Geavanceerd e-mail zoeken met Mailbird Gids
Informatie zoeken in uw inbox is weer zo'n tijdrovers. Zodra het aantal klanten, e-mailthreads, taken en andere correspondentie groeit, merkt u niet eens dat de tijd weg glipt. Dat is tijdverspilling die wordt besteed aan het zoeken naar de juiste mail of taak tussen uw e-mailadressen.
Het organiseren van je inbox en het gebruiken van een geavanceerde e-mailzoekorganisatie kan je helpen om elke week uren te besparen door middel van omgekeerd e-mailonderzoek. Hier is een actiehandleiding in twee stappen om e-mail zoeken naar contactinformatie slimmer te maken.
Hoe je je Inbox kunt Organiseren om Toekomstige Zoekopdrachten te Vergemakkelijken
Het is gemakkelijker om iets te vinden in een opgeruimde kast dan in een rommelige. Hetzelfde geldt voor je e-mailadressen — als je gemakkelijk een omgekeerde e-mailadreszoekopdracht wilt uitvoeren en "contacteer ons" informatie wilt vinden, is de eerste stap om je e-mail op te schonen. Hier zijn een paar suggesties:
Maak een archiveringssysteem dat voor jou logisch is.
Hoeveel e-mails je per dag ontvangt, er is geen reden om ze in je e-mailadres te laten staan tot ze gearchiveerd of verwijderd zijn. Het is hoog tijd dat je je e-mails op doel sorteert en voor elk een map aanmaakt om je te helpen bij omgekeerde e-mailzoekopdracht.
Je kunt aan verschillende projecten werken, e-mails ontvangen die variëren in prioriteit, nuttige nieuwsbrieven, Algemene Voorwaarden of Privacybeleid-updates — nou ja, sommige zijn dat — of updates of berichten die een follow-up reactie vereisen. Elk van deze voorbeelden heeft een doel en moet als zodanig worden gelabeld.
Een goede tip hierbij is om specifiek te zijn. Als je twee of meer projecten hebt, stop dan niet alle gerelateerde post in een "Werk" map op je e-mailadres. Creëer in plaats daarvan een aparte voor elk om te helpen bij omgekeerde telefoonzoekopdracht, bijvoorbeeld.
Gebruik filters om brieven automatisch naar aangewezen mappen te sturen.
Laat je e-mailadres een deel van het werk voor je doen, en stel regels in die gebruikt worden om binnenkomende mail te filteren. Laten we het voorbeeld van projectmappen aanhouden. Er zijn twee manieren waarop je projectgerelateerde mail kunt filteren.
- Op adres. Als een projectgerelateerde e-mail alleen van specifieke e-mailadressen komt, zoals New York of New Jersey, is het gemakkelijk om een filter (of huurder screening) toe te voegen dat je inbox vertelt om berichten van die e-mailadressen naar de gerelateerde projectmap, zoals de "New Jersey map."
- Op adres en projectvermelding. Aan de andere kant, je zou kunnen werken met een taakbeheerprogramma of rapportagebureau en alle project e-mails zullen van één e-mailadres komen (bijvoorbeeld, in Asana, is het no-reply@asana.com). In dit geval, stel filters in om vermeldingen van het project in de onderwerpregel op te vangen, zoals contacteer ons, of in de body van de brief verzonden vanaf het e-mailadres van het taakbeheer.
Maak een tijdelijke map.
Of je bent op vakantie geweest of met ziekteverlof of je bent net begonnen met het uitzoeken van een filter-naar-map systeem, en er zijn veel e-mails die je inbox vervuilen en niet onder een filter vallen. Als je probeert om alle rommel van persoonsgegevens, telefoonnummers, en sociale media aan te pakken, zul je angstig worden.
Een tijdelijke map helpt je om overload van e-mailadres te vermijden als je alle berichten die je nu niet kunt bekijken maar je inbox vervuilen, er naartoe stuurt.
De vuistregel hier is niet gewoon alle e-mails waar je niet zeker van bent in de Temp-map te gooien en ze te vergetens. Stel een venster van 15 minuten per dag in om ze te openen en door ze heen te gaan. Terwijl je daarmee bezig bent, schrijf je je uit van e-mail adressen die eigenlijk spam zijn.
Gebruik een combinatie van tools en functies.
Er zijn een aantal eenvoudige acties die je kunt opnemen in je e-mailzoek en beheer routine die helpen om je inbox op orde te houden:
- Gebruik de Unroll.me integratie. Dit maakt automatisch een lijst van je abonnementen, zoals nieuwsbrieven en promotionele e-mails, zodat je elke onderneming of persoonlijke merk kunt zien van wie je e-mail ontvangt en je uitschrijven van degene die je niet nodig hebt.
- Snooze e-mails waar je nu niet aan werkt. De snooze functie helpt om de e-mail die je nu kunt bewerken of die details voor een toekomstig evenement bevat, uit de inbox te verwijderen.
- Stel sneltoetsen in. Deze zijn eenvoudigweg een tijdsbesparende manier om een nieuwe e-mail te starten, te verwijderen, te archiveren, omgekeerde e-mailzoekopdracht, en andere acties met een vooraf ingestelde toetscombinatie, wat vooral handig is als je alleen een touchpad gebruikt.
- Verplaats e-mails tussen accounts. Als je ziet dat een e-mail meer zin zou hebben in een ander account (zoals een account dat voor een afzonderlijk project is aangewezen), kun je het daarheen verplaatsen.
- Neem actie met elke e-mail die in je inbox komt. Een goede manier om productief door je inbox te sorteren is door gebruik te maken van de Snelle Actie-balk — verplaats een e-mail naar een map, verwijder het, antwoord, archiveer, of contacteer ons.
- Schakel over naar een Geünificeerde Inbox. Dan kun je al je e-mails in één inbox zien en allemaal tegelijk doorzien. Het is gemakkelijker om een rommel te organiseren als je alles kunt zien.
Gebruik Mailbird's Geavanceerd Zoeken om te Vinden Wat je Nodig Hebt
E-mail bevat gigabytes aan contactinformatie zoals voornaam, telefoonnummers, en sociale media onder de fair credit reporting act, en dat kan een probleem zijn wanneer je één stuk ervan moet vinden. Zelfs als je goed bent in het categoriseren van e-mails in mappen, als elke map 1.000+ e-mails bevat, is het doorbladeren met een e-mailzoektool een verspilling van je tijd. Daarom heeft Mailbird een krachtige e-mailzoekfunctie ontwikkeld om e-mails en bijlagen op te zoeken.
Waarom is het een geweldige functie?
- Het is gemakkelijk beschikbaar in de app. Je hoeft er niet naar te zoeken; de e-mailzoekbalk staat direct boven je inbox. Klik gewoon op de zoekbalk en een venster met geavanceerde zoekvelden verschijnt.
- Het heeft verschillende filteropties. Je kunt een e-mailadres zoeken om naar een bepaalde frase of een mapnaam te zoeken om de e-mailzoek te verfijnen, soms naar het unieke e-mailadres waar je naar op zoek was.
- Je kunt al je e-mailaccounts tegelijk doorzoeken. Het kan moeilijk zijn om te herinneren welk e-mailadres de extra informatie bevat die je zoekt. Als je de Gecombineerde Inbox gebruikt, helpt deze functie met het doorzoeken van alle gekoppelde e-mailadressen.
- Het ondersteunt het donkere en volledig donkere thema. Dit is behoorlijk geweldig als je houdt van een totaalontwerp.
Hoe gebruik je de geavanceerde zoekfunctie om te vinden wat je nodig hebt.
De geavanceerde e-mailzoekinterface heeft een aantal filters om je te helpen je e-mailadres zoekopdracht te verfijnen. Hoe meer details je kunt specificeren, hoe minder opties je krijgt, waardoor het gemakkelijker wordt om de informatie te vinden waar je naar op zoek bent, zoals een telefoonnummer. Hier is hoe de functie eruit ziet:
Je kunt zoeken op:
- Afzender of ontvanger. Specificeer het e-mailadres Van of Aan waarmee de e-mail is verzonden met de e-mailzoektool; je kunt meer dan één adres toevoegen.
- Map. Wanneer je het zoek-in veld gebruikt, toont het een lijst van mappen die je aan een account hebt gekoppeld. Als je de gecombineerde inbox gebruikt, zie je alle mappen die je hebt voor alle e-mailadressen.
- Onderwerp of ergens in het bericht. Voor omgekeerde e-mailzoek, zoek je naar woorden of zinnen die mogelijk specifiek in de onderwerpregel zijn genoemd of typ ze in het Heeft woorden-veld om ervoor te zoeken in het onderwerp, de body van het bericht, afzender of ontvanger, of BCC of CC.
- Bijlagen. Je kunt alle berichten filteren om alleen die met bijlagen weer te geven. Als je op zoek bent naar een specifieke bijlage, kun je ook de Bijlage Zoekfunctie gebruiken om een omgekeerde e-mailzoekuit te voeren.
- Op grootte. Je kunt berichten filteren die meer of minder wegen dan een bepaalde hoeveelheid in MB.
- Op datum. Je kunt berichten filteren die je hebt ontvangen of verzonden van je e-mailadres binnen een bepaalde periode.
Afsluiting
De hoeveelheid e-mail die je ontvangt kan overweldigend zijn — vooral wanneer je probeert een specifiek stuk informatie te vinden. Er zijn twee belangrijke stappen die je kunt nemen om de zoektocht te vergemakkelijken en tijd te besparen: organiseer je e-mailinbox in een systeem van mappen en gebruik een geavanceerde e-mailzoekfunctie.
Mailbird heeft de functionaliteit om beide te doen en meer met een uitgebreide lijst van functies die je in staat stellen om meerdere e-mailadressen op één plek te beheren.
