Erweiterte Suche in Mailbird: Jede E-Mail in allen Konten finden
Eine E-Mail zu suchen, kann länger dauern, als sie zu lesen. Sobald sich Kunden, Unterhaltungen, Aufgaben und andere Korrespondenz über mehrere Konten verteilen, verrinnen die Minuten bei der Suche nach der richtigen Nachricht.
Artikel-Updates
- Oktober 2026: Für Mailbird Next neu geschrieben: eine Suche über alle Konten, Operatoren der erweiterten Suche und die Suche in Anhängen, mit einem neuen Screenshot. Außerdem haben wir die Tipps zur Posteingangsorganisation für die Filter, Regeln und die Schlummerfunktion von Next aktualisiert.
Eine E-Mail in jahrelanger Korrespondenz zu finden, sollte nicht länger dauern, als sie zu lesen. Dieser Leitfaden zeigt zwei Schritte, die das beschleunigen: Organisieren Sie Ihren Posteingang, damit es weniger zu durchsuchen gibt, und nutzen Sie dann die erweiterte Suche von Mailbird, um direkt zur gesuchten Nachricht oder Datei zu gelangen.
So organisieren Sie Ihren Posteingang für einfachere Suchen
In einem aufgeräumten Schrank findet man Dinge leichter als in einem unordentlichen, und bei E-Mails ist es genauso. Ein wenig Struktur jetzt verkürzt jede spätere Suche. Diese Gewohnheiten helfen:
Legen Sie ein Ablagesystem an, das für Sie Sinn ergibt.
Ganz gleich, wie viele E-Mails Sie täglich erhalten: Es gibt keinen Grund, alle im Posteingang zu lassen, bis sie archiviert oder gelöscht werden. Sortieren Sie Ihre Post nach Zweck und legen Sie für jeden einen Ordner an.
Vielleicht arbeiten Sie an mehreren Projekten, erhalten Nachrichten unterschiedlicher Priorität, lesen nützliche Newsletter oder bekommen Updates, die eine Antwort erfordern. Jede davon hat einen Zweck, also geben Sie ihr einen festen Platz.
Seien Sie konkret. Wenn Sie zwei oder mehr Projekte haben, legen Sie nicht alles in einen einzigen Ordner „Arbeit“. Erstellen Sie stattdessen für jedes Projekt einen eigenen Ordner.
Verwenden Sie Filter, um Nachrichten automatisch in bestimmte Ordner zu verschieben.
Lassen Sie Ihren E-Mail-Client einen Teil der Arbeit übernehmen, indem Sie Regeln für eingehende Post festlegen. Am Beispiel der Projektordner gibt es zwei Möglichkeiten, Projekt-E-Mails zu filtern:
- Nach Adresse. Wenn Projekt-E-Mails nur von bestimmten Adressen kommen, fügen Sie einen Filter hinzu, der Nachrichten dieser Absender in den Projektordner verschiebt.
- Nach Adresse und Projektname. Wenn alle Projekt-E-Mails von der Adresse eines Tools kommen (bei Asana zum Beispiel no-reply@asana.com), filtern Sie nach dem Projektnamen in der Betreffzeile oder im Nachrichtentext.
In Mailbird Next sind Filter kostenlos, und mit Regeln, einer Premium-Funktion, können Sie die Sortierung noch weiter automatisieren.
Legen Sie einen temporären Ordner an.
Wenn Sie unterwegs waren oder Ihr System aus Filtern und Ordnern noch aufbauen, ist Ihr Posteingang vielleicht voller Nachrichten, die zu keinem Filter passen. Statt alles auf einmal anzugehen, verschieben Sie sie in einen temporären Ordner.
Lassen Sie ihn nur nicht zu dem Ort werden, an dem E-Mails vergessen werden. Nehmen Sie sich täglich 15 Minuten Zeit, um ihn durchzugehen, und melden Sie sich von Listen ab, die Sie nicht mehr lesen.
Kombinieren Sie Tools und Funktionen.
Einige Funktionen von Mailbird Next halten Ihren Posteingang im Alltag in Ordnung:
- Schnelles Abmelden. Verlassen Sie Newsletter und Werbelisten, die Sie nicht brauchen, mit einem Klick.
- Schlummern. Blenden Sie eine Nachricht aus, bis Sie bereit dafür sind; sie kehrt zum gewählten Zeitpunkt in Ihren Posteingang zurück.
- Tastenkürzel. Mehr als 20 Tastenkürzel decken Aktionen wie Verfassen, Archivieren und Löschen ab, was Zeit spart, wenn Sie vor allem mit Tastatur oder Touchpad arbeiten.
- E-Mails zwischen Konten verschieben. Wenn eine E-Mail in ein anderes Konto gehört, etwa in eines für ein separates Projekt, können Sie sie dorthin verschieben.
- Einheitlicher Posteingang. Sehen Sie alle Konten in einem Posteingang und sortieren Sie alles auf einmal. Unordnung lässt sich leichter beseitigen, wenn man sie komplett sieht.
Schnelles Abmelden und Tastenkürzel sind kostenlos. Schlummern, das Verschieben von E-Mails zwischen Konten und das Hinzufügen von mehr als einem Konto sind Premium-Funktionen.
Nutzen Sie die erweiterte Suche von Mailbird, um zu finden, was Sie brauchen
Selbst ein gut organisierter Posteingang kann Tausende Nachrichten in einem einzigen Ordner enthalten, und sie zu überfliegen kostet Zeit. Die Suche von Mailbird führt direkt zur gesuchten E-Mail oder zum gesuchten Anhang.
Warum sie Zeit spart
- Sie ist immer griffbereit. Die Suchleiste befindet sich direkt über Ihrem Posteingang, sodass Sie jederzeit lostippen können.
- Eine Suche deckt alle Konten ab. Da Ihre Konten vereint sind, müssen Sie sich nicht merken, welche Adresse eine Nachricht erhalten hat. Eine einzige Suche durchsucht alle.
- Operatoren grenzen die Ergebnisse ein. Mit den Operatoren der erweiterten Suche suchen Sie in einer einzigen Abfrage nach Absender, Empfänger, Ordner, Betreff und Datum.
- Die Suche in Anhängen findet Dateien. Wenn Sie sich an das Dokument erinnern, aber nicht an die E-Mail, mit der es kam, findet die Suche in Anhängen die Datei direkt.
So nutzen Sie die erweiterte Suche, um zu finden, was Sie brauchen.
Geben Sie Ihre Suchbegriffe in die Suchleiste ein und fügen Sie Operatoren hinzu, um die Ergebnisse einzugrenzen. Je mehr Details Sie angeben, desto weniger Ergebnisse erhalten Sie und desto leichter finden Sie die gewünschte Nachricht. So sieht das in Mailbird Next aus:
Sie können mit diesen Operatoren suchen:
- from: Nachrichten von einem bestimmten Absender
- to: Nachrichten an einen bestimmten Empfänger
- in: Nachrichten in einem bestimmten Ordner
- subject: Wörter in der Betreffzeile
- is: Nachrichten mit einem bestimmten Status
- has: Nachrichten, die etwas Bestimmtes enthalten
- before: Nachrichten, die vor einem Datum empfangen wurden
- since: Nachrichten, die seit einem Datum empfangen wurden
Kombinieren Sie Wörter und Operatoren in einer Abfrage. Q4 report from:raul@gmail.com findet zum Beispiel Nachrichten dieses Absenders, in denen der Bericht zum vierten Quartal erwähnt wird. Die Suche über alle Konten gleichzeitig, die erweiterte Suche und die Suche in Anhängen sind Teil von Mailbird Premium, und Sie können sie 7 Tage lang kostenlos testen.
Sie möchten herausfinden, wem eine E-Mail-Adresse gehört, oder suchen die Adresse einer Person, die Sie noch nicht haben? Das ist eine andere Art der Suche, die wir in unserem Leitfaden zum Finden einer E-Mail-Adresse erklären.
Fazit
E-Mails häufen sich schnell an, besonders wenn Sie eine ganz bestimmte Information brauchen. Zwei Schritte beschleunigen die Suche: Ihren Posteingang in einem Ordnersystem organisieren und mit der erweiterten Suche direkt zur benötigten Nachricht springen.
Mailbird Next kann beides und ermöglicht es Ihnen, mehrere E-Mail-Adressen an einem Ort zu verwalten. Suchtechniken für Gmail und Outlook finden Sie in unserem Leitfaden zu erweiterten E-Mail-Suchtechniken.
