Ricerca avanzata di Mailbird: trova qualsiasi email in tutti i tuoi account
Cercare un’email può richiedere più tempo che leggerla. Quando clienti, conversazioni, attività e altra corrispondenza si accumulano su più account, i minuti scivolano via nella ricerca del messaggio giusto.
Aggiornamenti dell'articolo
- Ottobre 2026: Riscritto per Mailbird Next: una sola ricerca in tutti gli account, gli operatori di ricerca avanzata e la ricerca negli allegati, con un nuovo screenshot. Abbiamo anche aggiornato i consigli per organizzare la posta con i filtri, le regole e la posticipazione di Next.
Trovare un’email tra anni di messaggi non dovrebbe richiedere più tempo che leggerla. Questa guida illustra due passaggi che rendono la ricerca veloce: organizza la tua casella di posta in modo da avere meno da cercare, poi usa la ricerca avanzata di Mailbird per arrivare direttamente al messaggio o al file che ti serve.
Come organizzare la casella di posta per facilitare le ricerche future
È più facile trovare qualcosa in un armadio in ordine che in uno disordinato, e con l’email vale lo stesso. Un po’ di struttura oggi accorcia ogni ricerca futura. Ecco alcune abitudini utili:
Crea un sistema di archiviazione che abbia senso per te.
Per quante email ricevi ogni giorno, non c’è motivo di lasciarle tutte nella casella di posta finché non vengono archiviate o eliminate. Ordina la posta in base allo scopo e crea una cartella per ciascuno.
Magari lavori a diversi progetti, ricevi messaggi con priorità diverse, segui newsletter utili o ricevi aggiornamenti che richiedono una risposta. Ognuno ha uno scopo, quindi dagli un posto.
Sii specifico. Se hai due o più progetti, non mettere tutto in un’unica cartella “Lavoro”. Crea invece una cartella per ogni progetto.
Usa i filtri per inviare automaticamente i messaggi nelle cartelle designate.
Lascia che il tuo client di posta faccia parte del lavoro impostando regole per la posta in arrivo. Restando sull’esempio delle cartelle di progetto, ci sono due modi per filtrare la posta di un progetto:
- Per indirizzo. Se le email del progetto arrivano solo da indirizzi specifici, aggiungi un filtro che sposti i messaggi di quei mittenti nella cartella del progetto.
- Per indirizzo e nome del progetto. Se tutte le email del progetto arrivano dall’indirizzo di uno strumento (in Asana, per esempio, è no-reply@asana.com), filtra in base al nome del progetto nell’oggetto o nel corpo del messaggio.
In Mailbird Next i filtri sono gratuiti, e le regole, una funzione Premium, ti permettono di automatizzare ancora di più lo smistamento.
Crea una cartella temporanea.
Se sei stato via o stai ancora costruendo il tuo sistema di filtri e cartelle, la tua casella di posta potrebbe essere piena di messaggi che non corrispondono a nessun filtro. Invece di affrontarli tutti insieme, spostali in una cartella temporanea.
Non lasciare però che diventi il posto in cui le email vengono dimenticate. Dedica 15 minuti al giorno a smistarla e annulla l’iscrizione alle liste che non leggi più.
Combina strumenti e funzioni.
Alcune funzioni di Mailbird Next mantengono in ordine la tua casella di posta ogni giorno:
- Annullamento rapido dell’iscrizione. Abbandona con un clic le newsletter e le liste promozionali che non ti servono.
- Posticipa. Nascondi un messaggio finché non sei pronto a occupartene: tornerà nella casella di posta all’ora che scegli.
- Scorciatoie da tastiera. Oltre 20 scorciatoie coprono azioni come scrivere, archiviare ed eliminare, e ti fanno risparmiare tempo se lavori soprattutto con la tastiera o il touchpad.
- Sposta la posta tra account. Se un’email appartiene a un altro account, per esempio quello di un progetto diverso, puoi spostarla lì.
- Casella di posta unificata. Vedi tutti gli account in un’unica casella di posta e smistali tutti insieme. È più facile mettere ordine quando vedi tutto.
L’annullamento rapido dell’iscrizione e le scorciatoie da tastiera sono gratuiti. Posticipare, spostare la posta tra account e aggiungere più di un account sono funzioni Premium.
Usa la ricerca avanzata di Mailbird per trovare ciò che ti serve
Anche una casella di posta ben organizzata può contenere migliaia di messaggi in una sola cartella, e scorrerli fa perdere tempo. La ricerca di Mailbird porta direttamente all’email o all’allegato che ti serve.
Perché fa risparmiare tempo
- È sempre a portata di mano. La barra di ricerca si trova proprio sopra la casella di posta, quindi puoi iniziare a digitare in qualsiasi momento.
- Una ricerca copre tutti gli account. Poiché i tuoi account sono unificati, non devi ricordare quale indirizzo ha ricevuto un messaggio. Una sola ricerca li controlla tutti.
- Gli operatori restringono i risultati. Gli operatori di ricerca avanzata ti permettono di cercare per mittente, destinatario, cartella, oggetto e data in un’unica query.
- La ricerca negli allegati trova i file. Quando ricordi il documento ma non l’email con cui è arrivato, la ricerca negli allegati trova direttamente il file.
Come usare la ricerca avanzata per trovare ciò che ti serve.
Digita le parole da cercare nella barra di ricerca e aggiungi gli operatori per restringere i risultati. Più dettagli specifichi, meno risultati ottieni e più facile è individuare il messaggio che cerchi. Ecco come appare in Mailbird Next:
Puoi cercare con questi operatori:
- from: messaggi di un mittente specifico
- to: messaggi inviati a un destinatario specifico
- in: messaggi in una cartella specifica
- subject: parole nell’oggetto
- is: messaggi con un determinato stato
- has: messaggi che contengono qualcosa di specifico
- before: messaggi ricevuti prima di una data
- since: messaggi ricevuti a partire da una data
Combina parole e operatori in un’unica query. Per esempio, Q4 report from:raul@gmail.com trova i messaggi di quel mittente che citano il report del quarto trimestre. La ricerca in tutti gli account contemporaneamente, la ricerca avanzata e la ricerca negli allegati fanno parte di Mailbird Premium, e puoi provarle gratis per 7 giorni.
Vuoi scoprire a chi appartiene un indirizzo email o cerchi l’indirizzo di qualcuno che ancora non hai? È un altro tipo di ricerca, spiegato nella nostra guida per trovare un indirizzo email.
In sintesi
Le email si accumulano in fretta, soprattutto quando ti serve un’informazione precisa. Due passaggi velocizzano la ricerca: organizzare la casella di posta in un sistema di cartelle e usare la ricerca avanzata per arrivare direttamente al messaggio che ti serve.
Mailbird Next fa entrambe le cose e ti permette di gestire più indirizzi email in un unico posto. Per le tecniche di ricerca anche in Gmail e Outlook, consulta la nostra guida alle tecniche di ricerca email avanzate.
