30 błędów w e-mailach, których warto unikać
Z obciążeniem informacjami każdego dnia, łatwo o kilka błędów w e-mailach. Jeśli popełniasz je nieświadomie, czas odświeżyć swoje zasady pisania e-mailów.
Zebraliśmy listę powszechnych błędów w e-mailach, które mogą być przydatne, gdy wysyłasz ważną wiadomość i chcesz upewnić się, że nie popełniłeś poważnego błędu. Rzuć okiem i dodaj tę stronę do zakładek (Ctrl + D) na przyszłość.
Powszechne błędy w e-mailach, których należy unikać
#1. Pośpiech w odpowiedzi
Odpowiedź na e-mail bez przeczytania wszystkich wiadomości w tym wątku może spowodować, że przeoczysz ważne punkty/odpowezi, o których powinieneś być świadomy przed odpowiedzią.
#2. Przesyłanie nieprzydatnych wiadomości, e-maili łańcuchowych itp.
To nie są wczesne lata 2000; przesyłanie nieprzydatnych wiadomości to największy błąd w e-mailach, który marnuje czas innych ludzi i obniża twoją wiarygodność. Upewnij się, że dwa razy przemyślisz przed przesyłaniem takich e-maili, i rób to tylko, jeśli uważasz, że druga osoba na tym skorzysta.
#3. Pośpiech w naciśnięciu "wyślij"
Naciśnięcie przycisku "wyślij" zanim zamierzałeś to zrobić, może spowodować niezręczne sytuacje, takie jak pominięcie tematu. Zapobiedz temu, dodając adres e-mail odbiorcy dopiero po zakończeniu pisania wiadomości.
#4. Umieszczanie swojego podpisu w każdym e-mailu
Dodawanie tego samego długiego podpisu za każdym razem, gdy wysyłasz e-maile, staje się irytujące w wątku e-mailowym. Dobrym rozwiązaniem jest dodanie podpisu w pierwszym e-mailu, a następnie używanie tylko imienia lub inicjałów w kolejnych odpowiedziach.
#5. Pomyłkowe odpowiedzenie do wszystkich
To jeden z pięciu najczęstszych błędów w e-mailach, których należy unikać, zazwyczaj występuje, gdy odpowiadasz w pośpiechu. Zawsze warto poświęcić czas na odpowiedź na ważnego e-maila.
#6. Zapominanie o dołączeniu załącznika
Większość programów pocztowych ostrzega cię, gdy zamierzasz wysłać e-mail, w którym wspominasz słowo "załącznik" lub "dołącz", ale faktycznie nie załączyłeś pliku. Wciąż możesz uniknąć tego problemu, dołączając plik, gdy go wspominasz w e-mailu.
#7. Dodawanie niewłaściwego załącznika
To zdarza się czysto przypadkowo lub gdy się spieszysz. Poświęć czas, aby upewnić się, że wybierasz odpowiedni załącznik, inaczej może to być pomyłka.
#8. Dodawanie niewłaściwego adresu, wybierając pierwszy z sugestii
Podczas wpisywania czyjegoś adresu e-mail możesz mieć tendencję do wybierania pierwszego z listy sugerowanych. Zawsze warto sprawdzić dokładnie adresy e-mail odbiorców przed naciśnięciem przycisku "wyślij".
#9. Wysyłanie BCC do niewłaściwej osoby
Jednym z głównych błędów może być pomylenie odbiorców między polami CC i BCC, co może być katastrofalne. Najlepiej jest starannie wprowadzać adresy e-mail odbiorców, gdy już skończysz pisać wiadomość.
#10. Nieumieszczanie podstawowego powitania
Wysłanie pierwszego e-maila w rozmowie bez podstawowego powitania w e-mailu wydaje się niegrzeczne. Powitanie może być formalne lub nieformalne, ale ustawia właściwy ton.
#11. Pisanie e-maili, gdy jesteś zły lub pijany
Nie rób tego; wystarczy.
#12. Pisanie z włączonym Caps Lock
Pisanie dużymi literami czasami jest używane do podkreślenia pewnych słów, ale pisanie całej wiadomości dużymi literami jest uważane za krzyk w wielu kulturach, więc unikaj tego. Zamiast tego możesz wytłuścić część, którą chcesz podkreślić.
#13. Bycie zbyt formalnym
Bycie trochę formalnym jest wymagane w niektórych komunikacjach biznesowych, ale zbytnia formalność tylko przeszkodzi w budowaniu dobrych relacji.
#14. Bycie zbyt nieformalnym zbyt wcześnie
Specjalna ostrożność powinna być zachowana podczas rozpoczynania rozmowy z kontaktem biznesowym lub kimś, kogo nie znasz. Bycie zbyt nieformalnym może wywołać złe wrażenie na odbiorcy i podważyć twoją wiarygodność.
#15. Wysyłanie standardowej odpowiedzi bez zmiany dynamicznych pól
Im więcej dynamicznych pól w szablonowej wiadomości, tym ostrożniejszym powinieneś być podczas wysyłania e-maila. Zawsze podwójnie to sprawdź.
#16. Błędy ortograficzne
Większość klientów pocztowych ma wbudowany sprawdzacz pisowni, ale sprawdzacz pisowni nie wychwyci wszystkich błędów. Nie ma nic bardziej irytującego niż widzenie błędów ortograficznych lub gramatycznych w e-mailu.
#17. Pisanie w sposób poetycki
Pisanie niepotrzebnie długiego e-maila marnuje czas zarówno twój, jak i odbiorcy. Nie pisz wielkiej powieści amerykańskiej; trzymaj to krótko i na temat.
#18. Zapominanie o uwzględnieniu tonu e-maila
E-maile nie mają niewerbalnych wskazówek, takich jak mimika, język ciała itp., więc staje się jeszcze bardziej istotne, aby zwracać uwagę na ton podczas pisania e-maila.
#19. Zrywanie przez e-mail
To po prostu niegrzeczne. Druga osoba zasługuje na więcej.
#20. Zbyt wiele emotikonów
Podczas korzystania z e-maila w komunikacji biznesowej upewnij się, że nie używasz zbyt wielu emotikonów, co wygląda na nieprofesjonalne.
#21. Używanie ogólnego terminu, takiego jak "Do kogo to może dotyczyć"
Twój e-mail może zostać łatwo zignorowany, jeśli wysyłasz wiadomości z takimi ogólnymi terminami. Nawet jeśli nie znasz imienia osoby, do której się zwracasz, zawsze możesz użyć tytułu osoby w organizacji, takiego jak Menedżer ds. Marketingu, Menedżer ds. Rekrutacji itp.
#22. Zbyt wiele informacji w twoim podpisie e-mailowym
To oznaka złej etykiety e-mailowej. Upewnij się, że nie popełniasz tych okropnych błędów w podpisie e-mailowym.
#23. Wysyłanie e-maila bez ponownego przeczytania
Podwójne sprawdzenie przed wysłaniem zapewnia, że nie popełniasz prostych błędów ortograficznych, takich jak "sneak peak" i mylenie "there" z "their".
#24. Spędzanie zbyt dużo czasu na zarządzaniu e-mailami
Zarządzanie e-mailem nie jest twoją pracą na pełen etat. Instytut Globalny McKinsey odkrył, że przeciętny pracownik biurowy spędza ponad ćwierć dnia zajmując się e-mailami. Aby być bardziej wydajnym, poczytaj, jak być bardziej produktywnym w swojej skrzynce odbiorczej.
#25. Nie wiedząc, kiedy użyć To lub CC
Nie ma twardych i szybkich zasad dotyczących używania pól To i CC, ale ogólnie przyjęta zasada mówi, że gdy dodajesz kogoś do pola To, oznacza to, że oczekujesz jego odpowiedzi, a CC służy, aby trzymać ludzi w pętli.
#26. Nie wprowadzając polityki NNTR
NNTR oznacza Nie ma potrzeby odpowiadać. Czasami musisz odpowiedzieć, będąc uprzejmym, gdy nie ma potrzeby dodatkowej wiadomości. Kiedy wiesz, że rozmowa ma się zakończyć, powinieneś dodać wiadomość, taką jak "Nie jest konieczna odpowiedź."
#27. Używanie niejasnego tematu
Linie tematyczne mają krytyczne znaczenie, ponieważ to twoja pierwsza szansa na przyciągnięcie pożądanej uwagi. Uczyń swoją linię tematyczną zwięzłą, ale odpowiednią. Dodawanie elementów takich jak [Pilne], [Prawa zastrzeżone] itp. może ostrzec odbiorcę, jeśli e-mail wymaga natychmiastowej odpowiedzi.
Używanie kreatywnej linii tematycznej to inny sposób na przyciągnięcie uwagi odbiorcy, ale musisz być ostrożny; w przeciwnym razie twój e-mail może zostać automatycznie oznaczony jako spam.
#28. Nie korzystanie z funkcji odpowiedzi w linii
Innym powszechnym błędem w e-mailach jest grupowanie odpowiedzi dla e-maila, który ma pytania w punktach, co zmusza odbiorcę do przewijania w górę i w dół, aby przeczytać pytanie, a następnie twoją odpowiedź. Odpowiedzi w linii są tutaj dobrą praktyką, co ułatwia czytanie odpowiedzi w odniesieniu do pytania.
#29. Wysyłanie poufnych informacji bez odpowiedniej ostrożności
Myślenie, że nikt nie zobaczy twojego e-maila oprócz zamierzonego odbiorcy, jest głupotą. Gdy e-mail został wysłany, traktuj go jak publiczny, ponieważ nie masz kontroli nad tym, kto może go zobaczyć.
#30. Nie podawanie alternatywnego kontaktu w automatycznej odpowiedzi podczas urlopu
Nieokreślenie alternatywnego kontaktu w przypadku, gdy ktoś musi się z tobą lub twoim biurem skontaktować podczas awaryjnej sytuacji, to jeden z najczęstszych błędów. Alternatywny kontakt może okazać się przydatny, gdy nie ma cię na miejscu i masz włączoną automatyczną odpowiedź podczas urlopu.
Czy coś pominęliśmy? Daj nam znać w komentarzach.
FAQ
Jakie są powszechne błędy w e-mailach?
1. Nie używanie powitania lub zakończenia 2. Bycie zbyt formalnym lub nieformalnym 3. Nie dodawanie tematu lub dodawanie złego tematu 4. Wysyłanie wiadomości do wszystkich na swojej liście e-mail 5. Popełnianie błędów ortograficznych lub gramatycznych
Jak napisać e-mail bez błędów gramatycznych?
Nadawca zawsze musi uważać na swoją gramatykę przy wysyłaniu profesjonalnego e-maila. W związku z tym nadawca musi być na bieżąco z podstawami gramatyki. Eliminacja rozproszeń podczas pisania korespondencji oraz korekta mogą pomóc uniknąć błędów gramatycznych.
Jak przeprosić za błędy w e-mailach?
Jeśli niewłaściwie wyślesz e-mail, oto kilka wskazówek, jak przeprosić: 1. Bądź szczery w swoich przeprosinach. 2. Przyznaj się do swojego błędu. 3. Wyjaśnij, jak do błędu doszło. 4. Przedstaw swoje następne kroki działania. 5. Poproś o przebaczenie.
Co się stanie, jeśli wyślesz e-mail na niewłaściwy adres e-mail?
Jeśli przypadkowo wyślesz e-mail na nieprawidłowy adres, możesz otrzymać zwrot informujący, że nie został dostarczony. Jednak mogłeś wysłać go na prawidłowy adres, w takim przypadku odbiorca może otworzyć i przeczytać Twój przypadkowy e-mail.
