Guía Definitiva del Correo Electrónico Empresarial
Las direcciones de correo electrónico son comodidades que casi todos utilizan, pero pocos aprecian. Es probable que, al ver "obtener un correo empresarial" en una guía para iniciar un negocio, pongas los ojos en blanco. Solíamos hacerlo.
Lo que queremos dejar claro con esta guía es que tener un correo electrónico empresarial es importante para el éxito de tu empresa. Los beneficios que ofrece sientan las bases de maneras que podrías no esperar.
Aun hablando en términos generales, un correo electrónico dedicado para tu empresa te permite:
- Mejorar la marca de tus esfuerzos
- Crear un canal dedicado para interactuar con tus clientes
- Asegurar tus comunicaciones empresariales
- Y dar un impulso a tu tráfico web, ya que tu dirección será la misma que tu dominio
Lo mejor de todo es que, a diferencia de muchas otras tecnologías empresariales esenciales, crear un correo electrónico profesional no tiene que costarte un ojo de la cara. De hecho, puede no costarte nada.
Únete a nosotros en esta profunda inmersión en todo lo relacionado con el correo electrónico empresarial. Cubriremos qué es, cómo puede beneficiar a tu negocio, por dónde empezar, un desglose de los proveedores más populares y mucho más.
¿Qué es un correo electrónico empresarial?
Una cuenta de correo electrónico empresarial o profesional se crea únicamente para una empresa específica. Por lo general, son pagadas y mantenidas por la propia empresa y se utilizan para comunicaciones comerciales.
La mayoría de ellas contienen el nombre de la empresa en el dominio. Por ejemplo, si trabajara en la empresa ABC, mi correo electrónico empresarial podría ser isaac@abc.com.
Diferencias Entre Correo Electrónico Empresarial y Personal
Los correos electrónicos empresariales y personales se utilizan para comunicaciones en línea. Sin embargo, el primero tiene varias características distintas.
Nombre de dominio único. La mayoría de las direcciones de correo electrónico personales tienen el nombre de dominio del proveedor de correo. Por ejemplo, todos los que alguna vez han registrado un correo a través de Outlook tendrán @outlook.com después de sus nombres de usuario. Las direcciones de correo electrónico empresarial en cambio tienen los nombres de las empresas como sus nombres de dominio.
Más uniforme y profesional. Debido a que hay tantas personas registrando direcciones de correo electrónico con proveedores gratuitos, puede ser difícil encontrar un nombre de usuario único. Es probable que veas muchas direcciones de correo electrónico personales con números o errores de escritura creativos. La mayoría de las empresas solo tienen entre uno y 100 empleados, por lo que sus nombres de usuario tienden a ser solo sus propios nombres o iniciales, lo que les permite parecer más uniformes.
Más fácil de buscar. Los correos electrónicos profesionales tienden a ser utilizados para fines relacionados con la carrera. Esto significa que si quisieras ver la historia laboral de un remitente, podrías escribir su correo electrónico empresarial en Google para obtener un resumen aproximado de su historial profesional.
Generalmente tienen un costo asociado. La mayoría de los proveedores de correo electrónico gratuitos están severamente limitados en lo que puedes hacer. Así que, aunque es posible registrar un correo electrónico empresarial gratuito, la mayoría de las empresas optan por una versión premium o de pago.
¿Por qué registrar un correo electrónico empresarial? ¿Cuáles son los beneficios para mí?
Los beneficios de registrar un correo electrónico empresarial van más allá de lucir bien. Hay muchas ventajas que pueden impactar tu negocio. Aquí hay algunas:
Oportunidad de marca. Tu nombre de dominio es una parte integral de la marca de tu empresa. Por lo tanto, las oportunidades para mostrarlo deben ser aprovechadas siempre que sea posible. Cada correo enviado por ti o tus empleados a través de un correo electrónico de la empresa es una oportunidad para poner tu negocio en la mente de quien lo recibe.
Generalmente contraseñas más seguras. El daño que un hacker puede hacer al obtener acceso a una cuenta de correo electrónico corporativa es grande. Por eso, muchos clientes de correo electrónico empresarial te permiten establecer políticas de seguridad estrictas respecto al tipo de contraseñas y protocolos de autenticación que los empleados deben seguir.
Mayor capacidad de almacenamiento. El número de comunicaciones diarias que reciben los empleados es mucho mayor que el de alguien en casa. Por lo tanto, la necesidad de almacenamiento también es mayor con un correo electrónico empresarial. La cantidad de almacenamiento adicional varía según el cliente de correo y el paquete de servicios, pero casi siempre es mayor que lo que ofrecen los servicios de correo electrónico gratuitos como Gmail.
Más probabilidades de pasar a través de los filtros de spam. Aunque aún no es universal, DMARC está siendo adoptado por más y más empresas. Eso significa que si envías correos electrónicos fríos desde tu correo personal en lugar de uno empresarial, hay una buena posibilidad de que caiga en la carpeta de spam del destinatario.
Mejor mantenimiento de registros. La mayoría de los clientes de correo electrónico empresarial permiten al titular de la cuenta principal archivar comunicaciones enviadas desde el dominio de la empresa. Esto proporciona más responsabilidad sobre lo que se está enviando y a quién.
Más fácil de escalar. Agregar a otra persona a un correo electrónico empresarial es simple. Simplemente registra su nombre @nombredeempresa.com. Sin embargo, tener que crear nuevos correos personales para nuevos empleados puede volverse una pesadilla a medida que tu empresa crece. Las comunicaciones no estarán centralizadas, por lo que creas oportunidades para riesgos de seguridad.
Más claro quién envía el correo. ¿Trabajas en Google o Verizon? La mayoría de las personas asumen que la persona que envía un correo relacionado con negocios trabaja en la empresa del nombre de dominio. Por lo tanto, enviar una propuesta de ventas a un prospecto será mucho más claro si la envías desde una dirección que tenga el nombre de tu empresa en el dominio en lugar de algo como andrewj@comcast.net.
Necesario para evitar violaciones a la ley CAN-SPAM (si eres un comercializador en Estados Unidos). Si planeas enviar correos fríos a posibles clientes, necesitas proporcionar una forma para que tus destinatarios se den de baja. Las direcciones de correo personal no tienen esta función; solo las direcciones de correo personalizadas la tienen. Violando esta ley podrías enfrentar multas.
Estos son solo algunos de los beneficios generales que vienen de tener y usar un correo electrónico profesional en lugar de uno personal.
¿Necesitas un correo electrónico empresarial o personal?
Hemos escrito extensamente sobre por qué un correo electrónico empresarial es más beneficioso que una cuenta personal. Sin embargo, técnicamente no es un requisito estricto. Para aclarar, dependerá de las necesidades de tu negocio, pero si no estás seguro, entonces revisa la lista de verificación a continuación.
¿Tu empresa emplea o planea contratar a más de tres personas?
Cuantas más personas haya en tu empresa, mayor será la probabilidad de que alguien sea hackeado. La mayoría de los proveedores de correos electrónicos empresariales te permiten estandarizar los protocolos de seguridad, y si alguien es hackeado, ver de dónde provino la brecha.
¿Planeas participar en marketing por correo electrónico?
Aunque la Ley CAN-SPAM solo es realmente aplicable en EE. UU., es una buena práctica tener siempre un botón de cancelar suscripción porque los clientes de correo electrónico como Gmail TE penalizarán si tus comunicaciones son reportadas como spam con demasiada frecuencia.
¿Vas a enviar o recibir datos o información sensible por correo electrónico?
La debida diligencia legal requiere que hagas todo lo posible para asegurar la seguridad de la información de tus clientes. Como la mayoría de las cuentas de correo electrónico personales carecen de características de seguridad mejoradas, no cuentan.
¿Es la responsabilidad importante para tu negocio?
Los clientes de correo electrónico empresarial te permiten archivar y hacer un seguimiento de manera fácil de las comunicaciones importantes entre empleados y clientes. Las cuentas personales tienen esta característica también, pero no podrás archivar en masa.
¿El correo electrónico será la principal forma de comunicación entre tú y tus clientes?
Si es así, entonces recomendamos encarecidamente cambiar a un correo electrónico empresarial. La mayoría de los clientes de correo electrónico empresarial te permiten enviar correos a cientos de personas a la vez. Además, es menos probable que termines en una carpeta de spam.
¿Estás trabajando activamente para aumentar la presencia de tu marca?
Tener tu nombre de dominio en cada comunicación es una forma fácil (y barata) de dar a conocer tu nombre.
¿Planeas participar en marketing de contenido?
Algunos proveedores tienen una función de seguimiento de correos electrónicos. Con ella, puedes tener una buena idea de las tasas de apertura de tu contenido.
¿Estás tratando de generar confianza con tu audiencia?
Si estás en un mercado competitivo, necesitas cualquier y todas las oportunidades para generar confianza del cliente. A menudo, el único factor que mantiene a un cliente de ir a tu competidor es un poco de confianza. Y adivina qué, según una encuesta de GoDaddy, el 75% de los consumidores dicen que las direcciones de correo electrónico profesionales son clave para la confianza.
Tener un correo electrónico empresarial no es un requisito. Sin embargo, casi siempre es beneficioso utilizar uno en lugar de un correo electrónico personal para propósitos comerciales. Dicho esto, revisemos los pasos a seguir si deseas configurar una cuenta.
Cómo crear un correo electrónico empresarial
No es difícil y se puede desglosar en un proceso de tres pasos:
- Decídete por un proveedor de servicios de correo electrónico. Hay muchas opciones gratuitas y de pago. Cada una ofrece una combinación diferente de seguridad, almacenamiento y funciones avanzadas.
- Crea una dirección personalizada para tu negocio. Por lo general, deberías atenerte al nombre de tu empresa. Pero, si es demasiado largo o ya está en uso, podría ser mejor que incluyas una palabra o acrónimo adicional. Solo asegúrate de que cualquier persona que reciba un correo electrónico de tu parte pueda saber de qué empresa provienes.
- Configura y conecta tu dirección empresarial. Después de decidirte por un proveedor de correo electrónico y un nombre de dominio, es hora de juntar todo. La mayoría de los proveedores de correo electrónico tienen instrucciones sobre cómo configurar tu nueva dirección de correo electrónico empresarial. También suele proporcionarse un recorrido por las funciones. Después, comienza a integrar todas tus aplicaciones de productividad compatibles. Es mejor hacerlo ahora al principio de la cuenta para asegurarte de que no se quede nada fuera.
Ahora que conocemos los pasos necesarios para crear tu nuevo correo electrónico empresarial, es hora de observar las opciones de las que puedes elegir.
¿Qué proveedor de correo electrónico es mejor para el negocio?
La respuesta definitiva a esta pregunta realmente depende de las necesidades de su negocio y si está hablando de servicios gratuitos o de pago. Sin embargo, en términos generales, hay algunas consideraciones importantes a tener en cuenta.
Hemos escrito un artículo de blog profundo sobre cómo elegir un proveedor de correo electrónico, así que no nos profundizaremos aquí. En su lugar, tocamos lo que debe tener en cuenta.
La mayoría de los proveedores de servicios de correo electrónico ofrecen la mayoría de lo anterior. La diferencia principal entre ellos es el grado en que cada uno es compatible. Lo que necesita determinar es qué combinación se adapta mejor a sus necesidades.
Descripción general de los principales proveedores de correo electrónico empresarial gratuitos y de pago
La mayoría de los proveedores de correo electrónico tienen planes tanto gratuitos como de pago. Aunque los servicios básicos suelen ser los mismos, hay algunas diferencias importantes:
Comparación de planes gratuitos vs. de pago
| Función | Plan gratuito | Plan de pago |
| Privacidad | Poca o ninguna para la mayoría de los proveedores; vender tus datos es típicamente cómo estos proveedores ganan dinero. | La mayoría de los planes de pago NO recopilan tus datos. |
| Publicidad | Espera ver muchos anuncios. | Totalmente libre de anuncios |
| Número de usuarios | 1 - 3 usuarios | Puede variar desde 3 usuarios adicionales hasta toda la empresa |
| Almacenamiento | Límite de almacenamiento total pequeño y límite de adjuntos | Mayor almacenamiento en general más acceso a almacenamiento en la nube |
| Integración y personalización | Pocas o ninguna opción de integración y personalización | Generalmente un grado mucho mayor de posibilidades de integración y personalización |
| Costo | No cuesta nada | Los planes premium suelen requerir suscripciones mensuales o anuales. |
| Soporte | La mayoría de los planes gratuitos, en el mejor de los casos, ofrecen soporte por correo electrónico solo en días laborables. Las respuestas suelen tardar más de 24 horas. | Un grado de soporte mucho más alto, generalmente con un representante en vivo y a cualquier hora del día/cualquier día |
Las 5 Mejores Proveedores de Correo Electrónico Empresarial Gratuitos
Si tienes un presupuesto ajustado o no estás seguro de tus necesidades exactas en términos de correo electrónico, lo mejor podría ser optar por una opción gratuita. Muchas de las opciones mencionadas tienen un plan premium. Así que, si realmente te gusta una opción en particular, siempre puedes decidir cambiar de plan más adelante.
Gmail
Sin necesidad de mucha introducción, Gmail sigue siendo el rey de las plataformas de correo electrónico con sus 1.5 mil millones de usuarios activos y un 43% de participación en el mercado. Recibe actualizaciones regulares, cuenta con autenticación de dos factores y puede integrarse prácticamente con todo.
Puedes conectar tu dominio a Gmail de forma gratuita, aunque está limitado a una cuenta y requiere un poco de conocimiento técnico de tu parte. Solo ten en cuenta que, más allá de la primera cuenta, costará ? al mes por usuario en Google Workspace.
| Características Principales | Precios |
| - Sugerencias de búsqueda inteligentes - Filtrado automático de correos electrónicos - Autenticación de dos factores - Límite de almacenamiento de 30 GB. Límite de adjuntos de 50 MB - Se integra con prácticamente todo |
- Gratuito, siempre que te limites a una cuenta - ? mensuales por cuenta para cada usuario después del primero |
| Pros | Contras |
| - Actualizaciones regulares - Filtros inteligentes de spam y malware - Autenticación de dos factores - Integración fácil con otros dispositivos y aplicaciones de Google - Se puede cambiar el nombre de dominio si está vinculado |
- Los costos pueden acumularse rápidamente si planeas tener un gran personal - Almacenamiento limitado - Prepárate para recibir muchos anuncios dirigidos - Puede ser difícil configurar tu dominio personalizado gratuito |
AOL Mail
Probablemente el primer proveedor de correo electrónico para muchos de los primeros usuarios de Internet, AOL Mail ha existido desde principios de los 90. A pesar de su antigüedad, realmente nunca tuvo tanto éxito como algunas de las otras opciones de esta lista. En el último conteo en 2015, AOL tenía aproximadamente 174 millones de usuarios en todo el mundo.
Al igual que Gmail, AOL Mail proporciona a los usuarios filtros de spam inteligentes que reducen el riesgo de infección por malware. Solía ser una elección popular entre las empresas, ya que permitía un nombre de dominio personalizado de forma gratuita. Sin embargo, este servicio fue cancelado en 2016.
| Características Principales | Precios |
| - Protección contra virus y spam - Revisión automática de ortografía - Límite de almacenamiento de 250 GB, límite de adjuntos de 25 MB - Se puede vincular a otros proveedores de servicios de correo electrónico como Hotmail y Gmail |
- Gratuito, si tienes una licencia de AOL. Si no la tienes, costará ?.49 por mes por usuario |
| Pros | Contras |
| - Gran límite de almacenamiento - Interfaz fácil de usar - Los enlaces incrustados deben ser activados por el usuario, añadiendo una capa extra de protección contra ataques de phishing y malware - Cada vez que recibas un mensaje, recibirás la nostálgica notificación "¡Tienes correo!" |
- Recibirás anuncios regularmente - Si te alejas de tu cuenta por un tiempo prolongado (90 días), corres el riesgo de que se elimine permanentemente - Personalización del dominio limitada (solo puedes elegir @aol.com, @love.com, @ygm.com, @games.com y @wow.com) - Las funciones son bastante básicas |
Yahoo Mail
Otro viejo favorito, Yahoo Mail ha estado presente durante casi 30 años. Al igual que AOL Mail, se continúan añadiendo características para mejorar su estabilidad, eficiencia y rendimiento. En 2021, la compañía tomó una decisión controvertida de eliminar el reenvío de correos electrónicos de las cuentas gratuitas.
| Características Principales | Precios |
| - Interfaz limpia - Buen nivel de seguridad - Increíble capacidad de almacenamiento, límite de adjuntos de 25 MB - Muchas características adicionales |
- Gratuito, pero si quieres hacer algo básico como reenviar correos electrónicos necesitarás Yahoo Mail Pro o pagar ? al año por la opción "Acceso + Reenvío". |
| Pros | Contras |
| - Capacidad de almacenamiento de 1 TB - Acceso integrado a herramientas como un calendario, bloc de notas y barra de búsqueda - Los artículos en la papelera se eliminarán automáticamente después de 90 días - Filtros de spam y cifrado SSL |
- Las funciones son bastante básicas en comparación con otras opciones - No se puede personalizar tu dominio - No se pueden reenviar correos electrónicos (solo para Yahoo Mail Pro) - Regularmente verás anuncios |
Zoho Mail Lite
Zoho Mail Lite es único en esta lista porque no sigue el patrón de intercambiar tu atención por servicio. A diferencia de las opciones mencionadas anteriormente, no verás anuncios al usarlo. Además, permite hasta cinco usuarios. Cuesta ? por usuario más allá de los cinco. Existen varias opciones premium, pero sigue siendo una excelente opción si tienes una pequeña empresa.
| Características Principales | Precios |
| - Un equipo pequeño entero puede usar la versión gratuita - Límite de almacenamiento de 5 GB por persona - Límite de adjuntos de 20 MB - Viene con protección contra spam y antivirus - Alojamiento de correo electrónico para un dominio |
- Gratis para siempre para los primeros cinco usuarios y ? al mes por cada usuario adicional con 5 GB de espacio de almacenamiento - Son ?.25/mes y un límite de almacenamiento de 10 GB por cada usuario adicional |
| Pros | Contras |
| - Hasta cinco personas pueden usar la cuenta - Completamente libre de anuncios - Se integra con otras herramientas de productividad de Zoho (calendario, notas y tareas) - Fácil de configurar |
- Almacenamiento limitado |
ProtonMail
A pesar de las características limitadas que ofrece, la versión gratuita de ProtonMail sigue figurando en la lista de los principales proveedores de correo electrónico empresarial. A diferencia de otras opciones gratuitas en esta lista, incluso su plan gratuito ofrece a los usuarios plena privacidad. Esta es una excelente opción inicial para alguien que busca actualizarse de las ofertas básicas de Google, Yahoo o AOL.
| Características Principales | Precios |
| - Una clave de cifrado especial que recibes asegura que solo tus destinatarios pueden leer el contenido de los correos electrónicos que envías - Límite de almacenamiento de 500 MB - Sin acceso a los datos del usuario |
- Gratuito, pero se puede actualizar a ProtonMailPlus, lo que aumenta la capacidad de almacenamiento a 5 GB por ?/mes |
| Pros | Contras |
| - Sin anuncios - Sin venta o recolección de tus datos |
- Dominios personalizados no soportados a menos que actualices - Espacio de almacenamiento reducido - Tanto las etiquetas como las carpetas están limitadas a tres cada una |
Los 4 Mejores Proveedores de Correo Electrónico Empresarial de Pago
Si estás buscando algo más robusto en términos de características y funcionalidad, considera una opción de proveedor de servicios de correo electrónico de pago. A continuación, algunos de nuestros favoritos.
Google Workspace
El antiguo Google G Suite es una opción popular para muchas pequeñas empresas, y por una buena razón. Permite a los miembros del equipo comunicarse sin esfuerzo entre sí con herramientas basadas en la nube y sincronización veloz. Y dado que la mayoría de las personas han utilizado Google Docs, Sheets y otras herramientas similares de Google en algún momento, la curva de aprendizaje es prácticamente inexistente.
| Características Principales | Precios |
| - Viene con Google Docs, Sheets, Calendar, Meet, Chat y alrededor de dos docenas de otras aplicaciones basadas en la nube - Increíblemente seguro, tanto que Google Workspace recibió una certificación ISO/IEC 27701 - Filtrado altamente avanzado que bloquea el 99% de todo el spam, malware y intentos de phishing |
Google Workplace ofrece cuatro planes: - Business Starter: ? por usuario/mes y 30 GB de almacenamiento - Business Standard: ? por usuario/mes, también 30 GB de almacenamiento y características adicionales de seguridad/admin - Business Plus: ? por usuario/mes, 5 TB de almacenamiento y características de seguridad mejoradas - Enterprise: Almacenamiento ilimitado y controles avanzados; sin embargo, necesitarás contactar a su departamento de ventas para obtener un presupuesto |
| Pros | Contras |
| - Acceso a muchas herramientas fáciles de usar con las que tu equipo probablemente ya está familiarizado - Acceso a correo electrónico/analíticas en tiempo real - Extensa sistema de soporte y actualizaciones regulares - Sincroniza prácticamente con todo - Los administradores de cuentas pueden habilitar el reenvío automático de correos electrónicos para los usuarios |
- Sin aplicaciones de escritorio - Las herramientas en sí pueden ser poco impresionantes en comparación con alternativas dedicadas (es decir, Google Meet vs. Zoom) - La constante implementación de actualizaciones, cambios de nombre y nuevos productos dificulta el seguimiento de lo que está sucediendo |
Si optas por esta opción, consulta cómo configurar una cuenta de Google Workspace.
Yahoo Mail Pro
Lanzado en 2017 como parte de la reestructuración de la empresa, Yahoo Mail Pro actúa como una versión mejorada de la versión gratuita. Las principales diferencias son la capacidad de crear una dirección de dominio personalizada y la eliminación de anuncios. Una área en la que carece seriamente es en seguridad. A diferencia de otros populares proveedores de servicios de correo electrónico, Yahoo Mail Pro no tiene advertencias de inicio de sesión. Así que, si alguien al otro lado del mundo intenta hackear tu cuenta a la fuerza, nunca serías notificado.
| Características Principales | Precios |
| - Soporte al cliente 24/7 - Carga más rápida en comparación con Yahoo Mail - No más eliminación de cuentas después de 90 días de inactividad - Sin anuncios - Límite de almacenamiento de 1 TB, límite de archivo adjunto de 25 MB |
- ?.49 por mes para un usuario |
| Pros | Contras |
| - Soporte al cliente fácilmente disponible, día o noche, en cualquier momento de la semana - No más anuncios intrusivos - Los correos electrónicos ahora se abren más rápido, ya que no hay anuncios - Sorprendentemente bueno para identificar spam, incluso más que Gmail |
- Muy básico en comparación con otras opciones de pago - Caídas frecuentes del calendario y contactos en móviles - Al igual que la versión gratuita, no puedes crear subcarpetas, lo que puede llevar rápidamente a una bandeja de entrada desordenada. - Sin advertencias de intentos de inicio de sesión |
Zoho Mail Premium
Como su nombre indica, Zoho Mail Premium te ofrece todo lo que la versión gratuita proporciona, solo que mejor. Hay tres niveles que podrías optar con almacenamiento adicional que varía de 30 a 100 GB. Los límites de archivos adjuntos también aumentan drásticamente de 500 MB a 1 GB. Más importante aún, tanto los planes Premium como el de Workplace vienen con un montón de características adicionales.
| Características Principales | Precios |
| - Filtros de spam, filtros de correo y aplicaciones móviles - La interfaz incluye un calendario, notas, administrador de tareas y portal de contactos - Varios tipos diferentes de herramientas de colaboración incluidas - Los administradores pueden gestionar quién utiliza qué cuentas y establecer permisos sobre lo que pueden hacer |
- Mail Premium: ?/mes por usuario, incluye copias de seguridad de correo electrónico y permite archivos adjuntos más grandes - Workplace: Comienza en ?/mes y tiene acceso a la suite de comunicaciones completa con correo electrónico empresarial y aplicaciones de oficina en línea |
| Pros | Contras |
| - Interfaz muy confiable y limpia - Los correos electrónicos pueden ser etiquetados y organizados fácilmente - Seguridad de correo electrónico cifrada, filtrado avanzado de spam y detección de malware - Autenticación de dos factores - Soporte telefónico 24/7 |
- Sin chat en vivo - Integraciones de software limitadas |
ProtonMail Professional
ProtonMail es una fácil recomendación para aquellos preocupados por su privacidad en línea. A diferencia de la mayoría de las opciones listadas, no requiere que proporciones ninguna información personal para registrarte. Es completamente anónimo. ProtonMail también utiliza cifrado de extremo a extremo, así que, donde sea que envíes un correo a alguien, nadie fuera de ustedes dos podrá acceder al contenido. Esto incluye a ProtonMail mismo.
| Características Principales | Precios |
| - 5 GB de almacenamiento por usuario - Dos dominios personalizados - Carpetas y filtros personalizados ilimitados - Niveles de seguridad y privacidad excepcionales |
- Plan Profesional: ?/mes por usuario - Plan Empresarial: Necesitarás contactar al departamento de ventas de ProtonMail para obtener un presupuesto |
| Pros | Contras |
| - Puedes ver todas las sesiones iniciadas en tu cuenta y tiene autenticación de dos factores - Envía una clave de cifrado especial que asegura que solo tus destinatarios puedan leer tus correos electrónicos - Acceso a ProtonVPN a pedido para mayor seguridad sobre el tráfico de internet (con el Plan Empresarial) - Integraciones personalizadas (con el Plan Empresarial) |
- Límite de almacenamiento pequeño |
Tabla de Comparación de Opciones de Correo Electrónico Empresarial Gratuitas y de Pago
| Almacenamiento | Número de Cuentas | Seguridad | Precio | |
| Gmail | 30 GB de Almacenamiento límite de 50 MB por archivo adjunto |
1, pero se pueden añadir más | Autenticación en 2 pasos Alertas de intentos de inicio de sesión Filtrado de spam inteligente |
? para un usuario ?/mes por usuario adicional |
| Google Workspace | Business Starter - 30 GB de almacenamiento Business Standard - 2 TB de almacenamiento Business Plus - 5 TB de almacenamiento |
1 - 300 | Autenticación en 2 pasos Centro de alertas: Notificaciones para problemas de seguridad potenciales Monitoreo de contraseñas y control de fortaleza Cifrado SSL |
Business Starter Business Standard Business Plus |
| Yahoo Mail | 1 TB de almacenamiento límite de 25 MB por archivo adjunto |
1 | Filtros de spam Cifrado SSL |
?, pero será necesario actualizar a Pro o pagar ?/año por reenvío de correo electrónico |
| Yahoo Mail Pro | 1 TB de almacenamiento; límite de 25 MB por archivo adjunto | 1 | Gran filtrado de spam | ?.49/mes por usuario |
| Zoho Mail Lite | 5 GB de almacenamiento por usuario límite de 250 MB por archivo adjunto |
5 | Autenticación en 2 pasos Filtros de spam inteligentes Protección contra malware Seguridad de correo electrónico cifrada |
Gratis |
| Zoho Mail Premium | 50 GB de almacenamiento por usuario límite de 500 MB por archivo adjunto |
Il limitado | Autenticación en 2 pasos Filtros de spam inteligentes Protección contra malware Seguridad de correo electrónico cifrada |
?/mes por usuario para el plan Premium ?/mes por usuario para el plan Workplace |
| ProtonMail | límite de almacenamiento de 500 MB (puede aumentarse con ProtonMail Plus) | 1 | Autenticación en 2 pasos Cifrado de correo electrónico de extremo a extremo |
Gratis, pero se puede actualizar a ProtonMail Plus por ?/mes |
| ProtonMail Professional | límite de almacenamiento de 5 GB por usuario | Il ilimitado | Supervisión de sesiones registradas; autenticación en 2 pasos Cifrado de correo electrónico de extremo a extremo |
?/mes por usuario |
Algo importante a tener en cuenta al seleccionar un paquete: su decisión no tiene que ser para siempre. Si lo que recibe no es lo que esperaba o las necesidades de su negocio cambian, siempre puede optar por un proveedor diferente en el futuro. Una vez que haya tomado su decisión sobre un proveedor, la gestión efectiva de la cuenta es crítica para obtener el máximo valor de ella.
Cómo gestionar eficazmente un correo electrónico empresarial: Mejores prácticas que deberías emplear
Seleccionar qué proveedor de correo electrónico usar fue la parte fácil. Aprender a gestionar eficazmente tu correo electrónico empresarial será un poco más difícil. Esto se debe a que, dependiendo de tu industria, rol y tamaño de la empresa, tus necesidades diarias de correo electrónico pueden verse muy diferentes a las de los demás.
Sin embargo, hay algunas mejores prácticas que podemos compartir para que tus comunicaciones empresariales sean más fluidas. Comencemos con la más importante de todas:
Invierte en un buen cliente de correo electrónico de escritorio
Probablemente eres alguien que utiliza regularmente múltiples direcciones de correo electrónico (profesionales y personales). Viajar es algo que haces constantemente por trabajo, reuniéndote con clientes e inversores por todas partes. Correos electrónicos y documentos importantes se enviarán y recibirán cada día. No tienes tiempo para intentar averiguar una interfaz de usuario poco intuitiva.
Lo más importante es que tu reputación empresarial y personal vivirá y morirá por tu capacidad para garantizar la seguridad de la información sensible.
Independientemente del proveedor de correo electrónico que tengas, el cliente de correo email Mailbird puede eliminar cualquier debilidad.
Por ejemplo, podrás:
- Organizar cuentas de correo electrónico. Mailbird te permite consolidar bandejas de entrada, carpetas, calendarios y listas de contactos a través de diferentes cuentas de correo electrónico, todo en una interfaz limpia.
- Personalizar tu diseño. Puedes elegir entre un esquema de color claro u oscuro, fondos integrados y personalizados, sonidos personalizados, y también cuenta con soporte multilingüe.
- Realizar tareas más rápidas con atajos. El cliente tiene atajos de teclado con comandos idénticos a las aplicaciones de G Suite.
- Pasar menos tiempo en tu bandeja de entrada. Puedes establecer fácilmente filtros y reglas personalizadas. El cliente moverá automáticamente los correos electrónicos entrantes a las carpetas apropiadas.
- Integrarte con todas las aplicaciones de productividad populares. Algunos ejemplos incluyen Asana, Slack, Dropbox, prácticamente todo lo de Google, y mucho más.
- Cancelar la suscripción de boletines fácilmente. La opción de cancelación de suscripción se coloca en la parte superior del correo electrónico, eliminando el riesgo de hacer clic en un enlace engañoso.
- Retraer correos electrónicos que has enviado por error. Con el botón "Deshacer envío" de Mailbird, tus errores pueden ser deshechos.
- Ver quién ha leído tus correos electrónicos. La función de seguimiento de correos electrónicos te permite ver exactamente quién abrió tus correos y cuándo.
- Disfrutar de tu completa privacidad. Mailbird respeta la privacidad de tus datos y correos electrónicos, lo que significa que nunca leerá, recogerá ni compartirá el contenido de tus correos.
Por muy buenas que sean algunas de las opciones de proveedores de correo electrónico, las herramientas adicionales de Mailbird te proporcionan una cantidad increíble de control sobre la gestión de tus correos electrónicos.
Para un desglose más detallado de cómo un cliente de correo electrónico como Mailbird puede mejorar tu experiencia de correo electrónico, lee nuestra publicación en el blog sobre los mejores servicios de correo electrónico para empresas.
Designar un horario específico para el correo electrónico
Todas las horas que pasas revisando tu bandeja de entrada son tiempo que se pierde en actividades productivas como hacer crecer tu negocio. Es muy probable que muchos de esos correos no necesiten tu atención en absoluto. Lo que es más probable es que el sonido constante de las notificaciones no sea más que una distracción.
Para aprovechar mejor tu tiempo, elige bloques de tiempo específicos para revisar tu bandeja de entrada. Pueden ser intervalos de 15 minutos cada par de horas o una ventana de tres horas todos los días después del almuerzo. Solo asegúrate de mantenerlo. Asegúrate de que tu equipo también sepa lo que estás planeando. Por ejemplo, si necesitan tu aprobación en algo menor, pueden esperar una respuesta de ti durante los horarios designados. Si hay una emergencia que realmente necesita tu atención, entonces pueden llamarte directamente.
Actualiza regularmente tu lista blanca y lista negra
Tu cuenta de correo electrónico empresarial será un objetivo atractivo para muchos estafadores y hackers en línea. Establecer autenticación multifactor, contraseñas fuertes y protocolos de seguridad de empleados constantemente actualizados son excelentes maneras de prevenir una brecha de seguridad.
Una medida adicional que puedes tomar es establecer una lista blanca y una lista negra. Una lista blanca es para remitentes o sitios seguros, mientras que una lista negra es para cuentas de remitentes y sitios sospechosos o spam.
Lee nuestro artículo sobre listas blancas para más información sobre este tema.
Haz un uso liberal de carpetas inteligentes y filtros
Si estás gestionando más de una cuenta de correo electrónico, establecer carpetas inteligentes y filtros es imprescindible. Hacerlo te ahorrará horas de tiempo a la semana, ya que los correos se enviarán automáticamente a las carpetas correspondientes. Cómo logres esto dependerá del proveedor o cliente de correo que estés utilizando, pero son una de las muchas herramientas que necesitas para gestionar adecuadamente tu bandeja de entrada.
Usa plantillas siempre que puedas
De manera realista, la mayoría de los correos electrónicos que tú y tu equipo enviarán caerán en una de cuatro categorías: contactar a alguien, pedir aclaraciones, hacer un anuncio o responder a una pregunta.
Los detalles de un correo pueden cambiar, pero el formato probablemente no lo hará. Así que, en lugar de escribir un correo personalizado para cada respuesta, ¿por qué no crear algunas plantillas? De esa manera, te ahorras tiempo al solo cambiar los detalles específicos de las comunicaciones. Mejor aún, puede ayudar a tu equipo a proporcionar una voz de marca más unificada a los clientes o terceros con los que están interactuando en línea.
Conclusión
Tener un correo electrónico empresarial es una parte fundamental de un plan de negocios. Los beneficios que puede proporcionar van más allá de lo inmediato y pueden terminar moldeando su potencial de crecimiento futuro.
Crear un correo electrónico empresarial no es difícil, pero hay muchas opciones gratuitas y de pago disponibles. Lo que importa al decidir qué elegir es que el proveedor que elija esté alineado con lo que su negocio necesita en esta etapa de su crecimiento.
Una vez que haya elegido un proveedor de servicios de correo electrónico y haya configurado su cuenta, lo que queda es optimizarla. Algunas de las mejores prácticas que hemos cubierto para esto son dedicar un bloque de tiempo cada día para tratar con los correos electrónicos, crear listas blancas y negras, usar filtros y tener plantillas listas para usted y su equipo.
La recomendación más fuerte que podemos hacer es invertir en un cliente de correo electrónico. Esto se debe a que al hacerlo, obtiene control total sobre su correo electrónico empresarial, tanto en lo que llega (filtros, información y facilidad de gestión) como en lo que sale (cómo y cuándo se envían los correos electrónicos, seguimiento y supervisión de todas las comunicaciones).
Vaya más allá de crear una herramienta de comunicación simple para su negocio. Aporte equilibrio, fiabilidad y una experiencia positiva a la gestión de su correo electrónico.
FAQ
¿Cómo consigo un correo electrónico empresarial?
Existen muchos proveedores de servicios de correo electrónico que ofrecen todo tipo de opciones, algunas de las cuales son gratuitas. Puedes escribir "obtener correo electrónico empresarial" en una barra de búsqueda y encontrarás varios tutoriales para conseguir uno. El verdadero truco está en determinar qué necesitas que haga tu correo electrónico empresarial. Incluso algo tan simple como necesitar tu propio nombre de dominio de marca en la dirección de correo electrónico elimina al menos la mitad de tus opciones. Se recomienda hacer una lista detallada de todo lo que crees que necesitará tu negocio. Presta especial atención a los requisitos de almacenamiento, el número de usuarios, el nivel y la facilidad de integración de aplicaciones, y las características de seguridad. Una vez que tengas tu lista, puedes comparar para ver cuál se adapta mejor a las necesidades actuales y futuras de tu negocio.
¿Hay alguna manera de obtener un correo electrónico empresarial gratuito?
Sí, la hay. Varios proveedores de servicios de correo electrónico de pago ofrecen un nivel gratuito. Con ello, puedes cambiar el nombre de dominio al de tu negocio. Características como la autenticación de dos factores y calendarios integrados, unidades compartidas y otras características también pueden estar incluidas. El inconveniente es que el número de usuarios para una cuenta empresarial suele ser muy bajo en cuentas gratuitas. Los límites de almacenamiento total y de archivos adjuntos también son muy bajos, lo que significa que no pasará mucho tiempo hasta que llegues al límite.
¿Cómo escribo un correo electrónico empresarial?
escribir un correo electrónico empresarial o profesional se trata de comunicar el valor de tu negocio o servicios de la manera más concisa posible. No tendrás una segunda oportunidad para causar una impresión, así que es importante que establezcas el tono correcto con ese primer correo electrónico. De hecho, escribir el contenido se puede dividir en cinco pasos: 1. Crear el contenido. Asegúrate de tener claro por qué estás enviando el correo electrónico y qué esperas del lector. 2. Editar el contenido. Relee lo que has escrito. Intenta encontrar formas de hacerlo más corto si es posible, mientras te mantienes claro en tu mensaje. Recuerda, nadie quiere una novela en su bandeja de entrada. 3. Agrega una firma. Personalizar los correos electrónicos empresariales mejorará la probabilidad de que tu mensaje se destaque en la mente de tus lectores. La mayoría de las personas reciben docenas de correos al día, así que es importante que el tuyo resalte. 4. Añade el destinatario(s). La razón por la que esto es el número cuatro es que no quieres enviar accidentalmente un correo incompleto o no editado. Eso solo pediría que la persona te considere a ti y a tu marca como poco profesional. Algunos clientes de correo electrónico, como Mailbird, tienen una herramienta de Deshacer Envío, pero es bueno no confiar en ella con demasiada frecuencia. 5. Envía o programa tu correo electrónico. Los horarios de tus lectores, clientes e incluso miembros del equipo pueden no coincidir siempre con los tuyos. Si deseas aumentar la posibilidad de obtener una respuesta, es mejor enviar un correo en un momento en que sepas que tu audiencia es más probable que lo vea. Hemos escrito una guía sobre cómo enviar un correo electrónico profesional en cinco pasos. ¡Consúltala!
¿Cómo termino un correo electrónico empresarial?
Esto realmente depende de para quién se destine el correo electrónico, por qué se envía y tu propia marca personal. Esta excelente guía sobre cómo finalizar correos electrónicos empresariales de Grammarly ofrece un desglose completo de qué tipo de cierre funciona mejor en diferentes escenarios.
