Gestion des emails d'entreprise : Guide 2026
Environ 74 000 milliards d'emails sont envoyés chaque année depuis des comptes personnels et d'entreprise. Compte tenu de ce volume impressionnant, il est crucial de gérer correctement les emails d'entreprise pour éviter que votre entreprise ne soit submergée par la correspondance.
Dans cet article, nous allons vous fournir des informations sur deux sujets cruciaux concernant la gestion des emails :
- Choisir un fournisseur de services de messagerie professionnelle
- Sélectionner un client de messagerie
Chaque entreprise est différente, c'est pourquoi nous allons vous présenter les meilleures options disponibles sur le marché aujourd'hui. Vous pourrez lire notre courte analyse et prendre une décision éclairée. De plus, nous allons expliquer en détail les avantages que vous pouvez tirer pour votre entreprise en utilisant un client de messagerie adéquat.
Trouvez le Meilleur Fournisseur de Services de Messagerie Professionnelle pour Gérer le Courriel d'Entreprise
Les courriels d'entreprise sont au cœur de la communication professionnelle, et découvrir le meilleur fournisseur de services de messagerie professionnelle peut changer la façon dont vous gérez vos affaires. Cependant, trouver le bon fournisseur de services de messagerie n'est pas une tâche facile. Il y a beaucoup de choix sur le marché, et tous offrent des fonctionnalités similaires. C'est pour cela que nous avons décidé de vous informer sur les deux meilleures options de fournisseurs de courriel dans la communauté professionnelle.
Le premier est le leader qui a dominé le paysage des courriels d'entreprise depuis son introduction, et c'est G Suite de Google. Il a été développé en réponse au célèbre Outlook de Microsoft, notre deuxième choix, et le G Suite a répondu à presque tous les besoins.
Il y a trois forfaits tarifaires que vous, en tant que propriétaire d'entreprise, pouvez choisir pour gérer le courriel d'entreprise, et le forfait de base commence à 5 $ par mois. Vous bénéficierez d'une intégration complète avec les outils professionnels les plus utilisés, d'un import complet de vos autres boîtes de réception, d'un grand espace de stockage dans Google Drive avec les incroyablement utiles Google Docs, et d'un support 24/7, pour ne mentionner que quelques-uns des avantages. G Suite offre indéniablement un excellent service en tant que bon courriel pour les entreprises.
Notre deuxième meilleur choix pour un fournisseur de services de messagerie d'entreprise est Outlook de Microsoft. La meilleure fonctionnalité d'Outlook est la limite de taille des pièces jointes, qui peut atteindre 50 Mo. De plus, la taille de l'espace de stockage de la boîte de réception est de 1 To, et comme G Suite, il propose une intégration avec tous vos autres comptes de courriel. L'interface est simple et claire, ce qui la rend très facile à utiliser. Une autre fonctionnalité utile que les entreprises apprécient est les intégrations basées sur des applications.
Le prix est fixé à 6,99 $ par mois.
De plus, si vous recherchez plus d'options pour un fournisseur de services de messagerie, vous pouvez jeter un œil à :
- Yahoo Mail
- AOL Mail
- GMX
- Zoho Mail
- iCloud
- ProtonMail
Gérer les e-mails professionnels avec le bon client de messagerie
Même un petit investissement dans le bon service de messagerie professionnelle peut changer la donne pour une start-up ou une entreprise évoluée qui nécessite une meilleure gestion des e-mails. L'objectif est de rendre le processus plus simple, plus rapide et plus efficace, tout en éliminant la marge d'erreur.
Établir une relation fructueuse avec vos clients nécessite confiance et ponctualité. Dans n'importe quelle industrie, une réponse rapide et l'attention appropriée de votre fournisseur sont appréciées avant tout lorsque vous êtes acheteur. C'est ici que le client de messagerie entre en jeu pour vous aider à gérer les e-mails professionnels de la meilleure manière possible. Pour maintenir la confiance et la transparence, il est important de s'assurer que votre domaine n'est pas sur liste noire. Utilisez un vérificateur de liste noire de domaine gratuit pour surveiller régulièrement la réputation de votre domaine. De cette manière, vous pouvez éviter que vos e-mails soient marqués comme spam, ce qui pourrait affecter votre communication avec vos clients et prospects.
La fonctionnalité de boîte de réception unifiée vous donne un aperçu de tous les e-mails professionnels que vous recevez dans votre boîte de réception d'entreprise. Par exemple, un client de messagerie qui propose une boîte de réception unifiée avec des indicateurs de couleur vous donnera la possibilité de voir d'où provient chaque e-mail. Cette fonctionnalité peut à elle seule garder votre boîte de réception propre et organisée, ce qui vous fera gagner un temps précieux pour des tâches quotidiennes plus importantes.
Si vos clients sont satisfaits de votre service, la possibilité d'en acquérir davantage augmente exponentiellement, et, comme nous l'avons dit au début de cette section, répondre rapidement à leurs e-mails le rendra possible. Personne ne souhaite une réponse lente, et les e-mails ne font pas exception à cette règle. Selon DMA Insight, 99 pour cent des personnes utilisant un service de messagerie le vérifient quotidiennement, certains même 70 fois par jour, surtout s'ils attendent une réponse.
Une autre fonctionnalité que tout service de messagerie professionnelle devrait avoir et qui pourrait s'avérer utile est le bouton de retard. Oui, il existe un bouton de retard pour les e-mails. Le bouton de retard est une représentation de facto de l'approche "Je reviendrai plus tard", mais avec une touche pratique.
Cela signifie que vous pouvez cliquer sur n'importe quel e-mail et le différer pour plus tard, ce qui déplacera l'e-mail dans un dossier de retard (non visible dans le client de messagerie). Ensuite, à un moment que vous aurez spécifié, le même e-mail reviendra dans votre boîte de réception, et vous serez rappelé que vous devez y travailler. Cette fonctionnalité vous permet de vous concentrer sur les e-mails urgents dans votre boîte de réception.
D'autres fonctionnalités de productivité utiles qu'un client de messagerie peut fournir pour votre entreprise sont :
- Gestionnaire de Contacts
- Glisser-Déposer des Pièces Jointes
- Degoo
- Recherche de Pièces Jointes
- Followup.cc
- UnrollMe
- Recherche d'Avatar
- Fonction de Recherche LinkedIn
- Fonction de Taggage
Dans une étude de 2011 de l'université de Stanford intitulée "L'e-mail comme Source et Symbole de Stress", il a été constaté que la boîte de réception d'e-mail elle-même est devenue un symbole d'anxiété et de surcharge.
En tant que propriétaire d'entreprise, la dernière chose que vous souhaiteriez est que vos employés craignent la gestion des e-mails professionnels. De plus, les personnes stressées ont tendance à sous-performer dans leur travail. La meilleure approche serait de rendre le travail plus facile, plus flexible et plus rapide pour votre équipe, et une boîte de réception bien organisée peut aider dans cette mission.
Meilleurs services de messagerie professionnelle pour la gestion des e-mails d'entreprise
Dans cette courte analyse, nous allons nous concentrer sur les trois choix de premier plan pour les clients de messagerie aujourd'hui, à l'exclusion de G Suite et Outlook, car nous les avons déjà abordés ci-dessus dans la section sur les fournisseurs de messagerie. Nos choix sont Airmail, Mozilla Thunderbird, et Mailbird.
Airmail
Airmail est un client de messagerie Mac, et il est célèbre pour sa rapidité et sa réactivité, ce qui explique pourquoi il est annoncé comme un "client de messagerie ultra-rapide pour Mac." L'autre aspect pour lequel Airmail est renommé est la conception de l'interface et l'apparence soignée et élégante du tableau de bord. Parmi les excellentes fonctionnalités de ce client de messagerie, on trouve la prise en charge de Markdown pour la rédaction, une interface HTML côte à côte pour écrire des e-mails d'entreprise, une approche de boîte de réception basée sur les tâches, et l'intégration d'applications, pour n'en nommer que quelques-unes.
Thunderbird
Mozilla Thunderbird est un client de messagerie facile à configurer, et comme tous les autres clients de messagerie basés sur Windows, il prend en charge un nombre illimité de comptes de messagerie d'entreprise. C'est un service de bureau qui vous permet de conserver une sauvegarde de tous vos e-mails et vous aide dans la gestion de vos appels, réunions et autres rendez-vous grâce à son support pour plusieurs calendriers. Étant gratuit, il peut entraîner certains problèmes de messagerie acceptables. Cependant, certaines des fonctionnalités clés de Thunderbird dépendent d'extensions tierces, et l'interface n'est pas très conviviale au départ.
Mailbird
Mailbird est également un client de messagerie basé sur Windows qui prend en charge un nombre illimité de comptes de messagerie avec une interface soigneusement conçue qui permet une navigation facile et une compréhension intuitive pour les débutants.
En plus des fonctionnalités de productivité originales qui accompagnent le client de messagerie, comme un gestionnaire de contacts, Followup.cc, la recherche de pièces jointes, et d'autres, Mailbird offre une intégration complète avec presque toutes les applications d'affaires et de productivité populaires, de Slack à Asana.
La liste des fonctionnalités intégrées dans Mailbird est extensive car, comme nous l'avons dit au début, chaque entreprise a besoin de quelque chose de légèrement différent. Certains des avantages d'utiliser Mailbird sont également la large gamme d'options de personnalisation et le support multilingue (17 langues), qui sont disponibles pour chaque utilisateur.
Suivre les mises à jour des solutions de messagerie professionnelle
À mesure que votre entreprise se développe, la technologie que vous utilisez doit évoluer avec vous. Sinon, vous pourriez rencontrer des difficultés inutiles et des problèmes techniques qui peuvent nuire à votre activité. Selon les mots de Microsoft : "Les comptes de messagerie professionnelle garantissent que votre service de messagerie devient une extension de votre stratégie de communication." De plus, si vous utilisez un client de messagerie, vous en voulez un qui puisse suivre votre rythme, ainsi que les mises à jour de l'OS et de Windows.
Pour que le client de messagerie vous aide à gérer efficacement les emails d'entreprise, il doit s'engager dans l'amélioration continue et la mise à jour de ses fonctionnalités et intégrations. Le module d'intégration d'applications est une option nécessaire pour un client de messagerie qui s'efforce d'être l'un des meilleurs fournisseurs de services de messagerie professionnelle dans l'industrie. Un client de messagerie compétent serait entièrement intégré aux applications de productivité que vos employés utilisent, comme Asana, Slack, Moo.do, Todoist, Whereby, Degoo, Google Apps, en plus des outils de visioconférence, et d'autres.
Les applications de productivité sont une partie intégrante de toute communauté d'affaires moderne, et l'option d'intégration des emails rendra chacun dans votre entreprise plus dynamique. Motiver les gens à rester connectés ou à répondre plus rapidement aux tâches est une autre façon astucieuse d'augmenter l'efficacité globale de votre personnel.
L'intégration avec les applications de productivité et les fonctionnalités du compte email professionnel lui-même définissent la qualité d'un client de messagerie et l'utilité qu'il aura pour vous en tant que propriétaire d'entreprise. Ce dont votre entreprise a besoin, c'est d'une intégration complète et d'un synchronisation entre les comptes email et d'autres outils professionnels, afin que vos employés puissent se concentrer sur les tâches à accomplir.
Conclusion
Aux États-Unis, plus de 85 % des adultes envoient ou lisent des e-mails, et ces données peuvent vous donner une assez bonne idée de l'importance des e-mails professionnels. C'est pourquoi il est important de savoir comment gérer correctement les e-mails d'entreprise.
De plus, trouver un client de messagerie de haute qualité qui peut vous aider à gérer les e-mails professionnels de votre entreprise correctement devrait figurer en tête de votre liste. Non seulement cela facilitera la vie de vos employés, mais cela aura également un impact positif sur la performance globale de votre entreprise.
FAQ
Comment gérer mon email professionnel ?
Gérer l'email professionnel peut être une tâche fastidieuse. En moyenne, les gens passent plus d'un quart de leur journée de travail à lire et à répondre à des emails. Voici quelques conseils qui vous aideront à mieux gérer votre boîte de réception : 1. Ne laissez pas votre application de messagerie ouverte toute la journée. Prenez plutôt du temps chaque jour pour lire et répondre aux emails. 2. Agissez immédiatement. Au lieu de retarder votre réponse, prenez des mesures immédiates pour garder votre boîte de réception sous contrôle. 3. Organisez votre boîte de réception avec des étiquettes, des dossiers et des catégories. 4. Désinscrivez-vous des emails promotionnels pour réduire le temps que vous passez à lire. Vous pouvez également obtenir un client email tel que Mailbird qui fera tout cela pour vous. Mailbird est doté de nombreuses fonctionnalités avancées qui vous aideront à organiser votre boîte de réception, à répondre rapidement aux emails et à réduire de moitié le temps que vous passez à vérifier vos emails.
Comment gérer un volume élevé d'emails ?
Il est possible de gérer et même de prévenir la surcharge d'emails au travail. Voici comment vous pouvez le faire. 1. Commencez par filtrer votre boîte de réception. Cela vous permettra de prioriser les messages qui nécessitent une réponse immédiate, ceux qui peuvent attendre, et ceux qui ne nécessitent aucune réponse. 2. Arrêtez de vérifier constamment les emails et d'y répondre immédiatement. Cela diminuera votre productivité car vous passerez d'une tâche à l'autre. Au lieu de cela, réservez un temps chaque jour juste pour vérifier vos emails. 3. Établissez certaines limites et attentes. Répondre rapidement aux emails est souhaitable. Cependant, vos clients et collègues doivent savoir que vous n'êtes pas tenu de répondre à leurs emails immédiatement ou en dehors des heures de bureau. 4. Utiliser un client email, tel que Mailbird, transformera votre expérience de messagerie. Ces outils sont dotés de fonctionnalités avancées qui garderont votre boîte de réception organisée (même si vous avez plusieurs comptes) et réduiront de moitié le temps que vous passez à lire vos emails.
Comment utiliser Outlook de manière professionnelle ?
Voici quelques conseils qui vous aideront à tirer le meilleur parti d'Outlook et à maximiser votre efficacité au travail. 1. Organisez vos emails dans des dossiers et des catégories pour faciliter la navigation dans la boîte de réception. 2. Utilisez la fonctionnalité « Rappel » ou d'annulation d'email d'Outlook lorsque vous envoyez accidentellement un mauvais email. 3. Nettoyez votre boîte de réception avec le bouton « Nettoyer », qui supprimera les messages qui sont répliqués plus tard dans un fil de discussion. 4. Créez des modèles d'emails pour les réponses courantes afin de gagner du temps. 5. Programmez des emails pour une livraison future lorsque vous souhaitez que vos messages apparaissent en haut de la boîte de réception de votre destinataire en premier lieu le matin. 6. Utilisez le calendrier Outlook pour organiser votre temps efficacement et rendre vos tâches quotidiennes plus efficaces.
Comment organiser mes dossiers d'email professionnels ?
Ne détestez-vous pas quand votre boîte de réception devient désordonnée ? Voici quelques conseils qui vous aideront à garder vos dossiers email organisés. 1. Désinscrivez-vous de tous les emails indésirables et de spam. 2. Utiliser des dossiers est recommandé, mais ne rendez pas la structure de vos dossiers trop complexe. 3. Utilisez les capacités de recherche de votre client email pour trouver rapidement ce que vous cherchez. 4. Adoptez la règle des cinq phrases lors de vos réponses aux emails. Les réponses contenant moins de cinq phrases sont impolies. Cependant, les réponses contenant plus de cinq phrases sont une perte de temps. 5. Ouvrez un email seulement lorsque vous comptez y répondre ou l'archiver. Ouvrir des emails sans prendre de mesures est une perte de temps. 6. Créez des modèles d'emails pour les réponses courantes afin de gagner du temps. 7. Utilisez des étiquettes et des filtres pour faire exploser votre productivité email.
