Zarządzanie Poczta Korporacyjną: Przewodnik 2026
Około 74 biliony e-maili wysyłanych jest co roku z kont osobistych i firmowych. Biorąc pod uwagę ogromną ilość wiadomości, ważne jest, aby właściwie zarządzać firmową pocztą, aby Twoja firma nie została przytłoczona korespondencją.
W tym artykule przedstawimy informacje na dwa kluczowe tematy dotyczące zarządzania e-mailem:
- Wybór dostawcy usług e-mail dla firm
- Wybór klienta pocztowego
Każda firma jest inna, dlatego przedstawimy najlepsze dostępne opcje na rynku. Możesz przeczytać naszą krótką analizę i podjąć świadomą decyzję. Dodatkowo szczegółowo wyjaśnimy korzyści, jakie możesz uzyskać dla swojej firmy, gdy korzystasz z odpowiedniego klienta pocztowego.
Znajdź Najlepszego Dostawcę Usług E-mail dla Firm do Zarządzania E-mailem Korporacyjnym
E-maile korporacyjne są rdzeniem komunikacji biznesowej, a odkrycie najlepszego dostawcy usług e-mail dla firm może zmienić sposób, w jaki prowadzisz działalność. Jednak znalezienie odpowiedniego dostawcy usług e-mail nie jest łatwym zadaniem. Na rynku jest wiele opcji, a wszystkie z nich oferują podobne funkcje. Dlatego postanowiliśmy poinformować Cię o dwóch najlepszych opcjach dostawców e-mail w społeczności biznesowej.
Pierwszym z nich jest lider, który zdominował rynek e-maili korporacyjnych odkąd został wprowadzony, a jest nim G Suite od Google. Został stworzony jako odpowiedź na słynnego Outlooka od Microsoftu, naszego drugiego wyboru, i G Suite spełnia wymagania niemal na każdej płaszczyźnie.
Istnieją trzy pakiety cenowe, które jako właściciel firmy możesz wybrać do zarządzania e-mailem korporacyjnym, a podstawowy zaczyna się od 5 USD miesięcznie. Otrzymasz pełną integrację z najczęściej używanymi narzędziami biznesowymi, pełne importowanie innych skrzynek pocztowych, dużą przestrzeń w Google Drive z niezwykle przydatnymi dokumentami Google oraz wsparcie 24/7, aby wymienić tylko kilka z pozytywów. G Suite niewątpliwie zapewnia doskonałą usługę jako dobry e-mail dla firm.
Naszym drugim najlepszym wyborem dla dostawcy usług e-mail dla firm jest Outlook od Microsoftu. Najlepszą funkcją Outlooka jest ograniczenie rozmiaru załączników, które wynosi do 50MB. Ponadto, rozmiar przestrzeni magazynowej skrzynki odbiorczej wynosi 1TB, a podobnie jak G Suite, oferuje integrację ze wszystkimi twoimi innymi kontami e-mail. Interfejs jest prosty i przejrzysty, co ułatwia korzystanie z niego. Kolejną przydatną funkcją, którą firmy lubią, są integracje oparte na aplikacjach.
Cena ustalona jest na 6,99 USD miesięcznie.
Dodatkowo, jeśli szukasz więcej opcji dla dostawcy usług e-mail, możesz spojrzeć na:
- Yahoo Mail
- AOL Mail
- GMX
- Zoho Mail
- iCloud
- ProtonMail
Zarządzaj firmową pocztą e-mail z odpowiednim klientem e-mail
Nawet mała inwestycja w odpowiednią usługę poczty e-mail dla firm może zmienić zasady gry dla start-upu lub rozwiniętego biznesu, który wymaga lepszego zarządzania e-mailem. Celem jest uproszczenie procesu, przyspieszenie go oraz zwiększenie efektywności, jednocześnie eliminując możliwość błędu.
Budowanie owocowej relacji z klientami i konsumentami wymaga zaufania i terminowości. W każdej branży szybka odpowiedź i właściwa uwaga ze strony dostawcy są cenione ponad wszystko, gdy jesteś nabywcą. Właśnie tutaj klient e-mail przychodzi z pomocą w zarządzaniu firmową pocztą e-mail w najlepszy możliwy sposób. Aby utrzymać zaufanie i przejrzystość, ważne jest, aby upewnić się, że twoja domena nie jest umieszczona na czarnej liście. Korzystaj z darmowego narzędzia do sprawdzania czarnej listy domen, aby regularnie monitorować reputację swojej domeny. W ten sposób możesz zapobiec oznaczeniu swoich e-maili jako spam, co mogłoby wpłynąć na twoją komunikację z klientami i potencjalnymi nabywcami.
Funkcja zjednoczonej skrzynki odbiorczej daje ci podgląd wszystkich firmowych e-maili, które otrzymujesz w swojej skrzynce pocztowej dla przedsiębiorstw. Na przykład klient e-mail, który ma zjednoczoną skrzynkę odbiorczą z kolorowymi wskaźnikami, pozwoli ci zobaczyć, z jakiego konta pocztowego pochodzi dany e-mail. Ta funkcja może samodzielnie utrzymać twoją skrzynkę odbiorczą w porządku, co zaoszczędzi twój cenny czas na ważniejsze zadania codzienne.
Jeśli twoi klienci są zadowoleni z twojej usługi, możliwość zdobywania nowych klientów rośnie wykładniczo, a jak wspomnieliśmy na początku tej sekcji, szybka odpowiedź na ich e-maile sprawi, że to się stanie. Nikt nie chce powolnej odpowiedzi, a e-maile nie są wyjątkiem od tej zasady. Zgodnie z raportem DMA Insight, 99 procent osób korzystających z usługi e-mail sprawdza ją codziennie, niektórzy nawet 70 razy dziennie, szczególnie jeśli czekają na odpowiedź.
Inną funkcją, którą każda usługa poczty e-mail dla firm powinna mieć, a która może okazać się przydatna, jest przycisk drzemki. Tak, istnieje przycisk drzemki dla e-maili. Przycisk drzemki jest de facto reprezentacją podejścia "wrócę do tego później", ale z pomocnym zwrotem.
Oznacza to, że możesz kliknąć dowolny e-mail i odłożyć go na później, co przeniesie e-mail do folderu drzemki (niewidocznego w kliencie e-mail). Następnie, w czasie określonym przez ciebie, ten sam e-mail wróci do twojej skrzynki odbiorczej, a ty zostaniesz przypomniany, że musisz się nim zająć. Ta funkcja pozwala skupić się na pilnych e-mailach w twojej skrzynce.
Inne pomocne funkcje zwiększające produktywność, jakie klient e-mail może zapewnić twojemu biznesowi to:
- Zarządzanie kontaktami
- Przeciągnij i upuść załączniki
- Degoo
- Wyszukiwanie załączników
- Followup.cc
- UnrollMe
- Wyszukiwanie awatarów
- Funkcja wyszukiwania LinkedIn
- Funkcja tagowania
W badaniu z 2011 roku przeprowadzonym przez Uniwersytet Stanforda pt. "E-mail jako źródło i symbol stresu" stwierdzono, że sama skrzynka odbiorcza e-mail stała się symbolem lęku i przeciążenia.
Jako właściciel firmy, ostatnią rzeczą, jakiej byś chciał, jest to, aby twoi pracownicy bali się zarządzania firmową pocztą e-mail. Ponadto zestresowani ludzie z reguły pracują mniej efektywnie. Najlepszym podejściem byłoby ułatwienie pracy, zwiększenie jej elastyczności i przyspieszenie dla twojego zespołu, a dobrze zorganizowana skrzynka odbiorcza może w tym pomóc.
Najlepsze usługi e-mail dla firm do zarządzania e-mailami korporacyjnymi
W tej krótkiej analizie skupimy się na trzech najlepszych wyborach klientów poczty e-mail dzisiaj, z wyłączeniem G Suite i Outlook, ponieważ już omówiliśmy je powyżej w sekcji dostawców e-mail. Nasze propozycje to Airmail, Mozilla Thunderbird oraz Mailbird.
Airmail
Airmail to klient poczty e-mail dla Maca, znany z szybkości i responsywności, co tłumaczy, dlaczego reklamowany jest jako "oszałamiająco szybki klient poczty e-mail dla Maca." Innym aspektem, z którego Airmail jest znany, jest projekt interfejsu oraz elegancki, piękny wygląd pulpitu. Niektóre z doskonałych funkcji tego klienta poczty e-mail to wsparcie dla Markdown w pisaniu, interfejs HTML obok siebie do pisania maili korporacyjnych, podejście do skrzynki odbiorczej oparte na zadaniach oraz integracja aplikacji, żeby wymienić tylko kilka.
Thunderbird
Mozilla Thunderbird to łatwy do skonfigurowania klient poczty e-mail, który, jak wszystkie inne klienci poczty e-mail dla systemu Windows, obsługuje nieograniczoną liczbę kont pocztowych dla firm. To usługa na desktopie, która pozwala na przechowywanie kopii zapasowej wszystkich Twoich e-maili i pomaga w zarządzaniu rozmowami, spotkaniami oraz innymi terminami dzięki wsparciu dla wielu kalendarzy. Bycie darmowym może powodować pewne problemy z e-mailami, co jest akceptowalne. Jednak niektóre z kluczowych funkcji Thunderbirda opierają się na zewnętrznych rozszerzeniach, a interfejs na początku nie jest zbyt przyjazny dla użytkownika.
Mailbird
Mailbird to również klient poczty e-mail dla systemu Windows, który obsługuje nieograniczoną liczbę kont e-mail z przemyślanym interfejsem, który umożliwia łatwą nawigację i intuicyjne zrozumienie dla początkujących.
Oprócz oryginalnych funkcji zwiększających wydajność, które dostarczane są z klientem poczty e-mail, takich jak Menedżer Kontaktów, Followup.cc, Wyszukiwanie Załączników i inne, Mailbird oferuje pełną integrację z prawie wszystkimi popularnymi aplikacjami biznesowymi i produktywnościowymi, od Slack po Asana.
Lista funkcji zintegrowanych z Mailbird jest obszerna, ponieważ, jak powiedzieliśmy na początku, każda firma potrzebuje czegoś nieco innego. Niektóre z zalet korzystania z Mailbird to również szeroki zakres opcji personalizacji oraz wsparcie dla wielu języków (17 języków), które są dostępne dla każdego użytkownika.
Śledzenie aktualizacji w rozwiązaniach e-mailowych dla firm
W miarę jak twoja firma się rozwija, technologia, z której korzystasz, musi rozwijać się razem z tobą. W przeciwnym razie możesz napotkać niepotrzebne trudności i problemy techniczne, które mogą zaszkodzić twojemu biznesowi. Zdaniem Microsoftu: "Konta e-mailowe dla firm zapewniają, że twoja usługa e-mailowa staje się rozszerzeniem twojej strategii komunikacji." Poza tym, jeśli korzystasz z klienta usługi e-mail, chcesz takiego, który nadąży za tobą oraz aktualizacjami systemu operacyjnego i Windows.
Aby klient e-mail mógł skutecznie pomóc w zarządzaniu e-mailem firmowym, powinien być zaangażowany w ciągłe ulepszanie i aktualizowanie swoich funkcji i integracji. Moduł integracji aplikacji jest niezbędną opcją dla klienta e-mail, który dąży do bycia jednym z najlepszych rozwiązań e-mailowych dla firm w branży. Sprawny klient e-mail powinien być w pełni zintegrowany z aplikacjami zwiększającymi produktywność, z których korzystają twoi pracownicy, takimi jak Asana, Slack, Moo.do, Todoist, Whereby, Degoo, Google Apps, oprócz narzędzi do wideokonferencji i innych.
Aplikacje zwiększające produktywność są integralną częścią każdej nowoczesnej społeczności biznesowej, a opcja integracji e-mail przyczyni się do większej dynamiki wszystkich w twojej firmie. Motywowanie ludzi do utrzymywania kontaktu lub szybszego reagowania na zadania to kolejny mądry sposób na zwiększenie ogólnej efektywności twojego zespołu.
Integracja z aplikacjami zwiększającymi produktywność oraz funkcje samego kontu e-mail dla firm definiują, jak dobry jest klient e-mail i jak korzystny będzie dla ciebie jako właściciela firmy. To, czego potrzebuje twoja firma, to pełna integracja i synchronizacja między kontami e-mail a innymi narzędziami biznesowymi, aby twoi pracownicy mogli skupić się na zadaniach.
Podsumowanie
W Stanach Zjednoczonych ponad 85 procent dorosłych wysyła lub czyta e-maile, a te dane mogą dać ci całkiem dobry obraz tego, jak ważne są e-maile korporacyjne. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jak prawidłowo zarządzać e-mailem korporacyjnym.
Ponadto znalezienie wysokiej jakości klienta poczty elektronicznej, który pomoże ci odpowiednio zarządzać e-mailami korporacyjnymi twojego przedsiębiorstwa, powinno być na szczycie twojej listy. Nie tylko ułatwi to życie twoim pracownikom, ale również pozytywnie wpłynie na ogólne wyniki twojej firmy.
FAQ
Jak zarządzać pocztą e-mail w firmie?
Zarządzanie pocztą e-mail w firmie może być czasochłonnym zadaniem. Średnio ludzie spędzają więcej niż jedną czwartą swojego dnia pracy na czytaniu i odpowiadaniu na wiadomości e-mail. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci lepiej zarządzać swoją skrzynką odbiorczą:1. Nie zostawiaj aplikacji pocztowej otwartej przez cały dzień. Zamiast tego, wydziel czas każdego dnia na czytanie i odpowiadanie na wiadomości.2. Działaj od razu. Zamiast odkładać odpowiedź, dąż do natychmiastowych działań, aby utrzymać kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą.3. Organizuj swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą etykiet, folderów i kategorii.4. Wypisz się z e-maili promocyjnych, aby zredukować czas, który spędzasz na czytaniu. Ponadto możesz skorzystać z klienta pocztowego, takiego jak Mailbird, który zrobi to wszystko za Ciebie. Mailbird oferuje wiele zaawansowanych funkcji, które pomogą Ci uporządkować skrzynkę odbiorczą, szybko odpowiadać na wiadomości e-mail i zmniejszyć o połowę czas, który spędzasz na sprawdzaniu poczty.
Jak zarządzać dużą ilością e-maili?
Możliwe jest zarządzanie, a nawet zapobieganie przeciążeniu wiadomościami e-mail w pracy. Oto jak możesz to zrobić.1. Zacznij filtrować swoją skrzynkę odbiorczą. Pozwoli to na priorytetyzację, które wiadomości wymagają natychmiastowej reakcji, które mogą poczekać, a które e-maile nie wymagają w ogóle odpowiedzi.2. Przestań ciągle sprawdzać e-maile i odpowiadać na nie od razu. Zmniejszy to Twoją produktywność, ponieważ będziesz przełączać się z jednego zadania na drugie. Zamiast tego, wydziel czas każdego dnia tylko na sprawdzanie poczty.3. Ustal pewne granice i oczekiwania. Szybka odpowiedź na e-maile jest pożądana. Jednak Twoi klienci i koledzy powinni wiedzieć, że nie masz obowiązku natychmiast odpowiadać na ich wiadomości ani poza godzinami pracy.4. Korzystając z klienta pocztowego, takiego jak Mailbird, zmienisz swoje doświadczenie związane z e-mailami. Te narzędzia oferują zaawansowane funkcje, które pozwolą utrzymać Twoją skrzynkę odbiorczą w porządku (nawet jeśli masz wiele kont) i skrócić czas, który spędzasz na czytaniu e-maili o połowę.
Jak profesjonalnie korzystać z Outlooka?
Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w pełni wykorzystać Outlook i maksymalnie zwiększyć swoją wydajność w miejscu pracy.1. Organizuj swoje e-maile w folderach i kategoriach, aby łatwiej nawigować po skrzynce odbiorczej.2. Skorzystaj z funkcji „Cofnij” lub „anuluj wysyłanie” w Outlooku, gdy przypadkowo wyślesz niewłaściwy e-mail.3. Posprzątaj swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą przycisku „Czyszczenie”, który usunie wiadomości, które są powielane później w wątku e-mailowym.4. Twórz szablony e-maili dla często stosowanych odpowiedzi, aby zaoszczędzić trochę czasu.5. Zaplanuj wysyłkę e-maili na przyszłość, gdy potrzebujesz, aby Twoje wiadomości znalazły się na szczycie skrzynki odbiorczej odbiorcy zaraz po przyjściu rano.6. Użyj kalendarza Outlook, aby efektywnie organizować swój czas i uczynić codzienne zadania bardziej wydajnymi.
Jak zorganizować foldery e-mailowe w pracy?
Czy nie denerwuje Cię, gdy Twoja skrzynka odbiorcza staje się nieuporządkowana? Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci utrzymać porządek w folderach e-mailowych.1. Wypisz się ze wszystkich niechcianych i spamowych e-maili.2. Korzystanie z folderów jest zalecane, ale nie rób zbyt skomplikowanej struktury folderów.3. Wykorzystaj możliwości wyszukiwania klienta pocztowego, aby szybko znaleźć to, czego szukasz.4. Przyjmij zasadę pięciu zdań podczas odpowiadania na e-maile. Odpowiedzi zawierające mniej niż pięć zdań są niegrzeczne. Jednak odpowiedzi zawierające więcej niż pięć zdań są stratą czasu.5. Otwórz e-mail tylko wtedy, gdy planujesz na niego odpowiedzieć lub go zarchiwizować. Otwieranie e-maili i niepodejmowanie żadnych działań to strata czasu.6. Twórz szablony e-maili dla często stosowanych odpowiedzi, aby zaoszczędzić trochę czasu.7. Używaj etykiet i filtrów, aby znacznie zwiększyć swoją produktywność e-mailową.
