30 E-Mail Fehler, die Sie nie machen möchten
Bei der täglichen Bewältigung vieler Informationen ist es nicht ungewöhnlich, einige E-Mail Fehler zu begehen. Wenn Sie diese jedoch unbewusst machen, ist es an der Zeit, Ihre E-Mail-Etikette aufzubessern.
Wir haben eine Liste häufiger E-Mail-Fehler zusammengestellt, die Ihnen hilfreich sein wird, wenn Sie eine wichtige Nachricht senden und sicherstellen möchten, dass Sie keinen ernsthaften Fehler gemacht haben. Werfen Sie einen Blick darauf und setzen Sie diese Seite (Strg + D) für zukünftige Referenz als Lesezeichen.
Häufige E-Mail-Fehler, die Sie vermeiden sollten
#1. Eilig antworten
Auf eine E-Mail zu antworten, ohne alle Nachrichten in diesem Thread gelesen zu haben, kann dazu führen, dass Ihnen wichtige Punkte/Antworten entgehen, über die Sie vor der Antwort informiert sein sollten.
#2. Nützliche Nachrichten, Ketten-E-Mails usw. weiterleiten
Es sind nicht die frühen 2000er; das Weiterleiten nützlicher Nachrichten ist ein häufiger E-Mail-Fehler, der die Zeit anderer Menschen verschwendet und Ihre Glaubwürdigkeit verringert. Stellen Sie sicher, dass Sie zweimal nachdenken, bevor Sie solche E-Mails weiterleiten, und tun Sie es nur, wenn Sie denken, dass die andere Person davon profitieren würde.
#3. Eilig auf "Senden" klicken
Auf die Taste "Senden" zu klicken, bevor Sie es beabsichtigen, kann unangenehme Situationen verursachen, wie z. B. das Auslassen der Betreffzeile. Verhindern Sie dies, indem Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers nachdem Sie das E-Mail-Entwurf abgeschlossen haben, hinzufügen.
#4. Ihre Signatur in jeder E-Mail einfügen
Jedes Mal die gleiche lange Signatur hinzuzufügen, wenn Sie E-Mails senden, wird in einem E-Mail-Thread störend. Eine gute Lösung ist es, Ihre Signatur in der ersten E-Mail hinzuzufügen und dann in zukünftigen Antworten nur Ihren Vornamen oder Ihre Initialen zu verwenden.
#5. Versehentlich allen antworten
Dies ist einer der fünf häufigsten E-Mail-Fehler, die Sie vermeiden sollten, der normalerweise auftritt, wenn Sie in Eile antworten. Es ist immer eine gute Idee, sich Zeit zu nehmen, wenn Sie auf eine wichtige E-Mail antworten.
#6. Vergessen, den Anhang hinzuzufügen
Die meisten E-Mail-Clients warnen Sie, wenn Sie dabei sind, eine E-Mail zu senden, in der Sie ein Wort wie "Anhang" oder "anhängen" erwähnen, aber keinen tatsächlichen Anhang angefügt haben. Dennoch können Sie dieses Problem vermeiden, indem Sie die Datei sofort anhängen, nachdem Sie sie in der E-Mail erwähnt haben.
#7. Den falschen Anhang hinzufügen
Das passiert rein zufällig oder wenn Sie in Eile sind. Nehmen Sie sich Zeit, um sicherzugehen, dass Sie den richtigen Anhang auswählen, sonst könnte es sich als Fehler herausstellen.
#8. Die falsche Adresse auswählen, indem Sie die erste aus der vorgeschlagenen Liste auswählen
Wenn Sie die E-Mail-Adresse von jemandem eintippen, neigen Sie möglicherweise dazu, die erste aus der vorgeschlagenen Dropdown-Liste auszuwählen. Es ist immer eine gesunde Praxis, die E-Mail-Adressen der Empfänger sorgfältig zu überprüfen, bevor Sie auf die Taste "Senden" klicken.
#9. Die falsche Person in BCC setzen
Einer der häufigsten Fehler kann das Verwechseln der Empfänger zwischen den Feldern CC und BCC sein, was katastrophal sein kann. Es ist immer am besten, die E-Mail-Adressen der Empfänger sorgfältig einzugeben, nachdem Sie die Nachricht verfasst haben.
#10. Keine grundlegende Begrüßung einfügen
Ihre erste E-Mail in einem Gespräch ohne grundlegende E-Mail-Begrüßung zu senden, wirkt unhöflich. Eine Begrüßung kann formell oder informell sein, aber sie setzt den richtigen Ton.
#11. E-Mails senden, wenn Sie wütend oder betrunken sind
Tu es nicht; genug gesagt.
#12. Mit der Feststelltaste schreiben
In Großbuchstaben zu schreiben, wird manchmal verwendet, um bestimmte Wörter zu betonen, aber eine gesamte Nachricht in Großbuchstaben zu schreiben, wird in vielen Kulturen als Schreien angesehen, vermeiden Sie es also. Stattdessen können Sie den Teil, den Sie betonen möchten, fett machen.
#13. Zu formell sein
In einigen geschäftlichen Mitteilungen ist ein gewisser Grad an Förmlichkeit erforderlich, aber es zu übertreiben, wird nur den Aufbau guter Beziehungen behindern.
#14. Zu früh zu informell sein
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Sie ein Gespräch mit einem Geschäftskontakt oder jemandem, den Sie nicht kennen, beginnen. Zu informell zu sein, kann einen schlechten Eindruck beim Empfänger hinterlassen und Ihre Glaubwürdigkeit untergraben.
#15. Eine vorgefertigte Antwort senden, ohne die dynamischen Felder zu ändern
Je mehr dynamische Felder in einer vorgefertigten Nachricht vorhanden sind, desto sorgfältiger sollten Sie beim Senden der E-Mail sein. Überprüfen Sie es immer.
#16. Rechtschreibfehler
Die meisten E-Mail-Clients verfügen über einen integrierten Rechtschreibprüfer, aber ein Rechtschreibprüfer erkennt nicht alle Fehler. Es gibt nichts Ärgerlicheres, als Rechtschreib- oder Grammatikfehler in einer E-Mail zu sehen.
#17. Poetisch werden
Eine unnötig lange E-Mail zu schreiben, verschwendet einfach Zeit für Sie und den Empfänger. Schreiben Sie keinen großartigen amerikanischen Roman; halten Sie es kurz und relevant.
#18. Den E-Mail-Ton nicht berücksichtigen
E-Mails haben keine nonverbalen Hinweise wie Gesichtsausdrücke, Körpersprache usw., weshalb es umso wichtiger wird, auf Ihren Ton zu achten, während Sie eine E-Mail schreiben.
#19. Per E-Mail Schluss machen
Das ist einfach unhöflich. Die andere Person verdient Besseres.
#20. Zu viele Emoticons
Wenn Sie E-Mail für geschäftliche Kommunikation nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu viele Emoticons verwenden, da dies unprofessionell wirkt.
#21. Einen generischen Begriff wie "An wen es angeht" verwenden
Ihre E-Mail kann leicht verworfen werden, wenn Sie E-Mails mit solchen generischen Begriffen senden. Selbst wenn Sie den Namen der Person, an die Sie sich wenden, nicht kennen, können Sie immer die Bezeichnung der Person in der Organisation verwenden, wie Marketingmanager, Einstellungsmanager usw.
#22. Zu viele Informationen in Ihrer E-Mail-Signatur haben
Das ist ein Zeichen für schlechte E-Mail-Etikette. Stellen Sie sicher, dass Sie diese schrecklichen E-Mail-Signaturfehler nicht machen.
#23. Eine E-Mail senden, ohne sie noch einmal zu lesen
Das doppelte Überprüfen vor dem Senden stellt sicher, dass Sie keine einfachen Rechtschreibfehler wie "sneak peak" und das Verwechseln von "there" mit "their" machen.
#24. Zu viel Zeit mit dem Management von E-Mails verbringen
Das Verwalten von E-Mails ist nicht Ihr Vollzeitjob. Das McKinsey Global Institute hat festgestellt, dass ein durchschnittlicher Büromitarbeiter mehr als ein Viertel des Tages mit E-Mails beschäftigt ist. Um effizienter zu sein, erfahren Sie, wie Sie mit Ihrem Posteingang produktiv sein können.
#25. Nicht zu wissen, wann man "An" oder CC verwenden soll
Es gibt keine festen Regeln, wie man die Felder "An" und "CC" verwenden sollte, aber eine allgemein akzeptierte Richtlinie ist, dass es, wenn Sie jemanden ins "An"-Feld hinzufügen, bedeutet, dass Sie auf eine Antwort von ihm warten, während "CC" dazu dient, die Leute "in der Schleife" zu halten.
#26. Die NNTR-Richtlinie nicht implementieren
NNTR steht für No Need To Reply. Manchmal müssen Sie höflich antworten, wenn es keinen Bedarf für eine zusätzliche Nachricht gibt. Wenn Sie wissen, dass das Gespräch zu Ende geht, sollten Sie eine Nachricht hinzufügen wie "Keine Antwort ist notwendig."
#27. Eine vage Betreffzeile verwenden
Betreffzeilen sind von entscheidender Bedeutung, denn das ist Ihre erste Chance, die gewünschte Aufmerksamkeit zu erregen. Gestalten Sie Ihre Betreffzeile prägnant und dennoch relevant. Elemente wie [Dringend], [Rechte vorbehalten] usw. können den Empfänger alarmieren, wenn die E-Mail eine sofortige Antwort erfordert.
Eine kreative Betreffzeile zu verwenden, ist ein weiterer Weg, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu gewinnen, aber Sie müssen vorsichtig sein, da Ihre E-Mail sonst automatisch als Spam markiert werden kann.
#28. Die Funktion der Inline-Antwort nicht verwenden
Ein weiterer häufiger E-Mail-Fehler ist das Gruppieren von Antworten für eine E-Mail mit Fragen in Stichpunkten, was den Empfänger zwingt, nach oben und unten zu scrollen, um die Fragen und dann Ihre Antworten zu lesen. Inline-Antworten sind hier eine gute Praxis, da sie das Lesen der Antworten im Verhältnis zur Frage erleichtern.
#29. Sensible Informationen ohne angemessene Vorsicht senden
Zu denken, dass niemand außer dem beabsichtigten Empfänger jemals Ihre E-Mail sehen wird, ist foolish. Sobald eine E-Mail gesendet wird, betrachten Sie sie als öffentlich, da Sie keine Kontrolle darüber haben, wer sie sehen kann.
#30. Keine alternative Kontaktperson in Ihrem Urlaubs-Auto-Responder angeben
Es ist einer der häufigsten Fehler, keinen alternativen Kontakt anzugeben, falls jemand während eines Notfalls Sie oder Ihr Büro kontaktieren muss. Der alternativeKontakt kann nützlich sein, solange Sie abwesend sind und Ihren Urlaubs-Auto-Responder aktiviert haben.
Haben wir etwas übersehen? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.
FAQ
Was sind einige häufige E-Mail-Fehler?
1. Keine Begrüßung oder Schlussformel verwenden 2. Zu formell oder informell sein 3. Den Betreff nicht hinzufügen oder einen schlechten Betreff hinzufügen 4. Ihre Nachricht an alle auf Ihrer E-Mail-Liste senden 5. Rechtschreib- oder Grammatikfehler machen
Wie schreibt man eine E-Mail ohne Grammatikfehler?
Der Absender muss immer auf seine Grammatik achten, wenn er eine professionelle E-Mail sendet. Daher muss der Absender mit den Grundlagen der Grammatik vertraut sein. Ablenkungen beim Verfassen einer Korrespondenz zu beseitigen sowie Korrektur zu lesen, kann Ihnen helfen, grammatikalische Fehler zu vermeiden.
Wie entschuldigt man sich für E-Mail-Fehler?
Wenn Sie versehentlich eine E-Mail senden, hier einige Tipps, wie Sie sich entschuldigen können: 1. Seien Sie aufrichtig in Ihrer Entschuldigung. 2. Stehen Sie zu Ihrem Fehler. 3. Erklären Sie, wie der Fehler passiert ist. 4. Präsentieren Sie Ihre nächsten Schritte. 5. Bitten Sie um Verzeihung.
Was passiert, wenn Sie eine E-Mail an die falsche E-Mail-Adresse senden?
Wenn Sie versehentlich eine E-Mail an eine ungültige Adresse gesendet haben, erhalten Sie möglicherweise eine Rücksendung, die Sie informiert, dass sie nicht zugestellt wurde. Es kann jedoch auch sein, dass Sie sie an eine gültige Adresse gesendet haben, in diesem Fall könnte der Empfänger Ihre versehentliche E-Mail öffnen und lesen.
