Como Limpar a Sua Caixa de Entrada de Emails em Quatro Passos
Procura conselhos sobre como limpar a sua caixa de entrada de emails? Então, mergulhe diretamente no artigo!
Como é que o seu dia de trabalho normal começa? Idealmente, é com uma chávena de café ou chá, um passeio, ou qualquer alternativa que se encaixe no seu conceito de perfeição. Mas a realidade vai bater-lhe à porta assim que chegar à sua caixa de entrada e ela estiver inundada de emails. Todos os dias há um lote de novos emails não lidos juntamente com aqueles que não teve tempo de responder na noite anterior, sejam ofertas promocionais, tarefas pessoais ou mensagens relacionadas com negócios.
Muitos deles são desnecessários e apenas o impedem de se concentrar em outras tarefas importantes, mas resolver isso pode demorar o que parece uma eternidade. Felizmente, existem algumas práticas sobre como limpar sua caixa de entrada que podem ajudá-lo a organizar-se, então vamos abordá-las passo a passo.
Passo 1. Livre-se de Emails que o Distraiam
Gmail e outros serviços têm uma interface intuitivamente simples. No entanto, lidar com uma abundância de cartas eletrónicas de uma só vez pode ser uma tarefa bastante assustadora, a menos que tenha algumas dicas úteis à mão. Portanto, aqui estão algumas maneiras diferentes de remover a correspondência que o distrai do seu campo de visão (com exemplos de como executá-las no Gmail).
Remover Todos os Emails de Uma Só Vez
Parece simples, mas antes de poder eliminar emails em massa, eles devem ser primeiro selecionados. Vá para a sua caixa de entrada e marque a caixa de seleção que seleciona todos os emails. Você verá uma notificação dizendo que "Todas as X conversas nesta página estão selecionadas." Se você tiver mais de cinquenta emails em uma pasta ou etiqueta, a notificação "Selecionar todas as X conversas em Primário" aparece (em vez de Primário, pode ser Caixa de Entrada, dependendo das configurações da sua conta).
Após a seleção, clique no ícone da lixeira para organizar a página da caixa de entrada.
Remover Emails de Uma Determinada Etiqueta
Para remover todas as cartas eletrónicas das etiquetas, escolha a necessária no painel lateral esquerdo e clique novamente na caixa de seleção para mover todas as cartas para a lixeira.
Remover Emails Usando uma Pesquisa
A próxima maneira de remover emails é usando uma pesquisa. Gmail e outros serviços têm opções de pesquisa poderosas, mas você ainda deve entender como especificar o seu pedido. Algumas das principais comandos a utilizar incluem:
- Label:
comando levará você a emails com a mesma etiqueta, por exemplo, label:inbox irá exibir cartas da caixa de entrada. - To:
comando exibirá todos os emails enviados a uma pessoa. - From:
comando exibirá todos os emails recebidos de uma pessoa.
Arquivar Emails que Deseja Salvar
Você pode querer arquivar emails por diferentes razões, seja para recuperação durante operações diárias ou proteção da empresa em termos de litígios. No entanto, a melhor maneira de arquivá-los todos juntos é selecionar todas as mensagens na caixa de entrada e clicar no botão Arquivar para movê-las.
Passo 2. Organizar Emails que Quer Manter
Se ainda tiver cartas eletrónicas que não requerem mais ações, mas que precisa manter por diferentes razões, uma boa dica de produtividade de e-mail é criar pastas e etiquetas.
O método mais simples é criar uma pasta baseada num tópico de e-mail com várias mensagens relacionadas. Para uma melhor gestão do seu correio eletrónico, você também pode usar o recurso de pastas do Mailbird que permite arquivar e localizar emails sem complicações. Isto permite uma maior eficiência na gestão de e-mails e na limpeza da caixa de correio.
As etiquetas, por sua vez, permitem-lhe aplicar mais detalhes às suas mensagens e, portanto, garantir uma organização ainda melhor. Além disso, você pode obter várias etiquetas em um email, por exemplo, uma etiqueta principal "Reunião de negócios" e uma subetiqueta "Voos" para uma pasta "Viagem de Negócios".
Apenas não apresse este processo, ou poderá acabar a apressar-se a lançar e-mails em diferentes pastas para terminar mais rapidamente. Isto pode ser eficiente para limpar a caixa de entrada, mas pode também revelar-se inútil para fins de organização — onde coloquei aquele e-mail?
As etiquetas são úteis, mas por si só, ainda não são suficientes para organizar a sua caixa de correio se você tem que lidar com uma miríade de mensagens diariamente. É aqui que os filtros fazem a diferença. Combinados com etiquetas, eles garantem a classificação automática da caixa de entrada. E embora o processo de filtragem possa ser bastante desafiador inicialmente, vale a pena.
Vamos descobrir como configurar e depois personalizar seus filtros usando o Gmail como exemplo mais uma vez, pois é um dos serviços mais populares e possui recursos que são comuns a muitas aplicações de e-mail.
- Clique na seta para baixo que expande o recurso de pesquisa e preencha os detalhes da pesquisa. É uma ação justa, pois qualquer pesquisa é basicamente um filtro. Em seguida, clique no botão para criar um filtro e escolha o que deseja fazer com ele.
- Para que os filtros funcionem com mais precisão, use caracteres no campo De, por exemplo, *@nameofcompany.com, para garantir que o filtro capture mensagens de uma empresa específica. Para capturar vários e-mails de entrada, você pode adicionar entradas opcionais ao seu filtro usando barras verticais, alterações ou barras invertidas, por exemplo, *@nameofcompany.com, *@marketingdpt.nameofcompany.com, etc.
Você também pode usarsoftware de gestão de e-mail para tornar o processo de filtragem mais eficiente. Para isso, configure um filtro ou regra e escolha a conta à qual deseja aplicá-lo.
Passo 3. Reduza o Correio Indesejado
Alguma vez recusou uma assinatura de newsletter? É provável que seja um dos poucos que consegue resistir ao FOMO. No entanto, às vezes você se inscreve em uma lista de e-mails para ver o que é bom, ou é um serviço que você realmente usa e que lhe envia e-mails regulares. Então, chega um ponto em que o volume de e-mails de marketing começa a ser irritante.
Você pode sair da lista de e-mails ativando uma opção de cancelamento de assinatura integrada ou usando serviços de limpeza de e-mails.
Provedores de e-mail como Gmail, Outlook e o aplicativo Mail do iOS facilitam o cancelamento de assinatura. Assim que notam um link funcional para cancelamento de assinatura na mensagem, eles criam seu próprio e colocam ao lado do endereço do remetente ou no topo da mensagem, ou o link aparece como um banner de cancelamento.
Serviços de limpeza de e-mails garantem um cancelamento de assinatura eficaz de múltiplos e-mails de marketing ou newsletters de uma só vez. No entanto, há uma coisa que você deve saber sobre esses serviços — eles solicitam acesso completo à sua caixa de entrada e, às vezes, às suas informações de contato. Aqui está uma lista dos melhores serviços a usar.
- Unroll.me é gratuito e funciona com Outlook.com, Gmail/GSuite, Yahoo Mail e contas de e-mail da AOL. É também uma integração no Mailbird.
- Unsubscriber by Polymail custará ? e solicitará que você faça login com sua conta do Google para fornecer todas as ferramentas necessárias.
- Mailbird permitirá que você saia da lista de e-mails usando sua função de cancelamento de assinatura integrada.
- Leave Me Alone suporta contas do Google, Microsoft, Yahoo, iCloud, AOL e IMAP e pedirá que você pague por créditos.
- Clean Email reúne seus serviços de e-mail em uma caixa de entrada e lhe permite limpá-los com o pressionar de um botão.
Passo 4. Aproveite os Recursos Integrados do Seu Aplicativo de Email
Se você já usa um cliente de email para trabalhar com sua caixa de entrada sobrecarregada, deve saber que existem recursos integrados úteis que foram adicionados para tornar a gestão do seu email mais produtiva.
A opção de soneca é um deles. Ela permite remover mensagens e definir um temporizador para quanto tempo elas devem ser removidas. Quando o tempo acabar, as mensagens são retornadas à caixa de entrada — você pode sonecar novamente se não estiver pronto para organizá-las ou gerenciá-las. Usar a função de soneca é um dos métodos mais simples para limpar sua caixa de entrada e mantê-la mais organizada.
A maioria dos aplicativos de email permite configurar várias contas em um só lugar, e uma vez que você faz isso, pode usar a opção de soneca seguindo as próximas dicas:
- Soneque emails quando precisar realizar muitas ações antes de responder a eles.
- Escolha o tempo da soneca com precisão. Use as opções predefinidas do cliente de email, como "Mais tarde hoje", "Esta noite", "Amanhã ou amanhã à noite", "Este fim de semana", "Próxima semana", etc.
- Marque certos emails antes de sonecar para diferenciá-los de outros tipos.
Além de aproveitar a função de soneca, você também pode se beneficiar das integrações de aplicativos que algumas ferramentas de email possuem. Aplicativos úteis, como Asana, Todoist, Wunderlist, Slack e outros, podem ajudar seu negócio, garantindo uma melhor gestão de tempo e tarefas.
A Prevenção É a Melhor Medicina: Dicas Bónus de Produtividade de Email
Agora que tem uma ideia de como limpar sua caixa de entrada excluindo todos os emails de uma só vez a partir do rótulo, ou utilizando a busca, e mantê-la mais organizada usando as funcionalidades integradas dos serviços e clientes de email. O próximo e último passo aqui é elaborar uma lista de, dicas de produtividade de email que funcionem para você. Aqui estão algumas ideias:
- Reserve pelo menos 20 minutos todos os dias ou todas as semanas para organizar sua caixa de entrada. Evite mantê-la aberta em uma aba do navegador e olhar os emails em qualquer outro momento que não sejam esses 20 minutos.
- Siga a regra de dois minutos de David Allen: se você puder responder a um email em até dois minutos, faça-o imediatamente. Alguns softwares de gestão de email, incluindo Mailbird, possuem uma útil função de resposta rápida para essas necessidades. Isso permite responder a um email na mesma janela em que você está lendo.
- Defina com que frequência verifica o email e quão rapidamente dá respostas. Com base nos resultados, você pode ajustar o processo de gestão de email para manter-se mais organizado no trabalho e não ficar preso a lidar com emails o dia todo.
- Crie pastas para todas as áreas do seu trabalho e filtre os emails para suas respectivas categorias. Ao atribuir pastas para projetos específicos, você será capaz de acessar informações importantes de forma fácil e rápida, facilitando um processo de email mais eficiente. Atualmente, existem várias ferramentas online de produtividade de email que permitem aos usuários estabelecer e manter um processo de triagem abrangente para seus emails. O Mailbird está atualmente desenvolvendo Wingman; uma função que se propõe a permitir que os usuários acompanhem "sua velocidade de email e a reportem de volta para você, oferecendo conselhos personalizados para aumentar sua produtividade com base em como você gerencia o email".
Que dicas de produtividade de email você pode compartilhar? Deixe-as nos comentários abaixo.
Perguntas Frequentes
Como posso remover milhares de emails de uma vez?
Escolha a aba que deseja organizar e marque a caixa de seleção para selecionar as mensagens todas de uma vez. A notificação dirá que "Todas as X conversas nesta página estão selecionadas." Para remover milhares de emails de uma só vez, você precisa optar por "Selecionar todas as X conversas na Primária" e depois mover as mensagens para a lixeira.
Como posso organizar minha caixa de entrada rapidamente?
Você pode remover todos os emails de uma vez a partir do rótulo, utilizando a opção de busca, ou arquivando-os.
Como posso remover todos os emails da caixa de entrada de uma só vez?
Marque a caixa de seleção para selecionar todos os emails na aba escolhida e pressione o ícone da lixeira para removê-los.
