35% dos Emails Ficam Não Lidos: Uma Análise Baseada em Dados
Já pensou em quantos emails um funcionário médio processa durante o dia de trabalho? 10? 20? Nem perto disso. Os números podem facilmente alcançar 120 emails por dia, dependendo da indústria e da posição. E é um grande desafio processar tanta informação diversificada diariamente entre outras tarefas de trabalho, não é?
Aqui na Mailbird, coletámos e analisámos dados da aplicação Mailbird (apenas de utilizadores que consentiram), bem como de pesquisas de terceiros, para ver como o processamento de e-mails influencia o fluxo de trabalho das pessoas.
Uma Caixa de Entrada Cheia de Trabalho: Estatísticas & Factos
Com base em mais de 91 milhões de inquéritos que analisámos, os utilizadores da Mailbird leem uma média de 63.4 e-mails por dia. Por outro lado, enviam apenas 7.7 e-mails por dia, o que inclui não só respostas às mensagens recebidas, mas também novas conversas. Isso soma uma média de 71.1 e-mails processados por dia, excluindo e-mails recebidos que não exigiram atenção ou que não se encaixavam na agenda diária de gestão de e-mails.
Se considerarmos cada e-mail enviado ou lido uma tarefa, uma conta média pode dar-se uma palmada nas costas — 71 tarefas completas é um alto nível de produtividade.
Um estudo de dados coletados de 2015 a 2019 pela Radicati sugere números médios ainda mais elevados de e-mails enviados e dá uma ideia de quantas mensagens os utilizadores recebem. Com base nos seus dados, uma conta empresarial recebe em média 96 e-mails e envia 30, o que totaliza 126 e-mails por dia.
Analisando mais de perto os números, nem todos os e-mails que uma conta empresarial recebe são legítimos. 19.79% desses 96 e-mails recebidos são spam. Outras investigações feitas pela Sanebox, com base nos dados da sua aplicação, afirmam que o número de e-mails de spam pode chegar até 62%. Muitas vezes, os e-mails de spam não merecem atenção, mas, mesmo assim, ocupam o seu tempo e espaço na sua caixa de correio.
Por Que Há uma Diferença nos Resultados?
Os números podem variar dependendo de como exatamente os dados foram coletados, dos países de onde vêm e do período de análise. Outro fator é o número de utilizadores individuais versus o número de contas por pessoa. O mesmo relatório da Radicati contabilizou mais de 2.9 bilhões de utilizadores de e-mail com mais de 5.5 bilhões de contas de e-mail no final de 2019, o que faz a média de contas de e-mail por utilizador chegar a 1:9, em comparação com as 91 milhões de contas Mailbird usadas para a análise.
Uma Ampulheta Não Seria Suficiente: Como os Números Relacionam-se com o Tempo?
Para uma imagem mais clara de quanto tempo do dia de trabalho o processamento de e-mails consome, vamos referir-nos à pesquisa da McKinsey. Com base em evidências anedóticas, os funcionários gastam em média 28% da sua semana de trabalho processando e-mails — isso é 2.24 horas de um dia de trabalho de oito horas e 582.4 horas por ano.
Sim, você fez as contas corretamente. Isso equivale a 24 dias completos por ano — mais do que o mínimo de dias de férias anuais pago mundialmente de 17 dias.
Apenas 65% da Caixa de Entrada Diária Pode Ser Controlada. O que Acontece com o Resto?
Um utilizador médio envia entre sete a 30 e-mails por dia, recebe 96 e lê apenas 63 deles. Isso significa que até 35% da caixa de entrada são e-mails que podem ainda requerer a sua atenção. Para onde vão eles?
É justo dizer que alguns e-mails não requerem ação imediata. Os utilizadores do Mailbird podem adiar ou arquivar e-mails diretamente da barra de ação rápida. Afinal, uma carta de confirmação ou um recibo é muitas vezes apenas uma questão de "reconhecer e seguir em frente." No entanto, mensagens de confirmação e recibos não constituem todos os 35%.
Há também o spam (incluindo newsletters de subscrições, newsletters promocionais, etc.) que entope entre 20% a 62% da sua caixa de entrada. Não exige resposta, mas é provável que ainda se depare com ele nos 63 e-mails que você lê e deixe alguns na pilha de ignorar.
Mas o verdadeiro problema aqui é que qualquer e-mail que você não vê hoje se infiltra no dia seguinte, ocupando tempo agendado para um novo lote de e-mails recebidos ou enviados. É uma bola de neve que você não quer enfrentar.
Clicando em Um Quarto do Seu Dia de Trabalho
Todos os e-mails que um utilizador médio processa por dia envolvem algum grau de tomada de decisão, como responder ou escrever, arquivar, enviar para uma pasta, deletar ou enviar para spam — coletivamente chamados de gestão de e-mails. E leva 2,24 horas por dia para um funcionário médio, o que é mais de um quarto de todo o seu tempo de trabalho.
No entanto, se um utilizador tem várias contas, os números podem variar. Por exemplo:
- Ter duas contas de e-mail empresariais aumentará o número de e-mails que precisam ser processados, desde que ambas recebam a mesma quantidade de correspondência.
- Ter uma conta separada para newsletters pode reduzir a quantidade de spam recebida nas contas principais e o tempo necessário para a gestão de e-mails diariamente.
Não é um jogo que você pode vencer fazendo todos os e-mails do dia de uma só vez ou fazendo apenas o que se encaixa no seu tempo agendado. No primeiro caso, você pode ter que priorizar entre e-mails e o resto da tarefa de trabalho. No último caso, embora seja uma opção melhor, você pode receber uma grande quantidade de e-mails numa sexta-feira. É o mesmo 35%, mas de uma semana de correspondência.
Mas isso não é tudo que há sobre o problema.
Os E-mails Podem Trigger Distrações
Seja para marketing, negócios ou pessoais, os e-mails podem chegar a diferentes horas do dia. Isso significa que as 2,24 horas por dia podem se espalhar ao longo das oito horas de trabalho, distraindo-o de outras tarefas. Pesquisa da Sanebox também mostra que leva mais de um minuto cada vez para se recuperar de interrupções de e-mail.
Se você recebe 63 e-mails por dia e costumava verificar sua caixa de entrada toda vez que recebe uma notificação, isso pode significar 1,12 horas adicionais para se recuperar de interrupções de e-mail.
Com o volume crescente de e-mails geridos diariamente, encontrar soluções eficientes torna-se crucial. Organizações e indivíduos podem beneficiar de um serviço gratuito de relay SMTP, que simplifica a distribuição de e-mails e maximiza a eficácia ao permitir o envio de milhares de e-mails mensalmente sem custos adicionais. Ao utilizar tais serviços juntamente com recursos integrados como filtros de spam e análises, a gestão de e-mails torna-se menos um fardo.
A Gestão de E-mails Pode Causar Stress
Se um quarto de um dia de trabalho é gasto fazendo e-mails, isso pode significar que algumas das tarefas relacionadas ao trabalho dentro de um dia de trabalho de oito horas ficam inacabadas. Isso pode resultar em trabalhar horas extras ou estressar-se com prazos e mais fadiga de e-mail.
O stress pode ser agravado pelo trabalho a partir de casa. A pandemia de 2020 impulsionou muitos estudos, e um relatório do US National Bureau of Economic Research (com base em um estudo de 3,1 milhões de trabalhadores da América do Norte, Europa e Oriente Médio) mostra que, após a transição para o modelo de trabalho a partir de casa, embora a duração das reuniões tenha diminuído, o número de e-mails enviados e recebidos aumentou em média 5%, e o dia de trabalho médio aumentou em 48,5 minutos.
Mais trabalho significa mais stress, especialmente quando você também precisa cumprir prazos.
De acordo com uma pesquisa da CareerCast, 38% dos trabalhadores vêem os prazos como uma fonte de stress. Outros estudos também relatam que verificar e-mails é uma das atividades diárias mais estressantes. "Embora possa ser uma ferramenta de comunicação valiosa, está claro que é uma fonte de stress ou frustração para muitos de nós," disse Richard MacKinnon, psicólogo ocupacional, ao Telegraph.
O Stress e os Distúrbios São a Raiz de Todo o Mal, Não o Email
Embora "stress" tenha sido a palavra-chave das últimas conclusões, simplesmente ler e enviar e-mails não o causa. Na verdade, isso acontece porque:
- Você não tem tempo para verificar todos os e-mails, então eles começam a se acumular.
- Às vezes, até mesmo e-mails essenciais se perdem e ficam sem resposta, causando ansiedade em relação aos acompanhamentos.
- Mais uma mensagem chegou à caixa de entrada e cada distração como essa é frustrante.
- Você responde muito rapidamente, perdendo detalhes e ignorando o tom educado, e, como resultado, precisa enviar um e-mail de acompanhamento pedindo desculpas e esclarecendo qualquer confusão.
- Você começa a verificar a caixa de entrada no seu próprio tempo (no almoço, à noite, ou durante as férias).
Portanto, a gestão de e-mails não é um jogo que você pode vencer enfrentando-o de frente. No entanto, é um jogo que você pode dominar otimizando diferentes rotinas dentro e ao redor da sua caixa de entrada. Seja você o destinatário ou o remetente, aqui estão algumas recomendações para melhorar a gestão de e-mails e o tempo gasto fazendo e-mails com diferentes abordagens, ferramentas e funcionalidades.
Quando Você É Quem Recebe E-mails
- A organização é o melhor remédio. Ter pastas para diferentes tipos de e-mails é um avanço. Mas o verdadeiro campeão é usar diferentes contas. Gerenciar várias contas de email não é um problema com a ferramenta certa — o Caixa de Entrada Unificada — e você poderá abrir uma conta de trabalho esperando apenas (na verdade, principalmente) e-mails de trabalho. Sem surpresas.
- Limpeza da caixa de entrada ao estilo KonMari. Se um boletim informativo não traz alegria, não tem lugar para estar enviando spam regularmente na sua caixa de entrada — agradeça, clique em cancelar inscrição e siga em frente. Faça uma limpeza manual de assinaturas ou peça ajuda a ferramentas como Unroll.me para reduzir o número de e-mails que apenas distraem sua atenção. E se você não se inscreveu em nenhuma lista de e-mails, reporte a mensagem como spam para acionar os protocolos de lixo eletrônico do seu provedor de e-mail.
- Agende um tempo para a gestão de e-mails. Faça isso mesmo que tenha que colocá-lo na sua barra lateral Calendário do Mailbird ou em uma lista de tarefas, ou crie uma tarefa repetida no Asana. Considere verificar a caixa de entrada de trabalho apenas durante o horário de trabalho e certifique-se de evitar estragar seu tempo pessoal. Lembre-se de que, ao trabalhar em casa, você está mais propenso a trabalhar demais, e tais integrações ajudam a manter suas coisas de trabalho dentro do horário de trabalho.
- Use recursos de automação. Filtros e pastas devem ser uma característica necessária no seu conjunto de ferramentas, não apenas uma característica definidora de qualquer bom cliente de e-mail. Uma característica incrível é que você pode ver quais filtros tem e seus destinos em vez de tentar descobrir para qual pasta você enviou aquele recibo — Início ou Finanças?
- Seja seletivo com as notificações. Notificações repetidas distraem e leva um tempo para se recuperar da interrupção. Portanto, é necessário configurar os aplicativos de e-mail (e a tecnologia em geral) para que eles apenas o notifiquem sobre mensagens significativas. Você também pode se proteger contra distrações desnecessárias recusando notificações push de aplicativos que enviam as mesmas notificações por e-mail ou vice-versa.
Quando Você É Quem Envia E-mails
- Continue aprimorando as habilidades de comunicação. Adquira etiqueta de e-mail e pratique com todos, mesmo que eles não retribuam, pois isso fala sobre você como pessoa — uma que é atenta e educada. Ao escrever e-mails, pratique:
- Abertura. Ao compor uma mensagem, dê-lhe um assunto preciso, para que o destinatário obtenha rapidamente uma ideia sobre o que se trata.
- Clareza. Seja descritivo para tornar sua mensagem fácil de entender e compreensível. Ao responder a uma mensagem, use a opção de resposta em linha para ter certeza de que cobriu todos os pontos.
- Exatidão. Preste atenção à sua gramática e pontuação. Nas sábias palavras de um redator profissional: seja profissional. Comece uma frase com letra maiúscula, mas evite usar letras maiúsculas, que geralmente irritam as pessoas.
- Esteja atento à privacidade dos seus destinatários. Se você estiver enviando um e-mail para um grupo, não adicione todos os destinatários no campo "Para". Esse campo é reservado para um endereço para o qual o e-mail é direcionado. Se você deseja enviar um e-mail para vários destinatários que não se conhecem, use o campo "Cco", pois assim você não expõe o endereço de e-mail de ninguém.
- Assegure-se de que o destinatário saiba de quem é o e-mail. Se você não conhece a pessoa do outro lado do seu e-mail, seu endereço e nome podem não ser suficientes. Os usuários do Mailbird podem adicionar uma assinatura incrível com uma foto sua profissional ou uma feita a partir de um modelo. Saiba mais sobre as regras para criar uma assinatura incrível em este artigo.
- Esteja atento ao horário em que o seu e-mail cair na caixa de entrada de alguém. Use o recurso de enviar depois se você quiser ter certeza de que a mensagem não será perdida se um destinatário estiver em um fuso horário diferente ou se não quiser esquecer um e-mail na caixa de rascunhos. Também é uma maneira de realizar tarefas de e-mail em lotes. Além disso, utilize o recurso de rastreamento de e-mail para saber quando e por quem seu e-mail é aberto, e agendar e-mails para esse horário, ou parar de enviar mensagens se elas não tiverem sido respondidas.
Quando Lançando Campanhas de Marketing por E-mail
- Atenda aos consumidores individuais. Personalizar e-mails incluindo informações com base nos hábitos, interesses, comportamentos e o que eles estão procurando ajudará a evitar que outras pessoas recebam conteúdo irrelevante. Uma forma de fazer isso é com o rastreamento de e-mails mencionado anteriormente: veja como as pessoas respondem a diferentes linhas de assunto e conteúdos.
- Entregue conteúdo com significado. Enviar dados suficientes para prospects que podem se beneficiar disso fornece resultados e estatísticas mais relevantes que você pode utilizar para melhorar a experiência do usuário. Por exemplo, você pode enviar uma apresentação do Google Slides via integração do G-Suite que você pode atualizar regularmente, e as mudanças sempre aparecerão através do link.
- Seja consistente em todo o e-mail. Certifique-se de que as linhas de assunto sejam consistentes e correspondam ao conteúdo do e-mail, em vez de títulos sensacionalistas. Você pode estar chamando a atenção, mas não necessariamente obtendo um bom resultado. Por exemplo, emojis nas linhas de assunto têm a mesma sorte que o príncipe nigeriano — em alguns casos, eles aumentam as taxas de abertura; em outros casos, as pessoas veem e-mails com emojis na linha de assunto como diminuindo o valor.
- Personalize as assinaturas de e-mail. Permita que os usuários escolham o tópico de um boletim informativo que mais os interessa e personalize seu boletim informativo com base no tópico. Isso mostrará que você se preocupa em entregar conteúdo útil e estimulará a lealdade.
Aprimore a Sua Gestão de Email com Mailbird
A otimização é fundamental para reduzir o stress causado pela gestão de emails, e isso pode ser alcançado usando uma boa aplicação de email, como o Mailbird. Aqui está como pode ajudar com a eficiência dos emails:
- Funcionalidade de organização incrível. Criar pastas personalizadas para diferentes tipos de emails é sempre um bom começo. Mas filtros automáticos que enviam emails diretamente para onde pertencem é ainda melhor.
- Recurso de leitura rápida. Ajuda a ler emails mais rapidamente e a compreender as suas partes mais essenciais.
- Recurso de resposta em linha. Isto permite responder a partes de um email diretamente, reduzindo o número de mensagens de ida e volta.
- Muitos aplicativos nativos e integrações que aumentam a produtividade. Aplicativos como Calendário Nativo, Gestor de Contactos, Unroll.me e Todist ajudam a facilitar a carga de trabalho de emails.
É Hora de Concluir
O e-mail é uma grande invenção no mundo das tecnologias e uma ferramenta essencial destinada a facilitar a comunicação. No entanto, o mundo tende a perder compreensão e casos de uso ótimos desta ferramenta tão procurada. Além disso, os humanos tendem a desenvolver hábitos pouco saudáveis, e o e-mail não é exceção: verificamo-lo com demasiada frequência, passamos tempo de qualidade com mensagens de trabalho e muito mais. Tudo isso leva a uma relação pouco saudável com o e-mail e recusa em usá-lo de forma produtiva.
No entanto, ainda existem muitas maneiras de otimizar o nosso uso do e-mail e transformá-lo numa ferramenta que aumente a produtividade em vez de nos distrair de outras coisas mais importantes. Assim, utilizar um cliente de e-mail permitirá otimizar o processo, reservar o seu tempo pessoal para si mesmo e evitar o desgaste causado pela fadiga de e-mail e, portanto, o trabalho interminável.
