30 Errori Email da Evitare Assolutamente
Gestendo molte informazioni ogni giorno, non è raro commettere qualche errore nelle email. Tuttavia, se commetti questi errori senza saperlo, è il momento di rivedere la tua etichetta email.
Abbiamo compilato un elenco di errori comuni nelle email, che sarà utile quando invii un messaggio importante e vuoi assicurarti di non aver commesso un grave errore. Dai un'occhiata e segna questa pagina (Ctrl + D) per riferimento futuro.
Errori Comuni nelle Email da Evitare
#1. Affrettarsi a rispondere
Rispondere a un'email senza aver letto tutti i messaggi in quel thread può farti perdere punti/risposte importanti di cui dovresti essere a conoscenza prima di rispondere.
#2. Inoltrare messaggi inutili, email a catena, ecc.
Non siamo nei primi anni 2000; inoltrare messaggi inutili è un errore email principale che fa perdere tempo agli altri e diminuisce la tua credibilità. Assicurati di pensarci due volte prima di inoltrare tali email, e fallo solo se pensi che l'altra persona possa beneficiarne.
#3. Affrettarsi a premere "invia"
Premere il pulsante "invia" prima di avere intenzione di farlo può causare situazioni imbarazzanti, come dimenticare la riga dell'oggetto. Prevenire ciò aggiungendo l'indirizzo email del destinatario dopo aver terminato di redigere l'email.
#4. Includere la tua firma in ogni email
Aggiungere la stessa lunga firma ogni volta che invii email diventa fastidioso in un'email a thread. Una buona soluzione è di aggiungere la tua firma nella prima email e poi usare solo il tuo nome o le iniziali nelle risposte future.
#5. Rispondere per errore a tutti
Questo è uno dei primi cinque errori email da evitare, che si verifica generalmente quando rispondi in fretta. È sempre una buona idea prendersi il tempo necessario quando si risponde a un'email importante.
#6. Dimenticare di aggiungere l'allegato
La maggior parte dei client email ti avverte quando stai per inviare un'email in cui menzioni una parola come "allegato" o "allega" ma non hai in realtà allegato un file. Tuttavia, puoi evitare questo problema allegando il file non appena lo menzioni nell'email.
#7. Aggiungere l'allegato sbagliato
Questo accade puramente per caso o quando sei di fretta. Prenditi il tempo di assicurarti di selezionare l'allegato giusto, altrimenti potrebbe rivelarsi un errore.
#8. Aggiungere l'indirizzo sbagliato selezionando il primo suggerito nel menu a discesa
Quando digiti l'indirizzo email di qualcuno, potresti tendere a selezionare il primo suggerito nell'elenco a discesa. È sempre una buona pratica controllare attentamente gli indirizzi email dei destinatari prima di premere il pulsante "invia".
#9. BCCare la persona sbagliata
Uno dei principali errori può essere confondere i destinatari tra i campi CC e BCC, il che può essere disastroso. È sempre meglio inserire gli indirizzi email dei destinatari con attenzione una volta terminato di scrivere il messaggio.
#10. Non includere un saluto di base
Inviare la tua prima email in una conversazione senza un saluto email di base sembra scortese. Un saluto può essere formale o informale, ma stabilisce il tono appropriato.
#11. Inviare email quando sei arrabbiato o ubriaco
Non farlo; detto basta.
#12. Scrivere con il Caps Lock attivo
Scrivere in maiuscolo viene talvolta utilizzato per enfatizzare alcune parole, ma scrivere un intero messaggio in maiuscolo è considerato urlare in molte culture, quindi evita di farlo. Invece, puoi evidenziare in grassetto la parte che desideri enfatizzare.
#13. Essere troppo formali
Essere un po' formale è necessario in alcune comunicazioni aziendali, ma esagerare ostacolerà solo la costruzione di buone relazioni.
#14. Essere troppo informali troppo presto
Cura speciale dovrebbe essere presa quando si avvia una conversazione con un contatto aziendale o qualcuno che non conosci. Essere troppo informali può dare una cattiva impressione al destinatario e compromettere la tua credibilità.
#15. Inviare una risposta preconfezionata senza cambiare i campi dinamici
Maggiore è il numero di campi dinamici in un messaggio preconfezionato, maggiore attenzione dovresti prestare nell'inviare l'email. Controlla sempre.
#16. Errori di ortografia
La maggior parte dei client email ha un correttore ortografico integrato, ma un correttore ortografico non cattura tutti gli errori. Non c'è nulla di più fastidioso che vedere errori ortografici o grammaticali in un'email.
#17. Scrivere in modo poetico
Scrivere un'email inutilmente lunga fa semplicemente perdere tempo a te e al destinatario. Non scrivere un grande romanzo americano; rimani breve e pertinente.
#18. Dimenticare di tenere conto del tono dell'email
L'email non ha segnali non verbali come espressioni facciali, linguaggio del corpo, ecc., quindi diventa ancora più importante prestare attenzione al tuo tono mentre scrivi un'email.
#19. Chiudere una relazione via email
È semplicemente scortese. L'altra persona merita di meglio.
#20. Troppi emoticon
Quando utilizzi email per comunicazioni aziendali, assicurati di non usare troppi emoticon, che ti faranno sembrare poco professionale.
#21. Usare un termine generico come "A chi di competenza"
La tua email può facilmente essere scartata se stai inviando email con termini generici come questo. Anche se non conosci il nome della persona a cui stai scrivendo, puoi sempre usare la qualifica della persona nell'organizzazione, come Marketing Manager, Hiring Manager, ecc.
#22. Avere troppe informazioni nella tua firma email
È un segno di scarsa etichetta email. Assicurati di non commettere questi terribili errori nella firma email.
#23. Inviare un'email senza rileggere
Controllare prima di inviare assicura che tu non stia facendo semplici errori ortografici come "sneak peak" e confondendo "there" con "their".
#24. Trascorrere troppo tempo a gestire le email
Gestire l'email non è il tuo lavoro a tempo pieno. Il McKinsey Global Institute ha scoperto che un lavoratore d'ufficio medio trascorre oltre un quarto della giornata a gestire le email. Per essere più efficienti, leggi come essere più produttivo con la tua casella di posta.
#25. Non sapere quando usare To o CC
Non ci sono regole fisse su come usare i campi To e CC, ma una linea guida generalmente accettata è che quando aggiungi qualcuno al campo To, significa che ti aspetti una loro risposta, e CC serve a tenere le persone informate.
#26. Non implementare la politica NNTR
NNTR sta per Non Necessita Risposta. A volte, è necessario rispondere, essendo cortesi quando non c'è bisogno di un messaggio aggiuntivo. Quando sai che la conversazione sta per finire, dovresti aggiungere un messaggio come "Non è necessaria risposta".
#27. Usare un oggetto vago
Le righe degli oggetti sono di fondamentale importanza perché sono la tua prima possibilità di attirare l'attenzione desiderata. Rendi la tua riga dell'oggetto concisa ma pertinente. Aggiungere elementi come [Urgente], [Diritti Riservati], ecc. può avvisare il destinatario se l'email richiede una risposta immediata.
Usare un oggetto creativo è un altro modo di attirare l'attenzione del destinatario, ma devi stare attento; altrimenti, la tua email potrebbe essere contrassegnata come spam automaticamente.
#28. Non utilizzare la funzione di risposta in linea
Un altro errore comune nelle email è raggruppare le risposte per un'email che ha domande in punti elenco, il che costringe il destinatario a scorrere su e giù per leggere la domanda e poi la tua risposta. Le risposte in linea servono come una buona pratica qui, facilitando la lettura delle risposte relative alla domanda.
#29. Inviare informazioni sensibili senza le dovute precauzioni
Pensare che nessuno vedrà mai la tua email al di fuori del destinatario previsto è sciocco. Una volta inviata un'email, considerala pubblica perché non hai controllo su chi potrebbe vederla.
#30. Non fornire un contatto alternativo nel tuo risponditore automatico di ferie
Non specificare un contatto alternativo nel caso in cui qualcuno abbia bisogno di contattarti o contattare il tuo ufficio durante un'emergenza è uno degli errori più comuni. Il contatto alternativo può rivelarsi utile mentre sei via e hai attivato il tuo risponditore automatico di ferie.
Ci siamo persi qualcosa? Facci sapere nei commenti.
FAQ
Quali sono alcuni errori comuni nelle email?
1. Non usare un saluto o una chiusura 2. Essere troppo formali o informali 3. Non aggiungere l'oggetto o aggiungere un cattivo oggetto 4. Inviare il messaggio a tutti nella tua lista email 5. Commettere errori di ortografia o grammaticali
Come si scrive un'email senza errori grammaticali?
Il mittente deve sempre prestare attenzione alla grammatica quando invia un'email professionale. Pertanto, il mittente deve essere aggiornato con le basi della grammatica. Eliminare le distrazioni mentre si scrive una corrispondenza, così come la revisione, possono aiutarti ad evitare errori grammaticali.
Come ci si scusa per errori nell'email?
Se hai inviato un'email per errore, ecco alcuni consigli su come scusarti: 1. Sii sincero con le tue scuse. 2. Assumiti la responsabilità del tuo errore. 3. Spiega come è avvenuto l'errore. 4. Presenta i tuoi prossimi passi. 5. Chiedi perdono.
Cosa succede se invii un'email all'indirizzo email sbagliato?
Se hai inviato accidentalmente un'email a un indirizzo non valido, potresti ricevere un'e-mail di errore che ti informa che non è stata consegnata. Tuttavia, potresti averla inviata a un indirizzo valido, nel qual caso il destinatario potrebbe aprire e leggere la tua email inviata per errore.
