Guida Avanzata alla Ricerca Email con Mailbird
Cercare informazioni nella tua casella di posta è un ulteriore ladro di tempo. Quando il numero di clienti, email, compiti e altre comunicazioni aumenta, non ti accorgi nemmeno di quanto tempo scivoli via. È tempo perso a cercare la mail o il compito giusto tra i tuoi indirizzi email.
Tuttavia, organizzare la tua casella di posta e utilizzare una ricerca e-mail avanzata può aiutarti a risparmiare ore ogni settimana grazie alla ricerca e-mail inversa. Ecco una guida all'azione in due fasi per rendere la ricerca di e-mail per informazioni di contatto più intelligente.
Come Organizzare la Tua Posta in Arrivo per Facilitare le Ricerche Future
È più facile trovare qualcosa in un armadio ordinato che in uno disordinato. Lo stesso vale per i tuoi indirizzi email: se vuoi effettuare una ricerca inversa di indirizzi email facilmente e trovare informazioni di "contattaci", il primo passo è riordinare la tua email. Ecco alcuni suggerimenti:
Crea un sistema di archiviazione che abbia senso per te.
Qualunque sia il numero di email che ricevi al giorno, non c'è motivo di accumularle nel tuo indirizzo email finché non vengono archiviate o eliminate. È tempo di ordinare le tue email per scopo e creare una cartella per ciascuna per aiutarti nella ricerca inversa di email.
Potresti lavorare a diversi progetti, ricevere email che variano in priorità, utili newsletter, aggiornamenti sui Termini di Utilizzo o sulla Privacy — beh, alcuni di essi lo sono — o aggiornamenti o messaggi che richiedono una risposta. Ognuno di questi esempi ha uno scopo e dovrebbe essere etichettato come tale.
Un buon consiglio è essere specifici. Se hai due o più progetti, non mettere tutte le email correlate in una cartella "Lavoro" nel tuo indirizzo email. Invece, crea una cartella separata per ciascuno per aiutarti nella ricerca inversa di numeri di telefono, per esempio.
Usa filtri per inviare automaticamente le lettere a cartelle designate.
Fai lavorare anche il tuo indirizzo email e imposta delle regole che utilizzerà per filtrare la posta in arrivo. Prendiamo lo stesso esempio: le cartelle del progetto. Ci sono due modi in cui puoi filtrare la posta correlata al progetto.
- Per indirizzo. Se una email relativa a un progetto proviene solo da specifici indirizzi email come New York o New Jersey, è facile aggiungere un filtro (o screening dei tenant) che dice alla tua casella di posta di inviare i messaggi da quegli indirizzi email alla cartella del progetto correlato, come la cartella "New Jersey ."
- Per indirizzo e menzione del progetto. D'altra parte, potresti lavorare con uno strumento di gestione delle attività o un agenzia di reportistica e tutte le email del progetto provengono da un solo indirizzo email (ad esempio, in Asana, è no-reply@asana.com). In questo caso, imposta filtri per catturare le menzioni del progetto nell'oggetto, come contattaci, o nel corpo della lettera inviata dall' indirizzo email del gestore delle attività.
Crea una cartella temporanea.
Che tu sia stato in vacanza o in malattia o che tu stia iniziando a capire un sistema di filtri a cartella, ci sono molte email che ingombrano la tua posta in arrivo e che non rientrano in un filtro. Se cerchi di affrontare tutto il caos di dati personali, numeri di telefono, e social media, rischi di avere ansia.
Una cartella temporanea ti aiuterà a evitare il sovraccarico di email se ci invii tutti i messaggi che non puoi guardare in questo momento ma che ingombrano la tua posta in arrivo.
La regola generale qui è di non buttare semplicemente tutte le email di cui non sei sicuro nella cartella Temp e dimenticartene. Dedica 15 minuti ogni giorno per aprirle e ordinarle. Mentre sei lì, disiscriviti dagli indirizzi email che sono in realtà spam.
Usa una combinazione di strumenti e funzionalità.
Ci sono alcune azioni semplici che puoi incorporare nella tua ricerca email e routine di gestione che aiutano a mantenere ordinata la tua posta in arrivo:
- Usa l'integrazione di Unroll.me. Questo crea automaticamente una lista delle tue iscrizioni, come newsletter e email promozionali, così puoi vedere ogni azienda o marchio personale da cui ricevi email e disiscriverti da quelle di cui non hai bisogno.
- Posticipa le email su cui non stai lavorando in questo momento. La funzione di posticipazione aiuta a ripulire dalla posta in arrivo le email che puoi lavorare in questo momento o che includono dettagli per un evento futuro.
- Imposta scorciatoie da tastiera. Queste sono semplicemente un risparmiatore di tempo che consente di iniziare una nuova email, eliminare, archiviare, fare ricerche inverse per email, e altre azioni, con una combinazione di tasti preimpostata, che è particolarmente comoda se usi solo un touchpad.
- Sposta le email tra gli account. Se vedi che un'email avrebbe più senso in un altro account (come uno designato per un progetto separato), puoi spostarla lì.
- Prendi provvedimenti con ogni email che arriva nella tua posta in arrivo. Un buon modo per ordinare produttivamente la tua posta in arrivo è utilizzare la barra Azione Rapida: sposta un'email in una cartella, elimina, rispondi, archivia o contattaci.
- Cambia a una Posta Unificata. In questo modo, puoi vedere tutte le tue email in un'unica inbox e ordinare tutte insieme. È più facile organizzare un disordine quando puoi vedere tutto.
Usa la ricerca avanzata di Mailbird per trovare ciò di cui hai bisogno
Le email contengono gigabyte di informazioni di contatto come nomi, numeri di telefono, e social media ai sensi della legge sulla reportistica equa, e questo potrebbe essere un problema quando hai bisogno di trovare un'informazione. Anche se sei bravo a categorizzare le email in cartelle, se ognuna contiene più di 1.000 email, scorrere con uno strumento di ricerca email sarebbe una perdita di tempo. Ecco perché Mailbird ha sviluppato una potente funzione di ricerca email per cercare email e allegati.
Perché è una funzione fantastica?
- È facilmente disponibile nell'app. Non devi cercarla; la barra di ricerca email è proprio sopra la tua casella di posta. Clicca semplicemente sulla barra di ricerca e si aprirà una finestra con campi di ricerca avanzata.
- Ha diverse opzioni di filtro. Puoi applicare una ricerca per indirizzo email per cercare una certa frase o il nome di una cartella per restringere la ricerca email, a volte fino all'unico indirizzo email che stavi cercando.
- Puoi cercare tutti i tuoi account email contemporaneamente. Può essere difficile ricordare quale indirizzo email ha le informazioni aggiuntive che stai cercando. Se stai usando la Posta Unificata, questa funzione facilita la ricerca di tutti gli indirizzi email collegati.
- Supporta il tema scuro e il tema completamente scuro. Questo è abbastanza fantastico se ti piace un design completo.
Come utilizzare la funzione di ricerca avanzata per trovare ciò di cui hai bisogno.
L'interfaccia di ricerca email avanzata ha diversi filtri per aiutarti a restringere la tua ricerca per indirizzo email. Più dettagli puoi specificare, meno opzioni otterrai, il che rende più facile trovare le informazioni che stai cercando, come un numero di telefono. Ecco come appare la funzione:
Puoi cercare per:
- Mittente o destinatario. Specifica l'indirizzo email Da o A a cui l'email è stata inviata con lo strumento di ricerca email; puoi aggiungere più di un indirizzo.
- Cartella. Quando usi il campo di ricerca, mostrerà un elenco di cartelle associate a un account. Se usi la posta unificata, vedrai tutte le cartelle che hai in tutti gli indirizzi email.
- Oggetto o ovunque nel messaggio. Per la ricerca inversa delle email, cerchi parole o frasi che potrebbero essere state menzionate espressamente nell'oggetto o digitarle nel Campo contenente parole per cercarle nell'oggetto, nel corpo del messaggio, nel mittente o destinatario, o BCC o CC.
- Allegati. Puoi filtrare tutti i messaggi per mostrare solo quelli con allegati. Se stai cercando un allegato specifico, puoi anche usare la funzione di Ricerca Allegati per eseguire una ricerca inversa delle email.
- Per dimensione. Puoi filtrare i messaggi che pesano più o meno di una certa quantità in MB.
- Per data. Puoi filtrare i messaggi che hai ricevuto o inviato dal tuo indirizzo email entro un certo periodo di tempo.
Conclusione
La quantità di email che ricevi può essere opprimente — soprattutto quando stai cercando un'informazione specifica. Ci sono due passaggi principali che puoi seguire per facilitare la ricerca e risparmiare tempo nel processo: organizza la tua casella di posta elettronica in un sistema di cartelle e utilizza una ricerca avanzata delle email.
Mailbird ha la funzionalità per fare entrambe le cose e anche di più con un'ampia lista di caratteristiche che ti permettono di gestire più indirizzi email in un unico posto.
