Inboxbeheer onder de knie krijgen: Beste e-mailhulpmiddelen
Als je je inbox actief gebruikt, krijg je waarschijnlijk tientallen e-mails per dag. En als je een account gebruikt voor werkdoeleinden, ligt dat aantal waarschijnlijk dichter bij de honderd. Hoe ga je om met al die correspondentie zonder al je werktijd aan e-mails te verspillen, vooral wanneer je tijdens COVID-19 vanuit huis werkt? Het korte antwoord is: je hebt inboxbeheertools nodig om effectief met e-mails om te gaan en je waardevolle tijd productief te besteden in plaats van alleen maar te jongleren tussen meerdere inboxen.
In dit artikel ontdek je wat inboxbeheer is en zeven verschillende tools die je nu kunt uitproberen en die je kunt opnemen in je persoonlijke beste praktijken voor online communicatie.
Wat is Inboxbeheer?
Het is alles wat je in je inbox doet, inclusief het lezen en beantwoorden van e-mails, het schrijven en verzenden van e-mails, het aanmaken van mappen en het maken van filters en deze gebruiken om informatie te zoeken of zelfs onverzonden ongepaste e-mails terug te trekken die je per ongeluk hebt verzonden — kortom, gebruik maken van elke functie die je desktop- of webmailclient biedt om je inbox te beheren en opgeruimd te houden.
Je inbox is een ruimte voor inkomende e-mail, die waardevolle informatie, bonnen en soms veel ongewenste e-mail kan bevatten en die je veelvuldig op een dag doorloopt. En als je het een tijdje niet hebt opgeruimd, heeft het waarschijnlijk meer ongewenste e-mail dan waardevolle informatie. Zoals elke ruimte heeft het een goed beheersysteem nodig, zodat je de inbox gedurende de dag niet zo vaak hoeft te controleren en er minder rommel is die je moet opruimen.
Hoe groot is het probleem? Volgens verschillende statistieken (zoals deze van Radicati) ontvangt een medewerker gemiddeld 80 tot 100 e-mails per dag, waarvan ongeveer 10% spam is. Als je slechts één persoonlijk account hebt, is de hoeveelheid spam waarschijnlijk hetzelfde, maar ontvang je waarschijnlijk veel nieuwsbrieven en commerciële e-mails met korting en aanbiedingen. Zozeer zelfs dat het moeilijk kan zijn om e-mails van je bank, bonnen en software-updates te onderscheiden in al die stapel correspondentie.
Heb je training nodig om met e-mails om te gaan? Nee, je hebt alleen de juiste set tools nodig om je e-mailorganisatie te optimaliseren.
Hoe kunt u profiteren van tools voor e-mailbeheer en Inbox Zero bereiken?
Sommige mensen werken het beste in een staat van ongeorganiseerde rommel, en misschien is dat mogelijk als je alle details van het werk in fysieke vorm voor je hebt. Als het om e-mails gaat, kunnen duizenden woorden samensmelten tot een blob van communicatie rommel.
Inbox-tools kunnen rommelige teksten direct transformeren door e-mails op te schonen en de tijd die je besteedt aan het verwerken van e-mails te optimaliseren. Ze kunnen ook:
- Het aantal keren dat je je inbox moet controleren verminderen. Als je een georganiseerd systeem van e-mailmappen en regels hebt die e-mails naar die mappen sturen, kun je de e-mailgerelateerde taken prioriteren en je inbox alleen controleren wanneer je daar tijd voor hebt.
- De tijd verminderen die je aan e-mails besteedt. Sommige tools automatiseren het verzenden van e-mails, bieden gebruiksanalyse en helpen zelfs om mail te prioriteren door binnenkomende berichten te snoozen die kunnen wachten, wat uiteindelijk tijd bespaart.
- Je inbox beter organiseren. Zelfs bij persoonlijk gebruik ontvang je verschillende soorten correspondentie. E-mailapps stellen je in staat om deze soorten te labelen en in mappen te plaatsen, zodat ze niet in de inbox blijven hangen.
- Onnodige promotionele materialen in je inbox opruimen. Alle nieuwsbrieven en andere commerciële e-mails waarvan je je niet eens herinnert dat je je ervoor hebt ingeschreven, kunnen ook met behulp van deze tools worden aangepakt.
Dat is hoe handig e-mailtools over het algemeen zijn. Wat betreft de voordelen die je krijgt van het gebruik van een specifieke app, laten we enkele daarvan individueel bekijken.
#1. Inboxbeheer — Mailbird
Mailbird is een e-mailclient die meerdere e-mailaccounts ondersteunt en verschillende ingebouwde en geïntegreerde functies heeft voor het optimaliseren van je e-mailbeheerervaring, het behouden van productiviteit, het besparen van tijd (bijvoorbeeld, standaardantwoorden) en het bereiken van Inbox Zero in een ontspannen tempo.
Hoogtepunten
- Gecombineerde inbox. Je kunt verschillende accounts aan één inbox koppelen om daar alle e-mails te bekijken of functionaliteit zoals mappen, filters, zoeken en andere functies over alle accounts te gebruiken.
- Ingebouwde inboxfuncties:
- Kalender. Je kunt evenementen aanmaken, vergaderingen plannen en het gebruiken als elke andere kalender — alleen deze is direct in je e-mailapp en kan in een zijbalk worden geopend, zodat je op e-mails kunt antwoorden terwijl je je agenda bij de hand hebt. Het synchroniseert ook met de evenementen waarvoor je door andere Mailbird-gebruikers bent uitgenodigd.
- Zoeken. Mailbird heeft eenvoudige zoek- en geavanceerde functies die operatoren gebruiken om te vinden wat je nodig hebt. Bijvoorbeeld, je kunt zoeken op het onderwerp als je herinnerd wordt aan een van de woorden daarin. Bovendien kun je bijlagen inschakelen en er apart naar zoeken.
- Mappen. Een essentiële organisatie functie die je in staat stelt om onderscheid te maken tussen verschillende soorten e-mails die je ontvangt.
- Filters/regels. Een andere essentiële functie die ook tijd kan besparen en sommige e-mailprocessen kan automatiseren. Het stelt je in staat om alle e-mails van een bepaald e-mailadres te selecteren en deze in een gerelateerde map op te slaan, evenals een regel aan te maken om alle post van dat adres automatisch naar die map te sturen.
- Later verzenden. Je kunt e-mails inplannen om op een geschikter tijdstip te worden verzonden.
- E-mailtracking. Deze functie stelt je in staat om te zien of je e-mail is geopend en door wie.
- Inline beantwoorden. Je kunt voorkomen dat je een belangrijke vraag in een e-mail mist door inline te antwoorden.
- Meerdere integraties. Mailbird heeft een uitgebreide lijst van integraties, waaronder FollowUp.cc, Unroll.me, en Moo.do, om je te helpen het beste uit je e-mailervaring te halen en verbinding te maken met verschillende communicatie- en productiviteitstools.
Prijzen
De prijzen beginnen bij ? per maand voor een persoonlijke pakket. Er is ook een proefperiode zodat je de app gratis kunt uitproberen.
#2. Taakbeheer — Moo.do
Moo.do is een geweldige app om je Gmail-beheer naar een hoger niveau te tillen. Het combineert een taakbeheerder, een kalender en interactieve sleep- en zet-functies om je dag beter te organiseren.
Hoogtepunten
- Kanban-borden. Deze taakbeheermogelijkheid stelt je in staat om je dag op een meer verteerbare manier weer te geven. Je kunt de weergave naar wens aanpassen en formatteren.
- Outline. Je kunt je dag of week schetsen en e-mails taggen die verband houden met een bepaald item in de outline, zoals meer en minder tijdrovende taken.
- Werkt offline. Als de internetverbinding faalt, kun je Moo.do nog steeds gebruiken in de offline modus.
- Gegevensversleuteling. Moo.do maakt gebruik van versleuteling aan de clientzijde om ervoor te zorgen dat je gegevens beschermd zijn.
- Werkt alleen met Gmail. Het nadeel is dat dit praktische kleine tooltje alleen werkt met Gmail-accounts.
Prijs
- Basis: gratis
- Premium: vanaf ? per maand
#3. Tijdgebonden Herinneringen — Followup.cc
Voor degenen die vaak tijdgevoelige e-mails beheren — of het nu gaat om het verstrekken van aanvullende informatie, het verzenden van herinneringen of het aanmoedigen van ontvangers om cruciale details te onthouden of te reageren — kan het gebruik van Followup.cc op desktop deze taken aanzienlijk stroomlijnen. Dit hulpmiddel is specifiek ontworpen om tijdige follow-ups te vergemakkelijken, zoals de naam terecht aangeeft, en verbetert de efficiëntie van je e-mailbeheer.
Hoogtepunten
- Herinneringen instellen. Je kunt een follow-up e-mail plannen die de ontvanger herinnert aan de oorspronkelijke.
- Automatische follow-up. Je kunt een sjabloon kiezen zodat de app automatisch een e-mail volgt zonder jouw input.
- Later verzenden. Je kunt elke e-mail plannen om op een door jou geschikt geacht moment te worden verzonden.
- Open tracking.Je kunt e-mails taggen om te zien of ze zijn geopend en door wie.
Prijsstelling
- Starter: ?/maand bij jaarlijkse facturering
- Professioneel: ?/maand bij jaarlijkse facturering
- Salesforce editie: ?/maand bij jaarlijkse facturering
Let op dat als je kiest voor maandelijkse betaling, de prijzen iets hoger zijn.
#4. Inbox Cleanup — Sanebox
Sanebox is primair een inbox cleaner die AI-technologie gebruikt om door al je e-mails te filteren en ze te sorteren op hun belangrijkheid, en effectief het doel van nul ongeopende of onbehandelde e-mails te bereiken.
Hoogtepunten
- Slimme filtering. Vindt alle onbelangrijke of promotiemails en verstuurt ze naar een SaneLater-map zodat je ze later kunt behandelen.
- Een-klik afmelden. Het biedt een map waarin je e-mails kunt slepen en neerzetten van e-mails waar je je voor wilt afmelden. Sanebox doet dat voor jou.
- Snooze. Je kunt een e-mail laten slapen en deze later bovenaan je inbox laten verschijnen wanneer je er klaar voor bent om deze te behandelen.
- Antwoord tracking. Je kunt een e-mail taggen met een tijd waarop je verwacht dat de andere persoon erop reageert, en de app zal je waarschuwen als de ontvanger dat niet doet — een handige functie als je een vergadering organiseert.
Prijsstelling
- Snack: ?.16 per dag, jaarlijks gefactureerd
- Lunch: ?.27 per dag, jaarlijks gefactureerd
- Diner: ?.82 per dag, jaarlijks gefactureerd
Let op dat als je ervoor kiest om maandelijks te betalen, de prijzen bijna twee keer zo hoog zijn.
#5. E-mailgebruik Analytics — EmailAnalytics
EmailAnalytics is een vrij rechttoe rechtaan naam. De app faciliteert het volgen van de e-mailproductiviteit van je teamleden en verstuurt dagelijkse rapporten, wat een van de meer onderschatte inboxbeheer best practices op het werk is.
Hoogtepunten
- Echt-tijd analytics. De rapporten zijn altijd up-to-date met verse analytische gegevens over e-mailactiviteit. De metrics omvatten:
- Verzonden/ontvangen
- E-mailverkeer
- Gemiddelde responstijd
- Gemiddeld aantal woorden
- Teambeheer. Als je veel mensen met verschillende rollen in het team hebt, kun je ze in groepen segmenteren.
- Werkt alleen met G-suite. Een potentieel nadeel is dat de tool alleen werkt met Gmail-accounts.
Prijsstelling
De prijs is ? per maand voor één gebruiker. Er zijn kortingen als je meer dan vijf mensen in het team hebt.
#6. Pipelinebeheer van de Inbox — Streak
Streak is een Chrome-extensie die je helpt om je pipeline vanuit Gmail te beheren. Het stelt je in staat om de pipeline aan te passen aan jouw behoeften. Bijvoorbeeld, CV > Interview > Aangenomen.
Hoogtepunten
- Pipeline autopilot. De app legt automatisch gegevens vast uit je correspondentie die verband houdt met de pipeline.
- E-mail tracking. Je kunt zien of iemand je bericht heeft geopend en zelfs meldingen ontvangen over opens.
- Draad splitsen. Je kunt thematische draadjes maken voor een beter inboxbeheer.
- Later verzenden. Je kunt een e-mail plannen om op een geschikter moment te worden verzonden. Bijvoorbeeld, als de andere persoon in een andere tijdzone is.
- Het is alleen voor Gmail. Helaas werkt het alleen met een Gmail-account.
Prijsstelling
- Gratis: Als je het gewoon wilt uitproberen, is het gratis met beperkte functies.
- Solo: ? per maand gefactureerd per jaar
- Pro: ? per maand gefactureerd per jaar
- Enterprise: ? per maand gefactureerd per jaar
Let op, als je maandelijks wilt betalen, zijn de tarieven 20% hoger.
Effectief Inbox Beheer: Conclusie
Als inboxbeheer ooit ontmoedigend voor je voelde, probeer dan een paar tools te koppelen om je tijd die je aan e-mail besteedt productiever te maken; bovendien kun je enkele tips voor e-mailbeheer implementeren. Sommige e-mails kunnen automatisch worden verzonden, en sommige kunnen voor later worden uitgesteld, en je hebt zeker een systeem voor mappenorganisatie nodig om verschillende soorten correspondentie te archiveren.
Je kunt beginnen met het downloaden van Mailbird en alle handige functies voor het beheren van inkomende en uitgaande e-mails uitproberen. Verbind het daarna met verschillende integraties om de productiviteit te verhogen. Neem gerust contact met ons op of schrijf ons als je betere tools hebt gebruikt dan de vermelde.
FAQ
Hoe beheer ik mijn inbox?
Je kunt beginnen met het beheren van je inbox door alle functies van je webmail of desktop e-mailclient te leren kennen, evenals de beschikbare integraties. Begin met het automatisch categoriseren van je e-mails in mappen door verschillende regels te gebruiken en probeer de Snooze-knop.
Wat betekent e-mail inboxbeheer?
Het is alles wat je met je inbox doet, inclusief het lezen, schrijven en verzenden van e-mails, het maken van mappen, het maken van filters en het zoeken naar informatie met hen — basically, het gebruik van elke functie die je desktop- of webmailclient biedt.
Hoe ruim ik mijn e-mail inbox op?
Je kunt je inbox opruimen door mappen te gebruiken en filters te maken voor e-mails die daar naartoe moeten of filters voor e-mails die je wilt verwijderen. Je kunt ook een app aan je inbox koppelen die je helpt om je af te melden voor nieuwsbrieven in bulk.
Hoe tem ik mijn e-mail inbox?
De top drie tips om je inbox te temmen: 1. Handel elke e-mail direct af: lees, archiveer, verwijder, label, snooze. 2. Gebruik filters om e-mails in bulk te verwerken. Meld je af voor nieuwsbrieven die je niet leest, zelfs als je van plan bent om dat ooit te doen.
