Guia Definitivo para Email Empresarial
Endereços de email são conveniências que quase todos usam, mas poucos valorizam. Por isso, é provável que quando vê "obter um email empresarial" num guia de início de negócio, revire os olhos. Sabemos que nós costumávamos fazer isso.
O que queremos deixar claro com este guia é que ter um e-mail empresarial é importante para o sucesso da sua empresa. Os benefícios que ele proporciona constroem a base de maneiras que você pode não esperar.
Falando de forma ampla, um e-mail dedicado para a sua empresa permite que você:
- Faça uma melhor promoção da sua marca
- Crie um canal dedicado para interagir com os seus clientes
- Garanta a segurança das suas comunicações empresariais
- E dê um impulso ao seu tráfego na web, uma vez que o seu endereço será o mesmo que o seu domínio
A melhor parte é que, ao contrário de muitas outras tecnologias empresariais essenciais, criar um e-mail profissional não precisa custar uma fortuna. Na verdade, pode não custar nada.
Junte-se a nós para este mergulho profundo em tudo que diz respeito ao e-mail empresarial. Vamos abordar o que é, como pode beneficiar o seu negócio, como começar, uma análise dos provedores mais populares e muito mais.
O que é um e-mail empresarial?
Uma conta de e-mail empresarial ou profissional é criada exclusivamente para uma empresa específica. Normalmente, são pagas e mantidas pela própria empresa e usadas para comunicações comerciais.
A maioria delas contém o nome da empresa no domínio. Por exemplo, se eu trabalhasse na empresa ABC, meu e-mail empresarial poderia ser isaac@abc.com.
Diferenças Entre E-mail Empresarial e Pessoal
E-mails empresariais e pessoais são ambos utilizados para comunicações online. No entanto, o primeiro possui várias características distintas.
Nome de domínio único. A maioria dos endereços de e-mail pessoais possui o nome de domínio do provedor de e-mail. Por exemplo, todos que já registraram um e-mail através do Outlook terão @outlook.com após seus nomes de usuário. Endereços de e-mail empresariais em vez disso têm os nomes das empresas como seus nomes de domínio.
Mais uniforme e com aparência profissional. Como há tantas pessoas registrando endereços de e-mail com provedores gratuitos, pode ser difícil encontrar um nome de usuário único. É provável que você veja muitos endereços de e-mail pessoais com números ou erros criativos de ortografia. A maioria das empresas tem entre um e 100 funcionários, então seus nomes de usuário tendem a ser apenas seus próprios nomes ou iniciais, permitindo que pareçam mais uniformes.
Mais fácil de pesquisar. E-mails profissionais tendem a ser usados para fins relacionados à carreira. Isso significa que, se você quiser ver o histórico de carreira de um remetente, você pode digitar o e-mail empresarial dele no Google para obter um resumo aproximado de sua história profissional.
Costumam ter um custo associado. A maioria dos provedores de e-mail gratuitos é severamente limitada no que você pode fazer. Portanto, embora seja possível registrar um e-mail empresarial gratuito, a maioria das empresas opta por uma versão premium ou paga.
Porquê Registar um E-mail Empresarial? Como É Que Me Beneficia?
Os benefícios de registar um e-mail empresarial vão além de parecer bom. Há muitas vantagens que podem impactar o seu negócio. Aqui estão algumas:
Oportunidade de branding. O seu nome de domínio é uma parte integral da marca da sua empresa. Portanto, as oportunidades para exibi-lo devem ser aproveitadas sempre que possível. Cada e-mail enviado por si ou pelos seus funcionários através de um e-mail empresarial é uma oportunidade de colocar o seu negócio no topo da mente do seu destinatário.
Passwords geralmente mais fortes. O dano que um hacker pode causar ao obter acesso a uma conta de e-mail empresarial é grande. É por isso que muitos clientes de e-mail empresarial permitem que você defina políticas de segurança rigorosas quanto ao tipo de passwords e protocolos de autenticação que os funcionários devem seguir.
Maior capacidade de armazenamento. O número de comunicações diárias que os funcionários recebem é muito maior do que alguém em casa. Portanto, a necessidade de armazenamento também é maior com um e-mail empresarial. A quantidade de armazenamento adicional varia de acordo com o cliente de e-mail e o pacote de serviços, mas é quase sempre maior do que os serviços de e-mail gratuitos como o Gmail oferecem.
Mais provável de passar pelos filtros de spam. Embora ainda não seja universal, DMARC está sendo adotado por cada vez mais empresas. Isso significa que se você enviar e-mails em massa do seu e-mail pessoal em vez de um e-mail empresarial, há uma boa chance de ele cair na pasta de spam do destinatário.
Melhor registo de comunicações. A maioria dos clientes de e-mail empresariais permite que o titular principal da conta arquive comunicações enviadas a partir do domínio da empresa. Isso proporciona mais responsabilidade sobre o que está sendo enviado e para quem.
Mais fácil de escalar. Adicionar outra pessoa a um e-mail empresarial é simples. Basta registar o nome dela @nomedaempresa.com. No entanto, ter que criar novos e-mails pessoais para novos funcionários pode se tornar um pesadelo à medida que sua empresa cresce. As comunicações não serão centralizadas, então você cria aberturas para riscos de segurança.
Mais claro quem está enviando o e-mail. Você trabalha no Google ou na Verizon? A maioria das pessoas assume que a pessoa que envia um e-mail relacionado aos negócios trabalha na empresa cujo nome de domínio aparece. Portanto, enviar uma proposta de vendas para um prospecto será muito mais claro se você enviá-la de um endereço que contenha o nome da sua empresa no domínio em vez de algo como andrewj@comcast.net.
Necessário para evitar violações da CAN-SPAM (se você é um marketer baseado nos EUA). Se você planeja enviar e-mails em massa para potenciais leads, precisa fornecer uma forma para que seus destinatários optem por não receber. Endereços de e-mail pessoais não têm esse recurso; apenas endereços de e-mail personalizados têm. Violando esse ato, você pode enfrentar multas.
Estes são apenas alguns dos benefícios gerais que vêm de ter e usar um e-mail profissional em vez de um pessoal.
Você Precisa de um E-mail Empresarial ou Pessoal?
Escrevemos longamente sobre porque um e-mail empresarial é mais benéfico do que uma conta pessoal. No entanto, tecnicamente não é um requisito estrito. Para esclarecer, vai depender das necessidades do seu negócio, mas se tiver dúvidas, passe pela lista de verificação abaixo.
A sua empresa emprega ou planeja contratar mais de três pessoas?
Quanto mais pessoas houver na sua empresa, maior a probabilidade de alguém ser alvo de ataques. A maioria dos provedores de e-mail empresarial permite que você padronize os protocolos de segurança, e se alguém for invadido, veja de onde veio a violação.
Você planeja se envolver em marketing por e-mail?
Embora a Lei CAN-SPAM seja realmente aplicada apenas nos EUA, é uma boa prática sempre ter um botão de cancelamento de subscrição porque clientes de e-mail como o Gmail VÃO penalizá-lo se suas comunicações forem relatadas como spam com muita frequência.
Você enviará ou receberá dados ou informações sensíveis por e-mail?
A devida diligência legal exige que você faça tudo ao seu alcance para garantir a segurança das informações dos seus clientes. Como a maioria das contas de e-mail pessoais não possui recursos de segurança aprimorados, elas não contam.
A responsabilidade é importante para o seu negócio?
Os clientes de e-mail empresariais permitem que você arquive e acompanhe facilmente as comunicações importantes entre funcionários e clientes. As contas pessoais também têm esse recurso, mas você não poderá arquivar em massa.
O e-mail será a principal comunicação entre você e seus clientes?
Se sim, então recomendamos fortemente a mudança para um e-mail empresarial. A maioria dos clientes de e-mail empresariais permite que você envie e-mails para centenas de pessoas ao mesmo tempo. Além disso, você tem menos chances de acabar em uma pasta de spam.
Você está trabalhando ativamente para aumentar a presença da sua marca?
Ter o nome do seu domínio aparecer em cada comunicação é uma maneira fácil (e barata) de divulgar seu nome.
Você planeja se envolver em marketing de conteúdo?
Alguns provedores têm um recurso de rastreamento de e-mails. Com isso, você pode ter uma boa ideia das taxas de abertura do seu conteúdo.
Você está tentando construir confiança com seu público?
Se você está em um mercado competitivo, precisa de todas as oportunidades para construir a confiança do cliente. Muitas vezes, o único fator que impede um cliente de ir ao seu concorrente é um pequeno pouco de confiança. E adivinha, de acordo com uma pesquisa da GoDaddy, 75% dos consumidores dizem que endereços de e-mail profissionais são fundamentais para a confiança.
Ter um e-mail empresarial não é um requisito. No entanto, é quase sempre benéfico usar um em vez de um e-mail pessoal para fins comerciais. Com isso dito, vamos revisar os passos a seguir se você quiser configurar uma conta.
Como Criar um E-mail Empresarial
Não é difícil e pode ser dividido em um processo de três etapas:
- Decida-se por um fornecedor de serviços de e-mail. Existem muitas opções gratuitas e pagas. Cada uma oferece uma mistura diferente de segurança, armazenamento e recursos avançados.
- Crie um endereço personalizado para o seu negócio. Normalmente, deve manter-se o nome da sua empresa. Mas, se for muito longo ou já estiver em uso, pode ser melhor incluir uma palavra ou acrônimo adicional. Apenas certifique-se de que quem recebe um e-mail seu consiga perceber de qual empresa vem.
- Configurar e conectar o seu endereço comercial. Depois de decidir sobre um fornecedor de e-mail e um nome de domínio, é hora de juntar tudo. A maioria dos fornecedores de e-mail tem instruções sobre como configurar o seu novo endereço de e-mail empresarial. Uma apresentação dos recursos também é normalmente fornecida. Depois, comece a integrar todos os seus aplicativos de produtividade suportados. É melhor fazer isso agora no início da conta para garantir que nada fique de fora.
Agora que sabemos os passos necessários para criar seu novo e-mail empresarial, é hora de olhar para as opções disponíveis.
Qual o Melhor Provedor de E-mail para Negócios?
A resposta definitiva para esta pergunta realmente se resume às necessidades da sua empresa e se você está falando sobre serviços gratuitos versus pagos. De maneira geral, no entanto, existem algumas considerações importantes a ter em conta.
Escrevemos um post no blog aprofundado sobre como escolher um provedor de e-mail, então não iremos nos aprofundar aqui. Em vez disso, vamos abordar o que você deve prestar atenção.
A maioria dos provedores de serviços de e-mail oferece a maioria dos itens acima. A diferença principal entre eles é o grau em que cada um é apoiado. O que você precisa determinar é qual mistura se ajusta melhor às suas necessidades.
Visão Geral dos Principais Provedores de E-mail Empresarial Gratuitos e Pagos
A maioria dos provedores de e-mail tem planos gratuitos e premium. Embora os serviços principais sejam geralmente os mesmos, existem algumas diferenças importantes:
Comparação de Planos Gratuitos vs. Pagos
| Funcionalidade | Plano Gratuito | Plano Pago |
| Privacidade | Pouca ou nenhuma para a maioria dos provedores; a venda dos seus dados é tipicamente como esses provedores ganham dinheiro. | A maioria dos planos pagos NÃO coleta seus dados. |
| Anúncios | Espere ver muitos anúncios. | Totalmente livre de anúncios |
| Número de usuários | 1 - 3 usuários | Pode variar de 3 usuários adicionais até toda a empresa |
| Armazenamento | Limite total de armazenamento pequeno e limite de anexo | Maior armazenamento total além de acesso ao armazenamento em nuvem |
| Integração e personalização | Poucas opções de integração e personalização | Geralmente um grau muito maior de possibilidades de integração e personalização |
| Custo | Não custa nada | Os planos premium geralmente requerem assinaturas mensais ou anuais. |
| Suporte | A maioria dos planos gratuitos, no melhor dos casos, oferece suporte apenas por e-mail nos dias úteis. As respostas geralmente levam mais de 24 horas. | Um grau muito maior de suporte, geralmente com um representante ao vivo e a qualquer hora do dia/em qualquer dia |
Os 5 Melhores Fornecedores de E-mail Empresarial Gratuitos
Se você está com o orçamento apertado ou não tem certeza das suas necessidades empresariais exatas quando se trata de e-mail, pode ser melhor optar por uma opção gratuita. Muitas das opções mencionadas têm um plano premium. Portanto, se você realmente gostar de uma determinada opção, pode sempre optar por mudar de plano mais tarde.
Gmail
Precisando de pouca introdução, o Gmail continua sendo o rei das plataformas de e-mail, com seus 1,5 bilhões de usuários ativos e 43% de participação no mercado. Recebe atualizações regulares, vem com autenticação em duas etapas, e pode se integrar praticamente a tudo.
Você pode conectar seu domínio ao Gmail gratuitamente, embora seja limitado a uma conta e exija um pouco de conhecimento técnico da sua parte. Apenas tenha em mente que, além da primeira conta, custará ? por mês/por usuário no Google Workspace.
| Principal Recurso | Preços |
| - Sugestões de pesquisa inteligentes - Filtragem automática de e-mails - Autenticação em duas etapas - Limite de armazenamento de 30 GB. Limite de anexo de 50 MB - Integra-se praticamente a tudo |
- Gratuito, desde que você se limite a uma conta - ? por mês por conta para cada usuário após o primeiro |
| Prós | Contras |
| - Atualizações regulares - Filtros de spam e malware inteligentes - Autenticação em duas etapas - Integração fácil com outros dispositivos e aplicativos do Google - O nome do domínio pode ser alterado se vinculado |
- Os custos podem aumentar rapidamente se você planeja ter uma equipe grande - Armazenamento limitado - Esteja preparado para receber muitos anúncios direcionados - Pode ser difícil configurar seu domínio personalizado gratuito |
AOL Mail
Provavelmente o primeiro fornecedor de e-mail para muitos dos primeiros usuários da internet, o AOL Mail existe desde o início dos anos 90. Apesar da sua idade, nunca realmente se popularizou como alguns dos outros desta lista. Na última contagem em 2015, o AOL tinha cerca de 174 milhões de usuários em todo o mundo.
Assim como o Gmail, o AOL Mail fornece aos usuários filtros de spam inteligentes que reduzem o risco de infecção por malware. Era uma escolha popular entre as empresas, pois permitia um nome de domínio personalizado gratuitamente. No entanto, esse serviço foi cancelado em 2016.
| Principal Recurso | Preços |
| - Proteção contra vírus e spam - Verificação automática de ortografia - Limite de armazenamento de 250 GB, limite de anexo de 25 MB - Pode ser vinculado a outros provedores de serviços de e-mail, como Hotmail e Gmail |
- Gratuito, se você tiver uma licença do AOL. Se não tiver, custará ?,49 por mês por usuário |
| Prós | Contras |
| - Grande limite de armazenamento - Interface simples de usar - Links incorporados precisam ser ativados pelo usuário, adicionando uma camada extra de proteção contra phishing e ataques de malware - Sempre que você receber uma mensagem, receberá a nostálgica notificação "Você tem e-mail!" |
- Você verá anúncios aparecerem regularmente - Se você tirar uma pausa prolongada da sua conta (90 dias), corre o risco de ela ser excluída permanentemente - Personalização limitada do domínio (só pode escolher @aol.com, @love.com, @ygm.com, @games.com e @wow.com) - Recursos são bastante básicos |
Yahoo Mail
Outro antigo favorito, o Yahoo Mail existe há quase 30 anos. Como o AOL Mail, recursos estão sendo continuamente adicionados para melhorar sua estabilidade, eficiência e desempenho. Em 2021, a empresa tomou uma decisão controversa de remover o encaminhamento de e-mails de contas gratuitas.
| Principal Recurso | Preços |
| - Interface limpa - Bom nível de segurança - Capacidade de armazenamento incrível, limite de anexo de arquivo de 25 MB - Muitos recursos adicionais |
- Gratuito, mas se você quiser fazer algo básico como encaminhar e-mails, precisará do Yahoo Mail Pro ou pagar ? por ano pela opção "Acesso + Encaminhamento". |
| Prós | Contras |
| - Capacidade de armazenamento de 1 TB - Acesso incorporado a ferramentas como calendário, bloco de notas e barra de pesquisa - Itens na Lixeira serão excluídos automaticamente após 90 dias - Filtros de spam e criptografia SSL |
- Recursos são bastante básicos em comparação com outras opções - Não é possível personalizar seu domínio - Não é possível encaminhar e-mails (apenas para Yahoo Mail Pro) - Verá anúncios regularmente |
Zoho Mail Lite
O Zoho Mail Lite é único nesta lista porque não segue o padrão de trocar sua atenção por serviço. Ao contrário das opções mencionadas anteriormente, você não verá anúncios ao usá-lo. Além disso, permite até cinco usuários. Custa ? por usuário além dos cinco. Existem várias opções premium, mas esta ainda é uma excelente escolha se você tiver uma pequena empresa.
| Principais Recursos | Preços |
| - Toda uma pequena equipe pode usar o nível gratuito - Limite de armazenamento de 5 GB por pessoa - Limite de anexo de 20 MB - Vem com proteção contra spam e vírus - A hospedagem de e-mail para um domínio |
- Gratuito para sempre para os primeiros cinco usuários e ? por mês para cada usuário adicional com 5 GB de espaço de armazenamento - Custa ?,25/mês e um limite de armazenamento de 10 GB por usuário adicional |
| Prós | Contras |
| - Até cinco pessoas podem usar a conta - Totalmente livre de anúncios - Integra-se com outras ferramentas de produtividade do Zoho (calendário, notas e tarefas) - Fácil de configurar |
- Armazenamento limitado |
ProtonMail
Apesar dos recursos limitados que oferece, a versão gratuita do ProtonMail ainda continua a fazer parte da lista dos principais provedores de e-mail empresarial. Ao contrário de outras opções gratuitas desta lista, mesmo seu plano gratuito oferece aos usuários total privacidade. Esta é uma excelente opção para quem busca atualizar de ofertas básicas do Google, Yahoo ou AOL.
| Principais Recursos | Preços |
| - Uma chave de criptografia especial que você recebe garante que apenas seus destinatários possam ler o conteúdo dos e-mails que você envia - Limite de armazenamento de 500 MB - Zero acesso aos dados do usuário |
- Gratuito, mas pode ser atualizado para ProtonMailPlus, que aumenta a capacidade de armazenamento para 5 GB por ?/mês |
| Prós | Contras |
| - Sem anúncios - Sem venda ou coleta dos seus dados |
- Domínios personalizados não suportados, a menos que você faça upgrade - Espaço de armazenamento pequeno - Tanto rótulos quanto pastas limitados a três cada |
Principais 4 Provedores de E-mail Empresarial Pagos
Se você está procurando algo mais robusto em termos de recursos e funcionalidade, considere uma opção de provedor de e-mail pago. A seguir estão alguns dos nossos favoritos.
Google Workspace
O antigo Google G Suite é uma escolha popular para muitas pequenas empresas, e por boas razões. Ele permite que os membros da equipe se comuniquem facilmente uns com os outros com ferramentas baseadas na nuvem e sincronização ultrarrápida. E como a maioria das pessoas já usou Google Docs, Sheets e outras ferramentas semelhantes de propriedade do Google, a curva de aprendizado é praticamente inexistente.
| Principais Recursos | Preços |
| - Vem com Google Docs, Sheets, Calendar, Meet, Chat e cerca de duas dúzias de outras aplicações baseadas na nuvem - Incrivelmente seguro, tanto que o Google Workspace recebeu uma certificação ISO/IEC 27701 - Filtros altamente avançados que bloqueiam 99% de todos os spams, malwares e tentativas de phishing |
O Google Workspace vem em quatro planos: - Business Starter: ? por usuário/mês e 30 GB de armazenamento - Business Standard: ? por usuário/mês, também 30 GB de armazenamento e recursos/admin adicionais de segurança - Business Plus: ? por usuário/mês, 5 TB de armazenamento e recursos de segurança aprimorados - Enterprise: Armazenamento ilimitado e controles avançados; no entanto, você precisará entrar em contato com o departamento de vendas para um orçamento |
| Prós | Contras |
| - Acesso a muitas ferramentas simples de usar que sua equipe já deve estar familiarizada - Acesso a e-mail/analytics em tempo real - Extensa sistema de suporte e atualizações regulares - Sincroniza com praticamente tudo - Administradores de conta permitem o reenvio automático de e-mails para usuários |
- Sem aplicativos desktop - As próprias ferramentas podem ser medíocres em comparação com alternativas dedicadas (ou seja, Google Meet vs. Zoom) - O constante lançamento de atualizações, mudanças de nome e novos produtos dificulta acompanhar o que está acontecendo |
Se você optar por esta opção, veja como configurar uma conta do Google Workspace.
Yahoo Mail Pro
Lançado em 2017 como parte da reformulação da empresa, o Yahoo Mail Pro atua como uma versão aprimorada da versão gratuita. As principais diferenças são a capacidade de criar um endereço de domínio personalizado e a remoção de anúncios. Uma área em que ele é seriamente deficiente é na segurança. Ao contrário de outros provedores populares de serviços de e-mail, o Yahoo Mail Pro não possui avisos de login. Portanto, se alguém do outro lado do mundo estiver tentando hackear sua conta por força bruta, você nunca será notificado.
| Principais Recursos | Preços |
| - Suporte ao cliente 24/7 - Carregamento mais rápido em comparação ao Yahoo Mail - Não há mais exclusão de conta após 90 dias de inatividade - Sem anúncios - Limite de armazenamento de 1 TB, limite de anexo de 25 MB |
- ?.49 por mês para um usuário |
| Prós | Contras |
| - Suporte ao cliente facilmente disponível, dia ou noite, a qualquer hora da semana - Sem anúncios intrusivos - Os e-mails agora abrem mais rápido, pois não há anúncios - Surpreendentemente bom em identificar spam, ainda mais do que o Gmail |
- Muito básico em comparação com outras opções pagas - Quedas frequentes do calendário e dos contatos em dispositivos móveis - Como na versão gratuita, você não pode criar subpastas, o que pode rapidamente levar a uma caixa de entrada bagunçada. - Sem avisos de tentativas de login |
Zoho Mail Premium
Como o nome implica, o Zoho Mail Premium fornece tudo que a versão gratuita faz, apenas melhor. Existem três níveis que você pode optar com armazenamento adicional variando de 30 a 100 GB. Os limites de anexo também aumentam drasticamente de 500 MB até 1 GB. Mais importante ainda, tanto os planos Premium quanto Workplace vêm com uma série de recursos adicionais.
| Principais Recursos | Preços |
| - Filtros de spam, filtros de e-mail e aplicativos móveis - A interface inclui um calendário, notas, gerenciador de tarefas e portal de contatos - Vários tipos diferentes de ferramentas de colaboração incluídas - Administradores podem gerenciar quem usa quais contas e definir permissões para o que podem fazer |
- Mail Premium: ?/mês por usuário, vem com backup de e-mail e permite anexos maiores - Workplace: Começa em ?/mês e tem acesso ao conjunto completo de comunicações com e-mail empresarial e aplicativos de escritório online |
| Prós | Contras |
| - Interface muito confiável e limpa - Os e-mails podem ser facilmente etiquetados e organizados - Segurança de e-mail criptografada, filtragem avançada de spam e detecção de malware - Autenticação de dois fatores - Suporte telefônico 24/7 |
- Sem chat ao vivo - Integrações de software limitadas |
ProtonMail Professional
O ProtonMail é uma recomendação fácil para aqueles preocupados com sua privacidade online. Ao contrário da maioria das opções listadas, ele não exige que você forneça nenhuma informação pessoal para se inscrever. É completamente anônimo. O ProtonMail também usa criptografia de ponta a ponta, então, onde quer que você envie um e-mail para alguém, ninguém fora de vocês dois poderá acessar o conteúdo. Isso inclui o próprio ProtonMail.
| Principais Recursos | Preços |
| - 5 GB de armazenamento por usuário - Dois domínios personalizados - Pastas e filtros personalizados ilimitados - Níveis de segurança e privacidade excepcionais |
- Plano Profissional: ?/mês por usuário - Plano Enterprise: Será necessário entrar em contato com o departamento de vendas do ProtonMail para um orçamento |
| Prós | Contras |
| - Pode ver todas as sessões conectadas à sua conta e possui autenticação de dois fatores - Enviado uma chave de criptografia especial que garante que apenas seus destinatários possam ler seus e-mails - Acesso ao ProtonVPN mediante solicitação para maior segurança sobre o tráfego da internet (com o Plano Enterprise) - Integrações personalizadas (com o Plano Enterprise) |
- Limite de armazenamento pequeno |
Tabela Comparativa de Opções de E-mail Empresarial Gratuitas e Pagas
| Armazenamento | Número de Contas | Segurança | Preço | |
| Gmail | 30 GB de Armazenamento Limite de anexo de 50 MB |
1, mas pode adicionar mais | Autenticação em 2 etapas Alertas de tentativas de login Filtragem de spam inteligente |
? para um usuário ?/mês por usuário além disso |
| Google Workspace | Business Starter - 30 GB de armazenamento Business Standard - 2 TB de armazenamento Business Plus - 5 TB de armazenamento |
1 - 300 | Autenticação em 2 etapas Centro de alertas: Notificações para potenciais problemas de segurança Monitoramento de senhas e controle de força Criptografia SSL |
Business Starter Business Standard Business Plus |
| Yahoo Mail | 1 TB de armazenamento Limite de anexo de 25 MB |
1 | Filtros de spam Criptografia SSL |
?, mas precisará fazer upgrade para Pro ou pagar ?/ano por redirecionamento de e-mail |
| Yahoo Mail Pro | 1 TB de armazenamento Limite de anexo de 25 MB |
1 | Ótima filtragem de spam | ?.49/mês por usuário |
| Zoho Mail Lite | 5 GB de armazenamento por usuário Limite de anexo de 250 MB |
5 | Autenticação em 2 etapas Filtros de spam inteligentes Proteção contra malware Segurança de e-mail criptografada |
Grátis |
| Zoho Mail Premium | 50 GB de armazenamento por usuário Limite de anexo de 500 MB |
Ilimitado | Autenticação em 2 etapas Filtros de spam inteligentes Proteção contra malware Segurança de e-mail criptografada |
?/mês por usuário para o plano Premium ?/mês por usuário para o plano Workplace |
| ProtonMail | Limite de armazenamento de 500 MB (pode ser aumentado com ProtonMail Plus) | 1 | Autenticação em 2 etapas Criptografia de e-mail de ponta a ponta |
Grátis, mas pode ser atualizado para ProtonMail Plus por ?/mês |
| ProtonMail Professional | Limite de armazenamento de 5 GB por usuário | Ilimitado | Supervisão de sessões registradas Autenticação em 2 etapas Criptografia de e-mail de ponta a ponta |
?/mês por usuário |
Algo importante a ter em mente ao selecionar um pacote: a sua decisão não precisa ser para sempre. Se o que você está recebendo não é o que esperava ou se as necessidades da sua empresa mudam, você pode sempre optar por um fornecedor diferente no futuro. Tendo tomado a sua decisão sobre um fornecedor, a gestão eficaz da conta é crítica para obter o máximo valor dela.
Como Gerir um E-mail Empresarial de Forma Eficaz: Melhores Práticas que Deve Empregar
A seleção de qual fornecedor de e-mail escolher foi a parte fácil. Aprender a gerir eficazmente o seu e-mail empresarial será um pouco mais difícil. Isso acontece porque, dependendo do seu setor, função e tamanho da empresa, as suas necessidades diárias de e-mail podem ser muito diferentes das de outra pessoa.
Há, no entanto, algumas melhores práticas que podemos compartilhar para que as suas comunicações empresariais possam fluir de forma mais suave. Vamos começar pela mais importante de todas:
Invista num Bom Cliente de E-mail de Desktop
É provável que você seja alguém que utiliza regularmente vários endereços de e-mail (profissionais e pessoais). Viajar é algo que você faz constantemente por trabalho, encontrando clientes e investidores em todo o lado. E-mails e documentos importantes serão enviados e recebidos todos os dias. Você não tem tempo para tentar descobrir uma interface de utilizador pouco intuitiva.
O mais importante é que a sua reputação empresarial e pessoal viverá ou morrerá pela sua capacidade de garantir a segurança de informações sensíveis.
Independentemente do fornecedor de e-mail que possui, o cliente de e-mail Mailbird pode eliminar quaisquer fraquezas.
Por exemplo, você poderá:
- Organizar contas de e-mail. O Mailbird permite consolidar caixas de entrada, pastas, calendários e listas de contactos em diferentes contas de e-mail, tudo numa interface limpa.
- Personalizar o seu layout. Você pode escolher entre um esquema de cores claro ou escuro, fundos incorporados ou personalizados, sons personalizados e até mesmo suporta múltiplas línguas.
- Executar tarefas mais rapidamente com atalhos. O cliente possui atalhos de teclado com comandos idênticos aos das aplicações G Suite.
- Passar menos tempo na sua caixa de entrada. Você pode facilmente configurar filtros e regras personalizadas. O cliente moverá automaticamente os e-mails recebidos para as pastas apropriadas para você.
- Integrar com todas as aplicações de produtividade populares. Alguns exemplos incluem Asana, Slack, Dropbox, praticamente tudo da Google, e muito mais.
- Desinscrever-se de newsletters facilmente. A opção de desinscrição é movida para o topo do e-mail, removendo o perigo de clicar num link enganador.
- Retratar e-mails que você enviou acidentalmente. Com o botão "Desfazer Envio" do Mailbird, os seus erros podem ser desfeitos.
- Ver quem leu os seus e-mails. A função de rastreamento de e-mails permite que você veja exatamente quem abriu os seus e-mails e quando.
- Aproveitar a sua privacidade total. O Mailbird respeita a privacidade dos seus dados e e-mails, o que significa que nunca irá ler, coletar ou partilhar o conteúdo dos seus e-mails.
Embora algumas opções de fornecedores de e-mail sejam boas, as ferramentas adicionais do Mailbird oferecem-lhe um incrível controle sobre a gestão do seu e-mail.
Para uma análise mais detalhada sobre como um cliente de e-mail como o Mailbird pode melhorar a sua experiência de e-mail, leia o nosso post no blog sobre os melhores serviços de e-mail para empresas.
Designe um Horário Específico para E-mails
Todas as horas que você passa a verificar a sua caixa de entrada são tempo tirado de atividades produtivas, como o crescimento do seu negócio. É provável que muitos desses e-mails não precisem da sua atenção. O que é mais provável é que o som constante de notificações seja nada mais do que uma distração.
Para melhor utilizar o seu tempo, escolha blocos específicos de tempo para verificar a sua caixa de entrada. Pode ser intervalos de 15 minutos a cada poucas horas ou uma janela de três horas todos os dias após o almoço. Apenas certifique-se de manter-se firme. Assegure-se também de que a sua equipa sabe o que você está a planear. Por exemplo, se eles precisarem da sua aprovação em algo menor, podem esperar uma resposta sua durante os horários designados. Se houver uma emergência que absolutamente exija a sua atenção, então podem ligar diretamente para você.
Atualize Regularmente a Sua Lista Branca e Lista Negra
A sua conta de e-mail empresarial será um alvo atrativo para muitos golpistas e hackers online. Configurar autenticação de múltiplos fatores, senhas fortes e protocolos de segurança atualizados constantemente para os funcionários são excelentes maneiras de prevenir uma violação de segurança.
Uma medida adicional que você pode tomar é configurar uma lista branca e uma lista negra. Uma lista branca é para remetentes ou sites seguros, enquanto uma lista negra é para contas de remetentes e websites spammy ou suspeitos.
Leia o nosso artigo sobre lista branca para mais informações sobre este tópico.
Faça Uso Liberal de Pastas e Filtros Inteligentes
Se você está a gerir mais do que uma conta de e-mail, configurar pastas e filtros inteligentes é imprescindível. Fazer isso lhe poupará horas de tempo por semana, pois os e-mails serão automaticamente enviados para as pastas corretas correspondentes. Como você consegue isso depende do fornecedor ou cliente de e-mail que está a utilizar, mas eles são uma das muitas ferramentas que você precisa para gerir corretamente a sua caixa de entrada.
Use Modelos Sempre que Puder
Realisticamente, a maioria dos e-mails que você e a sua equipa estarão a enviar cairá numa de quatro categorias: entrar em contato com alguém, pedir esclarecimentos, fazer um anúncio ou responder a uma pergunta.
Os detalhes de um e-mail podem mudar, mas o formato provavelmente não mudará. Então, em vez de escrever um e-mail personalizado para cada resposta, por que não criar alguns modelos? Assim, você economiza tempo apenas alterando as especificidades das comunicações. Melhor ainda, pode ajudar a sua equipa a fornecer uma voz de marca mais unificada aos clientes ou terceiros com os quais estão a interagir online.
Conclusão
Ter um email empresarial é uma parte fundamental de um plano de negócios. Os benefícios que pode proporcionar vão além do imediato e podem acabar moldando o seu potencial de crescimento futuro.
Criar um email empresarial não é difícil, mas há muitas opções disponíveis, gratuitas e pagas. O que importa ao decidir o que escolher é que o fornecedor que você escolher esteja alinhado com o que o seu negócio precisa neste estágio de seu crescimento.
Uma vez que você tenha escolhido um fornecedor de serviços de email e configurado sua conta, o que resta é otimizá-la. Algumas das melhores práticas que cobrimos para isso são dedicar um bloco de tempo todos os dias para lidar com emails, criar listas brancas e listas negras, usar filtros e ter modelos prontos para você e sua equipe.
A recomendação mais forte que podemos fazer é investir em um cliente de email. Isso porque fazê-lo concede total controle sobre seu email empresarial, tanto no que entra (filtros, informações e facilidade de gestão) quanto no que sai (como e quando os emails são enviados, rastreamento e supervisão de todas as comunicações).
Vá além de criar uma simples ferramenta de comunicação para o seu negócio. Traga equilíbrio, confiabilidade e uma experiência positiva para a gestão do seu email.
Perguntas Frequentes
Como posso obter um e-mail empresarial?
Existem muitos fornecedores de serviços de e-mail que oferecem todo o tipo de opções, algumas das quais são gratuitas. Você pode digitar "obter e-mail empresarial" numa barra de pesquisa e encontrará vários tutoriais sobre como conseguir um. O verdadeiro desafio é determinar o que você precisa que seu e-mail empresarial faça. Mesmo algo tão simples como precisar do seu próprio nome de domínio da marca no endereço de e-mail elimina pelo menos metade das suas opções. O que se recomenda é fazer uma lista detalhada de tudo o que você acha que seu negócio vai precisar. Preste atenção especial aos requisitos de armazenamento, ao número de usuários, ao nível e facilidade de integração de aplicativos e às características de segurança. Assim que tiver sua lista, pode procurar para ver qual delas se adapta melhor às suas necessidades empresariais atuais e futuras.
Há alguma forma de obter um e-mail empresarial gratuito?
Sim, há. Vários fornecedores de serviços de e-mail pagos oferecem um nível gratuito. Com ele, você pode mudar o nome do domínio para o da sua empresa. Características como autenticação de dois fatores e calendários integrados, unidades compartilhadas e outras funcionalidades também podem estar incluídas. O problema é que o número de usuários para uma conta empresarial costuma ser muito baixo nas contas gratuitas. O total de armazenamento e os limites de anexos também são muito baixos, o que significa que não vai demorar até atingir o limite.
Como escrevo um e-mail empresarial?
Escrever um e-mail empresarial ou profissional é tudo sobre comunicar o valor do seu negócio ou serviços da forma mais sucinta possível. Você não terá uma segunda chance de causar uma boa impressão, por isso é importante que defina o tom certo no primeiro e-mail. Na verdade, a redação pode ser dividida em cinco etapas:1. Criar o corpo. Certifique-se de que você está claro sobre o motivo pelo qual está enviando o e-mail e o que espera do leitor.2. Editar o corpo. Leia novamente o que você escreveu. Tente encontrar formas de encurtá-lo, se possível, mantendo a clareza na sua mensagem. Lembre-se, ninguém quer um romance na sua caixa de entrada.3. Adicione uma assinatura. Personalizar e-mails empresariais aumentará a probabilidade de que sua mensagem se destaque na mente dos seus leitores. A maioria das pessoas recebe dezenas de e-mails por dia, por isso é importante que o seu se destaque.4. Adicione o(s) destinatário(s). O motivo pelo qual isso é o número quatro é que você não quer acidentalmente enviar um e-mail incompleto ou não editado. Isso é pedir para que a pessoa pense em você e na sua marca como não profissionais. Alguns clientes de e-mail, como o Mailbird, têm uma ferramenta de Desfazer Envio, mas é bom não contar com isso com frequência.5. Envie ou agende seu e-mail. Os horários dos seus leitores, clientes e até mesmo dos membros da equipe nem sempre coincidem com os seus. Se você deseja aumentar a chance de uma resposta, é melhor enviar um e-mail em um momento em que você sabe que seu público é mais propenso a vê-lo. Escrevemos um guia sobre como enviar um e-mail profissional em cinco etapas. Confira!
Como finalizo um e-mail empresarial?
Isto realmente depende de quem o e-mail é direcionado, por que está sendo enviado e a sua própria marca pessoal. Este excelente guia sobre como finalizar e-mails empresariais da Grammarly oferece uma análise abrangente sobre qual tipo de despedida funciona melhor em diferentes cenários.
