Guide Ultime sur l'Email Professionnel
Les adresses email sont des commodités que presque tout le monde utilise, mais peu de gens les apprécient. Ainsi, il est même probable qu'en voyant "obtenir un email professionnel" sur un guide de démarrage d'entreprise, vous leviez les yeux. Nous savons que nous le faisions auparavant.
Ce que nous voulons clarifier avec ce guide, c'est que disposer d'un email professionnel est important pour le succès de votre entreprise. Les avantages qu'il offre établissent les bases de manières que vous pourriez ne pas attendre.
En parlant même en termes généraux, un email dédié pour votre entreprise vous permet de :
- Améliorer la visibilité de votre marque
- Créer un canal dédié pour interagir avec vos clients
- Sécuriser vos communications professionnelles
- Et booster votre trafic web, car votre adresse sera la même que votre domaine
Le meilleur, c'est que, contrairement à beaucoup d'autres technologies professionnelles essentielles, créer un email professionnel ne doit pas vous coûter un bras. En fait, cela peut vous coûter rien.
Rejoignez-nous pour une plongée approfondie dans tout ce qui concerne l'email professionnel. Nous aborderons ce que c'est, comment cela peut bénéficier à votre entreprise, comment commencer, une présentation des fournisseurs les plus populaires, et bien plus encore.
Qu'est-ce qu'un email professionnel ?
Un compte email professionnel ou d'entreprise est créé exclusivement pour une entreprise spécifique. Ils sont généralement payés et maintenus par l'entreprise elle-même et utilisés pour les communications professionnelles.
La plupart d'entre eux contiennent le nom de l'entreprise dans le domaine. Par exemple, si je travaillais chez la société ABC, mon email professionnel pourrait être isaac@abc.com.
Différences entre l'email professionnel et l'email personnel
Les emails professionnels et personnels sont tous deux utilisés pour les communications en ligne. Cependant, le premier présente plusieurs caractéristiques distinctes.
Nom de domaine unique. La plupart des adresses email personnelles ont le nom de domaine du fournisseur d'email. Par exemple, tout le monde qui a jamais enregistré un email via Outlook aura @outlook.com après son nom d'utilisateur. Les adresses email professionnelles ont à la place les noms des entreprises comme noms de domaine.
Aspect plus uniforme et professionnel. Comme il y a tant de gens qui enregistrent des adresses email avec des fournisseurs gratuits, il peut être difficile de trouver un nom d'utilisateur unique. Vous verrez probablement de nombreuses adresses email personnelles avec des chiffres ou des fautes d'orthographe créatives. La plupart des entreprises n'ont entre un et 100 employés, leurs noms d'utilisateur ont donc tendance à être simplement leurs propres noms ou initiales, leur permettant d'apparaître plus uniformes.
Plus facile à trouver. Les emails professionnels sont généralement utilisés à des fins liées à la carrière. Cela signifie que si vous souhaitez voir l'historique professionnel d'un expéditeur, vous pouvez taper son email professionnel dans Google pour un résumé approximatif de son parcours professionnel.
Ont généralement un coût associé. La plupart des fournisseurs d'email gratuits sont sévèrement limités dans ce que vous pouvez faire. Donc, bien qu'il soit possible d'enregistrer un email professionnel gratuit, la plupart des entreprises optent pour une version premium ou payante.
Pourquoi enregistrer un email professionnel ? Quels en sont les avantages ?
Les avantages d'enregistrer un email professionnel vont au-delà de l'apparence. Il existe de nombreux avantages qui peuvent impacter votre entreprise. Voici quelques-uns :
Opportunité de branding. Votre nom de domaine est une partie intégrante de la marque de votre entreprise. Par conséquent, les occasions de l'afficher doivent être saisies chaque fois que possible. Chaque email envoyé par vous ou vos employés via un email professionnel est une occasion de placer votre entreprise en tête de l'esprit de votre destinataire.
Des mots de passe généralement plus forts. Les dommages qu'un hacker peut causer en accédant à un compte email professionnel sont importants. C'est pourquoi de nombreux clients email professionnels vous permettent de définir des politiques de sécurité strictes concernant le type de mots de passe et les protocoles d'authentification à suivre par les employés.
Capacité de stockage accrue. Le nombre de communications quotidiennes reçues par les employés est bien plus élevé que celui de quelqu'un qui est chez lui. Par conséquent, le besoin de stockage est également plus important avec un email professionnel. La quantité de stockage additionnel varie selon le client email et le forfait de service, mais elle est presque toujours supérieure à ce que des services email gratuits comme Gmail proposent.
Plus susceptibles de passer à travers les filtres anti-spam. Bien que ce ne soit pas encore universel, DMARC est adopté par de plus en plus d'entreprises. Cela signifie que si vous envoyez des emails non sollicités depuis votre email personnel plutôt que depuis un email professionnel, il y a de bonnes chances qu'il finisse dans le dossier spam du destinataire.
Meilleure gestion des archives. La plupart des clients email professionnels permettent au titulaire du compte principal d'archiver les communications envoyées depuis le domaine de l'entreprise. Cela offre plus de responsabilité quant à ce qui est envoyé et à qui.
Facile à développer. Ajouter une autre personne à un email professionnel est simple. Il suffit d'enregistrer son nom @nomdelentreprise.com. Cependant, devoir créer de nouveaux emails personnels pour de nouveaux employés peut rapidement devenir un cauchemar à mesure que votre entreprise grandit. Les communications ne seront pas centralisées, créant ainsi des possibilités de risques de sécurité.
Clarté quant à l'expéditeur de l'email. Travaillez-vous chez Google ou Verizon ? La plupart des gens supposent que la personne envoyant un email lié à l'entreprise travaille chez l'entreprise dans le nom de domaine. Ainsi, envoyer un message commercial à un prospect sera beaucoup plus clair si vous l'envoyez depuis une adresse comportant le nom de votre entreprise dans le domaine plutôt que depuis quelque chose comme andrewj@comcast.net.
Nécessaire pour éviter les violations de la loi CAN-SPAM (si vous êtes un marketeur basé aux États-Unis). Si vous prévoyez d'envoyer des emails non sollicités à des prospects potentiels, vous devez fournir un moyen pour vos destinataires de se désinscrire. Les adresses email personnelles ne possèdent pas cette fonctionnalité ; seules les adresses email personnalisées en disposent. Enfreindre cette loi pourrait entraîner des amendes.
Ceci n'est qu'un aperçu des avantages généraux qu'offre l'utilisation d'un email professionnel par rapport à un email personnel.
Avez-vous besoin d'un e-mail professionnel ou personnel ?
Nous avons longuement écrit sur les raisons pour lesquelles un e-mail professionnel est plus avantageux qu'un compte personnel. Cependant, ce n'est techniquement pas une exigence stricte. Pour clarifier, cela dépendra des besoins de votre entreprise, mais si vous n'êtes pas sûr, parcourez la liste de contrôle ci-dessous.
Votre entreprise emploie-t-elle ou prévoit-elle d'embaucher plus de trois personnes ?
Plus il y a de personnes dans votre entreprise, plus la probabilité que quelqu'un soit piraté est grande. La plupart des fournisseurs d'e-mails professionnels vous permettent de standardiser les protocoles de sécurité, et si quelqu'un est piraté, vous verrez d'où provient la violation.
Prévoyez-vous de vous engager dans le marketing par e-mail ?
Bien que la loi CAN-SPAM ne soit vraiment applicable qu'aux États-Unis, il est bon d'avoir toujours un bouton de désinscription car les clients de messagerie comme Gmail VOUDRONT vous pénaliser si vos communications sont signalées comme du spam trop souvent.
Allez-vous envoyer ou recevoir des données ou des informations sensibles par e-mail ?
La diligence raisonnable légale exige que vous fassiez tout ce qui est en votre pouvoir pour assurer la sécurité des informations de vos clients. Comme la plupart des comptes de messagerie personnels manquent de fonctionnalités de sécurité avancées, ils ne comptent pas.
L'obligation de rendre des comptes est-elle importante pour votre entreprise ?
Les clients de messagerie professionnels vous permettent d'archiver facilement et de suivre les communications importantes entre employés et clients. Les comptes personnels ont également cette fonctionnalité, mais vous ne pourrez pas archiver en masse.
Le courriel sera-t-il le principal moyen de communication entre vous et vos clients ?
Si c'est le cas, nous vous recommandons fortement de passer à un e-mail d'entreprise. La plupart des clients de messagerie professionnels vous permettent d'envoyer des e-mails à des centaines de personnes à la fois. De plus, vous êtes moins susceptible de finir dans un dossier de spam.
Travaillez-vous activement pour augmenter la présence de votre marque ?
Avoir votre nom de domaine apparaître dans chaque communication est un moyen facile (et bon marché) de faire connaître votre nom.
Prévoyez-vous de vous engager dans le marketing de contenu ?
Certaines entreprises disposent d'une fonctionnalité de suivi des e-mails. Avec cela, vous pouvez avoir une bonne idée des taux d'ouverture de votre contenu.
Tentez-vous de construire la confiance avec votre public ?
Si vous êtes sur un marché concurrentiel, vous avez besoin de toutes les opportunités pour instaurer la confiance des clients. Souvent, le seul facteur qui empêche un client d'aller chez un concurrent est un léger degré de confiance. Et devinez quoi, selon un sondage de GoDaddy, 75 % des consommateurs affirment que les adresses e-mail professionnelles sont essentielles à la confiance.
Avoir une adresse e-mail d'entreprise n'est pas une exigence. Cependant, il est presque toujours bénéfique d'en utiliser une plutôt qu'un e-mail personnel à des fins professionnelles. Cela dit, passons en revue les étapes à suivre si vous souhaitez créer un compte.
Comment créer un email professionnel
Ce n'est pas difficile et peut être décomposé en un processus en trois étapes :
- Choisissez un fournisseur de services email. Il existe de nombreuses options gratuites et payantes. Chacune offre un mélange différent de sécurité, de stockage et de fonctionnalités avancées.
- Créez une adresse personnalisée pour votre entreprise. Vous devez généralement vous en tenir au nom de votre société. Mais, si c'est trop long ou déjà pris, il serait peut-être préférable d'inclure un mot ou un acronyme supplémentaire. Assurez-vous simplement que quiconque reçoit un email de votre part peut savoir de quelle entreprise vous venez.
- Configurez et connectez votre adresse professionnelle. Après avoir choisi un fournisseur d'email et un nom de domaine, il est temps de tout rassembler. La plupart des fournisseurs d'email ont des instructions sur la façon de configurer votre nouvelle adresse email professionnelle. Une visite des fonctionnalités est généralement également proposée. Ensuite, commencez à intégrer toutes vos applications de productivité prises en charge. Il est préférable de le faire maintenant au début du compte pour s'assurer que rien n'est oublié.
Maintenant que nous connaissons les étapes nécessaires pour créer votre nouvel email professionnel, il est temps d'examiner les options disponibles.
Quel fournisseur d'email est le meilleur pour les entreprises ?
La réponse définitive à cette question dépend vraiment des besoins de votre entreprise et de la question de savoir si vous parlez de services gratuits ou payants. En général, cependant, il y a quelques considérations importantes à prendre en compte.
Nous avons écrit un article de blog approfondi sur la façon de choisir un fournisseur d'email, donc nous n'irons pas aussi loin ici. Au lieu de cela, nous allons aborder ce qu'il faut rechercher.
La plupart des fournisseurs de services email offrent la plupart des éléments ci-dessus. C'est le degré de soutien de chacun qui constitue la principale différence entre eux. Ce que vous devez déterminer, c'est quel mélange correspond le mieux à vos besoins.
Aperçu des meilleurs fournisseurs d'email professionnel gratuits et payants
La plupart des fournisseurs d'email ont à la fois des plans gratuits et premium. Bien que les services de base soient généralement les mêmes, il existe des différences importantes :
Comparaison des plans gratuits et payants
| Fonctionnalité | Plan gratuit | Plan payant |
| Confidentialité | Peu ou pas pour la plupart des fournisseurs ; vendre vos données est généralement la manière dont ces fournisseurs gagnent de l'argent. | La plupart des plans payants NE récoltent PAS vos données. |
| Publicités | Attendez-vous à voir beaucoup d'annonces. | Entièrement sans publicité |
| Nombre d'utilisateurs | 1 - 3 utilisateurs | Peut aller de 3 utilisateurs supplémentaires à l'ensemble de l'entreprise |
| Stockage | Limite de stockage total et de pièces jointes faible | Stockage global plus important et accès au stockage en cloud |
| Intégration et personnalisation | Peu ou pas d'options d'intégration et de personnalisation | En général, un degré d'intégration et de personnalisation beaucoup plus élevé |
| Coût | Ne coûte rien | Les plans premium nécessitent généralement des abonnements mensuels ou annuels. |
| Support | La plupart des plans gratuits, au mieux, offrent un support par email uniquement les jours ouvrables. Les réponses prennent généralement 24 heures ou plus. | Degré de support beaucoup plus élevé, généralement avec un représentant en direct et à tout moment de la journée/tous les jours |
Top 5 Fournisseurs d'Email Professionnel Gratuit
Si vous avez un budget serré ou si vous n'êtes pas sûr de vos besoins exacts en matière d'email, il vaudrait peut-être mieux opter pour une option gratuite. Beaucoup des options mentionnées ont un plan premium. Donc, si vous appréciez vraiment une certaine option, vous pouvez toujours choisir de changer de plan plus tard.
Gmail
N'ayant besoin que de peu d'introduction, Gmail reste le roi des plateformes d'email avec ses 1,5 milliard d'utilisateurs actifs et 43 % de parts de marché. Il reçoit des mises à jour régulières, propose l'authentification à deux facteurs et peut pratiquement s'intégrer avec tout.
Vous pouvez connecter votre domaine à Gmail gratuitement, bien que cela soit limité à un seul compte et nécessite un peu de savoir-faire technique de votre part. Soyez juste conscient qu'au-delà du premier compte, cela coûtera 6 $ par mois par utilisateur sur Google Workspace.
| Caractéristique Principale | Tarification |
| - Suggestions de recherche intelligentes - Filtrage automatique des emails - Authentification à deux facteurs - Limite de stockage de 30 Go. Limite de pièces jointes de 50 Mo - S'intègre avec pratiquement tout |
- Gratuit, tant que vous vous limitez à un seul compte - 6 $ par mois par compte pour chaque utilisateur après le premier |
| Avantages | Inconvénients |
| - Mises à jour régulières - Filtres anti-spam et contre les logiciels malveillants intelligents - Authentification à deux facteurs - Intégration facile avec d'autres appareils et applications Google - Nom de domaine peut être changé s'il est lié |
- Les coûts peuvent rapidement s'accumuler si vous prévoyez d'avoir un grand personnel - Stockage limité - Soyez prêt à recevoir beaucoup de publicités ciblées - Peut être difficile de configurer votre domaine personnalisé gratuit |
AOL Mail
Probablement le premier fournisseur d'email pour de nombreux premiers utilisateurs d'internet, AOL Mail existe depuis le début des années 90. Malgré son âge, il n'a jamais vraiment pris d'ampleur comme certains des autres sur cette liste. Au dernier comptage en 2015, AOL comptait environ 174 millions d'utilisateurs dans le monde.
Comme Gmail, AOL Mail fournit aux utilisateurs des filtres anti-spam intelligents qui réduisent le risque d'infection par des logiciels malveillants. C'était un choix populaire parmi les entreprises, car il permettait d'avoir un nom de domaine personnalisé gratuitement. Cependant, ce service a été annulé en 2016.
| Caractéristique Principale | Tarification |
| - Protection contre les virus et les spams - Vérification automatique de l'orthographe - Limite de stockage de 250 Go, limite de pièces jointes de 25 Mo - Peut être lié à d'autres fournisseurs de services de messagerie comme Hotmail et Gmail |
- Gratuit, si vous avez une licence AOL. Si ce n'est pas le cas, cela coûtera 4,49 $ par mois par utilisateur |
| Avantages | Inconvénients |
| - Grande limite de stockage - Interface simple à utiliser - Les liens intégrés doivent être activés par l'utilisateur, ajoutant une couche de protection supplémentaire contre le phishing et les attaques de logiciels malveillants - Chaque fois que vous recevez un message, vous entendrez la nostalgique notification "Vous avez du courrier !" |
- Vous verrez des publicités apparaître régulièrement - Si vous prenez une longue pause de votre compte (90 jours), vous risquez de le voir supprimé définitivement - Personnalisation de domaine limitée (vous ne pouvez choisir que @aol.com, @love.com, @ygm.com, @games.com, et @wow.com) - Les fonctionnalités sont assez basiques |
Yahoo Mail
Un autre ancien favori, Yahoo Mail existe depuis près de 30 ans. Comme AOL Mail, des fonctionnalités sont continuellement ajoutées pour améliorer sa stabilité, son efficacité et ses performances. En 2021, la société a pris une décision controversée de retirer le transfert d'email des comptes gratuits.
| Caractéristique Principale | Tarification |
| - Interface épurée - Bon niveau de sécurité - Incroyable capacité de stockage, limite de pièces jointes de 25 Mo - De nombreuses fonctionnalités supplémentaires |
- Gratuit, mais si vous souhaitez faire quelque chose de basique comme transférer des emails, vous aurez besoin de Yahoo Mail Pro ou de payer 12 $ par an pour l'option "Accès + Transfert". |
| Avantages | Inconvénients |
| - Capacité de stockage de 1 To - Accès intégré à des outils comme un calendrier, un bloc-notes et une barre de recherche - Les éléments dans la Corbeille seront automatiquement supprimés après 90 jours - Filtres anti-spam et cryptage SSL |
- Les fonctionnalités sont assez basiques par rapport aux autres options - Impossible de personnaliser votre domaine - Impossible de transférer des emails (uniquement pour Yahoo Mail Pro) - Vous verrez régulièrement des publicités |
Zoho Mail Lite
Zoho Mail Lite est unique dans cette liste car il ne suit pas le schéma d'échange de votre attention contre un service. Contrairement aux options mentionnées précédemment, vous ne verrez aucune publicité lors de son utilisation. De plus, il permet jusqu'à cinq utilisateurs. Il coûte 1 $ par utilisateur au-delà des cinq. Plusieurs options premium existent, mais c'est toujours un excellent choix si vous avez une petite entreprise.
| Caractéristiques Principales | Tarification |
| - Une petite équipe entière peut utiliser le niveau gratuit - Limite de stockage de 5 Go par personne - Limite de pièces jointes de 20 Mo - Inclut une protection contre le spam et les virus - Hébergement d'email pour un domaine |
- Gratuit pour toujours pour les cinq premiers utilisateurs et 1 $ par mois pour chaque utilisateur supplémentaire avec 5 Go d'espace de stockage - C'est 1,25 $/mois et une limite de stockage de 10 Go par utilisateur supplémentaire |
| Avantages | Inconvénients |
| - Jusqu'à cinq personnes peuvent utiliser le compte - Entièrement sans publicité - S'intègre avec d'autres outils de productivité Zoho (calendrier, notes et tâches) - Facile à configurer |
- Stockage limité |
ProtonMail
Malgré les fonctionnalités limitées qu'il propose, la version gratuite de ProtonMail continue d'apparaître sur la liste des meilleurs fournisseurs d'email professionnel. Contrairement aux autres options gratuites de cette liste, même son plan gratuit offre aux utilisateurs une confidentialité totale. C'est un excellent point de départ pour quelqu'un cherchant à passer des solutions de base de Google, Yahoo ou AOL.
| Caractéristiques Principales | Tarification |
| - Une clé de cryptage spéciale que vous recevez garantit que seuls vos destinataires peuvent lire le contenu des emails que vous envoyez - Limite de stockage de 500 Mo - Aucuns accès aux données utilisateur |
- Gratuit, mais peut être mis à niveau vers ProtonMailPlus, ce qui augmente la capacité de stockage à 5 Go pour 5 $/mois |
| Avantages | Inconvénients |
| - Pas de publicités - Pas de vente ou de collecte de vos données |
- Domaines personnalisés non pris en charge à moins que vous ne passiez à la version payante - Espace de stockage minuscule - Les étiquettes et dossiers sont tous deux limités à trois chacun |
Top 4 Fournisseurs de Mail Professionnel Payants
Si vous recherchez quelque chose de plus robuste en termes de fonctionnalités et de performances, envisagez une option de fournisseur de services de messagerie payant. Les suivants sont quelques-uns de nos favoris.
Google Workspace
L'ancien Google G Suite est un choix populaire pour de nombreuses petites entreprises, pour une bonne raison. Il permet aux membres de l'équipe de communiquer facilement entre eux avec des outils basés sur le cloud et une synchronisation ultra-rapide. Et comme la plupart des gens ont utilisé Google Docs, Sheets et d'autres outils similaires appartenant à Google à un moment ou à un autre, la courbe d'apprentissage est pratiquement inexistante.
| Fonctionnalités Principales | Tarification |
| - Livré avec Google Docs, Sheets, Calendar, Meet, Chat, et environ deux douzaines d'autres applications cloud - Incroyablement sécurisé, à tel point que Google Workspace a reçu une certification ISO/IEC 27701 - Filtrage hautement avancé qui bloque 99% de tous les spams, malwares et tentatives de phishing |
Google Workplace se décline en quatre plans : - Business Starter : 6$ par utilisateur/mois et 30 Go de stockage - Business Standard : 12$ par utilisateur/mois, également 30 Go de stockage et des fonctionnalités de sécurité/admin supplémentaires - Business Plus : 18$ par utilisateur/mois, 5 To de stockage, et des fonctionnalités de sécurité améliorées - Enterprise : Stockage illimité et contrôles avancés ; cependant, vous devrez contacter leur département commercial pour un devis |
| Avantages | Inconvénients |
| - Accès à de nombreux outils simples à utiliser que votre équipe connaît probablement déjà - Accès aux e-mails/analyses en temps réel - Système de support étendu et mises à jour régulières - Synchronisation avec pratiquement tout - Les administrateurs de compte permettent le transfert automatique des e-mails pour les utilisateurs |
- Pas d'applications de bureau - Les outils eux-mêmes peuvent être peu convaincants comparés à des alternatives dédiées (c’est-à-dire, Google Meet vs. Zoom) - Le déploiement constant de mises à jour, de changements de nom et de nouveaux produits rend difficile le suivi de ce qui se passe |
Si vous optez pour cette option, consultez comment configurer un compte Google Workspace.
Yahoo Mail Pro
Lancé en 2017 dans le cadre de la réorganisation de l'entreprise, Yahoo Mail Pro agit comme une version améliorée de la version gratuite. Les principales différences sont la possibilité de créer une adresse de domaine personnalisée et la suppression des publicités. Un domaine dans lequel il est sérieusement déficient est la sécurité. Contrairement à d'autres fournisseurs de services de messagerie populaires, Yahoo Mail Pro n'a pas d'avertissements de connexion. Donc, si quelqu'un à travers le monde tente de pirater votre compte, vous ne serez jamais averti.
| Fonctionnalités Principales | Tarification |
| - Support client 24/7 - Chargement plus rapide par rapport à Yahoo Mail - Plus de suppression de compte après 90 jours d'inactivité - Pas de publicités - Limite de stockage de 1 To, limite de pièce jointe de 25 Mo |
- 3,49$ par mois pour un utilisateur |
| Avantages | Inconvénients |
| - Support client facilement disponible, jour et nuit, à tout moment de la semaine - Plus de publicités intrusives - Les e-mails s'ouvrent désormais plus rapidement, car il n'y a pas de publicités - Étonnamment bon pour identifier le spam, même plus que Gmail |
- Très basique par rapport à d'autres options payantes - Crashes fréquents du calendrier et des contacts sur mobile - Comme la version gratuite, vous ne pouvez pas créer de sous-dossiers, ce qui peut rapidement conduire à une boîte de réception désordonnée. - Pas d'avertissements de tentative de connexion |
Zoho Mail Premium
Comme son nom l'indique, Zoho Mail Premium vous offre tout ce que la version gratuite offre, mais en mieux. Il existe trois niveaux que vous pouvez choisir avec un stockage supplémentaire allant de 30 à 100 Go. Les limites de pièces jointes augmentent également considérablement, passant de 500 Mo à 1 Go. Plus important encore, les plans Premium et Workplace sont livrés avec un tas de fonctionnalités supplémentaires.
| Fonctionnalités Principales | Tarification |
| - Filtres anti-spam, filtres de courrier, et applications mobiles - L'interface comprend un calendrier, des notes, un gestionnaire de tâches et un portail de contacts - Plusieurs types d'outils de collaboration inclus - Les administrateurs peuvent gérer qui utilise quels comptes et définir des autorisations sur ce qu'ils peuvent faire |
- Mail Premium : 4$/mois par utilisateur, avec sauvegarde des e-mails et permet de plus grosses pièces jointes - Workplace : À partir de 3$/mois et accès à l'ensemble de la suite des communications avec e-mail professionnel et applications de bureau en ligne |
| Avantages | Inconvénients |
| - Interface très fiable et propre - Les e-mails peuvent être facilement étiquetés et triés - Sécurité des e-mails chiffrée, filtrage avancé des spams et détection des malwares - Authentification à deux facteurs - Support téléphonique 24/7 |
- Pas de chat en direct - Intégrations logicielles limitées |
ProtonMail Professionnel
ProtonMail est une recommandation facile pour ceux qui s'inquiètent de leur confidentialité en ligne. Contrairement à la plupart des options listées, il ne nécessite pas que vous fournissiez des informations personnelles pour vous inscrire. C'est complètement anonyme. ProtonMail utilise également le chiffrement de bout en bout, donc où que vous envoyiez un e-mail à quelqu'un, personne d'autre que vous deux ne pourra accéder au contenu. Cela inclut ProtonMail lui-même.
| Fonctionnalités Principales | Tarification |
| - 5 Go de stockage par utilisateur - Deux domaines personnalisés - Dossiers et filtres personnalisés illimités - Niveaux de sécurité et de confidentialité exceptionnels |
- Plan Professionnel : 8$/mois par utilisateur - Plan Entreprise : Vous devrez contacter le département commercial de ProtonMail pour un devis |
| Avantages | Inconvénients |
| - Peut voir toutes les sessions connectées à votre compte et a une authentification à deux facteurs - Envoie une clé de chiffrement spéciale qui garantit que seuls vos destinataires peuvent lire vos e-mails - Accès à ProtonVPN sur demande pour plus de sécurité sur le trafic Internet (avec le Plan Entreprise) - Intégrations personnalisées (avec le Plan Entreprise) |
- Limite de stockage faible |
Tableau de comparaison des options d'e-mail professionnel gratuits et payants
| Stockage | Nombre de comptes | Sécurité | Prix | |
| Gmail | 30 Go de stockage Limite de pièce jointe de 50 Mo |
1, mais peut en ajouter d'autres | Authentification 2F Avertissements de tentative de connexion Filtrage intelligent des spam |
0 $ pour un utilisateur 6 $/mois par utilisateur au-delà |
| Google Workspace | Business Starter - 30 Go de stockage Business Standard - 2 To de stockage Business Plus - 5 To de stockage |
1 - 300 | Authentification 2F Centre d'alerte : Notifications des problèmes de sécurité potentiels Surveillance et contrôle de la force des mots de passe Chiffrement SSL |
Business Starter Business Standard Business Plus |
| Yahoo Mail | 1 To de stockage Limite de pièce jointe de 25 Mo |
1 | Filtres anti-spam Chiffrement SSL |
0 $, mais il faudra passer à Pro ou payer 12 $/an pour le transfert d'e-mails |
| Yahoo Mail Pro | 1 To de stockage Limite de pièce jointe de 25 Mo |
1 | Excellent filtrage des spam | 3,49 $/mois par utilisateur |
| Zoho Mail Lite | 5 Go de stockage par utilisateur Limite de pièce jointe de 250 Mo |
5 | Authentification 2F Filtres anti-spam intelligents Protection contre les logiciels malveillants Sécurité des e-mails chiffrée |
Gratuit |
| Zoho Mail Premium | 50 Go de stockage par utilisateur Limite de pièce jointe de 500 Mo |
Illimité | Authentification 2F Filtres anti-spam intelligents Protection contre les logiciels malveillants Sécurité des e-mails chiffrée |
4 $/mois par utilisateur pour le plan Premium 3 $/mois par utilisateur pour le plan Workplace |
| ProtonMail | Limite de stockage de 500 Mo (peut être augmentée avec ProtonMail Plus) | 1 | Authentification 2F Chiffrement des e-mails de bout en bout |
Gratuit, mais peut être mis à niveau vers ProtonMail Plus pour 5 $/mois |
| ProtonMail Professional | Limite de stockage de 5 Go par utilisateur | Illimité | Supervision des sessions enregistrées Authentification 2F Chiffrement des e-mails de bout en bout |
8 $/mois par utilisateur |
Quelque chose d'important à garder à l'esprit lors du choix d'un package : votre décision ne doit pas être définitive. Si ce que vous recevez n'est pas ce que vous attendiez ou si les besoins de votre entreprise changent, vous pourriez toujours opter pour un autre fournisseur à l'avenir. Une fois que vous avez pris votre décision sur un fournisseur, une gestion efficace du compte est essentielle pour en tirer le meilleur parti.
Comment gérer efficacement un email professionnel : Meilleures pratiques à adopter
Choisir un fournisseur de messagerie était la partie facile. Apprendre à gérer efficacement votre email professionnel sera un peu plus difficile. C'est parce que, selon votre secteur d'activité, votre rôle et la taille de votre entreprise, vos besoins quotidiens en matière d'email peuvent être très différents de ceux de quelqu'un d'autre.
Cependant, il existe certaines meilleures pratiques que nous pouvons partager pour que vos communications professionnelles soient plus fluides. Commençons par la plus importante d'entre elles :
Investissez dans un bon client de messagerie de bureau
Vous êtes probablement quelqu'un qui utilise régulièrement plusieurs adresses email (professionnelles et personnelles). Les voyages sont quelque chose que vous faites constamment pour le travail, rencontrant des clients et des investisseurs un peu partout. Des emails importants et des documents seront envoyés et reçus chaque jour. Vous n'avez pas le temps d'essayer de comprendre une interface utilisateur peu intuitive.
Plus important encore, votre réputation professionnelle et personnelle dépendra de votre capacité à assurer la sécurité des informations sensibles.
Quel que soit le fournisseur de messagerie que vous avez, le client de messagerie Mailbird peut éliminer toutes les faiblesses.
Par exemple, vous pourrez :
- Organiser vos comptes email. Mailbird vous permet de consolider les boîtes de réception, dossiers, calendriers et listes de contacts de différents comptes email, le tout dans une interface propre.
- Personnaliser votre mise en page. Vous pouvez choisir entre un schéma de couleurs clair ou foncé, des arrière-plans intégrés ou personnalisés, des sons personnalisés, et il offre même un support multilingue.
- Effectuer des tâches plus rapidement avec des raccourcis. Le client dispose de raccourcis clavier avec des commandes identiques à celles des applications G Suite.
- Passer moins de temps dans votre boîte de réception. Vous pouvez facilement configurer des filtres et des règles personnalisés. Le client déplacera ensuite les emails entrants dans les dossiers appropriés pour vous.
- Intégrer avec toutes les applications de productivité populaires. Quelques exemples incluent Asana, Slack, Dropbox, pratiquement tout Google, et bien plus encore.
- Se désabonner facilement des newsletters. L'option de désabonnement est déplacée en haut de l'email, éliminant le danger de cliquer sur un lien trompeur.
- Retirer des emails que vous avez envoyés par accident. Avec le bouton "Annuler l'envoi" de Mailbird, vos erreurs peuvent être corrigées.
- Voir qui a lu vos emails. La fonctionnalité de suivi des emails vous permet de voir exactement qui a ouvert vos emails et quand.
- Profiter de votre vie privée complète. Mailbird respecte la vie privée de vos données et emails, ce qui signifie qu'il ne lira, ne collectera, ni ne partagera le contenu de vos emails.
Bien que certaines options de fournisseurs de messagerie soient excellentes, les outils supplémentaires de Mailbird vous offrent un contrôle incroyable sur la gestion de vos emails.
Pour une analyse plus détaillée de la façon dont un client de messagerie tel que Mailbird peut améliorer votre expérience email, lisez notre article de blog sur les meilleurs services de messagerie pour les entreprises.
Désignez un moment spécifique pour consulter vos emails
Toutes les heures que vous passez à vérifier votre boîte de réception sont du temps pris sur des activités productives comme développer votre entreprise. Il y a de bonnes chances que beaucoup de ces emails ne nécessitent pas du tout votre attention. Ce qui est plus probable, c'est que le son constant des notifications est rien d'autre qu'une distraction.
Pour mieux utiliser votre temps, choisissez des créneaux horaires spécifiques pour consulter votre boîte de réception. Cela peut être des intervalles de 15 minutes toutes les quelques heures ou une fenêtre de trois heures chaque jour après le déjeuner. Assurez-vous simplement de vous y tenir. Assurez-vous également que votre équipe sait ce que vous envisagez. Par exemple, s'ils ont besoin de votre approbation sur quelque chose de mineur, ils peuvent s'attendre à une réponse de votre part pendant les périodes désignées. S'il y a une urgence qui nécessite absolument votre attention, alors ils peuvent vous appeler directement.
Mettez régulièrement à jour votre liste blanche et votre liste noire
Votre compte email professionnel sera une cible attrayante pour de nombreux escrocs et hackers en ligne. Mettre en place une authentification multi-facteurs, des mots de passe forts et des protocoles de sécurité des employés constamment mis à jour sont de très bons moyens de prévenir une violation de sécurité.
Une mesure supplémentaire que vous pouvez prendre est de définir une liste blanche et une liste noire. Une liste blanche est pour les expéditeurs ou sites sûrs, tandis qu'une liste noire est pour les comptes d'expéditeurs et sites indésirables ou suspects.
Lisez notre article sur la liste blanche pour plus d'informations sur ce sujet.
Faites un large usage des dossiers et filtres intelligents
Si vous gérez plus d'un compte email, configurer des dossiers et filtres intelligents est indispensable. Cela vous fera gagner des heures de temps par semaine, car les emails seront automatiquement envoyés aux dossiers correspondants. La façon dont vous accomplissez cela dépendra du fournisseur ou client de messagerie que vous utilisez, mais ils font partie de nombreux outils dont vous avez besoin pour gérer correctement votre boîte de réception.
Utilisez des modèles chaque fois que vous le pouvez
De manière réaliste, la plupart des emails que vous et votre équipe allez envoyer vont appartenir à l'une des quatre catégories suivantes : contacter quelqu'un, demander des clarifications, faire une annonce ou répondre à une question.
Les détails d'un email peuvent changer, mais le format ne changera probablement pas. Donc, au lieu d'écrire un email personnalisé pour chaque réponse, pourquoi ne pas créer quelques modèles à la place ? Cela vous fera gagner du temps en ne changeant que les spécificités des communications. Mieux encore, cela peut aider votre équipe à fournir une voix de marque plus unifiée aux clients ou aux tiers avec lesquels ils interagissent en ligne.
Conclusion
Avoir une adresse email professionnelle est une partie fondamental d'un plan d'affaires. Les avantages qu'elle peut fournir vont au-delà du immédiat et peuvent finir par façonner votre potentiel de croissance futur.
Créer une email professionnelle n'est pas difficile, mais il existe de nombreuses options gratuites et payantes disponibles. Ce qui compte lors de la décision sur quoi opter, c'est que le fournisseur que vous choisissez soit en accord avec ce dont votre entreprise a besoin à ce stade de sa croissance.
Une fois que vous avez choisi un fournisseur de services email et que vous avez configuré votre compte, il ne reste plus qu'à l'optimiser. Certaines des meilleures pratiques que nous avons abordées pour cela sont de consacrer un bloc de temps chaque jour pour gérer les emails, de créer des listes blanches et des listes noires, d'utiliser des filtres, et d'avoir des modèles prêts pour vous et votre équipe.
La recommandation la plus forte que nous pouvons faire est d'investir dans un client email. Cela est dû au fait que cela vous donne un contrôle total sur votre email professionnel, tant sur ce qui arrive (filtres, informations et facilité de gestion) que sur ce qui sort (comment et quand les emails sont envoyés, suivi, et supervision de toutes les communications).
Allez au-delà de la création d'un simple outil de communication pour votre entreprise. Apportez équilibre, fiabilité, et une expérience positive à votre gestion des emails.
FAQ
Comment puis-je obtenir un email professionnel ?
De nombreux fournisseurs de services de messagerie existent, offrant toutes sortes d'options, dont certaines sont gratuites. Vous pouvez taper "obtenir un email professionnel" dans une barre de recherche, et vous trouverez plusieurs guides pour en obtenir un. Le véritable défi consiste à déterminer ce que vous avez besoin que votre email professionnel fasse. Même quelque chose d’aussi simple que d’avoir votre propre nom de domaine de marque dans l'adresse email élimine au moins la moitié de vos options. Ce qui est recommandé, c'est de dresser une liste détaillée de tout ce dont vous pensez que votre entreprise aura besoin. Faites particulièrement attention aux exigences de stockage, au nombre d'utilisateurs, au niveau et à la facilité d'intégration des applications, et aux fonctionnalités de sécurité. Une fois que vous avez votre liste, vous pouvez comparer pour voir lequel correspond le mieux à vos besoins d'affaires actuels et futurs.
Y a-t-il un moyen d'obtenir un email professionnel gratuit ?
Oui, il y en a un. Plusieurs fournisseurs de services de messagerie payants proposent une formule gratuite. Avec celle-ci, vous pouvez changer le nom de domaine pour qu'il corresponde à celui de votre entreprise. Des fonctionnalités comme l'authentification à deux facteurs et les calendriers intégrés, les drives partagés, et d'autres options peuvent également être incluses. Le problème, c'est que le nombre d'utilisateurs pour un compte professionnel est généralement très limité pour les comptes gratuits. Les limites de stockage total et d'attachement sont aussi très basses, ce qui signifie qu'il ne faudra pas longtemps avant d'atteindre le plafond.
Comment rédiger un email professionnel ?
Rédiger un email professionnel ou d'affaires consiste à communiquer la valeur de votre entreprise ou de vos services de la manière la plus concise possible. Vous n'aurez pas une seconde chance de faire une impression, il est donc important de donner le bon ton à ce premier email. En fait, la rédaction peut être décomposée en cinq étapes : 1. Créer le corps. Assurez-vous de savoir pourquoi vous envoyez l'email et ce que vous attendez du lecteur. 2. Éditer le corps. Relisez ce que vous avez écrit. Essayez de trouver des moyens d'en faire un texte plus court si possible tout en restant clair dans votre message. N'oubliez pas que personne ne veut d’un roman dans sa boîte de réception. 3. Ajouter une signature. La personnalisation des emails professionnels augmentera la probabilité que votre message sorte du lot dans l'esprit de vos lecteurs. La plupart des gens reçoivent des dizaines d'emails par jour, il est donc important que le vôtre se distingue. 4. Ajouter le(s) destinataire(s). La raison pour laquelle cela est à la quatrième position est que vous ne voulez pas accidentellement envoyer un email incomplet ou non édité. C'est juste demander à ce que la personne vous considère, vous et votre marque, comme peu professionnel. Certains clients de messagerie comme Mailbird disposent d’un outil d'annulation d'envoi, mais il est bon de ne pas trop compter dessus. 5. Envoyez ou planifiez votre email. Les horaires de vos lecteurs, clients, et même de vos membres d’équipe ne correspondent pas toujours aux vôtres. Si vous souhaitez augmenter la chance d'une réponse, il est préférable d'envoyer un email à un moment où vous savez que votre audience est la plus susceptible de le voir. Nous avons rédigé un guide sur la façon d'envoyer un email professionnel en cinq étapes. Consultez-le !
Comment terminer un email professionnel ?
Cela dépend vraiment de qui est le destinataire de l'email, pourquoi il est envoyé, et de votre propre marque personnelle. Ce guide excellent sur la façon de terminer les emails professionnels par Grammarly donne un aperçu complet des types de formulations qui fonctionnent le mieux dans différentes situations.
