Полное руководство по бизнес-электронной почте
Электронные адреса удобны и используются почти всеми, но немногие их ценят. Поэтому неудивительно, что при совете "получить бизнес-электронную почту" в руководстве по началу бизнеса многие закатывают глаза. Мы тоже так делали.
Что мы хотим прояснить с этим руководством, так это то, что наличие бизнес-емейла важно для успеха вашего предприятия. Преимущества, которые он предоставляет, закладывают основы теми способами, которые вы можете и не ожидать.
Даже говоря в общем, специализированный емейл для вашей компании позволяет вам:
- Лучше брендировать ваши усилия
- Создать специализированный канал для взаимодействия с вашими клиентами
- Обеспечить безопасность вашей деловой переписки
- И увеличить ваш веб-трафик, так как ваш адрес будет таким же, как и ваш домен
Лучшее заключается в том, что, в отличие от многих других важных бизнес-технологий, создание профессионального емейла не обязательно должно стоить целое состояние. На самом деле, это может не стоить вам ничего.
Присоединяйтесь к нам для глубокого изучения всего, что связано с бизнес-емейлом. Мы обсудим, что это такое, как это может принести пользу вашему бизнесу, как начать, подробный разбор самых популярных провайдеров и многое другое.
Что такое бизнес-емейл?
Бизнес-аккаунт или профессиональный емейл создается исключительно для конкретной компании. Обычно они оплачиваются и поддерживаются самой компанией и используются для деловой переписки.
Большинство из них содержат имя компании в домене. Например, если бы я работал в компании ABC, мой бизнес-емейл мог бы быть isaac@abc.com.
Различия между бизнес-емейлом и личным емейлом
Бизнес-емейлы и личные емейлы используются для онлайн-общения. Однако первые имеют несколько отличительных признаков.
Уникальное доменное имя. Большинство личных адресов электронной почты имеют доменное имя провайдера электронной почты. Например, у всех, кто когда-либо регистрировал адрес электронной почты через Outlook, будет @outlook.com после их имен пользователей. Бизнес-адреса электронной почты вместо этого имеют имена компаний в качестве своих доменных имен.
Более единообразный и профессиональный вид. Поскольку существует так много людей, регистрирующих адреса электронной почты у бесплатных провайдеров, может быть трудно найти уникальное имя пользователя. Вы, вероятно, увидите множество личных адресов электронной почты с номерами или креативными ошибками. Большинство компаний имеют от одного до 100 сотрудников, поэтому их имена пользователей обычно просто их собственные имена или инициалы, что позволяет им выглядеть более единообразно.
Проще найти. Профессиональные емейлы, как правило, используются для карьерных целей. Это означает, что если вы хотите увидеть карьерную историю отправителя, вы можете ввести их бизнес-емейл в Google для получения краткой информации о их профессиональной истории.
Как правило, имеют связанную стоимость. Большинство бесплатных провайдеров электронной почты сильно ограничены в том, что вы можете делать. Поэтому, хотя зарегистрировать бесплатный бизнес-емейл возможно, большинство компаний выбирают премиум-версию или платную версию.
Почему стоит зарегистрировать бизнес-емейл? Каковые преимущества?
Преимущества регистрации бизнес-емейла выходят за рамки хорошего внешнего вида. Существует множество преимуществ, которые могут повлиять на ваш бизнес. Вот несколько из них:
Возможности брендинга. Ваше доменное имя является неотъемлемой частью бренда вашей компании. Поэтому возможности продемонстрировать его следует использовать всякий раз, когда это возможно. Каждый емейл, отправленный вами или вашими сотрудниками через корпоративный емейл, — это возможность поставить ваш бизнес на первое место в сознании получателя.
Обычно более надежные пароли. Ущерб, который хакер может нанести, получив доступ к корпоративному емейл-аккаунту, велик. Вот почему многие бизнес-емейл-клиенты позволяют устанавливать строгие правила безопасности относительно типа паролей и протоколов аутентификации, которым должны следовать сотрудники.
Большая емкость для хранения. Количество ежедневных сообщений, которые получают сотрудники, намного выше, чем у человека, работающего дома. Поэтому необходимость в пространстве для хранения также выше с корпоративным емейлом. Объем дополнительного хранилища варьируется в зависимости от емейл-клиента и пакета услуг, но почти всегда превышает то, что предоставляют бесплатные услуги электронной почты, такие как Gmail.
Скорее всего, пройдет через спам-фильтры. Хотя это не стало еще универсальным, DMARC все больше принимается компаниями. Это означает, что если вы отправляете холодные письма с личного емейла вместо корпоративного, существует высокая вероятность, что они окажутся в папке "Спам" получателя.
Лучшее ведение записей. Большинство бизнес-емейл-клиентов позволяют основному держателю аккаунта архивировать сообщения, отправленные с корпоративного домена. Это обеспечивает большую отчетность о том, что отправляется и кому.
Проще масштабироваться. Добавить еще одного человека к корпоративному емейлу просто. Просто зарегистрируйте его имя @companyname.com. Однако создание новых личных емейлов для новых сотрудников может стать настоящим кошмаром по мере роста вашей компании. Сообщения не будут централизованы, что создаст возможности для рисков безопасности.
Яснее, кто отправляет емейл. Вы работаете в Google или Verizon? Большинство людей предполагают, что человек, отправляющий емейл, связан с компанией, указанной в доменном имени. Поэтому отправка коммерческого предложения потенциальному клиенту будет намного яснее, если вы отправите его с адреса, в котором есть название вашей компании, а не что-то вроде andrewj@comcast.net.
Необходимо, чтобы избежать нарушений CAN-SPAM (если вы маркетолог из США). Если вы планируете отправлять холодные письма потенциальным клиентам, вам нужно предоставить возможность вашим получателям отказаться от получения. Личные адреса электронной почты не имеют этой функции; только настраиваемые адреса электронной почты это могут. Нарушение этого закона может привести к штрафам.
Это всего лишь некоторые из общих преимуществ, которые могут дать наличие и использование профессионального емейла по сравнению с личным.
Нужен ли вам бизнес-емейл или личный?
Мы уже долго обсуждали, почему бизнес-емейл более полезен, чем личный аккаунт. Однако это не является строгим требованием. Чтобы прояснить, это зависит от ваших потребностей в бизнесе, но если вы не уверены, тогда просмотрите контрольный список ниже.
Ваша компания нанимает или планирует нанять более трех человек?
Чем больше людей в вашей компании, тем выше вероятность того, что кто-то будет взломан. Большинство провайдеров бизнес-емейла позволяют стандартизировать протоколы безопасности, и если кто-то всё-таки будет взломан, легко увидеть, откуда произошел взлом.
Планируете ли вы заниматься email-маркетингом?
Хотя закон CAN-SPAM действительно можно применять только в США, хорошей практикой является наличие кнопки отписки, поскольку почтовые клиенты, такие как Gmail, будут наказывать вас, если ваши сообщения будут часто жаловаться на спам.
Будете ли вы отправлять или получать конфиденциальные данные или информацию по электронной почте?
Юридическая добросовестность требует, чтобы вы сделали всё возможное для обеспечения безопасности информации ваших клиентов. Поскольку большинство личных аккаунтов электронной почты не имеют улучшенных функций безопасности, они не подходят.
Важна ли ответственность для вашего бизнеса?
Клиенты бизнес-емейла позволяют вам легко архивировать и отслеживать важные сообщения между сотрудниками и клиентами. У личных аккаунтов есть эта функция, но вы не сможете архивировать массово.
Будет ли email основным способом общения между вами и вашими клиентами?
Если да, то мы настоятельно рекомендуем перейти на корпоративный email. Большинство бизнес-емейлов позволяют отправлять письма сотням людей одновременно. Кроме того, вы с меньшей вероятностью окажетесь в папке со спамом.
Вы активно работаете над увеличением присутствия вашего бренда?
Наличие вашего доменного имени в каждом сообщении — это простой (и дешевый) способ заявить о себе.
Планируете ли вы заниматься контентным маркетингом?
Некоторые провайдеры имеют функцию отслеживания электронных писем. С её помощью вы можете получить хорошее представление о показателях открытия вашего контента.
Вы пытаетесь создать доверие с вашей аудиторией?
Если вы находитесь на конкурентном рынке, вам нужны любые возможности для построения доверия клиентов. Часто единственным фактором, который удерживает клиента от обращения к вашему конкуренту, является небольшое доверие. И знаете что, согласно опросу GoDaddy, 75% потребителей говорят, что профессиональные адреса электронной почты ключ к доверию.
Наличие корпоративного email не является требованием. Тем не менее, почти всегда полезно использовать его вместо личного email для целей бизнеса. С учетом этого давайте перейдем к шагам, которые нужно предпринять, если вы хотите создать аккаунт.
Как создать бизнес-емейл
Это не сложно и может быть разбито на трехэтапный процесс:
- Выберите провайдера электронной почты. Существует множество бесплатных и платных вариантов. Каждый из них предлагает различный набор безопасности, объема хранения и дополнительных функций.
- Создайте индивидуальный адрес для вашего бизнеса. Обычно стоит придерживаться названия вашей компании. Но если оно слишком длинное или уже занято, возможно, лучше добавить дополнительное слово или аббревиатуру. Просто убедитесь, что любой, кто получает от вас электронное письмо, может понять, от какой компании оно пришло.
- Настройте и подключите ваш бизнес-адрес. После того как вы выбрали провайдера электронной почты и доменное имя, пришло время всё собрать воедино. Большинство провайдеров электронной почты предлагают инструкции по настройке вашего нового бизнес-емейла. Обычно также предлагается тур по функциям. После этого начните интегрировать все ваши поддерживаемые приложения для повышения продуктивности. Лучше сделать это сейчас, в начале работы с аккаунтом, чтобы ничего не было упущено.
Теперь, когда мы знаем шаги, необходимые для создания вашего нового бизнес-емейла, пришло время рассмотреть доступные варианты.
Какой почтовый провайдер лучший для бизнеса?
Окончательный ответ на этот вопрос во многом зависит от потребностей вашего бизнеса и от того, говорите ли вы о бесплатных или платных предложениях. Тем не менее, есть несколько важных аспектов, которые стоит учесть.
Мы написали подробную статью о том, как выбрать почтового провайдера, поэтому не будем углубляться в эту тему. Вместо этого мы коснемся того, на что стоит обратить внимание.
Большинство провайдеров электронной почты предлагают многие из вышеперечисленных функций. Главное отличие между ними заключается в степени поддержки каждой из функций. Вам нужно определить, какая комбинация лучше всего соответствует вашим потребностям.
Обзор лучших бесплатных и платных провайдеров бизнес-емейла
Большинство провайдеров электронной почты предлагают как бесплатные, так и премиум-планы. Хотя основные услуги, как правило, одинаковы, существуют некоторые важные различия:
Сравнение бесплатных и платных планов
| Особенность | Бесплатный план | Платный план |
| Конфиденциальность | Минимальная или отсутствующая для большинства провайдеров; продажа ваших данных - это, как правило, способ, которым эти провайдеры зарабатывают деньги. | Большинство платных планов НЕ собирают ваши данные. |
| Реклама | Ожидайте увидеть много рекламы. | Совершенно без рекламы |
| Количество пользователей | 1 - 3 пользователя | Может варьироваться от дополнительных 3 пользователей до всей компании |
| Хранение | Небольшой общий лимит хранения и лимит на вложения | Большее общее хранилище плюс доступ к облачному хранилищу |
| Интеграция и настройка | Мало или нет вариантов интеграции и настройки | Как правило, гораздо более высокий уровень интеграции и возможностей настройки |
| Стоимость | Ничего не стоит | Премиум-планы обычно требуют ежемесячной или ежегодной подписки. |
| Поддержка | Большинство бесплатных планов, в лучшем случае, предлагают поддержку по электронной почте только в рабочие дни. Ответы обычно занимают более 24 часов. | Гораздо более высокий уровень поддержки, обычно с живым представителем и в любое время дня/в любые дни |
Топ-5 бесплатных провайдеров бизнес-емейла
Если у вас ограниченный бюджет или вы не уверены в ваших бизнес-потребностях в области электронной почты, вам может лучше всего подойти бесплатный вариант. Многие из упомянутых вариантов имеют платные планы. Поэтому, если вам действительно понравится определенный вариант, вы всегда можете переключиться на другой план позже.
Gmail
Не нуждаясь в представлении, Gmail остается королем платформ для электронной почты с 1,5 миллиарда активных пользователей и 43% доли рынка. Он регулярно обновляется, поддерживает двухфакторную аутентификацию и может интегрироваться практически со всем.
Вы можете подключить свой домен к Gmail бесплатно, хотя это ограничено одним аккаунтом и требует немного технических знаний с вашей стороны. Просто будьте готовы к тому, что после первого аккаунта это будет стоить ? в месяц за пользователя в Google Workspace.
| Основные функции | Цены |
| - Умные поисковые подсказки - Автоматическая фильтрация электронной почты - Двухфакторная аутентификация - Лимит хранилища 30 ГБ. Лимит вложений 50 МБ - Интегрируется практически со всем |
- Бесплатно, если ограничиться одним аккаунтом - ? в месяц за каждый аккаунт для всех пользователей после первого |
| Плюсы | Минусы |
| - Регулярные обновления - Умные фильтры спама и вредоносного ПО - Двухфакторная аутентификация - Легкая интеграция с другими устройствами и приложениями Google - Имя домена можно изменить, если оно связано |
- Расходы могут быстро накапливаться, если вы планируете иметь большой штат - Ограниченное хранилище - Будьте готовы получать много целевых рекламных объявлений - Настроить бесплатный пользовательский домен может быть сложно |
AOL Mail
Вероятно, первый провайдер электронной почты для многих ранних пользователей интернета, AOL Mail существует с начала 90-х. Несмотря на свой возраст, он так и не стал широко распространенным, как некоторые другие из этого списка. По последним данным 2015 года, у AOL было примерно 174 миллиона пользователей по всему миру.
Как и Gmail, AOL Mail предоставляет пользователям умные фильтры спама, которые снижают риск заражения вредоносным ПО. Раньше это был популярный выбор для бизнеса, так как он позволял использовать собственное доменное имя бесплатно. Однако эта услуга была отменена в 2016 году.
| Основные функции | Цены |
| - Защита от вирусов и спама - Автоорфография - Лимит хранилища 250 ГБ, лимит вложений 25 МБ - Может быть связан с другими провайдерами электронной почты, такими как Hotmail и Gmail |
- Бесплатно, если у вас есть лицензия AOL. Если нет, то это будет стоить ?.49 в месяц за пользователя |
| Плюсы | Минусы |
| - Большой лимит хранилища - Простой в использовании интерфейс - Встроенные ссылки необходимо активировать пользователю, что добавляет дополнительный уровень защиты от фишинга и атак вредоносного ПО - Каждый раз, когда вы получаете сообщение, вы услышите ностальгичное уведомление "У вас новое письмо!" |
- Рекламные объявления будут появляться регулярно - Если вы возьмете длительный перерыв в работе с вашим аккаунтом (90 дней), вы рискуете его навсегда удалить - Ограниченная настройка домена (можно выбирать только @aol.com, @love.com, @ygm.com, @games.com и @wow.com) - Функции довольно базовые |
Yahoo Mail
Еще один старый фаворит, Yahoo Mail существует уже почти 30 лет. Как и AOL Mail, функции постоянно добавляются для улучшения его стабильности, эффективности и производительности. В 2021 году компания приняла спорное решение удалить перенаправление электронной почты из бесплатных аккаунтов.
| Основные функции | Цены |
| - Чистый интерфейс - Хороший уровень безопасности - Невероятная вместимость, лимит вложений 25 МБ - Множество дополнительных функций |
- Бесплатно, но если вы хотите делать что-то базовое например, перенаправлять письма, вам потребуется Yahoo Mail Pro или заплатить ? в год за опцию "Доступ + Перенаправление". |
| Плюсы | Минусы |
| - Вместимость 1 ТБ - Встроенный доступ к таким инструментам, как календарь, блокнот и строка поиска - Элементы в корзине автоматически удаляются через 90 дней - Фильтры спама и шифрование SSL |
- Функции довольно базовые по сравнению с другими вариантами - Невозможно настроить свой домен - Невозможно перенаправлять письма (только для Yahoo Mail Pro) - Рекламные объявления будут появляться регулярно |
Zoho Mail Lite
Zoho Mail Lite уникален в этом списке, потому что он не следует шаблону, при котором вы обмениваете внимание на сервис. В отличие от ранее упомянутых вариантов, вы не увидите никаких реклам, используя его. Кроме того, он позволяет до пяти пользователей. Он стоит ? за пользователя сверх пяти. Существуют несколько платных опций, но это все равно отличный выбор, если у вас небольшой бизнес.
| Основные функции | Цены |
| - Вся небольшая команда может использовать бесплатный уровень - Лимит хранения 5 ГБ на человека - Лимит вложений 20 МБ - Имеет защиту от спама и вирусов - Хостинг электронной почты для одного домена |
- Бесплатно навсегда для первых пяти пользователей и ? в месяц за каждого дополнительного пользователя с 5 ГБ хранилища - Это ?.25/месяц и 10 ГБ хранилища на каждого дополнительного пользователя |
| Плюсы | Минусы |
| - До пяти человек могут использовать один аккаунт - Полностью без рекламы - Интегрируется с другими инструментами продуктивности Zoho (календарь, заметки и задачи) - Легко настраивается |
- Ограниченное хранилище |
ProtonMail
Несмотря на ограниченные функции, бесплатная версия ProtonMail все еще продолжает входить в список лучших провайдеров бизнес-емейла. В отличие от других бесплатных вариантов в этом списке, даже его бесплатный план предлагает пользователям полную конфиденциальность. Это отличное начало для тех, кто хочет перейти с базовых предложений Google, Yahoo или AOL.
| Основные функции | Цены |
| - Специальный шифровальный ключ, который вы получаете, гарантирует, что только ваши получатели могут читать содержимое отправляемых вами писем - Лимит хранилища 500 МБ - Нулевой доступ к данным пользователей |
- Бесплатно, но можно обновить до ProtonMailPlus, что увеличивает объем хранилища до 5 ГБ за ?/месяц |
| Плюсы | Минусы |
| - Без рекламы - Нет продажи или сбора ваших данных |
- Пользовательские домены не поддерживаются, если вы не обновите - Очень маленькое хранилище - И метки, и папки ограничены тремя каждая |
Топ 4 Платных Провайдеров Бизнес-Эмейла
Если вы ищете что-то более мощное с точки зрения функций и функциональности, рассмотрите вариант платного провайдера услуг электронной почты. Вот некоторые из наших любимцев.
Google Workspace
Э former G Suite Google является популярным выбором для многих малых предприятий, и не без оснований. Он позволяет членам команды без esfuerzo общаться друг с другом с помощью облачных инструментов и молниеносной синхронизации. Поскольку большинство людей использовали Google Docs, Sheets и другие подобные инструменты, принадлежащие Google, кривая обучения практически не существует.
| Основные функции | Цены |
| - Включает Google Docs, Sheets, Calendar, Meet, Chat и около двух десятков других облачных приложений - Невероятно безопасно, настолько, что Google Workspace получил сертификат ISO/IEC 27701 - Высокоразвита фильтрация, которая блокирует 99% всего спама, вредоносного ПО и попыток фишинга |
Google Workplace предлагается в четырех планах: - Business Starter: ? за пользователя/месяц и 30 ГБ памяти - Business Standard: ? за пользователя/месяц, также 30 ГБ памяти и дополнительные функции безопасности/администрирования - Business Plus: ? за пользователя/месяц, 5 ТБ памяти и улучшенные функции безопасности - Enterprise: Неограниченное хранилище и расширенный контроль; однако вам нужно будет обратиться в их отдел продаж для запроса |
| Плюсы | Минусы |
| - Доступ к множеству простых в использовании инструментов, которые ваша команда, вероятно, уже знает - Доступ к аналитике/электронной почте в реальном времени - Обширная система поддержки и регулярные обновления - Синхронизируется практически со всем - Администраторы аккаунтов могут включать авто-перенаправление электронной почты для пользователей |
- Нет настольных приложений - Сам инструменты могут быть менее впечатляющими по сравнению с специализированными альтернативами (например, Google Meet против Zoom) - Постоянная развертка обновлений, изменения названий и новых продуктов затрудняет контроль за происходящим |
Если вы выберете этот вариант, ознакомьтесь с инструкцией по настройке учетной записи Google Workspace.
Yahoo Mail Pro
Выпущенный в 2017 году в рамках обновления компании, Yahoo Mail Pro представляет собой улучшенную версию бесплатной версии. Основные отличия — это возможность создать адрес с пользовательским доменом и отсутствие рекламы. В одной области она серьезно уступает — безопасности. В отличие от некоторых других популярных провайдеров электронной почты, Yahoo Mail Pro не имеет предупреждений о входе. Таким образом, если кто-то по всему миру пытается взломать ваш аккаунт методом грубой силы, вас никогда не уведомят.
| Основные функции | Цены |
| - Круглосуточная поддержка клиентов - Быстрый загрузка по сравнению с Yahoo Mail - Больше никакого удаления аккаунта после 90 дней бездействия - Без рекламы - Ограничение на 1 ТБ хранилища, ограничение на прикрепление 25 МБ |
- ?.49 в месяц для одного пользователя |
| Плюсы | Минусы |
| - Поддержка клиентов доступна, днем и ночью, в любое время недели - Больше никаких надоедливых реклам - Электронные письма теперь открываются быстрее, так как нет рекламы - Удивительно хорошо определяет спам, даже лучше, чем Gmail |
- Очень упрощенный по сравнению с другими платными вариантами - Частые сбои календаря и контактов на мобильных устройствах - Как и в бесплатной версии, вы не можете создавать подпапки, что может быстро привести к неразберихе в почтовом ящике. - Нет предупреждений о попытках входа |
Zoho Mail Premiум
Как следует из названия, Zoho Mail Premium дает вам все, что есть в бесплатной версии, только лучше. Существуют три уровня, которые вы можете выбрать с дополнительным хранилищем от 30 до 100 ГБ. Ограничения на вложения также значительно увеличиваются с 500 МБ до 1 ГБ. Более того, как Premium, так и Workplace планы предлагают кучу дополнительных функций.
| Основные функции | Цены |
| - Фильтры спама, фильтры почты и мобильные приложения - Интерфейс включает календарь, заметки, планировщик задач и портал контактов - Включает несколько различных типов инструментов для совместной работы - Администраторы могут управлять, кто использует какие аккаунты и устанавливать разрешения на то, что они могут делать |
- Mail Premium: ?/месяц за пользователя, включает резервное копирование электронной почты и позволяет отправлять большие вложения - Workplace: начинается с ?/месяц и дает доступ к полному набору средств связи с бизнес-электронной почтой и онлайн офисными приложениями |
| Плюсы | Минусы |
| - Очень надежный и чистый интерфейс - Электронные письма можно легко маркировать и сортировать - Защита электронной почты с шифрованием, улучшенная фильтрация спама и обнаружение вредоносного ПО - Двухфакторная аутентификация - Круглосуточная телефонная поддержка |
- Нет живого чата - Ограниченные интеграции программного обеспечения |
ProtonMail Professional
ProtonMail является легким вариантом для тех, кто обеспокоен своей онлайн-приватностью. В отличие от большинства перечисленных опций, он не требует предоставления каких-либо личных данных для регистрации. Это полностью анонимно. ProtonMail также использует шифрование с конца в конец, так что куда бы вы ни отправили электронное письмо, никто, кроме вас и вашего получателя, не сможет получить доступ к содержимому. Это включает в себя и сам ProtonMail.
| Основные функции | Цены |
| - 5 ГБ хранилища на пользователя - Два пользовательских домена - Неограниченное количество пользовательских папок и фильтров - Высокий уровень безопасности и конфиденциальности |
- Профессиональный план: ?/месяц за пользователя - Корпоративный план: необходимо обратиться в отдел продаж ProtonMail для запроса |
| Плюсы | Минусы |
| - Можно увидеть все сеансы, вошедшие в ваш аккаунт, и имеется двухфакторная аутентификация - Отправляется специальный ключ шифрования, который гарантирует, что только ваши получатели могут читать ваши электронные письма - Доступ к ProtonVPN по запросу для повышения безопасности интернет-трафика (с Корпоративным планом) - Пользовательские интеграции (с Корпоративным планом) |
- Малое ограничение по объему хранения |
Сравнительная таблица бесплатных и платных бизнес-емейлов
| Хранилище | Количество аккаунтов | Безопасность | Цена | |
| Gmail | 30 ГБ хранилища Лимит вложений 50 МБ |
1, но можно добавить больше | 2F аутентификация Предупреждения о попытках входа Умная фильтрация спама |
? для одного пользователя ?/месяц за каждого следующего пользователя |
| Google Workspace | Бизнес Старт - 30 ГБ хранилища Бизнес Стандарт - 2 ТБ хранилища Бизнес Плюс - 5 ТБ хранилища |
1 - 300 | 2F аутентификация Центр оповещений: Уведомления о потенциальных проблемах с безопасностью Мониторинг пароля и контроль надежности SSL шифрование |
Бизнес Старт Бизнес Стандарт Бизнес Плюс |
| Yahoo Mail | 1 ТБ хранилища Лимит вложений 25 МБ |
1 | Фильтры спама SSL шифрование |
?, но нужно будет перейти на Pro или платить ?/год за пересылку почты |
| Yahoo Mail Pro | 1 ТБ хранилища Лимит вложений 25 МБ |
1 | Отличная фильтрация спама | ?.49/месяц за пользователя |
| Zoho Mail Lite | 5 ГБ хранилища на пользователя Лимит вложений 250 МБ |
5 | 2F аутентификация Умные фильтры спама Защита от вредоносных программ Безопасность зашифрованной почты |
Бесплатно |
| Zoho Mail Premium | 50 ГБ хранилища на пользователя Лимит вложений 500 МБ |
Неограниченно | 2F аутентификация Умные фильтры спама Защита от вредоносных программ Безопасность зашифрованной почты |
?/месяц за пользователя для премиум-плана ?/месяц за пользователя для рабочего плана |
| ProtonMail | Лимит хранилища 500 МБ (можно увеличить с ProtonMail Plus) | 1 | 2F аутентификация Шифрование электронной почты от конца до конца |
Бесплатно, но можно перейти на ProtonMail Plus за ?/месяц |
| ProtonMail Professional | Лимит хранилища 5 ГБ на пользователя | Неограниченно | Наблюдение за сеансами 2F аутентификация Шифрование электронной почты от конца до конца |
?/месяц за пользователя |
Важно помнить, что при выборе пакета ваше решение не обязательно должно быть окончательным. Если вы не получаете то, что ожидали, или потребности вашего бизнеса меняются, вы всегда можете перейти к другому провайдеру в будущем. Приняв решение о провайдере, эффективное управление аккаунтом является критически важным, чтобы извлечь максимальную пользу из него.
Как эффективно управлять бизнес-емейлом: лучшие практики, которые вы должны применять
Выбор провайдера электронной почты был легкой частью. Научиться эффективно управлять своим бизнес-емейлом будет немного сложнее. Это связано с тем, что в зависимости от вашей отрасли, роли и размера компании ваши повседневные потребности в электронной почте могут значительно отличаться от потребностей других людей.
Тем не менее, мы можем поделиться некоторыми лучшими практиками, чтобы ваши бизнес-коммуникации проходили более гладко. Давайте начнем с самой важной из них:
Инвестируйте в хороший десктопный почтовый клиент
Скорее всего, вы человек, который регулярно использует несколько адресов электронной почты (профессиональных и личных). Путешествия — это то, что вы постоянно делаете на работе, встречая клиентов и инвесторов по всему миру. Важные письма и документы будут отправляться и получать каждый день. У вас нет времени разбираться в неинтуитивно понятном интерфейсе.
Более того, ваша бизнес-репутация и личная репутация будут зависеть от вашей способности обеспечивать безопасность конфиденциальной информации.
Независимо от того, какого провайдера электронной почты вы используете, почтовый клиент Mailbird может устранить любые слабые места.
Например, вы сможете:
- Организовать учетные записи электронной почты. Mailbird позволяет вам консолидировать почтовые ящики, папки, календари и списки контактов для различных учетных записей электронной почты в одном чистом интерфейсе.
- Настроить свой интерфейс. Вы можете выбрать светлую или темную цветовую схему, встроенные и пользовательские фоны, пользовательские звуки, а также поддержка нескольких языков.
- Выполнять задачи быстрее с помощью ярлыков. Клиент имеет клавиатурные ярлыки с командами, идентичными приложениям G Suite.
- Проводить меньше времени в почтовом ящике. Вы можете легко настроить пользовательские фильтры и правила. Клиент затем будет перемещать входящие письма в соответствующие папки за вас.
- Интегрироваться со всеми популярными приложениями для повышения производительности. Некоторые примеры включают Asana, Slack, Dropbox, практически все от Google и многое другое.
- Легко отписываться от новостных рассылок. Опция отписки перемещена в верхнюю часть письма, устраняя опасность нажатия на вводящую в заблуждение ссылку.
- Отменять отправленные письма по ошибке. С помощью кнопки "Отменить отправку" Mailbird ваши ошибки могут быть исправлены.
- Узнавать, кто прочитал ваши письма. Функция отслеживания электронной почты позволяет вам точно видеть, кто открыл ваши письма и когда.
- Наслаждаться полной конфиденциальностью. Mailbird уважает конфиденциальность ваших данных и писем, что означает, что он никогда не будет читать, собирать или делиться содержимым ваших писем.
Несмотря на то, что некоторые варианты провайдеров электронной почты довольно хороши, дополнительные инструменты Mailbird дают вам невероятное количество контроля над управлением вашей почтой.
Для более подробного анализа того, как почтовый клиент, такой как Mailbird, может улучшить ваш опыт работы с электронной почтой, прочитайте наш блог о лучших почтовых услугах для бизнеса.
Назначьте конкретное время для проверки почты
Все часы, которые вы тратите на проверку своего почтового ящика, это время, отнимаемое от продуктивных действий, таких как развитие вашего бизнеса. С большой вероятностью многие из этих писем вовсе не требуют вашего внимания. Скорее всего, постоянный звук уведомлений просто отвлекает вас от работы.
Чтобы лучше использовать свое время, выберите конкретные промежутки времени для проверки почты. Это может быть 15 минут каждые несколько часов или трехчасовой интервал каждый день после обеда. Главное — не забывайте об этом. Убедитесь, что ваша команда также знает о ваших планах. Например, если им нужно ваше одобрение по какому-то незначительному вопросу, они могут рассчитывать на ответ от вас в назначенные промежутки времени. Если возникнет экстренная ситуация, требующая вашего внимания, они могут позвонить вам напрямую.
Регулярно обновляйте свой белый и черный списки
Ваш бизнес-емейл будет привлекательной целью для многих онлайн-мошенников и хакеров. Настройка многофакторной аутентификации, сильные пароли и постоянно обновляемые протоколы безопасности сотрудников — это отличные способы предотвратить нарушение безопасности.
Дополнительная мера, которую вы можете предпринять, — это настройка белого и черного списков. Белый список предназначен для безопасных отправителей или сайтов, в то время как черный список — для спамных или подозрительных учетных записей отправителей и веб-сайтов.
Прочитайте нашу статью о белом списке для получения дополнительной информации по этой теме.
Широко используйте умные папки и фильтры
Если вы управляете более чем одной учетной записью электронной почты, настройка умных папок и фильтров обязательна. Это сэкономит вам часы времени в неделю, так как письма будут автоматически направляться в соответствующие папки. Как вы это сделаете, будет зависеть от провайдера или клиента электронной почты, который вы используете, но они являются одним из многих инструментов, необходимых для правильного управления вашим почтовым ящиком.
Используйте шаблоны, когда это возможно
На практике большинство писем, которые вы и ваша команда будете отправлять, попадают в одну из четырех категорий: обращение к кому-то, запрос на уточнение, объявление или ответ на вопрос.
Детали письма могут меняться, но формат скорее всего останется прежним. Так что вместо того, чтобы писать индивидуальное письмо для каждого ответа, почему бы не создать несколько шаблонов? Таким образом, вы сэкономите время, изменяя только конкретные детали коммуникации. Более того, это поможет вашей команде предоставить более единый голос бренда клиентам или третьим лицам, с которыми они взаимодействуют онлайн.
Заключение
Наличие бизнес-емейла является основополагающей частью бизнес-плана. Преимущества, которые он может предоставить, выходят за рамки немедленных и могут в конечном итоге определить ваш потенциал для роста в будущем.
Создать бизнес-емейл не сложно, но существует множество бесплатных и платных вариантов. Важно, чтобы выбранный вами провайдер соответствовал потребностям вашего бизнеса на этом этапе его роста.
После того как вы выбрали провайдера услуг электронной почты и настроили свою учетную запись, остается только оптимизировать ее. Некоторые из лучших практик, о которых мы говорили, заключаются в выделении блока времени каждый день для работы с электронной почтой, создании белых и черных списков, использовании фильтров и наличии подготовленных шаблонов для вас и вашей команды.
Самое главное, что мы можем порекомендовать — это инвестировать в почтовый клиент. Это связано с тем, что это дает вам полный контроль над вашим бизнес-емейлом как в том, что приходит (фильтры, информация и простота управления), так и в том, что уходит (как и когда отправляются электронные письма, отслеживание и контроль всех коммуникаций).
Перейдите от создания простого инструмента для общения к вашему бизнесу. Привнесите баланс, надежность и положительный опыт в управление вашей электронной почтой.
Часто задаваемые вопросы
Как получить бизнес-емейл?
Существует много провайдеров электронной почты, предлагающих всевозможные варианты, некоторые из которых бесплатные. Вы можете ввести "получить бизнес-емейл" в строку поиска, и вы найдете несколько инструкций по его получению. Главное — определить, что именно вам нужно от вашего бизнес-емейла. Даже что-то такое простое, как необходимость в собственном брендовом доменном имени в адресе электронной почты, исключает как минимум половину ваших вариантов. Рекомендуется составить подробный список всего, что, по вашему мнению, нужно вашему бизнесу. Обратите особое внимание на требования к хранилищу, количество пользователей, уровень и простоту интеграции приложений и функции безопасности. Как только у вас будет ваш список, вы сможете сравнить варианты и выбрать тот, который наилучшим образом соответствует вашим текущим и будущим потребностям бизнеса.
Есть ли способ получить бесплатный бизнес-емейл?
Да, есть. Некоторые платные провайдеры электронной почты предлагают бесплатный тарифный план. С его помощью вы можете изменить доменное имя на имя вашего бизнеса. Такие функции, как двухфакторная аутентификация, интегрированные календари, общие диски и другие функции также могут быть включены. Загвоздка в том, что количество пользователей для бизнес-аккаунта обычно очень невелико для бесплатных аккаунтов. Общие ограничения по объему хранилища и вложениям также очень низки, что означает, что не пройдет много времени, как вы достигнете предела.
Как написать бизнес-емейл?
Написание бизнес-или профессионального емейла сводится к тому, чтобы максимально четко донести ценность вашего бизнеса или услуг. У вас не будет второго шанса произвести впечатление, поэтому важно задать правильный тон с первого емейла. На самом деле, написание текста можно разбить на пять шагов: 1. Создание текста. Убедитесь, что вы четко понимаете, зачем отправляете емейл и что ожидаете от получателя. 2. Редактирование текста. Перечитайте то, что вы написали. Постарайтесь сократить текст, если возможно, оставаясь при этом ясным в вашем сообщении. Помните, никто не хочет читать роман в своем почтовом ящике. 3. Добавьте подпись. Персонализация бизнес-емейлов повысит вероятность того, что ваше сообщение запомнится читателям. Большинство людей получают десятки емейлов в день, поэтому важно, чтобы ваш выделялся. 4. Добавьте получателя(ей). Эта задача на четвертом месте потому, что вы не хотите случайно отправить неполный или неотредактированный емейл. Это просто заставит людей думать о вас и вашем бренде как о непрофессиональных. Некоторые почтовые клиенты, такие как Mailbird, действительно имеют инструмент "Отмена отправки", но лучше не полагаться на него слишком часто. 5. Отправьте или запланируйте ваш емейл. Расписания ваших читателей, клиентов и даже членов команды могут не всегда совпадать с вашим. Если вы хотите увеличить вероятность ответа, лучше всего отправить емейл в то время, когда вы знаете, что ваша аудитория с наибольшей вероятностью его увидит. Мы написали руководство о том, как отправить профессиональный емейл в пять этапов. Ознакомьтесь с ним!
Как закончить бизнес-емейл?
Это действительно зависит от того, для кого предназначен емейл, зачем он отправляется и от вашего личного бренда. Это отличный гид по завершению бизнес-емейлов от Grammarly, который дает подробный анализ того, какой вид прощания лучше всего работает в различных сценариях.
