Cómo Limpiar Tu Bandeja de Entrada de Correo: Cuatro Pasos Simples
¿Buscas consejos sobre cómo limpiar tu bandeja de entrada? ¡Entonces, ve directo al artículo!
¿Cómo comienza tu día laboral normal? Lo ideal sería con una taza de café o té, un paseo, o cualquier alternativa que se ajuste a tu concepto de perfección. Pero la realidad está a punto de golpearte en la cara tan pronto como llegues a tu bandeja de entrada y esté inundada de correos electrónicos. Cada día ves un lote de nuevos correos no leídos junto con los que no pudiste revisar anoche, ya sean ofertas promocionales, tareas personales o mensajes relacionados con el negocio.
Muchos de ellos son innecesarios y solo te distraen de otras tareas importantes, pero clasificarlos puede llevar lo que parece una eternidad. Afortunadamente, hay algunas prácticas sobre cómo limpiar tu bandeja de entrada que pueden ayudarte a organizarte, así que repasemos estas prácticas paso a paso.
Paso 1. Deshazte de Correos Electrónicos Que Te Distráen
Gmail y otros servicios tienen una interfaz intuitiva y sencilla. Sin embargo, manejar una gran cantidad de cartas electrónicas a la vez puede ser una tarea bastante abrumadora, a menos que tengas algunos trucos de vida a mano. Así que aquí hay algunas formas diferentes en las que puedes eliminar la correspondencia distractora de tu vista (con ejemplos sobre cómo ejecutarlas en Gmail).
Elimina Todos los Correos Electrónicos de un Click
Suena simple, pero antes de que puedas limpiar los correos electrónicos en bloque, deben ser primero seleccionados. Ve a tu bandeja de entrada y marca la casilla que selecciona todos los correos electrónicos. Verás una notificación que dice que "Todos los X conversaciones en esta página están seleccionadas." Si tienes más de cincuenta correos electrónicos en una carpeta o etiqueta, la notificación "Seleccionar todas las X conversaciones en Primaria" aparece (en lugar de Primaria puede ser Bandeja de entrada, dependiendo de la configuración de tu cuenta).
Una vez seleccionados, haz clic en el icono de la papelera para limpiar la página de la bandeja de entrada.
Elimina Correos Electrónicos Bajo una Etiqueta Dada
Para eliminar todos los correos electrónicos de etiquetas, selecciona la necesaria en el panel izquierdo y vuelve a hacer clic en la casilla para trasladar todas las cartas a la papelera.
Elimina Correos Electrónicos Usando una Búsqueda
La siguiente forma de eliminar correos electrónicos es usando una búsqueda. Gmail y otros servicios tienen potentes opciones de búsqueda, pero aún debes entender cómo especificar tu solicitud. Algunos comandos principales a utilizar incluyen:
- Label:
el comando te llevará a correos electrónicos con la misma etiqueta, por ejemplo, label:inbox mostrará cartas de la bandeja de entrada. - To:
el comando mostrará todos los correos electrónicos enviados a una persona. - From:
el comando mostrará todos los correos electrónicos recibidos de una persona.
Archiva Correos Electrónicos Que Quieres Guardar
Puede que desees archivar correos electrónicos por diferentes razones, ya sea para recuperarlos durante las operaciones diarias de negocio o para la protección de la empresa en términos de litigios. Sin embargo, la mejor manera de archivarlos juntos es seleccionar todos los mensajes en la bandeja de entrada y hacer clic en el botón Archivar para trasladarlos.
Paso 2. Organizar los correos electrónicos que deseas conservar
Si todavía tienes cartas electrónicas que no requieren más acción, pero que necesitas conservar por diferentes razones, un buen consejo de productividad por correo electrónico es crear carpetas y etiquetas.
El método más simple es crear una carpeta basada en un tema de correo electrónico con múltiples mensajes relacionados. Para una mejor gestión de tu correo entrante, puedes también usar la función de carpetas de Mailbird que te permite archivar y luego localizar correos electrónicos sin complicaciones. Permite una mayor eficiencia en la gestión del correo electrónico y en la limpieza de la bandeja de entrada.
Las etiquetas, a su vez, te permiten aplicar más detalles a tus mensajes y, por lo tanto, garantizar una organización aún mejor. Además, puedes obtener varias etiquetas en un solo correo electrónico, por ejemplo, una etiqueta principal "Reunión de negocios" y una subetiqueta "Vuelos" para una carpeta de "Viaje de negocios".
Simplemente no apresures este proceso, o podrías terminar apurándote a lanzar correos electrónicos en diferentes carpetas para terminar más rápido. Esto podría ser eficiente para limpiar la bandeja de entrada, pero también podría resultar inútil para fines de organización — ¿dónde puse ese correo electrónico?
Las etiquetas son útiles, pero por sí solas, aún no son suficientes para tener tu bandeja de entrada organizada si tienes que manejar una variedad de mensajes a diario. Aquí es donde los filtros hacen la diferencia. Combinados con etiquetas, aseguran un orden automático de la bandeja de entrada. Y aunque el proceso de filtrado puede ser bastante desafiante al principio, vale la pena.
Vamos a averiguar cómo configurar y luego personalizar tus filtros utilizando Gmail como ejemplo una vez más, ya que es uno de los servicios más populares y tiene funciones que son comunes a muchas aplicaciones de correo electrónico.
- Haz clic en la flecha hacia abajo que extiende la función de búsqueda y completa los detalles de la búsqueda. Es un curso de acción razonable, ya que cualquier búsqueda es básicamente un filtro. Luego, haz clic en el botón para crear un filtro y elige qué quieres hacer con él.
- Para que los filtros funcionen con mayor precisión, utiliza caracteres en el campo De, por ejemplo, *@nameofcompany.com, para asegurarte de que el filtro capture mensajes de una empresa específica. Para capturar múltiples correos entrantes, puedes agregar entradas opcionales a tu filtro utilizando barras verticales, cambios o barras inversas, por ejemplo, *@nameofcompany.com, *@marketingdpt.nameofcompany.com, etc.
También puedes utilizarsoftware de gestión de correos electrónicos para hacer que el proceso de filtrado sea más eficiente. Para eso, configura un filtro o regla y elige la cuenta a la que deseas aplicarlo.
Paso 3. Reducir correo no deseado
¿Alguna vez has rechazado una suscripción a un boletín? Es probable que seas uno de los pocos que puede resistir la ansiedad de perderse algo (FOMO). Sin embargo, a veces te agregas a una lista de correos para ver qué hay de interesante, o es un servicio que realmente utilizas y que te envía correos electrónicos regularmente. Luego, llega un momento en el que el volumen de correos electrónicos de marketing comienza a ser molesto.
Puedes dar de baja tu suscripción activando una opción de baja incorporada o utilizando servicios de limpieza de correos electrónicos.
Los proveedores de correo electrónico como Gmail, Outlook, y la aplicación Mail de iOS facilitan la baja. Cuando notan un enlace de baja funcional en el mensaje, forman el suyo propio y lo colocan junto a la dirección del remitente o en la parte superior del mensaje, o el enlace aparece como un banner de baja.
Los servicios de limpieza de correos electrónicos aseguran una baja efectiva de múltiples correos electrónicos o boletines de marketing en conjunto. Sin embargo, hay algo que debes saber sobre estos servicios: solicitan acceso completo a tu bandeja de entrada y a veces a tu información de contacto. Aquí tienes una lista de los mejores servicios para utilizar.
- Unroll.me es gratuito y funciona con Outlook.com, Gmail/GSuite, Yahoo Mail y cuentas de correo de AOL. También es una integración en Mailbird.
- Unsubscriber de Polymail te costará ? y te pedirá que inicies sesión con tu cuenta de Google para proporcionarte todas las herramientas necesarias.
- Mailbird te permitirá salir de la lista de correo utilizando su función de baja incorporada.
- Leave Me Alone soporta cuentas de Google, Microsoft, Yahoo, iCloud, AOL e IMAP y te pedirá que pagues por créditos.
- Clean Email reúne tus servicios de correo electrónico en una bandeja de entrada y te permite limpiarlos con solo pulsar un botón.
Paso 4. Aprovecha las funciones integradas de tu aplicación de correo electrónico
Si ya utilizas un cliente de correo electrónico para trabajar con tu bandeja de entrada saturada, deberías saber que hay funciones útiles integradas destinadas a hacer que la gestión de tu correo sea más productiva.
La opción de posponer es una de ellas. Permite eliminar mensajes y establecer un temporizador para cuánto tiempo deben ser eliminados. Cuando se cumple el tiempo, los mensajes regresan a la bandeja de entrada — puedes posponerlos nuevamente si no estás listo para clasificarlos o gestionarlos. Usar una función de posponer es uno de los métodos más simples para cómo limpiar tu bandeja de entrada y mantenerla más organizada.
La mayoría de las aplicaciones de correo permiten configurar múltiples cuentas en un solo lugar, y una vez que lo haces, puedes usar la opción de posponer siguiendo los siguientes consejos:
- Pospone el correo electrónico cuando necesitas realizar demasiadas acciones antes de responderlo.
- Elige el tiempo de posponer con precisión. Utiliza las opciones preestablecidas del cliente de correo electrónico, como "Más tarde hoy", "Esta tarde", "Mañana o mañana por la tarde", "Este fin de semana", "La próxima semana", etc.
- Marca ciertos correos electrónicos antes de posponer para diferenciarlos de otros tipos.
Además de aprovechar una función de posponer, también puedes beneficiarte de las integraciones de aplicaciones que algunas herramientas de correo presumen. Aplicaciones útiles, como Asana, Todoist, Wunderlist, Slack y otras, pueden hacer un favor a tu negocio, asegurando una mejor gestión del tiempo y de las tareas.
La Prevención Es La Mejor Medicina: Consejos Adicionales de Productividad para el Correo Electrónico
Ahora tienes una idea de cómo limpiar tu bandeja de entrada eliminando todos los correos electrónicos a la vez desde la etiqueta, o utilizando la búsqueda, y mantenerla más organizada utilizando las funciones integradas de los servicios y clientes de correo electrónico. El siguiente y último paso aquí es elaborar una lista de, consejos de productividad para el correo electrónico que funcionen para ti. Aquí tienes algunas ideas:
- Dedica al menos 20 minutos cada día o semana para organizar tu bandeja de entrada. Evita mantenerla abierta en una pestaña del navegador y mirar los correos electrónicos en cualquier otro momento excepto esos 20 minutos.
- Apégate a la regla de dos minutos de David Allen: si puedes responder a un correo electrónico en hasta dos minutos, hazlo de inmediato. Algunos programas de gestión de correo electrónico, incluyendo Mailbird, tienen una útil función de respuesta rápida para estas necesidades. Permite responder a un correo electrónico en la misma ventana en la que lo estás leyendo.
- Define con qué frecuencia revisas el correo y qué tan rápido das respuestas. Según los resultados, puedes ajustar el proceso de gestión de correo electrónico para mantenerte más organizado en el trabajo y no quedarte atrapado manejando correos todo el día.
- Crea carpetas para todas las áreas de tu trabajo y filtra los correos electrónicos a sus categorías relevantes. Al asignar carpetas para proyectos particulares, podrás acceder a información importante de manera fácil y rápida, facilitando así un proceso de correo electrónico más optimizado. Actualmente, existen varias herramientas en línea de productividad del correo electrónico que permiten a los usuarios establecer y mantener un proceso de clasificación integral para sus correos. Mailbird está desarrollando actualmente Wingman; una función que intenta permitir a los usuarios rastrear “tu velocidad de envío de correos y te lo reporta, dándote consejos personalizados para aumentar tu productividad según cómo gestionas el correo”.
¿Qué consejos de productividad para el correo electrónico puedes compartir? Déjalos en los comentarios a continuación.
FAQ
¿Cómo puedo eliminar miles de correos electrónicos de un clic?
Elige la pestaña que deseas limpiar y marca la casilla para seleccionar los mensajes todos juntos. La notificación dirá que "Todas las X conversaciones en esta página están seleccionadas." Para eliminar miles de correos electrónicos a la vez, necesitas seleccionar "Seleccionar todas las X conversaciones en Primaria" y luego mover los mensajes a la papelera.
¿Cómo puedo limpiar mi bandeja de entrada rápidamente?
Puedes eliminar todos los correos electrónicos de una vez desde la etiqueta, utilizando la opción de búsqueda o archivándolos.
¿Cómo puedo eliminar todos los correos electrónicos de la bandeja de entrada de una vez?
Marca la casilla para seleccionar todos los correos electrónicos bajo la pestaña elegida y presiona el ícono de la papelera para eliminarlos.
