35% der E-Mails bleiben ungelesen: Eine datengestützte Analyse
Haben Sie sich jemals gefragt, wie viele E-Mails ein durchschnittlicher Mitarbeiter während eines Arbeitstages verarbeitet? 10? 20? Keineswegs. Je nach Branche und Position kann die Anzahl gut 120 E-Mails pro Tag erreichen. Und es ist eine ziemliche Herausforderung, so viele unterschiedliche Informationen täglich zwischen anderen Aufgaben zu verarbeiten, oder?
Hier bei Mailbird haben wir Daten aus der Mailbird-App (nur von Benutzern, die zugestimmt haben) sowie von Drittanbieter-Studien gesammelt und analysiert, um zu sehen, wie die Bearbeitung von E-Mails den Workflow der Menschen beeinflusst.
Ein überfüllter Posteingang: Statistiken & Fakten
Basierend auf mehr als 91 Millionen Anfragen, die wir analysiert haben, lesen Mailbird-Benutzer im Durchschnitt 63,4 E-Mails pro Tag. Im Gegensatz dazu senden sie nur 7,7 E-Mails pro Tag, was nicht nur Antworten auf erhaltene Nachrichten, sondern auch neue Gespräche umfasst. Das summiert sich zu durchschnittlich 71,1 bearbeiteten E-Mails pro Tag, ohne erhaltene E-Mails, die keine Aufmerksamkeit erforderten oder nicht in den täglichen Zeitplan für das E-Mail-Management passten.
Wenn man jede gesendete oder gelesene E-Mail als Aufgabe betrachtet, kann ein durchschnittliches Konto sich den sprichwörtlichen Schulterklopfer geben – 71 erledigte Aufgaben sind ein Produktivitätsrekord.
Eine Studie der Daten, die von 2015 bis 2019 gesammelt wurden von Radicati legt sogar höhere durchschnittliche Zahlen gesendeter E-Mails nahe und gibt eine Vorstellung davon, wie viele Nachrichten Benutzer erhalten. Basierend auf ihren Daten hat ein Geschäftskonto im Durchschnitt 96 erhaltene E-Mails und 30 gesendete E-Mails, was insgesamt 126 E-Mails pro Tag ergibt.
Bei näherer Betrachtung der Zahlen sind nicht alle E-Mails, die ein Geschäftskonto erhält, legitim. 19,79 % dieser 96 erhaltenen E-Mails sind Spam. Eine andere Forschung von Sanebox, basierend auf Daten ihrer App, besagt, dass die Anzahl der Spam-E-Mails bis zu 62 % erreichen kann. Häufig rechtfertigen Spam-E-Mails keine Aufmerksamkeit, nehmen dennoch Zeit und Platz in Ihrem Postfach in Anspruch.
Warum gibt es Unterschiede in den Ergebnissen?
Die Zahlen können variieren, je nachdem, wie genau die Daten gesammelt wurden, aus welchen Ländern sie stammen und welcher Zeitraum analysiert wird. Ein weiterer Faktor ist die Anzahl der einzelnen Benutzer im Vergleich zur Anzahl der Konten pro Person. Der gleiche Radicati-Bericht zählte Ende 2019 über 2,9 Milliarden E-Mail-Benutzer mit über 5,5 Milliarden E-Mail-Konten, was das durchschnittliche Verhältnis von E-Mail-Konten pro Benutzer auf 1:9 bringt, im Vergleich zu den 91 Millionen Mailbird-Konten, die für die Analyse verwendet wurden.
Eine Sanduhr würde nicht ausreichen: Wie hängen die Zahlen mit der Zeit zusammen?
Für ein klareres Bild davon, wie viel Arbeitszeit Ihre E-Mail-Bearbeitung in Anspruch nimmt, beziehen wir uns auf Forschung von McKinsey. Basierend auf anekdotischen Beweisen verbringen Mitarbeiter im Durchschnitt 28 % ihrer Arbeitswoche mit der Bearbeitung von E-Mails – das sind 2,24 Stunden pro achtstündigem Arbeitstag und 582,4 Stunden im Jahr.
Ja, Sie haben richtig gerechnet. Das sind 24 volle Tage pro Jahr – mehr als der weltweite Durchschnitt an bezahltem Mindestjahresurlaub von 17 Tagen.
Nur 65% des täglichen Posteingangs können geregelt werden. Was ist mit dem Rest?
Ein durchschnittlicher Nutzer sendet sieben bis 30 E-Mails pro Tag, erhält 96 und liest nur 63 davon. Das bedeutet, dass bis zu 35% des Posteingangs E-Mails sind, die möglicherweise noch Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Wo landen sie?
Es ist fair zu sagen, dass einige E-Mails keine sofortige Aktion erfordern. Mailbird-Nutzer können E-Mails sofort aus der Schnellaktionsleiste snoozen oder archivieren. Schließlich ist ein Bestätigungsschreiben oder eine Quittung oft nur eine Frage von "zur Kenntnis nehmen und weitermachen". Allerdings machen Bestätigungsnachrichten und Quittungen nicht alle 35% aus.
Es gibt auch Spam (einschließlich Newsletter von Abonnements, Werbe-Newsletter usw.), der 20% bis 62% Ihres Posteingangs verstopft. Er rechtfertigt keine Antwort, dennoch werden Sie wahrscheinlich über ihn in den durchschnittlichen 63 E-Mails, die Sie lesen, stolpern und einige im Ignorieren-Stapel belassen.
Aber das eigentliche Problem ist, dass alle E-Mails, die Sie heute nicht bearbeiten, in den nächsten Tag sickern und die für einen neuen Schwung eingehender oder ausgehender E-Mails eingeplante Zeit in Anspruch nehmen. Das ist eine rollende Schneeballschlacht, der Sie sich nicht stellen möchten.
Klicken Sie ein Viertel Ihres Arbeitstags weg
Alle E-Mails, die ein durchschnittlicher Nutzer pro Tag verarbeitet, erfordern eine gewisse Entscheidungsfindung, wie beispielsweise Antworten oder Schreiben, Archivieren, in einen Ordner verschieben, Löschen oder als Spam markieren - gemeinsam als E-Mail-Management bezeichnet. Und es dauert täglich 2,24 Stunden für einen durchschnittlichen Mitarbeiter, was mehr als ein Viertel Ihrer gesamten Arbeitszeit ausmacht.
Wenn ein Nutzer jedoch mehrere Konten hat, können die Zahlen schwanken. Zum Beispiel:
- Zwei Geschäftsmailkonten zu haben, erhöht die Anzahl der E-Mails, die bearbeitet werden müssen, vorausgesetzt, beide erhalten die gleiche Menge an Korrespondenz.
- Ein separates Konto für Newsletter kann die Menge an Spam, die in den Hauptkonten eingeht, reduzieren und die täglich erforderliche Zeit für E-Mail-Management verringern.
Es ist kein Spiel, das Sie gewinnen können, indem Sie alle E-Mails des Tages auf einmal erledigen oder nur das tun, was in Ihre geplante Zeit passt. Im ersten Fall müssen Sie möglicherweise zwischen E-Mails und den restlichen Arbeitsaufgaben priorisieren. Im letzteren Fall, obwohl es eine bessere Option ist, könnten Sie am Freitag eine enorme Menge an E-Mails erhalten. Es sind die gleichen 35%, jedoch aus einer Woche voller Korrespondenz.
Aber das ist nicht alles, was das Problem betrifft.
E-Mails können Ablenkungen auslösen
E-Mails, sei es für Marketing, Geschäft oder persönlich, können zu unterschiedlichen Tageszeiten kommen. Das bedeutet, dass die 2,24 Stunden pro Tag sich über die acht Stunden Arbeit verteilen können und Sie von anderen Aufgaben ablenken. Sanebox-Forschung zeigt auch, dass es mehr als eine Minute dauert, sich von E-Mail-Unterbrechungen zu erholen.
Wenn Sie 63 E-Mails pro Tag erhalten und früher Ihr Postfach jedes Mal überprüft haben, wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten haben, kann das zusätzliche 1,12 Stunden zur Erholung von E-Mail-Unterbrechungen bedeuten.
Mit dem steigenden Volumen an täglich bearbeiteten E-Mails wird es entscheidend, effiziente Lösungen zu finden. Organisationen und Einzelpersonen können von einem kostenlosen SMTP-Relay-Dienst profitieren, der die E-Mail-Verteilung vereinfacht und die Effektivität maximiert, indem er das Versenden von Tausenden von E-Mails pro Monat ohne zusätzliche Kosten ermöglicht. Durch die Nutzung solcher Dienste zusammen mit integrierten Funktionen wie Spamfiltern und Analysen wird das E-Mail-Management weniger zur Belastung.
E-Mail-Management kann Stress verursachen
Wenn ein Viertel eines Arbeitstags mit E-Mails verbracht wird, kann das bedeuten, dass einige der arbeitsbezogenen Aufgaben innerhalb eines achtstündigen Arbeitstags unvollendet bleiben. Dies kann dazu führen, dass Überstunden gemacht werden müssen oder Überstress aufgrund von Fristen und weiterem E-Mail-Ermüdung entsteht.
Der Stress kann durch das Arbeiten von zu Hause aus verstärkt werden. Die Pandemie 2020 löste viele Studien aus, und ein Bericht des US National Bureau of Economic Research (basierend auf einer Studie mit 3,1 Millionen Arbeitnehmern aus Nordamerika, Europa und dem Nahen Osten) zeigt, dass nach dem Wechsel zum Homeoffice-Modell die Dauer der Meetings kürzer wurde, die Anzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails jedoch im Durchschnitt um 5% zunahm, und die durchschnittliche Arbeitszeit um 48,5 Minuten verlängert wurde.
Mehr Arbeit bedeutet mehr Stress, insbesondere wenn Sie auch Fristen einhalten müssen.
Laut einer CareerCast-Umfrage sehen 38% der Arbeitnehmer Fristen als Stressfaktor. Andere Studien berichten ebenfalls, dass das Überprüfen von E-Mails eine der stressigsten täglichen Aktivitäten ist. "Obwohl es ein wertvolles Kommunikationsmittel sein kann, ist es klar, dass es für viele von uns eine Quelle von Stress oder Frustration ist", sagte Richard MacKinnon, Arbeitspsychologe, der Telegraph.
Stress und Störungen sind die Wurzel allen Übels, nicht E-Mail
Obwohl "Stress" das Schlüsselwort der letzten Schlussfolgerungen war, verursacht das bloße Lesen und Senden von E-Mails ihn nicht. Vielmehr geschieht es, weil:
- Sie keine Zeit haben, um alle E-Mails zu überprüfen, sodass sie sich ansammeln.
- Manchmal gehen sogar wichtige E-Mails verloren und bleiben unbeantwortet, was Angst vor Nachfragen verursacht.
- Wieder ist ein weiterer Brief im Postfach angekommen, und jede solche Ablenkung ist frustrierend.
- Sie antworten zu schnell, übersehen Details und ignorieren den höflichen Ton und müssen daher eine Nachfass-E-Mail senden, um sich zu entschuldigen und Verwirrungen auszuräumen.
- Sie beginnen, das Postfach in Ihrer eigenen Zeit zu überprüfen (zum Mittagessen, am Abend oder im Urlaub).
E-Mail-Management ist also kein Spiel, das man gewinnen kann, indem man es direkt angeht. Es ist jedoch ein Spiel, das Sie meistern können, indem Sie verschiedene Routinen innerhalb und außerhalb Ihres Posteingangs optimieren. Egal, ob Sie der Empfänger oder der Absender sind, hier sind einige Empfehlungen zur Verbesserung des E-Mail-Managements und der Zeit, die mit E-Mails mit verschiedenen Ansätzen, Tools und Funktionen verbracht wird.
Wenn Sie der sind, der E-Mails empfängt
- Organisation ist das beste Mittel. Ordner für verschiedene Arten von E-Mails anzulegen, ist ein Fortschritt. Aber der wahre Champion ist die Verwendung verschiedener Konten. Mehrere E-Mail-Konten zu verwalten ist mit dem richtigen Tool — dem Unified Inbox — kein Problem, und Sie können ein Arbeitskonto öffnen, in dem Sie nur (meistens wirklich) Arbeits-E-Mails erwarten. Keine Überraschungen.
- KonMari-Grad Posteingang aufräumen. Wenn ein Newsletter keine Freude bereitet, hat er keinen Platz, um regelmäßig Ihr Postfach zu spammen — danken Sie ihm, klicken Sie auf Abmelden und machen Sie weiter. Machen Sie eine Aufräumaktion der Abonnements manuell oder holen Sie sich Unterstützung von Tools wie Unroll.me, um die Anzahl der E-Mails zu reduzieren, die nur Ihre Aufmerksamkeit ablenken. Und wenn Sie sich bei keinem Newsletter angemeldet haben, melden Sie die Nachricht als Spam, um die Junk-Protokolle Ihres E-Mail-Anbieters auszulösen.
- Planen Sie Zeit für das E-Mail-Management. Machen Sie dies, selbst wenn Sie es in Ihre praktische Seitenleiste Mailbird Calendar oder eine To-Do-Liste eintragen müssen, oder erstellen Sie eine wiederkehrende Aufgabe in Asana. Überlegen Sie, das Arbeits-Postfach nur während der Arbeitszeit zu überprüfen, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre persönliche Zeit nicht verderben. Denken Sie daran, dass Sie beim Arbeiten von zu Hause aus eher zum Überarbeiten neigen, und solche Integrationen helfen, Ihre Arbeitsbelange auf die Arbeitszeiten zu beschränken.
- Nutzen Sie Automatisierungsfunktionen. Filter und Ordner sollten eine notwendige Funktion in Ihrem Toolset sein, nicht nur ein Merkmal eines guten E-Mail-Clients. Eine großartige Funktion ist, dass Sie sehen können, welche Filter Sie haben und wo sie hingehen, anstatt herauszufinden, in welchen Ordner Sie diese Quittung gesendet haben — Zuhause oder Finanzen?
- Seien Sie wählerisch bei Benachrichtigungen. Wiederholte Benachrichtigungen lenken ab, und es dauert eine Weile, um sich von der Unterbrechung zu erholen. Daher ist es notwendig, E-Mail-Apps (und Technik im Allgemeinen) so zu konfigurieren, dass sie Sie nur über wichtige Nachrichten benachrichtigen. Sie können sich auch vor unnötigen Ablenkungen schützen, indem Sie Push-Benachrichtigungen von Apps ablehnen, die dieselben Benachrichtigungen per E-Mail oder umgekehrt senden.
Wenn Sie der sind, der E-Mails versendet
- Verbessern Sie weiterhin Ihre Kommunikationsfähigkeiten. Erwerben Sie E-Mail-Etikette und üben Sie diese mit jedem, auch wenn er nicht reciprocated, denn es spricht über Sie als Person — eine achtsame und höfliche. Wenn Sie E-Mails schreiben, üben Sie:
- Offenheit. Geben Sie beim Verfassen einer Nachricht einen präzisen Betreff an, damit der Empfänger schnell eine Vorstellung davon bekommt, worum es geht.
- Klärheit. Seien Sie beschreibend, damit Ihre Nachricht leicht zu verstehen und umfassend ist. Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, verwenden Sie die In-Line-Antwortoption, um sicherzustellen, dass Sie alle Punkte abgedeckt haben.
- Genauigkeit. Achten Sie auf Ihre Grammatik und Zeichensetzung. In den weisen Worten eines pro Schattenautors: seien Sie professionell. Beginnen Sie einen Satz mit einem Großbuchstaben, aber vermeiden Sie die Verwendung von Großbuchstaben, die die Leute in den meisten Fällen irritieren.
- Seien Sie sich der Privatsphäre Ihrer Empfänger bewusst. Wenn Sie eine Gruppen-E-Mail senden, fügen Sie nicht einfach alle Empfänger in das "An"-Feld ein. Dieses Feld ist für eine Adresse reserviert, an die die E-Mail gerichtet ist. Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger senden möchten, die sich nicht kennen, verwenden Sie das "Bcc"-Feld, da Sie so die E-Mail-Adresse von niemandem offenlegen.
- Stellen Sie sicher, dass der Empfänger weiß, von wem die E-Mail stammt. Wenn Sie die Person am anderen Ende Ihrer E-Mail nicht kennen, reicht Ihre Adresse und Ihr Name möglicherweise nicht aus. Mailbird-Benutzer können eine beeindruckende Signatur mit einem Foto von sich selbst oder einer, die aus einer Vorlage erstellt wurde, hinzufügen. Erfahren Sie mehr über die Regeln zur Erstellung großartiger Signaturen in diesem Artikel.
- Seien Sie sich der Zeit bewusst, wann Ihre E-Mail in das Postfach jemandes eintrifft. Verwenden Sie die später senden-Funktion, wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Nachricht nicht verloren geht, wenn ein Empfänger in einer anderen Zeitzone ist oder Sie nicht vergessen möchten, eine E-Mail im Entwurfsordner zu lassen. Es ist auch eine Möglichkeit, E-Mail-Aufgaben in Chargen zu erledigen. Nutzen Sie zudem die E-Mail-Tracking-Funktion, um zu wissen, wann und von wem Ihre E-Mail geöffnet wird, und planen Sie E-Mails zu diesem Zeitpunkt, oder hören Sie auf, Nachrichten zu senden, wenn sie unbeantwortet geblieben sind.
Bei der Einführung von E-Mail-Marketingkampagnen
- Gehen Sie auf individuelle Verbraucher ein. E-Mails zu personalisieren, indem Sie Informationen basierend auf den Gewohnheiten, Interessen, dem Verhalten und dem, was die Adresse sucht, einfügen, hilft, andere Menschen nicht mit irrelevanten Inhalten zu spammen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist das erwähnte E-Mail-Tracking: sehen Sie, wie Menschen auf verschiedene Betreffzeilen und Inhalte reagieren.
- Liefern Sie bedeutungsvolle Inhalte. Ausreichende Informationen an Prospects zu senden, die davon profitieren können, liefert relevantere Ergebnisse und Statistiken, die Sie nutzen können, um die Benutzererfahrung zu verbessern. Beispielsweise können Sie eine Google Slides-Präsentation über die G-Suite-Integration senden, die Sie regelmäßig aktualisieren können, und die Änderungen werden immer über den Link angezeigt.
- Seien Sie durchgängig konsistent in der gesamten E-Mail. Stellen Sie sicher, dass die Betreffzeilen konsistent sind und zum Inhalt der E-Mail passen, anstatt clickbait-lastiger Titel. Sie könnten Aufmerksamkeit bekommen, aber nicht unbedingt ein gutes Ergebnis. Zum Beispiel erzielen Emojis in Betreffzeilen so viel Glück wie der nigerianische Prinz — in einigen Fällen erhöhen sie die Öffnungsraten; in anderen Fällen sehen die Leute E-Mails mit Emojis in der Betreffzeile als weniger wertvoll an.
- Personalisieren Sie E-Mail-Abonnements. Erlauben Sie Benutzern, das Thema eines Newsletters auszuwählen, für das sie mehr interessiert sind, und personalisieren Sie ihren Newsletter basierend auf dem Thema. Dies zeigt, dass Ihnen die Lieferung nützlicher Inhalte am Herzen liegt und fördert die Loyalität.
Verbessern Sie Ihr E-Mail-Management mit Mailbird
Optimierung ist der Schlüssel zur Reduzierung des Stresses, der durch das E-Mail-Management entsteht, und dies kann durch die Verwendung einer guten E-Mail-Anwendung wie Mailbird erreicht werden. So kann es Ihnen bei der E-Mail-Effizienz helfen:
- Fantastische Organisationsfunktionalität. Die Erstellung personalisierter Ordner für verschiedene Arten von E-Mails ist immer ein guter Anfang. Aber automatische Filter, die E-Mails direkt dorthin senden, wo sie hingehören, ist noch besser.
- Geschwindigkeitslesefunktion. Sie hilft Ihnen, E-Mails schneller zu lesen und die wichtigeren Teile zu verstehen.
- In-Line-Antwortfunktion. Damit können Sie Teile einer E-Mail direkt beantworten, wodurch die Anzahl der Hin- und Her-Nachrichten reduziert wird.
- Viele produktivitätssteigernde native Apps und Integrationen. Apps wie Native Calendar, Contacts Manager, Unroll.me und Todist helfen, die E-Mail-Arbeitsbelastung zu erleichtern.
Es ist Zeit, abzuschließen
E-Mail ist eine großartige Erfindung in der Welt der Technologien und ein wichtiges Werkzeug, das darauf abzielt, die Kommunikation zu erleichtern. Allerdings verliert die Welt das Verständnis und die optimalen Anwendungsfälle dieses begehrten Werkzeugs. Darüber hinaus neigen Menschen dazu, ungesunde Gewohnheiten zu entwickeln, und E-Mail ist da keine Ausnahme: Wir überprüfen sie zu oft, verbringen wertvolle Zeit mit Arbeitsnachrichten und mehr. All dies führt zu einer ungesunden Beziehung zur E-Mail und zur Weigerung, sie produktiv zu nutzen.
Es gibt jedoch immer noch viele Möglichkeiten, unsere Nutzung von E-Mails zu optimieren und sie zu einem Werkzeug zu machen, das die Produktivität steigert, anstatt uns von wichtigeren Dingen abzulenken. Die Nutzung eines E-Mail-Clients ermöglicht es Ihnen, den Prozess zu optimieren, Ihre persönliche Zeit für sich selbst zu lassen und Burnout durch E-Mail-Müdigkeit und damit endlose Arbeit zu vermeiden.
