Il 35% delle Email Rimane Non Letto: Un'Analisi Basata sui Dati
Hai mai pensato a quante email un impiegato medio gestisce durante la giornata lavorativa? 10? 20? Nemmeno vicine. I numeri possono arrivare fino a 120 email al giorno, a seconda del settore e della posizione. E non è una grande sfida processare così tante informazioni versatili ogni giorno tra altri compiti di lavoro?
Qui a Mailbird, abbiamo raccolto e analizzato dati dall'app Mailbird (solo da utenti che hanno acconsentito), così come da ricerche di terze parti, per vedere come il processo di gestione delle email influenzi il flusso di lavoro delle persone.
Una Casella di Posta Piena di Lavoro: Statistiche & Fatti
Sulla base di oltre 91 milioni di richieste che abbiamo analizzato, gli utenti di Mailbird leggono in media 63.4 email al giorno. D'altra parte, ne inviano solo 7.7 al giorno, che includono non solo risposte ai messaggi ricevuti ma anche nuove conversazioni. Questo porta a una media di 71.1 email elaborate al giorno, escludendo le email ricevute che non richiedevano attenzione o che non si adattavano al programma quotidiano di gestione delle email.
Se consideri ogni email inviata o letta come un compito, un account medio può darsi un proverbiale colpetto sulla spalla - 71 compiti completati è un alto livello di produttività.
Uno studio di dati raccolti dal 2015 al 2019 di Radicati suggerisce numeri medi di email inviate ancora più alti e fornisce un'idea di quante email ricevono gli utenti. Sulla base dei loro dati, un account aziendale ha in media 96 email ricevute e 30 inviate, il che ammonta a 126 email al giorno.
Dando uno sguardo più attento ai dati, non tutte le email che un account aziendale riceve sono legittime. Il 19.79% di quelle 96 email ricevute sono spam. Altre ricerche condotte da Sanebox basate sui dati della loro app indicano che il numero di email spam può arrivare fino al 62%. Spesso, le email spam non meritano attenzione, ma comunque occupano tempo e spazio nella tua casella di posta.
Perché C'è Una Differenza nei Risultati?
I numeri possono variare a seconda di come esattamente i dati sono stati raccolti, dai paesi da cui provengono e dal periodo di analisi. Un altro fattore è il confronto tra utenti singoli e il numero di account per persona. Lo stesso rapporto di Radicati ha contato oltre 2.9 miliardi di utenti email con oltre 5.5 miliardi di account email alla fine del 2019, il che fa sì che il rapporto medio di account email per utente raggiunga 1:9, rispetto ai 91 milioni di account Mailbird utilizzati per l'analisi.
Una Clessidra Non Basterebbe: Come Si Relazionano i Dati al Tempo?
Per avere un quadro più chiaro di quanto tempo della tua giornata lavorativa consuma il processo di gestione delle email, facciamo riferimento alla ricerca di McKinsey. Sulla base di evidenze aneddotiche, i dipendenti trascorrono in media il 28% della loro settimana lavorativa a elaborare email - questo equivale a 2.24 ore di un giorno lavorativo di otto ore e 582.4 ore all'anno.
Sì, hai fatto bene i conti. Sono 24 giorni interi in un anno - più del minimo di ferie annuali pagato mondiale di 17 giorni.
Solo il 65% della Posta Giornaliera Può Essere Gestito. Cosa Succede con il Resto?
Un utente medio invia sette a 30 email al giorno, riceve 96 email e ne legge solo 63. Questo significa che fino al 35% della casella di posta sono email che potrebbero ancora richiedere la tua attenzione. Dove finiscono?
È giusto dire che alcune email non richiedono un'azione immediata. Gli utenti di Mailbird possono posticipare o archiviare le email dalla barra delle azioni rapide immediatamente. Dopotutto, una lettera di conferma o una ricevuta è spesso solo "riconoscere e andare avanti". Tuttavia, i messaggi di conferma e le ricevute non costituiscono tutto il 35%.
Ci sono anche lo spam (inclusi le newsletter da abbonamenti, le newsletter promozionali, ecc.) che ingombra il 20% al 62% della tua casella di posta. Non richiede una risposta, eppure è probabile che tu ci inciampi nelle 63 email che leggi e lasci alcune nella pila da ignorare.
Ma il vero problema è che qualsiasi email che non esamini oggi si trasferisce al giorno successivo, occupando il tempo programmato per un nuovo lotto di email in arrivo o in uscita. È una palla di neve rotolante che non vuoi affrontare.
Cliccando Via un Quarto della Tua Giornata Lavorativa
Tutte le email che un utente medio gestisce al giorno comportano un certo grado di presa di decisione, come rispondere o scrivere, archiviare, inviare in una cartella, eliminare o inviare come spam — collettivamente chiamate gestione delle email. E ci vogliono 2,24 ore al giorno per un dipendente medio, che è più di un quarto di tutto il tuo tempo lavorativo.
Tuttavia, se un utente ha più account, i numeri possono variare. Ad esempio:
- Avere due account email aziendali aumenterà il numero di email che devono essere elaborate a condizione che entrambi ricevano la stessa quantità di corrispondenza.
- Avere un account separato per le newsletter può ridurre la quantità di spam ricevuto negli account principali e il tempo necessario per la gestione delle email su base quotidiana.
Non è un gioco che puoi vincere facendo tutte le email di un giorno tutte insieme o facendo solo ciò che si adatta al tuo tempo programmato. Nel primo caso, potresti dover dare priorità tra le email e il resto del compito lavorativo. Nel secondo caso, mentre è un'opzione migliore, potresti ricevere un'enorme quantità di email di venerdì. È lo stesso 35%, ma su un'intera settimana di corrispondenza.
Ma non è tutto qui il problema.
Le Email Possono Innescare Distrazioni
Che siano per marketing, affari o personali, le email possono arrivare a orari diversi della giornata. Questo significa che le 2,24 ore al giorno possono distribuirsi nelle otto ore di lavoro, distraendoti da altri doveri. La ricerca di Sanebox mostra anche che ci vuole più di un minuto ogni volta per riprendersi dalle interruzioni delle email.
Se ricevi 63 email al giorno e controllavi la tua casella di posta ogni volta che ricevi una notifica, ciò può significare un'ulteriore 1,12 ore per recuperare dalle interruzioni delle email.
Con l'aumento del volume delle email gestite quotidianamente, trovare soluzioni efficienti diventa cruciale. Le organizzazioni e gli individui possono beneficiare di un servizio di relay SMTP gratuito, che semplifica la distribuzione delle email e massimizza l'efficacia consentendo l'invio di migliaia di email mensili senza costi aggiuntivi. Utilizzando tali servizi insieme a funzionalità integrate come filtri antispam e analisi, la gestione delle email diventa meno un peso.
La Gestione delle Email Può Causare Stress
Se un quarto della giornata lavorativa viene trascorso a gestire email, può significare che alcuni dei compiti lavorativi all'interno di una giornata lavorativa di otto ore rimangono incompleti. Questo può portare a lavorare oltre orario o a stressarsi per le scadenze e ulteriore fatica da email.
Lo stress può essere aggravato dal lavorare da casa. La pandemia del 2020 ha stimolato molti studi, e un rapporto del National Bureau of Economic Research degli Stati Uniti (basato su uno studio di 3,1 milioni di lavoratori del Nord America, Europa e Medio Oriente) mostra che dopo aver effettuato il passaggio al modello di lavoro da casa, sebbene la durata delle riunioni sia diventata più breve, il numero di email inviate e ricevute in media è aumentato del 5%, e la giornata lavorativa media è aumentata di 48,5 minuti.
Più lavoro significa più stress, specialmente quando devi anche rispettare le scadenze.
Secondo un sondaggio di CareerCast, il 38% dei lavoratori vede le scadenze come una fonte di stress. Altri studi segnalano anche che controllare le email è una delle attività quotidiane più stressanti. "Sebbene possa essere uno strumento di comunicazione prezioso, è chiaro che è una fonte di stress o frustrazione per molti di noi," ha dichiarato Richard MacKinnon, psicologo del lavoro, al Telegraph.
Lo Stress e i Disturbi Sono la Radice di Tutto il Male, Non le Email
Sebbene "stress" sia stata la parola chiave delle ultime conclusioni, semplicemente leggere e inviare email non lo causa. Invece, accade perché:
- Non hai tempo per controllare tutte le email, quindi iniziano ad accumularsi.
- A volte anche le email essenziali si perdono e rimangono senza risposta, causando ansia per i follow-up.
- È arrivata un'altra lettera nella casella di posta e ogni tale distrazione è frustrante.
- Rispondi troppo in fretta, perdi dettagli e ignori il tono cortese, e di conseguenza devi inviare un'email di follow-up scusandoti e chiarendo eventuali confusioni.
- Inizi a controllare la casella di posta nel tuo tempo (durante il pranzo, la sera o in vacanza).
Quindi, la gestione delle email non è un gioco che puoi vincere affrontandolo direttamente. Tuttavia, è un gioco che puoi padroneggiare ottimizzando diverse routine dentro e attorno alla tua casella di posta. Che tu sia il destinatario o il mittente, ecco alcune raccomandazioni per migliorare la gestione delle email e il tempo trascorso a gestire le email con approcci, strumenti e funzionalità diverse.
Quando Sei Tu a Ricevere Email
- L'organizzazione è la migliore medicina. Avere cartelle per diversi tipi di email è un passo avanti. Ma il vero campione è usare account diversi. Gestire più account email non è un problema con lo strumento giusto — il Unified Inbox — e sarai in grado di aprire un account di lavoro aspettandoti solo (principalmente, davvero) email di lavoro. Nessuna sorpresa.
- Pulizia della casella di posta da grado KonMari. Se una newsletter non suscita gioia, non ha posto a spammare regolarmente la tua casella di posta — ringraziala, clicca per disiscriverti e vai avanti. Fai una pulizia delle iscrizioni manualmente o chiedi aiuto a strumenti come Unroll.me per ridurre il numero di email che distraggono solo la tua attenzione. E se non ti sei iscritto a nessuna lista di distribuzione, segnala il messaggio come spam per attivare i protocolli di spam del tuo provider email.
- Pianifica del tempo per la gestione delle email. Fai questo anche se devi metterlo sulla tua barra laterale Mailbird Calendar o su una lista di cose da fare, o crea un task ripetuto in Asana. Considera di controllare la casella di posta di lavoro solo durante l'orario di lavoro e assicurati di non rovinare il tuo tempo personale. Ricorda che quando lavori da casa è più probabile che tu sovraccarichi il lavoro, e tali integrazioni aiutano a mantenere le tue cose lavorative all'interno dell'orario di lavoro.
- Usa funzionalità di automazione. I filtri e le cartelle dovrebbero essere una caratteristica necessaria nel tuo set di strumenti, non solo una caratteristica definitoria di qualsiasi buon client di posta. Una funzione fantastica è che puoi vedere quali filtri hai e le loro destinazioni invece di cercare di capire in quale cartella hai inviato quella ricevuta — Casa o Finanze?
- Sii esigente riguardo alle notifiche. Le notifiche ripetute distraggono, e ci vuole un po' di tempo per recuperare dall'interruzione. Pertanto, è necessario configurare le app di posta (e la tecnologia in generale) in modo che ti notifichino solo sui messaggi significativi. Puoi anche salvarti da distrazioni inutili rifiutando le notifiche push da app che inviano le stesse notifiche via email o viceversa.
Quando Sei Tu a Inviare Email
- Continua a perfezionare le tue abilità comunicative. Acquisisci le buone maniere via email e praticale con tutti, anche se non ricambiano, poiché parla di te come persona — una consapevole e cortese. Quando scrivi email, pratica:
- Trasparenza. Quando componi un messaggio, dagli un oggetto preciso, così il destinatario comprende rapidamente di cosa si tratta.
- Chiarezza. Sii descrittivo per rendere il tuo messaggio facile da capire e comprensibile. Quando rispondi a un messaggio, usa l'opzione di risposta in linea per assicurarti di aver coperto tutti i punti.
- Accuratezza. Fai attenzione alla tua grammatica e punteggiatura. Nelle sagge parole di un scrittore di saggi professionista: sii professionale. Inizia una frase con una lettera maiuscola, ma evita di usare il maiuscolo, che irrita le persone nella maggior parte dei casi.
- Fai attenzione alla privacy dei tuoi destinatari. Se stai inviando un'email di gruppo, non aggiungere semplicemente tutti i destinatari nel campo "A". Quel campo è riservato per un indirizzo al quale è destinata l'email. Se vuoi inviare un'email a più destinatari che non si conoscono, usa il campo "Ccn", perché così non stai esponendo l'indirizzo email di nessuno.
- Assicurati che il destinatario sappia chi è il mittente dell'email. Se non conosci la persona all'altro capo della tua email, il tuo indirizzo e nome potrebbero non essere sufficienti. Gli utenti di Mailbird possono aggiungere una firma straordinaria con una foto di te in modo professionale o una creata da un modello. Scopri di più sulle regole della creazione di firme straordinarie in questo articolo.
- Fai attenzione al momento in cui la tua email arriverà nella casella di posta di qualcuno. Usa la funzione invia più tardi se vuoi assicurarti che il messaggio non si perda se un destinatario è in un fuso orario diverso o se non vuoi dimenticare un'email nella cartella Bozze. È anche un modo per svolgere compiti email in batch. Inoltre, utilizza la funzione di tracciamento delle email per sapere quando e da chi la tua email è stata aperta, e pianificare le email per quel momento, oppure fermarti dall'inviare messaggi se sono rimasti senza risposta.
Quando Lanci Campagne di Email Marketing
- Abbi cura dei singoli consumatori. Personalizzare le email includendo informazioni basate sulle abitudini, gli interessi, il comportamento e ciò che stanno cercando gli indirizzi aiuterà a evitare di spammare altre persone con contenuti irrilevanti. Un modo per farlo è con il suddetto tracciamento delle email: vedi come le persone rispondono a diverse linee oggetto e contenuti.
- Fornisci contenuti significativi. Inviare dati sufficienti ai potenziali clienti che possono beneficiarne fornisce risultati e statistiche più rilevanti che puoi sfruttare per migliorare l'esperienza dell'utente. Ad esempio, puoi inviare una presentazione Google Slides tramite l'integrazione G-Suite che puoi aggiornare regolarmente, e le modifiche appariranno sempre tramite il link.
- Sii coerente durante tutta l'email. Assicurati che le linee oggetto siano coerenti e corrispondano al contenuto dell'email, invece di utilizzare titoli fuorvianti. Potresti attirare attenzione, ma non necessariamente un buon esito. Ad esempio, le emoji nelle linee oggetto ottengono tanto successo quanto il principe nigeriano — in alcuni casi, esse aumentano i tassi di apertura; in altri casi, le persone vedono le email con emoji nella linea oggetto come per un valore diminuito.
- Personalizza le iscrizioni via email. Permetti agli utenti di scegliere l'argomento di una newsletter di loro maggiore interesse e personalizza la loro newsletter in base all'argomento. Questo dimostrerà che ti importa di fornire contenuti utili e stimolerà la loro lealtà.
Rinfresca la tua gestione delle email con Mailbird
L'ottimizzazione è fondamentale per ridurre lo stress causato dalla gestione delle email, e questo può essere ottenuto utilizzando una buona applicazione per email, come Mailbird. Ecco come può aiutarti con l'efficienza delle email:
- Funzionalità di organizzazione eccezionale. Creare cartelle personalizzate per diversi tipi di email è sempre un buon inizio. Ma i filtri automatici che inviano le email direttamente dove appartengono sono ancora meglio.
- Funzionalità di lettura veloce. Ti aiuta a leggere le email più velocemente e a comprendere le loro parti più essenziali.
- Funzionalità di risposta in linea. Questo ti permette di rispondere a parti di un'email direttamente, riducendo il numero di messaggi di andata e ritorno.
- Molte app native e integrazioni che aumentano la produttività. App come Native Calendar, Contacts Manager, Unroll.me e Todist aiutano a semplificare il carico di lavoro delle email.
È il momento di concludere
L'email è una grande invenzione nel mondo delle tecnologie ed è uno strumento essenziale per rendere la comunicazione più facile. Tuttavia, il mondo tende a perdere comprensione e utilizzi ottimali di questo strumento tanto ambito. Oltre a ciò, gli esseri umani tendono a sviluppare abitudini poco sane, e l'email non fa eccezione: la controlliamo troppo spesso, passiamo del tempo di qualità su messaggi di lavoro e altro ancora. Tutto ciò porta a una relazione malsana con l'email e al rifiuto di usarla in modo produttivo.
Tuttavia, ci sono ancora molti modi per ottimizzare il nostro utilizzo dell'email e renderla uno strumento che aumenti la produttività anziché distrarci da altre cose più importanti. Quindi, utilizzare un client di posta elettronica ti permetterà di ottimizzare il processo, lasciare il tuo tempo personale per te stesso e evitare il burnout causato dalla fatica dell'email e quindi da un lavoro infinito.
