30 Erros de Email Que Você Não Quer Cometer Nunca
Ao lidar com muitas informações todos os dias, não é incomum cometer alguns erros de email pelo caminho. No entanto, se estiver cometendo esses erros sem saber, é hora de atualizar sua etiqueta de email.
Compilámos uma lista de erros comuns em e-mails, que será útil quando enviar uma mensagem importante e quiser ter a certeza de que não cometeu um erro grave. Dê uma olhada e adicione esta página aos seus favoritos (Ctrl + D) para referência futura.
Erros Comuns em E-mails para Evitar
#1. Apressar-se a responder
Responder a um e-mail sem ter lido todas as mensagens naquela conversa pode fazer com que você perca pontos/respostas importantes que deve estar ciente antes de responder.
#2. Encaminhar mensagens inúteis, e-mails em cadeia, etc.
Não estamos nos anos 2000; encaminhar mensagens inúteis é um dos principais erros de e-mail que desperdiça o tempo dos outros e diminui a sua credibilidade. Certifique-se de pensar duas vezes antes de encaminhar tais e-mails, e faça isso apenas se achar que a outra pessoa poderá beneficiar.
#3. Apressar-se a clicar em "enviar"
Clicar no botão "enviar" antes de realmente querer pode causar situações embaraçosas, como esquecer a linha de assunto. Evite isso adicionando o endereço de e-mail do destinatário após ter terminado de redigir o e-mail.
#4. Incluir sua assinatura em todos os e-mails
Adicionar a mesma assinatura longa toda vez que você envia e-mails se torna irritante em um e-mail encadeado. Uma boa solução é adicionar sua assinatura no primeiro e-mail e depois usar apenas seu primeiro nome ou iniciais em respostas futuras.
#5. Responder a todos por engano
Este é um dos cinco principais erros de e-mail a evitar, ocorrendo geralmente quando você responde às pressas. É sempre uma boa ideia levar o seu tempo ao responder a um e-mail importante.
#6. Esquecer de adicionar o anexo
A maioria dos clientes de e-mail avisa você quando está prestes a enviar um e-mail em que menciona uma palavra como "anexo" ou "anexar", mas não anexou realmente um arquivo. Mesmo assim, você pode evitar esse problema anexando o arquivo assim que mencioná-lo no e-mail.
#7. Adicionar o anexo errado
Isso acontece pura e simplesmente por acaso ou quando você está com pressa. Dedique seu tempo para ter certeza de selecionar o anexo correto, ou pode acabar sendo um erro.
#8. Adicionar o endereço errado selecionando o primeiro da lista suspensa sugerida
Ao digitar o endereço de e-mail de alguém, você pode tender a selecionar o primeiro da lista suspensa sugerida. É sempre uma boa prática verificar cuidadosamente os endereços de e-mail dos destinatários antes de clicar no botão "enviar".
#9. BCC para a pessoa errada
Um dos principais erros pode ser confundir os destinatários entre os campos CC e BCC, o que pode ser desastroso. É sempre melhor inserir os e-mails dos destinatários cuidadosamente depois que você terminou de escrever a mensagem.
#10. Não incluir uma saudação básica
Enviar seu primeiro e-mail em uma conversa sem uma saudação básica parece rude. Uma saudação pode ser formal ou informal, mas define o tom adequado.
#11. Enviar e-mails quando está bravo ou bêbado
Não faça isso; ponto final.
#12. Escrever com o Caps Lock ligado
Escrever em maiúsculas é às vezes usado para enfatizar certas palavras, mas escrever uma mensagem inteira em maiúsculas é considerado gritar em muitas culturas, então evite fazê-lo. Em vez disso, você pode usar negrito para a parte que deseja enfatizar.
#13. Ser excessivamente formal
Ser um pouco formal é necessário em algumas comunicações de negócios, mas levar isso longe demais só atrapalhará a construção de bons relacionamentos.
#14. Ser excessivamente informal cedo demais
Um cuidado especial deve ser tomado ao iniciar uma conversa com um contato de negócios ou alguém que você não conhece. Ser excessivamente informal pode dar uma má impressão ao destinatário e minar sua credibilidade.
#15. Enviar uma resposta padrão sem alterar os campos dinâmicos
Quanto maior o número de campos dinâmicos em uma mensagem padrão, mais cuidado você deve ter ao enviar o e-mail. Verifique sempre com atenção.
#16. Erros de ortografia
A maioria dos clientes de e-mail possui um verificador ortográfico integrado, mas um verificador ortográfico não captura todos os erros. Não há nada mais irritante do que ver erros de ortografia ou gramática em um e-mail.
#17. Se estender em demasia
Escrever um e-mail desnecessariamente longo simplesmente desperdiça tempo para você e para o destinatário. Não escreva um grande romance americano; mantenha-o curto e relevante.
#18. Esquecer de considerar o tom do e-mail
E-mail não tem sinais não verbais como expressões faciais, linguagem corporal, etc., portanto, se torna ainda mais importante cuidar do seu tom enquanto escreve um e-mail.
#19. Terminar por e-mail
Isso é simplesmente rude. A outra pessoa merece melhor.
#20. Usar muitos emoticons
Ao usar e-mail para comunicação de negócios, não use muitos emoticons, pois isso o fará parecer não profissional.
#21. Usar um termo genérico como "A quem possa interessar"
Seu e-mail pode ser facilmente descartado se você estiver enviando e-mails com termos genéricos como este. Mesmo que você não saiba o nome da pessoa com quem está entrando em contato, sempre pode usar a designação da pessoa na organização, como Gestor de Marketing, Gestor de Recrutamento, etc.
#22. Ter informações demais na sua assinatura de e-mail
Isso é um sinal de má etiqueta de e-mail. Certifique-se de não cometer esses terríveis erros de assinatura de e-mail.
#23. Enviar um e-mail sem relê-lo
Verificar antes de enviar garante que você não está cometendo erros de ortografia simples como "sneak peak" e confundindo "there" com "their".
#24. Gastar muito tempo gerenciando e-mails
Gerenciar e-mail não é seu trabalho em tempo integral. O Instituto Global McKinsey descobriu que um trabalhador de escritório médio passa mais de um quarto do dia lidando com e-mails. Para ser mais eficiente, leia sobre como ser mais produtivo com sua caixa de entrada.
#25. Não saber quando usar Para ou CC
Não existem regras rígidas e rápidas sobre como usar os campos Para e CC, mas uma diretriz geralmente aceita é que, quando você adiciona alguém ao campo Para, isso significa que você está esperando uma resposta, e CC é destinado a manter as pessoas informadas.
#26. Não implementar a política NNTR
NNTR significa Sem Necessidade de Responder. Às vezes, você precisa responder, sendo educado quando não há necessidade de uma mensagem adicional. Quando souber que a conversa vai terminar, deve adicionar uma mensagem como "Nenhuma resposta é necessária."
#27. Usar uma linha de assunto vaga
As linhas de assunto são de importância crítica porque essa é a sua primeira chance de chamar a atenção desejada. Mantenha sua linha de assunto concisa, mas relevante. Adicionar elementos como [Urgente], [Direitos Reservados], etc., pode alertar o destinatário se o e-mail requer uma resposta imediata.
Usar uma linha de assunto criativa é outra forma de chamar a atenção do destinatário, mas você deve ter cuidado; caso contrário, seu e-mail pode ser marcado como spam automaticamente.
#28. Falhar em usar o recurso de resposta em linha
Outro erro comum em e-mail é agrupar respostas para um e-mail que possui perguntas em pontos, o que faz com que o destinatário role para cima e para baixo para ler a pergunta e depois sua resposta. Respostas em linha servem como uma boa prática aqui, facilitando a leitura das respostas em relação à pergunta.
#29. Enviar informações sensíveis sem a devida cautela
Pensar que ninguém verá seu e-mail além do destinatário pretendido é imprudente. Uma vez que um e-mail é enviado, considere-o público, pois você não tem controle sobre quem pode vê-lo.
#30. Não fornecer um contato alternativo no seu auto-responder de férias
Não especificar um contato alternativo caso alguém precise entrar em contato com você ou seu escritório durante uma emergência é um dos erros mais comuns. O contato alternativo pode ser útil enquanto você estiver ausente e com seu auto-responder de férias ativado.
Faltou algo? Deixe-nos saber nos comentários.
FAQ
Quais são alguns erros comuns em e-mails?
1. Não usar uma saudação ou despedida 2. Ser demasiado formal ou informal 3. Não adicionar o assunto ou adicionar um mau assunto 4. Enviar a sua mensagem a toda a gente na sua lista de e-mails 5. Fazer erros de ortografia ou gramaticais
Como escrever um e-mail sem erros gramaticais?
O remetente deve sempre ter cuidado com a sua gramática ao enviar um e-mail profissional. Assim, o remetente deve estar atualizado sobre o básico da gramática. Eliminar distrações enquanto escreve uma correspondência, assim como fazer uma revisão, pode ajudar a evitar erros gramaticais.
Como se desculpar por erros em e-mails?
Se enviar um e-mail incorretamente, aqui estão algumas dicas sobre como se desculpar: 1. Seja sincero com o seu pedido de desculpas. 2. Admita o seu erro. 3. Explique como o erro ocorreu. 4. Apresente os seus próximos passos de ação. 5. Peça perdão.
O que acontece se enviar um e-mail para o endereço errado?
Se você enviar acidentalmente um e-mail para um endereço inválido, pode receber uma notificação de erro a informar que não foi entregue. No entanto, pode ter enviado para um endereço válido, caso em que o destinatário pode abrir e ler o seu e-mail acidental.
