30 ошибок в электронных письмах, которых следует избегать
Обрабатывая большое количество информации ежедневно, можно допустить несколько ошибок в электронных письмах. Однако, если вы неосознанно делаете эти ошибки, пора освежить свои знания в этикете электронной почты.
Мы составили список распространенных ошибок в электронных письмах, который окажется полезным, когда вы отправляете важное сообщение и хотите убедиться, что не допустили серьезной ошибки. Ознакомьтесь с ним и добавьте эту страницу в закладки (Ctrl + D) для будущего использования.
Распространенные ошибки в электронных письмах, которых следует избегать
#1. Спешка с ответом
Ответ на электронное письмо, не прочитав все сообщения в этой переписке, может привести к тому, что вы упустите важные моменты/ответы, о которых вам следует знать перед ответом.
#2. Пересылка бесполезных сообщений, цепочек писем и т.д.
Это не начало 2000-х; пересылка бесполезных сообщений — это одна из главных ошибок в электронной почте, которая тратит время других людей и снижает вашу репутацию. Убедитесь, что вы дважды подумали прежде чем пересылать такие письма, и делайте это только если считаете, что другому человеку это будет полезно.
#3. Спешка с нажатием "отправить"
Нажатие на кнопку "отправить" до того, как вы это намеревались, может привести к неловким ситуациям, таким как пропуск строки темы. Предотвратите это, добавляя адрес электронной почты получателя после того, как вы закончили составление письма.
#4. Включение своей подписи в каждое письмо
Добавление одной и той же длинной подписи каждый раз, когда вы отправляете письма, становится раздражающим в переписке. Хорошим решением будет добавить свою подпись в первом письме и затем использовать только свое имя или инициалы в будущих ответах.
#5. Ошибочное использование "ответить всем"
Это одна из пяти самых распространенных ошибок в электронной почте, которых следует избегать, которая обычно происходит, когда вы отвечаете в спешке. Всегда хорошая идея — не торопиться при ответе на важное письмо.
#6. Забывание прикрепить файл
Большинство почтовых клиентов предупреждают вас, когда вы собираетесь отправить письмо, в котором вы упоминаете слово "файл" или "прикрепить", но не прикрепили его на самом деле. Тем не менее, вы можете избежать этой проблемы, прикрепив файл, как только вы упомянули его в письме.
#7. Прикрепление неверного файла
Это случается случайно или когда вы на спешке. Постарайтесь удостовериться, что вы выбрали правильный файл, иначе это может обернуться ошибкой.
#8. Выбор неверного адреса, выбирая первый из предложенных
Когда вы вводите чей-то адрес электронной почты, вы можете склоняться к выбору первого из предложенного списка. Всегда полезно внимательно проверять адреса электронной почты получателей перед нажатием кнопки "отправить".
#9. Ошибка с BCC
Одна из главных ошибок — путаница получателей между полями CC и BCC, что может быть катастрофичным. Лучше всего ввести адреса электронной почты получателей аккуратно, когда вы заканчиваете писать сообщение.
#10. Не включение простого приветствия
Отправка первого письма в разговоре без простого приветствия кажется грубой. Приветствие может быть формальным или неформальным, но оно задает правильный тон.
#11. Отправка письма, когда вы злитесь или пьяны
Не делайте этого; достаточно сказано.
#12. Письмо с включенным Caps Lock
Письмо заглавными буквами иногда используется для подчеркивания определенных слов, но написание всего сообщения заглавными буквами считается криком во многих культурах, поэтому избегайте этого. Вместо этого вы можете выделить часть, которую хотите подчеркнуть, жирным шрифтом.
#13. Слишком формальный стиль
В некоторых деловых коммуникациях необходимо быть несколько формальным, но слишком формальный стиль только помешает установлению хороших отношений.
#14. Слишком неформальный стиль слишком рано
Особое внимание следует уделить, когда вы начинаете разговор с деловым контактом или с кем-то, кого не знаете. Слишком неформальный стиль может произвести плохое впечатление на получателя и подорвать вашу репутацию.
#15. Отправка стандартного ответа без изменения динамических полей
Чем больше у вас динамических полей в стандартном сообщении, тем более внимательным вы должны быть при его отправке. Проверьте это дважды, всегда.
#16. Орфографические ошибки
Большинство почтовых клиентов имеют встроенный проверщик правописания, но проверка правописания не ловит все ошибки. Ничто не раздражает больше, чем видеть орфографические или грамматические ошибки в письме.
#17. Писательство на поэтические темы
Написание ненужного длинного письма просто тратит время и ваше, и получателя. Не пишите великое американское произведение; держите его коротким и актуальным.
#18. Забывание учитывать тон электронной почты
Электронная почта не имеет невербальных сигналов, таких как выражение лица, язык тела и т. д., поэтому особенно важно следить за своим тоном при написании письма.
#19. Разрыв отношений по электронной почте
Это просто грубо. Другой стороне полагается лучше.
#20. Слишком много смайлов
При использовании электронной почты для бизнеса убедитесь, что вы не используете слишком много смайлов, так как это делает вас непрофессиональным.
#21. Использование обобщенного термина, такого как "Кого это касается"
Ваше письмо может легко быть отклонено, если вы отправляете письма с такими общими терминами. Даже если вы не знаете имя человека, которому обращаетесь, вы всегда можете использовать должность человека в организации, например, менеджер по маркетингу, менеджер по найму и т.д.
#22. Слишком много информации в вашей подписи
Это признак плохой электронной этики. Убедитесь, что вы не допускаете этих ужасных ошибок в подписи электронной почты.
#23. Отправка письма без его прочтения
Дважды проверяя перед отправкой, вы гарантируете, что не совершаете простые орфографические ошибки, такие как "sneak peak" и не путаете "there" с "their".
#24. Проведение слишком много времени на управление электронной почтой
Управление электронной почтой не является вашей основной работой. Глобальный институт Маккинси выяснил, что средний офисный работник тратит более четверти дня на работу с письмами. Чтобы стать более эффективным, прочитайте, как быть более продуктивным с вашим почтовым ящиком.
#25. Невозможность знать, когда использовать To или CC
Не существует жестких правил о том, как использовать поля To и CC, но общепринятой рекомендацией является то, что когда вы добавляете кого-то в поле To, это означает, что вы ожидаете их ответ, а CC предназначен для того, чтобы держать людей в курсе.
#26. Невозможность применить политику NNTR
NNTR означает "Нет необходимости отвечать". Иногда вам нужно ответить, будучи вежливым, когда дополнительное сообщение не требуется. Когда вы знаете, что разговор собирается закончиться, следует добавить сообщение вроде "Ответ не требуется".
#27. Использование неопределенной темы письма
Темы писем имеют критическое значение, потому что это ваш первый шанс привлечь необходимое внимание. Сделайте свою тему лаконичной, но актуальной. Добавление элементов, таких как [Срочно], [Права защищены] и т.д., может предупредить получателя, если письмо требует немедленного ответа.
Использование креативной темы письма — еще один способ привлечь внимание получателя, но вы должны быть осторожны; в противном случае ваше письмо может быть отмечено как спам автоматически.
#28. Невозможность использовать функцию ответа в строке
Еще одна распространенная ошибка в электронной почте — это группировка ответов на письмо, в котором есть вопросы в виде маркеров, что заставляет получателя прокручивать вверх и вниз, чтобы прочитать вопрос, а затем ваш ответ. Ответ в строке служит хорошей практикой, упрощая чтение ответов, относящихся к вопросу.
#29. Отправка конфиденциальной информации без должной осторожности
Думать, что никто никогда не увидит ваше электронное письмо, кроме как его адресат — глупо. После отправки письма рассматривайте его как публичное, потому что вы не контролируете, кто может его увидеть.
#30. Непредоставление альтернативного контакта в вашем автоответчике во время отпуска
Не указать альтернативный контакт на случай, если кому-то потребуется связаться с вами или вашим офисом в экстренной ситуации, — одна из самых распространенных ошибок. Альтернативный контакт может быть полезен, пока вас нет и автоответчик отпуска включен.
Что-то упустили? Дайте нам знать в комментариях.
Часто задаваемые вопросы
Каковы некоторые распространенные ошибки в электронных письмах?
1. Не использовать приветствие или прощание 2. Быть слишком формальным или неформальным 3. Не добавлять тему или добавлять плохую тему 4. Отправлять сообщение всем в своем списке электронной почты 5. Делать орфографические или грамматические ошибки
Как написать электронное письмо без грамматических ошибок?
Отправитель всегда должен быть осторожен с грамматикой при отправке профессионального письма. Поэтому отправителю необходимо быть в курсе основ грамматики. Устранение отвлекающих факторов во время написания корреспонденции, а также проверка написанного могут помочь избежать грамматических ошибок.
Как извиниться за ошибки в электронном письме?
Если вы неправильно отправили электронное письмо, вот несколько советов о том, как извиниться: 1. Будьте искренни в своем извинении. 2. Признайте свою ошибку. 3. Объясните, как произошла ошибка. 4. Предложите свои следующие шаги. 5. Попросите прощения.
Что будет, если вы отправите электронное письмо на неверный адрес электронной почты?
Если вы случайно отправили электронное письмо на недействительный адрес, вы можете получить уведомление о недоставке. Однако, возможно, вы отправили его на действительный адрес, и в этом случае получатель может открыть и прочитать ваше случайное письмо.
