Gestão de Email Empresarial: Guia 2026
Aproximadamente 74 trilhões de emails são enviados todos os anos de contas pessoais e corporativas. Considerando o grande volume de mensagens, é vital gerir o email empresarial da forma correta para que a sua empresa não fique sobrecarregada por correspondência.
Neste artigo, vamos fornecer informações sobre dois assuntos cruciais relacionados à gestão de e-mail:
- Escolher um provedor de serviços de e-mail empresarial
- Selecionar um cliente de e-mail
Cada empresa é diferente, por isso vamos apresentar as melhores opções disponíveis no mercado hoje. Você pode ler a nossa breve análise e tomar uma decisão informada. Além disso, vamos explicar em detalhes os benefícios que você pode colher para a sua empresa ao utilizar um cliente de e-mail adequado.
Encontre o Melhor Provedor de Serviços de E-mail Empresarial para Gerir E-mails Corporativos
Os e-mails corporativos são o núcleo da comunicação empresarial, e descobrir o melhor provedor de serviços de e-mail empresarial pode mudar a forma como você conduz negócios. No entanto, encontrar o provedor de serviços de e-mail certo não é uma tarefa fácil. Existem muitas opções no mercado, e todas oferecem recursos semelhantes. Essa é a razão pela qual decidimos informar você sobre as duas melhores opções de provedores de e-mail na comunidade empresarial.
A primeira é a líder que dominou a cena de e-mail corporativo desde que foi lançada, e é o G Suite do Google. Foi desenvolvido como uma resposta ao famoso Outlook da Microsoft, nossa segunda escolha, e o G Suite atendeu quase todos os aspectos.
Há três pacotes de preços que você, como proprietário de uma empresa, pode escolher para gerenciar e-mails corporativos, e o básico começa em NULL por mês. Você terá integração total com as ferramentas de negócios mais utilizadas, importação completa de suas outras caixas de entrada, grande armazenamento no Google Drive com o incrivelmente útil Google Docs, e suporte 24/7, para mencionar algumas das vantagens. O G Suite indiscutivelmente fornece um excelente serviço como um bom e-mail para empresas.
Nossa segunda melhor escolha para um provedor de serviços de e-mail corporativo é o Outlook da Microsoft. O melhor recurso do Outlook é o limite de tamanho de anexos, que vai até 50MB. Além disso, o espaço de armazenamento da caixa de entrada é de 1TB, e assim como o G Suite, oferece integração com todas as suas outras contas de e-mail. A interface é simples e limpa, o que a torna muito fácil de usar. Mais um recurso útil que as empresas gostam são as integrações baseadas em aplicativos.
O preço está definido em ?,99 por mês.
Além disso, se você está à procura de mais opções para um provedor de serviços de e-mail, pode dar uma olhada em:
- Yahoo Mail
- AOL Mail
- GMX
- Zoho Mail
- iCloud
- ProtonMail
Gerir E-mail Corporativo Com o Cliente de E-mail Certo
Mesmo um pequeno investimento no melhor provedor de serviços de e-mail empresarial pode ser um divisor de águas para uma start-up ou um negócio evoluído que requer uma melhor gestão de e-mails. O objetivo é tornar o processo mais simples, rápido e eficiente, ao mesmo tempo eliminando a margem para erro.
Construir uma relação frutífera com seus clientes requer confiança e pontualidade. Em qualquer setor, uma resposta rápida e a atenção adequada do seu provedor são valorizadas acima de tudo quando você é um comprador. É aqui que o cliente de e-mail entra para ajudá-lo a gerir o e-mail corporativo da melhor maneira possível. Para manter a confiança e a transparência, é importante garantir que seu domínio não esteja na lista negra. Utilize um verificador de lista negra de domínio gratuito para monitorar regularmente a reputação do seu domínio. Dessa forma, você pode evitar que seus e-mails sejam marcados como spam, o que poderia afetar sua comunicação com clientes e potenciais clientes.
O recurso de caixa de entrada unificada oferece uma pré-visualização de todos os e-mails corporativos que você recebe na sua caixa de entrada de e-mail empresarial. Por exemplo, um cliente de e-mail que apresenta uma caixa de entrada unificada com indicadores de cor lhe dará a opção de ver de qual conta de e-mail corporativo vem cada e-mail. Este recurso pode manter sua caixa de entrada organizada e limpa, o que economizará seu valioso tempo para tarefas diárias mais importantes.
Se os seus clientes estão satisfeitos com seu serviço, a possibilidade de adquirir mais cresce exponencialmente, e, como dissemos no início desta seção, responder rapidamente aos e-mails deles fará isso acontecer. Ninguém quer uma resposta lenta, e os e-mails não são uma exceção a essa regra. Segundo a DMA Insight, 99% das pessoas que utilizam um serviço de e-mail verificam-no diariamente, algumas até 70 vezes ao dia, especialmente se estão aguardando uma resposta.
Outro recurso que qualquer serviço de e-mail corporativo deve ter e que pode ser útil é o botão de soneca. Sim, há um botão de soneca para e-mails. O botão de soneca é uma representação de facto da abordagem "Voltarei a isso mais tarde", mas com uma reviravolta útil.
Isso significa que você pode clicar em qualquer e-mail e soneca-lo para mais tarde, o que irá relocá-lo para uma pasta de soneca (não visível no cliente de e-mail). Então, em um momento especificado por você, o mesmo e-mail voltará para a sua caixa de entrada, e você será lembrado de que precisa trabalhar nele. Este recurso permite que você se concentre nos e-mails urgentes em sua caixa de entrada.
Outros recursos úteis de produtividade que um cliente de e-mail pode fornecer para o seu negócio são:
- Gestor de Contatos
- Arrastar e Soltar Anexos
- Degoo
- Pesquisa de Anexos
- Followup.cc
- UnrollMe
- Pesquisa de Avatar
- Recurso de Pesquisa no LinkedIn
- Recurso de Etiquetagem
Em um estudo de 2011 da Universidade de Stanford intitulado "E-Mail como Fonte e Símbolo de Estresse," foi descoberto que a caixa de entrada de e-mail em si se tornou um símbolo de ansiedade e sobrecarga.
Como proprietário de um negócio, a última coisa que você gostaria é que seus funcionários temessem a gestão do e-mail corporativo. Além disso, pessoas estressadas tendem a ter um desempenho abaixo do esperado no trabalho. A melhor abordagem incluiria tornar o trabalho mais fácil, flexível e rápido para sua equipe, e uma caixa de entrada bem organizada pode ajudar nessa missão.
Melhores Serviços de E-mail Corporativo para Gestão de E-mail Empresarial
Nesta análise curta, vamos focar nas três melhores opções de clientes de e-mail hoje, excluindo G Suite e Outlook, pois já discutimos estes anteriormente na seção de provedores de e-mail. As nossas escolhas são Airmail, Mozilla Thunderbird e Mailbird.
Airmail
Airmail é um cliente de e-mail para Mac, e é famoso por ser rápido e responsivo, o que explica porque é anunciado como um "cliente de e-mail extremamente rápido para Mac." O outro aspecto pelo qual o Airmail é conhecido é o design da interface e a aparência polida e bonita do painel. Algumas das excelentes características deste cliente de e-mail são o suporte a Markdown para composição, uma interface HTML lado a lado para escrever e-mails corporativos, a abordagem de caixa de entrada baseada em tarefas e a integração de aplicativos, para citar alguns.
Thunderbird
O Mozilla Thunderbird é um cliente de e-mail fácil de configurar e, assim como todos os outros clientes de e-mail para Windows, suporta um número ilimitado de contas de e-mail corporativas. É um serviço de desktop que permite fazer backup de todos os seus e-mails e ajuda na gestão das suas chamadas, reuniões e outros compromissos com o suporte a múltiplos calendários. Sendo gratuito, pode causar alguns problemas de e-mail que são aceitáveis. No entanto, algumas das principais características do Thunderbird dependem de extensões de terceiros, e a interface não é muito amigável no início.
Mailbird
Mailbird é também um cliente de e-mail para Windows que suporta um número ilimitado de contas de e-mail com uma interface cuidadosamente projetada que permite fácil navegação e compreensão intuitiva para iniciantes.
Além das funcionalidades originais de produtividade que vêm com o cliente de e-mail, como um Gestor de Contatos, Followup.cc, Pesquisa de Anexos e outras, o Mailbird oferece integração total com quase todos os aplicativos de negócios e produtividade populares, desde Slack até Asana.
A lista de funcionalidades integradas ao Mailbird é extensa porque, como dissemos no início, cada empresa precisa de algo ligeiramente diferente. Algumas das vantagens de usar o Mailbird também são a ampla gama de opções de personalização e o suporte a múltiplas línguas (17 idiomas), que estão disponíveis para todos os usuários.
Acompanhar as Atualizações em Soluções de Email Empresarial
À medida que a sua empresa cresce, a tecnologia que está a utilizar tem de crescer consigo. Caso contrário, poderá enfrentar dificuldades desnecessárias e problemas técnicos que podem prejudicar o seu negócio. Nas palavras da Microsoft: "As contas de email empresarial garantem que o seu serviço de email se torne uma extensão da sua estratégia de comunicação." Além disso, se está a usar um cliente de serviços de email, quer um que possa acompanhar o seu ritmo, juntamente com as atualizações de OS e Windows.
Para que o cliente de email o ajude a gerir o email corporativo de forma eficaz, deve comprometer-se com a atualização contínua das suas funcionalidades e integrações. O módulo de integração de aplicações é uma opção necessária para um cliente de email que se esforça por ser uma das melhores soluções de email empresarial do setor. Um cliente de email proficiente estaria totalmente integrado com as aplicações de produtividade que os seus colaboradores estão a utilizar, como Asana, Slack, Moo.do, Todoist, Whereby, Degoo, Google Apps, além de ferramentas de videoconferência, entre outras.
As aplicações de produtividade são uma parte integrante de qualquer comunidade empresarial moderna, e a opção de integração de email tornará todos na sua empresa mais dinâmicos. Motivar as pessoas a permanecerem conectadas ou a responderem mais rapidamente às tarefas é outra forma inteligente de aumentar a eficiência geral da sua equipe.
A integração com aplicações de produtividade e as funcionalidades da conta de email corporativa são o que define quão bom é um cliente de email e quão benéfico será para si como proprietário de um negócio. O que a sua empresa precisa é de integração total e sincronização entre as contas de email e outras ferramentas de negócios, para que os seus colaboradores possam concentrar-se nas tarefas em mãos.
Conclusão
Nos EUA, mais de 85 por cento dos adultos enviam ou leem emails, e estes dados podem dar-lhe uma boa ideia de quão essenciais são os emails corporativos. É por isso que é importante saber como gerir corretamente o email corporativo.
Além disso, encontrar um cliente de email de alta qualidade que possa ajudar a gerir os emails corporativos da sua empresa da maneira certa deve estar no topo da sua lista. Não só tornará a vida dos seus funcionários mais fácil, como também terá um bom impacto no desempenho geral da sua empresa.
Perguntas Frequentes
Como gerencio meu e-mail empresarial?
Gerenciar o e-mail empresarial pode ser uma tarefa tediosa. Em média, as pessoas passam mais de um quarto do seu dia de trabalho lendo e respondendo e-mails. Aqui estão algumas dicas que irão ajudá-lo a gerenciar sua caixa de entrada melhor:1. Não deixe seu aplicativo de e-mail aberto o dia todo. Em vez disso, reserve um tempo a cada dia para ler e responder e-mails.2. Tome uma atitude imediatamente. Em vez de adiar sua resposta, busque uma ação imediata para ajudar a manter sua caixa de entrada sob controle.3. Organize sua caixa de entrada com etiquetas, pastas e categorias.4. Cancele a inscrição de e-mails promocionais para reduzir o tempo que você passa lendo. Além disso, você pode obter um cliente de e-mail como o Mailbird que fará tudo isso por você. O Mailbird vem com muitos recursos avançados que ajudarão a organizar sua caixa de entrada, responder prontamente a e-mails e reduzir pela metade o tempo que você passa verificando e-mails.
Como gerencio um alto volume de e-mails?
É possível gerenciar e até prevenir a sobrecarga de e-mails no trabalho. Aqui está como você pode fazer isso.1. Comece filtrando sua caixa de entrada. Isso permitirá que você priorize quais mensagens precisam de uma resposta imediata, quais podem esperar e quais e-mails não requerem resposta.2. Pare de verificar e-mails constantemente e respondê-los imediatamente. Isso diminuirá sua produtividade, pois você estará mudando de uma tarefa para outra. Em vez disso, reserve um tempo a cada dia apenas para verificar seu e-mail.3. Defina certos limites e expectativas. Responder a e-mails prontamente é desejável. No entanto, seus clientes e colegas devem saber que você não está obrigado a responder a e-mails imediatamente ou fora do horário de expediente.4. Usar um cliente de e-mail, como o Mailbird, transformará sua experiência de e-mail. Essas ferramentas vêm com recursos avançados que manterão sua caixa de entrada organizada (mesmo que você tenha várias contas) e reduzirão pela metade o tempo que você passa lendo e-mails.
Como uso o Outlook profissionalmente?
Aqui estão algumas dicas que o ajudarão a aproveitar ao máximo o Outlook e maximizar sua eficiência no trabalho.1. Organize seus e-mails em pastas e categorias para que seja mais fácil navegar na caixa de entrada.2. Use o recurso de "Recall" ou de não envio de e-mail do Outlook quando você enviar acidentalmente um e-mail errado.3. Limpe sua caixa de entrada com o botão "Limpar", que removerá mensagens que foram replicadas posteriormente em um fio de e-mail.4. Crie modelos de e-mail para respostas comuns para economizar algum tempo.5. Programe e-mails para entrega futura quando você precisar que suas mensagens apareçam no topo da caixa de entrada do seu destinatário logo de manhã.6. Use o calendário do Outlook para organizar seu tempo de forma eficaz e tornar suas tarefas diárias mais eficientes.
Como organizo minhas pastas de e-mail de trabalho?
Você não odeia quando sua caixa de entrada fica bagunçada? Aqui estão algumas dicas que o ajudarão a manter suas pastas de e-mail organizadas.1. Cancele a inscrição de todos os e-mails indesejados e de spam.2. Usar pastas é recomendado, mas não torne suas estruturas de pastas muito complexas.3. Use as capacidades de pesquisa do cliente de e-mail para encontrar rapidamente o que você está procurando.4. Adote a regra das cinco frases ao responder e-mails. Respostas que contêm menos de cinco frases são grossas. No entanto, respostas que contêm mais de cinco frases são uma perda de tempo.5. Abra um e-mail apenas quando você planeja responder ou arquivá-lo. Abrir e-mails e não tomar nenhuma ação é uma perda de tempo.6.Crie modelos de e-mail para respostas comuns para economizar algum tempo.7. Use etiquetas e filtros para aumentar sua produtividade por e-mail.
