Руководство по продвинутому поиску писем в Mailbird
Поиск информации в почте — ещё одна причина потери времени. Когда количество клиентов, переписок, задач и другой корреспонденции растёт, вы не заметите, как время исчезает. Это время на поиск нужного письма или задачи среди ваших писем.
Тем не менее, организация вашего почтового ящика и использование продвинутого поиска электронной почты могут помочь вам сэкономить часы каждый месяц с помощью обратного поиска электронной почты. Вот руководство из двух шагов, чтобы сделать поиск электронной почты для контактной информации умнее.
Как организовать свой почтовый ящик для облегчения будущих поисков
Найти что-то в аккуратном шкафу проще, чем в беспорядочном. То же самое относится и к вашим адресам электронной почты — если вы хотите легко провести обратный поиск электронной почты и найти информацию "связаться с нами", первым шагом будет упорядочивание вашей электронной почты. Вот несколько предложений:
Создайте систему архивирования, которая имеет смысл для вас.
Сколько бы электронных писем вы ни получали в день, нет причин ставить их в очередь в вашем почтовом ящике, пока они не будут архивированы или удалены. Настало время сортировать свои письма по назначению и создать папку для каждого, чтобы помочь вам в обратном поиске электронной почты.
Возможно, вы работаете над несколькими разными проектами, получаете письма с разной приоритетностью, полезные информационные бюллетени, обновления Условий использования или Политики конфиденциальности — некоторые из них такие — или обновления или сообщения, которые требуют ответа. Каждому из этих примеров есть свое назначение, и их следует подписывать соответствующим образом.
Хороший совет здесь — быть конкретным. Если у вас есть два или более проекта, не складывайте все связанные письма в одну папку "Работа" в вашем почтовом ящике. Вместо этого создайте отдельные папки для каждого, чтобы помочь в обратном поиске телефонов, например.
Используйте фильтры, чтобы автоматически отправлять письма в назначенные папки.
Пусть ваш почтовый ящик выполнит часть работы за вас, и установите правила, которые он будет использовать для фильтрации входящей почты. Давайте рассмотрим тот же пример: проектные папки. Существует два способа фильтрации писем, связанных с проектом.
- По адресу. Если проектное электронное письмо приходит только от определённых адресов электронной почты, таких как Нью-Йорк или Нью-Джерси, легко добавить фильтр (или проверку арендаторов), который скажет вашему почтовому ящику, чтобы он отправлял сообщения от этих адресов электронной почты в соответствующую проектную папку, такую как папка "Нью-Джерси".
- По адресу и упоминанию проекта. С другой стороны, вы можете работать с инструментом управления задачами или агентством отчетности, и все проектные письма будут приходить с одного адреса электронной почты (например, в Asana это no-reply@asana.com). В этом случае настройте фильтры, чтобы отлавливать упоминания о проекте в строке темы, такие как свяжитесь с нами, или в тексте письма, отправленного с адреса электронной почты управляющего задачами.
Создайте временную папку.
Либо вы были в отпуске или на больничном, либо вы просто начали разбираться с системой фильтрации, и в вашем почтовом ящике много писем , которые не попадают под фильтры. Если вы попытаетесь убрать весь беспорядок из персональных данных, номеров телефонов и социальных медиа, у вас определенно возникнет беспокойство.
Временная папка поможет вам избежать перегрузки электронной почты, если вы отправите туда все сообщения, которые не можете просмотреть прямо сейчас, но которые захламляют ваш почтовый ящик.
Золотое правило здесь — не просто выбросить все письма , по поводу которых вы не уверены, в папку Temp и забыть о них. Уделяйте 15 минут каждый день, чтобы открыть и просмотреть их. Заодно отпишитесь от электронных писем, которые на самом деле являются спамом.
Используйте комбинацию инструментов и функций.
Существует несколько простых действий, которые вы можете включить в свою рутинную работу с поиском и управлением электронной почтой, которые помогут поддерживать порядок в вашем почтовом ящике:
- Используйте интеграцию Unroll.me. Это автоматически создает список ваших подписок, таких как информационные бюллетени и рекламные письма, чтобы вы могли видеть каждую компанию или личный бренд, от которого вы получаете электронное письмо и отписаться от тех, что вам не нужны.
- Отложите письма, над которыми сейчас не работаете. Функция отложения помогает очистить почтовый ящик от писем, над которыми вы можете поработать прямо сейчас или добавить детали к будущему событию.
- Настройте горячие клавиши. Это просто экономия времени, позволяющая начать новое письмо, удалить, архивировать, выполнить обратный поиск электронной почты и другие действия с помощью предустановленной комбинации клавиш, что особенно удобно, если вы используете только сенсорную панель.
- Перемещайте письма между аккаунтами. Если вы видите, что письму больше подходит другой аккаунт (например, для отдельного проекта), вы можете переместить его туда.
- Предпримите действия с каждым письмом, которое попадает в ваш почтовый ящик. Хороший способ продуктивно сортировать ваш почтовый ящик — использовать панель быстрого доступа — переместите письмо в папку, удалите его, ответьте, архивируйте или свяжитесь с нами.
- Переключитесь на единую почтовую папку. Тогда вы сможете видеть все свои письма в одном почтовом ящике и сортировать их сразу. Проще организовывать беспорядок, когда вы видите все одновременно.
Используйте расширенный поиск Mailbird, чтобы найти то, что вам нужно
Электронная почта хранит гигабайты контактной информации, такой как имена, номера телефонов и социальные сети согласно закону о добросовестной кредитной отчетности, и это может стать проблемой, когда вам нужно найти одну часть этой информации. Даже если вы хорошо справляетесь с категоризацией электронных писем по папкам, если в каждой из них содержится более 1 000 писем, просматривать их с помощью инструмента поиска по электронной почте потратит ваше время. Вот почему Mailbird разработал мощную функцию поиска электронной почты для поиска писем и вложений.
Почему это классная функция?
- Она легко доступна в приложении. Вам не нужно ее искать; поле поиска электронной почты расположено прямо над вашим почтовым ящиком. Просто нажмите на поле поиска, и появится окно с полями расширенного поиска.
- У нее есть разные параметры фильтрации. Вы можете применить поиск по электронной почте, чтобы искать определенную фразу или название папки, чтобы сузить поиск электронной почты, иногда до уникального адреса электронной почты, который вы искали.
- Вы можете искать во всех своих почтовых аккаунтах одновременно. Может быть трудно вспомнить, какой адрес электронной почты содержит дополнительную информацию , которую вы ищете. Если вы используете объединенный почтовый ящик, эта функция помогает при поиске всех подключенных адресов электронной почты.
- Она поддерживает темную и полную темную темы. Это довольно здорово, если вам нравится цельный дизайн.
Как использовать функцию расширенного поиска, чтобы найти то, что вам нужно.
Интерфейс расширенного поиска электронной почты имеет ряд фильтров, которые помогут вам сузить поиск адреса электронной почты. Чем больше деталей вы можете указать, тем меньше опций вы получите, что упростит нахождение информации, которую вы искали, такой как номер телефона. Вот как выглядит функция:
Вы можете искать по:
- Отправителю или получателю. Укажите адрес электронной почты От или Кому, на который было отправлено письмо с помощью инструмента поиска по электронной почте; вы можете добавить более одного адреса.
- Папка. Когда вы используете поиск-в поле, оно покажет список папок, привязанных к аккаунту. Если вы используете объединенный почтовый ящик, вы увидите все папки, которые есть у вас по всем адресам электронной почты.
- Теме или где-либо в сообщении. Для обратного поиска по электронной почте вы ищете слова или фразы, которые могли упоминаться в теме, или вводите их в поле Содержит слова, чтобы искать их в теме, теле сообщения, отправителе или получателе, или BCC или CC.
- Вложениями. Вы можете отфильтровать все сообщения, чтобы показать только те, которые имеют вложения. Если вы ищете конкретное вложение, вы также можете воспользоваться функцией поиска по вложениям для выполнения обратного поиска по электронной почте.
- По размеру. Вы можете отфильтровать сообщения, которые весят больше или меньше определенного количества в МБ.
- По дате. Вы можете отфильтровать сообщения, которые вы получили или отправили с вашего адреса электронной почты в течение определенного периода времени.
Заключение
Количество электронных писем, которые вы получаете, может быть ошеломляющим — особенно когда вы пытаетесь найти конкретную информацию. Есть два основных шага, которые вы можете предпринять, чтобы облегчить поиск и сэкономить свое время в этом процессе: организовать ваш почтовый ящик в систему папок и использовать расширенный поиск по электронной почте.
Mailbird имеет функционал для выполнения обоих этих действий и многого другого с обширным списком функций, которые позволяют вам управлять несколькими почтовыми адресами в одном месте.
