35% e-maili pozostaje nieprzeczytane: analiza danych
Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, ile e-maili przeciętny pracownik przetwarza w ciągu dnia pracy? 10? 20? Nawet tego nie jest blisko. Liczby mogą sięgać nawet 120 e-maili dziennie, w zależności od branży i stanowiska. I to jest dość duże wyzwanie, by codziennie opracowywać tak różnorodne informacje między innymi zadaniami w pracy, prawda?
Tutaj w Mailbird zebraliśmy i przeanalizowaliśmy dane z aplikacji Mailbird (tylko od użytkowników, którzy wyrazili na to zgodę), a także z badań przeprowadzonych przez osoby trzecie, aby sprawdzić, jak przetwarzanie e-maili wpływa na workflow ludzi.
Pełna Skrzynka Pracy: Statystyki i Fakty
Na podstawie ponad 91 milionów zapytań, które przeanalizowaliśmy, użytkownicy Mailbird czytają średnio 63,4 e-maili dziennie. Z drugiej strony, wysyłają tylko 7,7 e-maili dziennie, co obejmuje nie tylko odpowiedzi na otrzymane wiadomości, ale także nowe rozmowy. To daje średnio 71,1 e-maili przetworzonych dziennie, nie wliczając otrzymanych e-maili, które nie wymagały uwagi lub nie pasowały do codziennego harmonogramu zarządzania e-mailami.
Jeśli każdą wysłaną lub przeczytaną wiadomość uznać za zadanie, przeciętny użytkownik może sobie dać metaforyczny poklepanie po plecach — 71 ukończonych zadań to wysoka wydajność.
Badanie danych zebranych w latach 2015-2019 przez Radicati sugeruje jeszcze wyższe średnie liczby wysyłanych e-maili i daje wyobrażenie, ile wiadomości otrzymują użytkownicy. Na podstawie ich danych, konto biznesowe ma średnio 96 otrzymanych i 30 wysłanych e-maili, co daje łącznie 126 e-maili dziennie.
Przyglądając się bliżej tym danym, nie wszystkie e-maile, które otrzymuje konto biznesowe, są legitime. 19,79% z tych 96 otrzymanych e-maili to spam. Inne badania przeprowadzone przez Sanebox na podstawie ich danych z aplikacji wskazują, że liczba e-maili spamowych może osiągać do 62%. Najczęściej e-maile spamowe nie wymagają uwagi, ale mimo to zajmują twój czas i miejsce w skrzynce odbiorczej.
Czemu wyniki są różne?
Liczby mogą się różnić w zależności od tego, jak dokładnie zbierane były dane, z jakich krajów pochodziły oraz jaki był czas analizy. Innym czynnikiem jest liczba indywidualnych użytkowników w stosunku do liczby kont na osobę. Ten sam raport Radicati policzył ponad 2,9 miliarda użytkowników e-maili, z ponad 5,5 miliarda kont e-mailowych pod koniec 2019 roku, co sprawia, że średnia liczba kont e-mailowych na użytkownika wynosi 1:9, w porównaniu do 91 milionów kont Mailbird użytych do analizy.
Klepsydra nie wystarczy: Jak liczby odnoszą się do czasu?
Aby uzyskać jaśniejszy obraz tego, ile czasu pracy zajmuje przetwarzanie e-maili, odwołajmy się do badań McKinsey'a. Na podstawie dowodów anegdotycznych, pracownicy spędzają średnio 28% swojego tygodnia pracy na przetwarzaniu e-maili — to 2,24 godziny z ośmiogodzinnego dnia roboczego i 582,4 godziny rocznie.
Tak, dobrze policzyłeś. To 24 pełne dni w roku — więcej niż średni światowy płatny, minimalny urlop roczny wynoszący 17 dni.
Tylko 65% codziennej skrzynki odbiorczej można opanować. Co z resztą?
Przeciętny użytkownik wysyła od siedmiu do 30 e-maili dziennie, otrzymuje 96 i odczytuje tylko 63 z nich. Oznacza to, że nawet 35% skrzynki odbiorczej to e-maile, które mogą nadal wymagać Twojej uwagi. Dokąd one trafiają?
Można śmiało powiedzieć, że niektóre e-maile nie wymagają natychmiastowej reakcji. Użytkownicy Mailbird mogą odłożyć lub zarchiwizować e-maile z paska szybkich działań od razu. W końcu, potwierdzenie lub paragon to często tylko sprawa „potwierdź i idź dalej”. Jednak wiadomości potwierdzające i paragony nie stanowią wszystkich 35%.
Jest również spam (w tym newslettery z subskrypcji, newslettery promocyjne itp.), który zaśmieca od 20% do 62% Twojej skrzynki odbiorczej. Nie wymaga odpowiedzi, ale nadal prawdopodobnie natkniesz się na to w przeciętnych 63 e-mailach, które czytasz, pozostawiając niektóre w stosie do zignorowania.
Jednak prawdziwy problem polega na tym, że jakiekolwiek e-maile, które nie zostaną przez Ciebie przeglądnięte dzisiaj, przenikają do następnego dnia, zajmując czas zaplanowany na nową partię przychodzących lub wychodzących e-maili. To staczająca się kulka śnieżna, z którą nie chcesz się zmierzyć.
Odklepanie jednej czwartej swojego dnia pracy
Wszystkie e-maile przetwarzane przez przeciętnego użytkownika dziennie wiążą się z pewnym stopniem podejmowania decyzji, takich jak odpowiadanie lub pisanie, archiwizowanie, wysyłanie do folderu, usuwanie czy wysyłanie do spamu — zbiorowo nazywane zarządzaniem e-mailami. I zajmuje to 2,24 godziny dziennie przeciętnego pracownika, co stanowi więcej niż jedną czwartą całego czasu pracy.
Jednak jeśli użytkownik ma wiele kont, liczby mogą się zmieniać. Na przykład:
- Posiadanie dwóch kont e-mailowych dla firm zwiększy liczbę e-maili, które należy przetworzyć, pod warunkiem, że obydwa będą otrzymywać tę samą ilość korespondencji.
- Posiadanie oddzielnego konta do newsletterów może zmniejszyć ilość spamu otrzymywanego na konta główne oraz czas potrzebny na codzienne zarządzanie e-mailami.
To nie jest gra, którą można wygrać, wykonując wszystkie e-maile z danego dnia naraz lub robiąc tylko to, co pasuje do zaplanowanego czasu. W pierwszym przypadku może być konieczne ustalenie priorytetów między e-mailami a pozostałymi zadaniami. W drugim przypadku, chociaż jest to lepsza opcja, może się zdarzyć, że w piątek dostaniesz mnóstwo e-maili. To te same 35%, ale z tygodniowej korespondencji.
Ale to nie wszystko, co wiąże się z tym problemem.
E-mail może powodować rozproszenia
Niezależnie od tego, czy są to wiadomości marketingowe, biznesowe czy osobiste, e-maile mogą przychodzić o różnych porach dnia. Oznacza to, że te 2,24 godziny dziennie mogą się rozciągać na osiem godzin pracy, odwracając Twoją uwagę od innych obowiązków. Badania Sanebox również pokazują, że odzyskanie koncentracji po przerwach spowodowanych e-mailem zajmuje ponad minutę za każdym razem.
Jeśli otrzymujesz 63 e-maile dziennie, a zwykle sprawdzałeś swoją skrzynkę odbiorczą za każdym razem, gdy otrzymywałeś powiadomienie, może to oznaczać dodatkowe 1,12 godziny na regenerację po przerwach spowodowanych e-mailem.
W miarę rosnącej liczby e-maili obsługiwanych codziennie, znalezienie efektywnych rozwiązań stanie się kluczowe. Organizacje i osoby mogą skorzystać z bezpłatnej usługi relay SMTP, która upraszcza dystrybucję e-maili i maksymalizuje efektywność, pozwalając na wysyłanie tysiąca e-maili miesięcznie bez dodatkowych kosztów. Korzystając z takich usług razem z wbudowanymi funkcjami jak filtry spamowe i analityka, zarządzanie e-mailami staje się mniej uciążliwe.
Zarządzanie e-mailem może powodować stres
Jeśli jedna czwarta dnia pracy jest spędzana na zajmowaniu się e-mailami, może to oznaczać, że niektóre związane z pracą zadania w ramach ośmiogodzinnego dnia pracy pozostają niewykonane. To może prowadzić do pracy w nadgodzinach lub stresu związanego z terminami i dalszego zmęczenia e-mailem.
Stres może być potęgowany przez pracę zdalną. Pandemia w 2020 roku zainicjowała wiele badań, a raport opracowany przez US National Bureau of Economic Research (na podstawie badania 3,1 miliona pracowników z Ameryki Północnej, Europy i Bliskiego Wschodu) pokazuje, że po przejściu na model pracy zdalnej, chociaż czas trwania spotkań stał się krótszy, liczba e-maili wysyłanych i otrzymywanych średnio wzrosła o 5%, a przeciętny dzień pracy wydłużył się o 48,5 minuty.
Więcej pracy oznacza więcej stresu, szczególnie gdy musisz również dotrzymać terminów.
Zgodnie z badaniem CareerCast, 38% pracowników postrzega terminy jako źródło stresu. Inne badania również wskazują, że sprawdzanie e-maili jest jednym z najbardziej stresujących codziennych zajęć. "Chociaż może być to cenne narzędzie komunikacyjne, jasne jest, że jest to źródło stresu lub frustracji dla wielu z nas", powiedział Richard MacKinnon, psycholog zawodowy, mówił w Telegraph.
Stres i zaburzenia są źródłem wszelkiego zła, a nie e-mail
Chociaż "stres" był słowem kluczowym ostatnich kilku wniosków, samo czytanie i wysyłanie e-maili nie jest jego przyczyną. Dzieje się tak, ponieważ:
- Nie masz czasu, aby sprawdzić wszystkie e-maile, więc zaczynają się one gromadzić.
- Czasami nawet kluczowe e-maile giną i pozostają bez odpowiedzi, co powoduje niepokój związany z dalszymi krokami.
- Jeszcze jeden list dotarł do skrzynki, a każda taka przeszkoda jest frustrująca.
- Odpowiadasz zbyt szybko, pomijając szczegóły i ignorując grzeczny ton, a w rezultacie musisz wysłać e-mail z przeprosinami i wyjaśnieniem wszelkich nieporozumień.
- Zaczynasz sprawdzać skrzynkę na własny czas (w porze lunchu, wieczorem lub podczas wakacji).
Zarządzanie e-mailem nie jest grą, którą można wygrać, stawiając czoła. Jednak jest to gra, w której możesz osiągnąć sukces, optymalizując różne rutyny wewnątrz i wokół swojej skrzynki odbiorczej. Niezależnie od tego, czy jesteś odbiorcą, czy nadawcą, oto kilka rekomendacji dla poprawy zarządzania e-mailem i czasu spędzanego na robieniu e-maili z różnymi podejściami, narzędziami i funkcjami.
Kiedy Ty jesteś odbiorcą e-maili
- Organizacja jest najlepszym lekarstwem. Posiadanie folderów dla różnych typów e-maili to krok naprzód. Ale prawdziwym mistrzem jest korzystanie z różnych kont. Zarządzanie wieloma kontami e-mail nie jest problemem z odpowiednim narzędziem — Zjednoczona Skrzynka Odbiorcza — i będziesz mógł otworzyć konto robocze, oczekując tylko (przede wszystkim) poczty roboczej. Bez niespodzianek.
- Czyszczenie skrzynki na poziomie KonMari. Jeśli newsletter nie wywołuje radości, nie ma miejsca na regularne spamowanie twojej skrzynki odbiorczej — podziękuj mu, kliknij wypisz się i idź dalej. Zrób porządki w subskrypcjach ręcznie lub wykorzystaj pomoc narzędzi, takich jak Unroll.me, aby zmniejszyć liczbę e-maili, które tylko rozpraszają twoją uwagę. A jeśli nie subskrybowałeś żadnych list mailingowych, zgłoś wiadomość jako spam, aby aktywować protokoły junk twojego dostawcy e-mail.
- Planuj czas na zarządzanie e-mailem. Zrób to, nawet jeśli musisz to umieścić na swoim wygodnym pasku bocznym Kalendarz Mailbird lub na liście zadań, albo utwórz powtarzające się zadanie w Asanie. Rozważ sprawdzanie skrzynki roboczej tylko w godzinach pracy i upewnij się, że unikasz psucia swojego osobistego czasu. Pamiętaj, że pracując z domu, jesteś bardziej skłonny do przepracowywania się, a takie integracje pomagają utrzymać sprawy związane z pracą w godzinach pracy.
- Używaj funkcji automatyzacji. Filtry i foldery powinny być niezbędną funkcją w twoim zestawie narzędzi, a nie tylko definiującą cechą każdego dobrego klienta e-mail. Wspaniałą cechą jest to, że możesz zobaczyć, jakie filtry masz i ich przeznaczenie, zamiast próbować ustalić, do którego folderu wysłałeś ten paragon — Dom czy Finanse?
- Bądź wybredny w sprawie powiadomień. Powtarzające się powiadomienia rozpraszają, a powrót do normalności trwa jakiś czas po przerwie. Dlatego konieczne jest skonfigurowanie aplikacji e-mail (i technologii ogólnie) tak, aby informowały cię tylko o ważnych wiadomościach. Możesz także uchronić się przed niepotrzebnymi rozpraszaczami, odmawiając powiadomień push z aplikacji, które wysyłają te same powiadomienia na e-mail lub odwrotnie.
Kiedy Ty jesteś nadawcą e-maili
- Kontynuuj doskonalenie umiejętności komunikacyjnych. Zdobądź etykietę e-mailową i ćwicz ją z każdym, nawet jeśli nie odwzajemniają, ponieważ mówi to o Tobie jako osobie — świadomej i grzecznej. Pisząc e-maile, ćwicz:
- Otwartość. Przy komponowaniu wiadomości nadaj jej precyzyjny temat, aby odbiorca szybko zorientował się, o co chodzi.
- Jasność. Bądź opisowy, aby twoja wiadomość była łatwa do zrozumienia i kompleksowa. Odpowiadając na wiadomość, skorzystaj z opcji odpowiedzi inline, aby upewnić się, że omówiłeś wszystkie punkty.
- Dokładność. Zwróć uwagę na gramatykę i interpunkcję. W słowach mędrca profesjonalny autor esejów: bądź profesjonalny. Rozpoczynaj zdanie wielką literą, ale unikaj używania caps locka, który zwykle irytuje.
- Zważaj na prywatność swoich odbiorców. Jeśli wysyłasz grupowego e-maila, nie dodawaj wszystkich odbiorców do pola "Do". To pole jest zarezerwowane dla adresu, do którego jest skierowany e-mail. Jeśli chcesz wysłać e-mail do kilku odbiorców, którzy się nie znają, użyj pola "Bcc", ponieważ wtedy nie ujawniasz adresu e-mail nikogo.
- Upewnij się, że odbiorca wie, kto wysłał e-mail. Jeśli nie znasz osoby, która jest po drugiej stronie twojego e-maila, twój adres i imię mogą nie wystarczyć. Użytkownicy Mailbird mogą dodać wspaniałą stopkę z zdjęciem profesjonalnego Ciebie lub jednym wykonanym na podstawie szablonu. Dowiedz się więcej o zasadach tworzenia wspaniałych podpisów w tym artykule.
- Zważaj na czas, kiedy twój e-mail trafi do skrzynki odbiorczej kogoś. Skorzystaj z funkcji wyślij później, jeśli chcesz upewnić się, że wiadomość nie zgubi się, jeśli odbiorca jest w innym strefie czasowej lub nie chcesz zapomnieć e-maila w skrzynce roboczej. To także sposób na realizację zadań e-mailowych w grupach. Dodatkowo, wykorzystaj funkcję śledzenia e-maili, aby wiedzieć, kiedy i przez kogo twój e-mail został otwarty oraz zaplanować e-maile na ten czas lub przestać wysyłać wiadomości, jeśli pozostaną bez odpowiedzi.
Kiedy uruchamiasz kampanie marketingowe e-mailowe
- Dostosuj się do indywidualnych konsumentów. Personalizacja e-maili przez uwzględnienie informacji na podstawie zachowań, zainteresowań i potrzeb adresata pomoże uniknąć spamowania innych osób nieodpowiednią zawartością. Jednym ze sposobów jest wykorzystanie wspomnianego śledzenia e-maili: zobacz, jak ludzie reagują na różne tematy i treści.
- Dostarczaj treści z znaczeniem. Wysyłanie wystarczających danych do potencjalnych odbiorców, którzy mogą z nich skorzystać, przynosi bardziej istotne wyniki i statystyki, które możesz wykorzystać do poprawy doświadczeń użytkowników. Na przykład, możesz wysłać prezentację Google Slides za pośrednictwem integracji G-Suite, którą możesz regularnie aktualizować, a zmiany zawsze będą się pojawiać za pośrednictwem linku.
- Bądź konsekwentny w całym e-mailu. Upewnij się, że tematy są spójne i pasują do treści e-maila, zamiast tytułów clickbaitowych. Możesz przyciągać uwagę, ale niekoniecznie uzyskasz dobry rezultat. Na przykład, emoji w tematach przynoszą tyle samo szczęścia, co nigerijski książę — w niektórych przypadkach, zwiększają wskaźniki otwarcia; w innych przypadkach ludzie postrzegają e-maile z emoji w temacie jako obniżające wartość.
- Personalizuj subskrypcje e-mailowe. Pozwól użytkownikom wybrać temat newslettera, którym są bardziej zainteresowani, i dostosuj ich newsletter do tego tematu. To pokaże, że dbasz o dostarczanie użytecznej zawartości i wzbudzi lojalność.
Popraw swoje zarządzanie pocztą e-mail z Mailbird
Optymalizacja jest kluczem do zmniejszenia stresu związanego z zarządzaniem pocztą e-mail, a można to osiągnąć, korzystając z dobrego programu pocztowego, takiego jak Mailbird. Oto jak może pomóc Ci w efektywności e-mailowej:
- Świetna funkcjonalność organizacji. Tworzenie spersonalizowanych folderów dla różnych typów e-maili to zawsze dobry początek. Ale automatyczne filtry, które wysyłają e-maile bezpośrednio tam, gdzie należy, są jeszcze lepsze.
- Funkcja szybkiego czytania. Pomaga czytać e-maile szybciej i zrozumieć ich istotniejsze części.
- Funkcja odpowiedzi inline. Umożliwia to odpowiadanie na części e-maila bezpośrednio, co zmniejsza liczbę wymian wiadomości.
- Wiele aplikacji i integracji zwiększających wydajność. Aplikacje takie jak Kalendarz, Menedżer Kontaktów, Unroll.me i Todist pomagają w odciążeniu pracy z e-mailami.
czas na podsumowanie
E-mail to wspaniałe wynalazek w świecie technologii oraz niezbędne narzędzie mające na celu ułatwienie komunikacji. Jednak świat traci zrozumienie i optymalne przypadki użycia tego poszukiwanego narzędzia. Oprócz tego, ludzie mają tendencję do rozwijania niezdrowych nawyków, a e-mail nie jest wyjątkiem: sprawdzamy go zbyt często, spędzamy cenny czas na wiadomościach roboczych i nie tylko. Wszystko to prowadzi do niezdrowej relacji z e-mailem i odmowy korzystania z niego produktywnie.
Jednak wciąż istnieje wiele sposobów na optymalizację naszego korzystania z e-maila i uczynienie z niego narzędzia, które zwiększy wydajność, a nie odciągnie nas od innych ważniejszych rzeczy. Dlatego korzystanie z klienta e-mail pozwoli Ci zoptymalizować proces, pozostawić swój czas osobisty dla siebie i uniknąć wypalenia spowodowanego zmęczeniem e-mailem, a tym samym niekończącą się pracą.
