35% писем остаются непрочитанными: Анализ данных
Вы когда-нибудь задумывались, сколько писем обрабатывает средний сотрудник в течение рабочего дня? 10? 20? Даже близко нет. Количество может достигать 120 писем в день, в зависимости от отрасли и должности. И это большой вызов — обрабатывать столько разнообразной информации ежедневно среди других рабочих задач, не так ли?
Здесь, в Mailbird, мы собрали и проанализировали данные из приложения Mailbird (только от пользователей, которые дали согласие), а также данные из сторонних исследований, чтобы увидеть, как обработка электронной почты влияет на рабочий процесс людей.
Почтовый ящик, заполненный работой: Статистика и факты
Основываясь на более чем 91 миллионе запросов, которые мы проанализировали, пользователи Mailbird читают в среднем 63.4 электронных письма в день. С другой стороны, они отправляют только 7.7 писем в день, что включает не только ответы на полученные сообщения, но и новые разговоры. В итоге общее количество обработанных писем составляет в среднем 71.1 письма в день, не включая полученные письма, которые не требовали внимания или не вписывались в ежедневный график управления электронной почтой.
Если рассматривать каждое отправленное или прочитанное письмо как задачу, то средний пользователь может похвалить себя — 71 завершенная задача является высоким показателем продуктивности.
Исследование данных, собранных с 2015 по 2019 год от Radicati предполагает еще более высокие средние показатели отправленных писем и дает представление о том, сколько сообщений пользователи получают. Согласно их данным, бизнес-аккаунт имеет в среднем 96 полученных и 30 отправленных писем, что в сумме составляет 126 писем в день.
При более внимательном взгляде на цифры, не все полученные письма бизнес-аккаунта являются легитимными. 19.79% из этих 96 полученных писем — спам. Другие исследования, проведенные Sanebox на основе данных их приложения, утверждают, что количество спам-писем может достигать 62%. Чаще всего спам-письма не требуют внимания, но тем не менее они занимают ваше время и место в вашем почтовом ящике.
Почему результаты различаются?
Цифры могут варьироваться в зависимости от того, как именно были собраны данные, из каких стран они были собраны и какой период времени анализировался. Другим фактором являются отдельные пользователи и количество аккаунтов на человека. Тот же отчет Radicati насчитал более 2.9 миллиардов пользователей электронной почты с более чем 5.5 миллиардов аккаунтов электронной почты на конец 2019 года, что делает среднее соотношение количества аккаунтов на пользователя 1:9, по сравнению с 91 миллионом аккаунтов Mailbird, использованными для анализа.
Песочные часы не достаточно: как цифры соотносятся со временем?
Чтобы более четко понять, сколько времени вашего рабочего дня занимает обработка электронной почты, давайте обратимся к исследованию McKinsey. Согласно анекдотическим данным, сотрудники тратят в среднем 28% своей рабочей недели на обработку электронной почты — это 2.24 часа из восьмичасового рабочего дня и 582.4 часа в год.
Да, вы правильно посчитали. Это 24 полных дня в году — больше, чем среднее мировое минимальное количество оплачиваемых ежегодных отпусков в 17 дней.
Только 65% почты за день можно обработать. Что с остальными?
Средний пользователь отправляет от семи до 30 электронных писем в день, получает 96 и читает только 63 из них. Это означает, что до 35% почты могут требовать вашего внимания. Куда они уходят?
Справедливо сказать, что некоторые письма не требуют немедленных действий. Пользователи Mailbird могут отложить или архивировать письма из панели быстрого доступа сразу. В конце концов, подтверждение заказа или квитанция часто просто требует "подтвердить и двигаться дальше". Однако подтверждающие сообщения и квитанции составляют не все 35%.
Есть также спам (включая бюллетени от подписок, рекламные рассылки и т. д.), который засоряет от 20% до 62% вашего почтового ящика. Это не требует ответа, но вы все равно, вероятно, столкнетесь с этим в среднем среди 63 писем, которые вы читаете, и оставите некоторые в "игнорируемом" списке.
Но настоящая проблема в том, что любые письма, которые вы не просматриваете сегодня, перетаскиваются на следующий день, занимая время, запланированное для новой партии входящих или исходящих писем. Это снежный ком, с которым вы не хотите столкнуться.
Кликая целую четверть своего рабочего дня
Все письма, которые средний пользователь обрабатывает каждый день, требуют некоторого уровня принятия решений, таких как ответ на письмо или написание, архивирование, перемещение в папку, удаление или отправка в спам — всё это называется управлением электронной почтой. И это занимает 2,24 часа в день у среднего сотрудника, что более четверти всего рабочего времени.
Однако, если у пользователя несколько аккаунтов, цифры могут колебаться. Например:
- Наличие двух бизнес-аккаунтов увеличит количество писем, которые необходимо обрабатывать, при условии, что оба получают одинаковое количество корреспонденции.
- Имея отдельный аккаунт для новостных рассылок, можно сократить количество спама, получаемого на основные аккаунты, и время, необходимое для управления электронной почтой ежедневно.
Это не игра, которую можно выиграть, обрабатывая все свои письма за день сразу или делая только то, что вписывается в ваше запланированное время. В первом случае вам может потребоваться расставить приоритеты между письмами и остальными рабочими задачами. Во втором случае, хотя это лучшее решение, вы можете получить огромное количество писем в пятницу. Это те же 35%, но они приходят из недельной корреспонденции.
Но это еще не все в этой проблеме.
Электронная почта может вызвать отвлечения
Будь то для маркетинга, бизнеса или личных нужд, письма могут приходить в разное время дня. Это означает, что 2,24 часа в день могут располагаться на протяжении восьми рабочих часов, отвлекая вас от других обязанностей. Исследования Sanebox также показывают, что требуется более минуты каждый раз, чтобы восстановиться после перерывов на электронную почту.
Если вы получаете 63 письма в день и раньше проверяли свой почтовый ящик каждый раз, когда получали уведомление, это может означать дополнительные 1,12 часа для восстановления после перерывов на электронную почту.
С увеличением объема обрабатываемых ежедневно писем нахождение эффективных решений становится критически важным. Организации и частные лица могут воспользоваться бесплатным SMTP релейным сервисом, который упрощает распределение электронной почты и максимизирует эффективность, позволяя отправлять тысячи писем ежемесячно без дополнительных затрат. Используя такие сервисы наряду с интегрированными функциями, такими как фильтры спама и аналитика, управление электронной почтой становится менее обременительным.
Управление электронной почтой может вызывать стресс
Если четверть рабочего дня тратится на электронную почту, это может означать, что некоторые рабочие задачи в восьмичасовом рабочем дне остаются незавершенными. Это может привести к переработкам или стрессу из-за сроков, а также к дальнейшей усталости от электронной почты.
Стресс может усугубляться работой из дома. Пандемия 2020 года вдохновила многие исследования, и отчет US National Bureau of Economic Research (основанный на исследовании 3,1 миллиона работников из Северной Америки, Европы и Ближнего Востока) показывает, что после перехода на модель работы из дома, хотя длительность встреч стала короче, количество писем, отправляемых и получаемых в среднем, увеличилось на 5%, а средний рабочий день увеличился на 48,5 минуты.
Больше работы означает больше стресса, особенно когда вам также нужно выполнять сроки.
Согласно опросу CareerCast, 38% работников видят сроки как источник стресса. Другие исследования также сообщают, что проверка электронной почты является одной из самых стрессовых повседневных задач. "Хотя это может быть ценным инструментом связи, очевидно, что это источник стресса или фрустрации для многих из нас," сказал Ричард Макиннон, психолог по профессии, в интервью Telegraph.
Стресс и расстройства — корень всех бед, а не электронная почта
Хотя "стресс" был ключевым словом в последних выводах, просто чтение и отправка писем не вызывает его. Скорее, он возникает потому, что:
- У вас нет времени проверять все письма, поэтому они начинают накапливаться.
- Иногда даже важные письма теряются и остаются без ответа, что вызывает тревогу из-за необходимости следить за ними.
- В почтовый ящик пришло еще одно письмо, и каждое такое отвлечение раздражает.
- Вы слишком быстро отвечаете, упуская детали и игнорируя вежливый тон, и в результате вам нужно отправить последующее письмо с извинениями и разъяснениями.
- Вы начинаете проверять почтовый ящик в свое личное время (за обедом, вечером или в отпуске).
Таким образом, управление электронной почтой — это не игра, которую можно выиграть, атакуя ее напрямую. Однако это игра, в которой можно преуспеть, оптимизируя различные рутины внутри и вокруг вашего почтового ящика. Будь вы получателем или отправителем, вот несколько рекомендаций по улучшению управления электронной почтой и времени, затрачиваемого на письма, с помощью различных подходов, инструментов и функций.
Когда вы получаете письма
- Организация — лучшее лекарство. Наличие папок для разных типов писем — это шаг вперед. Но настоящим чемпионом является использование различных аккаунтов. Управление несколькими учетными записями электронной почты не является проблемой с правильным инструментом — Унифицированный почтовый ящик — и вы сможете открыть рабочий аккаунт, ожидая только (в основном, действительно) рабочей почты. Без сюрпризов.
- Очистка почтового ящика на уровне KonMari. Если рассылка не вызывает радости, ей не место регулярно засорять ваш почтовый ящик — поблагодарите ее, нажмите отменить подписку и двигайтесь дальше. Очистите подписки вручную или обратитесь за помощью к таким инструментам, как Unroll.me, чтобы уменьшить количество писем, которые только отвлекают ваше внимание. И если вы не подписывались на какие-либо рассылки, сообщите о сообщении как о спаме, чтобы инициировать протоколы спама вашего провайдера электронной почты.
- Запланируйте время для управления электронной почтой. Сделайте это, даже если вам придется добавить это в удобную боковую панель Календарь Mailbird или в список задач, или создайте повторяющуюся задачу в Asana. Рассмотрите возможность проверки рабочего почтового ящика только в рабочее время и убедитесь, что вы избегаете разрушения своего личного времени. Помните, что, работая из дома, вы, скорее всего, будете перерабатывать, и такие интеграции помогают сохранить рабочие дела в рабочие часы.
- Используйте функции автоматизации. Фильтры и папки должны быть необходимой функцией в вашем наборе инструментов, а не просто определяющей характеристикой любого хорошего почтового клиента. Отличная функция заключается в том, что вы можете увидеть, какие фильтры у вас есть и их назначения, а не пытаться выяснить, в какую папку вы отправили тот чек — домой или в финансы?
- Будьте разборчивы в уведомлениях. Повторяющиеся уведомления отвлекают, и требуется время, чтобы восстанавливаться после прерывания. Поэтому обязательно настройте приложения для электронной почты (и технологии в целом) так, чтобы они уведомляли вас только о значимых сообщениях. Вы также можете избавиться от лишних отвлечений, отказавшись от push-уведомлений от приложений, которые отправляют те же уведомления по электронной почте или наоборот.
Когда вы отправляете письма
- Продолжайте развивать коммуникативные навыки. Освойте этикет электронной почты и практикуйте его с каждым, даже если они не отвечают взаимностью, так как это говорит о вас как о человеке — внимательном и вежливом. При написании писем практикуйте:
- Открытость. При составлении сообщения дайте ему точный заголовок, чтобы получатель сразу понял, о чем идет речь.
- Ясность. Будьте описательными, чтобы сделать ваше сообщение легким для понимания и всесторонним. При ответе на сообщение используйте опцию ответа "В линии", чтобы убедиться, что вы охватили все пункты.
- Точность. Следите за своей грамматикой и пунктуацией. По мудрым словам профессионального писателя эссе: будьте профессиональными. Начинайте предложение с большой буквы, но избегайте использования заглавных букв, что раздражает людей в большинстве случаев.
- Уважайте конфиденциальность ваших получателей. Если вы отправляете групповое письмо, не добавляйте всех получателей в поле "Кому". Это поле предназначено для адреса, к которому направлено письмо. Если вы хотите отправить письмо нескольким получателям, которые не знакомы друг с другом, используйте поле "Скрытая копия" (Bcc), чтобы не раскрывать адрес электронной почты никого.
- Убедитесь, что получатель знает, от кого письмо. Если вы не знакомы с человеком на другой стороне вашего письма, вашего адреса и имени может быть недостаточно. Пользователи Mailbird могут добавить потрясающую подпись с фотографией вашего профессионального образа или одной, созданной с помощью шаблона. Узнайте больше о правилах создания потрясающих подписей в этой статье.
- Обратите внимание на время, когда ваше письмо попадает в чей-то почтовый ящик. Используйте функцию отправить позже, если хотите убедиться, что сообщение не потеряется, если получатель находится в другом часовом поясе, или вы не хотите забыть письмо в черновиках. Это также способ выполнять задачи по электронной почте пачками. Наряду с этим используйте функцию отслеживания электронной почты, чтобы знать, когда и кем открыто ваше письмо, и запланировать сообщения на это время или прекратить отправку сообщений, если они остались без ответа.
Когда вы запускаете кампании email-маркетинга
- Учитывайте индивидуальных потребителей. Персонализация писем путем включения информации на основе привычек, интересов, поведения и того, что они ищут, поможет избежать спама другим людям неуместным контентом. Один из способов сделать это — использование упомянутого отслеживания электронной почты: посмотрите, как люди реагируют на разные заголовки и содержание.
- Предоставляйте содержательный контент. Отправка достаточных данных потенциальным клиентам, которые могут извлечь из этого выгоду, предоставляет более актуальные результаты и статистику, которую вы можете использовать для улучшения пользовательского опыта. Например, вы можете отправить презентацию Google Slides через интеграцию G-Suite, которую вы можете регулярно обновлять, и изменения всегда будут отображаться по ссылке.
- Будьте последовательны на протяжении всего письма. Убедитесь, что темы совпадают и соответствуют содержанию письма, а не являются кликбейтными заголовками. Вы можете привлечь внимание, но это не обязательно приведет к хорошему результату. Например, смайлы в заголовках имеют такой же успех, как и Нигерийский принц — в некоторых случаях они увеличивают открываемость; в других случаях люди считают письма со смайлами в заголовке менее ценными.
- Персонализируйте подписки на электронные письма. Позвольте пользователям выбрать тему рассылки, которая им более интересна, и персонализируйте их рассылку в зависимости от темы. Это покажет, что вам важно предоставлять полезный контент и стимулировать лояльность.
Улучшите управление электронной почтой с Mailbird
Оптимизация является ключом к снижению стресса, вызванного управлением электронной почтой, и это можно достичь, используя хорошее приложение для электронной почты, такое как Mailbird. Вот как оно может помочь вам в повышении эффективности работы с электронной почтой:
- Потрясающая функциональность организации. Создание персонализированных папок для разных типов электронных писем — это всегда хорошее начало. Но автоматические фильтры, которые отправляют письма прямо туда, где им место, еще лучше.
- Функция быстрого чтения. Она помогает вам читать электронные письма быстрее и осознавать их более важные части.
- Функция ответа в строке. Это позволяет вам отвечать на части электронного письма напрямую, сокращая количество ответов.
- Множество встроенных приложений и интеграций, повышающих продуктивность. Приложения, такие как Native Calendar, Contacts Manager, Unroll.me и Todist, помогают облегчить нагрузку от почты.
Время подводить итоги
Электронная почта — это великое изобретение в мире технологий и незаменимый инструмент, направленный на упрощение коммуникации. Однако мир, похоже, утрачивает понимание и оптимальные случаи использования этого востребованного инструмента. Кроме того, люди склонны развивать нездоровые привычки, и электронная почта не является исключением: мы проверяем её слишком часто, тратим много времени на рабочие сообщения и не только. Всё это приводит к нездоровым отношениям с электронной почтой и отказу использовать её продуктивно.
Тем не менее, существует множество способов оптимизировать наше использование электронной почты и сделать её инструментом, который будет повышать продуктивность, а не отвлекать нас от других более важных дел. Таким образом, использование почтового клиента позволит вам оптимизировать процесс, оставить личное время для себя и избежать выгорания, вызванного усталостью от электронной почты и, следовательно, бесконечной работой.
