Управление корпоративной почтой: руководство 2026
Ежегодно отправляется около 74 триллионов писем с личных и корпоративных аккаунтов. Учитывая огромный объем сообщений, важно правильно управлять корпоративной почтой, чтобы ваша компания не утонула в переписке.
В этой статье мы предоставим вам информацию по двум важным темам, касающимся управления электронной почтой:
- Выбор провайдера корпоративной электронной почты
- Выбор почтового клиента
Каждый бизнес уникален, поэтому мы представим вам лучшие доступные варианты на рынке сегодня. Вы можете прочитать наш краткий анализ и принять обоснованное решение. Кроме того, мы подробно объясним, какие преимущества ваша компания может получить при использовании подходящего почтового клиента.
Найдите лучшего провайдера корпоративной электронной почты для управления корпоративной почтой
Корпоративные письма являются основой делового общения, и нахождение лучшего провайдера корпоративной электронной почты может изменить способ ведения бизнеса. Однако найти подходящего провайдера электронной почты не так просто. На рынке существует множество вариантов, и все они предлагают похожие функции. Вот почему мы решили проинформировать вас о двух лучших вариантах провайдеров электронной почты в деловом сообществе.
Первый — это лидер, который доминирует на рынке корпоративной электронной почты с момента своего появления, и это G Suite от Google. Он был разработан в ответ на знаменитый Outlook от Microsoft, нашего второго выбора, и G Suite проявил себя практически по всем фронтам.
Существует три ценовых пакета, которые вы как владелец компании можете выбрать для управления корпоративной электронной почтой, и основной начинается от 5 долларов в месяц. Вы получите полную интеграцию с наиболее используемыми бизнес-инструментами, полный импорт ваших других почтовых ящиков, большой объем памяти в Google Drive с невероятно полезными Google Docs и круглосуточную поддержку, чтобы упомянуть некоторые из положительных моментов. G Suite, безусловно, предоставляет отличный сервис в качестве хорошей почты для бизнеса.
Наш второй лучший выбор для провайдера корпоративной электронной почты — это Outlook от Microsoft. Лучшая функция Outlook — это ограничение размера вложений, которое составляет до 50 МБ. Кроме того, размер пространства для хранения во входящих составляет 1 ТБ, и, как и G Suite, он предлагает интеграцию со всеми вашими другими учетными записями электронной почты. Интерфейс простой и чистый, что делает его очень удобным для пользователей. Еще одной полезной функцией, которую предпочитают компании, являются интеграции на основе приложений.
Цена установлена на уровне 6,99 долларов в месяц.
Кроме того, если вы ищете больше вариантов провайдеров электронной почты, вы можете взглянуть на:
- Yahoo Mail
- AOL Mail
- GMX
- Zoho Mail
- iCloud
- ProtonMail
Управление корпоративной почтой с помощью правильного почтового клиента
Даже небольшие инвестиции в правильный корпоративный почтовый сервис могут изменить игру для стартапа или развивающегося бизнеса, которому требуется лучшее управление электронной почтой. Цель состоит в том, чтобы сделать процесс проще, быстрее и эффективнее, устранив при этом возможность ошибок.
Налаживание плодотворных отношений с вашими клиентами требует доверия и своевременности. В любой отрасли быстрая реакция и надлежащее внимание со стороны вашего провайдера ценятся выше всего, когда вы являетесь покупателем. Именно здесь почтовый клиент помогает вам управлять корпоративной почтой наилучшим образом. Для поддержания доверия и прозрачности важно убедиться, что ваш домен не находится в черном списке. Используйте бесплатный инструмент проверки черного списка доменов, чтобы регулярно отслеживать репутацию вашего домена. Таким образом, вы сможете предотвратить, чтобы ваши электронные письма не были помечены как спам, что могло бы повлиять на ваше общение с клиентами и потенциальными клиентами.
Функция объединенного почтового ящика дает вам предварительный просмотр всех корпоративных писем, которые вы получаете в своем корпоративном почтовом ящике. Например, почтовый клиент, который имеет объединенный почтовый ящик с цветными индикаторами, предоставит вам возможность увидеть, какое письмо пришло из какого корпоративного почтового аккаунта. Эта функция может в одиночку поддерживать порядок в вашем почтовом ящике, что сэкономит ваше драгоценное время для более важных повседневных задач.
Если ваши клиенты довольны вашим сервисом, вероятность привлечения большего числа клиентовExponentially растет, и, как мы упоминали в начале этого раздела, быстрая реакция на их электронные письма сделает это возможным. Никто не хочет медленного ответа, и письма не являются исключением из этого правила. Согласно исследованию DMA Insight, 99 процентов людей, использующих почтовый сервис, проверяют его ежедневно, некоторые даже 70 раз в день, особенно если они ждут ответа.
Еще одна функция, которую должен иметь любой корпоративный почтовый сервис и которая может оказаться полезной, это кнопка “отложить”. Да, существует кнопка “отложить” для электронной почты. Кнопка «отложить» фактически представляет собой подход «я вернусь к этому позже», но с удобным поворотом.
Это означает, что вы можете щелкнуть по любому письму и отложить его на потом, что переместит письмо в папку ожидания (не видимую в почтовом клиенте). Затем, в указанное вами время, то же самое письмо вернется в ваш почтовый ящик, и вам будет напомнено, что вам нужно над ним поработать. Эта функция позволяет вам сосредоточиться на срочных письмах в вашем почтовом ящике.
Другие полезные функции повышения производительности, которые может предоставить почтовый клиент для вашего бизнеса:
- Менеджер контактов
- Перетаскивание вложений
- Degoo
- Поиск вложений
- Followup.cc
- UnrollMe
- Поиск аватаров
- Функция поиска в LinkedIn
- Функция тегирования
В исследовании 2011 года Стэнфордского университета под названием "Электронная почта как источник и символ стресса", было установлено, что сам почтовый ящик стал символом тревоги и перегрузки.
Как владелец бизнеса, последнее, что вам хотелось бы, это чтобы ваши сотрудники с ужасом относились к управлению корпоративной почтой. Кроме того, стрессованные люди, как правило, работают менее эффективно. Лучший подход будет заключаться в том, чтобы сделать работу проще, более гибкой и быстрее для вашей команды, и хорошо организованный почтовый ящик может помочь в этой миссии.
Лучшие корпоративные услуги электронной почты для управления деловой почтой
В этом кратком анализе мы сосредоточимся на трех лучших вариантах почтовых клиентов на сегодняшний день, исключая G Suite и Outlook, так как мы уже обсудили их выше в разделе о провайдеров почты. Наши выборы - Airmail, Mozilla Thunderbird и Mailbird.
Airmail
Airmail - это почтовый клиент для Mac, и он известен своей быстротой и отзывчивостью, что объясняет, почему его рекламируют как "молниеносный почтовый клиент для Mac." Другим аспектом, за который Airmail известен, является дизайн интерфейса и сверкающий, красивый вид панели управления. Некоторые из отличных функций этого почтового клиента - поддержка Markdown для написания, интерфейс HTML для написания корпоративных писем, подход к управлению задачами во входящем, и интеграция с приложениями, чтобы упомянуть всего лишь несколько.
Thunderbird
Mozilla Thunderbird - это простой в настройке почтовый клиент, и как и все другие почтовые клиенты для Windows, он поддерживает неограниченное количество корпоративных почтовых аккаунтов. Это десктопный сервис, который позволяет вам сохранять резервную копию всех ваших писем и помогает вам в управлении вашими звонками, встречами и другими записями благодаря поддержке нескольких календарей. Будучи бесплатным, он может вызывать некоторые проблемы с почтой, что вполне допустимо. Однако некоторые ключевые функции Thunderbird зависят от сторонних расширений, и интерфейс не очень дружелюбен для пользователя в начале.
Mailbird
Mailbird также является почтовым клиентом для Windows, который поддерживает неограниченное количество почтовых аккаунтов с продуманным интерфейсом, который обеспечивает легкую навигацию и интуитивное понимание для новичков.
Помимо оригинальных функций производительности, которые идут с почтовым клиентом, таких как Менеджер контактов, Followup.cc, Поиск вложений и другие, Mailbird предлагает полную интеграцию почти со всеми популярными бизнес-приложениями и приложениями для повышения производительности, от Slack до Asana.
Список функций, интегрированных в Mailbird, обширен, потому что, как мы сказали в начале, каждой компании нужно что-то немного другое. Некоторые из преимуществ использования Mailbird также включают широкий спектр вариантов настройки и поддержку нескольких языков (17 языков), которые доступны каждому пользователю.
Оставайтесь в курсе обновлений в корпоративных решениях для электронной почты
По мере роста вашей компании технологии, которые вы используете, должны развиваться вместе с вами. В противном случае вы можете столкнуться с ненужными трудностями и техническими проблемами, которые могут повредить вашему бизнесу. Как говорит Microsoft: "Корпоративные электронные почтовые аккаунты обеспечивают, чтобы ваш сервис электронной почты стал продолжением вашей стратегии коммуникации." Кроме того, если вы используете почтовый клиент, вам нужен такой, который сможет идти в ногу с вами, а также с обновлениями ОС и Windows.
Чтобы почтовый клиент мог эффективно управлять корпоративной почтой, он должен быть привержен постоянному обновлению и улучшению своих функций и интеграций. Модуль интеграции приложений является необходимым вариантом для почтового клиента, который стремится стать одним из лучших решений для корпоративной электронной почты в отрасли. Хороший почтовый клиент будет полностью интегрирован с теми приложениями для повышения продуктивности, которые используют ваши сотрудники, такими как Asana, Slack, Moo.do, Todoist, Whereby, Degoo, Google Apps, а также с инструментами для видеоконференций и другими.
Приложения для повышения продуктивности являются неотъемлемой частью любого современного бизнес-сообщества, а вариант интеграции электронной почты сделает всех в вашей компании более активными. Мотивирование людей оставаться на связи или быстрее реагировать на задачи — это еще один умный способ повысить общую эффективность ваших сотрудников.
Интеграция с приложениями для повышения продуктивности и функции корпоративного email-аккаунта сами по себе определяют, насколько хорош почтовый клиент и насколько полезен он будет вам как владельцу бизнеса. То, что нужно вашей компании, — это полная интеграция и синхронизация между почтовыми аккаунтами и другими бизнес-инструментами, чтобы ваши сотрудники могли сосредоточиться на текущих задачах.
Заключение
В США более 85 процентов взрослых отправляют или читают электронные письма, и эти данные могут дать вам довольно четкое представление о том, насколько важны корпоративные электронные письма. Вот почему важно знать, как правильно управлять корпоративной почтой.
Кроме того, поиск качественного почтового клиента, который поможет вам правильно управлять корпоративными электронными письмами вашей компании, должен быть на первом месте в вашем списке. Это не только упростит жизнь вашим сотрудникам, но и положительно скажется на общей эффективности вашей компании.
Часто задаваемые вопросы
Как управлять корпоративной электронной почтой?
Управление корпоративной электронной почтой может быть утомительной задачей. В среднем, люди тратят более одной четверти своего рабочего дня на чтение и ответы на электронные письма. Вот несколько советов, которые помогут вам лучше управлять вашим почтовым ящиком: 1. Не оставляйте свое почтовое приложение открытым весь день. Вместо этого выделите время каждый день, чтобы читать и отвечать на электронные письма. 2. Принимайте меры незамедлительно. Вместо того, чтобы откладывать ответ, действуйте сразу, чтобы помочь держать ваш почтовый ящик под контролем. 3. Организуйте свой почтовый ящик с помощью меток, папок и категорий. 4. Отписывайтесь от рекламных писем, чтобы сократить время, которое вы тратите на чтение. Также вы можете получить почтовый клиент, такой как Mailbird, который сделает все это за вас. Mailbird обладает множеством продвинутых функций, которые помогут вам организовать ваш почтовый ящик, быстро отвечать на письма и сократить время, которое вы тратите на проверку электронной почты, вдвое.
Как справиться с большим объемом электронной почты?
Можно управлять и даже предотвратить перегрузку электронной почты на работе. Вот как вы можете это сделать. 1. Начните фильтровать свой почтовый ящик. Это позволит вам приоритизировать, какие сообщения требуют немедленного ответа, какие могут подождать, а какие письма не требуют ответа вообще. 2. Перестаньте постоянно проверять электронную почту и сразу на нее отвечать. Это снизит вашу продуктивность, так как вы будете переключаться с одной задачи на другую. Вместо этого выделите время каждый день только для проверки своей электронной почты. 3. Установите определенные границы и ожидания. Быстрые ответы на электронные письма являются желательными. Однако ваши клиенты и коллеги должны знать, что вы не обязаны отвечать на их письма незамедлительно или вне рабочего времени. 4. Использование почтового клиента, такого как Mailbird, преобразит ваш опыт работы с электронной почтой. Эти инструменты обладают продвинутыми функциями, которые помогут держать ваш почтовый ящик организованным (даже если у вас несколько аккаунтов) и сократить время, которое вы тратите на чтение электронных писем, вдвое.
Как профессионально использовать Outlook?
Вот несколько советов, которые помогут вам максимально эффективно использовать Outlook и повысить вашу продуктивность на рабочем месте. 1. Организуйте свои письма в папки и категории, чтобы было легче ориентироваться в почтовом ящике. 2. Используйте функцию "Отмена" или "не отправлено" в Outlook, когда вы случайно отправили неправильное письмо. 3. Приведите в порядок свой почтовый ящик с помощью кнопки "Очистить", которая удалит сообщения, которые повторяются в цепочке электронного письма. 4. Создайте шаблоны электронных писем для общих ответов, чтобы сэкономить время. 5. Запланируйте отправку писем на будущее, когда вам нужно, чтобы ваши сообщения появились в почтовом ящике получателя рано утром. 6. Используйте календарь Outlook, чтобы эффективно организовать свое время и сделать ваши повседневные задачи более эффективными.
Как организовать папки для работы с электронной почтой?
Вы ведь не любите, когда ваш почтовый ящик становится неаккуратным? Вот несколько советов, которые помогут вам поддерживать порядок в папках электронной почты. 1. Отпишитесь от всех нежелательных и спам-писем. 2. Использовать папки рекомендуется, но не делайте структуру папок слишком сложной. 3. Используйте функции поиска почтового клиента, чтобы быстро найти то, что вам нужно. 4. Применяйте правило из пяти предложений при ответе на электронные письма. Ответы, содержащие менее пяти предложений, считаются грубыми. Однако ответы, содержащие более пяти предложений, являются пустой тратой времени. 5. Открывайте письмо только тогда, когда планируете на него ответить или архивировать. Открытие писем и бездействие - это пустая трата времени. 6. Создайте шаблоны электронных писем для общих ответов, чтобы сэкономить время. 7. Используйте метки и фильтры, чтобы значительно увеличить вашу производительность с электронной почтой.
