Zaawansowane wyszukiwanie e-maili w Mailbird - Przewodnik
Wyszukiwanie informacji w skrzynce odbiorczej to kolejny złodziej czasu. Gdy liczba klientów, wątków e-maili, zadań i innych korespondencji rośnie, nawet nie zauważysz, jak czas ucieka przez palce. To czas zmarnowany na szukanie właściwej wiadomości czy zadania wśród adresów e-mail.
Jednak organizacja swojej skrzynki odbiorczej oraz korzystanie z zaawansowanego wyszukiwania e-maili może pomóc Ci zaoszczędzić godziny każdego tygodnia dzięki odwrotnemu wyszukiwaniu e-maili. Oto dwustopniowy przewodnik działania, aby uczynić wyszukiwanie e-maili bardziej inteligentnym w zakresie informacji kontaktowych.
Jak zorganizować swoją skrzynkę odbiorczą, aby ułatwić przyszłe wyszukiwania
Łatwiej znaleźć coś w schludnej szafie niż w zabałaganionej. To samo dotyczy twoich adresów e-mail — jeśli chcesz w łatwy sposób przeprowadzić odwrotne wyszukiwanie adresów e-mail i znaleźć informacje "skontaktuj się z nami", pierwszym krokiem jest uporządkowanie swoich e-maili. Oto kilka sugestii:
Stwórz system plików, który ma sens dla ciebie.
Ile byś nie e-maili nie otrzymywał dziennie, nie ma powodu, aby kolejkować je w swoim adresie e-mail, aż zostaną archiwizowane lub usunięte. Nadszedł czas, aby posortować swoje e-maile według celu i stworzyć folder dla każdego z nich, aby pomóc ci w odwrotnym wyszukiwaniu e-maili.
Możesz pracować nad kilkoma różnymi projektami, otrzymywać e-maile o różnym priorytecie, użyteczne biuletyny, aktualizacje Warunków użytkowania lub Polityki prywatności — cóż, niektóre z nich są — lub aktualizacje czy wiadomości, które wymagają odpowiedzi. Każdy z tych przykładów ma swój cel i powinien być odpowiednio oznaczony.
Dobra wskazówka to być konkretnym. Jeśli masz dwa lub więcej projektów, nie wrzucaj wszystkich związanych maili do folderu "Praca" w swoim adresie e-mail. Zamiast tego stwórz osobny folder dla każdego, aby pomóc w odwrotnym wyszukiwaniu telefonicznym, na przykład.
Użyj filtrów, aby automatycznie wysyłać wiadomości do wyznaczonych folderów.
Niech twój adres e-mail wykona część pracy za ciebie i ustaw zasady, które będą używane do filtrowania nadchodzącej poczty. Pociągnijmy ten sam przykład: foldery projektowe. Są dwa sposoby, w jakie możesz filtrować maile związane z projektem.
- Według adresu. Jeśli e-mail związany z projektem przychodzi tylko z określonych adresów e-mail, takich jak Nowy Jork lub New Jersey, łatwo dodać filtr (lub weryfikacja najemcy), który powie twojej skrzynce odbiorczej, aby wysyłała wiadomości z tych adresów e-mail do powiązanego folderu projektowego, takiego jak folder "Nowy Jork ."
- Według adresu i wspomnienia projektu. Z drugiej strony, możesz pracować z narzędziem do zarządzania zadaniami lub agencją raportującą, a wszystkie e-maile związane z projektem będą pochodziły z jednego adresu e-mail (na przykład, w Asanie, to no-reply@asana.com). W takim przypadku skonfiguruj filtry, aby wychwytywać wzmianki o projekcie w temacie wiadomości, takie jak skontaktuj się z nami lub treści listu wysłanego z adresu e-mail menedżera zadań.
Utwórz tymczasowy folder.
Czy to dlatego, że byłeś na wakacjach lub zwolnieniu lekarskim, czy po prostu zaczynasz ogarniać system filtrów i folderów, w twojej skrzynce odbiorczej znajduje się wiele e-maili zaśmiecających, które nie podpadają pod żaden filtr. Jeśli spróbujesz poradzić sobie z całym tym bałaganem danych osobowych, numerów telefonów i mediów społecznościowych, na pewno poczujesz niepokój.
Tymczasowy folder pomoże ci uniknąć przeładowania adresów e-mail, jeśli prześlesz tam wszystkie wiadomości, których nie możesz teraz obejrzeć, ale które zaśmiecają twoją skrzynkę odbiorczą.
Zasada ogólna to nie wrzucać wszystkich niewłaściwych e-maili do folderu Temp i zapomnieć o nich. Ustal 15-minutowy czas każdego dnia, aby otworzyć i przefiltrować je. Podczas gdy przy tym, wypisz się z e-maili, które są w rzeczywistości spamem.
Użyj kombinacji narzędzi i funkcji.
Istnieje kilka prostych działań, które możesz włączyć do swojej rutyny wyszukiwania e-maili i zarządzania, które pomogą utrzymać porządek w twojej skrzynce odbiorczej:
- Skorzystaj z integracji Unroll.me. Automatycznie tworzy to listę twoich subskrypcji, takich jak biuletyny i e-maile promocyjne, więc możesz zobaczyć każdą firmę lub osobistą markę, z której otrzymujesz e-maile i wypisać się z tych, których nie potrzebujesz.
- Odłóż e-maile, nad którymi nie pracujesz w tej chwili. Funkcja odłożenia pomaga usunąć e-maile, którymi aktualnie nie możesz się zająć lub które wymagają szczegółów na przyszłe wydarzenie.
- Ustaw skróty klawiszowe. To po prostu oszczędza czas i umożliwia rozpoczęcie nowego e-maila, usuwanie, archiwizowanie, odwrotne wyszukiwanie e-maili i inne działania, z wcześniej ustawioną kombinacją klawiszy, co jest szczególnie wygodne, jeśli korzystasz tylko z touchpada.
- Przenieś e-maile między kontami. Jeśli widzisz, że dany e-mail miałby więcej sensu na innym koncie (takim jak konto przeznaczone dla osobnego projektu), możesz go tam przenieść.
- Podejmij działania z każdym e-mailem, który trafi do twojej skrzynki odbiorczej. Dobrym sposobem na produktywne sortowanie skrzynki odbiorczej jest korzystanie z paska Szybkich Akcji — przenieś e-mail do folderu, usuń go, odpowiedz, archiwizuj lub skontaktuj się z nami.
- Przełącz się na Zjednoczoną Skrzynkę Odbiorczą. Wtedy możesz zobaczyć wszystkie swoje e-maile w jednej skrzynce odbiorczej i przefiltrować je wszystkie na raz. Łatwiej jest zorganizować bałagan, gdy możesz zobaczyć wszystko.
Użyj zaawansowanego wyszukiwania Mailbird, aby znaleźć to, czego potrzebujesz
E-maile przechowują gigabajty informacji kontaktowych, takich jak imię, numery telefonów, oraz media społecznościowe zgodnie z ustawą o sprawiedliwym raportowaniu kredytowym, co może być problemem, gdy musisz znaleźć jeden z tych elementów. Nawet jeśli jesteś dobry w kategoryzowaniu e-maili w folderach, jeśli każdy z nich zawiera 1 000+ e-maili, przeszukiwanie za pomocą narzędzia do wyszukiwania e-maili zmarnuje twój czas. Dlatego Mailbird stworzył potężną funkcję wyszukiwania e-maili, aby wyszukiwać e-maile i załączniki.
Dlaczego to świetna funkcja?
- Jest łatwo dostępna w aplikacji. Nie musisz jej szukać; pasek wyszukiwania e-maili znajduje się tuż nad twoją skrzynką odbiorczą. Po prostu kliknij na pasek wyszukiwania, a pojawi się okno z zaawansowanymi polami wyszukiwania.
- Ma różne opcje filtrów. Możesz zastosować wyszukiwanie adresu e-mail, aby szukać określonej frazy lub nazwy folderu, aby zawęzić wyszukiwanie e-maili, czasami do unikalnego adresu e-mail, którego szukałeś.
- Możesz przeszukiwać wszystkie swoje konta e-mail jednocześnie. Może być trudno przypomnieć sobie, który adres e-mail zawiera dodatkowe informacje , których szukasz. Jeśli korzystasz z Unified Inbox, ta funkcja ułatwia wyszukiwanie wszystkich podłączonych adresów e-mail.
- Obsługuje motyw ciemny i całkowicie ciemny. To dość świetne, jeśli lubisz harmonijny design.
Jak korzystać z zaawansowanej funkcji wyszukiwania, aby znaleźć to, czego potrzebujesz.
Interfejs zaawansowanego wyszukiwania e-maili ma wiele filtrów, które pomogą ci zawęzić wyszukiwanie adresu e-mail. Im więcej szczegółów możesz określić, tym mniej opcji otrzymasz, co ułatwia znalezienie informacji, których szukałeś, takich jak numer telefonu. Oto jak wygląda ta funkcja:
Możesz wyszukiwać według:
- Najważniejszy lub odbiorca. Określ adres e-mail Od lub Do, na który e-mail został wysłany za pomocą narzędzia do wyszukiwania e-maili; możesz dodać więcej niż jeden adres.
- Folder. Kiedy używasz pola wyszukiwania-in, pokaże listę folderów, które są powiązane z kontem. Jeśli korzystasz z połączonej skrzynki odbiorczej, zobaczysz wszystkie foldery, które masz na wszystkich adresach e-mail.
- Temat lub gdziekolwiek w wiadomości. Aby odwrócić wyszukiwanie e-maili, wpisz słowa lub frazy, które mogły być wspomniane w temacie, lub wpisz je w Polu ma słowa, aby wyszukiwać w temacie, treści wiadomości, nadawcy lub odbiorcy, czy BCC czy CC.
- Załączniki. Możesz filtrować wszystkie wiadomości, aby pokazać tylko te z załącznikami. Jeśli szukasz konkretnego załącznika, możesz również skorzystać z funkcji wyszukiwania załączników, aby przeprowadzić odwrócone wyszukiwanie e-maili.
- Według rozmiaru. Możesz filtrować wiadomości, które ważą więcej lub mniej niż określona ilość w MB.
- Według daty. Możesz filtrować wiadomości, które otrzymałeś lub wysłałeś ze swojego adresu e-mail w określonym okresie czasu.
Podsumowanie
Liczba wiadomości e-mail, które otrzymujesz, może być przytłaczająca — szczególnie gdy próbujesz znaleźć konkretną informację. Istnieją dwa główne kroki, które możesz podjąć, aby ułatwić wyszukiwanie i zaoszczędzić czas: zorganizuj swoją skrzynkę odbiorczą w system folderów oraz skorzystaj z zaawansowanego wyszukiwania adresów e-mail.
Mailbird ma funkcjonalność do wykonania obu tych rzeczy oraz więcej, z obszerną listą funkcji, które pozwalają ci zarządzać wieloma adresami e-mail w jednym miejscu.
