de lunch. Zorg ervoor dat u zich eraan houdt. Zorg ervoor dat uw team ook weet wat u van plan bent. Bijvoorbeeld, als ze uw goedkeuring voor iets kleins nodig hebben, kunnen ze een antwoord van u verwachten tijdens de aangewezen tijdsframes. Als er een noodsituatie is die absoluut uw aandacht nodig heeft, kunnen ze u rechtstreeks bellen.

Werk uw whitelist en blacklist regelmatig bij

Uw zakelijke e-mailaccount zal een aantrekkelijk doelwit zijn voor veel online oplichters en hackers. Het instellen van multi-factorauthenticatie, sterke wachtwoorden en voortdurend bijgewerkte beveiligingsprotocollen voor werknemers zijn beide geweldige manieren om een beveiligingsinbreuk te voorkomen.

Een aanvullende maatregel die u kunt nemen, is het instellen van een whitelist en blacklist. Een whitelist is voor veilige afzenders of sites, terwijl een blacklist bedoeld is voor spamachtige of verdachte afzenderaccounts en websites.

Wat is het verschil tussen een whitelist en een blacklist
Wat is het verschil tussen een whitelist en een blacklist

Lees ons artikel over whitelisting voor meer informatie over dit onderwerp.

Maak royaal gebruik van slimme mappen en filters

Als u meer dan één e-mailaccount beheert, is het instellen van slimme mappen en filters een must. Dit zal u uren tijd per week besparen, aangezien e-mails automatisch naar de juiste bijbehorende mappen worden verzonden. Hoe u dit bereikt, hangt af van de e-mailprovider of cliënt die u gebruikt, maar ze zijn een van de veel tools die u nodig heeft om uw inbox goed te beheren.

Gebruik sjablonen waar mogelijk

Realistisch gezien zal het merendeel van de e-mails die u en uw team versturen in een van de vier categorieën vallen: contact opnemen met iemand, om verduidelijking vragen, een aankondiging doen of een reactie geven op een vraag.

De details van een e-mail kunnen veranderen, maar het formaat waarschijnlijk niet. Dus in plaats van voor elke reactie een gepersonaliseerde e-mail te schrijven, waarom niet een paar sjablonen maken? Op die manier bespaart u uzelf tijd door alleen de details van de communicatie te veranderen. Nog beter, het kan uw team helpen een meer uniforme merkstem te bieden aan klanten of derden waarmee ze online omgaan.

Conclusie

Een zakelijke e-mail is een fundamenteel onderdeel van een bedrijfsplan. De voordelen die het kan bieden, gaan verder dan het onmiddellijke en kunnen uiteindelijk uw toekomstige groeipotentieel vormgeven.

Het creëren van een zakelijke e-mail is niet moeilijk, maar er zijn veel gratis en betaalde opties beschikbaar. Wat belangrijk is bij het beslissen welke u moet kiezen, is dat de provider die u kiest aansluit bij wat uw bedrijf op dit moment nodig heeft in zijn groei.

Zodra u een e-mailserviceprovider hebt gekozen en uw account hebt ingesteld, is het enige wat overblijft het optimaliseren ervan. Enkele van de beste praktijken die we hiervoor hebben besproken, zijn het dagelijks toewijzen van een blok tijd om e-mails te behandelen, het maken van witte en zwarte lijsten, het gebruik van filters en het klaar hebben van sjablonen voor u en uw team.

De sterkste aanbeveling die we kunnen doen, is investeren in een e-mailclient. Dit komt omdat dit u volledige controle geeft over uw zakelijke e-mail, zowel over wat binnenkomt (filters, informatie en optimaal beheer) als wat eruit gaat (hoe en wanneer e-mails worden verzonden, tracking en toezicht op alle communicatie).

Ga verder dan het creëren van een eenvoudig communicatiemiddel voor uw bedrijf. Breng balans, betrouwbaarheid en een positieve ervaring in uw e-mailbeheer.

Krijg Mailbird, de Beste E-mailclient voor Zakelijk Gebruik
Ontvang Mailbird gratis

FAQ

Hoe krijg ik een zakelijke e-mail?

Er zijn veel e-mailserviceproviders die allerlei opties aanbieden, waarvan sommige gratis zijn. Je kunt "krijg zakelijke e-mail" in een zoekbalk typen en je vindt verschillende handleidingen om er een te krijgen. De echte uitdaging is om te bepalen wat je wilt dat jouw zakelijke e-mail doet. Zelfs iets eenvoudigs zoals het hebben van je eigen merk-domeinnaam in het e-mailadres sluit tenminste de helft van je opties uit.Wat wordt aangeraden is om een gedetailleerde lijst te maken van alles wat je denkt dat jouw bedrijf nodig zal hebben. Besteed speciale aandacht aan opslagvereisten, het aantal gebruikers, het niveau en de eenvoud van app-integratie en beveiligingsfuncties. Zodra je je lijst hebt, kun je rondkijken om te zien welke het beste past bij de huidige en toekomstige behoeften van jouw bedrijf.

Is er een manier om een gratis zakelijke e-mail te krijgen?

Ja, die is er. Verschillende betaalde e-mailserviceproviders bieden een gratis niveau. Hiermee kun je de domeinnaam wijzigen naar die van jouw bedrijf. Functies zoals twee-factorauthenticatie en geïntegreerde kalenders, gedeelde schijven en andere functies kunnen ook inbegrepen zijn. Het probleem is dat het aantal gebruikers voor een zakelijke account meestal erg laag is voor gratis accounts. Totale opslag- en bijlage-limieten zijn ook erg laag, wat betekent dat het niet lang zal duren voordat je de limiet bereikt.

Hoe schrijf ik een zakelijke e-mail?

Het schrijven van een zakelijke of professionele e-mail draait allemaal om het communiceren van de waarde van jouw bedrijf of diensten zo beknopt mogelijk. Je krijgt geen tweede kans om een indruk te maken, dus het is belangrijk dat je de juiste toon zet met die eerste e-mail.Eigenlijk kan het schrijven van de tekst worden opgesplitst in vijf stappen:1. Maak de body. Zorg ervoor dat je duidelijk bent over waarom je de e-mail verzendt en wat je van de lezer verwacht.2. Bewerk de body. Lees opnieuw wat je hebt geschreven. Probeer manieren te vinden om het korter te maken indien mogelijk, terwijl je duidelijk blijft in je boodschap. Vergeet niet dat niemand een roman in hun inbox wil.3. Voeg een handtekening toe. Het personaliseren van zakelijke e-mails verhoogt de kans dat jouw boodschap blijft hangen bij de lezers. De meeste mensen ontvangen dagelijks tientallen e-mails, dus het is belangrijk dat die van jou opvalt.4. Voeg de ontvanger(s) toe. De reden dat dit nummer vier is, is dat je niet per ongeluk een onvolledige of ongepunte e-mail wilt verzenden. Dat vraagt er gewoon om dat mensen jou en jouw merk als onprofessioneel beschouwen. Sommige e-mailclients zoals Mailbird hebben een Ongedaan maken verzending-tool, maar het is goed om daar niet te vaak op te vertrouwen.5. Verzend of plan je e-mail. De schema's van jouw lezers, klanten en zelfs teamleden komen misschien niet altijd overeen met die van jou. Als je de kans op een reactie wilt vergroten, is het het beste om een e-mail te verzenden op een tijdstip waarop je weet dat je publiek het meest waarschijnlijk zal zien.We hebben een gids geschreven over hoe je een professionele e-mail in vijf stappen kunt verzenden. Bekijk het!

Hoe beëindig ik een zakelijke e-mail?

Dit hangt echt af van voor wie de e-mail bedoeld is, waarom deze wordt verzonden en jouw eigen persoonlijke merk.Dit uitstekende gids over het beëindigen van zakelijke e-mails door Grammarly biedt een uitgebreide uitleg over welk soort afsluiting het beste werkt in verschillende scenario's.