35% van de e-mails blijven ongelezen: Een data-analyse
Heb je ooit nagedacht over hoeveel e-mails een gemiddelde werknemer tijdens de werkdag verwerkt? 10? 20? Niet in de buurt. Het aantal kan wel 120 e-mails per dag bereiken, afhankelijk van de sector en functie. En het is een behoorlijke uitdaging om dagelijks zoveel uiteenlopende informatie te verwerken naast andere werktaken, toch?
Hier bij Mailbird hebben we gegevens verzameld en geanalyseerd van de Mailbird-app (alleen van gebruikers die toestemming hebben gegeven), evenals van derde partijen, om te zien hoe het verwerken van e-mail de workflow van mensen beïnvloedt.
Een Inbox Vol Werk: Statistieken & Feiten
Op basis van meer dan 91 miljoen aanvragen die we hebben geanalyseerd, lezen Mailbird-gebruikers gemiddeld 63,4 e-mails per dag. Aan de andere kant verzenden ze slechts 7,7 e-mails per dag, wat niet alleen antwoorden op ontvangen berichten omvat, maar ook nieuwe gesprekken. Dit komt neer op een gemiddelde van 71,1 e-mails die per dag worden verwerkt, exclusief ontvangen e-mails die geen aandacht vereisten of niet in het dagelijks schema voor e-mailbeheer pasten.
Als je elke verzonden of gelezen e-mail als een taak beschouwt, kan een gemiddeld account zichzelf de spreekwoordelijke schouderklop geven — 71 voltooide taken is een productiviteitsrecord.
Een studie van gegevens verzameld van 2015 tot 2019 door Radicati suggereert zelfs hogere gemiddelde aantallen verzonden e-mails en geeft een idee van hoeveel berichten gebruikers ontvangen. Op basis van hun gegevens heeft een zakelijk account gemiddeld 96 ontvangen e-mails en 30 verzonden, wat neerkomt op 126 e-mails per dag.
Als we de cijfers nader bekijken, zijn niet alle e-mails die een zakelijk account ontvangt legitiem. 19,79% van die 96 ontvangen e-mails is spam. Onderzoek door Sanebox, gebaseerd op hun app-gegevens, stelt dat het aantal spamberichten tot 62% kan oplopen. Meestal verdienen spamberichten geen aandacht, maar ze nemen desondanks je tijd en ruimte in je mailbox in beslag.
Waarom Is Er Een Verschil in Resultaten?
De cijfers kunnen variëren afhankelijk van hoe precies de gegevens zijn verzameld, uit welke landen ze afkomstig zijn en de tijdsperiode die wordt geanalyseerd. Een andere factor is het aantal individuele gebruikers versus het aantal accounts per persoon. Hetzelfde Radicati-rapport telde meer dan 2,9 miljard e-mailgebruikers met meer dan 5,5 miljard e-mailaccounts aan het eind van 2019, wat de gemiddelde verhouding van e-mailaccounts per gebruiker op 1:9 brengt, tegenover de 91 miljoen Mailbird-accounts die voor de analyse werden gebruikt.
Een Zandloper Zou Niet Voldoende Zijn: Hoe Relateren De Cijfers Tot Tijd?
Voor een duidelijker beeld van hoeveel werktijd je e-mailverwerking verbruikt, laten we verwijzen naar het onderzoek van McKinsey. Op basis van anekdotisch bewijs besteden werknemers gemiddeld 28% van hun werkweek aan het verwerken van e-mails — dit is 2,24 uur van een achtuurige werkdag en 582,4 uur per jaar.
Ja, je hebt de berekening goed gedaan. Dat zijn 24 volle dagen per jaar — meer dan de wereldwijde gemiddelde betaalde minimale jaarlijkse vakantie van 17 dagen.
Maar 65% van de Dagelijkse Inbox Kan Worden Beheerd. Wat Is Er Met de Rest?
Een gemiddelde gebruiker verstuurt zeven tot 30 e-mails per dag, ontvangt er 96 en leest er slechts 63. Dit betekent dat tot 35% van de inbox e-mails zijn die mogelijk nog uw aandacht vereisen. Waar eindigen ze?
Het is eerlijk om te zeggen dat sommige e-mails geen onmiddellijke actie vereisen. Mailbird-gebruikers kunnen e-mails direct vanuit de snelle actiebalk snoozen of archiveren. Immers, een bevestigingsmail of een ontvangstbewijs is vaak gewoon een kwestie van "erkenning en doorgaan." Echter, bevestigingsberichten en ontvangstbewijzen vormen niet de volledige 35%.
Er is ook spam (inclusief nieuwsbrieven van abonnementen, promotionele nieuwsbrieven, enz.) die 20% tot 62% van uw inbox vervuilt. Het vereist geen antwoord, maar je zult er nog steeds waarschijnlijk over struikelen in de gemiddelde 63 e-mails die je leest en er enkele in de negeerhoop laten.
Maar het echte probleem hier is dat elke e-mail die je vandaag niet doorloopt, in de volgende dag sijpelt, wat tijd opslokt die gepland is voor een nieuwe batch binnenkomende of uitgaande e-mails. Dat is een rollende sneeuwbal waar je niet mee geconfronteerd wilt worden.
Klikken op Een Kwart van Je Werkdag
Alle e-mails die een gemiddelde gebruiker per dag verwerkt, vereisen enige mate van besluitvorming, zoals reageren of schrijven, archiveren, naar een map verzenden, verwijderen of als spam markeren - gezamenlijk genoemd e-mailbeheer. En het kost 2,24 uur per dag voor een gemiddelde werknemer, wat meer is dan een vierde van al je werktijd.
Echter, als een gebruiker meerdere accounts heeft, kunnen de cijfers fluctueren. Bijvoorbeeld:
- Het hebben van twee zakelijke e-mailaccounts zal het aantal e-mails dat verwerkt moet worden verhogen, op voorwaarde dat beide hetzelfde aantal correspondentie ontvangen.
- Het hebben van een apart account voor nieuwsbrieven kan de hoeveelheid spam die naar primaire accounts wordt ontvangen verminderen en de tijd die nodig is voor e-mailbeheer op een dagelijkse basis verlagen.
Het is geen spel dat je kunt winnen door al je e-mails van de dag in één keer te doen of alleen te doen wat in je geplande tijd past. In het eerste geval moet je mogelijk prioriteit geven aan e-mails en de rest van de werktaak. In het laatste geval, hoewel het een betere optie is, kun je op een vrijdag een enorme hoeveelheid e-mails krijgen. Het is dezelfde 35%, maar uit een week aan correspondentie.
Maar dat is niet alles wat er speelt.
E-mail Kan Afleidingen Verwekken
Of ze nu voor marketing, zakelijke of persoonlijke doeleinden zijn, e-mails kunnen op verschillende tijden van de dag binnenkomen. Dit betekent dat de 2,24 uur per dag verspreid kunnen zijn over de acht uren werk, waardoor je afgeleid wordt van andere taken. Onderzoek van Sanebox laat ook zien dat het meer dan een minuut kost om te herstellen van e-mailonderbrekingen.
Als je 63 e-mails per dag ontvangt en je controleerde vroeger je inbox elke keer dat je een melding ontving, betekent dit mogelijk een extra 1,12 uur om te herstellen van e-mailonderbrekingen.
Met het toenemende volume e-mails dat dagelijks wordt behandeld, wordt het vinden van efficiënte oplossingen cruciaal. Organisaties en individuen kunnen profiteren van een gratis SMTP-relaysysteem, dat de e-mailverdeling vereenvoudigt en de effectiviteit maximaliseert door duizenden e-mails per maand zonder extra kosten te kunnen versturen. Door dergelijke diensten te gebruiken, naast geïntegreerde functies zoals spamfilters en analytics, wordt e-mailbeheer minder een last.
E-mailbeheer Kan Stress Verwekken
Als een vierde van een werkdag wordt besteed aan e-mail, kan dit betekenen dat sommige werkgerelateerde taken binnen een acht uur durende werkdag onafgemaakt blijven. Dit kan resulteren in overwerken of stress over deadlines en verder e-mailvermoeidheid.
De stress kan verergerd worden door thuiswerken. De pandemie van 2020 heeft veel studies aangewakkerd, en een rapport van de US National Bureau of Economic Research (gebaseerd op een studie van 3,1 miljoen werknemers uit Noord-Amerika, Europa en het Midden-Oosten) toont aan dat na de overstap naar het thuiswerkmodel, hoewel de duur van vergaderingen korter werd, het aantal e-mails dat gemiddeld werd verzonden en ontvangen met 5% toenam, en de gemiddelde werkdag met 48,5 minuten toenam.
Meer werk betekent meer stress, vooral wanneer je ook deadlines moet halen.
Volgens een CareerCast-enquête ziet 38% van de werknemers deadlines als een bron van stress. Andere studies rapporteren ook dat e-mail controleren een van de stressvolste dagelijkse activiteiten is. "Hoewel het een waardevol communicatie-instrument kan zijn, is het duidelijk dat het een bron van stress of frustratie is voor velen van ons," zei Richard MacKinnon, arbeidpsycholoog, tegen de Telegraph.
Stress en Stoornis Zijn de Oorzaak van Alle Kwaad, Niet E-mail
Hoewel "stress" het sleutelwoord was van de laatste conclusies, veroorzaakt het simpelweg lezen en versturen van e-mails het niet. Het gebeurt eerder omdat:
- Je geen tijd hebt om alle e-mails te controleren, waardoor ze beginnen zich op te hopen.
- Soms gaan zelfs belangrijke e-mails verloren en blijven zonder antwoord, wat angst voor vervolgacties veroorzaakt.
- Weer is er een brief aangekomen in de inbox en elke afleiding is frustrerend.
- Je antwoordt te snel, mist details en negeert de beleefde toon, en moet als gevolg daarvan een vervolg-e-mail sturen om je excuses aan te bieden en eventuele verwarring op te helderen.
- Je begint de inbox op je eigen tijd te controleren (tijdens de lunch, 's avonds of op vakantie).
Dus, e-mailbeheer is geen spel dat je kunt winnen door het frontaal aan te pakken. Het is echter een spel dat je kunt beheersen door verschillende routines binnen en rondom je inbox te optimaliseren. Of je nu de ontvanger of de afzender bent, hier zijn enkele aanbevelingen voor het verbeteren van e-mailbeheer en de tijd die je aan e-mails besteedt met verschillende benaderingen, tools en functies.
Wanneer Jij de Ontvanger van E-mails Bent
- Organisatie is de beste medicijn. Het hebben van mappen voor verschillende soorten e-mails is een stap vooruit. Maar de echte kampioen is het gebruik van verschillende accounts. Het beheren van meerdere e-mailaccounts is geen probleem met de juiste tool — de Unified Inbox — en je kunt een werkaccount openen dat je alleen (meestal, echt waar) werkmail verwacht. Geen verrassingen.
- KonMari-waardige inbox opruiming. Als een nieuwsbrief geen vreugde opwekt, heeft het geen plaats om regelmatig je inbox te spammen — bedank het, klik op uitschrijven, en ga verder. Maak een opruiming van abonnementen handmatig of vraag om hulp van tools zoals Unroll.me om het aantal e-mails te verminderen die alleen je aandacht afleiden. En als je je niet hebt aangemeld voor mailinglijsten, rapporteer dan het bericht als spam om de ongewenste protocollen van je e-mailprovider te activeren.
- Plan tijd voor e-mailbeheer. Doe dit zelfs als je het op je handige zijbalk moet zetten Mailbird Calendar of een takenlijst, of maak een herhaaldelijke taak in Asana. Overweeg om de werk-inbox alleen tijdens werktijden te controleren en zorg ervoor dat je je persoonlijke tijd niet bederft. Vergeet niet dat wanneer je vanuit huis werkt, je meer kans hebt om te overwerken, en dergelijke integraties helpen je om je werkzaken binnen werktijden te houden.
- Gebruik automatiseringsfuncties. Filters en mappen zouden een noodzakelijke functie in je gereedschapsset moeten zijn, niet alleen een kenmerk van een goede e-mailclient. Een geweldige functie is dat je kunt zien welke filters je hebt en hun bestemmingen in plaats van te proberen dat saldo te vinden — Thuis of Financiën?
- Wees kieskeurig met meldingen. Herhaalde meldingen leiden af en het kost tijd om te herstellen van de onderbreking. Daarom is het noodzakelijk om e-mail-apps (en technologie in het algemeen) zo in te stellen dat ze je alleen waarschuwen voor belangrijke berichten. Je kunt jezelf ook beschermen tegen onnodige afleidingen door pushmeldingen van apps die dezelfde meldingen naar e-mail sturen of vice versa te weigeren.
Wanneer Jij de Afzender van E-mails Bent
- Blijf communiceren vaardigheden beheersen. Verwerf e-mail etiquette en oefen dit met iedereen, zelfs als zij niet reciproceren, omdat het iets over jezelf zegt — een zorgzame en beleefde persoon. Wanneer je e-mails schrijft, oefen:
- Openheid. Wanneer je een bericht opstelt, geef het een nauwkeurige onderwerpregel, zodat de ontvanger snel een idee krijgt waar het over gaat.
- Duidelijkheid. Wees beschrijvend om je bericht gemakkelijk te begrijpen en samenhangend te maken. Wanneer je op een bericht reageert, gebruik dan de In-line antwoordoptie om ervoor te zorgen dat je alle punten hebt behandeld.
- Nauwkeurigheid. Let op je grammatica en interpunctie. In de wijze woorden van een professional essay schrijver: wees professioneel. Begin een zin met een hoofdletter, maar vermijd het gebruik van hoofdletters, wat de meeste mensen irritatie bezorgt.
- Wees bewust van de privacy van je ontvangers. Als je een groeps-e-mail verstuurt, voeg dan niet gewoon alle ontvangers toe aan het "Aan" veld. Dat veld is gereserveerd voor een adres waar de e-mail naartoe is gericht. Als je een e-mail naar verschillende ontvangers wilt sturen die elkaar niet kennen, gebruik dan het "Bcc" veld, omdat je dan niemand zijn e-mailadres blootstelt.
- Zorg ervoor dat de ontvanger weet van wie de e-mail komt. Als je niet bekend bent met de persoon aan de andere kant van je e-mail, is je adres en naam misschien niet genoeg. Mailbird-gebruikers kunnen een verbluffende handtekening toevoegen met een foto van jezelf professioneel of een gemaakt van een sjabloon. Leer meer over de regels voor het maken van een geweldige handtekening in dit artikel.
- Wees bewust van het tijdstip waarop je e-mail in iemands inbox komt. Gebruik de later verzenden functie als je wilt zorgen dat het bericht niet verloren gaat als de ontvanger zich in een andere tijdzone bevindt of als je niet wilt vergeten een e-mail in de conceptenbox. Het is ook een manier om e-mailtaken in batches uit te voeren. Daarnaast kun je de e-mailtracking functie gebruiken om te weten wanneer en door wie je e-mail is geopend, en e-mails voor dat moment in te plannen of te stoppen met het versturen van berichten als ze niet zijn beantwoord.
Wanneer Je E-mailmarketing Campagnes Lanceert
- Bedien individuele consumenten. Het personaliseren van e-mails door informatie op te nemen op basis van de gewoonten, interesses, gedrag en wat zij zoeken van een geadresseerde helpt te voorkomen dat andere mensen worden gespamd met irrelevante inhoud. Een manier om dit te doen is met de eerder genoemde e-mailtracking: kijk hoe mensen reageren op verschillende onderwerpregels en inhoud.
- Lever inhoud met betekenis. Voldoende gegevens versturen naar prospects die er baat bij hebben, levert relevantere resultaten en statistieken op die je kunt gebruiken om de gebruikerservaring te verbeteren. Bijvoorbeeld, je kunt een Google Slides presentatie via de G-Suite-integratie versturen die je regelmatig kunt bijwerken, en de wijzigingen zullen altijd via de link zichtbaar zijn.
- Wees consistent door de hele e-mail heen. Zorg ervoor dat de onderwerpregels consistent zijn en overeenkomen met de inhoud van de e-mail, in plaats van clickbait-titels. Je kunt de aandacht trekken, maar niet per se een goed resultaat behalen. Bijvoorbeeld, emoji's in onderwerpregels hebben evenveel geluk als de Nigerian prince — in sommige gevallen verhogen ze de open rates; in andere gevallen zien mensen e-mails met emoji's in de onderwerpregel als waardevermindering.
- Personaliseer e-mailabonnementen. Laat gebruikers het onderwerp kiezen van een nieuwsbrief waarin zij meer geïnteresseerd zijn, en personaliseer hun nieuwsbrief op basis van dat onderwerp. Dit toont aan dat je geeft om het leveren van nuttige inhoud en stimuleert loyaliteit.
Verbeter je E-mailbeheer met Mailbird
Optimalisatie is de sleutel tot het verminderen van de stress die gepaard gaat met e-mailbeheer, en dit kan worden bereikt door het gebruik van een goede e-mailapplicatie, zoals Mailbird. Dit is hoe het je kan helpen met e-mail efficiëntie:
- Het aanmaken van gepersonaliseerde mappen voor verschillende soorten e-mails is altijd een goede start. Maar automatische filters die e-mails rechtstreeks naar de juiste plek sturen, is nog beter.
- Snelheidsleesfunctie. Het helpt je om e-mails sneller te lezen en de belangrijkere delen te begrijpen.
- In-line antwoordfunctie. Dit stelt je in staat om direct op delen van een e-mail te antwoorden, waardoor het aantal heen en weer berichten vermindert.
- Veel productiviteitsverhogende ingebouwde apps en integraties. Apps zoals Native Calendar, Contacts Manager, Unroll.me en Todist helpen de e-mailbelasting te verlichten.
Tijd om af te ronden
E-mail is een geweldige uitvinding in de wereld van technologieën en een essentieel hulpmiddel dat gericht is op het vergemakkelijken van communicatie. Echter, de wereld verliest vaak het begrip en de optimale gebruiksmogelijkheden van dit gewilde hulpmiddel. Daarnaast ontwikkelen mensen vaak ongezonde gewoonten, en e-mail vormt hierop geen uitzondering: we controleren het te vaak, besteden kwalitatieve tijd aan werkberichten, en meer. Dit alles leidt tot een ongezonde relatie met e-mail en een weigering om het productief te gebruiken.
Er zijn echter nog veel manieren om ons gebruik van e-mail te optimaliseren en het een hulpmiddel te maken dat de productiviteit verhoogt in plaats van ons af te leiden van andere belangrijkere zaken. Het gebruik van een e-mailclient stelt je in staat om het proces te optimaliseren, je persoonlijke tijd voor jezelf te behouden en burn-out veroorzaakt door e-mailvermoeidheid en dus eindeloos werk te voorkomen.
