El 35% de los Correos Electrónicos No Se Leen: Un Análisis Basado en Datos
¿Alguna vez te has preguntado cuántos correos procesa un empleado promedio durante el día laboral? ¿10? ¿20? Ni cerca. Las cifras pueden llegar a 120 correos al día, dependiendo del sector y del puesto. Y es un gran desafío procesar tanta información diversa cada día entre otras tareas de trabajo, ¿no es así?
Aquí en Mailbird, hemos recopilado y analizado datos de la aplicación Mailbird (solo de usuarios que han dado su consentimiento), así como de investigaciones de terceros, para ver cómo el procesamiento de correos electrónicos influye en el flujo de trabajo de las personas.
Una Bandeja de Entrada Llena de Trabajo: Estadísticas y Hechos
Según más de 91 millones de consultas que hemos analizado, los usuarios de Mailbird leen un promedio de 63.4 correos electrónicos por día. Por otro lado, solo envían 7.7 correos electrónicos por día, que incluyen no solo respuestas a los mensajes recibidos, sino también nuevas conversaciones. Esto suma un promedio de 71.1 correos electrónicos procesados al día, excluyendo los correos recibidos que no requerían atención o no se ajustaban al horario diario para la gestión del correo electrónico.
Si consideras cada correo electrónico enviado o leído como una tarea, una cuenta promedio puede darse la proverbial palmadita en la espalda — 71 tareas completadas es un alto en productividad.
Un estudio de datos recopilados de 2015 a 2019 por Radicati sugiere números promedio aún más altos de correos electrónicos enviados y da una idea de cuántos mensajes reciben los usuarios. Según sus datos, una cuenta de negocios tiene un promedio de 96 correos electrónicos recibidos y 30 enviados, lo que suma 126 correos electrónicos por día.
Al observar más de cerca las cifras, no todos los correos electrónicos que recibe una cuenta de negocios son legítimos. El 19.79% de esos 96 correos electrónicos recibidos son spam. Otras investigaciones de Sanebox basadas en los datos de su aplicación indican que el número de correos electrónicos spam puede alcanzar hasta el 62%. Lo más frecuente es que los correos electrónicos spam no merezcan atención, pero aun así, ocupan tu tiempo y espacio en tu bandeja de entrada.
¿Por Qué Hay una Diferencia en los Resultados?
Los números pueden variar dependiendo de cómo se haya recopilado exactamente los datos, los países de los que provienen y el periodo de tiempo bajo análisis. Otro factor es el número de usuarios individuales frente al número de cuentas por persona. El mismo informe de Radicati contó más de 2.9 mil millones de usuarios de correo electrónico con más de 5.5 mil millones de cuentas de correo electrónico a finales de 2019, lo que hace que el promedio de la relación de cuentas de correo electrónico por usuario alcance 1:9, frente a las 91 millones de cuentas de Mailbird utilizadas para el análisis.
Un Reloj de Arena No Suficiente: ¿Cómo se Relacionan las Cifras con el Tiempo?
Para una imagen más clara de cuánto tiempo del día laboral consume el procesamiento de correos electrónicos, hagamos referencia a la investigación de McKinsey. Basado en evidencia anecdótica, los empleados dedican un promedio del 28% de su semana laboral procesando correos electrónicos — esto son 2.24 horas de una jornada laboral de ocho horas y 582.4 horas al año.
Sí, hiciste bien las cuentas. Eso son 24 días completos al año — más que el promedio mundial de mínimo de 17 días de licencia anual pagada.
Solo el 65% del Buzón Diario Puede Ser Controlado. ¿Qué Pasó con el Resto?
Un usuario promedio envía de siete a 30 correos electrónicos al día, recibe 96 y solo lee 63 de ellos. Esto significa que hasta el 35% del buzón son correos electrónicos que aún pueden requerir su atención. ¿Dónde terminan?
Es justo decir que algunos correos electrónicos no requieren acción inmediata. Los usuarios de Mailbird pueden posponer o archivar correos electrónicos desde la barra de acción rápida de inmediato. Después de todo, una carta de confirmación o un recibo a menudo es solo cuestión de "reconocer y seguir adelante." Sin embargo, los mensajes de confirmación y los recibos no constituyen todo el 35%.
También hay spam (incluidos boletines de suscripción, boletines promocionales, etc.) que ocupa del 20% al 62% de su buzón. No requiere respuesta, sin embargo, es probable que aún se tropiece con él en los 63 correos electrónicos promedio que lee y deje algunos en la pila de ignorados.
Pero el verdadero problema aquí es que cualquier correo electrónico que no revisa hoy se filtra al día siguiente, ocupando tiempo programado para un nuevo lote de correos electrónicos entrantes o salientes. Esa es una bola de nieve rodante que no quiere enfrentar.
Perdiendo un Cuarto de Su Jornada Laboral en Clicks
Todos los correos electrónicos que procesa un usuario promedio por día implican algún grado de toma de decisiones, como responder o escribir, archivar, enviar a una carpeta, eliminar o enviar a spam — comúnmente llamado gestión de correos electrónicos. Y toma 2.24 horas por día para un empleado promedio, que es más de una cuarta parte de todo su tiempo de trabajo.
Sin embargo, si un usuario tiene múltiples cuentas, los números pueden fluctuar. Por ejemplo:
- Tener dos cuentas de correo electrónico empresariales aumentará el número de correos electrónicos que necesitan ser procesados siempre que ambas reciban la misma cantidad de correspondencia.
- Tener una cuenta separada para boletines puede reducir la cantidad de spam recibido en cuentas principales y el tiempo requerido para la gestión del correo electrónico diariamente.
No es un juego que se pueda ganar haciendo todos los correos electrónicos de su día de una vez o haciendo solo lo que encaja en su tiempo programado. En el primer caso, es posible que tenga que priorizar entre correos electrónicos y el resto de las tareas laborales. En el segundo caso, aunque es una mejor opción, puede recibir una cantidad abrumadora de correos electrónicos un viernes. Es el mismo 35%, pero de una semana de correspondencia.
Pero eso no es todo lo que hay en el problema.
El Correo Electrónico Puede Provocar Distracciones
Ya sea para marketing, negocios o personal, los correos electrónicos pueden llegar en diferentes momentos del día. Esto significa que las 2.24 horas al día pueden distribuirse a lo largo de las ocho horas de trabajo, distrayéndolo de otras obligaciones. La investigación de Sanebox también muestra que se tarda más de un minuto cada vez en recuperarse de las interrupciones del correo electrónico.
Si recibe 63 correos electrónicos al día y solía revisar su buzón cada vez que recibe una notificación, esto puede significar 1.12 horas adicionales para recuperarse de las interrupciones del correo electrónico.
Con el creciente volumen de correos electrónicos manejados diariamente, encontrar soluciones eficientes se vuelve crucial. Las organizaciones y los individuos pueden beneficiarse de un servicio de retransmisión SMTP gratuito, que simplifica la distribución del correo electrónico y maximiza la efectividad al permitir el envío de miles de correos electrónicos mensualmente sin costos adicionales. Al utilizar tales servicios junto con funciones integradas como filtros de spam y análisis, la gestión del correo electrónico se convierte en menos carga.
La Gestión del Correo Electrónico Puede Causar Estrés
Si se pasa una cuarta parte de una jornada laboral haciendo correos electrónicos, puede significar que algunas de las tareas laborales dentro de un día laboral de ocho horas quedan sin terminar. Esto puede resultar en trabajar horas extras o estresarse por plazos y mayor fatiga por correos electrónicos.
El estrés puede agravarse al trabajar desde casa. La pandemia de 2020 impulsó muchos estudios, y un informe del Instituto Nacional de Investigación Económica de los EE. UU. (basado en un estudio de 3.1 millones de trabajadores de América del Norte, Europa y el Medio Oriente) muestra que después de cambiar al modelo de trabajo desde casa, aunque la duración de las reuniones se volvió más corta, el número de correos electrónicos enviados y recibidos aumentó en promedio un 5%, y el promedio de jornada laboral se incrementó en 48.5 minutos.
Más trabajo significa más estrés, especialmente cuando también necesita cumplir con plazos.
Según una encuesta de CareerCast, el 38% de los trabajadores ven los plazos como una fuente de estrés. Otros estudios también informan que revisar correos electrónicos es una de las actividades diarias más estresantes. "Si bien puede ser una herramienta de comunicación valiosa, está claro que es una fuente de estrés o frustración para muchos de nosotros," dijo Richard MacKinnon, psicólogo ocupacional, al Telegraph.
El Estrés y el Desorden Son la Raíz de Todo Mal, No el Correo Electrónico
Aunque "estrés" ha sido la palabra clave de las últimas conclusiones, simplemente leer y enviar correos electrónicos no lo causa. Más bien, sucede porque:
- No tienes tiempo para revisar todos los correos, por lo que comienzan a acumularse.
- A veces, incluso los correos esenciales se pierden y quedan sin respuesta, causando ansiedad sobre los seguimientos.
- Otra carta ha llegado al buzón y cada distracción de este tipo es frustrante.
- Respondes demasiado rápido, perdiendo detalles e ignorando el tono cortés, y como resultado necesitas enviar un correo de seguimiento disculpándote y aclarando cualquier confusión.
- Comienzas a revisar el buzón en tu propio tiempo (almuerzo, por la noche o de vacaciones).
Así que, la gestión del correo electrónico no es un juego que puedas ganar enfrentándote a él directamente. Sin embargo, es un juego que puedes dominar optimizando diferentes rutinas dentro y alrededor de tu bandeja de entrada. Ya seas el receptor o el remitente, aquí hay algunas recomendaciones para mejorar la gestión del correo electrónico y el tiempo que pasas haciendo correos con diferentes enfoques, herramientas y características.
Cuando Eres el Que Recibe Correos Electrónicos
- La organización es la mejor medicina. Tener carpetas para diferentes tipos de correos es un avance. Pero el verdadero campeón es usar diferentes cuentas. Administrar múltiples cuentas de correo electrónico no es un problema con la herramienta adecuada — el Bandeja de entrada unificada — y podrás abrir una cuenta de trabajo esperando solo (principalmente, realmente) correo de trabajo. Sin sorpresas.
- Despeje de bandeja de entrada al nivel de KonMari. Si un boletín no te genera alegría, no tiene lugar para estar llenando regularmente tu bandeja de entrada — agradécele, haz clic en cancelar suscripción y sigue adelante. Haz una limpieza de suscripciones manualmente o solicita la ayuda de herramientas como Unroll.me para reducir la cantidad de correos que solo distraen tu atención. Y si no te has suscrito a ninguna lista de correos, informa el mensaje como spam para activar los protocolos de correo no deseado de tu proveedor de correo.
- Programa tiempo para la gestión del correo electrónico. Haz esto incluso si tienes que ponerlo en tu barra lateral práctica Calendario de Mailbird o en una lista de tareas, o crea una tarea repetida en Asana. Considera revisar la bandeja de entrada laboral solo dentro del horario laboral y asegúrate de evitar arruinar tu tiempo personal. Recuerda que cuando trabajas desde casa, es más probable que te sobrecargues, y tales integraciones ayudan a mantener tus cosas laborales en las horas de trabajo.
- Utiliza características de automatización. Los filtros y carpetas deberían ser una característica necesaria en tu conjunto de herramientas, no solo una característica definitoria de cualquier buen cliente de correo electrónico. Una característica asombrosa es que puedes ver qué filtros tienes y sus destinos en lugar de intentar averiguar a qué carpeta has enviado ese recibo — ¿Inicio o Finanzas?
- Sé exigente con las notificaciones. Las notificaciones repetidas distraen y se tarda un tiempo en recuperarse de la interrupción. Por lo tanto, es necesario configurar las aplicaciones de correo electrónico (y la tecnología en general) para que solo te notifiquen sobre mensajes significativos. También puedes evitar distracciones innecesarias rechazando las notificaciones push de aplicaciones que envían las mismas notificaciones al correo electrónico o viceversa.
Cuando Eres el Que Envía Correos Electrónicos
- Sigue perfeccionando las habilidades de comunicación. Adquiere etiqueta de correo electrónico y practícala con todos, incluso si no lo hacen de vuelta, ya que habla de ti como persona — una persona consciente y cortés. Al escribir correos, practica:
- Apertura. Al redactar un mensaje, dale un asunto preciso, para que el destinatario obtenga rápidamente una idea de qué se trata.
- Claridad. Sé descriptivo para hacer tu mensaje fácil de entender y comprensible. Al responder un mensaje, utiliza la opción de respuesta en línea para asegurarte de haber cubierto todos los puntos.
- Precisión. Cuida tu gramática y puntuación. En las sabia palabras de un escritor de ensayos profesional: sé profesional. Comienza una oración con letra mayúscula, pero evita usar mayúsculas, lo cual irrita a la gente en la mayoría de los casos.
- Cuida la privacidad de tus destinatarios. Si envías un correo grupal, no solo agregues a todos los destinatarios en el campo "Para". Ese campo está reservado para una dirección a la que se dirige el correo. Si deseas enviar un correo a varios destinatarios que no se conocen entre sí, utiliza el campo "Cco", porque así no expones la dirección de correo electrónico de nadie.
- Asegúrate de que el destinatario sepa quién envía el correo. Si no conoces a la persona al otro lado de tu correo, tu dirección y nombre pueden no ser suficientes. Los usuarios de Mailbird pueden agregar una impresionante firma con una foto de tu versión profesional o una hecha a partir de una plantilla. Aprende más sobre las reglas de la creación de firmas sorprendentes en este artículo.
- Ten en cuenta el momento en que tu correo llegará a la bandeja de entrada de alguien. Utiliza la función de enviar más tarde si deseas asegurarte de que el mensaje no se pierda si un destinatario está en una zona horaria diferente o si no quieres olvidar un correo en la carpeta de borradores. También es una forma de realizar tareas de correo en lotes. Junto con eso, utiliza la función de seguimiento de correos para saber cuándo y por quién se abre tu correo y programar correos para ese momento, o detener el envío de mensajes si han quedado sin respuesta.
Al Lanzar Campañas de Marketing por Correo Electrónico
- Atiende a los consumidores individuales. Personalizar correos electrónicos incluyendo información basada en los hábitos, intereses, comportamientos y lo que buscan los destinatarios ayudará a evitar enviar spam a otras personas con contenido irrelevante. Una forma de hacerlo es con el seguimiento de correos mencionado anteriormente: ve cómo responde la gente a diferentes líneas de asunto y contenidos.
- Entregar contenido con significado. Enviar datos suficientes a los prospectos que pueden beneficiarse de ello proporciona resultados más relevantes y estadísticas que puedes utilizar para mejorar la experiencia del usuario. Por ejemplo, puedes enviar una presentación de Google Slides a través de la integración de G-Suite que puedes actualizar regularmente, y los cambios siempre aparecerán a través del enlace.
- Sé consistente a lo largo de todo el correo. Asegúrate de que las líneas de asunto sean consistentes y coincidan con el contenido del correo, en lugar de títulos engañosos. Puede que estés llamando la atención, pero no necesariamente obteniendo un buen resultado. Por ejemplo, los emojis en las líneas de asunto tienen tanta suerte como el príncipe nigeriano — en algunos casos, aumentan las tasas de apertura; en otros casos, la gente ve los correos con emojis en la línea de asunto como una disminución de valor.
- Personaliza las suscripciones de correo electrónico. Permite a los usuarios elegir el tema de un boletín que les interese más y personaliza su boletín basado en ese tema. Esto demostrará que te importa entregar contenido útil y fomentará la lealtad.
Mejora la Gestión de Tu Correo Electrónico con Mailbird
La optimización es clave para reducir el estrés que provoca la gestión del correo electrónico, y esto se puede lograr utilizando una buena aplicación de correo electrónico, como Mailbird. Aquí te mostramos cómo puede ayudarte con la eficiencia del correo electrónico:
- Funcionalidad de organización impresionante. Crear carpetas personalizadas para diferentes tipos de correos electrónicos siempre es un buen comienzo. Pero los filtros automáticos que envían correos directamente a donde pertenecen son aún mejor.
- Función de lectura rápida. Te ayuda a leer correos electrónicos más rápido y comprender sus partes más esenciales.
- Función de respuesta en línea. Esto te permite responder a partes de un correo electrónico directamente, reduciendo la cantidad de mensajes de ida y vuelta.
- Muchas aplicaciones nativas y integraciones que mejoran la productividad. Aplicaciones como Calendario Nativo, Administrador de Contactos, Unroll.me, y Todist ayudan a aliviar la carga de trabajo del correo electrónico.
Es hora de concluir
El correo electrónico es un gran invento en el mundo de las tecnologías y una herramienta esencial destinada a facilitar la comunicación. Sin embargo, el mundo tiende a perder el entendimiento y los casos de uso óptimos de esta herramienta tan solicitada. Aparte de eso, los humanos tienden a desarrollar hábitos poco saludables, y el correo electrónico no es una excepción: lo revisamos con demasiada frecuencia, pasamos tiempo de calidad en mensajes de trabajo, y más. Todo esto lleva a una relación poco saludable con el correo electrónico y a la negativa de utilizarlo de manera productiva.
Sin embargo, todavía hay muchas maneras de optimizar nuestro uso del correo electrónico y convertirlo en una herramienta que impulse la productividad en lugar de distraernos de otras cosas más importantes. Por lo tanto, usar un cliente de correo electrónico te permitirá optimizar el proceso, dejar tu tiempo personal para ti mismo y evitar el agotamiento causado por la fatiga del correo electrónico y, por ende, el trabajo interminable.
