Unternehmens-E-Mail-Management: 2026 Leitfaden
Jährlich werden etwa 74 Billionen E-Mails von persönlichen und beruflichen Konten gesendet. Angesichts des enormen Volumens ist es entscheidend, Unternehmens-E-Mails richtig zu verwalten, damit Ihr Unternehmen nicht in der Korrespondenz untergeht.
In diesem Artikel geben wir Ihnen Informationen zu zwei wichtigen Themen im Zusammenhang mit dem E-Mail-Management:
- Auswahl eines Anbieters für Unternehmens-E-Mail-Services
- Auswahl eines E-Mail-Clients
Jedes Unternehmen ist unterschiedlich, weshalb wir Ihnen die besten Optionen vorstellen, die Ihnen heute auf dem Markt zur Verfügung stehen. Sie können unsere kurze Analyse lesen und eine informierte Entscheidung treffen. Darüber hinaus werden wir ausführlich die Vorteile erläutern, die Sie für Ihr Unternehmen erzielen können, wenn Sie einen geeigneten E-Mail-Client verwenden.
Finden Sie den besten Anbieter für Unternehmens-E-Mail-Services zur Verwaltung von Geschäftsemails
Geschäftsemails sind das Herzstück der Unternehmenskommunikation, und den besten Anbieter für Unternehmens-E-Mail-Services zu entdecken, kann die Art und Weise verändern, wie Sie Geschäfte abwickeln. Die Suche nach dem richtigen E-Mail-Dienstleister ist jedoch keine einfache Aufgabe. Es gibt viele Auswahlmöglichkeiten auf dem Markt, und alle bieten ähnliche Funktionen an. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, Ihnen die zwei besten Optionen für E-Mail-Anbieter in der Geschäftswelt vorzustellen.
Die erste Option ist der Branchenführer, der seit seiner Einführung die Unternehmens-E-Mail-Szene dominiert, und das ist Googles G Suite. Es wurde als Antwort auf das berühmte Microsoft Outlook, unsere zweite Auswahl, entwickelt, und die G Suite erfüllte nahezu alle Anforderungen.
Es gibt drei Preispakete, aus denen Sie als Unternehmensinhaber wählen können, um Geschäftsemails zu verwalten, und das grundlegende beginnt bei 5 $ pro Monat. Sie erhalten eine vollständige Integration mit den am häufigsten verwendeten Geschäftstools, einen vollständigen Import Ihrer anderen Postfächer, großen Speicherplatz in Google Drive mit den unglaublich nützlichen Google Docs und 24/7-Support, um nur einige der Vorteile zu nennen. G Suite bietet zweifellos einen ausgezeichneten Service als guten E-Mail-Service für Unternehmen.
Unsere zweite Top-Wahl für einen Anbieter von Geschäftsemails ist Microsofts Outlook. Das beste Feature von Outlook ist die Größenbeschränkung für Anhänge, die bis zu 50 MB beträgt. Darüber hinaus beträgt der Speicherplatz des Postfachs 1 TB, und wie die G Suite bietet es die Integration mit all Ihren anderen E-Mail-Konten. Die Benutzeroberfläche ist einfach und übersichtlich, was es für die Nutzer sehr leicht macht. Eine weitere nützliche Funktion, die Unternehmen schätzen, sind die app-basierten Integrationen.
Der Preis liegt bei 6,99 $ pro Monat.
Wenn Sie zusätzlich nach weiteren Optionen für einen E-Mail-Dienstleister suchen, können Sie sich auch folgende ansehen:
- Yahoo Mail
- AOL Mail
- GMX
- Zoho Mail
- iCloud
- ProtonMail
Verwalten Sie Unternehmens-E-Mails mit dem richtigen E-Mail-Client
Selbst eine kleine Investition in den richtigen Unternehmens-E-Mail-Service kann für ein Start-up oder ein gewachsenes Unternehmen, das ein besseres E-Mail-Management benötigt, ein Game Changer sein. Das Ziel ist es, den Prozess einfacher, schneller und effizienter zu gestalten und gleichzeitig Raum für Fehler auszuschließen.
Eine erfolgreiche Beziehung zu Ihren Kunden erfordert Vertrauen und Pünktlichkeit. In jeder Branche wird eine schnelle Antwort und die angemessene Aufmerksamkeit von Ihrem Anbieter über alles andere geschätzt, wenn Sie ein Käufer sind. Hier kommt der E-Mail-Client ins Spiel, um Ihnen zu helfen, Unternehmens-E-Mails auf bestmögliche Weise zu verwalten. Um Vertrauen und Transparenz aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Domain nicht auf einer Schwarzen Liste steht. Verwenden Sie einen kostenlosen Domain-Blacklist-Checker, um regelmäßig den Ruf Ihrer Domain zu überwachen. So können Sie verhindern, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden, was Ihre Kommunikation mit Kunden und Interessenten beeinträchtigen könnte.
Die Funktion des einheitlichen Posteingangs gibt Ihnen eine Vorschau auf alle Unternehmens-E-Mails, die Sie in Ihrem Geschäftse-Mail-Posteingang erhalten. Zum Beispiel bietet ein E-Mail-Client mit einem einheitlichen Posteingang und Farbanzeigen die Möglichkeit zu sehen, welche E-Mail von welchem Unternehmens-E-Mail-Konto stammt. Diese Funktion kann Ihren Posteingang alleinstehend sauber und organisiert halten, was Ihnen wertvolle Zeit für wichtigere tägliche Aufgaben spart.
Wenn Ihre Kunden mit Ihrem Service zufrieden sind, wachsen die Möglichkeiten, weitere Kunden zu gewinnen, exponentiell, und wie wir zu Beginn dieses Abschnitts gesagt haben, wird eine schnelle Antwort auf ihre E-Mails dies bewirken. Niemand möchte eine langsame Antwort, und E-Mails sind keine Ausnahme von dieser Regel. Laut DMA Insight prüfen 99 Prozent der Menschen, die einen E-Mail-Service nutzen, diesen täglich, einige sogar 70 Mal am Tag, besonders wenn sie auf eine Antwort warten.
Eine weitere Funktion, die jeder Unternehmens-E-Mail-Service haben sollte und die hilfreich sein könnte, ist die Schlummer-Taste. Ja, es gibt eine Schlummer-Taste für E-Mails. Die Schlummer-Taste ist eine de-facto Darstellung des Ansatzes "Ich komme später darauf zurück", aber mit einem praktischen Twist.
Das bedeutet, dass Sie auf jede E-Mail klicken und sie für später schlummern können, was die E-Mail in einen Schlummer-Ordner verschiebt (nicht im E-Mail-Client sichtbar). Dann kommt die gleiche E-Mail zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt zurück in Ihren Posteingang, und Sie werden daran erinnert, dass Sie daran arbeiten müssen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, sich auf die dringenden E-Mails in Ihrem Posteingang zu konzentrieren.
Weitere hilfreiche Produktivitätsfunktionen, die ein E-Mail-Client für Ihr Unternehmen bieten kann, sind:
- Kontaktmanager
- Drag & Drop von Anhängen
- Degoo
- Anhänge suchen
- Followup.cc
- UnrollMe
- Avatar-Suche
- LinkedIn Lookup-Funktion
- Tagging-Funktion
In einer Studie aus dem Jahr 2011 von der Stanford University mit dem Titel "E-Mail als Quelle und Symbol von Stress" wurde festgestellt, dass der E-Mail-Posteingang selbst zu einem Symbol für Angst und Überlastung geworden ist.
Als Geschäftsinhaber möchten Sie letztlich nicht, dass Ihre Mitarbeiter die Verwaltung von Unternehmens-E-Mails fürchten. Darüber hinaus neigen gestresste Menschen auch dazu, in ihrem Job schlechter abzuschneiden. Der beste Ansatz wäre, die Arbeit für Ihr Team einfacher, flexibler und schneller zu gestalten, und ein gut organisierter Posteingang kann bei dieser Mission helfen.
Bester Anbieter für Unternehmens-E-Mail-Services zur Verwaltung von Unternehmens-E-Mails
In dieser kurzen Analyse konzentrieren wir uns auf die drei besten Optionen für E-Mail-Clients heute, ohne G Suite und Outlook, da wir diese bereits im Abschnitt über E-Mail-Anbieter behandelt haben. Unsere Auswahl umfasst Airmail, Mozilla Thunderbird und Mailbird.
Airmail
Airmail ist ein Mac-E-Mail-Client, der für seine Schnelligkeit und Reaktionsfähigkeit bekannt ist, was erklärt, warum er als "blitzschneller E-Mail-Client für Mac" beworben wird. Ein weiterer Aspekt, für den Airmail bekannt ist, ist das Design der Benutzeroberfläche und der polierte, schöne Look des Dashboards. Einige der hervorragenden Funktionen dieses E-Mail-Clients sind die Markdown-Unterstützung für das Verfassen, eine HTML-Seit-an-Seit-Oberfläche zum Schreiben von Unternehmens-E-Mails, der aufgabenbasierte Posteingangsansatz und die App-Integration, um nur einige zu nennen.
Thunderbird
Mozilla Thunderbird ist ein einfach einzurichtender E-Mail-Client und unterstützt wie alle anderen Windows-basierten E-Mail-Clients eine unbegrenzte Anzahl von Unternehmens-E-Mail-Konten. Es ist ein Desktop-Service, der es Ihnen ermöglicht, ein Backup aller Ihrer E-Mails zu behalten, und hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Anrufe, Besprechungen und anderen Termine mit seiner Unterstützung für mehrere Kalender. Als kostenloses Angebot kann es zu einigen E-Mail-Problemen führen, was akzeptabel ist. Einige von Thunderbirds Hauptfunktionen hängen jedoch von Drittanbieter-Erweiterungen ab, und die Benutzeroberfläche ist anfangs nicht sehr benutzerfreundlich.
Mailbird
Mailbird ist ebenfalls ein Windows-basierter E-Mail-Client, der eine unbegrenzte Anzahl von E-Mail-Konten unterstützt, mit einer durchdacht gestalteten Benutzeroberfläche, die eine einfache Navigation und intuitives Verständnis für Anfänger ermöglicht.
Neben den ursprünglichen Produktivitätsfunktionen, die mit dem E-Mail-Client bereitgestellt werden, wie einem Kontaktmanager, Followup.cc, Dateianhangssuche und anderen, bietet Mailbird eine vollständige Integration mit fast allen beliebten Geschäfts- und Produktivitäts-Apps, von Slack bis hin zu Asana.
Die Liste der in Mailbird integrierten Funktionen ist umfangreich, da, wie wir zu Beginn gesagt haben, jedes Unternehmen etwas anderes benötigt. Einige der Vorteile der Nutzung von Mailbird sind auch die Vielzahl an Anpassungsoptionen und die Unterstützung mehrerer Sprachen (17 Sprachen), die jedem Benutzer zur Verfügung stehen.
Mit den Updates in Unternehmens-E-Mail-Lösungen Schritt halten
Wenn Ihr Unternehmen wächst, muss sich auch die Technologie, die Sie verwenden, mit Ihnen weiterentwickeln. Andernfalls könnten Sie auf unnötige Schwierigkeiten und technische Probleme stoßen, die Ihr Geschäft schädigen können. In den Worten von Microsoft: "Unternehmens-E-Mail-Konten stellen sicher, dass Ihr E-Mail-Dienst eine Erweiterung Ihrer Kommunikationsstrategie wird." Außerdem, wenn Sie einen E-Mail-Dienst-Client verwenden, möchten Sie einen, der mit Ihnen Schritt halten kann, zusammen mit OS- und Windows-Updates.
Damit der E-Mail-Client Ihnen hilft, Unternehmens-E-Mails effektiv zu verwalten, sollte er sich der kontinuierlichen Verbesserung und Aktualisierung seiner Funktionen und Integrationen verpflichten. Das App-Integrationsmodul ist eine notwendige Option für einen E-Mail-Client, der bestrebt ist, einer der beste Anbieter für Unternehmens-E-Mail-Services in der Branche zu sein. Ein kompetenter E-Mail-Client wäre vollständig mit den Produktivitätsanwendungen, die Ihre Mitarbeiter verwenden, wie Asana, Slack, Moo.do, Todoist, Whereby, Degoo, Google Apps, sowie Videokonferenz-Tools und anderen integriert.
Produktivitätsanwendungen sind ein wesentlicher Bestandteil jeder modernen Geschäftsgemeinschaft, und die E-Mail-Integrationsoption wird alle in Ihrem Unternehmen dynamischer machen. Menschen zu motivieren, in Verbindung zu bleiben oder schneller auf Aufgaben zu reagieren, ist eine weitere kluge Möglichkeit, die Gesamtproduktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern.
Die Integration mit Produktivitätsanwendungen und die Funktionen des Unternehmens-E-Mail-Kontos selbst definieren, wie gut ein E-Mail-Client ist und wie vorteilhaft er für Sie als Unternehmer sein wird. Was Ihr Unternehmen benötigt, ist die vollständige Integration und Synchronisation zwischen den E-Mail-Konten und anderen Geschäftstools, damit Ihre Mitarbeiter sich auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren können.
Zusammenfassung
In den USA senden oder lesen mehr als 85 Prozent der Erwachsenen E-Mails, und diese Daten können Ihnen ein ziemlich gutes Bild davon geben, wie wichtig Unternehmens-E-Mails sind. Deshalb ist es wichtig zu wissen, wie man Unternehmens-E-Mails richtig verwaltet.
Außerdem sollte das Finden eines hochwertigen E-Mail-Clients, der Ihnen hilft, die Unternehmens-E-Mails Ihres Unternehmens richtig zu verwalten, ganz oben auf Ihrer Liste stehen. Dadurch wird nicht nur das Leben Ihrer Mitarbeiter einfacher, sondern es wird auch einen positiven Einfluss auf die Gesamtleistung Ihres Unternehmens haben.
FAQ
Wie verwalte ich meine Unternehmens-E-Mail?
Die Verwaltung von Unternehmens-E-Mails kann eine mühsame Aufgabe sein. Im Durchschnitt verbringen Menschen mehr als ein Viertel ihres Arbeitstags damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen werden, Ihr Postfach besser zu verwalten:1. Lassen Sie Ihre E-Mail-App nicht den ganzen Tag geöffnet. Nehmen Sie sich stattdessen jeden Tag Zeit, um E-Mails zu lesen und zu beantworten.2. Handeln Sie sofort. Anstatt Ihre Antwort zu verzögern, verfolgen Sie sofortige Maßnahmen, um Ihr Postfach unter Kontrolle zu halten.3. Organisieren Sie Ihr Postfach mit Labels, Ordnern und Kategorien.4. Melden Sie sich von promotional E-Mails ab, um die Zeit zu reduzieren, die Sie mit dem Lesen verbringen. Außerdem können Sie einen E-Mail-Client wie Mailbird verwenden, der all dies für Sie erledigt. Mailbird bietet viele erweiterte Funktionen, die Ihnen helfen, Ihr Postfach zu organisieren, schnell auf E-Mails zu reagieren und die Zeit, die Sie mit dem Überprüfen von E-Mails verbringen, um die Hälfte zu reduzieren.
Wie manage ich ein hohes E-Mail-Volumen?
Es ist möglich, E-Mail-Überlastung am Arbeitsplatz zu managen und sogar zu verhindern. So können Sie es tun.1. Beginnen Sie damit, Ihr Postfach zu filtern. Dies ermöglicht es Ihnen, Prioritäten zu setzen, welche Nachrichten sofortige Antworten benötigen, welche warten können und welche E-Mails keine Antwort erfordern.2. Hören Sie auf, ständig E-Mails zu überprüfen und sofort zu antworten. Dies wird Ihre Produktivität verringern, da Sie von einer Aufgabe zur anderen wechseln. Setzen Sie stattdessen jeden Tag etwas Zeit nur für das Überprüfen Ihrer E-Mails ein.3. Setzen Sie bestimmte Grenzen und Erwartungen. Eine zeitnahe Antwort auf E-Mails ist wünschenswert. Ihre Kunden und Kollegen sollten jedoch wissen, dass Sie nicht verpflichtet sind, ihre E-Mails sofort oder außerhalb der Bürozeiten zu beantworten.4. Die Verwendung eines E-Mail-Clients wie Mailbird wird Ihre E-Mail-Erfahrung transformieren. Diese Tools verfügen über erweiterte Funktionen, die Ihr Postfach organisiert halten (auch wenn Sie mehrere Konten haben) und die Zeit, die Sie mit dem Lesen von E-Mails verbringen, um die Hälfte reduzieren.
Wie nutze ich Outlook professionell?
Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, das Beste aus Outlook herauszuholen und Ihre Effizienz am Arbeitsplatz zu maximieren.1. Organisieren Sie Ihre E-Mails in Ordnern und Kategorien, damit Sie leichter im Posteingang navigieren können.2. Verwenden Sie die "Rückruf"- oder E-Mail-Rückzugsfunktion von Outlook, wenn Sie versehentlich eine falsche E-Mail senden.3. Räumen Sie Ihr Postfach mit der Schaltfläche "Aufräumen" auf, die Nachrichten entfernt, die später in einem E-Mail-Verlauf wiederholt werden.4. Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen für häufige Antworten, um Zeit zu sparen.5. Planen Sie E-Mails für die zukünftige Zustellung, wenn Sie möchten, dass Ihre Nachrichten zuerst am Morgen im Posteingang des Empfängers oben erscheinen.6. Nutzen Sie den Outlook-Kalender, um Ihre Zeit effektiv zu organisieren und Ihre täglichen Aufgaben effizienter zu gestalten.
Wie organisiere ich meine Arbeits-E-Mail-Ordner?
Hassen Sie es nicht auch, wenn Ihr Posteingang unordentlich wird? Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre E-Mail-Ordner organisiert zu halten.1. Melden Sie sich von allen unerwünschten und Spam-E-Mails ab.2. Die Verwendung von Ordnern wird empfohlen, aber machen Sie Ihre Ordnerstruktur nicht zu komplex.3. Nutzen Sie die Suchfunktionen des E-Mail-Clients, um schnell das zu finden, wonach Sie suchen.4. Übernehmen Sie die Fünf-Sätze-Regel, wenn Sie auf E-Mails antworten. Antworten, die weniger als fünf Sätze enthalten, sind unhöflich. Antworten, die mehr als fünf Sätze enthalten, sind Zeitverschwendung.5. Öffnen Sie eine E-Mail nur, wenn Sie planen, darauf zu antworten oder sie zu archivieren. Das Öffnen von E-Mails und keine Maßnahmen zu ergreifen, ist Zeitverschwendung.6.Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen für häufige Antworten, um Zeit zu sparen.7. Verwenden Sie Labels und Filter, um Ihre E-Mail-Produktivität in die Höhe zu treiben.
