Gestione Email Aziendali: Guida 2026
Ogni anno vengono inviate circa 74 trilioni di email da account personali e aziendali. Considerando l'enorme volume di messaggi, è fondamentale gestire correttamente le email aziendali per evitare che la tua azienda venga sommersa dalla corrispondenza.
In questo articolo, ti forniremo informazioni su due argomenti cruciali riguardanti la gestione delle email:
- Scelta di un fornitore di servizi email aziendali
- Selezione di un client email
Ogni azienda è diversa, ecco perché presenteremo le migliori opzioni disponibili sul mercato oggi. Puoi leggere la nostra breve analisi e prendere una decisione informata. Inoltre, spiegheremo in dettaglio i vantaggi che puoi ottenere per la tua azienda quando utilizzi un client email adeguato.
Trova il miglior fornitore di servizi email aziendali per gestire l'email aziendale
Le email aziendali sono il cuore della comunicazione aziendale, e scoprire il miglior fornitore di servizi email aziendali può cambiare il modo in cui conduci affari. Tuttavia, trovare il giusto fornitore di servizi email non è un compito facile. Ci sono molte opzioni sul mercato, e tutte offrono funzionalità simili. Ecco perché abbiamo deciso di informarti sulle prime due opzioni per i fornitori di email nella comunità aziendale.
Il primo è il leader del settore che ha dominato la scena dell'email aziendale dall'introduzione, ed è il G Suite di Google. È stato sviluppato come risposta al famoso Outlook di Microsoft, la nostra seconda scelta, e il G Suite ha soddisfatto quasi ogni aspetto.
Ci sono tre pacchetti di prezzo che, come proprietario di un'azienda, puoi scegliere per gestire l'email aziendale, e quello base inizia da NULL al mese. Ottieni un'integrazione completa con gli strumenti di business più utilizzati, un'importazione completa delle tue altre caselle di posta, grande spazio di archiviazione su Google Drive con l'incredibilmente utile Google Docs, e supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per citare solo alcuni dei lati positivi. G Suite fornisce senza dubbio un servizio eccellente come buona email per le aziende.
La nostra seconda scelta per un fornitore di servizi email aziendali è Outlook di Microsoft. La migliore funzionalità di Outlook è la limitazione della dimensione degli allegati, che arriva fino a 50 MB. Inoltre, la dimensione dello spazio di archiviazione della casella di posta è di 1 TB e, come il G Suite, offre integrazione con tutti i tuoi altri account email. L'interfaccia è semplice e pulita, il che la rende molto facile per gli utenti. Un'altra funzionalità utile che alle aziende piace sono le integrazioni basate su app.
Il prezzo è fissato a ?.99 al mese.
Inoltre, se stai cercando ulteriori opzioni per un fornitore di servizi email, puoi dare un'occhiata a:
- Yahoo Mail
- AOL Mail
- GMX
- Zoho Mail
- iCloud
- ProtonMail
Gestisci la posta elettronica aziendale con il giusto client email
Anche un piccolo investimento nel giusto servizio di posta elettronica aziendale può fare la differenza per una start-up o un'azienda evoluta che richiede una migliore gestione delle email. L'obiettivo è semplificare il processo, renderlo più veloce ed efficiente, eliminando al contempo il margine di errore.
Costruire una relazione proficua con i tuoi clienti richiede fiducia e tempestività. In ogni settore, una risposta rapida e l'adeguata attenzione da parte del tuo fornitore sono apprezzate sopra ogni altra cosa quando sei un acquirente. È qui che il client email entra in gioco per aiutarti a gestire la posta elettronica aziendale nel modo migliore possibile. Per mantenere fiducia e trasparenza, è importante assicurarsi che il tuo dominio non sia inserito in una blacklist. Usa un verificatore gratuito della blacklist dei domini per monitorare regolarmente la reputazione del tuo dominio. In questo modo, puoi prevenire che le tue email vengano contrassegnate come spam, il che potrebbe influenzare la tua comunicazione con clienti e potenziali clienti.
La funzione della posta in arrivo unificata ti offre un'anteprima di tutte le email aziendali che ricevi nella tua casella di posta elettronica aziendale. Ad esempio, un client email che dispone di una casella di posta in arrivo unificata con indicatori di colore ti darà la possibilità di vedere da quale account email aziendale proviene ogni email. Questa funzione può tenere a posto e organizzata la tua casella di posta, risparmiando così il tuo tempo prezioso per compiti quotidiani più importanti.
Se i tuoi clienti sono soddisfatti del tuo servizio, la possibilità di acquisirne di più cresce esponenzialmente e, come abbiamo detto all'inizio di questa sezione, rispondere rapidamente alle loro email farà sì che ciò accada. Nessuno desidera una risposta lenta e le email non fanno eccezione a questa regola. Secondo DMA Insight, il 99 percento delle persone che utilizzano un servizio di posta elettronica lo controllano quotidianamente, alcune anche 70 volte al giorno, specialmente se stanno aspettando una risposta.
Un'altra funzione che qualsiasi servizio di posta elettronica aziendale dovrebbe avere e che potrebbe tornare utile è il pulsante di posticipo. Sì, esiste un pulsante di posticipo per le email. Il pulsante di posticipo è una rappresentazione de facto dell'approccio "Ci tornerò più tardi", ma con un utile colpo di scena.
Questo significa che puoi fare clic su qualsiasi email e posticiparla a dopo, il che sposterà l'email in una cartella di posticipo (non visibile nel client email). Poi, in un momento specificato da te, la stessa email tornerà nella tua casella di posta, e ti verrà ricordato che devi lavorarci. Questa funzione ti consente di concentrarti sulle email urgenti nella tua casella di posta.
Altre funzioni utili per la produttività che un client email può fornire per la tua azienda sono:
- Gestore Contatti
- Trascina & Rilascia Allegati
- Degoo
- Ricerca Allegati
- Followup.cc
- UnrollMe
- Ricerca Avatar
- Funzione di Ricerca LinkedIn
- Funzione di Tagging
In uno studio del 2011 dell'Università di Stanford intitolato "E-Mail come Fonte e Simbolo di Stress", è emerso che la casella di posta elettronica è diventata un simbolo di ansia e sovraccarico.
Come imprenditore, l'ultima cosa che vorresti è che i tuoi dipendenti temano la gestione della posta elettronica aziendale. Inoltre, le persone stressate tendono anche a rendere di meno nel loro lavoro. L'approccio migliore dovrebbe includere la semplificazione del lavoro, rendendolo più flessibile e veloce per il tuo team, e una casella di posta ben organizzata può aiutare in questa missione.
Migliori Servizi Email Aziendali per la Gestione delle Email d'Impresa
In questa breve analisi, ci concentreremo sulle tre migliori scelte per i client email di oggi, escludendo G Suite e Outlook, in quanto ne abbiamo già discusso sopra nella sezione dei fornitori di email. Le nostre scelte sono Airmail, Mozilla Thunderbird e Mailbird.
Airmail
Airmail è un client email per Mac, ed è famoso per essere veloce e reattivo, il che spiega perché è pubblicizzato come un "client email fulmineo per Mac." L'altro aspetto per cui Airmail è rinomato è il design dell'interfaccia e l'aspetto elegante e ben curato della dashboard. Alcune delle ottime funzionalità di questo client email sono il supporto Markdown per la composizione, un'interfaccia HTML affiancata per la scrittura di email aziendali, l'approccio della casella di posta basato sui compiti e l'integrazione delle app, per citarne alcune.
Thunderbird
Mozilla Thunderbird è un client email facile da configurare e, come tutti gli altri client email basati su Windows, supporta un numero illimitato di account email aziendali. È un servizio desktop che ti consente di tenere un backup di tutte le tue email e ti aiuta nella gestione delle tue chiamate, riunioni e altri appuntamenti con il suo supporto per più calendari. Essendo gratuito, può causare alcuni problemi email che sono accettabili. Tuttavia, alcune delle principali caratteristiche di Thunderbird dipendono da estensioni di terze parti e l'interfaccia non è molto intuitiva all'inizio.
Mailbird
Mailbird è anch'esso un client email basato su Windows che supporta un numero illimitato di account email con un'interfaccia progettata con cura che consente una navigazione facile e una comprensione intuitiva per i principianti.
Oltre alle funzionalità di produttività originali che vengono con il client email, come un Gestore Contatti, Followup.cc, Ricerca Allegati e altro, Mailbird offre una piena integrazione con quasi tutte le app aziendali e di produttività più popolari, da Slack a Asana.
L'elenco delle funzionalità integrate in Mailbird è esteso perché, come abbiamo detto all'inizio, ogni azienda ha bisogno di qualcosa di leggermente diverso. Alcuni dei vantaggi di utilizzare Mailbird sono anche l'ampia gamma di opzioni di personalizzazione e il supporto multilingue (17 lingue), che sono disponibili per ogni utente.
Rimanere Aggiornati con le Novità nelle Soluzioni di Email Aziendale
Man mano che la tua azienda cresce, la tecnologia che stai utilizzando deve crescere con te. Altrimenti, potresti incontrare difficoltà e problemi tecnici inutili che possono danneggiare la tua attività. Nelle parole di Microsoft: "Gli account email aziendali assicurano che il tuo servizio email diventi un'estensione della tua strategia di comunicazione." Inoltre, se stai utilizzando un client di posta elettronica, ne desideri uno che possa tenere il passo con te, insieme agli aggiornamenti di OS e Windows.
Affinché il client di posta elettronica ti aiuti a gestire l'email aziendale in modo efficace, dovrebbe essere impegnato nell'aggiornamento continuo delle sue funzionalità e integrazioni. Il modulo di integrazione delle app è un'opzione necessaria per un client di posta elettronica che aspira a essere uno dei migliori fornitori di servizi email aziendali nel settore. Un client di posta elettronica competente sarebbe completamente integrato con le app di produttività che i tuoi dipendenti utilizzano, come Asana, Slack, Moo.do, Todoist, Whereby, Degoo, Google Apps, oltre a strumenti di videoconferenza e altro ancora.
Le app di produttività fanno parte integrante di qualsiasi comunità aziendale moderna, e l'opzione di integrazione email renderà tutti nella tua azienda più dinamici. Motivare le persone a rimanere connesse o a rispondere più rapidamente ai compiti è un altro modo intelligente per aumentare l'efficienza complessiva del tuo personale.
L'integrazione con le app di produttività e le funzionalità dell'account email aziendale stesso definiscono quanto sia valido un client di posta elettronica e quanto sarà benefico per te come imprenditore. Ciò di cui la tua azienda ha bisogno è un'integrazione completa e sincronizzazione tra gli account email e altri strumenti aziendali, affinché i tuoi dipendenti possano concentrarsi sulle attività da svolgere.
Conclusione
Negli Stati Uniti, più dell'85 percento degli adulti invia o legge email, e questi dati possono darti un'idea abbastanza chiara di quanto siano essenziali le email aziendali. Ecco perché è importante sapere come gestire correttamente le email aziendali.
Inoltre, trovare un client email di alta qualità che possa aiutarti a gestire le email aziendali della tua impresa nel modo giusto dovrebbe essere in cima alla tua lista. Non solo renderà la vita dei tuoi dipendenti più facile, ma avrà anche un buon impatto sulle prestazioni complessive della tua azienda.
FAQ
Come gestisco la mia email aziendale?
Gestire l'email aziendale può essere un compito tedioso. In media, le persone passano più di un quarto della loro giornata lavorativa a leggere e rispondere alle email. Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a gestire meglio la tua casella di posta:1. Non lasciare aperta l'app di posta tutto il giorno. Invece, dedica del tempo ogni giorno per leggere e rispondere alle email.2. Agisci immediatamente. Invece di rimandare la tua risposta, intraprendi un'azione immediata per mantenere sotto controllo la tua casella di posta.3. Organizza la tua casella di posta con etichette, cartelle e categorie.4. Disiscriviti dalle email promozionali per ridurre il tempo che trascorri a leggere.Inoltre, puoi utilizzare un client di posta elettronica come Mailbird che farà tutto questo per te. Mailbird offre molte funzionalità avanzate che ti aiuteranno a organizzare la tua casella di posta, rispondere prontamente alle email e ridurre di metà il tempo che dedichi a controllare le email.
Come gestisco un alto volume di email?
È possibile gestire e persino prevenire il sovraccarico di email al lavoro. Ecco come puoi farlo.1. Inizia a filtrare la tua casella di posta. Questo ti permetterà di dare priorità ai messaggi che richiedono una risposta immediata, a quelli che possono aspettare e a quelli che non richiedono alcuna risposta.2. Smetti di controllare costantemente le email e di rispondere subito. Questo abbasserà la tua produttività poiché passerai da un compito all'altro. Invece, dedica del tempo ogni giorno esclusivamente per controllare la tua email.3. Stabilisci certi confini e aspettative. Rispondere prontamente alle email è auspicabile. Tuttavia, i tuoi clienti e colleghi devono sapere che non sei obbligato a rispondere immediatamente alle loro email o al di fuori dell'orario d'ufficio.4. Utilizzare un client di posta elettronica, come Mailbird, trasformerà la tua esperienza di emailing. Questi strumenti offrono funzionalità avanzate che manterranno la tua casella di posta organizzata (anche se hai più account) e ridurranno di metà il tempo che trascorri a leggere le email.
Come utilizzo Outlook in modo professionale?
Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a sfruttare al massimo Outlook e massimizzare la tua efficienza sul posto di lavoro.1. Organizza le tue email in cartelle e categorie in modo da rendere più facile la navigazione nella casella di posta.2. Usa la funzione "Richiama" di Outlook o la funzione di annullamento invio quando invii accidentalmente un'email sbagliata.3. Riordina la tua casella di posta con il pulsante "Pulizia", che rimuoverà i messaggi che si ripetono in un thread di email.4. Crea modelli di email per risposte comuni per risparmiare tempo.5. Pianifica le email per la consegna futura quando hai bisogno che i tuoi messaggi emergano in cima alla casella di posta del tuo destinatario la mattina.6. Usa il calendario di Outlook per organizzare il tuo tempo in modo efficace e rendere più efficienti i tuoi compiti quotidiani.
Come organizzo le cartelle della mia email di lavoro?
Non ti dà fastidio quando la tua casella di posta diventa disordinata? Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a mantenere le tue cartelle email organizzate.1. Disiscriviti da tutte le email indesiderate e di spam.2. Utilizzare le cartelle è consigliato, ma non rendere la tua struttura di cartelle troppo complessa.3. Usa le capacità di ricerca del client email per trovare rapidamente ciò che cerchi.4. Adotta la regola delle cinque frasi quando rispondi alle email. Risposte che contengono meno di cinque frasi sono scortesi. Tuttavia, le risposte che contengono più di cinque frasi sono una perdita di tempo.5. Apri un'email solo quando intendi rispondere o archiviarla. Aprire email senza intraprendere alcuna azione è una perdita di tempo.6. Crea modelli di email per risposte comuni per risparmiare tempo.7. Usa etichette e filtri per aumentare la tua produttività email.
