35 % des e-mails sont non lus : une analyse basée sur les données
Avez-vous déjà pensé au nombre d'e-mails qu'un employé moyen traite pendant sa journée de travail ? 10 ? 20 ? Pas du tout. Les chiffres peuvent atteindre 120 e-mails par jour, selon le secteur et la fonction. Et c'est un véritable défi de gérer autant d'informations variées chaque jour entre d'autres tâches, n'est-ce pas ?
Ici chez Mailbird, nous avons collecté et analysé des données provenant de l'application Mailbird (uniquement des utilisateurs ayant donné leur consentement), ainsi que des recherches tierces, pour voir comment le traitement des e-mails influence le flux de travail des utilisateurs.
Une Boîte de Réception Pleine de Travail : Statistiques & Faits
Sur la base de plus de 91 millions de demandes que nous avons analysées, les utilisateurs de Mailbird lisent en moyenne 63,4 e-mails par jour. En revanche, ils n'envoient que 7,7 e-mails par jour, ce qui inclut non seulement des réponses aux messages reçus mais aussi de nouvelles conversations. Cela représente un total moyen de 71,1 e-mails traités par jour, excluant les e-mails reçus qui ne nécessitaient pas d'attention ou ne s'intégraient pas dans le planning quotidien de gestion des e-mails.
Si l'on considère chaque e-mail envoyé ou lu comme une tâche, un compte moyen peut se donner une petite tape dans le dos — 71 tâches complètes est un pic de productivité.
Une étude des données recueillies de 2015 à 2019 par Radicati suggère des chiffres moyens d'e-mails envoyés encore plus élevés et donne une idée du nombre de messages que les utilisateurs reçoivent. Selon leurs données, un compte professionnel a en moyenne 96 e-mails reçus et 30 envoyés, ce qui équivaut à 126 e-mails par jour.
En examinant de plus près les chiffres, tous les e-mails qu'un compte professionnel reçoit ne sont pas légitimes. 19,79 % des 96 e-mails reçus sont du spam. D'autres recherches menées par Sanebox, basées sur les données de leur application, indiquent que le nombre d'e-mails de spam peut atteindre jusqu'à 62 %. Le plus souvent, les e-mails de spam ne méritent pas d'attention, mais néanmoins, ils prennent de votre temps et de l'espace dans votre boîte mail.
Pourquoi Y A-t-il une Différence dans les Résultats ?
Les chiffres peuvent varier en fonction de la manière dont les données ont été recueillies, des pays d'où elles proviennent et de la période sous analyse. Un autre facteur est le nombre d'utilisateurs individuels par rapport au nombre de comptes par personne. Le même rapport Radicati a compté plus de 2,9 milliards d'utilisateurs d'e-mails avec plus de 5,5 milliards de comptes d'e-mails à la fin de 2019, ce qui fait que le ratio moyen de comptes d'e-mails par utilisateur atteint 1:9, contre les 91 millions de comptes Mailbird utilisés pour l'analyse.
Un Sablier Ne Suffirait Pas : Comment les Chiffres se rapportent-ils au Temps ?
Pour avoir une image plus claire du temps de travail qu'implique le traitement de vos e-mails, faisons référence à la recherche de McKinsey. En se basant sur des preuves anecdotiques, les employés passent en moyenne 28 % de leur semaine de travail à traiter des e-mails — cela représente 2,24 heures sur une journée de travail de huit heures et 582,4 heures par an.
Oui, vous avez bien fait les calculs. Cela représente 24 journées complètes par an — plus que le moyenne mondiale des congés annuels payés minimaux de 17 jours.
seulement 65 % de la boîte de réception quotidienne peut être maîtrisée. Qu'en est-il du reste ?
Un utilisateur moyen envoie entre sept et 30 e-mails par jour, en reçoit 96 et n'en lit que 63. Cela signifie que jusqu'à 35 % de la boîte de réception sont des e-mails qui pourraient encore nécessiter votre attention. Où finissent-ils ?
Il est juste de dire que certains e-mails ne nécessitent pas d'action immédiate. Les utilisateurs de Mailbird peuvent reporter ou archiver des e-mails directement à partir de la barre d'actions rapides. Après tout, une lettre de confirmation ou un reçu est souvent simplement une question de "reconnaître et de passer à autre chose." Cependant, les messages de confirmation et les reçus ne représentent pas la totalité des 35 %.
Il y a aussi le spam (y compris les bulletins d'information provenant d'abonnements, les bulletins promotionnels, etc.) qui encombre de 20 % à 62 % de votre boîte de réception. Cela ne nécessite pas de réponse, mais vous êtes probablement susceptible de tomber dessus dans les 63 e-mails que vous lisez et de laisser quelques-uns dans la pile à ignorer.
Mais le véritable problème ici est que tous les e-mails que vous ne parcourez pas aujourd'hui s'infiltrent dans le lendemain, prenant du temps prévu pour une nouvelle série d'e-mails entrants ou sortants. C'est une boule de neige roulante que vous ne voulez pas affronter.
Cliquez à distance d'un quart de votre journée de travail
Tous les e-mails qu'un utilisateur moyen traite par jour impliquent un certain degré de prise de décision, tel que répondre ou écrire, archiver, envoyer dans un dossier, supprimer ou envoyer au spam — collectivement appelés gestion des e-mails. Et cela prend 2,24 heures par jour pour un employé moyen, ce qui représente plus d'un quart de tout votre temps de travail.
Cependant, si un utilisateur a plusieurs comptes, les chiffres peuvent fluctuer. Par exemple :
- Avoir deux comptes e-mail professionnels augmentera le nombre d'e-mails à traiter à condition que les deux reçoivent la même quantité de correspondance.
- Avoir un compte séparé pour les bulletins d'information peut réduire la quantité de spam reçu sur les comptes principaux et le temps nécessaire pour la gestion des e-mails au quotidien.
Ce n'est pas un jeu que vous pouvez gagner en faisant tous vos e-mails de la journée d'un coup ou en faisant juste ce qui rentre dans votre temps prévu. Dans le premier cas, vous pourriez avoir à prioriser entre les e-mails et le reste de la tâche de travail. Dans le second cas, bien que cela soit une meilleure option, vous pourriez recevoir énormément d'e-mails un vendredi. C'est le même 35 %, mais sur une semaine de correspondance.
Mais ce n'est pas tout ce qui existe dans ce problème.
Les e-mails peuvent déclencher des distractions
Qu'ils soient pour le marketing, les affaires ou personnel, les e-mails peuvent arriver à différents moments de la journée. Cela signifie que les 2,24 heures par jour peuvent se répandre sur les huit heures de travail, vous distrayant d'autres tâches. La recherche de Sanebox montre également qu'il faut plus d'une minute à chaque fois pour se remettre des interruptions causées par les e-mails.
Si vous recevez 63 e-mails par jour et que vous aviez l'habitude de vérifier votre boîte de réception chaque fois que vous recevez une notification, cela peut signifier une heure supplémentaire de récupération à cause des interruptions des e-mails.
Avec le volume croissant d'e-mails traités quotidiennement, trouver des solutions efficaces devient crucial. Les organisations et les individus peuvent bénéficier d'un service SMTP relay gratuit, qui simplifie la distribution des e-mails et maximise l'efficacité en permettant l'envoi de milliers d'e-mails par mois sans coûts supplémentaires. En utilisant de tels services en parallèle avec des fonctionnalités intégrées comme des filtres anti-spam et des analyses, la gestion des e-mails devient moins une charge.
La gestion des e-mails peut causer du stress
Si un quart d'une journée de travail est consacré à faire des e-mails, cela peut signifier que certaines des tâches professionnelles dans une journée de travail de huit heures restent inachevées. Cela peut entraîner du travail supplémentaire ou un stress lié aux délais et une fatigue accrue liée aux e-mails.
Le stress peut être aggravé par le télétravail. La pandémie de 2020 a suscité de nombreuses études, et un rapport du US National Bureau of Economic Research (basé sur une étude de 3,1 millions de travailleurs d'Amérique du Nord, d'Europe et du Moyen-Orient) montre qu'après le passage au modèle de travail à domicile, bien que la durée des réunions soit devenue plus courte, le nombre d'e-mails envoyés et reçus en moyenne a augmenté de 5 % et la durée moyenne de la journée de travail a augmenté de 48,5 minutes.
Plus de travail signifie plus de stress, surtout lorsque vous devez également respecter des délais.
Selon une enquête CareerCast, 38 % des travailleurs voient les délais comme une source de stress. D'autres études rapportent également que vérifier les e-mails est l'une des activités quotidiennes les plus stressantes. "Bien que cela puisse être un outil de communication précieux, il est clair que cela constitue une source de stress ou de frustration pour beaucoup d'entre nous," a déclaré Richard MacKinnon, psychologue du travail, au Telegraph.
Le stress et le désordre sont la racine de tout mal, pas les e-mails
Bien que "stress" ait été le mot clé des dernières conclusions, le simple fait de lire et d'envoyer des e-mails ne le provoque pas. Cela se produit plutôt parce que :
- Vous n’avez pas le temps de vérifier tous les e-mails, alors ils commencent à s’accumuler.
- Parfois, même des e-mails essentiels se perdent et restent sans réponse, ce qui entraîne de l'anxiété concernant les relances.
- Encore une lettre est arrivée dans la boîte aux lettres et chaque distraction de ce type est frustrante.
- Vous répondez trop vite, manquant des détails et ignorant le ton poli, et en conséquence, vous devez envoyer un e-mail de suivi pour vous excuser et clarifier toute confusion.
- Vous commencez à vérifier la boîte aux lettres à votre propre rythme (pendant le déjeuner, le soir ou en vacances).
Ainsi, la gestion des e-mails n'est pas un jeu que vous pouvez gagner en l'affrontant de front. Cependant, c'est un jeu que vous pouvez maîtriser en optimisant différentes routines à l'intérieur et autour de votre boîte de réception. Que vous soyez le destinataire ou l'expéditeur, voici quelques recommandations pour améliorer la gestion des e-mails et le temps passé à faire des e-mails avec différentes approches, outils et fonctionnalités.
Lorsque vous êtes celui qui reçoit des e-mails
- L'organisation est le meilleur remède. Avoir des dossiers pour différents types d'e-mails est un bon début. Mais le véritable champion est d'utiliser différents comptes. Gérer plusieurs comptes e-mail n'est pas un problème avec le bon outil — le Bureau de Réception Unifié — et vous pourrez ouvrir un compte de travail en vous attendant uniquement à recevoir (principalement, en fait) des e-mails de travail. Pas de surprises.
- Nettoyage de la boîte de réception à la manière de KonMari. Si une newsletter ne suscite pas de joie, elle n'a pas sa place à vous spammer régulièrement — remerciez-la, cliquez sur se désabonner, et passez à autre chose. Faites un désencombrement des abonnements manuellement ou demandez l'aide d'outils tels que Unroll.me pour réduire le nombre d'e-mails qui ne font que distraire votre attention. Et si vous ne vous êtes inscrit à aucune liste de diffusion, signalez le message comme spam pour activer les protocoles de junk de votre fournisseur d'e-mails.
- Planifiez du temps pour la gestion des e-mails. Faites-le même si vous devez le mettre sur votre barre latérale pratique Calendrier Mailbird ou sur une liste de tâches, ou créez une tâche répétée dans Asana. Envisagez de ne vérifier la boîte de réception professionnelle qu pendant les heures de travail, et assurez-vous d'éviter de gâcher votre temps personnel. Rappelez-vous qu’en travaillant à domicile, vous êtes plus susceptible de trop travailler, et de telles intégrations aident à conserver votre travail pendant les heures de travail.
- Utilisez les fonctionnalités d'automatisation. Les filtres et les dossiers devraient être une fonctionnalité nécessaire dans votre boîte à outils, pas seulement une caractéristique définissante de tout bon client e-mail. Une fonctionnalité géniale est que vous pouvez voir quels filtres vous avez et leurs destinations au lieu d'essayer de déterminer dans quel dossier vous avez envoyé ce reçu — Domicile ou Finances ?
- Faites attention aux notifications. Les notifications répétées distraient, et il faut un certain temps pour se remettre de l'interruption. Par conséquent, il est nécessaire de configurer les applications de messagerie (et la technologie en général) afin qu'elles ne vous notifient que des messages significatifs. Vous pouvez également vous protéger des distractions inutiles en refusant les notifications push des applications qui envoient les mêmes notifications par e-mail ou vice versa.
Lorsque vous êtes celui qui envoie des e-mails
- Continuez à perfectionner vos compétences en communication. Acquérez l'étiquette email et pratiquez-la avec tout le monde, même s'ils ne rendent pas la pareille, car cela parle de vous en tant que personne — réfléchi et poli. Lorsque vous écrivez des e-mails, pratiquez :
- Ouverture. Lorsque vous composez un message, donnez-lui un sujet précis, afin que le destinataire comprenne rapidement de quoi il s'agit.
- Clarté. Soyez descriptif pour rendre votre message facile à comprendre et compréhensible. En répondant à un message, utilisez l'option Réponse en ligne pour vous assurer que vous avez couvert tous les points.
- Précision. Faites attention à votre grammaire et votre ponctuation. Dans les sages mots d'un rédacteur professionnel : soyez professionnel. Commencez une phrase par une majuscule, mais évitez d'utiliser des majuscules, ce qui irrite les gens dans la plupart des cas.
- Respectez la vie privée de vos destinataires. Si vous envoyez un e-mail de groupe, ne vous contentez pas d’ajouter tous les destinataires dans le champ "À". Ce champ est réservé à une adresse à laquelle l'e-mail est destiné. Si vous souhaitez envoyer un e-mail à plusieurs destinataires qui ne se connaissent pas, utilisez le champ "Cci", car vous n'exposez alors l'adresse e-mail de personne.
- Assurez-vous que le destinataire sait d'où vient l'e-mail. Si vous ne connaissez pas la personne à l'autre bout de votre e-mail, votre adresse et votre nom pourraient ne pas suffire. Les utilisateurs de Mailbird peuvent ajouter une magnifique signature avec une photo de vous-même professionnellement ou créée à partir d'un modèle. Apprenez-en plus sur les règles de la création de signatures géniales dans cet article.
- Faites attention au moment où votre e-mail sera reçu dans la boîte de réception de quelqu'un. Utilisez la fonctionnalité envoyer plus tard si vous voulez vous assurer que le message ne se perde pas si un destinataire est dans un fuseau horaire différent ou si vous ne voulez pas oublier un e-mail dans la boîte de brouillon. C'est aussi un moyen d'effectuer des tâches par e-mail par lots. De plus, utilisez la fonctionnalité suivi des e-mails pour savoir quand et par qui votre e-mail est ouvert, et programmez des e-mails pour ce moment, ou arrêtez d'envoyer des messages s'ils n'ont pas reçu de réponse.
Lors du lancement de campagnes de marketing par e-mail
- Inclusive des consommateurs individuels. Personnaliser les e-mails en incluant des informations basées sur les habitudes, les intérêts, le comportement et ce qu'ils recherchent permettra d'éviter de spammer d'autres personnes avec du contenu non pertinent. Un moyen de le faire est grâce au suivi des e-mails susmentionné : voir comment les gens répondent à différents lignes de sujet et contenus.
- Fournir un contenu significatif. Envoyer suffisamment de données aux prospects qui peuvent en bénéficier fournit des résultats plus pertinents et des statistiques que vous pouvez utiliser pour améliorer l'expérience utilisateur. Par exemple, vous pouvez envoyer une présentation Google Slides via l'intégration G-Suite que vous pouvez mettre à jour régulièrement, et les modifications apparaîtront toujours via le lien.
- Restez cohérent tout au long de l’e-mail. Assurez-vous que les lignes de sujet sont cohérentes et correspondent au contenu de l'e-mail, au lieu de titres accrocheurs. Vous pourriez attirer l'attention, mais pas nécessairement obtenir un bon résultat. Par exemple, des émojis dans les lignes de sujet obtiennent autant de chance que le prince nigérian — dans certains cas, ils augmentent les taux d'ouverture ; dans d'autres cas, les gens considèrent que les e-mails avec des émojis dans la ligne de sujet diminuent la valeur.
- Personnalisez les abonnements par e-mail. Permettez aux utilisateurs de choisir le sujet d'une newsletter qui les intéresse le plus, et personnalisez leur newsletter en fonction du sujet. Cela montrera que vous vous souciez de fournir un contenu utile et encouragera la fidélité.
Améliorez votre gestion des e-mails avec Mailbird
L'optimisation est essentielle pour réduire le stress lié à la gestion des e-mails, et cela peut être réalisé en utilisant une bonne application de messagerie, comme Mailbird. Voici comment cela peut vous aider à améliorer l'efficacité de vos e-mails :
- Fonctionnalité d'organisation impressionnante. Créer des dossiers personnalisés pour différents types d'e-mails est toujours un bon début. Mais des filtres automatiques qui envoient les e-mails directement là où ils appartiennent, c'est encore mieux.
- Fonction de lecture rapide. Elle vous aide à lire les e-mails plus rapidement et à comprendre leurs parties les plus essentielles.
- Fonction de réponse en ligne. Cela vous permet de répondre directement à des parties d'un e-mail, réduisant ainsi le nombre de messages échangés.
- De nombreuses applications et intégrations natives améliorant la productivité. Des applications telles que Native Calendar, Contacts Manager, Unroll.me et Todist aident à alléger la charge de travail liée aux e-mails.
Il est temps de conclure
L'e-mail est une grande invention dans le monde des technologies et un outil essentiel visant à faciliter la communication. Cependant, le monde semble perdre la compréhension et les cas d'utilisation optimaux de cet outil recherché. En dehors de cela, les humains ont tendance à développer des habitudes malsaines, et l'e-mail n'est pas une exception : nous le vérifions trop souvent, passons trop de temps sur des messages de travail, et plus encore. Tout cela conduit à une relation malsaine avec l'e-mail et à un refus de l'utiliser de manière productive.
Cependant, il existe encore de nombreuses façons d'optimiser notre utilisation de l'e-mail et d'en faire un outil qui augmentera la productivité plutôt que de nous distraire d'autres choses plus importantes. Ainsi, l'utilisation d'un client de messagerie vous permettra d'optimiser le processus, de laisser votre temps personnel pour vous-même, et d'éviter l'épuisement causé par la fatigue liée aux e-mails et donc un travail sans fin.
